Att bygga effektiva kalendersystem för gåvoplanering: En global guide

Gåvoplanering, även känt som planerade gåvor eller testamentsgåvor, är en avgörande komponent för hållbar insamling för ideella organisationer världen över. Ett välstrukturerat kalendersystem för gåvoplanering är nödvändigt för att effektivt hantera relationer med potentiella givare, följa upp framsteg och säkerställa snabb uppföljning. Denna guide ger en omfattande översikt över hur man bygger ett sådant system, anpassningsbart till olika organisationsstorlekar och verksamhetskontexter över hela världen.

Varför är ett kalendersystem för gåvoplanering viktigt?

Ett robust kalendersystem för gåvoplanering erbjuder många fördelar, inklusive:

• Förbättrade givarrelationer: En proaktiv kalender säkerställer regelbunden kommunikation med potentiella och befintliga givare av planerade gåvor, vilket stärker relationer och bygger förtroende.
• Ökad effektivitet: Centraliserad spårning av aktiviteter effektiviserar arbetet med gåvoplanering, vilket sparar tid och resurser.
• Förbättrad ansvarsskyldighet: Kalendern ger en tydlig översikt över alla gåvoplaneringsaktiviteter, vilket främjar ansvarsskyldighet och transparens.
• Bättre pipeline-hantering: Att visualisera gåvoplaneringsprocessen hjälper till att identifiera potentiella flaskhalsar och möjligheter till förbättring.
• Datadrivet beslutsfattande: Spårning av nyckeltal möjliggör informerade beslut och optimering av gåvoplaneringsstrategier.
• Konsekvent uppföljning: Kalendern säkerställer snabb uppföljning av leads, förfrågningar och åtaganden.
• Proaktivt uppsökande arbete: En välplanerad kalender möjliggör proaktiva kontakter med potentiella givare, vilket ökar medvetenheten om möjligheter till gåvoplanering.

Nyckelkomponenter i ett kalendersystem för gåvoplanering

Ett effektivt kalendersystem för gåvoplanering innehåller vanligtvis följande komponenter:

1. Databasintegration

Kalendern bör integreras med din organisations givardatabas eller CRM-system (Customer Relationship Management). Detta möjliggör sömlös spårning av givarinteraktioner, intressen för gåvoplanering och personlig information. Populära CRM-system som används av ideella organisationer globalt inkluderar Salesforce, Raiser's Edge och Blackbaud CRM. Överväg integration med specialiserade programvarulösningar för gåvoplanering där det är lämpligt.

Exempel: När en givare uttrycker intresse för att inkludera din organisation i sitt testamente, bör denna information omedelbart registreras i CRM-systemet och kopplas till en relevant uppgift eller påminnelse i gåvoplaneringskalendern.

2. Uppgiftshantering

Kalendern bör göra det möjligt att skapa och tilldela uppgifter relaterade till gåvoplaneringsaktiviteter. Dessa uppgifter kan inkludera:

• Givarmöten: Schemaläggning och förberedelse för möten med potentiella givare av planerade gåvor.
• Framtagning av förslag: Utarbeta förslag för gåvoplanering som är skräddarsydda för individuella givares intressen.
• Uppföljningssamtal: Ringa uppföljningssamtal för att vårda relationer och besvara frågor.
• Evenemangsplanering: Organisera och marknadsföra seminarier, webbinarier eller andra evenemang om gåvoplanering.
• Marknadsföringskampanjer: Utveckla och genomföra riktade marknadsföringskampanjer för att öka medvetenheten om alternativ för gåvoplanering.
• Dokumentgranskning: Granska gåvoavtal, testamentsavsikter och andra juridiska dokument.
• Förvaltningsaktiviteter: Implementera förvaltningsplaner för nuvarande medlemmar i arvsgåvosällskap.

Exempel: Skapa en återkommande uppgift för att skicka ett kvartalsvis nyhetsbrev till alla individer som har uttryckt intresse för planerade gåvor, med uppdateringar om organisationens arbete och belysning av effekten av testamentsgåvor.

3. Tidsgränsbevakning

Kalendern bör möjliggöra spårning av viktiga tidsgränser, såsom:

• Tidsgränser för gåvoavtal: Övervaka tidsgränser för att slutföra och underteckna gåvoavtal.
• Tidsgränser för anslagsansökningar: Spåra tidsgränser för anslagsansökningar relaterade till gåvoplaneringsinitiativ.
• Tidsgränser för skattedeklaration: Hålla koll på relevanta tidsgränser för skattedeklaration för givare. Notera att dessa kommer att variera kraftigt beroende på givarens bosättningsland.
• Tidsgränser för evenemangsregistrering: Övervaka tidsgränser för evenemangsregistreringar.

Exempel: Ställ in påminnelser för kommande ändringar i skattelagstiftningen som kan påverka strategier för planerade gåvor i olika länder. Detta visar din expertis och ger värdefull information till potentiella givare.

4. Kommunikationspåminnelser

Kalendern bör inkludera påminnelser för att skicka regelbunden kommunikation till potentiella och befintliga givare av planerade gåvor. Denna kommunikation kan inkludera:

• Tackkort: Skicka tackkort i tid för gåvor och intresseanmälningar.
• Födelsedagskort: Skicka personliga födelsedagskort till givare.
• Helghälsningar: Skicka helghälsningar till givare.
• Nyhetsbrev: Skicka regelbundna nyhetsbrev som belyser effekten av planerade gåvor.
• Effektrapporter: Dela effektrapporter som visar resultatet av organisationens arbete.

Exempel: Schemalägg påminnelser för att skicka personliga tackkort till givare som nyligen har gjort ett åtagande om en planerad gåva, och betona den bestående effekten av deras arv.

5. Rapportering och analys

Kalendersystemet bör erbjuda rapporterings- och analysfunktioner för att spåra nyckeltal, såsom:

• Antal leads för planerade gåvor: Spåra antalet individer som har uttryckt intresse för planerade gåvor.
• Värdet av potentiella planerade gåvor: Uppskatta det potentiella värdet av planerade gåvor i pipeline.
• Konverteringsgrad: Mäta konverteringsgraden från leads till bekräftade planerade gåvor.
• Genomsnittlig gåvostorlek: Beräkna det genomsnittliga värdet av mottagna planerade gåvor.
• Avkastning på investering (ROI): Utvärdera ROI för gåvoplaneringsaktiviteter.

Exempel: Generera en rapport som visar antalet leads för planerade gåvor som genererats via olika marknadsföringskanaler, vilket gör att du kan optimera dina marknadsföringsinsatser och allokera resurser effektivt.

Att bygga ditt kalendersystem för gåvoplanering: En steg-för-steg-guide

Här är en steg-för-steg-guide för att bygga ett effektivt kalendersystem för gåvoplanering:

Steg 1: Välj dina verktyg

Välj de verktyg och plattformar du kommer att använda för att hantera din gåvoplaneringskalender. Alternativen inkluderar:

• CRM-system: Salesforce, Raiser's Edge, Blackbaud CRM. Dessa erbjuder omfattande funktioner för givarhantering och spårning.
• Projekthanteringsprogram: Asana, Trello, Monday.com. Dessa verktyg kan användas för att hantera uppgifter och tidsfrister relaterade till gåvoplaneringsaktiviteter.
• Kalenderapplikationer: Google Kalender, Microsoft Outlook Kalender. Dessa kan användas för att schemalägga möten och ställa in påminnelser.
• Kalkylprogram: Microsoft Excel, Google Sheets. Dessa kan användas för att spåra data och generera rapporter. Även om de är mindre robusta än dedikerade CRM- eller projekthanteringsverktyg kan de vara ett gångbart alternativ för mindre organisationer med begränsade resurser.
• Specialiserad programvara för gåvoplanering: Vissa programvarupaket är specifikt utformade för gåvoplanering och erbjuder funktioner som testamentshantering, gåvoillustration och verktyg för givarengagemang.

Tänk på din organisations storlek, budget och tekniska kapacitet när du väljer rätt verktyg. Integration mellan olika plattformar är avgörande för ett sömlöst arbetsflöde.

Steg 2: Definiera dina gåvoplaneringsaktiviteter

Identifiera alla aktiviteter som ska inkluderas i din gåvoplaneringskalender. Dessa kan inkludera:

• Identifiering och research av givare: Identifiera och undersöka potentiella givare av planerade gåvor.
• Kultivering och engagemang: Bygga relationer med potentiella givare genom personliga besök, telefonsamtal och evenemang.
• Värvning: Presentera alternativ för gåvoplanering och göra specifika förfrågningar om planerade gåvor.
• Förvaltning: Erkänna och tacka givare för deras planerade gåvor och hålla dem informerade om effekten av deras generositet.
• Marknadsföring och kommunikation: Främja möjligheter till gåvoplanering genom olika kanaler, såsom nyhetsbrev, webbplatser och sociala medier.
• Juridisk och finansiell administration: Hantera de juridiska och finansiella aspekterna av planerade gåvor, såsom gåvoavtal, testamenten och stiftelser.

Bryt ner varje aktivitet i specifika uppgifter och tilldela ansvar till teammedlemmar.

Steg 3: Skapa en kalendermall

Utveckla en kalendermall som inkluderar all väsentlig information för varje aktivitet, såsom:

• Datum och tid: När aktiviteten kommer att äga rum.
• Beskrivning: En kort sammanfattning av aktiviteten.
• Givarens namn: Namnet på den berörda givaren.
• Kontaktinformation: Givarens telefonnummer och e-postadress.
• Uppgiftstilldelning: Den teammedlem som är ansvarig för aktiviteten.
• Status: Den aktuella statusen för aktiviteten (t.ex. planerad, pågående, slutförd).
• Anteckningar: Eventuella relevanta anteckningar eller kommentarer.

Använd ett konsekvent format och namngivningskonvention för alla poster för att säkerställa tydlighet och konsekvens.

Steg 4: Fyll i kalendern

Fyll i kalendern med alla planerade gåvoplaneringsaktiviteter, inklusive återkommande uppgifter, tidsgränser och kommunikationspåminnelser. Använd din givardatabas eller CRM-system för att identifiera potentiella givare och schemalägga initiala kontaktförsök. Sätt realistiska tidsramar för varje aktivitet och tillåt flexibilitet för att hantera oväntade händelser.

Steg 5: Övervaka och uppdatera kalendern

Övervaka och uppdatera kalendern regelbundet för att säkerställa att den förblir korrekt och relevant. Följ upp framstegen för varje aktivitet och gör justeringar vid behov. Använd rapporterings- och analysfunktionerna i ditt kalendersystem för att identifiera förbättringsområden. Uppmuntra teammedlemmar att ge feedback och förslag för att förbättra kalenderns effektivitet.

Steg 6: Utbilda ditt team

Ge ditt team omfattande utbildning i hur man använder kalendersystemet för gåvoplanering. Se till att alla förstår vikten av kalendern och hur den bidrar till den övergripande framgången för ert gåvoplaneringsprogram. Uppmuntra teammedlemmar att aktivt delta i kalenderns utveckling och underhåll.

Anpassa din kalender för en global publik

När du arbetar med givare från olika länder är det viktigt att ta hänsyn till kulturella skillnader och lokala sedvänjor. Här är några tips för att anpassa din gåvoplaneringskalender för en global publik:

• Respektera kulturella normer: Var medveten om kulturella normer relaterade till gåvogivande, kommunikation och personligt utrymme.
• Tänk på tidszoner: Schemalägg möten och telefonsamtal vid tider som är bekväma för givare i olika tidszoner.
• Använd lämpligt språk: Använd ett tydligt, koncist språk som är lätt att förstå. Undvik jargong och slang. Översätt material till givarens modersmål, om nödvändigt.
• Erbjud flexibla gåvoalternativ: Tillhandahåll en mängd olika gåvoalternativ för att tillgodose olika preferenser och ekonomiska situationer.
• Förstå skattelagar: Bekanta dig med skattelagarna i olika länder för att säkerställa att planerade gåvor struktureras på ett skatteeffektivt sätt. Sök expertråd vid behov.
• Var lyhörd för religiösa övertygelser: Var uppmärksam på religiösa övertygelser och praxis när du kommunicerar med givare.
• Undersök lokala regler: Förstå lokala bestämmelser om välgörenhetsgåvor och insamling.
• Bygg relationer: Investera tid i att bygga starka relationer med givare från olika länder. Visa genuint intresse för deras kultur och värderingar.

Exempel: När du planerar ett seminarium om gåvoplanering för givare i Japan, undersök den korrekta etiketten för affärsmöten och gåvogivande. Presentera information på ett tydligt och koncist sätt och undvik alltför aggressiva säljtaktiker. Tillhandahåll översättningstjänster och erbjud en mängd olika gåvoalternativ, såsom testamenten och välgörenhetsstiftelser.

Exempel på kalenderposter: Ett globalt perspektiv

Här är några exempel på kalenderposter som visar ett globalt perspektiv:

• Datum: 1 januari Aktivitet: Skicka nyårshälsningar till givare i Kina (överväg att skicka digitala hälsningar på grund av kulturell känslighet).
• Datum: 17 mars Aktivitet: Uppmärksamma St. Patrick's Day med irländska givare (ett enkelt e-postmeddelande som uppmärksammar dagen är ofta uppskattat).
• Datum: 5 maj Aktivitet: Skicka Cinco de Mayo-hälsningar till givare i Mexiko.
• Datum: Ramadan (varierande datum) Aktivitet: Undvik att schemalägga möten eller telefonsamtal med muslimska givare under fastetimmarna. Skicka respektfulla hälsningar för Eid al-Fitr i slutet av Ramadan.
• Datum: Diwali (varierande datum) Aktivitet: Skicka Diwali-hälsningar till hinduiska givare.
• Datum: Specifika datum baserat på relevanta länders skattelagar: Aktivitet: Skicka påminnelser till internationella givare om närmande skattedeadlines för att uppmuntra gåvor vid årsskiftet.

Att välja rätt teknologi

Att välja rätt teknologi är avgörande för att bygga ett framgångsrikt kalendersystem för gåvoplanering. Tänk på följande:

• Skalbarhet: Kommer systemet att kunna skalas i takt med att din organisation växer?
• Integration: Integreras det med ditt befintliga CRM eller givardatabas?
• Tillgänglighet: Är det tillgängligt för ditt team oavsett deras plats (avgörande för globala team)?
• Säkerhet: Uppfyller det datasäkerhetsstandarder för olika regioner (GDPR, CCPA, etc.)?
• Kostnad: Vad är den totala ägandekostnaden, inklusive licensiering, implementering och utbildning?

Utvärdera flera alternativ och genomför noggranna tester innan du fattar ett slutgiltigt beslut. Be om feedback från ditt team för att säkerställa att den valda teknologin uppfyller deras behov och preferenser.

Att övervinna vanliga utmaningar

Att bygga och underhålla ett kalendersystem för gåvoplanering kan innebära flera utmaningar. Här är några vanliga problem och hur man hanterar dem:

• Datasilos: Data är utspridd över olika system och avdelningar. Integrera ditt kalendersystem med ditt CRM eller givardatabas för att skapa en enda sanningskälla.
• Resursbrist: Begränsad personal och budget. Prioritera väsentliga gåvoplaneringsaktiviteter och utnyttja teknik för att automatisera uppgifter.
• Motstånd mot förändring: Teammedlemmar är ovilliga att anta ett nytt system. Ge omfattande utbildning och demonstrera fördelarna med kalendersystemet.
• Felaktig data: Data är föråldrad eller ofullständig. Implementera datakvalitetsprocedurer för att säkerställa korrekthet och fullständighet.
• Bristande engagemang: Ledningen stöder inte gåvoplaneringsprogrammet. Utbilda ledningen om vikten av gåvoplanering och dess potentiella inverkan på organisationens långsiktiga hållbarhet.

Slutsats

Att bygga ett effektivt kalendersystem för gåvoplanering är avgörande för att attrahera och vårda kontakter för planerade gåvor, stärka givarrelationer och säkerställa din organisations långsiktiga hållbarhet. Genom att följa stegen i denna guide och anpassa ditt tillvägagångssätt till en global publik kan du skapa ett robust kalendersystem som driver resultat och hjälper dig att uppnå dina gåvoplaneringsmål. Kom ihåg att prioritera givarrelationer, upprätthålla konsekvent kommunikation och omfamna kulturell lyhördhet i alla dina gåvoplaneringsaktiviteter.

Genom att implementera ett välstrukturerat och globalt medvetet kalendersystem för gåvoplanering kan din organisation frigöra potentialen i planerade gåvor och säkra en ljusare framtid.