ศิลปะและศาสตร์แห่งการเพิ่มประสิทธิภาพสภาพแวดล้อมการทำงาน: พิมพ์เขียวระดับโลกเพื่อผลิตภาพและความเป็นอยู่ที่ดี

ในเศรษฐกิจโลกที่เชื่อมโยงถึงกันในปัจจุบัน สินทรัพย์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดขององค์กรคือบุคลากร แต่สภาพแวดล้อมที่คนเหล่านี้ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานใหญ่ที่กว้างขวาง โฮมออฟฟิศที่เงียบสงบ หรือโคเวิร์กกิ้งสเปซที่มีชีวิตชีวา กลับมักถูกมองว่าเป็นเรื่องรอง นี่คือการมองข้ามที่สำคัญอย่างยิ่ง สภาพแวดล้อมในการทำงานของคุณไม่ใช่แค่ฉากหลัง แต่เป็นผู้มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในความสำเร็จของคุณ มันมีพลังที่จะบั่นทอนหรือกระตุ้นนวัตกรรม สูบฉีดหรือเพิ่มพูนพลังงาน สร้างความโดดเดี่ยวหรือส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่ลึกซึ้งและมีความหมาย

ขอต้อนรับสู่ศาสตร์แห่งการเพิ่มประสิทธิภาพสภาพแวดล้อมการทำงาน นี่คือแนวทางแบบองค์รวมที่ก้าวข้ามการออกแบบตกแต่งภายในและการจัดหาเทคโนโลยี ไปสู่การวางระบบและพื้นที่อย่างมีกลยุทธ์เพื่อส่งเสริมให้บุคลากรและทีมทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ นี่ไม่ใช่เรื่องของสวัสดิการราคาแพงหรือเฟอร์นิเจอร์สำนักงานตามกระแส แต่เป็นเรื่องของระเบียบวิธีที่ตั้งใจและมีมนุษย์เป็นศูนย์กลาง เพื่อเพิ่มผลิตภาพ ส่งเสริมความเป็นอยู่ที่ดี และสร้างวัฒนธรรมที่ยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพสูงซึ่งก้าวข้ามพรมแดนทางภูมิศาสตร์

คู่มือฉบับสมบูรณ์นี้จะมอบพิมพ์เขียวระดับโลกสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้นำธุรกิจที่กำหนดนโยบายบริษัท ผู้จัดการที่ดูแลทีม หรือพนักงานที่ต้องการปรับปรุงพื้นที่ทำงานของตนเอง หลักการและกลยุทธ์ที่ระบุไว้ในที่นี้สามารถนำไปใช้ได้ในระดับสากลและออกแบบมาเพื่อสร้างผลกระทบได้ทันที

เสาหลักสามประการของสภาพแวดล้อมการทำงานที่เพิ่มประสิทธิภาพอย่างสมบูรณ์แบบ

สภาพแวดล้อมการทำงานที่ได้รับการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างแท้จริงนั้นตั้งอยู่บนเสาหลักสามประการที่เชื่อมโยงกัน การละเลยเสาหลักใดเสาหลักหนึ่งจะทำให้เสาหลักอื่น ๆ อ่อนแอลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เพื่อให้บรรลุสภาวะที่มีประสิทธิภาพสูงและความเป็นอยู่ที่ดีอย่างยั่งยืน คุณต้องจัดการมิติทางกายภาพ ดิจิทัล และวัฒนธรรมของพื้นที่ทำงานของคุณไปพร้อม ๆ กัน

เสาหลักที่ 1: สภาพแวดล้อมทางกายภาพ - สร้างสรรค์พื้นที่เพื่อความสำเร็จ

โลกทางกายภาพมีผลกระทบอย่างลึกซึ้งและมักเกิดขึ้นในระดับจิตใต้สำนึกต่อการทำงานของสมอง อารมณ์ และสุขภาพของเรา การเพิ่มประสิทธิภาพเสาหลักนี้คือการสร้างพื้นที่ที่ไม่เพียงแต่สะดวกสบาย แต่ยังได้รับการออกแบบอย่างมีเป้าหมายเพื่อสนับสนุนประเภทของงานที่ทำ

การยศาสตร์: รากฐานของสุขภาวะทางกาย

การยศาสตร์คือศาสตร์แห่งการออกแบบสถานที่ทำงานให้เหมาะกับผู้ปฏิบัติงาน ไม่ใช่การบังคับให้ผู้ปฏิบัติงานปรับตัวเข้ากับสถานที่ทำงาน การยศาสตร์ที่ไม่ดีเป็นสาเหตุสำคัญของปัญหากล้ามเนื้อและกระดูก ความเหนื่อยล้า และการบาดเจ็บจากการใช้งานซ้ำ ๆ ซึ่งเป็นตัวบั่นทอนผลิตภาพและสุขภาพของพนักงานทั่วโลก

• เก้าอี้: บัลลังก์แห่งผลิตภาพของคุณ เก้าอี้ที่ถูกหลักการยศาสตร์ควรสามารถปรับความสูง ความเอียงของพนักพิง การรองรับส่วนหลัง และที่พักแขนได้ เป้าหมายคือการรักษาสรีระที่เป็นกลาง โดยที่เท้าวางราบกับพื้น เข่างอ 90 องศา และกระดูกสันหลังได้รับการรองรับตามแนวโค้งรูปตัว 'S' ตามธรรมชาติ
• โต๊ะทำงาน: พื้นที่ทำงานสมัยใหม่ต้องการความยืดหยุ่น โต๊ะปรับระดับความสูงได้ (สำหรับนั่ง-ยืน) กำลังกลายเป็นมาตรฐานระดับโลกด้วยเหตุผล การสลับระหว่างการนั่งและยืนตลอดทั้งวันช่วยเพิ่มการไหลเวียนโลหิต ลดอาการปวดหลัง และยังช่วยเพิ่มสมาธิได้อีกด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโต๊ะมีความลึกเพียงพอที่จะวางจอภาพในระยะที่เหมาะสม
• การจัดวางจอภาพ: เพื่อป้องกันอาการปวดคอ ด้านบนของจอภาพควรอยู่ระดับสายตาหรือต่ำกว่าเล็กน้อย และควรวางห่างออกไปประมาณหนึ่งช่วงแขน สำหรับผู้ที่ใช้แล็ปท็อปเป็นเวลานาน จอภาพภายนอก คีย์บอร์ด และเมาส์ไม่ใช่ของฟุ่มเฟือย แต่เป็นเครื่องมือที่จำเป็นตามหลักการยศาสตร์

ข้อมูลเชิงลึกระดับโลก: แม้ว่ากฎระเบียบเฉพาะจะแตกต่างกันไป แต่หลักการของการยศาสตร์นั้นเป็นสากล องค์กรอย่างสมาคมการยศาสตร์นานาชาติ (IEA) ส่งเสริมมาตรฐานเหล่านี้ทั่วโลก โดยเน้นว่าพนักงานที่มีสุขภาพดีคือพนักงานที่มีประสิทธิผล ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

แสงสว่างและเสียง: ปัจจัยที่ส่งอิทธิพลอย่างมองไม่เห็น

สิ่งที่เราเห็นและได้ยินส่งผลกระทบอย่างมากต่อความสามารถในการมีสมาธิและความรู้สึกเป็นอยู่ที่ดีโดยรวมของเรา

• แสงสว่าง: แสงธรรมชาติคือมาตรฐานสูงสุด ช่วยควบคุมนาฬิกาชีวภาพของเรา เพิ่มอารมณ์ และลดอาการปวดตา ควรจัดวางพื้นที่ทำงานเพื่อรับแสงแดดให้ได้มากที่สุด สำหรับแสงประดิษฐ์ ให้เลือกใช้โซลูชันแบบแบ่งระดับชั้น: แสงสว่างทั่วไปจากด้านบน, แสงสว่างเฉพาะที่ (เช่น โคมไฟตั้งโต๊ะ) และแสงสว่างเน้นเฉพาะจุด ระบบแสงสว่างอัจฉริยะที่สามารถปรับอุณหภูมิสีและความสว่างได้ตลอดทั้งวัน—เลียนแบบรูปแบบแสงธรรมชาติ—เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่ทรงพลัง
• เสียง: เสียงรบกวนเป็นหนึ่งในข้อร้องเรียนที่ใหญ่ที่สุดในสำนักงานสมัยใหม่ กลยุทธ์ด้านเสียงที่มีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งรวมถึงวัสดุดูดซับเสียง เช่น แผงอะคูสติก พรม และฝ้าเพดาน ที่สำคัญกว่านั้นคือการสร้างโซนเสียงที่หลากหลาย ไม่ใช่ทุกพื้นที่จะต้องเงียบเหมือนห้องสมุด การจัดให้มีทั้งโซนทำงานร่วมกันที่มีเสียงจอแจพอประมาณ, พื้นที่ส่วนตัวสำหรับทำงานที่ต้องการสมาธิ และห้องเก็บเสียงสำหรับการโทร จะช่วยให้พนักงานสามารถหาสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมกับความต้องการด้านเสียงของงานนั้น ๆ ได้ หูฟังตัดเสียงรบกวนเป็นเครื่องมือส่วนบุคคลที่มีค่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในพื้นที่เปิดโล่งหรือที่บ้าน
• การออกแบบชีวภาพ (Biophilic Design): นี่คือแนวปฏิบัติในการนำธรรมชาติและองค์ประกอบทางธรรมชาติเข้ามาในสภาพแวดล้อมที่สร้างขึ้น เป็นเทรนด์ที่มีหลักฐานทางวิทยาศาสตร์รองรับอย่างลึกซึ้ง พืช น้ำพุ วัสดุธรรมชาติเช่นไม้และหิน และทิวทัศน์ของธรรมชาติ ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยลดความเครียด ปรับปรุงการทำงานของสมอง และเพิ่มความคิดสร้างสรรค์

ผังพื้นที่และความยืดหยุ่น: การออกแบบเพื่อสไตล์การทำงานที่หลากหลาย

สำนักงานแบบ 'หนึ่งขนาดเหมาะกับทุกคน' นั้นล้าสมัยไปแล้ว บุคลากรที่มีความหลากหลายทั่วโลกมาพร้อมกับความต้องการและสไตล์การทำงานที่หลากหลาย ผังพื้นที่ทางกายภาพที่ดีที่สุดคือผังที่ให้ทางเลือกและความยืดหยุ่น

นี่คือแนวคิดหลักเบื้องหลังการทำงานตามกิจกรรม (Activity-Based Working - ABW) แทนที่จะกำหนดโต๊ะทำงานประจำให้กับพนักงานแต่ละคน สภาพแวดล้อมแบบ ABW จะมีพื้นที่หลากหลายรูปแบบที่ออกแบบมาสำหรับกิจกรรมเฉพาะ พนักงานอาจเริ่มต้นวันทำงานที่โต๊ะทำงานร่วมกันเพื่อประชุมทีม ย้ายไปที่มุมส่วนตัวเพื่อทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูง โทรศัพท์ในห้องเก็บเสียง และประชุมอย่างไม่เป็นทางการในบริเวณเลานจ์ที่สะดวกสบาย สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานสามารถเลือกพื้นที่ที่สนับสนุนงานของตนได้ดีที่สุด ส่งผลให้มีประสิทธิภาพและความพึงพอใจมากขึ้น ตัวอย่างของแนวคิดนี้สามารถเห็นได้ในบริษัทนวัตกรรมตั้งแต่สตอกโฮล์มไปจนถึงสิงคโปร์ ที่ซึ่งมุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพ ไม่ใช่การปรากฏตัวที่โต๊ะทำงานเพียงโต๊ะเดียว

เสาหลักที่ 2: สภาพแวดล้อมดิจิทัล - ออกแบบขั้นตอนการทำงานที่ราบรื่น

สำหรับพนักงานที่ใช้ความรู้ส่วนใหญ่ในปัจจุบัน สภาพแวดล้อมดิจิทัลคือที่ที่งานส่วนใหญ่เกิดขึ้นจริง พื้นที่ทำงานดิจิทัลที่รก ไม่เชื่อมโยง หรือไม่มีประสิทธิภาพ อาจส่งผลเสียได้พอๆ กับพื้นที่ทางกายภาพที่ออกแบบมาไม่ดี

พื้นที่ทำงานดิจิทัลแบบครบวงจร: เครื่องมือและแพลตฟอร์ม

ความเหนื่อยล้าจากการใช้เครื่องมือหลายอย่างเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจริง การสลับใช้แอปพลิเคชันหลายสิบตัวสำหรับการสื่อสาร การจัดการโครงการ และเอกสาร สร้างความติดขัดและเสียเวลาอันมีค่า เป้าหมายคือการสร้างระบบนิเวศดิจิทัลที่ราบรื่นและบูรณาการ

• ศูนย์กลางการสื่อสาร: แพลตฟอร์มกลางอย่าง Slack หรือ Microsoft Teams ที่รวมการแชท การประชุมทางวิดีโอ และการแชร์ไฟล์เข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งจะช่วยลดการพึ่งพาอีเมลสำหรับการสื่อสารภายในและสร้างกระแสข้อมูลที่มีพลวัตและโปร่งใสมากขึ้น
• ศูนย์กลางการจัดการโครงการ: แหล่งข้อมูลที่เป็นจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับงาน กำหนดเวลา และความคืบหน้า เครื่องมืออย่าง Asana, Trello, Jira หรือ Monday.com ช่วยให้มองเห็นภาพรวมและตรวจสอบได้ ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมที่กระจายตัวอยู่ตามเขตเวลาที่แตกต่างกัน
• เอกสารที่ทำงานร่วมกันได้: ชุดโปรแกรมบนคลาวด์อย่าง Google Workspace หรือ Microsoft 365 ช่วยให้สามารถสร้างและแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ ขจัดปัญหาการควบคุมเวอร์ชันและส่งเสริมการทำงานร่วมกันพร้อมกัน

ข้อมูลเชิงลึกระดับโลก: เมื่อเลือกเครื่องมือสำหรับทีมระดับโลก ควรให้ความสำคัญกับการเข้าถึงง่าย อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายและต้องการการฝึกอบรมน้อยที่สุด และการรองรับหลายภาษาที่แข็งแกร่ง เครื่องมือที่ดีที่สุดคือเครื่องมือที่ทีมงานทั้งหมดของคุณสามารถใช้และจะใช้จริง

การยศาสตร์ดิจิทัลและความเป็นอยู่ที่ดี

เช่นเดียวกับการยศาสตร์ทางกายภาพที่ป้องกันความเมื่อยล้าทางร่างกาย การยศาสตร์ดิจิทัลช่วยป้องกันความเครียดทางจิตใจและความคิด

• ต่อสู้กับอาการปวดตาดิจิทัล: ส่งเสริมกฎ 20-20-20: ทุก ๆ 20 นาที มองสิ่งที่อยู่ห่างออกไป 20 ฟุต (หรือ 6 เมตร) เป็นเวลาอย่างน้อย 20 วินาที ส่งเสริมให้ใช้โหมดมืดและการปรับความสว่างของหน้าจอ
• จัดการความรกดิจิทัล: สร้างระเบียบการตั้งชื่อไฟล์และโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ชัดเจนทั่วทั้งบริษัท ระบบการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลที่เป็นระเบียบมีความสำคัญพอ ๆ กับระบบทางกายภาพ ส่งเสริมการทำความสะอาดดิจิทัลเป็นประจำ รวมถึงการเก็บโครงการเก่า ๆ และการยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง
• กำหนดขอบเขตดิจิทัล: นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมระดับโลก สื่อสารความคาดหวังเกี่ยวกับเวลาตอบกลับอย่างชัดเจน โดยเคารพชั่วโมงการทำงานของเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาที่แตกต่างกัน ส่งเสริมการใช้คุณสมบัติต่าง ๆ เช่น \"ห้ามรบกวน\" หรือการตั้งเวลาส่งข้อความในภายหลัง สิ่งนี้จะช่วยป้องกันวัฒนธรรมการทำงานตลอด 24 ชั่วโมงและต่อสู้กับภาวะหมดไฟ

ความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบริบทระดับโลก

สภาพแวดล้อมดิจิทัลที่ได้รับการเพิ่มประสิทธิภาพคือสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย ด้วยบุคลากรที่ทำงานแบบกระจายตัว จุดอ่อนที่อาจเกิดขึ้นจึงมีมากขึ้น แนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยขั้นพื้นฐานจึงเป็นสิ่งที่ต่อรองไม่ได้

• เครือข่ายที่ปลอดภัย: บังคับใช้เครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) เมื่อเข้าถึงระบบของบริษัทจากนอกเครือข่ายองค์กร โดยเฉพาะบน Wi-Fi สาธารณะ
• การรับรองความถูกต้องที่รัดกุม: ใช้การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย (MFA) กับแอปพลิเคชันที่สำคัญทั้งหมด
• การตระหนักรู้ด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล: ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับหลักการของกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สำคัญ เช่น GDPR ของสหภาพยุโรป นี่ไม่ใช่แค่ข้อกำหนดทางกฎหมาย แต่เป็นเรื่องของความรับผิดชอบในวิชาชีพและการสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าและคู่ค้าทั่วโลก

เสาหลักที่ 3: สภาพแวดล้อมทางวัฒนธรรม - บ่มเพาะระบบนิเวศที่เฟื่องฟู

นี่คือเสาหลักที่สำคัญที่สุดและมักจะท้าทายที่สุดในการสร้าง ออฟฟิศที่สวยงามและซอฟต์แวร์ที่สมบูรณ์แบบนั้นไร้ความหมายในวัฒนธรรมที่เป็นพิษ สภาพแวดล้อมทางวัฒนธรรมคือสถาปัตยกรรมที่มองไม่เห็นของที่ทำงานของคุณ—คือค่านิยม ความเชื่อ และพฤติกรรมร่วมกันที่กำหนดว่าผู้คนมีปฏิสัมพันธ์และทำงานร่วมกันอย่างไร

ความปลอดภัยทางจิตใจ: รากฐานสำคัญของนวัตกรรม

คำว่า 'ความปลอดภัยทางจิตใจ' ซึ่งบัญญัติโดยศาสตราจารย์ Amy Edmondson จาก Harvard Business School คือความเชื่อร่วมกันว่าทีมมีความปลอดภัยสำหรับการเสี่ยงในความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล หมายความว่าผู้คนรู้สึกสบายใจที่จะแสดงความคิดเห็น คำถาม ข้อกังวล หรือความผิดพลาด โดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกทำให้อับอาย ถูกตำหนิ หรือถูกดูหมิ่น ในทีมระดับโลก ที่ซึ่งความแตกต่างทางวัฒนธรรมในสไตล์การสื่อสารสามารถนำไปสู่ความเข้าใจผิดได้ง่าย ความปลอดภัยทางจิตใจคือรากฐานที่สำคัญของการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีส่งเสริม:

• ผู้นำต้องเริ่มก่อน: เมื่อผู้นำยอมรับความผิดพลาดของตนเองและขอความช่วยเหลือ พวกเขาได้แสดงให้เห็นถึงความเปราะบางและทำให้ผู้อื่นรู้สึกปลอดภัยที่จะทำเช่นเดียวกัน
• ฝึกการฟังอย่างตั้งใจ: ในการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังฟังเพื่อทำความเข้าใจ ไม่ใช่แค่เพื่อตอบกลับ ทวนสิ่งที่คุณได้ยินเพื่อยืนยันความเข้าใจ
• เปิดรับความอยากรู้อยากเห็น: มองความท้าทายให้เป็นปัญหาเพื่อการเรียนรู้ แทนที่จะถามว่า \"นี่เป็นความผิดของใคร\" ให้ถามว่า \"เราเรียนรู้อะไรจากเรื่องนี้ได้บ้าง\"

ส่งเสริมความผูกพันและความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งในโลกที่ทำงานแบบกระจายตัว

ในสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลและแบบไฮบริด ความสัมพันธ์ไม่สามารถปล่อยให้เกิดขึ้นโดยบังเอิญข้างเครื่องชงกาแฟได้ แต่ต้องได้รับการบ่มเพาะอย่างตั้งใจ

• กิจกรรมสังสรรค์ที่มีโครงสร้าง: จัดกิจกรรมเสมือนจริงที่ไม่เป็นทางการเป็นประจำ เช่น การพูดคุยจิบกาแฟ การรับประทานอาหารกลางวันร่วมกัน (พร้อมเบี้ยเลี้ยงค่าอาหาร) หรือเกมออนไลน์ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องไร้สาระ แต่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสร้างทุนทางสังคม
• เฉลิมฉลองความหลากหลาย: ยอมรับและเฉลิมฉลองวันหยุดและประเพณีทางวัฒนธรรมที่หลากหลายซึ่งมีอยู่ในทีมของคุณ สิ่งนี้แสดงถึงความเคารพและส่งเสริมความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของอัตลักษณ์ระดับโลก
• การประชุมที่เปิดกว้างสำหรับทุกคน: หมุนเวียนเวลาการประชุมเพื่อรองรับเขตเวลาที่แตกต่างกัน แบ่งปันวาระการประชุมล่วงหน้าเสมอ และใช้เทคนิคการอำนวยความสะดวก (เช่น การพูดทีละคน) เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคน ไม่ใช่แค่คนที่พูดเก่งที่สุดหรืออาวุโสที่สุด จะมีโอกาสได้มีส่วนร่วม

วัฒนธรรมแห่งความเป็นอิสระ ความไว้วางใจ และการยอมรับ

แนวคิดยุคอุตสาหกรรมที่วัดผลิตภาพจาก \"ชั่วโมงการทำงาน\" หรือ \"เวลาที่โต๊ะทำงาน\" นั้นล้าสมัยไปแล้ว วัฒนธรรมที่เพิ่มประสิทธิภาพจะมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ ไม่ใช่วิธีการ

• ให้อิสระ: จ้างคนที่ฉลาดและไว้วางใจให้พวกเขาจัดการเวลาและโครงการของตนเอง การจัดการแบบจู้จี้ทำลายขวัญกำลังใจและนวัตกรรม กำหนดเป้าหมายและกำหนดเวลาที่ชัดเจน แล้วให้อิสระแก่ทีมของคุณในการหาวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น
• สร้างความไว้วางใจ: ความไว้วางใจสร้างขึ้นจากความน่าเชื่อถือและความโปร่งใส เปิดเผยเกี่ยวกับความท้าทายและความสำเร็จของบริษัท ทำในสิ่งที่คุณพูดว่าจะทำ สันนิษฐานเจตนาที่ดีในการกระทำของเพื่อนร่วมงาน
• ยอมรับในผลงาน: สร้างระบบสำหรับการยอมรับที่สม่ำเสมอ เฉพาะเจาะจง และเปิดเผยต่อสาธารณะ ซึ่งอาจเป็นช่องทางเฉพาะสำหรับการชื่นชม การกล่าวถึงในการประชุมทั่วทั้งบริษัท หรือระบบรางวัลตามคะแนน การยอมรับช่วยเสริมสร้างพฤติกรรมที่พึงประสงค์และทำให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่า ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานอยู่ที่ใดก็ตาม

การปรับการเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน

หลักการของเสาหลักทั้งสามเป็นสากล แต่การประยุกต์ใช้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับรูปแบบการทำงาน

ออฟฟิศขององค์กร

เป้าหมายที่นี่คือการเปลี่ยนสำนักงานแบบดั้งเดิมจากสถานที่ที่ผู้คน ต้อง มา เป็นสถานที่ที่พวกเขา ต้องการ มา มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงพื้นที่เพื่อสนับสนุนการทำงานร่วมกันและการเชื่อมต่อ—สิ่งต่าง ๆ ที่ทำได้ยากกว่าในการทำงานทางไกล ลงทุนในเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอคุณภาพสูงสำหรับทุกห้องประชุมเพื่อสร้างประสบการณ์ไฮบริดที่ราบรื่น นำหลักการ ABW มาใช้เพื่อให้พนักงานในสำนักงานมีความยืดหยุ่นในการเลือกเช่นเดียวกับที่พวกเขาอาจมีที่บ้าน

โฮมออฟฟิศ

สำหรับแต่ละบุคคล การเพิ่มประสิทธิภาพคือการสร้างขอบเขตที่ชัดเจน ซึ่งรวมถึงพื้นที่ทำงานโดยเฉพาะ (แม้จะเป็นเพียงมุมหนึ่งของห้อง) การลงทุนในการจัดสภาพแวดล้อมตามหลักการยศาสตร์ที่เหมาะสม (บริษัทควรพิจารณาให้เบี้ยเลี้ยงสำหรับเรื่องนี้) และการกำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของวันทำงานที่ชัดเจน สำหรับบริษัท คือการจัดหาทรัพยากร แนวทาง และความไว้วางใจเพื่อให้พนักงานประสบความสำเร็จในการทำงานทางไกล

รูปแบบไฮบริด

นี่เป็นรูปแบบที่ซับซ้อนที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพ ความท้าทายหลักคือการป้องกันระบบสองระดับที่พนักงานในสำนักงานจะได้รับการมองเห็นและเข้าถึงโอกาสได้มากกว่าเพื่อนร่วมงานที่ทำงานทางไกล ซึ่งต้องใช้วัฒนธรรมการสื่อสารแบบ \"ทำงานทางไกลเป็นหลัก\" (remote-first) ซึ่งการสนทนาและการตัดสินใจที่สำคัญทั้งหมดจะเกิดขึ้นในช่องทางดิจิทัลที่ใช้ร่วมกัน ไม่ใช่ในการสนทนาที่เกิดขึ้นเองตามทางเดิน ผู้นำต้องตั้งใจในการมีส่วนร่วมและยอมรับสมาชิกในทีมที่ทำงานทางไกลเพื่อสร้างความเสมอภาคและการมีส่วนร่วม

การวัดความสำเร็จ: จะรู้ได้อย่างไรว่าการเพิ่มประสิทธิภาพของคุณได้ผล

การเพิ่มประสิทธิภาพสภาพแวดล้อมการทำงานไม่ใช่โครงการที่ทำครั้งเดียวจบ แต่เป็นกระบวนการต่อเนื่องของการปรับปรุงและพัฒนา เพื่อเป็นแนวทางในความพยายามของคุณ คุณจำเป็นต้องวัดผลในสิ่งที่สำคัญ

• ตัวชี้วัดเชิงปริมาณ: ติดตามตัวชี้วัดต่างๆ เช่น อัตราการรักษาพนักงานและการลาออก, การขาดงาน และตัวชี้วัดผลิตภาพที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ แนวโน้มในเชิงบวกของตัวเลขเหล่านี้สามารถเป็นตัวบ่งชี้ที่แข็งแกร่งของสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้น
• ความคิดเห็นเชิงคุณภาพ: ตัวเลขบอกเล่าเรื่องราวได้เพียงส่วนหนึ่ง ใช้แบบสำรวจสั้นๆ แบบไม่ระบุชื่อเป็นประจำเพื่อดูภาพรวมของขวัญกำลังใจและการมีส่วนร่วม เครื่องมือที่วัดคะแนนความพึงพอใจของพนักงาน (eNPS) สามารถมีประสิทธิภาพมาก จัดเซสชันรับฟังความคิดเห็นที่มีโครงสร้างและการประชุมแบบตัวต่อตัวซึ่งคุณถามเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงานโดยเฉพาะ

กุญแจสำคัญคือการรับฟังความคิดเห็นที่คุณได้รับและพร้อมที่จะปรับตัว สิ่งที่ได้ผลสำหรับทีมหนึ่งหรือในไตรมาสหนึ่งอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนในไตรมาสถัดไป

บทสรุป: อนาคตของการทำงานคือการเพิ่มประสิทธิภาพ การมีมนุษย์เป็นศูนย์กลาง และความเป็นสากล

การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ได้รับการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างแท้จริงเป็นหนึ่งในความได้เปรียบทางการแข่งขันที่สำคัญที่สุดที่องค์กรสามารถสร้างขึ้นได้ในศตวรรษที่ 21 เป็นการลงทุนที่ให้ผลตอบแทนในด้านผลิตภาพ นวัตกรรม ความภักดีของพนักงาน และความยืดหยุ่นทางธุรกิจโดยรวม

จงจำเสาหลักทั้งสามประการ: พื้นที่ทางกายภาพที่สนับสนุนซึ่งส่งเสริมสุขภาพและสมาธิ, พื้นที่ทำงานดิจิทัลที่ราบรื่นซึ่งช่วยให้ขั้นตอนการทำงานมีประสิทธิภาพ และระบบนิเวศทางวัฒนธรรมเชิงบวกที่สร้างขึ้นจากความไว้วางใจ ความปลอดภัย และความเชื่อมโยง โดยการปรับปรุงอย่างตั้งใจและต่อเนื่องในทั้งสามมิตินี้ คุณไม่ได้เพียงแค่สร้างสถานที่ทำงานที่ดีขึ้น แต่คุณกำลังสร้างรากฐานที่สำคัญสำหรับความสำเร็จในอนาคตขององค์กรของคุณในระดับโลก

การเดินทางเริ่มต้นแล้ววันนี้ ลองมองดูสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณเอง อะไรคือการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณสามารถทำได้ในวันนี้เพื่อปรับปรุงพื้นที่ทางกายภาพ ดิจิทัล หรือวัฒนธรรมของคุณ? พลังในการเพิ่มประสิทธิภาพอยู่ในมือของคุณ