Глобальна перевірка біографічних даних: Посібник з верифікаційних послуг

У сучасному взаємопов'язаному світі бізнес все частіше розширює свою діяльність та штат за кордон. Ця глобалізація вимагає глибокого розуміння послуг з перевірки біографічних даних, які відіграють вирішальну роль у зменшенні ризиків, забезпеченні відповідності вимогам та створенні безпечного робочого середовища. Цей комплексний посібник надає огляд перевірок біографічних даних, розглядаючи їхні типи, юридичні аспекти, глобальні відмінності та найкращі практики для роботодавців у всьому світі.

Що таке перевірка біографічних даних?

Перевірка біографічних даних, також відома як скринінг при працевлаштуванні або перевірка перед працевлаштуванням, — це процес дослідження минулого особи для підтвердження її особистості, оцінки її придатності для певної посади та виявлення потенційних ризиків. Ці перевірки зазвичай включають верифікацію інформації, наданої особою, та збір даних з різних джерел, включаючи публічні реєстри, навчальні заклади та попередніх роботодавців. Обсяг та глибина перевірки біографічних даних можуть варіюватися залежно від галузі, вимог до посади та чинного законодавства.

Чому перевірка біографічних даних є важливою?

Перевірка біографічних даних є надзвичайно важливою для організацій будь-якого розміру та в різних галузях. Вони пропонують кілька ключових переваг:

• Зменшення ризиків: Перевірка біографічних даних допомагає виявити потенційні ризики, пов'язані з наймом особи, такі як історія злочинної діяльності, шахрайства або насильства. Ця інформація дозволяє роботодавцям приймати обґрунтовані рішення про найм та захищати своїх співробітників, клієнтів та активи.
• Комплаєнс: Багато галузей підпадають під дію нормативних актів, які вимагають перевірки біографічних даних для певних посад. Недотримання цих правил може призвести до штрафів, санкцій та юридичної відповідальності.
• Підвищення безпеки на робочому місці: Перевіряючи потенційних співробітників, роботодавці можуть створити більш безпечне та надійне робоче середовище. Це особливо важливо в галузях, де співробітники взаємодіють з уразливими групами населення, такими як діти або люди похилого віку.
• Покращення морального духу співробітників: Ретельний процес перевірки біографічних даних може запевнити існуючих співробітників у тому, що організація прагне підтримувати безпечне та етичне робоче місце.
• Захист репутації: Найм некваліфікованого або нечесного співробітника може зашкодити репутації організації та призвести до фінансових втрат. Перевірка біографічних даних допомагає захистити імідж бренду та довіру до організації.

Типи перевірок біографічних даних

Конкретні типи перевірок біографічних даних, що проводяться, залежать від посади, галузі та чинних законодавчих вимог. Поширені типи перевірок включають:

Перевірка наявності судимостей

Перевірка наявності судимостей призначена для виявлення осіб з історією злочинної діяльності. Ці перевірки зазвичай включають пошук у місцевих, національних та міжнародних кримінальних базах даних записів про арешти, засудження та незавершені звинувачення. Доступність та доступ до даних про судимості значно відрізняються в різних країнах.

Приклад: У Сполучених Штатах перевірка наявності судимостей може включати пошук у базах даних, що ведуться державними та федеральними правоохоронними органами. У деяких європейських країнах доступ до даних про судимості більш обмежений і може вимагати спеціального юридичного дозволу.

Перевірка історії працевлаштування

Перевірка історії працевлаштування передбачає звернення до попередніх роботодавців для підтвердження точності дат роботи, назв посад та обов'язків заявника. Вона також може включати запити про продуктивність заявника та причини звільнення. Цей тип перевірки допомагає верифікувати кваліфікацію заявника та виявити будь-які потенційні тривожні сигнали.

Приклад: При наймі на посаду старшого менеджера в Канаді, роботодавець може зв'язатися з попередніми компаніями заявника для підтвердження його лідерського досвіду та управлінських навичок. У деяких азіатських країнах звернення до попередніх роботодавців може вимагати явної згоди заявника.

Перевірка освіти

Перевірка освіти підтверджує точність освітніх документів заявника, таких як дипломи, атестати та сертифікати. Ця перевірка зазвичай включає пряме звернення до навчальних закладів для підтвердження дат навчання, отриманого ступеня та дати випуску. Точна перевірка освіти є вирішальною для посад, що вимагають специфічної кваліфікації.

Приклад: При наймі лікаря у Великобританії, роботодавець перевірятиме медичний диплом заявника у відповідній медичній школі та ліцензійній раді.

Перевірка особистості

Перевірка особистості підтверджує особу заявника шляхом перевірки його імені, адреси, дати народження та іншої особистої інформації. Ця перевірка зазвичай включає порівняння інформації, наданої заявником, з державними ідентифікаційними документами та публічними реєстрами. Надійна перевірка особистості є основою для всіх інших перевірок біографічних даних.

Приклад: При наймі віддаленого працівника з Аргентини, роботодавець може використовувати онлайн-сервіси для перевірки особистості, щоб підтвердити особу заявника через верифікацію паспорта та підтвердження адреси.

Перевірка кредитної історії

Перевірка кредитної історії надає інформацію про кредитну історію заявника, включаючи історію платежів, непогашені борги та банкрутства. Хоча це суперечливе питання, перевірка кредитної історії іноді використовується для посад, пов'язаних з фінансовою відповідальністю або доступом до конфіденційної фінансової інформації. Законність перевірки кредитної історії для цілей працевлаштування залежить від юрисдикції.

Приклад: У Сполучених Штатах деякі штати мають закони, що обмежують використання перевірки кредитної історії для цілей працевлаштування. У деяких європейських країнах перевірка кредитної історії, як правило, заборонена, якщо немає законної ділової потреби та згоди заявника.

Перевірка професійної ліцензії

Перевірка професійної ліцензії підтверджує, що заявник має необхідні ліцензії та сертифікати для виконання певної роботи. Ця перевірка особливо важлива для регульованих професій, таких як лікарі, юристи, інженери та бухгалтери. Вона включає звернення до відповідних ліцензійних рад для перевірки повноважень заявника.

Приклад: При наймі юриста в Австралії, роботодавець перевірятиме ліцензію заявника на право займатися юридичною практикою у відповідній асоціації адвокатів штату.

Перевірка рекомендацій

Перевірка рекомендацій включає звернення до осіб, які можуть надати інформацію про навички, досвід та характер заявника. Ці рекомендації зазвичай надаються заявником і можуть включати колишніх керівників, колег або професорів. Перевірка рекомендацій може надати цінну якісну інформацію про придатність заявника для посади.

Приклад: При наймі розробника програмного забезпечення в Індії, роботодавець може зв'язатися з колишніми керівниками проєктів заявника, щоб отримати відгуки про його технічні навички та вміння працювати в команді.

Скринінг соціальних мереж

Скринінг соціальних мереж передбачає перегляд профілів заявника в соціальних мережах на предмет потенційно проблематичного контенту, такого як дискримінаційні висловлювання, незаконна діяльність або непрофесійна поведінка. Цей тип перевірки стає все більш поширеним, але він також викликає занепокоєння щодо конфіденційності. Роботодавці повинні забезпечити, щоб скринінг соціальних мереж проводився справедливо та недискримінаційно.

Приклад: Роботодавці повинні мати чіткі політики щодо того, як вони будуть проводити скринінг соціальних мереж. У деяких країнах, як-от у Німеччині, це більш регульовано і вимагає вагомого обґрунтування. Загальний тролінг у соціальних мережах, як правило, не дозволяється.

Юридичні аспекти перевірки біографічних даних

Перевірка біографічних даних підпадає під дію різноманітних правових норм, які значно відрізняються в різних країнах. Роботодавці повинні знати про ці норми та забезпечувати відповідність своїх практик перевірки. Ключові юридичні аспекти включають:

Закони про захист даних

Закони про захист даних, такі як Загальний регламент про захист даних (GDPR) Європейського Союзу, регулюють збір, використання та зберігання персональних даних. Роботодавці повинні отримати згоду заявника перед проведенням перевірки біографічних даних та забезпечити безпечну обробку даних і їх використання лише для законних цілей. GDPR застосовується в усьому світі, якщо у вас є клієнти/співробітники в ЄС.

Приклад: Згідно з GDPR, роботодавці повинні надавати заявникам чітку та прозору інформацію про процес перевірки біографічних даних, включаючи типи даних, що збиратимуться, цілі, для яких дані будуть використовуватися, та права заявника на доступ, виправлення та видалення своїх даних.

Антидискримінаційні закони

Антидискримінаційні закони забороняють роботодавцям дискримінувати заявників на основі захищених ознак, таких як раса, релігія, стать та національне походження. Роботодавці повинні забезпечити, щоб їхні практики перевірки біографічних даних не мали непропорційного впливу на захищені групи.

Приклад: У Сполучених Штатах Комісія з рівних можливостей у працевлаштуванні (EEOC) видала рекомендації щодо використання перевірок на наявність судимостей, підкреслюючи, що роботодавці повинні враховувати характер та тяжкість правопорушення, час, що минув з моменту правопорушення, та характер роботи.

Закон про справедливу кредитну звітність (FCRA)

FCRA – це закон США, який регулює використання споживчих звітів, включаючи кредитні звіти, для цілей працевлаштування. Роботодавці повинні отримати згоду заявника перед отриманням споживчого звіту та надати заявнику копію звіту, якщо він використовується для прийняття несприятливого рішення про працевлаштування.

Приклад: Якщо роботодавець відмовляє заявнику в роботі на основі інформації в його кредитному звіті, роботодавець повинен надати заявнику копію звіту та резюме його прав згідно з FCRA.

Закони «Ban-the-Box»

Закони «Ban-the-Box», також відомі як закони про справедливий шанс, обмежують роботодавців у запиті про кримінальне минуле заявника в початковій анкеті. Мета цих законів – надати заявникам з судимостями справедливий шанс бути розглянутими для працевлаштування.

Приклад: Багато штатів та міст США прийняли закони «Ban-the-Box». Ці закони зазвичай дозволяють роботодавцям запитувати про кримінальне минуле заявника лише після того, як було зроблено умовну пропозицію про працевлаштування.

Міжнародні нормативні акти

При проведенні міжнародних перевірок біографічних даних, роботодавці повинні знати про специфічні правові норми в кожній країні. Ці норми можуть значно відрізнятися і можуть включати обмеження щодо типів інформації, яка може бути зібрана, процесу отримання згоди та використання інформації з перевірки біографічних даних у рішеннях про працевлаштування.

Приклад: У деяких європейських країнах роботодавцям може знадобитися отримати схвалення від ради підприємства або органу із захисту даних перед проведенням перевірок біографічних даних. В інших країнах доступ до певних типів інформації, таких як дані про судимості, може бути обмежений.

Глобальні відмінності у практиках перевірки біографічних даних

Практики перевірки біографічних даних значно відрізняються в різних країнах через відмінності в правових нормах, культурних нормах та доступності даних. Роботодавці повинні знати про ці відмінності та відповідно адаптувати свої практики перевірки. Ось деякі ключові аспекти:

Доступність даних

Доступність та доступ до даних значно відрізняються в різних країнах. У деяких країнах публічні реєстри легкодоступні, тоді як в інших доступ до інформації обмежений.

Приклад: У Сполучених Штатах дані про судимості, як правило, є публічними, хоча доступ може відрізнятися в залежності від штату. У деяких європейських країнах доступ до даних про судимості більш обмежений і може вимагати спеціального юридичного дозволу.

Культурні норми

Культурні норми також можуть впливати на практики перевірки біографічних даних. У деяких культурах вважається втручанням запитувати про особисте життя заявника, тоді як в інших це більш прийнятно.

Приклад: У деяких азіатських культурах може вважатися недоречним проводити перевірку кредитної історії або скринінг соціальних мереж без явної згоди заявника.

Мовні бар'єри

Мовні бар'єри також можуть становити проблему при проведенні міжнародних перевірок біографічних даних. Роботодавці повинні забезпечити наявність необхідних мовних навичок для ефективного спілкування з заявниками, попередніми роботодавцями та навчальними закладами.

Приклад: При наймі кандидата з Бразилії, якщо команда HR не розмовляє португальською, їм доведеться перекладати документи та, можливо, знайти португаломовних фахівців, які зможуть зв'язатися з попередніми роботодавцями.

Витрати

Вартість перевірок біографічних даних також може значно відрізнятися в різних країнах. Роботодавці повинні враховувати вартість перевірок при бюджетуванні міжнародного найму.

Приклад: Перевірка біографічних даних у деяких європейських країнах може бути дорожчою, ніж у Сполучених Штатах, через суворіші правила захисту даних та вищі витрати на робочу силу.

Найкращі практики для проведення глобальних перевірок біографічних даних

Щоб забезпечити ефективне та законне проведення перевірок біографічних даних, роботодавці повинні дотримуватися цих найкращих практик:

• Розробіть чітку політику: Розробіть письмову політику перевірки біографічних даних, яка окреслює типи перевірок, що будуть проводитися, цілі, для яких буде використовуватися інформація, та процес отримання згоди.
• Отримайте згоду: Отримайте письмову згоду заявника перед проведенням будь-яких перевірок біографічних даних. Переконайтеся, що форма згоди є чіткою, лаконічною та легкою для розуміння.
• Використовуйте надійного постачальника: Співпрацюйте з надійним постачальником послуг з перевірки біографічних даних, який має досвід проведення міжнародних перевірок та знайомий з правовими нормами в кожній країні.
• Дотримуйтесь законів про захист даних: Переконайтеся, що всі практики перевірки біографічних даних відповідають чинним законам про захист даних, таким як GDPR.
• Уникайте дискримінації: Переконайтеся, що практики перевірки біографічних даних не дискримінують заявників на основі захищених ознак.
• Надайте повідомлення та можливість відповісти: Якщо перевірка біографічних даних виявляє інформацію, яка може призвести до несприятливого рішення про працевлаштування, надайте заявнику повідомлення та можливість відповісти.
• Зберігайте конфіденційність: Зберігайте конфіденційність інформації з перевірки біографічних даних та захищайте її від несанкціонованого доступу.
• Регулярно переглядайте та оновлюйте політики: Регулярно переглядайте та оновлюйте політики перевірки біографічних даних, щоб забезпечити їх відповідність чинному законодавству та найкращим практикам.
• Документуйте все: Ведіть ретельні записи кожного кроку процесу, від отримання згоди до прийняття рішень про найм.

Вибір сервісу для перевірки біографічних даних

Вибір правильного сервісу для перевірки біографічних даних є вирішальним для забезпечення точних, відповідних вимогам та ефективних перевірок. Враховуйте ці фактори при виборі постачальника:

Глобальне охоплення та експертиза

Обирайте постачальника з доведеним досвідом проведення міжнародних перевірок біографічних даних та глибоким розумінням правових та культурних нюансів різних країн.

Комплаєнс та безпека

Переконайтеся, що постачальник дотримується всіх чинних законів про захист даних та має надійні заходи безпеки для захисту конфіденційної інформації.

Точність та надійність

Обирайте постачальника, який використовує надійні джерела даних та застосовує суворі процедури контролю якості для забезпечення точності своїх звітів.

Терміни виконання

Враховуйте терміни виконання перевірок біографічних даних постачальником, особливо якщо у вас є термінові потреби в наймі.

Підтримка клієнтів

Вибирайте постачальника, який пропонує відмінну підтримку клієнтів та оперативно реагує на ваші запити.

Можливості інтеграції

Якщо можливо, оберіть постачальника, який може інтегруватися з вашими існуючими HR-системами для оптимізації процесу перевірки біографічних даних.

Вартість

Порівняйте вартість послуг різних постачальників та оберіть того, хто пропонує конкурентоспроможні ціни без шкоди для якості.

Майбутнє перевірок біографічних даних

Сфера перевірок біографічних даних постійно розвивається під впливом технологічних досягнень та змін у законодавстві. Ось деякі ключові тенденції, на які варто звернути увагу:

• Зростання автоматизації: Автоматизація оптимізує процес перевірки біографічних даних, роблячи його швидшим та ефективнішим.
• Використання штучного інтелекту (ШІ): ШІ використовується для аналізу даних та більш ефективного виявлення потенційних ризиків.
• Зосередження на безперервному моніторингу: Безперервний моніторинг стає все більш популярним, дозволяючи роботодавцям відстежувати біографію співробітників на постійній основі.
• Акцент на конфіденційності даних: Конфіденційність даних стає все більш важливою проблемою, і роботодавці повинні забезпечувати відповідність своїх практик перевірки чинним законам про захист даних.
• Більша прозорість: Зростає попит на більшу прозорість у процесі перевірки біографічних даних, оскільки заявники хочуть знати, яка інформація збирається та як вона використовується.

Висновок

Послуги з перевірки біографічних даних є важливим інструментом для організацій, які прагнуть зменшити ризики, забезпечити відповідність вимогам та створити безпечне робоче середовище. Розуміючи різні типи перевірок, юридичні аспекти, глобальні відмінності та найкращі практики, роботодавці можуть розробити ефективні програми перевірки біографічних даних, що відповідають їхнім конкретним потребам та чинному законодавству. Оскільки світ стає все більш взаємопов'язаним, важливість перевірок біографічних даних буде лише зростати, що робить необхідним для роботодавців бути в курсі подій та відповідно адаптувати свої практики.

Ретельно орієнтуючись у складнощах глобальних перевірок біографічних даних, компанії можуть впевнено розширювати свою діяльність та створювати різноманітні, талановиті та надійні команди по всьому світу.