அவசரகால ஆவண சேமிப்பை உருவாக்குதல்: ஒரு விரிவான உலகளாவிய வழிகாட்டி

பெருகிவரும் கணிக்க முடியாத உலகில், அவசரநிலைகளுக்குத் தயாராக இருப்பது மிக முக்கியம். எந்தவொரு தயார்நிலைத் திட்டத்தின் முக்கிய அங்கம், உடனடியாக அணுகக்கூடிய அவசரகால ஆவண சேமிப்பைக் கொண்டிருப்பதாகும். இந்த வழிகாட்டி, நீங்கள் வீட்டிலோ அல்லது வெளிநாட்டிலோ இருந்தாலும், முக்கிய ஆவணங்களைப் பாதுகாப்பதற்கான ஒரு பாதுகாப்பான மற்றும் அணுகக்கூடிய அமைப்பை எவ்வாறு உருவாக்குவது என்பது குறித்த விரிவான கண்ணோட்டத்தை வழங்குகிறது. இது இயற்கை பேரழிவுகளுக்குத் தயாராவது மட்டுமல்ல; அடையாளத் திருட்டு, மருத்துவ அவசரநிலைகள் அல்லது பிற எதிர்பாராத சூழ்நிலைகளில் அத்தியாவசிய தகவல்களை உடனடியாகக் கிடைக்கச் செய்வதை உறுதி செய்வதாகும்.

அவசரகால ஆவண சேமிப்பு ஏன் அவசியம்?

ஒரு இயற்கை பேரழிவு தாக்கி, உங்கள் வீட்டை காலி செய்ய வேண்டிய ஒரு சூழ்நிலையை கற்பனை செய்து பாருங்கள். அல்லது நீங்கள் சர்வதேச பயணம் செய்கிறீர்கள், உங்கள் கடவுச்சீட்டு மற்றும் கடன் அட்டைகள் அடங்கிய பணப்பை திருடப்பட்டுவிட்டது. அத்தியாவசிய ஆவணங்களுக்கான அணுகல் இல்லாமல், இந்த சூழ்நிலைகளைக் கையாள்வது கணிசமாக மிகவும் சவாலானதாகிறது. அவசரகால ஆவண சேமிப்பு வழங்குவது:

• அடையாளச் சான்று: கடவுச்சீட்டுகள், ஓட்டுநர் உரிமங்கள், மற்றும் பிற அடையாள ஆவணங்கள் பயணம் செய்வதற்கும், சேவைகளை அணுகுவதற்கும், உங்கள் அடையாளத்தை நிரூபிப்பதற்கும் முக்கியமானவை.
• நிதிப் பாதுகாப்பு: வங்கி கணக்குத் தகவல், காப்பீட்டுக் கொள்கைகள், மற்றும் முதலீட்டுப் பதிவுகள் நிதி நிர்வகிப்பதற்கும், நிதி இழப்புகளிலிருந்து மீள்வதற்கும் இன்றியமையாதவை.
• சட்டப் பாதுகாப்பு: உயில்கள், அதிகாரப் பத்திரம் ஆவணங்கள், மற்றும் சொத்து பத்திரங்கள் உங்கள் விருப்பங்கள் பின்பற்றப்படுவதையும், உங்கள் சொத்துக்கள் பாதுகாக்கப்படுவதையும் உறுதி செய்கின்றன.
• மருத்துவத் தகவல்: மருத்துவப் பதிவுகள், காப்பீட்டு அட்டைகள், மற்றும் ஒவ்வாமைத் தகவல்கள் பொருத்தமான மருத்துவ சிகிச்சையைப் பெறுவதற்கு அத்தியாவசியமானவை.
• மன அமைதி: உங்கள் முக்கிய ஆவணங்கள் பாதுகாப்பாகவும் அணுகக்கூடியதாகவும் உள்ளன என்பதை அறிவது, மன அழுத்தமான சூழ்நிலைகளின் போது விலைமதிப்பற்ற மன அமைதியை வழங்குகிறது.

உங்கள் அவசரகால ஆவண சேமிப்பை உருவாக்குவதற்கான படிப்படியான வழிகாட்டி

படி 1: அத்தியாவசிய ஆவணங்களைக் கண்டறியவும்

முதல் படி, உங்கள் அவசரகால ஆவண சேமிப்பு அமைப்பில் சேமிக்க வேண்டிய அத்தியாவசிய ஆவணங்கள் எவை என்பதைக் கண்டறிவதாகும். இது உங்கள் தனிப்பட்ட சூழ்நிலைகளைப் பொறுத்து மாறுபடும், ஆனால் ஒரு பொதுவான பட்டியல் பின்வருமாறு:

தனிப்பட்ட அடையாளம்:

• கடவுச்சீட்டு(கள்)
• ஓட்டுநர் உரிமம்(கள்)
• தேசிய அடையாள அட்டை(கள்)
• பிறப்புச் சான்றிதழ்(கள்)
• சமூகப் பாதுகாப்பு அட்டை(கள்) (அல்லது உங்கள் நாட்டில் அதற்கு சமமானவை)
• திருமணச் சான்றிதழ்(கள்)
• விவாகரத்து ஆணை(கள்)
• தத்தெடுப்பு ஆவணங்கள் (பொருந்தினால்)

நிதி ஆவணங்கள்:

• வங்கி கணக்குத் தகவல் (கணக்கு எண்கள், ரூட்டிங் எண்கள்)
• கடன் அட்டைத் தகவல் (அட்டை எண்கள், காலாவதி தேதிகள், தொடர்புத் தகவல்)
• முதலீட்டுக் கணக்குத் தகவல் (தரகர் அறிக்கைகள், முதலீட்டுச் சுருக்கங்கள்)
• காப்பீட்டுக் கொள்கைகள் (வீடு, வாகனம், சுகாதாரம், ஆயுள்)
• வரி அறிக்கைகள்
• கடன் ஆவணங்கள் (வீட்டுக் கடன், மாணவர் கடன்கள்)

சட்ட ஆவணங்கள்:

• உயில்(கள்)
• அதிகாரப் பத்திரம் (POA)
• வாழும் உயில்/முன்கூட்டிய சுகாதாரப் பாதுகாப்பு உத்தரவு
• சொத்துப் பத்திரங்கள்
• வாகனப் பெயர்கள்
• ஒப்பந்தங்கள்
• அறக்கட்டளை ஆவணங்கள் (பொருந்தினால்)

மருத்துவத் தகவல்:

• மருத்துவப் பதிவுகள்
• காப்பீட்டு அட்டைகள்
• மருந்துகளின் பட்டியல்
• ஒவ்வாமைகள்
• தடுப்பூசி பதிவுகள்
• அவசரகாலத் தொடர்புத் தகவல்
• மருத்துவரின் தொடர்புத் தகவல்

பிற முக்கிய ஆவணங்கள்:

• செல்லப்பிராணி பதிவுகள் (தடுப்பூசி பதிவுகள், மைக்ரோசிப் தகவல்)
• குடும்பம் மற்றும் நண்பர்களுக்கான தொடர்புத் தகவல்
• பயனர்பெயர்கள் மற்றும் கடவுச்சொற்கள் (பாதுகாப்பாக சேமிக்கப்பட்டு குறியாக்கம் செய்யப்பட்டது)
• முக்கியமான சாவிகளின் நகல்கள் (வீடு, கார், பாதுகாப்பு பெட்டகம்)
• மதிப்புமிக்க உடைமைகளின் புகைப்படங்கள் (காப்பீட்டு நோக்கங்களுக்காக)

படி 2: உங்கள் சேமிப்பு முறைகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்: டிஜிட்டல் vs. பௌதிகம்

அவசரகால ஆவணங்களைச் சேமிக்க இரண்டு முதன்மை முறைகள் உள்ளன: டிஜிட்டல் மற்றும் பௌதிகம். பொதுவாக, இரண்டின் கலவையைப் பயன்படுத்துவது, கூடுதல் பாதுகாப்பு மற்றும் அணுகலுக்காகப் பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.

டிஜிட்டல் சேமிப்பு:

டிஜிட்டல் சேமிப்பு வசதியையும் அணுகலையும் வழங்குகிறது, இணைய இணைப்புடன் எங்கிருந்தும் உங்கள் ஆவணங்களை அணுக அனுமதிக்கிறது. இருப்பினும், பாதுகாப்பு மற்றும் தனியுரிமைக்கு முன்னுரிமை அளிப்பது முக்கியம்.

• கிளவுட் சேமிப்பு: கூகுள் டிரைவ், டிராப்பாக்ஸ், ஒன்டிரைவ் மற்றும் ஐகிளவுட் போன்ற கிளவுட் சேமிப்பு சேவைகள் உங்கள் ஆவணங்களை பல சாதனங்களிலிருந்து சேமிக்கவும் அணுகவும் ஒரு வசதியான வழியை வழங்குகின்றன. குறியாக்கம் மற்றும் இரு காரணி அங்கீகாரம் உட்பட வலுவான பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகளைக் கொண்ட ஒரு புகழ்பெற்ற வழங்குநரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். சில நாடுகளில் கிளவுட் சேமிப்பைப் பாதிக்கும் வெவ்வேறு தரவு தனியுரிமைச் சட்டங்கள் இருக்கலாம் என்பதை அறிந்து கொள்ளுங்கள். புவியியல் ரீதியாக வேறுபட்ட தரவு மையங்களை வழங்கும் வழங்குநர்களைக் கவனியுங்கள்.
• குறியாக்கம் செய்யப்பட்ட USB டிரைவ்: ஒரு குறியாக்கம் செய்யப்பட்ட USB டிரைவ் உங்கள் ஆவணங்களை ஆஃப்லைனில் சேமிக்க ஒரு பாதுகாப்பான மற்றும் கையடக்க வழியை வழங்குகிறது. டிரைவ் கடவுச்சொல் மூலம் பாதுகாக்கப்பட்டு பாதுகாப்பான இடத்தில் சேமிக்கப்படுவதை உறுதிசெய்யவும். பௌதிக டிரைவ்கள் தொலைந்து போகலாம் அல்லது சேதமடையலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.
• கடவுச்சொல் மேலாளர்: லாஸ்ட்பாஸ், 1பாஸ்வேர்ட், மற்றும் டாஷ்லேன் போன்ற கடவுச்சொல் மேலாளர்கள் பயனர்பெயர்கள், கடவுச்சொற்கள் மற்றும் பிற முக்கியமான தகவல்களைப் பாதுகாப்பாக சேமிக்க முடியும். வலுவான முதன்மை கடவுச்சொல்லைப் பயன்படுத்தவும் மற்றும் இரு காரணி அங்கீகாரத்தை இயக்கவும்.
• பாதுகாப்பான மின்னஞ்சல்: புரோட்டான்மெயில் மற்றும் டுடானோட்டா போன்ற குறியாக்கம் செய்யப்பட்ட மின்னஞ்சல் சேவைகள் எண்ட்-டு-எண்ட் குறியாக்கத்தை வழங்குகின்றன, நீங்களும் பெறுநரும் மட்டுமே உங்கள் மின்னஞ்சல்களைப் படிக்க முடியும் என்பதை உறுதி செய்கிறது. இது நம்பகமான நபர்களுடன் முக்கியமான ஆவணங்களைப் பகிர்ந்து கொள்ள பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
• சுயமாக ஹோஸ்ட் செய்யப்பட்ட தீர்வுகள்: மேலும் மேம்பட்ட பயனர்களுக்கு, சுயமாக ஹோஸ்ட் செய்யப்பட்ட கிளவுட் சேமிப்பு தீர்வு அல்லது கடவுச்சொல் மேலாளரை அமைப்பது உங்கள் தரவு பாதுகாப்பின் மீது அதிக கட்டுப்பாட்டை வழங்க முடியும்.

பௌதிக சேமிப்பு:

பௌதிக சேமிப்பு உங்கள் ஆவணங்களின் ஒரு உறுதியான காப்புப் பிரதியை வழங்குகிறது, இது உங்கள் டிஜிட்டல் கணக்குகளுக்கான அணுகலை இழந்தால் அல்லது மின்வெட்டு ஏற்பட்டால் அவசியமாக இருக்கலாம். இருப்பினும், பௌதிக ஆவணங்கள் தீ, வெள்ளம் மற்றும் திருட்டு ஆகியவற்றால் சேதமடைய வாய்ப்புள்ளது.

• தீ மற்றும் நீர் புகாத பாதுகாப்புப் பெட்டகம்: ஒரு தீ மற்றும் நீர் புகாத பாதுகாப்புப் பெட்டகம் உங்கள் பௌதிக ஆவணங்களை சேதத்திலிருந்து பாதுகாக்க சிறந்த வழியாகும். உங்கள் அனைத்து அத்தியாவசிய ஆவணங்களுக்கும் இடமளிக்கும் அளவுக்கு பெரியதாகவும், போதுமான காலத்திற்கு தீ மற்றும் நீர் சேதத்தைத் தாங்கும் திறன் கொண்டதாகவும் ஒரு பெட்டகத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். திருட்டைத் தடுக்க பெட்டகத்தை தரையில் போல்ட் செய்வதைக் கவனியுங்கள்.
• பாதுகாப்பு வைப்புப் பெட்டி: ஒரு வங்கி அல்லது கடன் சங்கத்தில் உள்ள பாதுகாப்பு வைப்புப் பெட்டி உங்கள் பௌதிக ஆவணங்களைச் சேமிக்க ஒரு பாதுகாப்பான இடத்தை வழங்குகிறது. இருப்பினும், அவசரநிலைகளின் போது பாதுகாப்பு வைப்புப் பெட்டிக்கான அணுகல் குறைவாக இருக்கலாம். இயற்கை பேரழிவுகள் அல்லது பிற எதிர்பாராத சூழ்நிலைகளின் போது அணுகல் தொடர்பான வங்கியின் கொள்கைகளை அறிந்து கொள்ளுங்கள்.
• நீர் புகாத மற்றும் காற்றுப் புகாத கொள்கலன்கள்: உங்களிடம் பாதுகாப்புப் பெட்டகம் அல்லது பாதுகாப்பு வைப்புப் பெட்டி இல்லையென்றால், உங்கள் ஆவணங்களை நீர் சேதத்திலிருந்து பாதுகாக்க நீர் புகாத மற்றும் காற்றுப் புகாத கொள்கலன்களைப் பயன்படுத்தலாம். இந்தக் கொள்கலன்களைப் பாதுகாப்பான மற்றும் எளிதில் அணுகக்கூடிய இடத்தில் சேமிக்கவும்.
• வெளிப்புற சேமிப்பு: உங்கள் பௌதிக ஆவணங்களின் ஒரு நகலை நம்பகமான நண்பர் அல்லது குடும்ப உறுப்பினர் வீடு, அல்லது ஒரு பாதுகாப்பான சேமிப்பு வசதி போன்ற வெளிப்புற இடத்தில் சேமிப்பதைக் கவனியுங்கள். இது ஒரு பேரழிவு ஏற்பட்டால் கூடுதல் பாதுகாப்பு அடுக்கை வழங்குகிறது.

படி 3: உங்கள் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்கவும்

ஒரு அவசரநிலையின் போது உங்களுக்குத் தேவையான ஆவணங்களை விரைவாகவும் எளிதாகவும் கண்டுபிடிக்க ஒழுங்கமைப்பு முக்கியம். உங்களுக்குப் புரியும் மற்றும் பராமரிக்க எளிதான ஒரு அமைப்பை உருவாக்கவும்.

டிஜிட்டல் ஒழுங்கமைப்பு:

• தெளிவான கோப்புறை அமைப்பை உருவாக்கவும்: உங்கள் கணினி, கிளவுட் சேமிப்பு, அல்லது USB டிரைவில் தெளிவான மற்றும் தர்க்கரீதியான கோப்புறை அமைப்பை உருவாக்கவும். உதாரணமாக, 'தனிப்பட்ட அடையாளம்,' 'நிதி ஆவணங்கள்,' 'சட்ட ஆவணங்கள்,' மற்றும் 'மருத்துவத் தகவல்' போன்ற கோப்புறைகள் இருக்கலாம்.
• விளக்கமான கோப்புப் பெயர்களைப் பயன்படுத்தவும்: ஒவ்வொரு ஆவணத்தின் உள்ளடக்கத்தையும் தெளிவாக அடையாளம் காட்டும் விளக்கமான கோப்புப் பெயர்களைப் பயன்படுத்தவும். உதாரணமாக, 'Document1.pdf' என்பதற்குப் பதிலாக, 'கடவுச்சீட்டு_ஜான்டோ.pdf' எனப் பயன்படுத்தவும்.
• உயர்தரத்தில் ஆவணங்களை ஸ்கேன் செய்யவும்: பௌதிக ஆவணங்களை ஸ்கேன் செய்யும்போது, அவை தெளிவாகப் படிக்கக்கூடியவை என்பதை உறுதிப்படுத்த உயர்தரத்தில் ஸ்கேன் செய்யவும். குறைந்தபட்சம் 300 DPI தெளிவுத்திறனைப் பயன்படுத்தவும்.
• ஆப்டிகல் கேரக்டர் ரெகக்னிஷன் (OCR) பயன்படுத்தவும்: உங்கள் ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட ஆவணங்களைத் தேடக்கூடியதாக மாற்ற OCR மென்பொருளைப் பயன்படுத்தவும். இது உங்கள் ஆவணங்களுக்குள் குறிப்பிட்ட தகவலை விரைவாகக் கண்டுபிடிக்க உங்களை அனுமதிக்கும்.
• முக்கியமான கோப்புகளை கடவுச்சொல் மூலம் பாதுகாக்கவும்: வரி அறிக்கைகள் அல்லது வங்கி அறிக்கைகள் போன்ற முக்கியமான கோப்புகளை கடவுச்சொல் மூலம் பாதுகாக்கவும். யூகிக்க கடினமான ஒரு வலுவான கடவுச்சொல்லைப் பயன்படுத்தவும்.

பௌதிக ஒழுங்கமைப்பு:

• கோப்பு கோப்புறைகள் மற்றும் லேபிள்களைப் பயன்படுத்தவும்: உங்கள் பௌதிக ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்க கோப்பு கோப்புறைகள் மற்றும் லேபிள்களைப் பயன்படுத்தவும். ஒவ்வொரு கோப்புறையையும் தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் லேபிள் செய்யவும்.
• ஒரு முதன்மை இருப்புப் பட்டியலை உருவாக்கவும்: உங்கள் அவசரகால ஆவண சேமிப்பு அமைப்பில் நீங்கள் சேமித்துள்ள அனைத்து ஆவணங்களையும் பட்டியலிடும் ஒரு முதன்மை இருப்புப் பட்டியலை உருவாக்கவும். இந்த பட்டியலில் கோப்புப் பெயர், இடம் (டிஜிட்டல் அல்லது பௌதிகம்), மற்றும் ஆவணத்தின் ஒரு சுருக்கமான விளக்கம் ஆகியவை அடங்கும்.
• பாதுகாப்பான மற்றும் அணுகக்கூடிய இடத்தில் ஆவணங்களை வைக்கவும்: உங்கள் பௌதிக ஆவணங்களை தீ மற்றும் நீர் புகாத பாதுகாப்புப் பெட்டகம் அல்லது பாதுகாப்பு வைப்புப் பெட்டி போன்ற பாதுகாப்பான மற்றும் எளிதில் அணுகக்கூடிய இடத்தில் சேமிக்கவும்.

படி 4: பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகளைச் செயல்படுத்தவும்

முக்கியமான ஆவணங்களைச் சேமிக்கும்போது பாதுகாப்பு மிக முக்கியம். அங்கீகரிக்கப்படாத அணுகலிலிருந்து உங்கள் ஆவணங்களைப் பாதுகாக்க வலுவான பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகளைச் செயல்படுத்தவும்.

டிஜிட்டல் பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகள்:

• வலுவான கடவுச்சொற்களைப் பயன்படுத்தவும்: உங்கள் அனைத்து ஆன்லைன் கணக்குகளுக்கும் வலுவான, தனித்துவமான கடவுச்சொற்களைப் பயன்படுத்தவும். ஒரு வலுவான கடவுச்சொல் குறைந்தது 12 எழுத்துக்கள் நீளமாக இருக்க வேண்டும் மற்றும் பெரிய மற்றும் சிறிய எழுத்துக்கள், எண்கள் மற்றும் சின்னங்களின் கலவையைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்.
• இரு காரணி அங்கீகாரத்தை (2FA) இயக்கவும்: அதை ஆதரிக்கும் உங்கள் அனைத்து ஆன்லைன் கணக்குகளிலும் 2FA ஐ இயக்கவும். 2FA உங்கள் கடவுச்சொல்லுடன் கூடுதலாக உங்கள் தொலைபேசி அல்லது மற்றொரு சாதனத்திலிருந்து ஒரு குறியீட்டை உள்ளிடக் கோருவதன் மூலம் கூடுதல் பாதுகாப்பு அடுக்கைச் சேர்க்கிறது.
• உங்கள் சாதனங்களை குறியாக்கம் செய்யவும்: உங்கள் கணினி, ஸ்மார்ட்போன் மற்றும் டேப்லெட்டை குறியாக்கம் செய்து, உங்கள் சாதனங்கள் தொலைந்துவிட்டால் அல்லது திருடப்பட்டால் உங்கள் தரவை அங்கீகரிக்கப்படாத அணுகலிலிருந்து பாதுகாக்கவும்.
• ஒரு மெய்நிகர் தனியார் வலையமைப்பை (VPN) பயன்படுத்தவும்: பொது வைஃபை நெட்வொர்க்குகளுடன் இணைக்கும்போது உங்கள் தரவை ஒட்டுக்கேட்பிலிருந்து பாதுகாக்க ஒரு VPN ஐப் பயன்படுத்தவும்.
• உங்கள் மென்பொருளைப் புதுப்பித்த நிலையில் வைத்திருக்கவும்: உங்கள் இயக்க முறைமை, வலை உலாவி மற்றும் பிற மென்பொருளைப் புதுப்பித்த நிலையில் வைத்து பாதுகாப்பு பாதிப்புகளைச் சரிசெய்யவும்.
• ஃபிஷிங் மோசடிகள் குறித்து எச்சரிக்கையாக இருங்கள்: உங்கள் தனிப்பட்ட தகவல்களை வெளிப்படுத்த உங்களை ஏமாற்ற முயற்சிக்கும் ஃபிஷிங் மோசடிகள் குறித்து எச்சரிக்கையாக இருங்கள். அறியப்படாத அனுப்புநர்களிடமிருந்து வரும் இணைப்புகளைக் கிளிக் செய்யவோ அல்லது இணைப்புகளைத் திறக்கவோ வேண்டாம்.

பௌதிக பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகள்:

• பாதுகாப்பான இடத்தில் ஆவணங்களைச் சேமிக்கவும்: உங்கள் பௌதிக ஆவணங்களை தீ மற்றும் நீர் புகாத பாதுகாப்புப் பெட்டகம் அல்லது பாதுகாப்பு வைப்புப் பெட்டி போன்ற பாதுகாப்பான இடத்தில் சேமிக்கவும்.
• உங்கள் பெட்டகத்தின் கலவை அல்லது சாவியைப் பாதுகாப்பாக வைக்கவும்: உங்கள் பெட்டகத்தின் கலவை அல்லது சாவியைப் பாதுகாப்பான இடத்தில் வைத்து யாருடனும் பகிர வேண்டாம்.
• தேவையற்ற ஆவணங்களை அழிக்கவும்: அடையாளத் திருட்டைத் தடுக்க முக்கியமான தகவல்களைக் கொண்ட தேவையற்ற ஆவணங்களை அழிக்கவும்.
• உங்கள் சுற்றுப்புறங்களைப் பற்றி எச்சரிக்கையாக இருங்கள்: உங்கள் பௌதிக ஆவணங்களை அணுகும்போது, குறிப்பாக பொது இடங்களில், உங்கள் சுற்றுப்புறங்களைப் பற்றி எச்சரிக்கையாக இருங்கள்.

படி 5: உங்கள் ஆவணங்களை காப்புப் பிரதி எடுக்கவும்

வன்பொருள் செயலிழப்பு, இயற்கை பேரழிவுகள் அல்லது பிற எதிர்பாராத நிகழ்வுகளால் ஏற்படும் இழப்பிலிருந்து உங்கள் ஆவணங்களைப் பாதுகாக்க அவற்றை காப்புப் பிரதி எடுப்பது அவசியம். ஒரு வழக்கமான காப்புப் பிரதி அட்டவணையைச் செயல்படுத்தி, உங்கள் காப்புப் பிரதிகளை உங்கள் முதன்மை ஆவணங்களிலிருந்து ஒரு தனி இடத்தில் சேமிக்கவும்.

டிஜிட்டல் காப்புப் பிரதி உத்திகள்:

• கிளவுட் காப்புப் பிரதி: உங்கள் டிஜிட்டல் ஆவணங்களை தானாகவே கிளவுட்டிற்கு காப்புப் பிரதி எடுக்க ஒரு கிளவுட் காப்புப் பிரதி சேவையைப் பயன்படுத்தவும். வலுவான பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகளைக் கொண்ட ஒரு புகழ்பெற்ற வழங்குநரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• வெளிப்புற வன் வட்டு: உங்கள் டிஜிட்டல் ஆவணங்களை ஒரு வெளிப்புற வன் வட்டில் வழக்கமாக காப்புப் பிரதி எடுக்கவும். வெளிப்புற வன் வட்டை உங்கள் கணினியிலிருந்து தொலைவில் ஒரு பாதுகாப்பான இடத்தில் சேமிக்கவும்.
• நெட்வொர்க்-இணைக்கப்பட்ட சேமிப்பு (NAS): உங்கள் அனைத்து டிஜிட்டல் ஆவணங்களுக்கும் ஒரு மையப்படுத்தப்பட்ட காப்புப் பிரதி இடத்தை உருவாக்க ஒரு NAS சாதனத்தைப் பயன்படுத்தவும். ஒரு NAS சாதனம் என்பது உங்கள் வீட்டு நெட்வொர்க்குடன் இணைக்கும் ஒரு பிரத்யேக சேமிப்பு சாதனமாகும்.
• வெளிப்புற காப்புப் பிரதி: உங்கள் டிஜிட்டல் காப்புப் பிரதிகளை நம்பகமான நண்பர் அல்லது குடும்ப உறுப்பினர் வீடு, அல்லது ஒரு பாதுகாப்பான சேமிப்பு வசதி போன்ற வெளிப்புற இடத்தில் சேமிக்கவும்.

பௌதிக காப்புப் பிரதி உத்திகள்:

• அத்தியாவசிய ஆவணங்களின் நகல்களை எடுக்கவும்: உங்கள் கடவுச்சீட்டு, ஓட்டுநர் உரிமம் மற்றும் பிறப்புச் சான்றிதழ் போன்ற அத்தியாவசிய பௌதிக ஆவணங்களின் நகல்களை எடுக்கவும். இந்த நகல்களை உங்கள் அசல் ஆவணங்களிலிருந்து ஒரு தனி இடத்தில் சேமிக்கவும்.
• ஸ்கேன் செய்து டிஜிட்டல் நகல்களைச் சேமிக்கவும்: உங்கள் பௌதிக ஆவணங்களை ஸ்கேன் செய்து டிஜிட்டல் நகல்களை கிளவுட் சேமிப்பு சேவை அல்லது ஒரு குறியாக்கம் செய்யப்பட்ட USB டிரைவ் போன்ற பாதுகாப்பான இடத்தில் சேமிக்கவும்.

படி 6: தவறாமல் மதிப்பாய்வு செய்து புதுப்பிக்கவும்

உங்கள் அவசரகால ஆவண சேமிப்பு அமைப்பு தவறாமல் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட்டு புதுப்பிக்கப்படும் ஒரு உயிருள்ள ஆவணமாக இருக்க வேண்டும். வருடத்திற்கு ஒரு முறையாவது, உங்கள் ஆவணங்கள் இன்னும் துல்லியமாகவும் புதுப்பித்த நிலையிலும் உள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்த அவற்றை மதிப்பாய்வு செய்யவும். உங்கள் கடவுச்சீட்டு, ஓட்டுநர் உரிமம் அல்லது காப்பீட்டுக் கொள்கைகள் போன்ற காலாவதியான அல்லது மாறிய எந்த ஆவணங்களையும் புதுப்பிக்கவும்.

• காலாவதியான ஆவணங்களைச் சரிபார்க்கவும்: கடவுச்சீட்டுகள், ஓட்டுநர் உரிமங்கள் மற்றும் காப்பீட்டுக் கொள்கைகள் போன்ற காலாவதியான ஆவணங்களைச் சரிபார்க்கவும். தேவைக்கேற்ப இந்த ஆவணங்களைப் புதுப்பிக்கவும்.
• தொடர்புத் தகவலைப் புதுப்பிக்கவும்: குடும்பம், நண்பர்கள் மற்றும் அவசரகாலத் தொடர்புகளுக்கான தொடர்புத் தகவலைப் புதுப்பிக்கவும்.
• நிதித் தகவலை மதிப்பாய்வு செய்யவும்: வங்கி கணக்கு எண்கள், கடன் அட்டைத் தகவல் மற்றும் முதலீட்டுக் கணக்குத் தகவல் போன்ற நிதித் தகவலை மதிப்பாய்வு செய்யவும். மாறிய எந்தத் தகவலையும் புதுப்பிக்கவும்.
• சட்ட ஆவணங்களைப் புதுப்பிக்கவும்: உங்கள் உயில், அதிகாரப் பத்திரம் மற்றும் வாழும் உயில் போன்ற சட்ட ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும். உங்கள் தற்போதைய விருப்பங்களைப் பிரதிபலிக்கும் வகையில் இந்த ஆவணங்களை தேவைக்கேற்ப புதுப்பிக்கவும்.
• உங்கள் காப்புப் பிரதி அமைப்பைச் சோதிக்கவும்: உங்கள் காப்புப் பிரதி அமைப்பு சரியாக வேலை செய்கிறதா என்பதை உறுதிப்படுத்த அதைச் சோதிக்கவும். உங்கள் காப்புப் பிரதியிலிருந்து சில கோப்புகளை மீட்டெடுத்து, அவற்றை மீட்டெடுக்க முடியுமா என்பதைச் சரிபார்க்கவும்.

சர்வதேச பயணிகளுக்கான அவசரகால ஆவண சேமிப்பு

சர்வதேச பயணிகள் அவசரகால ஆவண சேமிப்பு விஷயத்தில் தனித்துவமான சவால்களை எதிர்கொள்கின்றனர். நீங்கள் வீட்டிலிருந்து வெகு தொலைவில் இருக்கும்போதும் உங்கள் ஆவணங்களை அணுகுவது அவசியம். சர்வதேச பயணத்திற்கான இந்த கூடுதல் உதவிக்குறிப்புகளைக் கவனியுங்கள்:

• அத்தியாவசிய ஆவணங்களின் நகல்களை எடுத்துச் செல்லுங்கள்: உங்கள் கடவுச்சீட்டு, விசா மற்றும் பயணக் காப்பீடு போன்ற அத்தியாவசிய ஆவணங்களின் நகல்களை உங்கள் அசல் ஆவணங்களிலிருந்து ஒரு தனி இடத்தில் எடுத்துச் செல்லுங்கள்.
• டிஜிட்டல் நகல்களை கிளவுட்டில் சேமிக்கவும்: உங்கள் அத்தியாவசிய ஆவணங்களின் டிஜிட்டல் நகல்களை உலகின் எங்கிருந்தும் அணுகக்கூடிய ஒரு கிளவுட் சேமிப்பு சேவையில் சேமிக்கவும்.
• உங்கள் வங்கி மற்றும் கடன் அட்டை நிறுவனங்களுக்குத் தெரிவிக்கவும்: உங்கள் கணக்குகள் முடக்கப்படுவதைத் தவிர்க்க உங்கள் பயணத் திட்டங்களைப் பற்றி உங்கள் வங்கி மற்றும் கடன் அட்டை நிறுவனங்களுக்குத் தெரிவிக்கவும்.
• உள்ளூர் அவசர எண்களை அறியுங்கள்: நீங்கள் பார்வையிடும் நாடுகளுக்கான உள்ளூர் அவசர எண்களை அறியுங்கள்.
• உங்கள் தூதரகம் அல்லது துணைத் தூதரகத்தில் பதிவு செய்யுங்கள்: நீங்கள் பார்வையிடும் நாடுகளில் உங்கள் தூதரகம் அல்லது துணைத் தூதரகத்தில் பதிவு செய்யுங்கள். இது ஒரு அவசரநிலை ஏற்பட்டால் அவர்கள் உங்களைத் தொடர்பு கொள்ள அனுமதிக்கும். உதாரணமாக, அமெரிக்க குடிமக்கள் ஸ்மார்ட் டிராவலர் என்ரோல்மென்ட் புரோகிராம் (STEP) பயன்படுத்தலாம்.
• ஒரு பயணப் பணப்பையைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள்: உங்கள் ஆவணங்களை திருட்டு மற்றும் சேதத்திலிருந்து பாதுகாக்க வடிவமைக்கப்பட்ட ஒரு பயணப் பணப்பையைப் பயன்படுத்தவும்.

குடும்பங்களுக்கான அவசரகால ஆவண சேமிப்பு

குடும்பங்கள் அனைத்து குடும்ப உறுப்பினர்களின் தேவைகளையும் பூர்த்தி செய்யும் ஒரு அவசரகால ஆவண சேமிப்பு அமைப்பை உருவாக்க ஒன்றாக வேலை செய்ய வேண்டும். குடும்பங்களுக்கான இந்த கூடுதல் உதவிக்குறிப்புகளைக் கவனியுங்கள்:

• அனைத்து குடும்ப உறுப்பினர்களையும் ஈடுபடுத்துங்கள்: அவசரகால ஆவண சேமிப்பு அமைப்பை உருவாக்கும் செயல்பாட்டில் அனைத்து குடும்ப உறுப்பினர்களையும் ஈடுபடுத்துங்கள். இது தயாரிப்பின் முக்கியத்துவத்தைப் புரிந்துகொள்ளவும், அனைவருக்கும் தங்களுக்குத் தேவையான ஆவணங்களை எங்கே கண்டுபிடிப்பது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும் உதவும்.
• அனைத்து குடும்ப உறுப்பினர்களுக்கும் ஆவணங்களைச் சேமிக்கவும்: குழந்தைகள் உட்பட அனைத்து குடும்ப உறுப்பினர்களுக்கும் ஆவணங்களைச் சேமிக்கவும். இதில் பிறப்புச் சான்றிதழ்கள், சமூகப் பாதுகாப்பு அட்டைகள் (அல்லது அதற்கு சமமானவை), மருத்துவப் பதிவுகள் மற்றும் பள்ளிப் பதிவுகள் ஆகியவை அடங்கும்.
• ஒரு குடும்ப அவசரகாலத் தொடர்பை நியமிக்கவும்: உங்கள் உடனடிப் பகுதிக்கு வெளியே வசிக்கும் ஒரு குடும்ப அவசரகாலத் தொடர்பை நியமிக்கவும். இந்த நபர் ஒரு அவசரநிலை ஏற்பட்டால் குடும்ப உறுப்பினர்களுக்கு ஒரு தொடர்பு புள்ளியாகச் செயல்பட முடியும்.
• உங்கள் அவசரகாலத் திட்டத்தைப் பயிற்சி செய்யவும்: உங்கள் அவசரகாலத் திட்டத்தை உங்கள் குடும்பத்துடன் தவறாமல் பயிற்சி செய்யவும். இது ஒரு அவசரநிலை ஏற்பட்டால் என்ன செய்வது என்பதை அனைவரும் அறிய உதவும்.
• ஒரு குடும்பக் கூட்டத்தைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள்: உங்கள் அவசரகாலத் திட்டத்தைப் பற்றி விவாதிக்கவும், குடும்ப உறுப்பினர்களுக்கு ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் பதிலளிக்கவும் ஒரு குடும்பக் கூட்டத்தை நடத்தவும்.

குறியாக்கத்தின் முக்கியத்துவம்

உங்கள் டிஜிட்டல் ஆவணங்களைப் பாதுகாப்பதற்கான ஒரு முக்கியமான பாதுகாப்பு நடவடிக்கை குறியாக்கம் ஆகும். குறியாக்கம் உங்கள் தரவைக் குழப்புகிறது, இது அங்கீகரிக்கப்படாத நபர்களுக்குப் படிக்க முடியாததாக ஆக்குகிறது. டிஜிட்டல் சேமிப்பு தீர்வுகளைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது, வலுவான குறியாக்கத்தை வழங்கும் தீர்வுகளுக்கு முன்னுரிமை அளியுங்கள்.

• எண்ட்-டு-எண்ட் குறியாக்கம்: எண்ட்-டு-எண்ட் குறியாக்கம் உங்கள் தரவு உங்கள் சாதனத்தை விட்டு வெளியேறும் தருணத்திலிருந்து அது பெறுநரை அடையும் வரை குறியாக்கம் செய்யப்படுவதை உறுதி செய்கிறது. இது குறியாக்கத்தின் வலுவான வடிவமாகும்.
• அட்-ரெஸ்ட் குறியாக்கம்: அட்-ரெஸ்ட் குறியாக்கம் உங்கள் தரவு ஒரு சேவையகம் அல்லது சாதனத்தில் சேமிக்கப்படும்போது அதைக் குறியாக்குகிறது. சேவையகம் அல்லது சாதனம் சமரசம் செய்யப்பட்டால் இது உங்கள் தரவை அங்கீகரிக்கப்படாத அணுகலிலிருந்து பாதுகாக்கிறது.
• இன்-டிரான்சிட் குறியாக்கம்: இன்-டிரான்சிட் குறியாக்கம் உங்கள் தரவு இணையம் வழியாக அனுப்பப்படும்போது அதைக் குறியாக்குகிறது. இது உங்கள் தரவை ஒட்டுக்கேட்பிலிருந்து பாதுகாக்கிறது.

சரியான கருவிகள் மற்றும் சேவைகளைத் தேர்ந்தெடுத்தல்

உங்கள் அவசரகால ஆவண சேமிப்பு அமைப்பை உருவாக்கவும் பராமரிக்கவும் உங்களுக்கு உதவ பல கருவிகள் மற்றும் சேவைகள் உள்ளன. உங்கள் தேவைகள் மற்றும் பட்ஜெட்டுக்கு மிகவும் பொருத்தமான கருவிகள் மற்றும் சேவைகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

• கிளவுட் சேமிப்பு சேவைகள்: கூகுள் டிரைவ், டிராப்பாக்ஸ், ஒன்டிரைவ், ஐகிளவுட், பிகிளவுட், மெகா
• கடவுச்சொல் மேலாளர்கள்: லாஸ்ட்பாஸ், 1பாஸ்வேர்ட், டாஷ்லேன், பிட்வார்டன்
• குறியாக்கம் செய்யப்பட்ட மின்னஞ்சல் சேவைகள்: புரோட்டான்மெயில், டுடானோட்டா
• VPN சேவைகள்: நார்டுவிபிஎன், எக்ஸ்பிரஸ்விபிஎன், சர்ஃப்ஷார்க்
• பாதுகாப்புப் பெட்டக உற்பத்தியாளர்கள்: சென்ட்ரிசேஃப், ஹனிவெல், ஃபர்ஸ்ட் அலர்ட்
• ஆவண அழிப்பான்கள்: அமேசான்பேசிக்ஸ், ஃபெலோஸ், அரோரா

ஆவணங்களுக்கு அப்பால்: விரிவான அவசரகாலத் தயார்நிலை

விரிவான அவசரகாலத் தயார்நிலை என்று வரும்போது, அவசரகால ஆவண சேமிப்பு அமைப்பை உருவாக்குவது புதிரின் ஒரு பகுதி மட்டுமே. அவசரகாலத் தயார்நிலையின் இந்த பிற அம்சங்களைக் கவனியுங்கள்:

• அவசரகாலப் பெட்டி: உணவு, நீர், முதலுதவிப் பொருட்கள், ஒரு கைவிளக்கு, ஒரு வானொலி மற்றும் பிற அத்தியாவசியப் பொருட்களை உள்ளடக்கிய ஒரு அவசரகாலப் பெட்டியைத் தயாரிக்கவும்.
• அவசரகாலத் திட்டம்: வெவ்வேறு வகையான அவசரநிலைகளின் போது நீங்கள் என்ன செய்வீர்கள் என்பதை கோடிட்டுக் காட்டும் ஒரு அவசரகாலத் திட்டத்தை உருவாக்கவும்.
• தொடர்புத் திட்டம்: ஒரு அவசரநிலை ஏற்பட்டால் குடும்ப உறுப்பினர்கள் மற்றும் அவசரகாலத் தொடர்புகளுடன் நீங்கள் எவ்வாறு தொடர்புகொள்வீர்கள் என்பதை உள்ளடக்கிய ஒரு தொடர்புத் திட்டத்தை உருவாக்கவும்.
• நிதித் தயார்நிலை: எதிர்பாராத செலவுகளை ஈடுகட்ட ஒரு அவசரகால நிதியை உருவாக்குங்கள்.
• முதலுதவிப் பயிற்சி: முதலுதவி மற்றும் CPR இல் பயிற்சி பெறுங்கள்.

முடிவுரை

எதிர்பாராதவற்றிற்குத் தயாராவதில் ஒரு அவசரகால ஆவண சேமிப்பு அமைப்பை உருவாக்குவது ஒரு முக்கியமான படியாகும். இந்த வழிகாட்டியில் கோடிட்டுக் காட்டப்பட்டுள்ள படிகளைப் பின்பற்றுவதன் மூலம், உங்கள் முக்கிய ஆவணங்களைப் பாதுகாப்பதற்கும், நீங்களும் உங்கள் குடும்பத்தினரும் எந்தவொரு நிகழ்விற்கும் தயாராக இருப்பதை உறுதி செய்வதற்கும் ஒரு பாதுகாப்பான மற்றும் அணுகக்கூடிய அமைப்பை நீங்கள் உருவாக்கலாம். உங்கள் அமைப்பு துல்லியமாகவும் பயனுள்ளதாகவும் இருப்பதை உறுதிப்படுத்த அதை தவறாமல் மதிப்பாய்வு செய்து புதுப்பிக்க நினைவில் கொள்ளுங்கள். இன்றைய உலகமயமாக்கப்பட்ட மற்றும் பெரும்பாலும் நிச்சயமற்ற உலகில், அவசரகாலத் தயார்நிலைக்கு முன்னுரிமை அளிப்பது ஒரு பரிந்துரை மட்டுமல்ல - இது ஒரு தேவை.