வலுவான அவசரகாலத் தகவல்தொடர்பை உருவாக்குதல்: ஒரு உலகளாவிய வழிகாட்டி

மேலும் மேலும் ஒன்றோடொன்று இணைக்கப்பட்ட மற்றும் கணிக்க முடியாத உலகில், அவசரகாலங்களின் போது திறம்படத் தொடர்பு கொள்ளும் திறன் மிக முக்கியமானது. இயற்கை பேரிடர்கள் முதல் சைபர் தாக்குதல்கள் வரை, நிறுவனங்கள் தங்கள் ஊழியர்கள், பங்குதாரர்கள் மற்றும் பரந்த சமூகத்திற்குத் தகவல் தெரிவிக்கவும், வழிநடத்தவும், ஆதரிக்கவும் தயாராக இருக்க வேண்டும். இந்த வழிகாட்டி ஒரு உலகளாவிய நிலப்பரப்பின் சவால்களைத் தாங்கக்கூடிய ஒரு வலுவான அவசரகாலத் தகவல்தொடர்பு திட்டத்தை உருவாக்குவதற்கான ஒரு விரிவான கட்டமைப்பை வழங்குகிறது.

அவசரகாலத் தகவல்தொடர்பு ஏன் முக்கியமானது?

திறமையான அவசரகாலத் தகவல்தொடர்பு ஒரு கட்டுப்படுத்தப்பட்ட பதிலுக்கும் பரவலான குழப்பத்திற்கும் இடையிலான வித்தியாசமாக இருக்க முடியும். இது ஏன் அவசியம் என்பது இங்கே:

• உயிர்களைக் காப்பாற்றுதல்: சரியான நேரத்தில் மற்றும் துல்லியமான தகவல்கள் மக்கள் தங்களையும் மற்றவர்களையும் பாதுகாக்க சரியான நடவடிக்கை எடுக்க உதவும்.
• சேதத்தைக் குறைத்தல்: தெளிவான அறிவுறுத்தல்கள் சொத்து மற்றும் உள்கட்டமைப்புக்கு மேலும் சேதம் ஏற்படுவதைத் தடுக்கலாம்.
• வணிகத் தொடர்ச்சியைப் பராமரித்தல்: திறமையான தகவல்தொடர்பு நிறுவனங்கள் ஒரு இடையூறுக்குப் பிறகு விரைவாகச் செயல்பாடுகளை மீண்டும் தொடங்க உதவுகிறது.
• நற்பெயரைப் பாதுகாத்தல்: நன்கு நிர்வகிக்கப்பட்ட பதில் திறமையையும் அக்கறையையும் வெளிப்படுத்துகிறது, இது நிறுவனத்தின் நற்பெயரைப் பாதுகாக்கிறது.
• இணக்கத்தை உறுதி செய்தல்: பல அதிகார வரம்புகள் நிறுவனங்கள் அவசரகாலத் தகவல்தொடர்பு திட்டங்களைக் கொண்டிருக்க வேண்டும் என்று கோருகின்றன.

கட்டம் 1: இடர் மதிப்பீடு மற்றும் திட்டமிடல்

எந்தவொரு பயனுள்ள அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தின் அடித்தளமும் ஒரு முழுமையான இடர் மதிப்பீடு ஆகும். இது சாத்தியமான அச்சுறுத்தல்களைக் கண்டறிதல், அவற்றின் நிகழ்தகவு மற்றும் தாக்கத்தை மதிப்பீடு செய்தல் மற்றும் அவற்றைத் தணிப்பதற்கான உத்திகளை உருவாக்குதல் ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியது. இந்த படிகளைக் கவனியுங்கள்:

1. சாத்தியமான அபாயங்களைக் கண்டறியவும்:

உங்கள் நிறுவனத்தைப் பாதிக்கக்கூடிய சாத்தியமான அனைத்து அவசரநிலைகளையும் கருத்தில் கொள்ளுங்கள், அவற்றுள்:

• இயற்கை பேரழிவுகள்: பூகம்பங்கள், சூறாவளிகள், வெள்ளம், காட்டுத்தீ, சுனாமிகள், எரிமலை வெடிப்புகள், தீவிர வானிலை நிகழ்வுகள். வெவ்வேறு பகுதிகள் வெவ்வேறு அச்சுறுத்தல்களை எதிர்கொள்கின்றன. உதாரணமாக, கடலோரப் பகுதிகள் சூறாவளி மற்றும் சுனாமிகளால் பாதிக்கப்படக்கூடியவை, அதே நேரத்தில் உள்நாட்டுப் பகுதிகள் காட்டுத்தீ மற்றும் வெள்ளத்தால் அதிகம் பாதிக்கப்படலாம்.
• தொழில்நுட்ப பேரழிவுகள்: மின்வெட்டு, தகவல் தொழில்நுட்ப அமைப்பு தோல்விகள், தரவு மீறல்கள், சைபர் தாக்குதல்கள்.
• மனிதனால் ஏற்படும் பேரழிவுகள்: துப்பாக்கிச்சூடு சம்பவங்கள், பணியிட வன்முறை, பயங்கரவாதம், உள்நாட்டுக் கலவரம், தொழில்துறை விபத்துக்கள்.
• சுகாதார அவசரநிலைகள்: பெருந்தொற்றுகள், கொள்ளைநோய்கள், தொற்று நோய்களின் பரவல். COVID-19 பெருந்தொற்று சுகாதார அவசரநிலைகளுக்கான தயார்நிலையின் முக்கியத்துவத்தை எடுத்துக்காட்டியது.

2. பாதிப்பை மதிப்பிடுங்கள்:

ஒவ்வொரு கண்டறியப்பட்ட அபாயத்திற்கும் உங்கள் நிறுவனத்தின் பாதிப்பை மதிப்பிடுங்கள். இது கருத்தில் கொள்வதை உள்ளடக்கியது:

• புவியியல் இருப்பிடம்: உங்கள் வசதிகள் இயற்கை பேரழிவுகளுக்கு ஆளாகக்கூடிய பகுதிகளில் அமைந்துள்ளனவா?
• உள்கட்டமைப்பு: உங்கள் தகவல் தொழில்நுட்ப அமைப்புகள் மற்றும் தகவல்தொடர்பு நெட்வொர்க்குகள் இடையூறுகளுக்கு நெகிழ்வானவையா?
• பணியாளர்கள்: அவசரநிலைகளுக்குப் பதிலளிக்கத் திறமையும் பயிற்சியும் உள்ள ஊழியர்கள் உங்களிடம் உள்ளார்களா? உங்கள் ஊழியர்கள் வெவ்வேறு நேர மண்டலங்கள் மற்றும் பிராந்தியங்களில் பரவியிருக்கிறார்களா, இந்த மாறுபாடுகளைக் கருத்தில் கொள்ளும் ஒரு தகவல்தொடர்பு உத்தி தேவையா?
• விநியோகச் சங்கிலி: உங்கள் விநியோகச் சங்கிலியில் ஏற்படும் இடையூறு உங்கள் செயல்படும் திறனைப் பாதிக்குமா?

3. ஒரு தகவல்தொடர்பு திட்டத்தை உருவாக்குங்கள்:

உங்கள் இடர் மதிப்பீட்டின் அடிப்படையில், ஒரு அவசர காலத்தின் போது ஊழியர்கள், பங்குதாரர்கள் மற்றும் பொதுமக்களுக்கு அறிவிப்பதற்கான நடைமுறைகளை கோடிட்டுக் காட்டும் ஒரு விரிவான தகவல்தொடர்பு திட்டத்தை உருவாக்கவும். இந்தத் திட்டம் பின்வருவனவற்றை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும்:

• தெளிவான நோக்கங்கள்: உங்கள் அவசரகாலத் தகவல்தொடர்பு மூலம் நீங்கள் என்ன அடைய விரும்புகிறீர்கள்? (எ.கா., ஊழியர் பாதுகாப்பை உறுதி செய்தல், இடையூறுகளைக் குறைத்தல், நற்பெயரைப் பராமரித்தல்).
• நியமிக்கப்பட்ட தகவல்தொடர்புப் பாத்திரங்கள்: செய்திகளை அனுப்புவதற்கும், சமூக ஊடகங்களைக் கண்காணிப்பதற்கும், ஊடக விசாரணைகளைக் கையாள்வதற்கும் யார் பொறுப்பு? ஒரு தெளிவான கட்டளைச் சங்கிலியை வரையறுத்து, குறிப்பிட்ட நபர்கள் அல்லது குழுக்களுக்குப் பொறுப்புகளை ஒப்படைக்கவும். முதன்மைத் தொடர்புகள் கிடைக்காத பட்சத்தில் காப்புப் பணியாளர்கள் பயிற்சி பெற்று கிடைக்கப்பெறுவதை உறுதி செய்யவும்.
• தொடர்புத் தகவல்: தொலைபேசி, மின்னஞ்சல், எஸ்எம்எஸ், மொபைல் செயலி போன்ற பல தகவல்தொடர்பு முறைகள் உட்பட அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் புதுப்பித்த தொடர்புத் தகவலைப் பராமரிக்கவும். இந்தத் தகவலைத் தவறாமல் சரிபார்த்துப் புதுப்பிக்கவும்.
• தகவல்தொடர்பு சேனல்கள்: உங்கள் இலக்கு பார்வையாளர்களைச் சென்றடைவதற்கான மிகவும் பயனுள்ள சேனல்களைக் கண்டறியவும்.
• முன்னரே தயாரிக்கப்பட்ட செய்திகள்: நிலையான மற்றும் துல்லியமான செய்திகளை உறுதிப்படுத்த பொதுவான அவசரகால சூழ்நிலைகளுக்கான வார்ப்புருக்களை உருவாக்கவும்.
• செயல்படுத்தும் நடைமுறைகள்: அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தைச் செயல்படுத்துவதற்கான அளவுகோல்களையும் எடுக்கப்பட வேண்டிய படிகளையும் வரையறுக்கவும்.
• சம்பவத்திற்குப் பிந்தைய ஆய்வு: ஒவ்வொரு சம்பவத்திற்குப் பிறகும் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தின் செயல்திறனை மதிப்பாய்வு செய்வதற்கும் தேவையான மேம்பாடுகளைச் செய்வதற்கும் ஒரு செயல்முறையை நிறுவவும்.

கட்டம் 2: சரியான தொழில்நுட்பத்தைத் தேர்ந்தெடுத்தல்

திறமையான அவசரகாலத் தகவல்தொடர்பை செயல்படுத்துவதில் தொழில்நுட்பம் முக்கிய பங்கு வகிக்கிறது. இந்த முக்கிய தொழில்நுட்பங்களைக் கவனியுங்கள்:

1. பெருந்திரள் அறிவிப்பு அமைப்புகள்:

பெருந்திரள் அறிவிப்பு அமைப்புகள் விரைவாகவும் திறமையாகவும் அதிக எண்ணிக்கையிலான மக்களுக்கு எச்சரிக்கைகளை அனுப்ப உங்களை அனுமதிக்கின்றன. பின்வருவனவற்றை வழங்கும் அமைப்புகளைத் தேடுங்கள்:

• பல தகவல்தொடர்பு சேனல்கள்: எஸ்எம்எஸ், மின்னஞ்சல், குரல் அழைப்புகள், டெஸ்க்டாப் எச்சரிக்கைகள், மொபைல் பயன்பாட்டு அறிவிப்புகள், சமூக ஊடகங்கள்.
• இலக்கு செய்தி அனுப்புதல்: இருப்பிடம், துறை அல்லது பங்கின் அடிப்படையில் குறிப்பிட்ட குழுக்களுக்கு செய்திகளை அனுப்பும் திறன்.
• இருவழித் தகவல்தொடர்பு: பெறுநர்களிடமிருந்து கருத்துக்களைப் பெறும் திறன் (எ.கா., ரசீது உறுதிப்படுத்தல், உதவிக்கான கோரிக்கைகள்).
• பிற அமைப்புகளுடன் ஒருங்கிணைப்பு: மனிதவள தரவுத்தளங்கள் மற்றும் அணுகல் கட்டுப்பாட்டு அமைப்புகள் போன்ற தற்போதைய தகவல் தொழில்நுட்ப அமைப்புகளுடன் ஒருங்கிணைப்பு.
• இரட்டிப்புத் திறன்: முதன்மை அமைப்பு தோல்வியுற்றால், கணினியில் காப்பு சக்தி மற்றும் தகவல்தொடர்பு சேனல்கள் இருப்பதை உறுதிசெய்யவும்.
• உலகளாவிய கவரேஜ்: கணினி சர்வதேச தொலைபேசி எண்கள் மற்றும் மொழிகளை ஆதரிக்கிறதா என்பதைச் சரிபார்க்கவும்.

உதாரணம்: ஐரோப்பா, ஆசியா மற்றும் வட அமெரிக்காவில் அலுவலகங்களைக் கொண்ட ஒரு பன்னாட்டு நிறுவனம், பாதிக்கப்பட்ட பிராந்தியங்களில் உள்ள ஊழியர்களுக்கு பூகம்ப எச்சரிக்கைகளை அனுப்ப ஒரு பெருந்திரள் அறிவிப்பு முறையைப் பயன்படுத்தலாம், அதே நேரத்தில் பாதுகாப்பு வழிமுறைகள் மற்றும் உள்ளூர் அவசர சேவைகளுக்கான தொடர்புத் தகவலை வழங்கலாம்.

2. ஒத்துழைப்புக் கருவிகள்:

ஒத்துழைப்புக் கருவிகள் மறுமொழி அணிகளுக்கு இடையே நிகழ்நேரத் தகவல்தொடர்பு மற்றும் தகவல் பகிர்வை செயல்படுத்துகின்றன. இந்த விருப்பங்களைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள்:

• காணொளிக் கலந்துரையாடல்: மறுமொழி முயற்சிகளை ஒருங்கிணைப்பதற்கும் பங்குதாரர்களுக்குப் புதுப்பிப்புகளை வழங்குவதற்கும்.
• உடனடி செய்தி அனுப்புதல்: குழு உறுப்பினர்களிடையே விரைவான மற்றும் திறமையான தகவல்தொடர்புக்கு.
• பகிரப்பட்ட ஆவண தளங்கள்: அவசரத் திட்டங்கள் மற்றும் தொடர்பு பட்டியல்கள் போன்ற முக்கியமான ஆவணங்களைச் சேமிப்பதற்கும் பகிர்வதற்கும்.

3. சமூக ஊடக கண்காணிப்பு:

சமூக ஊடகங்களைக் கண்காணிப்பது ஒரு அவசர காலத்தின் போது தகவல்களின் பரவல் மற்றும் பொது உணர்வுகள் பற்றிய மதிப்புமிக்க நுண்ணறிவுகளை வழங்க முடியும். உங்களை அனுமதிக்கும் கருவிகளைப் பயன்படுத்தக் கருதுங்கள்:

• முக்கிய வார்த்தைகள் மற்றும் ஹேஷ்டேக்குகளைக் கண்காணிக்க: தொடர்புடைய உரையாடல்கள் மற்றும் போக்குகளைக் கண்டறிய.
• உணர்வைக் கண்காணிக்க: அவசரநிலைக்கு பொதுமக்கள் எவ்வாறு പ്രതികരിക്കുന്നു என்பதைப் புரிந்துகொள்ள.
• பங்குதாரர்களுடன் ஈடுபட: துல்லியமான தகவல்களை வழங்குவதற்கும் கவலைகளைத் தீர்ப்பதற்கும்.

4. அவசர கால ரேடியோக்கள்:

பாரம்பரிய தகவல்தொடர்பு நெட்வொர்க்குகள் கிடைக்காத சூழ்நிலைகளில், அவசர கால ரேடியோக்கள் நம்பகமான தகவல்தொடர்பு சாதனத்தை வழங்க முடியும். முக்கிய பணியாளர்களுக்குப் பின்வருவனவற்றை வழங்கக் கருதுங்கள்:

• இருவழி ரேடியோக்கள்: மற்ற பதிலளிப்பவர்களுடன் நேரடித் தொடர்புக்கு.
• வானிலை ரேடியோக்கள்: கடுமையான வானிலை நிலைகள் குறித்த எச்சரிக்கைகளைப் பெற.

கட்டம் 3: பயிற்சி மற்றும் சோதனை

நன்கு வடிவமைக்கப்பட்ட அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டம், அதை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது என்று மக்களுக்குத் தெரிந்தால் மட்டுமே பயனுள்ளதாக இருக்கும். ஒரு அவசர காலத்தின் போது அனைவரும் திறம்பட பதிலளிக்கத் தயாராக இருப்பதை உறுதிப்படுத்த வழக்கமான பயிற்சி மற்றும் சோதனை அவசியம்.

1. வழக்கமான பயிற்சி அமர்வுகளை நடத்துங்கள்:

அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டம் குறித்து அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் பயிற்சி அளிக்கவும், அவற்றுள்:

• அவசர சமிக்ஞைகளை எவ்வாறு அடையாளம் காண்பது: வெவ்வேறு வகையான எச்சரிக்கைகள் மற்றும் அவற்றின் அர்த்தம் என்ன என்பதை அனைவரும் புரிந்துகொள்வதை உறுதிசெய்யுங்கள்.
• தகவல்தொடர்பு சேனல்களை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது: பெருந்திரள் அறிவிப்பு அமைப்பு, ஒத்துழைப்புக் கருவிகள் மற்றும் பிற தகவல்தொடர்பு சேனல்களை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது என்பது குறித்து ஊழியர்களுக்குப் பயிற்சி அளிக்கவும்.
• அவசரகால நடைமுறைகள்: வெளியேறும் வழிகள், தங்குமிட நடைமுறைகள் மற்றும் பிற அவசரகால நெறிமுறைகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
• பாத்திரங்கள் மற்றும் பொறுப்புகள்: அவசரகால பதிலில் ஒவ்வொரு நபரின் பங்கையும் தெளிவாக வரையறுக்கவும்.

2. பயிற்சிகள் மற்றும் உருவகப்படுத்துதல்களை நடத்துங்கள்:

அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தின் செயல்திறனைச் சோதிக்கத் தவறாமல் பயிற்சிகள் மற்றும் உருவகப்படுத்துதல்களை நடத்துங்கள். இந்த பயிற்சிகள் பின்வருமாறு இருக்க வேண்டும்:

• யதார்த்தமான காட்சிகளை உருவகப்படுத்தவும்: உங்கள் நிறுவனத்தின் குறிப்பிட்ட அபாயங்களுக்குப் பொருத்தமான காட்சிகளை உருவாக்கவும்.
• அனைத்து தகவல்தொடர்பு சேனல்களையும் சோதிக்கவும்: அனைத்து தகவல்தொடர்பு சேனல்களும் சரியாகச் செயல்படுவதை உறுதிசெய்யவும்.
• பதில் நேரங்களை மதிப்பீடு செய்யவும்: ஊழியர்களுக்கு அறிவித்து பதிலைத் தொடங்க எவ்வளவு நேரம் ஆகும் என்பதை அளவிடவும்.
• மேம்பாட்டிற்கான பகுதிகளைக் கண்டறியவும்: திட்டத்தில் உள்ள பலவீனங்களைக் கண்டறிந்து தேவையான மாற்றங்களைச் செய்ய பயிற்சிகளின் முடிவுகளைப் பயன்படுத்தவும்.

உதாரணம்: ஒரு மருத்துவமனை அதன் காப்புத் தகவல்தொடர்பு அமைப்புகளைச் சோதிக்கவும், ஊழியர்கள் நோயாளிகளுக்குத் தொடர்ந்து கவனிப்பை வழங்க முடியும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும் உருவகப்படுத்தப்பட்ட மின்வெட்டை நடத்தலாம்.

3. ஒரு பின்னூட்ட பொறிமுறையைச் செயல்படுத்தவும்:

அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தின் செயல்திறன் குறித்து ஊழியர்கள் மற்றும் பங்குதாரர்களிடமிருந்து கருத்துக்களைச் சேகரிப்பதற்கான ஒரு அமைப்பை உருவாக்கவும். இந்த பின்னூட்டத்தை மேம்பாட்டிற்கான பகுதிகளைக் கண்டறியவும், திட்டம் நிறுவனத்தின் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்வதை உறுதிப்படுத்தவும் பயன்படுத்தலாம்.

கட்டம் 4: திட்டத்தைப் பராமரித்தல் மற்றும் புதுப்பித்தல்

ஒரு அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டம் ஒரு நிலையான ஆவணம் அல்ல. நிறுவனம், அதன் சூழல் மற்றும் கிடைக்கும் தொழில்நுட்பத்தில் ஏற்படும் மாற்றங்களைப் பிரதிபலிக்கும் வகையில் இது தொடர்ந்து மதிப்பாய்வு செய்யப்பட்டு புதுப்பிக்கப்பட வேண்டும்.

1. திட்டத்தை ஆண்டுதோறும் மதிப்பாய்வு செய்யவும்:

குறைந்தபட்சம் வருடத்திற்கு ஒரு முறையாவது, அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டம் இன்னும் பொருத்தமானதாகவும் பயனுள்ளதாகவும் இருப்பதை உறுதிப்படுத்த அதை மதிப்பாய்வு செய்யவும். இந்த மதிப்பாய்வில் பின்வருவன அடங்கும்:

• தொடர்புத் தகவலைப் புதுப்பித்தல்: அனைத்து தொடர்புத் தகவல்களும் துல்லியமாகவும் புதுப்பித்ததாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்யவும்.
• இடர்களை மறு மதிப்பீடு செய்தல்: ஏதேனும் புதிய அபாயங்கள் எழுந்துள்ளனவா என்பதை மதிப்பிட்டு அதற்கேற்ப திட்டத்தைப் புதுப்பிக்கவும்.
• கற்றுக்கொண்ட பாடங்களை இணைத்தல்: கடந்தகால அவசரநிலைகள் மற்றும் பயிற்சிகளிலிருந்து கற்றுக்கொண்ட பாடங்களை இணைக்கவும்.
• தொழில்நுட்பத்தைப் புதுப்பித்தல்: ஏதேனும் புதிய தொழில்நுட்பங்கள் திட்டத்தின் செயல்திறனை மேம்படுத்த முடியுமா என்பதை மதிப்பீடு செய்யவும்.

2. ஊழியர்களுக்கு மாற்றங்களைத் தெரிவிக்கவும்:

அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டம் புதுப்பிக்கப்படும் போதெல்லாம், மாற்றங்களை அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் தெரிவித்து, அவர்களுக்குத் தேவையான பயிற்சியை வழங்கவும்.

3. திட்ட ஆவணங்களைப் பாதுகாக்கவும்:

அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தின் பிரதிகள் பாதுகாப்பாகச் சேமிக்கப்பட்டு, டிஜிட்டல் மற்றும் கடின நகல் வடிவங்களில் அங்கீகரிக்கப்பட்ட பணியாளர்களுக்கு அணுகக்கூடியவை என்பதை உறுதிசெய்யவும். உள்ளூர் பேரழிவு ஏற்பட்டாலும் அணுகலை உறுதிசெய்ய, கிளவுட் அடிப்படையிலான சேமிப்பகம் உட்பட பல இடங்களில் டிஜிட்டல் பதிப்புகளைச் சேமிக்கவும்.

அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புக்கான உலகளாவியக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டியவை

ஒரு உலகளாவிய நிறுவனத்திற்கான அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தை உருவாக்கும்போது, பின்வரும் காரணிகளைக் கருத்தில் கொள்வது அவசியம்:

1. மொழி மற்றும் கலாச்சார உணர்திறன்:

பல்வேறு பிராந்தியங்களில் உள்ள உங்கள் ஊழியர்கள் மற்றும் பங்குதாரர்கள் பேசும் மொழிகளில் தொடர்பு கொள்ளுங்கள். கலாச்சார வேறுபாடுகளை அறிந்து, அதற்கேற்ப உங்கள் செய்திகளை மாற்றியமைக்கவும். அனைவருக்கும் புரியாத குழப்பமான அல்லது வழக்குச் சொற்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும். அனைத்து முக்கிய ஆவணங்களையும் செய்திகளையும் தொடர்புடைய மொழிகளில் மொழிபெயர்க்கவும். செய்திகள் நன்கு ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டு புரிந்து கொள்ளப்படுவதை உறுதிசெய்ய, அவற்றை உருவாக்கும்போது கலாச்சார நுணுக்கங்களைக் கவனியுங்கள்.

2. நேர மண்டலங்கள்:

அறிவிப்புகளை அனுப்பும்போதும், பயிற்சி அமர்வுகளைத் திட்டமிடும்போதும் வெவ்வேறு நேர மண்டலங்களைக் கணக்கில் எடுத்துக் கொள்ளுங்கள். ஒவ்வொரு பிராந்தியத்திலும் சரியான நேரத்தில் செய்திகளை அனுப்பத் திட்டமிட உங்களை அனுமதிக்கும் ஒரு அமைப்பைப் பயன்படுத்தவும். அவசரத் தொடர்புத் தகவலில் குறிப்பிட்ட நேர மண்டலங்களில் யாரைத் தொடர்புகொள்வது என்பது குறித்த விவரங்கள் இருப்பதை உறுதிசெய்யவும்.

3. ஒழுங்குமுறை தேவைகள்:

பல்வேறு நாடுகளில் அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புக்கான வெவ்வேறு ஒழுங்குமுறைத் தேவைகளைப் பற்றி அறிந்திருங்கள். உங்கள் திட்டம் பொருந்தக்கூடிய அனைத்து சட்டங்களுக்கும் ஒழுங்குமுறைகளுக்கும் இணங்குவதை உறுதிசெய்யவும். சில நாடுகளில் தரவு தனியுரிமைக்கு குறிப்பிட்ட தேவைகள் இருக்கலாம், ஊழியர் தொடர்புத் தகவலைச் சேகரித்து சேமிக்கும்போது அதைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்.

4. உள்கட்டமைப்பு வேறுபாடுகள்:

பல்வேறு பிராந்தியங்களில் தகவல்தொடர்பு உள்கட்டமைப்பின் கிடைக்கும் தன்மை மற்றும் நம்பகத்தன்மை மாறுபடலாம் என்பதை அங்கீகரிக்கவும். வரையறுக்கப்பட்ட இணைப்பு உள்ள பகுதிகளில் கூட நீங்கள் ஊழியர்களைச் சென்றடைய முடியும் என்பதை உறுதிப்படுத்த பல தகவல்தொடர்பு சேனல்களைப் பயன்படுத்தக் கருதுங்கள். உதாரணமாக, நம்பமுடியாத மொபைல் நெட்வொர்க்குகள் உள்ள தொலைதூர இடங்களில் செயற்கைக்கோள் தொலைபேசிகள் அவசியமாக இருக்கலாம்.

5. உலகளாவிய நெருக்கடி மேலாண்மைக் குழு:

பல்வேறு பிராந்தியங்களின் பிரதிநிதிகளுடன் ஒரு உலகளாவிய நெருக்கடி மேலாண்மைக் குழுவை நிறுவவும். இந்தக் குழு நிறுவனத்தின் அவசரநிலைகளுக்கான பதிலை ஒருங்கிணைப்பதற்கும், அனைத்து இடங்களிலும் தகவல்தொடர்பு நிலையானதாகவும் பயனுள்ளதாகவும் இருப்பதை உறுதி செய்வதற்கும் பொறுப்பாகும். காணொளிக் கலந்துரையாடல் கருவிகளைப் பயன்படுத்தி வழக்கமான மெய்நிகர் கூட்டங்கள், குழு ஒருங்கிணைப்பையும் பதிலளிக்கும் தன்மையையும் பராமரிக்க உதவும்.

பயனுள்ள அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புக்கான எடுத்துக்காட்டுகள்

பல்வேறு சூழ்நிலைகளில் பயனுள்ள அவசரகாலத் தகவல்தொடர்பை எவ்வாறு பயன்படுத்தலாம் என்பதற்கான சில எடுத்துக்காட்டுகள் இங்கே:

• இயற்கை பேரழிவு: ஒரு சூறாவளியின் போது, ஒரு நிறுவனம் பாதிக்கப்பட்ட பகுதியில் உள்ள ஊழியர்களுக்கு எஸ்எம்எஸ் எச்சரிக்கைகளை அனுப்புகிறது, அவர்களுக்கு வெளியேற்றும் வழிமுறைகள் மற்றும் உள்ளூர் அவசர சேவைகளுக்கான தொடர்புத் தகவலை வழங்குகிறது. அனைத்து ஊழியர்களும் வழிமுறைகளைப் புரிந்துகொள்வதை உறுதிசெய்ய எச்சரிக்கைகள் பல மொழிகளில் அனுப்பப்படுகின்றன.
• சைபர் தாக்குதல்: ஒரு வங்கி தரவு மீறலைக் கண்டறிந்து உடனடியாக வாடிக்கையாளர்களுக்கு மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை அனுப்புகிறது, அவர்களின் கடவுச்சொற்களை மாற்றுமாறும் சந்தேகத்திற்கிடமான செயல்பாடுகளுக்கு அவர்களின் கணக்குகளைக் கண்காணிக்குமாறும் அறிவுறுத்துகிறது. கேள்விகள் அல்லது கவலைகளுடன் வாடிக்கையாளர்கள் அழைக்க ஒரு பிரத்யேக தொலைபேசி இணைப்பையும் வங்கி வழங்குகிறது.
• பணியிட வன்முறை: ஒரு நிறுவனத்தின் தலைமையகத்தில் ஒரு துப்பாக்கிச்சூடு சம்பவம் நிகழ்கிறது. நிறுவனம் தனது பெருந்திரள் அறிவிப்பு அமைப்பைச் செயல்படுத்தி ஊழியர்களுக்கு எச்சரிக்கைகளை அனுப்புகிறது, அவர்களை அந்தந்த இடத்தில் தஞ்சம் அடையுமாறு அறிவுறுத்துகிறது மற்றும் நிலைமை குறித்த புதுப்பிப்புகளை வழங்குகிறது. இந்த அமைப்பு ஊழியர்கள் தங்கள் இருப்பிடத்தைப் புகாரளிக்கவும் உதவி கோரவும் அனுமதிக்கிறது.
• சுகாதார அவசரநிலை: ஒரு பெருந்தொற்று காலத்தில், ஒரு பள்ளி மாவட்டம் பெற்றோருக்கு மின்னஞ்சல் மற்றும் எஸ்எம்எஸ் செய்திகளை அனுப்புகிறது, பள்ளி மூடல்கள் குறித்து அவர்களுக்குத் தெரிவிக்கிறது மற்றும் ஆன்லைன் கற்றல் வளங்கள் பற்றிய தகவல்களை வழங்குகிறது. மாவட்டம் தனது வலைத்தளம் மற்றும் சமூக ஊடக சேனல்களையும் புதுப்பிப்புகளை வழங்கவும் சமூகத்திடமிருந்து வரும் கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்கவும் பயன்படுத்துகிறது.

முடிவுரை

ஒரு வலுவான அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டத்தை உருவாக்குவது அதன் ஊழியர்கள், பங்குதாரர்கள் மற்றும் நற்பெயரைப் பாதுகாக்க விரும்பும் எந்தவொரு நிறுவனத்திற்கும் ஒரு அத்தியாவசிய முதலீடாகும். இந்த வழிகாட்டியில் கோடிட்டுக் காட்டப்பட்டுள்ள படிகளைப் பின்பற்றுவதன் மூலம், உங்கள் நிறுவனத்தின் குறிப்பிட்ட தேவைகளுக்கு ஏற்றவாறு மற்றும் ஒரு உலகளாவிய நிலப்பரப்பின் சவால்களைத் தாங்கக்கூடிய ஒரு திட்டத்தை நீங்கள் உருவாக்கலாம். பயனுள்ள தகவல்தொடர்பு என்பது செய்திகளை அனுப்புவது மட்டுமல்ல என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்; இது நம்பிக்கையை வளர்ப்பது, ஒத்துழைப்பை வளர்ப்பது மற்றும் தங்களையும் மற்றவர்களையும் பாதுகாக்க நடவடிக்கை எடுக்க மக்களுக்கு அதிகாரம் அளிப்பது பற்றியது. உங்கள் அவசரகாலத் தகவல்தொடர்புத் திட்டம் பயனுள்ளதாகவும் புதுப்பித்ததாகவும் இருப்பதை உறுதிப்படுத்த வழக்கமான பயிற்சி, சோதனை மற்றும் பராமரிப்பு ஆகியவை மிக முக்கியமானவை.