Öka medarbetarengagemanget globalt: En guide till enkätverktyg

I dagens sammanlänkade värld är det avgörande för en organisations framgång att främja en mycket engagerad arbetskraft. Engagerade medarbetare är mer produktiva, innovativa och lojala mot sina organisationer. Ett av de mest effektiva sätten att mäta och förbättra medarbetarengagemang är genom väl utformade och strategiskt implementerade medarbetarundersökningar.

Denna omfattande guide utforskar världen av enkätverktyg för medarbetarengagemang och ger dig kunskapen och resurserna för att implementera ett framgångsrikt feedbackprogram i dina globala team. Vi kommer att täcka olika typer av undersökningar, viktiga överväganden för att välja rätt verktyg, bästa praxis för utformning och implementering av undersökningar samt hur man analyserar och agerar på den data man samlar in.

Varför medarbetarundersökningar är avgörande för globala organisationer

Medarbetarundersökningar ger värdefulla insikter i arbetskraftens tankar, känslor och erfarenheter. I ett globalt sammanhang är dessa insikter ännu mer kritiska av flera anledningar:

• Förståelse för olika perspektiv: Globala team består av individer med olika kulturella bakgrunder, erfarenheter och perspektiv. Undersökningar hjälper dig att förstå dessa nyanser och anpassa dina engagemangsstrategier därefter. Det som motiverar en anställd i Tyskland kan till exempel skilja sig från det som motiverar en anställd i Brasilien.
• Identifiera regionala utmaningar: Undersökningar kan belysa regionspecifika utmaningar som kan påverka medarbetarengagemanget. Detta kan inkludera frågor relaterade till kommunikation, balans mellan arbete och privatliv eller tillgång till resurser.
• Mäta effekten av globala initiativ: När globala initiativ implementeras ger undersökningar ett sätt att spåra deras effektivitet och identifiera områden för förbättring. Om du till exempel lanserar ett nytt utbildningsprogram kan en undersökning efter utbildningen hjälpa dig att bedöma dess inverkan på medarbetarnas färdigheter och självförtroende.
• Förbättra kommunikation och transparens: Att regelbundet be om feedback genom undersökningar visar att du värdesätter medarbetarnas åsikter och är engagerad i att skapa en transparent och inkluderande arbetsplats.
• Minska personalomsättningen: Oengagerade medarbetare är mer benägna att lämna sina jobb. Genom att identifiera och åtgärda engagemangsfrågor genom undersökningar kan du minska personalomsättningen och behålla värdefull talang.

Typer av medarbetarundersökningar

Det finns flera typer av medarbetarundersökningar, var och en utformad för att samla in olika typer av information. De vanligaste typerna inkluderar:

• Årliga engagemangsundersökningar: Dessa omfattande undersökningar genomförs vanligtvis en gång om året och täcker ett brett spektrum av ämnen relaterade till medarbetarengagemang, såsom arbetstillfredsställelse, balans mellan arbete och privatliv, ledarskapets effektivitet och organisationskultur.
• Pulsundersökningar: Korta, frekventa undersökningar som fokuserar på specifika ämnen eller frågor. Pulsundersökningar används ofta för att spåra engagemangstrender, mäta medarbetarnas reaktioner på organisatoriska förändringar eller identifiera nya problem. Till exempel kan en snabb pulsundersökning efter ett viktigt företagsmeddelande mäta medarbetarnas stämning.
• Onboarding-undersökningar: Genomförs kort efter att en anställd har börjat i organisationen för att bedöma deras onboarding-upplevelse och identifiera områden för förbättring.
• Exit-undersökningar: Administreras till anställda som lämnar organisationen för att förstå deras skäl till att sluta och identifiera potentiella förbättringsområden i medarbetarupplevelsen.
• Stanna-intervjuer: Även om det tekniskt sett inte är en undersökning, är stanna-intervjuer enskilda samtal med anställda för att förstå vad som håller dem engagerade och identifiera potentiella risker för personalomsättning.

Viktiga överväganden vid val av enkätverktyg

Att välja rätt enkätverktyg är avgörande för ett framgångsrikt program för medarbetarengagemang. Här är några viktiga överväganden:

• Användarvänlighet: Verktyget ska vara användarvänligt för både administratörer och respondenter. Ett komplicerat verktyg kan avskräcka från deltagande och leda till felaktig data.
• Anpassningsalternativ: Verktyget ska tillåta dig att anpassa enkätfrågorna, varumärkesprofilen och rapporteringsfunktionerna för att möta dina specifika behov. Tänk på din organisationskultur och ditt varumärke när du anpassar.
• Rapportering och analys: Verktyget bör erbjuda robusta rapporterings- och analysfunktioner för att hjälpa dig att analysera data och identifiera viktiga insikter. Leta efter funktioner som datavisualisering, trendanalys och benchmarking.
• Integrationsmöjligheter: Verktyget bör kunna integreras med dina befintliga HR-system, såsom ditt HRIS eller system för prestationshantering. Detta kommer att effektivisera datainsamlingen och analysprocessen.
• Mobil tillgänglighet: Se till att verktyget är tillgängligt på mobila enheter, eftersom många anställda kan föredra att fylla i undersökningar på sina smartphones eller surfplattor.
• Säkerhet och integritet: Verktyget måste uppfylla stränga säkerhets- och integritetsstandarder för att skydda medarbetardata. Säkerställ efterlevnad av relevanta dataskyddsförordningar, såsom GDPR.
• Flerspråkigt stöd: För globala organisationer är det avgörande att välja ett verktyg som stöder flera språk. Detta säkerställer att alla anställda kan delta i undersökningen på sitt modersmål.
• Prissättning: Tänk på verktygets prisstruktur och se till att den passar din budget. Vissa verktyg erbjuder olika prisplaner baserat på antalet anställda eller använda funktioner.

Populära enkätverktyg för medarbetarengagemang

Här är några populära enkätverktyg för medarbetarengagemang att överväga:

• Qualtrics EmployeeXM: En omfattande plattform för hantering av medarbetarupplevelsen som erbjuder ett brett utbud av enkätverktyg och analysfunktioner. Känd för sina kraftfulla analyser och anpassningsmöjligheter.
• Culture Amp: En ledande plattform för medarbetarengagemang som tillhandahåller verktyg för att genomföra undersökningar, samla in feedback och spåra engagemangstrender. Erbjuder utmärkta resurser och stöd för HR-personal.
• SurveyMonkey: En populär online-enkätplattform som erbjuder en mängd olika enkätmallar och funktioner, inklusive medarbetarundersökningar. Lätt att använda och prisvärd, vilket gör det till ett bra alternativ för mindre organisationer.
• Lattice: En plattform för prestationshantering och medarbetarengagemang som integrerar undersökningar med medarbetarsamtal och andra HR-processer. Hjälper till att koppla engagemangsdata till prestationsresultat.
• Peakon (Workday Peakon Employee Voice): En plattform för att lyssna på medarbetare som använder AI för att analysera medarbetarfeedback och ge handlingsbara insikter. Nu en del av Workday, erbjuder den sömlös integration med Workdays HR-plattform.
• 15Five: En plattform för prestationshantering och medarbetarengagemang som kombinerar veckovisa incheckningar, medarbetarsamtal och medarbetarundersökningar. Fokuserar på kontinuerlig feedback och utveckling.
• Officevibe (GSoft): En enkel och användarvänlig plattform för medarbetarengagemang som fokuserar på pulsundersökningar och att ge chefer handlingsbara insikter.

Exempelscenario: Ett multinationellt företag med kontor i USA, Europa och Asien vill förbättra medarbetarengagemanget. De väljer Culture Amp eftersom det erbjuder flerspråkigt stöd och robusta analyser. De genomför en årlig engagemangsundersökning och upptäcker att anställda i Asien känner sig mindre stöttade av sina chefer jämfört med anställda i USA och Europa. Företaget implementerar då ett ledarskapsutvecklingsprogram specifikt för chefer i Asien för att åtgärda detta problem.

Bästa praxis för att utforma och implementera medarbetarundersökningar

För att säkerställa att dina medarbetarundersökningar är effektiva, följ dessa bästa praxis:

• Definiera tydliga mål: Innan du lanserar en undersökning, definiera tydligt dina mål. Vad vill du lära dig? Vilka åtgärder kommer du att vidta baserat på resultaten?
• Håll det kortfattat: Respektera medarbetarnas tid genom att hålla undersökningen kortfattad och fokuserad. Undvik att ställa onödiga frågor. En kortare, väl utformad undersökning kommer att ge högre svarsfrekvens.
• Använd tydligt och opartiskt språk: Använd ett tydligt, koncist språk som är lätt att förstå och undviker jargong eller partiskhet. Översätt undersökningen till de språk som dina anställda talar.
• Säkerställ anonymitet och konfidentialitet: Beton att svaren kommer att hållas anonyma och konfidentiella. Detta kommer att uppmuntra anställda att ge ärlig feedback.
• Kommunicera syftet och värdet: Kommunicera tydligt syftet med och värdet av undersökningen till de anställda. Förklara hur deras feedback kommer att användas för att förbättra medarbetarupplevelsen.
• Pilottesta undersökningen: Innan du lanserar undersökningen till hela organisationen, pilottesta den med en liten grupp anställda för att identifiera eventuella problem eller förbättringsområden.
• Marknadsför undersökningen: Använd olika kanaler för att marknadsföra undersökningen och uppmuntra deltagande. Detta kan inkludera e-post, intern kommunikation och teammöten.
• Sätt en realistisk tidsplan: Ge de anställda en realistisk tidsplan för att slutföra undersökningen. Undvik att hasta processen, eftersom detta kan leda till lägre svarsfrekvens.
• Ge regelbundna uppdateringar: Håll medarbetarna informerade om undersökningens framsteg och när de kan förvänta sig att se resultaten.

Analysera och agera på enkätdata

Att samla in enkätdata är bara det första steget. Det verkliga värdet kommer från att analysera data och vidta åtgärder baserat på de insikter du får.

• Identifiera nyckelteman och trender: Leta efter nyckelteman och trender i datan. Vilka är de vanligaste frågorna eller orosmomenten som tas upp av anställda?
• Segmentera data: Segmentera data efter demografi, såsom avdelning, plats och anställningstid, för att identifiera skillnader i engagemangsnivåer mellan olika grupper.
• Jämför dina resultat: Jämför dina resultat med branschstandarder eller tidigare undersökningsresultat för att följa dina framsteg och identifiera områden för förbättring.
• Dela resultaten med de anställda: Dela undersökningsresultaten med de anställda på ett transparent och snabbt sätt. Detta visar att du värdesätter deras feedback och är engagerad i att vidta åtgärder.
• Utveckla handlingsplaner: Utveckla handlingsplaner för att ta itu med de problem som identifierats i undersökningen. Dessa planer bör vara specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna (SMART).
• Kommunicera dina handlingsplaner: Kommunicera dina handlingsplaner till de anställda och ge regelbundna uppdateringar om dina framsteg.
• Följ upp dina framsteg: Följ upp dina framsteg över tid för att säkerställa att dina åtgärder har en positiv inverkan på medarbetarengagemanget.
• Sök kontinuerlig förbättring: Medarbetarengagemang är en pågående process. Sök kontinuerligt feedback från anställda och gör justeringar i dina strategier vid behov.

Exempel: Efter att ha genomfört en engagemangsundersökning upptäcker ett globalt IT-företag att distansarbetare känner sig mindre anslutna till organisationen jämfört med anställda som arbetar på kontoret. Företaget implementerar flera initiativ för att åtgärda detta, inklusive regelbundna virtuella teammöten, sociala evenemang online och ökad kommunikation från ledningen. De genomför sedan en uppföljningsundersökning för att mäta effekten av dessa initiativ.

Teknikens roll i medarbetarengagemang

Teknik spelar en avgörande roll i medarbetarengagemang. Förutom enkätverktyg finns det många andra tekniker som kan hjälpa organisationer att främja en mer engagerad arbetskraft.

• Kommunikationsplattformar: Plattformar som Slack, Microsoft Teams och Workplace by Facebook kan underlätta kommunikation och samarbete mellan anställda, särskilt de som arbetar på distans.
• Samarbetsverktyg: Verktyg som Google Workspace, Asana och Trello kan hjälpa team att arbeta tillsammans mer effektivt i projekt.
• Lärplattformar (LMS): LMS-plattformar kan ge anställda tillgång till utbildnings- och utvecklingsmöjligheter, vilket kan öka deras färdigheter och engagemang.
• Erkännandeplattformar: Plattformar som Bonusly och Kazoo låter anställda uppmärksamma och belöna varandra för deras bidrag, vilket främjar en kultur av uppskattning.
• Plattformar för medarbetarambassadörskap: Plattformar som Bambu och EveryoneSocial gör det möjligt för anställda att dela företagsnyheter och innehåll på sociala medier, vilket ökar varumärkeskännedom och engagemang.

Övervinna utmaningar med globala medarbetarundersökningar

Att genomföra medarbetarundersökningar i ett globalt sammanhang kan innebära flera utmaningar:

• Språkbarriärer: Se till att undersökningen finns tillgänglig på de språk som dina anställda talar. Använd professionella översättningstjänster för att undvika fel eller missförstånd.
• Kulturella skillnader: Var medveten om kulturella skillnader som kan påverka hur anställda tolkar enkätfrågor eller svarar på dem. I vissa kulturer kan anställda till exempel vara tveksamma till att ge negativ feedback till sina chefer.
• Tidsskillnader: Ta hänsyn till tidsskillnader när du sätter deadlines för att slutföra undersökningen. Ge de anställda gott om tid att svara, oavsett var de befinner sig.
• Dataskyddsförordningar: Följ alla relevanta dataskyddsförordningar, såsom GDPR och CCPA. Inhämta samtycke från anställda innan du samlar in deras data.
• Låg svarsfrekvens: Låg svarsfrekvens kan underminera undersökningsresultatens validitet. För att förbättra svarsfrekvensen, kommunicera vikten av undersökningen, säkerställ anonymitet och erbjud incitament för deltagande.

Framtiden för medarbetarundersökningar

Området medarbetarengagemang utvecklas ständigt, och medarbetarundersökningar blir alltmer sofistikerade. Några nya trender inkluderar:

• AI-driven analys: AI används för att analysera enkätdata och identifiera mönster och insikter som människor kan missa.
• Personliga undersökningar: Undersökningar blir mer personliga, med frågor som är anpassade till enskilda anställda baserat på deras roll, anställningstid och andra faktorer.
• Feedback i realtid: Organisationer rör sig bort från årliga undersökningar mot mer frekventa feedbackmekanismer i realtid.
• Integration med plattformar för medarbetarupplevelse: Medarbetarundersökningar integreras i allt högre grad med bredare plattformar för medarbetarupplevelse som omfattar alla aspekter av medarbetarresan.
• Fokus på välbefinnande: Det finns ett växande fokus på medarbetarnas välbefinnande, där undersökningar i allt högre grad inkluderar frågor om psykisk hälsa, stressnivåer och balans mellan arbete och privatliv.

Slutsats

Medarbetarundersökningar är ett kraftfullt verktyg för att förstå och förbättra medarbetarupplevelsen. Genom att välja rätt enkätverktyg, följa bästa praxis för utformning och implementering av undersökningar och vidta åtgärder baserat på den data du samlar in, kan du skapa en mer engagerad och produktiv arbetskraft i hela din globala organisation. Kom ihåg att medarbetarengagemang är en pågående process, och kontinuerlig feedback och förbättring är avgörande för långsiktig framgång. Omfamna kraften i feedback, utnyttja tekniken och prioritera dina medarbetares välbefinnande för att skapa en blomstrande och engagerad global arbetskraft.

Genom att investera i medarbetarundersökningar investerar du i din organisations framgång.