Samlingsförvaltning: Förvärv och vård för en global publik

Samlingsförvaltning är en mångfacetterad disciplin som omfattar hela livscykeln för objekt och information inom ett museum, bibliotek, arkiv eller annan kulturarvsinstitution. Det handlar inte bara om det initiala förvärvet av föremål utan också deras långsiktiga bevarande, dokumentation och tillgänglighet. Den här guiden ger en omfattande översikt över principer och praxis för samlingsförvaltning, skräddarsydd för en global publik.

Förstå Samlingsförvaltningens Omfattning

Samlingsförvaltning är mer än bara att förvara objekt. Det är ett strategiskt och etiskt åtagande som säkerställer att kulturarvet skyddas och görs tillgängligt för nuvarande och framtida generationer. Viktiga aspekter inkluderar:

• Förvärv: Processen att förvärva nya föremål till samlingen.
• Dokumentation: Skapa och underhålla korrekta register om varje föremål.
• Bevarande: Genomföra åtgärder för att förhindra försämring och skada.
• Konservering: Behandling och reparation av skadade eller försämrade föremål.
• Tillgång och Användning: Ge tillgång till samlingen för forskning, utbildning och utställning.
• Avyttring: Borttagning av föremål från samlingen, vilket är en noggrant övervägd process.

Förvärvsstrategier: Bygga en Meningsfull Samling

Förvärv är en kritisk aspekt av samlingsförvaltning, som formar karaktären och betydelsen av en institutions innehav. En väldefinierad förvärvspolicy är avgörande och vägleder beslut om vad som ska samlas in och säkerställer att nya förvärv överensstämmer med institutionens uppdrag och strategiska mål.

Utveckla en Förvärvspolicy

En förvärvspolicy bör ta upp följande:

• Samlingens omfattning: Definiera typerna av material som samlas in, det geografiska fokuset och de historiska perioderna som täcks.
• Förvärvsmetoder: Ange hur föremål kommer att förvärvas (t.ex. köp, donation, fältarbete).
• Urvalskriterier: Ange de faktorer som beaktas vid utvärderingen av potentiella förvärv (t.ex. relevans, skick, proveniens, dubblering).
• Etiska överväganden: Ta upp frågor som kulturell känslighet, återlämnande och efterlevnad av lagar.
• Resurser: Beakta de resurser som krävs för att ta hand om nya förvärv (t.ex. lagringsutrymme, personal, konservering).

Metoder för Förvärv

Institutioner förvärvar föremål genom olika metoder:

• Donationer: Gåvor från individer eller organisationer. Att korrekt dokumentera donationer med gåvobrev är avgörande.
• Köpa: Förvärv som görs via återförsäljare, auktioner eller direkt från skapare. Due diligence är avgörande för att säkerställa äkthet och lagligt ägande.
• Fältarbete: Samla in material genom arkeologiska utgrävningar, etnografisk forskning eller naturhistoriska expeditioner. Etiska överväganden och tillstånd är av största vikt. Till exempel kräver museer som samlar in botaniska exemplar i Amazonas regnskog tillstånd från relevanta myndigheter och måste följa internationella avtal om biologisk mångfald.
• Arv: Föremål som ärvs genom testamenten. Dessa kräver noggrann hantering för att säkerställa efterlevnad av lagar och donators avsikter.
• Överföringar: Föremål som tas emot från andra institutioner. Ofta förekommande när en institution stänger eller avyttrar objekt.

Etiska Överväganden vid Förvärv

Etiskt samlande är av största vikt i dagens globala miljö. Institutioner måste vara medvetna om risken för olaglig handel med kulturföremål och vidta åtgärder för att säkerställa att förvärv görs på ett etiskt sätt och erhålls lagligt. Detta inkluderar:

• Proveniensforskning: Undersöka ett föremåls ägarhistorik för att identifiera eventuella luckor eller varningsflaggor.
• Due diligence: Verifiera ett föremåls juridiska status och dess exporthistoria.
• Efterlevnad av internationella lagar och konventioner: Följa fördrag som UNESCO-konventionen från 1970 om åtgärder för att förbjuda och förhindra olaglig import, export och överföring av äganderätten till kulturegendom.
• Återlämnande: Återlämna kulturobjekt till deras ursprungsland eller -samhälle. Många museer arbetar aktivt med krav på återlämnande. Till exempel har British Museum mött ökande press att återlämna Elgin Marbles till Grekland.
• Hantera Kulturell Känslighet: Respektera de kulturella värden och traditioner som är förknippade med ett objekt. Detta kan innebära att man konsulterar med ursprungsbefolkningar eller andra intressenter. Till exempel konsulterar museer som ställer ut heliga föremål från australiensiska aboriginska kulturer ofta med äldste i samhället om lämplig visning och tolkning.

Vård av Samlingar: Bevarande och Konservering

Bevarande och konservering är väsentliga för att säkerställa samlingarnas långsiktiga överlevnad. Bevarande fokuserar på förebyggande åtgärder för att minimera försämring, medan konservering innebär behandling av skadade eller försämrade föremål.

Förebyggande Bevarande: Skapa en Stabil Miljö

Förebyggande bevarande är det mest kostnadseffektiva sättet att skydda samlingar. Det innebär att man kontrollerar miljöfaktorer, hanterar föremål försiktigt och implementerar lämpliga metoder för förvaring och visning.

Miljökontroll

Att upprätthålla stabila temperatur- och fuktighetsnivåer är avgörande. Fluktuationer kan få material att expandera och dra ihop sig, vilket leder till sprickbildning, deformation och andra former av skador.

• Temperatur: Helst bör temperaturen hållas konstant och inom ett område som är lämpligt för materialen i samlingen. Generellt sett är kallare temperaturer bättre för långsiktigt bevarande.
• Relativ Fuktighet (RF): Att upprätthålla en stabil RF är avgörande. Hög RF kan främja mögeltillväxt och korrosion, medan låg RF kan få material att torka ut och bli spröda. En RF på 50 % +/- 5 % rekommenderas ofta för blandade samlingar.
• Ljus: Exponering för ljus, särskilt ultraviolett (UV) strålning, kan orsaka blekning, gulning och försprödning. Ljusnivåerna bör hållas så låga som möjligt, och UV-filter bör användas på fönster och armaturer.
• Föroreningar: Luftföroreningar, som damm, sot och flyktiga organiska föreningar (VOC), kan skada samlingar. Luftfiltreringssystem kan hjälpa till att avlägsna föroreningar.

Hantering och Förvaring

Korrekt hantering och förvaring är avgörande för att förhindra fysisk skada.

• Hantering: Använd handskar när du hanterar föremål, särskilt de som är gjorda av känsliga material. Undvik att röra ytor direkt och ge tillräckligt stöd.
• Förvaring: Förvara föremål i syrafria lådor, mappar och andra arkivbeständiga material. Använd vaddering och avdelare för att förhindra att föremål gnids mot varandra. Till exempel bör textilier förvaras platt eller rullas på syrafria rör. Metallföremål bör skyddas mot korrosion med torkmedel eller korrosionsinhibitorer.
• Skadedjursbekämpning: Implementera ett integrerat program för skadedjursbekämpning (IPM) för att förhindra angrepp av insekter, gnagare och andra skadedjur. IPM innebär övervakning av skadedjur, identifiering av källor till angrepp och implementering av icke-kemiska kontrollåtgärder närhelst det är möjligt.

Konserveringsbehandling: Reparera och Stabilisera Skadade Föremål

Konservering innebär behandling och reparation av skadade eller försämrade föremål. Konserveringsbehandlingar bör utföras av kvalificerade konservatorer som har kunskapen och färdigheterna för att stabilisera och bevara kulturarvet.

Typer av Konserveringsbehandling

• Rengöring: Avlägsna smuts, damm och andra ytavlagringar.
• Reparation: Laga brott, revor och andra strukturella skador.
• Konsolidering: Stärka försvagade material.
• Stabilisering: Förhindra ytterligare försämring.
• Retuschering: Måla i förluster för att förbättra utseendet på ett objekt (gjort etiskt och reversibelt).

Etiska Överväganden inom Konservering

Konserveringsetik betonar vikten av att bevara kulturarvets integritet och minimera behandlingens inverkan. Viktiga principer inkluderar:

• Reversibilitet: Använda material och tekniker som kan reverseras eller avlägsnas i framtiden.
• Minimal intervention: Göra bara det som är nödvändigt för att stabilisera och bevara ett objekt.
• Dokumentation: Noggrant dokumentera alla behandlingsprocedurer.
• Respekt för objektets historia: Undvika behandlingar som skulle förändra objektets ursprungliga utseende eller betydelse.

Dokumentation och Åtkomst: Göra Samlingar Tillgängliga

Omfattande dokumentation är avgörande för att hantera samlingar effektivt och göra dem tillgängliga för forskare, utbildare och allmänheten. Dokumentation inkluderar att skapa och underhålla korrekta register om varje föremål, inklusive dess proveniens, skick och behandlingshistorik.

Skapa Dokumentation

Dokumentation bör skapas vid tidpunkten för förvärvet och uppdateras under hela föremålets livscykel. Viktiga delar av dokumentationen inkluderar:

• Objekt-ID: En unik identifierare som tilldelas varje föremål.
• Beskrivning: En detaljerad beskrivning av föremålet, inklusive dess material, dimensioner och skick.
• Proveniens: Information om föremålets ägarhistorik.
• Bilder: Högkvalitativa fotografier av föremålet.
• Konserveringsregister: Dokumentation av alla konserveringsbehandlingar som utförts.
• Placering: Information om var föremålet förvaras.

Åtkomst och Användning

Institutioner ger tillgång till sina samlingar genom olika medel, inklusive:

• Utställningar: Visa föremål för allmänheten.
• Forskning: Ge tillgång till forskare för vetenskapliga studier.
• Utbildning: Använda samlingar för utbildningsprogram.
• Online-databaser: Göra samlingsinformation tillgänglig online. Till exempel har många museer nu sökbara online-kataloger, vilket gör det möjligt för forskare över hela världen att få tillgång till information om deras innehav. Smithsonian Institutions online-samlingsdatabas är ett utmärkt exempel.
• Lån: Låna ut föremål till andra institutioner för utställningar eller forskning.

Digitalt Bevarande: Skydda Födda-Digitala och Digitaliserade Material

Digitalt bevarande är processen att säkerställa att digitalt material förblir tillgängligt och användbart över tid. Detta inkluderar födda-digitala material (de som skapats i digitalt format) och digitaliserade material (de som konverterats från analogt format).

Utmaningar med Digitalt Bevarande

Digitalt material är sårbart för en mängd olika hot, inklusive:

• Teknisk föråldring: Hårdvara och mjukvara blir föråldrade, vilket gör det svårt att komma åt digitala filer.
• Filformatsföråldring: Filformat blir icke-stödda, vilket gör det omöjligt att öppna digitala filer.
• Bitröta: Dataförsämring sker över tid, vilket leder till filkorruption.
• Lagringsmediakatastrof: Hårddiskar, CD-skivor och andra lagringsmedier havererar, vilket resulterar i dataförlust.

Strategier för Digitalt Bevarande

Institutioner använder en mängd olika strategier för att hantera utmaningarna med digitalt bevarande:

• Migrering: Konvertera filer till nyare filformat.
• Emulering: Skapa virtuella miljöer som efterliknar äldre hårdvara och mjukvara.
• Normalisering: Konvertera filer till standardfilformat.
• Lagringshantering: Implementera strategier för att hantera och säkerhetskopiera digitala filer. Molnlagringslösningar erbjuder skalbarhet och redundans, men kräver noggrant övervägande av datasäkerhet och integritet.
• Metadata: Skapa beskrivande metadata för att underlätta upptäckt och åtkomst.

Avyttring: Hantera Samlingstillväxt

Avyttring är processen att permanent ta bort ett objekt från ett museums samling. Detta är ett allvarligt beslut som bör tas först efter noggrant övervägande. Avyttring kan vara ett nödvändigt verktyg för att hantera samlingstillväxt, förfina samlingsfokus och generera intäkter för att stödja förvärv och konservering.

Skäl för Avyttring

Vanliga skäl för avyttring inkluderar:

• Relevans: Objektet överensstämmer inte längre med institutionens uppdrag eller samlingsomfattning.
• Dubblering: Institutionen har redan flera exempel på samma objekt.
• Skick: Objektet är i så dåligt skick att det inte kan konserveras eller ställas ut.
• Proveniensproblem: Frågor om objektets ägarhistorik eller juridiska status.
• Krav på återlämnande: Svara på legitima krav på återlämnande av kulturobjekt.

Etiska Överväganden vid Avyttring

Avyttring bör vägledas av etiska principer för att säkerställa att det genomförs på ett ansvarsfullt och transparent sätt. Viktiga överväganden inkluderar:

• Transparens: Göra avyttringsprocessen öppen och ansvarig.
• Samråd: Samråda med intressenter, såsom kuratorer, förvaltare och företrädare för samhället.
• Användning av intäkter: Använda intäkterna från avyttringsförsäljningen för att stödja förvärv och konservering, i enlighet med professionella riktlinjer.
• Efterlevnad av lagar: Säkerställa att avyttringsprocessen följer alla tillämpliga lagar och förordningar.

Slutsats: Förvalta Kulturarvet för Framtiden

Samlingsförvaltning är en viktig funktion för museer, bibliotek, arkiv och andra kulturarvsinstitutioner över hela världen. Genom att implementera sunda förvärvsstrategier, utöva ansvarsfullt bevarande och konservering och ge tillgång till samlingar kan institutioner säkerställa att kulturarvet skyddas och görs tillgängligt för nuvarande och framtida generationer. Etiska överväganden måste alltid vara i framkant av samlingsförvaltningsbeslut, vilket säkerställer att kulturarvet behandlas med respekt och känslighet.

Utmaningarna med samlingsförvaltning utvecklas ständigt, särskilt i den digitala tidsåldern. I takt med att tekniken utvecklas och vår förståelse för kulturarvet fördjupas måste institutionerna anpassa sina metoder för att möta de förändrade behoven hos sina samlingar och sina samhällen. Genom att omfamna innovation och samarbete kan institutionerna fortsätta att spela en viktig roll i att bevara och dela världens kulturarv.