M

MLOG

Tiếng Việt

Hướng dẫn toàn diện về đảm bảo kinh doanh liên tục và lập kế hoạch thảm họa, giúp doanh nghiệp toàn cầu chuẩn bị và phục hồi sau các sự kiện bất ngờ.

Đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục: Lập kế hoạch đối phó thảm họa cho tổ chức trong thế giới toàn cầu

Trong thế giới kết nối ngày nay, các tổ chức phải đối mặt với vô số gián đoạn tiềm ẩn, từ thảm họa thiên nhiên và tấn công mạng cho đến đại dịch và khủng hoảng kinh tế. Lập kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục (Business continuity planning - BCP) không còn là một sự xa xỉ, mà là một điều cần thiết để đảm bảo sự tồn tại và khả năng phục hồi của tổ chức. Hướng dẫn này cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện về lập kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, đưa ra các bước và chiến lược thực tế cho các tổ chức thuộc mọi quy mô, trong các bối cảnh toàn cầu đa dạng.

Kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục (BCP) là gì?

Lập kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục là một quy trình chủ động vạch ra cách một tổ chức sẽ tiếp tục hoạt động trong các sự cố gián đoạn không lường trước. Nó bao gồm việc xác định các mối đe dọa tiềm ẩn, đánh giá tác động của chúng và phát triển các chiến lược để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và duy trì các chức năng kinh doanh quan trọng. Một BCP vững chắc không chỉ bao gồm các khía cạnh công nghệ, như sao lưu và phục hồi dữ liệu, mà còn cả các chiến lược vận hành, hậu cần và truyền thông.

Các thành phần chính của một Kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục

Tại sao Lập kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục lại quan trọng?

Tầm quan trọng của BCP là không thể bàn cãi. Các tổ chức không có kế hoạch được xác định rõ ràng sẽ dễ bị tổn thương hơn đáng kể trước các tác động tiêu cực của sự gián đoạn. Những tác động này có thể bao gồm:

Ngoài việc giảm thiểu rủi ro, BCP cũng có thể mang lại lợi thế cạnh tranh. Các tổ chức có kế hoạch vững chắc thường được khách hàng, đối tác và nhà đầu tư coi là đáng tin cậy hơn.

Các bước để xây dựng một Kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục

Xây dựng một BCP hiệu quả đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống. Dưới đây là hướng dẫn từng bước:

1. Đánh giá rủi ro

Bước đầu tiên là xác định các mối đe dọa tiềm ẩn có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Những mối đe dọa này có thể được phân loại như sau:

Đối với mỗi mối đe dọa được xác định, hãy đánh giá khả năng xảy ra và tác động tiềm tàng đối với tổ chức. Cân nhắc vị trí địa lý của các hoạt động của bạn và các rủi ro cụ thể liên quan đến khu vực đó. Ví dụ, một công ty hoạt động ở Đông Nam Á nên xem xét nguy cơ bão và sóng thần, trong khi một công ty ở California nên chuẩn bị cho động đất và cháy rừng.

2. Phân tích tác động kinh doanh (BIA)

BIA xác định các chức năng kinh doanh quan trọng và đánh giá tác động của sự gián đoạn đối với các chức năng đó. Điều này bao gồm việc xác định:

Ưu tiên các chức năng quan trọng dựa trên RTO và RPO của chúng. Các chức năng có RTO và RPO ngắn hơn nên được ưu tiên cao hơn trong BCP. Xem xét sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các chức năng kinh doanh khác nhau. Ví dụ, một sự gián đoạn đối với cơ sở hạ tầng CNTT có thể ảnh hưởng đến nhiều phòng ban.

Ví dụ: Đối với một doanh nghiệp thương mại điện tử, xử lý đơn hàng, chức năng của trang web và xử lý thanh toán có thể là các chức năng quan trọng. RTO cho các chức năng này phải là tối thiểu, lý tưởng là trong vòng vài giờ, để giảm thiểu tổn thất doanh thu và sự không hài lòng của khách hàng. RPO cũng phải ở mức tối thiểu để ngăn ngừa mất dữ liệu và sai lệch đơn hàng.

3. Chiến lược phục hồi

Dựa trên BIA, hãy phát triển các chiến lược phục hồi cho từng chức năng kinh doanh quan trọng. Các chiến lược này nên vạch ra các bước cần thiết để khôi phục hoạt động trong trường hợp có sự gián đoạn. Các chiến lược phục hồi phổ biến bao gồm:

Ví dụ: Một tổ chức tài chính có thể thiết lập một địa điểm phục hồi sau thảm họa ở một vị trí địa lý riêng biệt với trung tâm dữ liệu chính của mình. Địa điểm DR này sẽ chứa dữ liệu và máy chủ được sao chép, cho phép tổ chức nhanh chóng khôi phục hoạt động trong trường hợp có thảm họa tại địa điểm chính. Chiến lược phục hồi cũng nên bao gồm các quy trình để chuyển sang địa điểm DR và kiểm tra chức năng của nó.

4. Xây dựng kế hoạch

Ghi lại BCP ở định dạng rõ ràng, súc tích và dễ truy cập. Kế hoạch nên bao gồm:

BCP nên được viết theo cách dễ hiểu và dễ làm theo, ngay cả khi chịu áp lực. Tránh các thuật ngữ kỹ thuật và sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích. Đảm bảo kế hoạch luôn sẵn có cho tất cả các nhân sự liên quan, cả ở dạng bản cứng và điện tử.

5. Kiểm tra và Bảo trì

BCP không phải là một tài liệu tĩnh; nó cần được kiểm tra và cập nhật thường xuyên để đảm bảo hiệu quả. Việc kiểm tra có thể bao gồm:

Dựa trên kết quả kiểm tra, hãy cập nhật BCP để giải quyết bất kỳ điểm yếu nào được xác định. Thường xuyên xem xét và cập nhật kế hoạch để phản ánh những thay đổi trong môi trường kinh doanh, công nghệ và hồ sơ rủi ro của tổ chức. Tối thiểu, BCP nên được xem xét và cập nhật hàng năm.

6. Kế hoạch truyền thông

Một kế hoạch truyền thông được xác định rõ ràng là rất quan trọng để quản lý khủng hoảng một cách hiệu quả. Kế hoạch nên vạch ra:

Đảm bảo rằng kế hoạch truyền thông được tích hợp với BCP tổng thể. Thường xuyên kiểm tra kế hoạch truyền thông để đảm bảo hiệu quả của nó. Cung cấp đào tạo cho những người phát ngôn được chỉ định về cách giao tiếp hiệu quả trong một cuộc khủng hoảng.

Lập kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục cho các tổ chức toàn cầu: Những lưu ý chính

Các tổ chức toàn cầu phải đối mặt với những thách thức riêng khi phát triển và thực hiện BCP. Những thách thức này bao gồm:

Để giải quyết những thách thức này, các tổ chức toàn cầu nên:

Các ví dụ về Kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục trong thực tế

Ví dụ 1: Một công ty sản xuất đa quốc gia đã trải qua một trận động đất lớn tại một trong những cơ sở sản xuất chính của mình. Nhờ có BCP được phát triển tốt, công ty đã có thể nhanh chóng chuyển sản xuất sang các cơ sở thay thế, giảm thiểu sự gián đoạn chuỗi cung ứng và ngăn ngừa tổn thất tài chính đáng kể. BCP bao gồm các quy trình chi tiết để đánh giá thiệt hại, di dời thiết bị và liên lạc với khách hàng và nhà cung cấp.

Ví dụ 2: Một tổ chức tài chính toàn cầu đã bị một cuộc tấn công mạng làm xâm phạm dữ liệu khách hàng. BCP của tổ chức bao gồm một kế hoạch sao lưu và phục hồi dữ liệu mạnh mẽ, cho phép họ nhanh chóng khôi phục hệ thống và thông báo cho các khách hàng bị ảnh hưởng. BCP cũng bao gồm một kế hoạch truyền thông khủng hoảng, giúp tổ chức giao tiếp hiệu quả với khách hàng và các cơ quan quản lý.

Ví dụ 3: Trong đại dịch COVID-19, nhiều tổ chức đã buộc phải nhanh chóng chuyển sang làm việc từ xa. Các công ty có BCP bao gồm các chính sách làm việc từ xa và cơ sở hạ tầng công nghệ đã có thể thực hiện quá trình chuyển đổi một cách liền mạch. Các chính sách này giải quyết các vấn đề như bảo mật dữ liệu, năng suất của nhân viên và các giao thức truyền thông.

Vai trò của công nghệ trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục

Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong BCP hiện đại. Các công nghệ chính bao gồm:

Khi lựa chọn các giải pháp công nghệ cho BCP, hãy xem xét các yếu tố như chi phí, khả năng mở rộng, độ tin cậy và bảo mật. Đảm bảo rằng các giải pháp được chọn tương thích với cơ sở hạ tầng CNTT hiện có của tổ chức.

Tương lai của Kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục

Lập kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục không ngừng phát triển để đối phó với các mối đe dọa và thách thức mới. Các xu hướng mới nổi trong BCP bao gồm:

Kết luận

Lập kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục là một yếu tố thiết yếu của khả năng phục hồi của tổ chức. Bằng cách chủ động xác định các mối đe dọa tiềm ẩn, đánh giá tác động của chúng và phát triển các chiến lược phục hồi hiệu quả, các tổ chức có thể giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, bảo vệ danh tiếng và đảm bảo sự tồn tại lâu dài của mình. Trong một thế giới ngày càng phức tạp và kết nối, một BCP vững chắc không còn là lợi thế cạnh tranh; nó là một mệnh lệnh kinh doanh. Các tổ chức phải liên tục đánh giá và điều chỉnh BCP của mình để đối phó với các mối đe dọa đang phát triển và tận dụng các công nghệ mới nổi. Hãy nhớ rằng đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục là một hành trình, không phải là một điểm đến. Cải tiến và thích ứng liên tục là chìa khóa để xây dựng một tổ chức thực sự có khả năng phục hồi.