M

MLOG

Tiếng Việt

Tìm hiểu cách tạo các hệ thống lịch lập kế hoạch trao tặng vững mạnh cho tổ chức của bạn, thu hút và nuôi dưỡng các khách hàng tiềm năng trao tặng có kế hoạch trên toàn thế giới.

Xây dựng Hệ thống Lịch Lập kế hoạch Trao tặng Hiệu quả: Hướng dẫn Toàn cầu

Lập kế hoạch trao tặng, còn được gọi là trao tặng có kế hoạch hoặc trao tặng di sản, là một thành phần quan trọng của việc gây quỹ bền vững cho các tổ chức phi lợi nhuận trên toàn thế giới. Một hệ thống lịch lập kế hoạch trao tặng được cấu trúc tốt là điều cần thiết để quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các nhà tài trợ tiềm năng, theo dõi tiến độ và đảm bảo việc theo sát kịp thời. Hướng dẫn này cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện về cách xây dựng một hệ thống như vậy, có thể thích ứng với các quy mô tổ chức và bối cảnh hoạt động khác nhau trên toàn cầu.

Tại sao Hệ thống Lịch Lập kế hoạch Trao tặng lại Quan trọng?

Một hệ thống lịch lập kế hoạch trao tặng vững mạnh mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

Các Thành phần Chính của một Hệ thống Lịch Lập kế hoạch Trao tặng

Một hệ thống lịch lập kế hoạch trao tặng hiệu quả thường bao gồm các thành phần sau:

1. Tích hợp Cơ sở dữ liệu

Lịch làm việc nên được tích hợp với cơ sở dữ liệu nhà tài trợ hoặc hệ thống CRM (Quản lý Quan hệ Khách hàng) của tổ chức bạn. Điều này cho phép theo dõi liền mạch các tương tác của nhà tài trợ, sở thích lập kế hoạch trao tặng và thông tin cá nhân. Các hệ thống CRM phổ biến được các tổ chức phi lợi nhuận trên toàn cầu sử dụng bao gồm Salesforce, Raiser's Edge và Blackbaud CRM. Cân nhắc tích hợp với các giải pháp phần mềm lập kế hoạch trao tặng chuyên biệt khi thích hợp.

Ví dụ: Khi một nhà tài trợ bày tỏ sự quan tâm đến việc đưa tổ chức của bạn vào di chúc của họ, thông tin này cần được ghi lại ngay lập tức trong hệ thống CRM và liên kết với một nhiệm vụ hoặc lời nhắc có liên quan trong lịch lập kế hoạch trao tặng.

2. Quản lý Nhiệm vụ

The calendar should enable the creation and assignment of tasks related to gift planning activities. These tasks may include:

Ví dụ: Tạo một nhiệm vụ định kỳ để gửi bản tin hàng quý cho tất cả những cá nhân đã bày tỏ sự quan tâm đến việc trao tặng có kế hoạch, cung cấp thông tin cập nhật về công việc của tổ chức và nhấn mạnh tác động của các món quà di sản.

3. Theo dõi Hạn chót

Lịch làm việc cần cho phép theo dõi các hạn chót quan trọng, chẳng hạn như:

Ví dụ: Đặt lời nhắc về những thay đổi sắp tới trong luật thuế có thể ảnh hưởng đến các chiến lược trao tặng có kế hoạch ở các quốc gia khác nhau. Điều này thể hiện chuyên môn của bạn và cung cấp thông tin có giá trị cho các nhà tài trợ tiềm năng.

4. Lời nhắc Giao tiếp

Lịch làm việc cần bao gồm các lời nhắc để gửi thông tin liên lạc thường xuyên đến các nhà tài trợ trao tặng có kế hoạch tiềm năng và hiện tại. Việc giao tiếp này có thể bao gồm:

Ví dụ: Lên lịch nhắc nhở gửi thư cảm ơn được cá nhân hóa cho các nhà tài trợ đã cam kết trao tặng có kế hoạch gần đây, nhấn mạnh tác động lâu dài của di sản của họ.

5. Báo cáo và Phân tích

Hệ thống lịch cần cung cấp các khả năng báo cáo và phân tích để theo dõi các chỉ số chính, chẳng hạn như:

Ví dụ: Tạo một báo cáo cho thấy số lượng khách hàng tiềm năng trao tặng có kế hoạch được tạo ra thông qua các kênh tiếp thị khác nhau, cho phép bạn tối ưu hóa các nỗ lực tiếp thị và phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Xây dựng Hệ thống Lịch Lập kế hoạch Trao tặng của Bạn: Hướng dẫn Từng bước

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để xây dựng một hệ thống lịch lập kế hoạch trao tặng hiệu quả:

Bước 1: Chọn Công cụ của Bạn

Chọn các công cụ và nền tảng bạn sẽ sử dụng để quản lý lịch lập kế hoạch trao tặng của mình. Các lựa chọn bao gồm:

Hãy xem xét quy mô, ngân sách và khả năng kỹ thuật của tổ chức bạn khi chọn các công cụ phù hợp. Việc tích hợp giữa các nền tảng khác nhau là rất quan trọng để có một quy trình làm việc liền mạch.

Bước 2: Xác định các Hoạt động Lập kế hoạch Trao tặng của Bạn

Xác định tất cả các hoạt động sẽ được đưa vào lịch lập kế hoạch trao tặng của bạn. Chúng có thể bao gồm:

Chia nhỏ mỗi hoạt động thành các nhiệm vụ cụ thể và phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm.

Bước 3: Tạo một Mẫu Lịch

Phát triển một mẫu lịch bao gồm tất cả thông tin cần thiết cho mỗi hoạt động, chẳng hạn như:

Sử dụng một định dạng và quy ước đặt tên nhất quán cho tất cả các mục để đảm bảo sự rõ ràng và nhất quán.

Bước 4: Điền thông tin vào Lịch

Điền vào lịch tất cả các hoạt động lập kế hoạch trao tặng đã được lên kế hoạch, bao gồm các nhiệm vụ định kỳ, hạn chót và lời nhắc giao tiếp. Sử dụng cơ sở dữ liệu nhà tài trợ hoặc hệ thống CRM của bạn để xác định các nhà tài trợ tiềm năng và lên lịch các nỗ lực tiếp cận ban đầu. Đặt ra các mốc thời gian thực tế cho mỗi hoạt động và cho phép sự linh hoạt để thích ứng với các sự kiện bất ngờ.

Bước 5: Giám sát và Cập nhật Lịch

Thường xuyên giám sát và cập nhật lịch để đảm bảo nó vẫn chính xác và phù hợp. Theo dõi tiến độ của mỗi hoạt động và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết. Sử dụng các khả năng báo cáo và phân tích của hệ thống lịch của bạn để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Khuyến khích các thành viên trong nhóm cung cấp phản hồi và đề xuất để nâng cao hiệu quả của lịch.

Bước 6: Đào tạo Nhóm của Bạn

Cung cấp đào tạo toàn diện cho nhóm của bạn về cách sử dụng hệ thống lịch lập kế hoạch trao tặng. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu tầm quan trọng của lịch và cách nó góp phần vào thành công chung của chương trình lập kế hoạch trao tặng của bạn. Khuyến khích các thành viên trong nhóm tích cực tham gia vào việc phát triển và duy trì lịch.

Điều chỉnh Lịch của Bạn cho Đối tượng Toàn cầu

Khi làm việc với các nhà tài trợ từ các quốc gia khác nhau, điều quan trọng là phải xem xét sự khác biệt văn hóa và phong tục địa phương. Dưới đây là một số mẹo để điều chỉnh lịch lập kế hoạch trao tặng của bạn cho đối tượng toàn cầu:

Ví dụ: Khi lên kế hoạch cho một buổi hội thảo về lập kế hoạch trao tặng cho các nhà tài trợ ở Nhật Bản, hãy nghiên cứu các nghi thức phù hợp cho các cuộc họp kinh doanh và việc tặng quà. Trình bày thông tin một cách rõ ràng và ngắn gọn, tránh các chiến thuật bán hàng quá hung hăng. Cung cấp dịch vụ phiên dịch và đưa ra nhiều lựa chọn trao tặng, chẳng hạn như di chúc và quỹ tín thác từ thiện.

Ví dụ về các Mục trong Lịch: Góc nhìn Toàn cầu

Dưới đây là một số ví dụ về các mục trong lịch thể hiện góc nhìn toàn cầu:

Chọn Công nghệ Phù hợp

Việc lựa chọn công nghệ phù hợp là tối quan trọng để xây dựng một hệ thống lịch lập kế hoạch trao tặng thành công. Hãy xem xét những điều sau:

Đánh giá một số lựa chọn và tiến hành thử nghiệm kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Tìm kiếm phản hồi từ nhóm của bạn để đảm bảo công nghệ được chọn đáp ứng nhu cầu và sở thích của họ.

Vượt qua các Thách thức Chung

Xây dựng và duy trì một hệ thống lịch lập kế hoạch trao tặng có thể đặt ra một số thách thức. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến và cách giải quyết chúng:

Kết luận

Xây dựng một hệ thống lịch lập kế hoạch trao tặng hiệu quả là điều cần thiết để thu hút và nuôi dưỡng các khách hàng tiềm năng trao tặng có kế hoạch, củng cố mối quan hệ với nhà tài trợ và đảm bảo sự bền vững lâu dài cho tổ chức của bạn. Bằng cách làm theo các bước được nêu trong hướng dẫn này và điều chỉnh cách tiếp cận của bạn cho phù hợp với đối tượng toàn cầu, bạn có thể tạo ra một hệ thống lịch vững mạnh mang lại kết quả và giúp bạn đạt được các mục tiêu lập kế hoạch trao tặng của mình. Hãy nhớ ưu tiên mối quan hệ với nhà tài trợ, duy trì giao tiếp nhất quán và thể hiện sự nhạy cảm về văn hóa trong tất cả các hoạt động lập kế hoạch trao tặng của bạn.

Bằng cách triển khai một hệ thống lịch lập kế hoạch trao tặng được cấu trúc tốt và có nhận thức toàn cầu, tổ chức của bạn có thể khai phá tiềm năng của việc trao tặng có kế hoạch và đảm bảo một tương lai tươi sáng hơn.

Xây dựng Hệ thống Lịch Lập kế hoạch Trao tặng Hiệu quả: Hướng dẫn Toàn cầu | MLOG