การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน vs. การทำงานทีละอย่าง: เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในโลกยุคโลกาภิวัตน์

ในโลกที่รวดเร็วและเชื่อมต่อถึงกันในปัจจุบัน ความสามารถในการจัดการงานหลายอย่างพร้อมกันมักถูกมองว่าเป็นทักษะที่มีค่าสูง อย่างไรก็ตาม ประสิทธิผลของ การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (multitasking) เทียบกับ การทำงานทีละอย่าง (single-tasking) ยังคงเป็นประเด็นถกเถียงกันอย่างต่อเนื่อง บทความนี้จะเจาะลึกถึงความแตกต่างระหว่างสองแนวทางนี้ สำรวจผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน และนำเสนอกลยุทธ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานของคุณในสภาพแวดล้อมแบบโลกาภิวัตน์

การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) คืออะไร?

การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน หากพูดให้ง่ายที่สุด คือความพยายามที่จะทำงานสองอย่างหรือมากกว่านั้นไปพร้อมๆ กัน หรือสลับไปมาระหว่างงานเหล่านั้นอย่างรวดเร็ว เหตุผลที่น่าดึงดูดใจนั้นชัดเจน: ทำงานได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง อย่างไรก็ตาม วิทยาศาสตร์การรู้คิด (cognitive science) ได้เผยให้เห็นภาพที่ซับซ้อนกว่านั้น

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันมีสองประเภทหลัก:

• การประมวลผลแบบขนานอย่างแท้จริง (True Parallel Processing): เกิดขึ้นเมื่องานต่างๆ ใช้ทรัพยากรการรับรู้คนละส่วนกัน และสามารถทำไปพร้อมกันได้จริงโดยที่ประสิทธิภาพไม่ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ ตัวอย่างเช่น การฟังเพลงบรรเลงขณะพับผ้า
• การสลับงานอย่างรวดเร็ว (Rapid Task Switching): โดยทั่วไปแล้ว "การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน" มักหมายถึงการสลับความสนใจระหว่างงานต่างๆ อย่างรวดเร็ว การสลับแต่ละครั้งมีต้นทุนทางความคิด แม้ว่าจะดูเหมือนเกิดขึ้นในทันทีก็ตาม

ลองนึกภาพสถานการณ์ที่ผู้จัดการโครงการในลอนดอนกำลังตอบอีเมลจากสมาชิกในทีมที่สิงคโปร์และนิวยอร์กไปพร้อมๆ กับการเตรียมงานนำเสนอสำหรับลูกค้าในโตเกียว บุคคลนี้มีแนวโน้มที่จะกำลังสลับงานอย่างรวดเร็ว โดยเปลี่ยนจุดสนใจและทรัพยากรทางความคิดอยู่ตลอดเวลา

การทำงานทีละอย่าง (Single-tasking) คืออะไร?

ในทางกลับกัน การทำงานทีละอย่างเกี่ยวข้องกับการทุ่มเทความสนใจและทรัพยากรทางความคิดทั้งหมดไปที่งานเพียงอย่างเดียวจนกว่าจะเสร็จสิ้น (หรือถึงจุดพักที่กำหนดไว้) แนวทางนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อลดสิ่งรบกวนและเพิ่มสมาธิให้สูงสุด

ลองนึกภาพนักพัฒนาซอฟต์แวร์ในบังกาลอร์ที่กำลังจดจ่อกับการเขียนโค้ดอย่างลึกซึ้ง โดยไม่สนใจการแจ้งเตือนและการรบกวนจากภายนอก บุคคลนี้กำลังใช้การทำงานทีละอย่างเพื่อรักษาสมาธิและเข้าสู่สภาวะ "ลื่นไหล" (flow) ซึ่งเป็นสภาวะที่ประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด

ต้นทุนทางความคิดของการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

งานวิจัยแสดงให้เห็นอย่างสม่ำเสมอว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งประเภทการสลับงานอย่างรวดเร็ว มีต้นทุนที่ต้องจ่าย:

• ความแม่นยำลดลง: เมื่อความสนใจถูกแบ่งออก ความน่าจะเป็นที่จะเกิดข้อผิดพลาดจะเพิ่มขึ้น
• ใช้เวลาทำงานให้เสร็จนานขึ้น: การสลับระหว่างงานทำให้เสียเวลา เนื่องจากสมองต้องปรับทิศทางตัวเองให้เข้ากับงานใหม่ สิ่งนี้เรียกว่า "ต้นทุนการสลับงาน" (switching cost)
• ความจำบกพร่อง: การทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจส่งผลเสียต่อความจำระยะสั้นและระยะยาว
• ความเครียดและความเหนื่อยล้าทางจิตใจเพิ่มขึ้น: การสลับความสนใจอยู่ตลอดเวลาอาจทำให้สมองล้าและนำไปสู่ระดับความเครียดที่สูงขึ้น
• ความคิดสร้างสรรค์ลดลง: การคิดเชิงลึกและการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ต้องการการจดจ่ออย่างต่อเนื่อง ซึ่งถูกขัดขวางโดยการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

ผลการศึกษาโดยสมาคมจิตวิทยาอเมริกัน (American Psychological Association) พบว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันสามารถลดประสิทธิภาพการทำงานได้มากถึง 40% นี่เป็นเพราะทุกครั้งที่คุณสลับงาน สมองของคุณต้องกลับมามีส่วนร่วมกับงานใหม่ ดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และสร้างบริบทขึ้นมาใหม่

ประโยชน์ของการทำงานทีละอย่าง

ตรงกันข้ามกับการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน การทำงานทีละอย่างมีข้อดีมากมาย:

• เพิ่มการจดจ่อและสมาธิ: การทุ่มเทความสนใจทั้งหมดไปที่งานเดียวจะช่วยให้คุณสามารถจดจ่อได้ในระดับที่ลึกขึ้น
• ความแม่นยำดีขึ้น: การกำจัดสิ่งรบกวนช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด
• ทำงานเสร็จเร็วขึ้น: แม้ว่าจะดูขัดกับความรู้สึก แต่การทำงานทีละอย่างมักจะทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นเนื่องจากประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นและข้อผิดพลาดที่ลดลง
• ลดความเครียดและความเหนื่อยล้าทางจิตใจ: การจดจ่อกับงานทีละอย่างอาจทำให้สมองเหนื่อยล้าน้อยลง
• เพิ่มความคิดสร้างสรรค์และการแก้ปัญหา: การจดจ่ออย่างต่อเนื่องช่วยให้คิดได้ลึกซึ้งขึ้นและได้แนวทางการแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์มากขึ้น

แนวคิดเรื่อง "สภาวะลื่นไหล" (flow state) ซึ่งเป็นที่นิยมโดยนักจิตวิทยา Mihaly Csikszentmihalyi เน้นย้ำถึงประโยชน์ของการจดจ่ออย่างลึกซึ้ง เมื่อจดจ่อกับงานอย่างเต็มที่ ผู้คนมักจะสัมผัสได้ถึงความรู้สึกมีสมาธิอย่างง่ายดายและความคิดสร้างสรรค์ที่เพิ่มขึ้น

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันในบริบทโลก

ความต้องการของแรงงานในระดับโลกมักทำให้จำเป็นต้องมีการทำงานหลายอย่างพร้อมกันในระดับหนึ่ง อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นและจัดการภาระงานของคุณอย่างมีกลยุทธ์เพื่อลดผลกระทบในแง่ลบ

พิจารณาสถานการณ์เหล่านี้ที่พบบ่อยในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจระดับโลก:

• การจัดการการสื่อสารข้ามเขตเวลา: การตอบอีเมลและข้อความจากเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาที่แตกต่างกันอาจเป็นแหล่งที่มาของการขัดจังหวะอย่างต่อเนื่อง
• การเข้าร่วมประชุมเสมือนจริงพร้อมกับจัดการงานอื่น: เป็นเรื่องน่าดึงดูดใจที่จะเช็คอีเมลหรือทำงานในโครงการอื่นระหว่างการประชุมเสมือนจริง แต่สิ่งนี้อาจนำไปสู่การมีส่วนร่วมที่ลดลงและพลาดข้อมูลสำคัญ
• การทำงานในหลายโครงการพร้อมกัน: โครงการระดับโลกมักเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย และต้องการให้แต่ละบุคคลต้องรับผิดชอบงานที่หลากหลาย

กลยุทธ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงาน: การค้นหาความสมดุลที่เหมาะสม

กุญแจสำคัญไม่จำเป็นต้องกำจัดการทำงานหลายอย่างพร้อมกันไปทั้งหมด แต่คือการใช้มันอย่างมีกลยุทธ์และจัดลำดับความสำคัญให้กับการทำงานทีละอย่างเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ นี่คือกลยุทธ์ที่นำไปใช้ได้จริงบางประการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานของคุณในบริบทระดับโลก:

1. จัดลำดับความสำคัญและวางแผน

เริ่มต้นแต่ละวันด้วยการจัดลำดับความสำคัญของงานและสร้างตารางเวลาที่เป็นไปได้จริง ระบุงานที่สำคัญที่สุดที่ต้องการการจดจ่อและจัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับงานเหล่านั้น

ตัวอย่าง: ผู้จัดการฝ่ายการตลาดในซิดนีย์อาจจัดลำดับความสำคัญให้กับการเปิดตัวแคมเปญใหม่ในยุโรปก่อนที่จะตอบอีเมลทั่วไปจากทีมในสหรัฐอเมริกา

2. การแบ่งเวลา (Time Blocking)

จัดสรรช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับงานที่เฉพาะเจาะจง ในระหว่างช่วงเวลานี้ ให้ลดสิ่งรบกวนและจดจ่อกับงานที่กำหนดไว้เท่านั้น

ตัวอย่าง: นักวิเคราะห์ข้อมูลในมุมไบอาจแบ่งเวลาสองชั่วโมงในตอนเช้าเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลโดยไม่เช็คอีเมลหรือเข้าร่วมการประชุม

3. การทำงานที่คล้ายกันเป็นชุด

จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันและทำเป็นชุด ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนทางความคิดในการสลับระหว่างงานประเภทต่างๆ

ตัวอย่าง: ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าในบัวโนสไอเรสอาจจัดสรรช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงเพื่อตอบคำถามของลูกค้าทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์หรือบริการอย่างใดอย่างหนึ่ง

4. ลดสิ่งรบกวนให้เหลือน้อยที่สุด

ระบุและกำจัดสิ่งรบกวนทั่วไป เช่น การแจ้งเตือนทางอีเมล การแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย และสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดัง ลองใช้โปรแกรมบล็อกเว็บไซต์หรือหูฟังตัดเสียงรบกวน

ตัวอย่าง: นักเขียนในเบอร์ลินอาจใช้โปรแกรมบล็อกเว็บไซต์เพื่อป้องกันการเข้าถึงเว็บไซต์โซเชียลมีเดียขณะทำงานเขียนต้นฉบับ

5. พักเป็นประจำ

การพักสั้นๆ บ่อยๆ สามารถช่วยรักษาสมาธิและป้องกันความเหนื่อยล้าทางจิตใจได้ ลุกจากโต๊ะทำงาน ยืดเส้นยืดสาย หรือเดินเล่นสั้นๆ

ตัวอย่าง: วิศวกรซอฟต์แวร์ในโตเกียวอาจพัก 15 นาทีทุกๆ สองชั่วโมงเพื่อยืดเส้นยืดสายและทำให้สมองปลอดโปร่ง

6. สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

สื่อสารความพร้อมและขอบเขตของคุณให้เพื่อนร่วมงานและลูกค้ารับทราบอย่างชัดเจน แจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อคุณกำลังจดจ่ออยู่กับงานใดงานหนึ่งและไม่สะดวกที่จะถูกขัดจังหวะ

ตัวอย่าง: พนักงานขายในนิวยอร์กอาจตั้งสถานะเป็น "ห้ามรบกวน" (Do Not Disturb) ในแอปส่งข้อความเมื่อกำลังเตรียมตัวสำหรับงานนำเสนอที่สำคัญ

7. ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี

ใช้เทคโนโลยีเพื่อจัดการภาระงานและลดสิ่งรบกวน ลองใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น แอปจัดการงาน ตัวกรองอีเมล และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน

ตัวอย่าง: ทีมงานทางไกลที่กระจายอยู่ทั่วยุโรปอาจใช้เครื่องมือจัดการโครงการอย่าง Asana หรือ Trello เพื่อจัดระเบียบงานและติดตามความคืบหน้า

8. นำสติ (Mindfulness) มาปรับใช้

ฝึกเทคนิคการเจริญสติเพื่อปรับปรุงการจดจ่อและสมาธิของคุณ การทำสมาธิเพียงไม่กี่นาทีในแต่ละวันก็สามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมีนัยสำคัญ

ตัวอย่าง: ทนายความในลอนดอนอาจฝึกสมาธิแบบเจริญสติเป็นเวลา 10 นาทีทุกเช้าเพื่อทำจิตใจให้สงบและเตรียมพร้อมสำหรับวันใหม่

9. เทคนิค Pomodoro

เทคนิคนี้เกี่ยวข้องกับการทำงานอย่างจดจ่อเป็นช่วงๆ ละ 25 นาที โดยคั่นด้วยการพักสั้นๆ หลังจากทำครบสี่ "pomodoros" ให้พักยาวขึ้น

ตัวอย่าง: นักเรียนในกรุงโรมที่กำลังอ่านหนังสือสอบอาจใช้เทคนิค Pomodoro เพื่อช่วยให้มีสมาธิและหลีกเลี่ยงอาการหมดไฟ

10. จัดลำดับความสำคัญของการนอนหลับและสุขภาวะ

การนอนหลับที่เพียงพอและวิถีชีวิตที่มีสุขภาพดีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรักษาการทำงานของสมองและประสิทธิภาพการทำงาน จัดลำดับความสำคัญของการนอนหลับ การออกกำลังกาย และอาหารที่สมดุล

ตัวอย่าง: ผู้ประกอบการในเซาเปาโลอาจให้ความสำคัญกับการนอนหลับ 7-8 ชั่วโมงในแต่ละคืนเพื่อรักษาพลังงานและสมาธิตลอดทั้งวัน

ข้อควรพิจารณาทางวัฒนธรรม

สิ่งสำคัญคือต้องยอมรับว่าบรรทัดฐานและความคาดหวังทางวัฒนธรรมสามารถมีอิทธิพลต่อนิสัยการทำงานและทัศนคติต่อการทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ ในบางวัฒนธรรม การตอบอีเมลและข้อความอย่างรวดเร็วถือเป็นการแสดงความเคารพและการตอบสนองที่ดี ในขณะที่วัฒนธรรมอื่นๆ ให้ความสำคัญกับการจดจ่ออย่างลึกซึ้งและการทำงานที่ไม่ถูกรบกวน

การตระหนักถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรมเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณรับมือกับความซับซ้อนของสถานที่ทำงานระดับโลกและสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานจากภูมิหลังที่หลากหลายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

บทสรุป

แม้ว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจดูเหมือนเป็นทักษะที่จำเป็นในโลกที่เต็มไปด้วยความต้องการในปัจจุบัน แต่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตระหนักถึงข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นและจัดลำดับความสำคัญให้กับการทำงานทีละอย่างเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ด้วยการนำกลยุทธ์ที่ระบุไว้ในบทความนี้ไปใช้ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงาน ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และบรรลุความรู้สึกของการจดจ่อและความสำเร็จที่มากขึ้นในสภาพแวดล้อมแบบโลกาภิวัตน์ โปรดจำไว้ว่าการค้นหาความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการทำงานหลายอย่างพร้อมกันกับการทำงานทีละอย่างเป็นการเดินทางส่วนบุคคล และสิ่งที่ได้ผลดีที่สุดสำหรับคนหนึ่งอาจไม่ได้ผลสำหรับอีกคนหนึ่ง ลองทดลองแนวทางต่างๆ และค้นหาสิ่งที่ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ท้ายที่สุดแล้ว เป้าหมายคือการทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น และเพื่อสร้างชีวิตการทำงานที่ยั่งยืนและน่าพึงพอใจ