M

MLOG

Tiếng Việt

Khám phá thế giới Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA) và Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA). Tìm hiểu cách triển khai RPA thành công, bao gồm lợi ích, thách thức, các phương pháp hay nhất và ví dụ thực tế.

Tự động hóa Quy trình Kinh doanh: Hướng dẫn Toàn diện về Triển khai RPA

Trong bối cảnh kinh doanh phát triển nhanh chóng ngày nay, các tổ chức không ngừng tìm cách nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và tăng năng suất. Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA) và cụ thể hơn là Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA), đã nổi lên như những công cụ mạnh mẽ để đạt được các mục tiêu này. Hướng dẫn toàn diện này khám phá thế giới triển khai RPA, bao gồm các lợi ích, thách thức, phương pháp hay nhất và ví dụ thực tế, cung cấp cho bạn kiến thức và thông tin chi tiết cần thiết để bắt đầu hành trình tự động hóa của riêng mình.

Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA) và Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA) là gì?

Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA) đề cập đến việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các tác vụ và quy trình lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc trong một tổ chức. Điều này có thể liên quan đến một loạt các công cụ và kỹ thuật, từ các tập lệnh và macro đơn giản đến các nền tảng phần mềm phức tạp.

Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA) là một loại BPA cụ thể sử dụng các "robot" phần mềm (bot) để bắt chước hành động của con người khi tương tác với các hệ thống kỹ thuật số. Các bot này có thể đăng nhập vào ứng dụng, nhập dữ liệu, trích xuất thông tin và thực hiện nhiều tác vụ khác, giống như người dùng là con người.

Hãy coi RPA như một lực lượng lao động kỹ thuật số có thể xử lý các công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, giải phóng nhân viên con người để tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược và sáng tạo hơn. Ví dụ, thay vì một nhân viên xử lý hóa đơn theo cách thủ công, một bot RPA có thể tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, nhập vào hệ thống kế toán và thậm chí kích hoạt thanh toán.

Lợi ích của việc Triển khai RPA

Việc triển khai RPA có thể mang lại vô số lợi ích cho các tổ chức thuộc mọi quy mô và trên nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Một số lợi thế chính bao gồm:

Xác định các Quy trình phù hợp với RPA

Không phải tất cả các quy trình đều phù hợp với RPA. Các ứng cử viên tốt nhất cho việc tự động hóa thường là những quy trình:

Các ví dụ về quy trình thường được tự động hóa bằng RPA bao gồm:

Quy trình Triển khai RPA: Hướng dẫn Từng bước

Triển khai RPA là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự lập kế hoạch và thực thi cẩn thận. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn điều hướng quy trình triển khai RPA:

1. Xác định Chiến lược Tự động hóa của Bạn

Trước khi bắt đầu hành trình RPA của mình, điều cần thiết là phải xác định một chiến lược tự động hóa rõ ràng. Điều này bao gồm:

2. Lựa chọn Công cụ RPA Phù hợp

Có nhiều công cụ RPA trên thị trường, mỗi công cụ có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Khi chọn một công cụ RPA, hãy xem xét các yếu tố sau:

Các công cụ RPA phổ biến bao gồm UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism và Microsoft Power Automate. Thường được khuyến nghị bắt đầu với việc chứng minh khái niệm (POC) bằng cách sử dụng phiên bản dùng thử miễn phí của công cụ để đánh giá sự phù hợp của nó với nhu cầu cụ thể của bạn. Ví dụ, một công ty bảo hiểm lớn ở Đức đã tiến hành POC với ba nhà cung cấp RPA khác nhau trước khi chọn ra nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất yêu cầu của họ.

3. Thiết kế và Phát triển Bot RPA

Sau khi bạn đã chọn một công cụ RPA, bước tiếp theo là thiết kế và phát triển các bot RPA. Điều này bao gồm:

Điều quan trọng là phải có sự tham gia của các chuyên gia về lĩnh vực (SME) trong quá trình thiết kế và phát triển để đảm bảo rằng bot phản ánh chính xác cách thức quy trình hiện đang được thực hiện. Tuân thủ các phương pháp hay nhất về mã hóa và sử dụng các hệ thống kiểm soát phiên bản cũng rất quan trọng để duy trì chất lượng mã và quản lý các thay đổi một cách hiệu quả. Một số nền tảng RPA cung cấp môi trường low-code hoặc no-code, cho phép người dùng doanh nghiệp có chuyên môn kỹ thuật hạn chế tham gia vào quá trình phát triển.

4. Triển khai và Giám sát Bot RPA

Sau khi bot đã được phát triển và kiểm thử, đã đến lúc triển khai nó vào môi trường sản xuất. Điều này bao gồm:

Việc giám sát liên tục là rất quan trọng để xác định và giải quyết bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh. Điều này bao gồm theo dõi thời gian thực thi của bot, tỷ lệ lỗi và hiệu suất tổng thể. Nhiều công cụ RPA cung cấp bảng điều khiển và các tính năng báo cáo để cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về hiệu suất của bot. Việc thiết lập các quy trình leo thang rõ ràng để xử lý các ngoại lệ và lỗi cũng rất cần thiết.

5. Bảo trì và Cải tiến Bot RPA

Bot RPA không phải là một khoản đầu tư một lần. Chúng đòi hỏi sự bảo trì và cải tiến liên tục để đảm bảo rằng chúng tiếp tục đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn. Điều này bao gồm:

Việc thành lập một Trung tâm Xuất sắc (CoE) có thể giúp tập trung hóa chuyên môn về RPA và đảm bảo rằng các bot được bảo trì và cải tiến một cách nhất quán và hiệu quả. CoE cũng có thể chịu trách nhiệm xác định các cơ hội tự động hóa mới và thúc đẩy việc áp dụng RPA trong toàn tổ chức.

Những thách thức khi Triển khai RPA

Mặc dù RPA mang lại nhiều lợi ích, điều quan trọng là phải nhận thức được những thách thức có thể phát sinh trong quá trình triển khai. Một số thách thức phổ biến bao gồm:

Ví dụ, một công ty sản xuất ở Mexico đã đối mặt với sự phản kháng thay đổi từ các nhân viên lo lắng về an ninh việc làm. Để giải quyết vấn đề này, công ty đã phát động một chiến dịch truyền thông toàn diện để giải thích lợi ích của RPA và nhấn mạnh rằng nó nhằm mục đích tăng cường, chứ không phải thay thế, người lao động.

Các Phương pháp hay nhất để Triển khai RPA Thành công

Để vượt qua những thách thức và tối đa hóa lợi ích của việc triển khai RPA, điều cần thiết là phải tuân thủ các phương pháp hay nhất. Một số phương pháp hay nhất chính bao gồm:

RPA và Tự động hóa Thông minh

RPA thường được xem là bước đệm cho Tự động hóa Thông minh (IA), kết hợp RPA với các công nghệ khác như Trí tuệ Nhân tạo (AI), Học máy (ML) và Xử lý Ngôn ngữ Tự nhiên (NLP). IA cho phép các tổ chức tự động hóa các quy trình phức tạp và tinh vi hơn đòi hỏi các khả năng nhận thức như ra quyết định, giải quyết vấn đề và học hỏi.

Ví dụ, một bot RPA có thể được sử dụng để trích xuất dữ liệu từ các tài liệu phi cấu trúc, chẳng hạn như email hoặc hợp đồng. Sau đó, các thuật toán AI và ML có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định dựa trên đó. Điều này có thể được sử dụng để tự động hóa các tác vụ như xử lý yêu cầu bồi thường, phát hiện gian lận và phân tích cảm tính của khách hàng. Ví dụ, một ngân hàng ở Vương quốc Anh sử dụng IA để tự động hóa quy trình phát hiện và ngăn chặn các giao dịch gian lận.

Tương lai của RPA

RPA là một công nghệ phát triển nhanh chóng, và tương lai của nó rất tươi sáng. Khi các công nghệ AI và ML tiếp tục phát triển, RPA sẽ trở nên mạnh mẽ và linh hoạt hơn nữa. Một số xu hướng chính định hình tương lai của RPA bao gồm:

Kết luận

Tự động hóa Quy trình Kinh doanh, đặc biệt là thông qua việc triển khai RPA, mang lại tiềm năng đáng kể cho các tổ chức trên toàn thế giới để nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện độ chính xác. Bằng cách lập kế hoạch cẩn thận cho quy trình triển khai, lựa chọn công cụ phù hợp và tuân thủ các phương pháp hay nhất, các tổ chức có thể tận dụng thành công RPA để đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình. Khi RPA tiếp tục phát triển và tích hợp với các công nghệ khác như AI và ML, vai trò của nó trong việc thúc đẩy chuyển đổi số sẽ chỉ càng trở nên rõ rệt hơn.

Việc áp dụng RPA một cách chiến lược và chu đáo sẽ rất quan trọng đối với các tổ chức muốn duy trì khả năng cạnh tranh trong một thế giới ngày càng kỹ thuật số và tự động hóa. Hãy nhớ ưu tiên đào tạo nhân viên, nuôi dưỡng văn hóa hợp tác và liên tục theo dõi, tối ưu hóa các triển khai RPA của bạn để tối đa hóa tác động của chúng.