Öka företagets effektivitet: Automatisering av arbetsflöden med Zapier och IFTTT

I dagens snabbrörliga globala affärsmiljö är effektivitet inte bara en önskvärd egenskap; det är en avgörande konkurrensfördel. Organisationer världen över söker ständigt sätt att optimera verksamheten, minska manuellt arbete och frigöra värdefulla mänskliga resurser för mer strategiska initiativ. Automatisering av arbetsflöden har vuxit fram som en kraftfull lösning, och i spetsen står två ledande plattformar: Zapier och IFTTT (If This Then That). Denna omfattande guide utforskar hur dessa plattformar kan revolutionera era affärsprocesser och erbjuder handfasta insikter för en bred internationell publik.

Nödvändigheten av att automatisera arbetsflöden för globala företag

Det moderna affärslandskapet kännetecknas av sammanlänkning och ett konstant flöde av data mellan en mängd applikationer och tjänster. Från CRM-system (Customer Relationship Management) och e-postmarknadsföringsplattformar till projekthanteringsverktyg och sociala medier, förlitar sig företag på ett komplext ekosystem av programvara. Att manuellt överföra data, utlösa åtgärder mellan dessa plattformar eller svara på händelser kan vara otroligt tidskrävande, felbenäget och en belastning för produktiviteten. Det är här automatisering av arbetsflöden kommer in i bilden.

För företag som verkar över olika tidszoner, kulturer och regelverk är behovet av standardiserade, effektiva och felfria processer ännu mer uttalat. Automatisering av arbetsflöden säkerställer:

• Ökad produktivitet: Automatisering av repetitiva uppgifter gör att anställda kan fokusera på mer värdeskapande aktiviteter som kräver mänsklig kreativitet, kritiskt tänkande och social kompetens.
• Minskade fel: Genom att eliminera manuell datainmatning och uppgifter mellan plattformar minskar risken för mänskliga fel avsevärt, vilket leder till mer exakta data och tillförlitliga processer.
• Kostnadsbesparingar: Genom att automatisera uppgifter kan företag minska behovet av manuellt arbete, minimera driftskostnader och förbättra resursallokeringen.
• Snabbare verksamhet: Automatiserade arbetsflöden utför uppgifter omedelbart eller enligt ett schema, vilket påskyndar kritiska affärsprocesser som lead nurturing, orderhantering och kundsupport.
• Förbättrad konsekvens: Automatiserade processer säkerställer att uppgifter utförs på samma sätt varje gång, vilket leder till större konsekvens i tjänsteleverans och interna operationer.
• Förbättrad datakvalitet och flöde: Smidig integration mellan applikationer säkerställer att data överförs korrekt och i realtid, vilket ger en mer komplett och aktuell bild av verksamheten.

Förstå Zapier: Kraftpaketet för företagsautomatisering

Zapier är en webbaserad plattform som låter användare ansluta olika webbapplikationer och automatisera arbetsflöden mellan dem utan att det krävs någon kunskap om kodning. Det fungerar enligt principen om 'Zaps', som är automatiserade arbetsflöden som länkar samman två eller flera appar. En Zap består av en Trigger (en händelse som startar Zapen) och en eller flera Actions (uppgifter som Zapen utför som svar på triggern).

Nyckelfunktioner och koncept i Zapier:

• Appintegrationer: Zapier har ett omfattande bibliotek med integrationer till tusentals populära webbapplikationer inom olika kategorier, inklusive CRM, e-postmarknadsföring, projekthantering, kommunikation, molnlagring och e-handel. Detta enorma ekosystem gör det otroligt mångsidigt för olika affärsbehov.
• Zaps: Kärnenheten för automatisering i Zapier. En Zap kopplar en apps triggerhändelse till en annan apps åtgärdshändelse. Till exempel kan en Zap ställas in för att automatiskt lägga till en ny prenumerant från ett kontaktformulär på er webbplats till er e-postlista och samtidigt skapa en uppgift i ert projekthanteringsverktyg.
• Flerstegs-Zaps: Utöver enkla anslutningar mellan två appar tillåter Zapier flerstegs-Zaps. Detta innebär att en enda trigger kan initiera en serie åtgärder över flera applikationer, vilket möjliggör mer komplexa och sofistikerade arbetsflöden.
• Filter: Du kan ställa in filter inom Zaps för att säkerställa att en åtgärd endast inträffar om specifika villkor är uppfyllda. Detta lägger till ett lager av villkorlig logik i dina automatiseringar.
• Pathways: För mer avancerad förgreningslogik låter Zapier Pathways dig skapa Zaps som kan ta olika vägar baserat på vissa villkor, vilket ger större flexibilitet i arbetsflödesdesignen.
• Webhooks: Zapier stöder webhooks, vilket gör att du kan ansluta till appar som inte har direkta Zapier-integrationer genom att skicka eller ta emot data via HTTP-förfrågningar.
• Formatter: Ett inbyggt verktyg som låter dig manipulera data innan den skickas till en annan app. Detta kan inkludera uppgifter som att formatera datum, ändra textens skiftläge eller utföra enkla beräkningar.

Så fungerar Zapier: Ett praktiskt exempel

Låt oss titta på ett vanligt scenario för internationella säljteam:

Scenario: En potentiell kund fyller i ett kontaktformulär på ert företags globala webbplats. Ni vill säkerställa att detta lead omedelbart läggs till i ert CRM, att en avisering skickas till relevant säljare via Slack och att leadet läggs till i en specifik e-postkampanj.

Arbetsflödet i Zapier:

1. Trigger-app: Ert webbplatsformulär (t.ex. Typeform, Google Forms, ett anpassat HTML-formulär med en webhook).
2. Trigger-händelse: 'New Form Submission'.
3. Åtgärd 1 App: Ert CRM (t.ex. Salesforce, HubSpot, Zoho CRM).
4. Åtgärd 1 Händelse: 'Create Contact' eller 'Add Lead'. Mappa formulärfälten (Namn, E-post, Företag, etc.) till motsvarande fält i CRM-systemet.
5. Åtgärd 2 App: Slack.
6. Åtgärd 2 Händelse: 'Send Channel Message'. Konfigurera meddelandet så att det inkluderar leadets namn och e-post, och specificera kanalen eller användaren som ska aviseras (t.ex. en kanal för den säljregion som täcker leadets land).
7. Åtgärd 3 App: E-postmarknadsföringsplattform (t.ex. Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign).
8. Åtgärd 3 Händelse: 'Add Subscriber' eller 'Add Contact'. Mappa e-postadressen och eventuellt andra relevanta data till e-postlistan. Du kan också använda ett filter här för att lägga till dem i en specifik välkomstserie baserat på landet eller produktintresset som angavs i formuläret.

Denna flerstegs-Zap automatiserar hela processen för lead-hantering och säkerställer att inget lead faller mellan stolarna, oavsett tidsskillnader. Säljteam får omedelbara aviseringar och leads bearbetas snabbt, vilket avsevärt förbättrar svarstider och konverteringsgrader.

Zapier för globala företag: Olika användningsfall

• E-handel: Synkronisera automatiskt nya beställningar från plattformar som Shopify eller WooCommerce till lagerhanteringssystem, bokföringsprogram (som Xero eller QuickBooks) och ärendehanteringssystem för kundsupport. Utlös leveransaviseringar.
• Innehållsmarknadsföring: När ett nytt blogginlägg publiceras på WordPress, dela det automatiskt på sociala medieplattformar (Twitter, LinkedIn, Facebook) och lägg till det i ett utkast för ett e-postnyhetsbrev.
• Kundsupport: När ett nytt supportärende skapas i Zendesk eller Freshdesk, skapa automatiskt en motsvarande uppgift i ett projekthanteringsverktyg som Asana eller Trello för den tilldelade handläggaren.
• Personal (HR): Automatisera onboarding-processen genom att låta information om nyanställda från ett HR-system automatiskt skapa konton i nödvändiga kommunikations- och produktivitetsverktyg och lägga till dem i relevanta onboarding-checklistor.
• Ekonomi: Integrera utgiftsrapporteringsappar (som Expensify) med bokföringsprogram för att effektivisera finansiell rapportering och ersättningsprocesser.

Introduktion till IFTTT: Enkel, kraftfull automatisering för vardagliga uppgifter

IFTTT, precis som Zapier, underlättar automatisering genom att skapa 'Applets' (tidigare kända som recept). Dess kärnfilosofi är centrerad kring enkla, kraftfulla anslutningar mellan tjänster och enheter. Även om IFTTT historiskt sett är känt för konsumentfokuserade IoT-integrationer (Internet of Things), har det utökat sina kapabiliteter avsevärt för att tjäna affärsbehov, särskilt för mindre företag, startups och team som letar efter okomplicerade automatiseringar.

Nyckelfunktioner och koncept i IFTTT:

• Applets: De grundläggande byggstenarna i IFTTT. En Applet består av ett This (triggern) och ett That (åtgärden). Den följer den enkla logiken: "If This, Then That."
• Omfattande tjänstebibliotek: IFTTT stöder ett brett utbud av tjänster, inklusive sociala medier, molnlagring, kommunikationsverktyg och ett stort ekosystem av smarta hemenheter och IoT-prylar.
• Villkorlig logik: IFTTT tillåter villkorlig logik inom Applets. Du kan till exempel ställa in en Applet att endast utlösas om ett specifikt nyckelord finns i en tweet.
• Proaktiva aviseringar: IFTTT kan användas för att skicka aviseringar till din telefon eller e-post baserat på olika triggers, vilket håller dig informerad om viktiga händelser.
• Enhetsintegrationer: En betydande styrka hos IFTTT är dess integration med en mängd smarta enheter, vilket kan utnyttjas för affärsverksamhet på unika sätt.

Så fungerar IFTTT: Ett affärsinriktat exempel

Låt oss titta på ett scenario för att hantera närvaro på sociala medier och teamkommunikation:

Scenario: Ni vill säkerställa att varje gång ert företag nämns på Twitter sparas tweeten för senare granskning, och en avisering skickas till en specifik Slack-kanal för marknadsföringsteamet.

IFTTT Applet:

1. Trigger-tjänst: Twitter.
2. Trigger: 'New mention of you'. Du kan specificera det exakta användarnamnet för ert företags Twitter-konto.
3. Åtgärdstjänst: Google Drive (eller Dropbox, OneDrive).
4. Åtgärd: 'Add file to folder'. Skapa en dedikerad mapp för Twitter-omnämnanden. Tweetens innehåll sparas som en textfil.
5. Åtgärdstjänst: Slack.
6. Åtgärd: 'Send channel notification'. Konfigurera meddelandet så att det inkluderar tweetens text, författare och en länk till tweeten. Specificera Slack-kanalen (t.ex. #marketing-social-mentions).

Denna Applet säkerställer att alla varumärkesomnämnanden fångas upp och att det relevanta teamet omedelbart blir medvetet, vilket underlättar snabbt engagemang och hantering av företagets anseende. Detta är särskilt användbart för team som övervakar den globala varumärkeskänslan.

IFTTT för globala företag: Unika tillämpningar

• Övervakning av sociala medier: Spara alla Instagram-inlägg som innehåller en specifik hashtag i en molnlagringsmapp för marknadsanalys eller kampanjuppföljning.
• Team-aviseringar: Få en avisering på din telefon om statusen på en specifik webbplats ändras (t.ex. om en konkurrents webbplats går offline eller en kritisk tjänst störs).
• Innehållskurering: Spara automatiskt artiklar från Pocket eller Instapaper som är taggade med ett specifikt nyckelord i ett delat dokument för teamets referens.
• Automatisering av smarta kontor: Om ert kontor använder smart belysning eller termostater kan ni skapa en Applet för att automatiskt stänga av belysningen och justera termostaten när den sista anställda lämnar kontoret (kanske utlöst av en delad kalender eller en geografisk platstjänst).
• Datasäkerhetskopiering: Säkerhetskopiera automatiskt viktiga filer från en molnlagringstjänst till en annan för redundans.

Zapier vs. IFTTT: Välj rätt plattform för ert företag

Även om både Zapier och IFTTT är kraftfulla automatiseringsverktyg, riktar de sig till något olika behov och komplexitetsnivåer. Att förstå deras skillnader är nyckeln till att välja den bästa lösningen för er organisation.

Funktion	Zapier	IFTTT
Komplexitet i arbetsflöden	Stöder flerstegs-Zaps, komplex förgrening (Pathways) och anpassad logik. Idealiskt för sofistikerad automatisering av affärsprocesser.	Främst enstegs-triggers och åtgärder, med viss villkorlig logik. Bättre lämpat för enklare, direkta automatiseringar.
Appintegrationer	Enormt bibliotek med affärsfokuserade applikationer. Fler integrationer med programvara på företagsnivå.	Stort bibliotek, med stark betoning på konsumenttjänster, IoT-enheter och sociala medier.
Prisstruktur	Erbjuder en gratisversion med begränsade Zaps och tasks. Betalplaner skalas baserat på antalet tasks, Zaps och funktioner. Generellt dyrare vid hög användningsvolym.	Erbjuder en gratisversion med begränsade Applets. IFTTT Pro erbjuder obegränsade Applets, snabbare uppdateringar och prioriterad support, vanligtvis till en lägre prispunkt än Zapier för liknande kärnfunktionalitet.
Målgrupp	Små och medelstora företag till storföretag, tekniskt kunniga individer, marknadsföringsteam, säljteam, driftchefer.	Individer, småföretag, startups och team som letar efter okomplicerad automatisering och IoT-integration.
Användargränssnitt & Användarvänlighet	Intuitivt dra-och-släpp-gränssnitt för att bygga flerstegs-Zaps. Kraftfullt men kan ha en brantare inlärningskurva för komplexa uppsättningar.	Extremt användarvänligt, med en mycket enkel "If This Then That"-logik. Lätt för nybörjare att förstå och implementera.
Datamanipulering	Inbyggt Formatter-verktyg för datamanipulering.	Begränsade inbyggda möjligheter för datamanipulering.

När ska man välja Zapier:

• Ni behöver automatisera komplexa, flerstegsprocesser som involverar flera applikationer.
• Era arbetsflöden kräver sofistikerad villkorlig logik eller datatransformationer.
• Ni integrerar med affärsprogramvara på företagsnivå (CRM, ERP, etc.).
• Ni behöver avancerade funktioner som schemalagda Zaps, filter och specifika appintegrationer.

När ska man välja IFTTT:

• Era automatiseringsbehov är relativt enkla och kopplar samman två tjänster med en direkt trigger och åtgärd.
• Ni letar efter kostnadseffektiv automatisering för grundläggande uppgifter.
• Ni vill utnyttja integrationer med smarta enheter eller konsumentinriktade applikationer.
• Användarvänlighet och snabb installation är era högsta prioriteringar.

Det är också värt att notera att vissa företag använder båda plattformarna. IFTTT kan hantera enklare, vardagliga automatiseringar och IoT-integrationer, medan Zapier tar hand om de mer invecklade, centrala affärsprocessautomatiseringarna.

Implementera automatisering av arbetsflöden globalt: Bästa praxis

En framgångsrik implementering av automatisering av arbetsflöden i en global organisation kräver noggrann planering och hänsyn till olika faktorer:

1. Identifiera repetitiva uppgifter och flaskhalsar

Börja med att kartlägga era nuvarande affärsprocesser. Identifiera uppgifter som är manuella, tidskrävande, felbenägna eller som konsekvent orsakar förseningar. Dessa är utmärkta kandidater för automatisering. Samarbeta med team i olika regioner för att förstå deras specifika smärtpunkter och operativa nyanser.

2. Börja i liten skala och iterera

Försök inte automatisera allt på en gång. Börja med en eller två relativt enkla automatiseringar med stor inverkan. Detta gör att ert team kan lära sig plattformen, bygga självförtroende och visa värdet av automatisering. När det är framgångsrikt kan ni gradvis skala upp.

3. Prioritera datasäkerhet och integritet

När ni ansluter olika applikationer, särskilt de som hanterar känsliga kund- eller företagsdata, se till att ni följer relevanta dataskyddsbestämmelser (t.ex. GDPR, CCPA). Både Zapier och IFTTT erbjuder säkerhetsåtgärder, men det är avgörande att förstå hur era data flödar och lagras. Välj integrationer med välrenommerade, säkra applikationer.

4. Standardisera där det är möjligt, anpassa där det är nödvändigt

Även om automatisering främjar standardisering, kräver global verksamhet ofta flexibilitet. Till exempel kan aviseringspreferenser eller dataformatering behöva variera baserat på regionala standarder eller teamets preferenser. Använd filtrerings- och villkorlig logik-funktionerna i Zapier och IFTTT för att tillgodose dessa variationer.

5. Utbilda era team

Erbjud adekvat utbildning till anställda som kommer att använda eller hantera dessa automatiseringsverktyg. Ge dem befogenhet att identifiera nya automatiseringsmöjligheter och till och med bygga sina egna enkla arbetsflöden. Detta främjar en kultur av ständiga förbättringar och innovation.

6. Övervaka och optimera

Automatisering är inte en 'ställ in och glöm'-lösning. Övervaka regelbundet era automatiserade arbetsflöden för att säkerställa att de fungerar korrekt och effektivt. Leta efter möjligheter att optimera dem ytterligare när era affärsbehov utvecklas.

7. Ta hänsyn till språk- och kulturnyanser

När ni konfigurerar aviseringar eller automatiserad kommunikation, var medveten om språket. Om era team eller kunder spänner över flera språkliga regioner, överväg hur automatiserade meddelanden kommer att uppfattas. Även om Zapier och IFTTT främst hanterar dataflöden, är innehållet i dessa flöden viktigt. Att till exempel använda neutralt språk eller erbjuda alternativ för språkval i kundinriktade automatiseringar är avgörande.

8. Integrera med befintliga system

Den verkliga kraften hos dessa plattformar är deras förmåga att integrera med de verktyg ni redan använder. Se till att de applikationer som är kritiska för er globala verksamhet (t.ex. internationella betalningsgateways, flerspråkiga CRM, regionala samarbetsverktyg) stöds av Zapier eller IFTTT, eller kan anslutas via webhooks.

Framtiden för automatisering av arbetsflöden

Automatisering av arbetsflöden är inte längre ett futuristiskt koncept; det är en nutida nödvändighet för företag som siktar på agilitet och konkurrenskraft. Plattformar som Zapier och IFTTT utvecklas kontinuerligt, lägger till fler integrationer och förbättrar sina kapabiliteter. När AI och maskininlärning blir mer integrerade i affärsprocesser kan vi förvänta oss ännu mer sofistikerade automatiseringsmöjligheter, som rör sig bortom enkla trigger-åtgärd-regler till mer intelligenta, anpassningsbara arbetsflöden.

För globala företag innebär att bemästra dessa verktyg att bygga mer motståndskraftiga, effektiva och skalbara verksamheter. Genom att strategiskt implementera automatisering av arbetsflöden kan organisationer navigera komplexiteten på internationella marknader med större självförtroende och frigöra sin mest värdefulla tillgång – sina medarbetare – för att driva innovation och tillväxt.

Sammanfattning

Zapier och IFTTT erbjuder tillgängliga men ändå kraftfulla lösningar för företag som vill automatisera repetitiva uppgifter och effektivisera sin verksamhet. Oavsett om ni är en liten startup eller ett växande storföretag, kan användningen av dessa plattformar låsa upp betydande vinster i produktivitet, effektivitet och noggrannhet. Genom att förstå deras unika styrkor och tillämpa bästa praxis för implementering kan globala organisationer utnyttja kraften i automatisering av arbetsflöden för att uppnå sina strategiska mål och blomstra i en alltmer uppkopplad värld.

Redo att transformera era affärsprocesser? Börja utforska Zapier och IFTTT idag och upptäck de oändliga möjligheterna med automatisering.