Автоматизація робочих процесів: використання Zapier та IFTTT для ефективності бізнесу

У сучасному швидкоплинному глобальному бізнес-середовищі ефективність має першочергове значення. Організації постійно шукають способи оптимізувати процеси, зменшити кількість ручних завдань і вивільнити цінний час співробітників для більш стратегічних ініціатив. Автоматизація робочих процесів пропонує потужне рішення, і дві провідні платформи, Zapier та IFTTT (If This Then That), знаходяться в авангарді цієї революції. Цей вичерпний посібник досліджує, як ці інструменти можуть трансформувати ваш бізнес, незалежно від його розміру чи місцезнаходження.

Що таке автоматизація робочих процесів?

Автоматизація робочих процесів передбачає використання технологій для автоматизації повторюваних ручних завдань і процесів. Це може варіюватися від простих завдань, як-от автоматичне збереження вкладень електронної пошти, до складних, багатоетапних робочих процесів, що залучають кілька додатків. Мета полягає в усуненні вузьких місць, зменшенні помилок і підвищенні загальної продуктивності.

Чому автоматизація робочих процесів важлива для бізнесу?

• Підвищення продуктивності: Автоматизація рутинних завдань звільняє співробітників для зосередження на більш цінній діяльності, підвищуючи загальну продуктивність.
• Зменшення помилок: Автоматизація мінімізує людські помилки, забезпечуючи послідовність і точність у бізнес-процесах.
• Покращена ефективність: Оптимізовані робочі процеси призводять до швидшого виконання завдань та покращення операційної ефективності.
• Економія коштів: Зменшення ручної праці та менша кількість помилок призводять до значної економії коштів.
• Покращений клієнтський досвід: Швидший час відповіді та персоналізована взаємодія підвищують задоволеність клієнтів.
• Масштабованість: Автоматизація дозволяє бізнесу масштабувати свою діяльність без пропорційного збільшення штату.
• Краще управління даними: Автоматизовані робочі процеси можуть забезпечити послідовне введення та оновлення даних у різних системах.
• Покращення морального духу співробітників: Усуваючи повторювані завдання, автоматизація може підвищити задоволеність співробітників і зменшити вигорання.

Zapier проти IFTTT: детальний порівняльний аналіз

Хоча і Zapier, і IFTTT пропонують можливості автоматизації робочих процесів, вони орієнтовані на різні потреби та сценарії використання. Розуміння їхніх сильних і слабких сторін є вирішальним для вибору правильної платформи для вашого бізнесу.

Zapier

Zapier — це потужна, універсальна платформа автоматизації, розроблена переважно для бізнес-користувачів. Вона з'єднує тисячі додатків і сервісів, дозволяючи створювати складні, багатоетапні робочі процеси, що називаються "Zaps".

Ключові особливості Zapier:

• Широка інтеграція додатків: Zapier може похвалитися інтеграцією з понад 5000 додатками, включаючи популярні бізнес-інструменти, такі як Salesforce, Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack та багато інших.
• Багатоетапні "Zaps": Створюйте робочі процеси з кількома тригерами та діями, що дозволяє реалізовувати складні сценарії автоматизації.
• Трансформація даних: Zapier пропонує можливості трансформації даних, дозволяючи вам маніпулювати даними під час їх передачі між додатками.
• Розширена логіка: Використовуйте фільтри та умови для створення робочих процесів, які адаптуються до різних ситуацій.
• Вебхуки: Підключайтеся до користувацьких API та сервісів за допомогою вебхуків.
• Спільна робота в команді: Співпрацюйте з членами команди над "Zaps" та керуйте дозволами користувачів.
• Надійний моніторинг та звітність: Відстежуйте продуктивність "Zaps" та виявляйте потенційні проблеми.

Приклади використання Zapier:

• Автоматизація маркетингу: Автоматично додавайте нових лідів з реклами у Facebook до вашої CRM-системи (наприклад, Salesforce, HubSpot).
• Автоматизація продажів: Створюйте завдання у вашому інструменті управління проєктами (наприклад, Asana, Trello), коли в CRM-системі виграно нову угоду.
• Автоматизація обслуговування клієнтів: Надсилайте сповіщення в Slack вашій команді обслуговування клієнтів, коли в системі підтримки (наприклад, Zendesk, Help Scout) створюється новий запит.
• Автоматизація електронної комерції: Додавайте нових клієнтів з вашої платформи електронної комерції (наприклад, Shopify, WooCommerce) до вашого списку розсилки (наприклад, Mailchimp, Klaviyo).
• Автоматизація HR: Автоматично додавайте нових співробітників з вашої системи відстеження кандидатів (ATS) до вашої HR-системи (наприклад, BambooHR, Workday).

Ціни на Zapier:

Zapier пропонує різноманітні тарифні плани для різних потреб, включаючи безкоштовний план з обмеженою функціональністю. Платні плани пропонують більше "Zaps", багатоетапні "Zaps", преміум-інтеграції додатків та інші розширені функції. Для бізнесу в країнах, що розвиваються, ціни можуть здатися зависокими для початкового впровадження, тому важливо ретельно оцінити цінність та рентабельність інвестицій (ROI) в автоматизацію.

IFTTT (If This Then That)

IFTTT — це зручна платформа автоматизації, спочатку розроблена для особистого використання, але тепер вона пропонує і бізнес-рішення. Вона з'єднує додатки та пристрої за допомогою простих "Аплетів" (раніше відомих як Рецепти), що базуються на логіці "Якщо це, тоді те".

Ключові особливості IFTTT:

• Просте створення аплетів: Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс IFTTT дозволяє легко створювати прості робочі процеси автоматизації.
• Широкий спектр інтеграцій додатків: IFTTT підключається до різноманітних додатків і сервісів, включаючи платформи соціальних мереж, пристрої для розумного дому та інструменти продуктивності.
• Мобільний додаток: IFTTT пропонує мобільний додаток для створення та керування аплетами на ходу.
• Фокус на споживчих додатках: Хоча IFTTT пропонує бізнес-рішення, його коріння лежить у споживчих додатках, що робить його ідеальним для автоматизації особистих та побутових завдань.

Приклади використання IFTTT:

• Автоматизація соціальних мереж: Автоматично діліться своїми фотографіями з Instagram у Twitter.
• Автоматизація розумного дому: Вмикайте світло Philips Hue, коли ви повертаєтесь додому.
• Автоматизація погоди: Отримуйте сповіщення, якщо завтра очікується дощ.
• Автоматизація продуктивності: Зберігайте всі свої нові твіти в Google Sheet.
• Автоматизація для бізнесу: Автоматично надсилайте вітальний лист новим клієнтам, які реєструються у вашому сервісі.

Ціни на IFTTT:

IFTTT пропонує безкоштовний план з обмеженою кількістю запусків аплетів та функцій. Платні плани пропонують більше запусків аплетів, швидший час виконання та розширені функції. IFTTT Pro надає більше можливостей та контролю над аплетами. Завдяки більш доступній ціні, IFTTT може стати відправною точкою в автоматизації для малого бізнесу або приватних осіб у країнах з обмеженими ресурсами.

Zapier проти IFTTT: зведена таблиця

Характеристика	Zapier	IFTTT
Цільова аудиторія	Бізнес-користувачі, розробники	Споживачі, малий бізнес
Складність	Складніші, багатоетапні робочі процеси	Простіші, одноетапні робочі процеси
Інтеграції додатків	Широкі (5000+ додатків)	Широкий вибір, але менше, ніж у Zapier
Трансформація даних	Так	Ні
Логіка та фільтри	Розширені	Базові
Ціни	Дорожче	Доступніше
Сценарії використання	Критично важливі для бізнесу процеси, завдання з великим обсягом даних	Прості автоматизації, особиста продуктивність

Вибір правильної платформи: фактори, які слід враховувати

Найкраща платформа для вашого бізнесу залежить від ваших конкретних потреб та вимог. Враховуйте наступні фактори при прийнятті рішення:

• Складність робочих процесів: Якщо вам потрібно створювати складні, багатоетапні робочі процеси, Zapier є кращим вибором. Якщо вам потрібні лише прості автоматизації, IFTTT може бути достатньо.
• Інтеграції додатків: Переконайтеся, що платформа підтримує додатки та сервіси, які ви використовуєте найчастіше. Zapier зазвичай пропонує ширший спектр інтеграцій.
• Потреби в трансформації даних: Якщо вам потрібно маніпулювати даними під час їх передачі між додатками, можливості трансформації даних Zapier є незамінними.
• Бюджет: Zapier зазвичай дорожчий за IFTTT. Враховуйте свій бюджет при прийнятті рішення.
• Технічна експертиза: Zapier пропонує більш розширені функції та можливості налаштування, що може вимагати певної технічної експертизи. IFTTT більш зручний для користувача та легший у налаштуванні.
• Вимоги до масштабованості: Для бізнесу, що зростає, надійні функції та масштабованість Zapier роблять його більш стійким рішенням.

Практичні приклади автоматизації робочих процесів у різних галузях

Електронна комерція

• Повернення покинутих кошиків: Автоматично надсилайте електронний лист клієнтам, які покинули свої кошики, нагадуючи їм завершити покупку. (І Zapier, і IFTTT можуть досягти цього за допомогою відповідних інтеграцій для електронної комерції.)
• Сповіщення про виконання замовлення: Надсилайте клієнтам автоматичні оновлення про статус їхнього замовлення, від обробки до відправлення. (Для цього часто надають перевагу Zapier через його здатність обробляти більш складні дані замовлень.)
• Управління запасами: Оновлюйте рівні запасів у вашому бухгалтерському програмному забезпеченні (наприклад, QuickBooks, Xero) щоразу, коли здійснюється продаж. (Zapier добре підходить для інтеграції з бухгалтерськими системами.)

Маркетинг

• Публікації в соціальних мережах: Автоматично діліться дописами з блогу або статтями у своїх соціальних мережах. (IFTTT популярний для простіших публікацій у соціальних мережах.)
• Генерація лідів: Автоматично додавайте нових лідів з веб-форм на вашому сайті до вашої CRM-системи. (Zapier зазвичай використовується для інтеграції з CRM.)
• Email-маркетинг: Сегментуйте свій список розсилки на основі поведінки клієнтів і надсилайте персоналізовані email-кампанії. (Zapier може підключатися до різних платформ email-маркетингу для цього.)

Обслуговування клієнтів

• Маршрутизація запитів: Автоматично направляйте запити в службу підтримки до відповідного агента на основі типу проблеми. (Zapier може інтегруватися з програмним забезпеченням служби підтримки для інтелектуальної маршрутизації запитів.)
• Пропозиції з бази знань: Автоматично пропонуйте клієнтам відповідні статті з бази знань на основі їхніх запитів. (Більш просунуті інтеграції часто вимагають можливостей Zapier.)
• Опитування щодо задоволеності клієнтів: Автоматично надсилайте опитування щодо задоволеності клієнтів після взаємодії зі службою підтримки. (Обидві платформи можуть впоратися з базовою автоматизацією опитувань.)

Управління персоналом (HR)

• Автоматизація онбордингу: Автоматично створюйте облікові записи та надавайте доступ до необхідних систем для нових співробітників. (Zapier зазвичай необхідний для складних процесів онбордингу.)
• Управління запитами на відпустку: Автоматизуйте процес подання та затвердження запитів на відпустку. (Zapier можна налаштувати для інтеграції з системами управління персоналом.)
• Нагадування про оцінку продуктивності: Автоматично надсилайте нагадування менеджерам та співробітникам про майбутні оцінки продуктивності. (Обидві платформи можуть впоратися з простими автоматизованими нагадуваннями.)

Найкращі практики для впровадження автоматизації робочих процесів

Щоб забезпечити успішне впровадження автоматизації робочих процесів, дотримуйтесь цих найкращих практик:

• Визначте больові точки: Почніть з виявлення найбільш трудомістких та схильних до помилок завдань у вашому бізнесі.
• Визначте чіткі цілі: Встановіть чіткі цілі, яких ви хочете досягти за допомогою автоматизації.
• Сплануйте робочі процеси: Створіть детальні діаграми ваших існуючих робочих процесів, щоб визначити сфери для автоматизації.
• Оберіть правильні інструменти: Виберіть платформу автоматизації, яка найкраще відповідає вашим потребам та бюджету.
• Починайте з малого: Почніть з простих автоматизацій і поступово переходьте до більш складних робочих процесів.
• Ретельно тестуйте: Ретельно тестуйте свої автоматизації перед їх розгортанням, щоб переконатися, що вони працюють правильно.
• Відстежуйте продуктивність: Відстежуйте продуктивність ваших автоматизацій та вносьте корективи за потреби.
• Навчайте співробітників: Навчайте співробітників, як використовувати та підтримувати нові автоматизації.
• Міркування безпеки: Переконайтеся, що платформи, які ви використовуєте, відповідають необхідним вимогам безпеки та належним чином обробляють конфіденційні дані, особливо при роботі з глобальною інформацією про клієнтів та різними правилами конфіденційності даних.
• Адаптуйтеся до змін: У міру розвитку вашого бізнесу будьте готові адаптувати свої автоматизації до мінливих потреб.

Майбутнє автоматизації робочих процесів

Автоматизація робочих процесів постійно розвивається завдяки досягненням у галузі штучного інтелекту (ШІ) та машинного навчання (МН). У майбутньому ми можемо очікувати:

• Більш інтелектуальна автоматизація: Автоматизація на базі ШІ зможе виконувати більш складні завдання та приймати рішення на основі аналізу даних.
• Гіперавтоматизація: Організації автоматизуватимуть все більшу кількість процесів у межах підприємства, створюючи повністю автоматизовану екосистему.
• "Громадянська розробка": Платформи з низьким кодом (low-code) та без коду (no-code) нададуть співробітникам можливість створювати власні автоматизації, демократизуючи доступ до технологій автоматизації.
• Інтеграція з новітніми технологіями: Автоматизація робочих процесів буде інтегруватися з новітніми технологіями, такими як блокчейн, IoT та віртуальна реальність.
• Персоналізована автоматизація: ШІ та МН дозволять створювати персоналізовані автоматизовані досвіди для окремих користувачів.

Висновок

Автоматизація робочих процесів — це потужний інструмент для бізнесу будь-якого розміру, що пропонує значні переваги з точки зору продуктивності, ефективності та економії коштів. Ретельно оцінивши свої потреби та обравши правильну платформу, ви зможете розкрити весь потенціал автоматизації та трансформувати свій бізнес. Незалежно від того, чи оберете ви надійні можливості Zapier, чи зручну простоту IFTTT, впровадження автоматизації робочих процесів є критично важливим кроком до досягнення більшого успіху на сучасному конкурентному глобальному ринку. Не забувайте приділяти пріоритетну увагу розумінню ваших поточних процесів, встановленню чітких цілей та продуманому впровадженню для максимізації рентабельності інвестицій та уникнення небажаних наслідків.