M

MLOG

தமிழ்

திறம்பட்ட காகிதக் குழப்ப மேலாண்மைக்கான ஒரு சர்வதேச வழிகாட்டி. இது ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்கவும், காகிதப் பயன்பாட்டைக் குறைக்கவும், எந்த இடத்திலும் குழப்பமில்லாத சூழலை பராமரிக்கவும் உத்திகளையும் அமைப்புகளையும் வழங்குகிறது.

காகிதக் குழப்ப மேலாண்மையில் தேர்ச்சி பெறுதல்: ஒரு உலகளாவிய அமைப்பு வழிகாட்டி

இன்றைய டிஜிட்டல் யுகத்தில், இது முரணாகத் தோன்றலாம், ஆனால் காகிதக் குழப்பம் என்பது உலகெங்கிலும் தனிநபர்களுக்கும் வணிகங்களுக்கும் ஒரு பரவலான பிரச்சனையாக உள்ளது. நிரம்பி வழியும் இன்பாக்ஸ்கள் முதல் வரிசைப்படுத்தப்படாத ஆவணங்களின் அடுக்குகள் வரை, காகிதக் குழப்பம் தகவல் இழப்பு, உற்பத்தித்திறன் குறைவு, மன அழுத்தம் அதிகரிப்பு மற்றும் நிதி அபராதங்களுக்கு கூட வழிவகுக்கும். இந்த விரிவான வழிகாட்டி, உங்கள் இருப்பிடம் அல்லது கலாச்சாரப் பின்னணியைப் பொருட்படுத்தாமல், காகிதக் குழப்பத்தை திறம்பட நிர்வகிப்பதற்கான நடைமுறை உத்திகளையும் அமைப்புகளையும் வழங்குகிறது. காகிதக் குவிப்பின் மூல காரணங்களை ஆராய்வோம், ஒழுங்கீனத்தை நீக்குவதற்கும் ஒழுங்கமைப்பதற்கும் நிரூபிக்கப்பட்ட முறைகளை வழங்குவோம், மேலும் காகிதமற்ற சூழலுக்கு மாறுவதற்கான உதவிக்குறிப்புகளை வழங்குவோம். இந்த வழிகாட்டி எந்தவொரு நாட்டிலும் உள்ள தனிநபர்களுக்கும் நிறுவனங்களுக்கும் அணுகக்கூடியதாகவும் பொருந்தக்கூடியதாகவும் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது.

காகிதக் குழப்பத்தின் மூலத்தைப் புரிந்துகொள்வது

பௌதீகக் குழப்பத்தைக் கையாளுவதற்கு முன், காகிதம் ஏன் முதலில் குவிகிறது என்பதைப் புரிந்துகொள்வது முக்கியம். பொதுவான காரணங்கள் பின்வருமாறு:

இந்த அடிப்படைக் காரணங்களைப் புரிந்துகொள்வது, காகிதக் குழப்பத்தை நிர்வகிப்பதற்கான பயனுள்ள உத்திகளை உருவாக்குவதற்கான முதல் படியாகும்.

கொன்மாரி முறை: ஒழுங்கீனத்தை நீக்குவதற்கான ஒரு உலகளாவிய அணுகுமுறை

மேரி கோண்டோவால் பிரபலப்படுத்தப்பட்ட கொன்மாரி முறை, நினைவாற்றல் மற்றும் நன்றியுணர்வை வலியுறுத்தும் ஒழுங்கீனத்தை நீக்குவதற்கான உலகளவில் அங்கீகரிக்கப்பட்ட அணுகுமுறையாகும். ஒரு பொருளை வைத்திருப்பதா என்பதைத் தீர்மானிப்பதற்கு முன், அது "மகிழ்ச்சியைத் தூண்டுகிறதா" என்று உங்களைக் கேட்டுக்கொள்வதே முக்கிய கொள்கையாகும். இந்த முறை பொதுவாக ஆடைகள் மற்றும் தனிப்பட்ட பொருட்களுக்குப் பயன்படுத்தப்பட்டாலும், காகிதக் குழப்பத்திற்கும் இதை மாற்றியமைக்கலாம். அது எப்படி என்பது இங்கே:

  1. உங்கள் எல்லா காகிதங்களையும் சேகரிக்கவும்: உங்கள் வீடு அல்லது அலுவலகத்தின் ஒவ்வொரு மூலையிலிருந்தும் ஒவ்வொரு காகிதத் துண்டையும் சேகரிக்கவும். இதில் பில்கள், ரசீதுகள், கடிதங்கள், ஆவணங்கள் மற்றும் இடையில் உள்ள அனைத்தும் அடங்கும்.
  2. உங்கள் காகிதத்தை வகைப்படுத்தவும்: உங்கள் காகிதத்தை பில்கள், ரசீதுகள், ஒப்பந்தங்கள், தனிப்பட்ட கடிதப் போக்குவரத்து மற்றும் குறிப்புப் பொருட்கள் போன்ற வகைகளாகப் பிரிக்கவும்.
  3. ஒவ்வொரு பொருளையும் மதிப்பீடு செய்யுங்கள்: ஒவ்வொரு காகிதத் துண்டையும் கையில் எடுத்து, அது "மகிழ்ச்சியைத் தூண்டுகிறதா" அல்லது அது ஒரு நடைமுறை நோக்கத்திற்கு உதவுகிறதா என்று உங்களை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள். இல்லையென்றால், அதை நிராகரிக்கவும்.
  4. எல்லாவற்றிற்கும் ஒரு இடத்தை நியமிக்கவும்: நீங்கள் ஒழுங்கீனத்தை நீக்கியவுடன், ஒவ்வொரு வகை காகிதத்திற்கும் ஒரு நியமிக்கப்பட்ட இடத்தை உருவாக்கவும். இது ஒரு கோப்பு அமைச்சரவை, கோப்புறைகளின் தொகுப்பு அல்லது டிஜிட்டல் சேமிப்பக அமைப்பாக இருக்கலாம்.
  5. உங்கள் அமைப்பைப் பராமரிக்கவும்: உங்கள் காகிதங்கள் மீண்டும் குவியாமல் தடுக்க, அவற்றை தவறாமல் மதிப்பாய்வு செய்து ஒழுங்கீனத்தை நீக்கவும்.

"மகிழ்ச்சியைத் தூண்டுதல்" என்ற கருத்து அனைத்து வகையான ஆவணங்களுக்கும் (எ.கா., வரி வருமானம்) நேரடியாகப் பொருந்தாது என்றாலும், கவனத்துடன் மதிப்பீடு செய்வதற்கான அடிப்படைக் கொள்கை உலகளவில் பொருந்தக்கூடியது. ஒவ்வொரு ஆவணத்தையும் வைத்திருக்க முடிவு செய்வதற்கு முன் அதன் மதிப்பு, பயன்பாடு மற்றும் அவசியத்தைக் கவனியுங்கள்.

ஒரு நடைமுறை கோப்பு முறையை உருவாக்குதல்: பௌதீகம் மற்றும் டிஜிட்டல்

காகிதக் குழப்பத்தை திறம்பட நிர்வகிக்க ஒரு நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட கோப்பு முறை அவசியம். நீங்கள் ஒரு பௌதீக அல்லது டிஜிட்டல் அமைப்பை (அல்லது இரண்டின் கலவையை) விரும்பினாலும், உள்ளுணர்வு, பயன்படுத்த எளிதானது மற்றும் நிலையானது போன்ற ஒரு அமைப்பை உருவாக்குவதே முக்கியமாகும். இந்த வழிகாட்டுதல்களைக் கவனியுங்கள்:

பௌதீக கோப்பு முறைகள்

டிஜிட்டல் கோப்பு முறைகள்

பல நிறுவனங்கள் இப்போது ஐரோப்பாவில் உள்ள GDPR (பொது தரவு பாதுகாப்பு ஒழுங்குமுறை) போன்ற சர்வதேச தரவு தனியுரிமை விதிமுறைகளுக்கு உட்பட்டவை. உங்கள் டிஜிட்டல் கோப்பு முறைமை பொருந்தக்கூடிய அனைத்து தரவு தனியுரிமை சட்டங்களுக்கும் இணங்குவதை உறுதிசெய்யுங்கள்.

காகிதப் பயன்பாட்டைக் குறைத்தல்: முடிந்தவரை காகிதமற்றதாக மாறுதல்

காகிதக் குழப்பத்தை நிர்வகிப்பதற்கான மிகவும் பயனுள்ள வழி, முதலில் காகித நுகர்வைக் குறைப்பதாகும். முற்றிலும் காகிதமற்ற சூழல் அனைவருக்கும் சாத்தியமில்லை என்றாலும், உங்கள் காகிதத் தடத்தைக் குறைக்க நீங்கள் எடுக்கக்கூடிய பல படிகள் உள்ளன:

காகிதமற்ற சூழலுக்கு மாறுவதற்கு மனநிலையில் ஒரு மாற்றம் மற்றும் சில ஆரம்ப முயற்சி தேவைப்படுகிறது. இருப்பினும், குறைக்கப்பட்ட குழப்பம், அதிகரித்த செயல்திறன் மற்றும் சுற்றுச்சூழல் நிலைத்தன்மை ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் நீண்ட கால நன்மைகள் மதிப்புக்குரியவை. எடுத்துக்காட்டாக, பல ஐரோப்பிய நிறுவனங்கள் இப்போது தங்கள் நிலைத்தன்மை முயற்சிகளின் ஒரு பகுதியாக கட்டாய காகிதக் குறைப்பு இலக்குகளைக் கொண்டுள்ளன.

குறிப்பிட்ட வகை காகிதக் குழப்பங்களைக் கையாளுதல்

வெவ்வேறு வகையான காகிதக் குழப்பங்களுக்கு வெவ்வேறு அணுகுமுறைகள் தேவை. குறிப்பிட்ட வகை ஆவணங்களை நிர்வகிப்பதற்கான சில குறிப்புகள் இங்கே:

கட்டணங்கள் மற்றும் நிதி அறிக்கைகள்

ரசீதுகள்

சட்ட ஆவணங்கள்

தனிப்பட்ட கடிதப் போக்குவரத்து

குறிப்புப் பொருட்கள்

குழப்பமில்லாத சூழலைப் பராமரித்தல்: பழக்கவழக்கங்கள் மற்றும் நடைமுறைகள்

காகிதக் குழப்பத்தை நிர்வகிப்பது ஒரு தொடர்ச்சியான செயல்முறையாகும், இது ஒரு முறை செய்யும் நிகழ்வு அல்ல. ஒரு குழப்பமில்லாத சூழலைப் பராமரிக்க, நல்ல பழக்கவழக்கங்களையும் நடைமுறைகளையும் வளர்ப்பது முக்கியம்:

காகிதக் குழப்ப மேலாண்மையில் கலாச்சாரக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டியவை

கலாச்சார நெறிகள் மற்றும் நடைமுறைகள் மக்கள் காகிதக் குழப்ப மேலாண்மையை அணுகும் விதத்தை பாதிக்கலாம். எடுத்துக்காட்டாக, சில கலாச்சாரங்களில், பரிவர்த்தனைகளின் பௌதீக பதிவுகளை வைத்திருப்பதற்கோ அல்லது குடும்ப ஆவணங்களைப் பாதுகாப்பதற்கோ அதிக முக்கியத்துவம் கொடுக்கப்படலாம். காகித மேலாண்மை உத்திகளைச் செயல்படுத்தும்போது இந்த கலாச்சார வேறுபாடுகளுக்கு உணர்திறன் கொண்டிருப்பது முக்கியம்.

திறம்பட்ட காகிதக் குழப்ப மேலாண்மையின் நன்மைகள்

திறம்பட்ட காகிதக் குழப்ப மேலாண்மை பல நன்மைகளை வழங்குகிறது, அவற்றுள்:

முடிவுரை

காகிதக் குழப்ப மேலாண்மையில் தேர்ச்சி பெறுவது இன்றைய வேகமான உலகில் தனிநபர்களுக்கும் நிறுவனங்களுக்கும் ஒரு இன்றியமையாத திறமையாகும். காகிதக் குவிப்பின் மூல காரணங்களைப் புரிந்துகொள்வதன் மூலமும், நடைமுறைரீதியான ஒழுங்கீனத்தை நீக்குதல் மற்றும் ஒழுங்கமைத்தல் உத்திகளைச் செயல்படுத்துவதன் மூலமும், மேலும் காகிதமற்ற சூழலுக்கு மாறுவதன் மூலமும், நீங்கள் மிகவும் உற்பத்தித்திறன் மிக்க, திறமையான மற்றும் நிலையான பணியிடத்தை உருவாக்க முடியும். கலாச்சாரக் கருத்தாய்வுகளை மனதில் கொள்ளவும், உங்கள் குறிப்பிட்ட தேவைகள் மற்றும் சூழ்நிலைகளுக்கு ஏற்ப உங்கள் அணுகுமுறையை மாற்றியமைக்கவும் நினைவில் கொள்ளுங்கள். நிலையான முயற்சி மற்றும் நல்ல பழக்கவழக்கங்களுக்கான அர்ப்பணிப்புடன், நீங்கள் ஒரு குழப்பமில்லாத சூழலை அடையலாம் மற்றும் அதனுடன் வரும் பல நன்மைகளை அறுவடை செய்யலாம்.