Підвищення продуктивності команди: Глобальний посібник з автоматизації робочих процесів

У сучасному динамічному глобальному середовищі продуктивність команди має першочергове значення для успіху. Організації постійно шукають способи оптимізувати процеси, усунути вузькі місця та надати своїм командам можливість досягати більшого. Автоматизація робочих процесів є потужним рішенням, що оптимізує повторювані завдання, покращує комунікацію та вивільняє цінний час для стратегічних ініціатив.

Що таке автоматизація робочих процесів?

Автоматизація робочих процесів передбачає використання технологій для автоматизації повторюваних завдань і процесів, замінюючи ручну працю автоматизованими діями. Це може варіюватися від простих завдань, як-от надсилання сповіщень електронною поштою, до складних, багатоетапних процесів за участю кількох відділів. Основний принцип полягає у визначенні послідовності кроків, вхідних і вихідних даних, а потім у використанні програмного забезпечення або інструментів для автоматичного виконання цих кроків.

Переваги автоматизації робочих процесів:

• Підвищення ефективності: Автоматизація усуває ручні етапи, зменшує кількість помилок і прискорює завершення процесів.
• Покращення продуктивності: Автоматизуючи повторювані завдання, члени команди можуть зосередитися на більш цінних видах діяльності, що вимагають креативності, вирішення проблем і стратегічного мислення.
• Зниження витрат: Автоматизація може значно зменшити витрати на робочу силу, мінімізувати помилки, що призводять до фінансових збитків, та оптимізувати розподіл ресурсів.
• Підвищена точність: Автоматизовані процеси менш схильні до людських помилок, що призводить до більш точних даних і послідовних результатів.
• Краща комунікація: Інструменти автоматизації робочих процесів часто включають функції для автоматичних сповіщень, призначення завдань і відстеження прогресу, покращуючи комунікацію та співпрацю в командах.
• Покращена відповідність нормам (комплаєнс): Автоматизація допомагає забезпечити дотримання встановлених процедур і правил, зменшуючи ризик невідповідності.
• Підвищення задоволеності співробітників: Звільняючи співробітників від рутинних завдань, автоматизація може підвищити моральний дух і задоволеність роботою, що призводить до кращого утримання персоналу.
• Краща видимість і контроль: Інструменти автоматизації робочих процесів забезпечують видимість продуктивності процесів у реальному часі, дозволяючи менеджерам виявляти вузькі місця та приймати рішення на основі даних.

Визначення процесів, придатних для автоматизації

Не всі процеси є ідеальними кандидатами для автоматизації. Найкращими для автоматизації є процеси, які:

• Повторювані: Завдання, які виконуються часто та послідовно.
• Засновані на правилах: Процеси, що відповідають визначеному набору правил і критеріїв.
• Ручні та трудомісткі: Завдання, що вимагають значних ручних зусиль і забирають багато часу.
• Схильні до помилок: Процеси, де людська помилка є звичайним явищем.
• Залежать від кількох зацікавлених сторін: Робочі процеси, в яких задіяні кілька осіб або відділів.

Приклади процесів для автоматизації:

• Обробка рахунків-фактур: Автоматизуйте отримання рахунків, введення даних, маршрутизацію затвердження та обробку платежів.
• Адаптація нових співробітників: Автоматизуйте створення облікових записів співробітників, призначення навчальних матеріалів та знайомство з членами команди.
• Запити до служби підтримки клієнтів: Автоматизуйте маршрутизацію запитів клієнтів до відповідної команди підтримки, надавайте автоматичні відповіді на поширені запитання та відстежуйте прогрес вирішення.
• Управління потенційними клієнтами (лідами): Автоматизуйте збір, кваліфікацію та призначення лідів торговим представникам.
• Публікації в соціальних мережах: Плануйте та автоматизуйте публікації в соціальних мережах на різних платформах.
• Тікети ІТ-підтримки: Автоматизуйте створення, призначення та відстеження вирішення тікетів.
• Обробка звітів про витрати: Автоматизуйте подання, затвердження та відшкодування звітів про витрати.

Інструменти автоматизації робочих процесів: Глобальний огляд

Існує велика різноманітність інструментів для автоматизації робочих процесів, від простих додатків для управління завданнями до складних комплексів для управління бізнес-процесами (BPM). Найкращий інструмент для вашої організації залежатиме від ваших конкретних потреб, бюджету та технічних можливостей. Ось огляд деяких популярних варіантів:

Платформи без коду/з низьким рівнем коду (No-Code/Low-Code)

Ці платформи призначені для користувачів з обмеженим досвідом кодування або без нього. Вони зазвичай мають інтерфейси з функцією drag-and-drop та попередньо створені шаблони, що полегшує створення та автоматизацію робочих процесів. Приклади включають:

• Zapier: З'єднує різноманітні додатки та автоматизує завдання між ними. Підходить для малого та середнього бізнесу.
• IFTTT (If This Then That): Простий інструмент автоматизації, переважно для особистого використання та підключення пристроїв розумного дому, але також корисний для базових бізнес-автоматизацій.
• Microsoft Power Automate: Інтегрується з Microsoft Office 365 та іншими продуктами Microsoft. Ідеально підходить для організацій, які вже використовують екосистему Microsoft.
• Airtable: Потужна гібридна система бази даних і електронних таблиць із надійними функціями автоматизації.
• monday.com: Робоча операційна система з потужними можливостями автоматизації робочих процесів.

Комплекси для управління бізнес-процесами (BPM)

Комплекси BPM пропонують більш повний набір функцій для управління та автоматизації складних бізнес-процесів. Вони зазвичай включають можливості для моделювання, виконання, моніторингу та оптимізації процесів. Приклади включають:

• ProcessMaker: BPM-платформа з відкритим вихідним кодом, призначена для автоматизації складних робочих процесів.
• Bizagi: Low-code BPM-платформа, що надає візуальний інтерфейс для проєктування та автоматизації процесів.
• Appian: Комплексна BPM-платформа, яка підтримує як low-code розробку, так і роботизовану автоматизацію процесів (RPA).
• Pega: Провідна BPM-платформа, що фокусується на взаємодії з клієнтами та цифровій трансформації.

Роботизована автоматизація процесів (RPA)

RPA передбачає використання програмних роботів (ботів) для автоматизації повторюваних завдань, які зазвичай виконуються людьми. Ці боти можуть взаємодіяти з існуючими додатками та системами, не вимагаючи жодних змін у коді. RPA особливо корисна для автоматизації завдань, які є інтенсивними за обсягом даних, базуються на правилах і вимагають взаємодії з кількома системами. Приклади включають:

• UiPath: Провідна RPA-платформа, що пропонує повний набір інструментів для розробки, розгортання та управління програмними роботами.
• Automation Anywhere: Ще одна популярна RPA-платформа, яка надає зручний інтерфейс і широкий спектр можливостей автоматизації.
• Blue Prism: RPA-платформа корпоративного рівня, призначена для автоматизації складних і критично важливих процесів.

Галузеві інструменти автоматизації

Певні галузі мають спеціалізовані потреби в автоматизації. Наприклад, медичні організації можуть отримати вигоду від інструментів автоматизації, призначених для управління записами пацієнтів і прийомами. Фінансові установи можуть використовувати інструменти для автоматизації перевірок на відповідність нормам та виявлення шахрайства. Розгляньте галузеві рішення для підвищення ефективності та точності.

Найкращі практики впровадження автоматизації робочих процесів

Успішне впровадження автоматизації робочих процесів вимагає ретельного планування та виконання. Ось кілька найкращих практик, яких варто дотримуватися:

1. Почніть з чіткої стратегії: Визначте свої цілі та завдання для автоматизації. Визначте процеси, які матимуть найбільший вплив на ваш бізнес.
2. Залучайте зацікавлені сторони: Залучайте членів команди з різних відділів, щоб зібрати відгуки та забезпечити підтримку. Зрозумійте їхні больові точки та залучіть їх до розробки рішення.
3. Картографуйте свої процеси: Детально задокументуйте існуючі процеси. Визначте вузькі місця, неефективність та сфери для вдосконалення. Використовуйте інструменти для картографування процесів, щоб візуалізувати робочий процес.
4. Оберіть правильні інструменти: Виберіть інструменти автоматизації, які відповідають вашим конкретним потребам і бюджету. Враховуйте такі фактори, як простота використання, можливості інтеграції та масштабованість.
5. Проєктуйте зручні для користувача робочі процеси: Створюйте інтуїтивно зрозумілі та прості у використанні робочі процеси. Надавайте користувачам чіткі інструкції та вказівки.
6. Ретельно тестуйте: Ретельно протестуйте свої автоматизовані робочі процеси перед їх розгортанням у виробниче середовище. Переконайтеся, що вони працюють правильно і відповідають вашим вимогам.
7. Контролюйте та оптимізуйте: Постійно контролюйте продуктивність ваших автоматизованих робочих процесів. Визначайте сфери для вдосконалення та вносьте корективи за необхідності.
8. Надавайте навчання та підтримку: Забезпечте адекватне навчання членів команди щодо використання нових інструментів автоматизації. Пропонуйте постійну підтримку для вирішення будь-яких питань або проблем.
9. Ефективно комунікуйте: Інформуйте членів команди про хід ваших ініціатив з автоматизації. Поясніть переваги автоматизації та розвійте будь-які їхні побоювання.
10. Дбайте про безпеку: При роботі з конфіденційними даними переконайтеся, що ваші автоматизовані робочі процеси відповідають правилам конфіденційності даних і найкращим практикам безпеки.

Реальні приклади успішної автоматизації робочих процесів

Численні організації по всьому світу успішно впровадили автоматизацію робочих процесів для підвищення продуктивності та ефективності. Ось кілька прикладів:

• Глобальна e-commerce компанія: Велика компанія електронної комерції автоматизувала свій процес обробки замовлень, скоротивши час виконання замовлення на 50% і підвищивши задоволеність клієнтів. Вони використовували RPA для вилучення даних з різних систем, перевірки замовлень та генерації транспортних етикеток.
• Багатонаціональна фінансова установа: Глобальний банк автоматизував процес подання заявок на кредит, скоротивши час затвердження кредитів на 75%. Вони використовували комплекс BPM для оптимізації робочого процесу подання заявки, автоматизації кредитних перевірок та направлення заявок відповідним особам для затвердження.
• Міжнародний постачальник медичних послуг: Постачальник медичних послуг автоматизував процес реєстрації пацієнтів, скоротивши час очікування та покращивши досвід пацієнтів. Вони використали no-code платформу для створення кіоску самообслуговування, де пацієнти могли зареєструватися, оновити свою інформацію та запланувати прийоми.
• Глобальне маркетингове агентство: Маркетингове агентство автоматизувало процес звітності по кампаніях, звільнивши цінний час для своїх акаунт-менеджерів. Вони використовували Zapier для підключення різних маркетингових інструментів та автоматичного створення звітів про ефективність кампаній.
• Компанія-розробник програмного забезпечення (розподілена команда): Компанія-розробник ПЗ з членами команди в різних часових поясах використовувала інструмент управління проєктами з функціями автоматизації для призначення завдань, відстеження прогресу та надсилання автоматичних нагадувань, що значно покращило координацію команди та швидкість виконання проєктів.

Подолання викликів в автоматизації робочих процесів

Хоча автоматизація робочих процесів пропонує численні переваги, існують також деякі виклики, про які слід знати:

• Опір змінам: Деякі члени команди можуть чинити опір автоматизації через страх втрати роботи або побоювання щодо впливу на їхню роботу.
• Проблеми з інтеграцією: Інтеграція різних інструментів і систем автоматизації може бути складною та трудомісткою.
• Брак навичок: Впровадження та управління автоматизацією робочих процесів вимагає спеціалізованих навичок та досвіду.
• Вартість: Інструменти та послуги з автоматизації робочих процесів можуть бути дорогими, особливо для малого бізнесу.
• Ризики безпеки: Автоматизовані робочі процеси можуть бути вразливими до загроз безпеки, якщо їх належним чином не захистити.
• Технічне обслуговування: Автоматизовані робочі процеси потребують постійного обслуговування та оновлень.

Щоб подолати ці виклики, важливо:

• Пояснювати переваги автоматизації: Пояснюйте членам команди, як автоматизація покращить їхню роботу та принесе користь організації.
• Надавати належне навчання та підтримку: Переконайтеся, що члени команди мають необхідні навички та знання для використання нових інструментів автоматизації.
• Обирати інструменти, що добре інтегруються: Вибирайте інструменти автоматизації, сумісні з вашими існуючими системами.
• Починати з малого та масштабувати поступово: Почніть з автоматизації кількох простих процесів і поступово розширюйте свої зусилля з автоматизації.
• Інвестувати в безпеку: Впроваджуйте заходи безпеки для захисту ваших автоматизованих робочих процесів від загроз.
• Планувати постійне обслуговування: Виділяйте ресурси для обслуговування та оновлення ваших автоматизованих робочих процесів.

Майбутнє автоматизації робочих процесів

Автоматизація робочих процесів постійно розвивається завдяки досягненням у галузі штучного інтелекту (ШІ), машинного навчання (МН) та хмарних обчислень. Ось деякі ключові тенденції, на які варто звернути увагу:

• Автоматизація на основі ШІ: ШІ та МН використовуються для автоматизації більш складних та інтелектуальних завдань, таких як прийняття рішень, обробка природної мови та розпізнавання зображень.
• Гіперавтоматизація: Гіперавтоматизація поєднує кілька технологій автоматизації, таких як RPA, ШІ та BPM, для автоматизації бізнес-процесів від початку до кінця.
• Громадянська розробка (Citizen Development): Платформи no-code та low-code надають можливість громадянським розробникам (нетехнічним користувачам) створювати та автоматизувати власні робочі процеси.
• Хмарна автоматизація: Хмарні інструменти автоматизації стають все більш популярними завдяки своїй масштабованості, гнучкості та економічній ефективності.
• Інтелектуальна обробка документів (IDP): IDP використовує ШІ та МН для автоматичного вилучення даних з неструктурованих документів, таких як рахунки-фактури та контракти.

Висновок

Автоматизація робочих процесів — це потужний інструмент, який може значно підвищити продуктивність команди, скоротити витрати та покращити ефективність. Визначаючи процеси, придатні для автоматизації, обираючи правильні інструменти та дотримуючись найкращих практик, організації можуть розкрити повний потенціал автоматизації робочих процесів і досягти своїх бізнес-цілей. Використовуйте можливості, які надають нові технології, такі як ШІ та гіперавтоматизація, щоб оптимізувати свої операції та надати вашим глобальним командам можливість досягти успіху.

Оскільки автоматизація робочих процесів продовжує розвиватися, важливо бути в курсі останніх тенденцій і технологій, щоб залишатися попереду. Приймаючи інновації та постійно шукаючи способи вдосконалення своїх процесів, ви можете забезпечити конкурентоспроможність вашої організації в сучасному швидкозмінному глобальному ландшафті.