Odkrijte, kako Zapier in IFTTT omogočata podjetjem po svetu avtomatizacijo ponavljajočih se nalog, optimizacijo poslovanja in povečanje produktivnosti.
Odklenite poslovno učinkovitost: Avtomatizacija delovnih tokov z Zapierjem in IFTTT
V današnjem hitrem globalnem poslovnem okolju učinkovitost ni zgolj zaželena lastnost; je ključna prednost. Organizacije po vsem svetu nenehno iščejo načine za optimizacijo poslovanja, zmanjšanje ročnega dela in sprostitev dragocenih človeških virov za bolj strateške pobude. Avtomatizacija delovnih tokov se je izkazala za močno rešitev, na čelu katere sta dve vodilni platformi: Zapier in IFTTT (If This Then That). Ta izčrpen vodnik raziskuje, kako lahko te platforme revolucionirajo vaše poslovne procese, in ponuja praktične vpoglede za raznoliko mednarodno občinstvo.
Nujnost avtomatizacije delovnih tokov za globalna podjetja
Sodobno poslovno okolje zaznamujeta medsebojna povezanost in stalen pretok podatkov med številnimi aplikacijami in storitvami. Od sistemov za upravljanje odnosov s strankami (CRM) in platform za e-poštno trženje do orodij za vodenje projektov in družbenih medijev se podjetja zanašajo na zapleten ekosistem programske opreme. Ročno prenašanje podatkov, sprožanje dejanj med temi platformami ali odzivanje na dogodke je lahko izjemno zamudno, nagnjeno k napakam in zmanjšuje produktivnost. Tu nastopi avtomatizacija delovnih tokov.
Za podjetja, ki delujejo v različnih časovnih pasovih, kulturah in regulativnih okoljih, je potreba po standardiziranih, učinkovitih in brezhibnih procesih še toliko bolj izrazita. Avtomatizacija delovnih tokov zagotavlja:
- Povečana produktivnost: Avtomatizacija ponavljajočih se nalog zaposlenim omogoča, da se osredotočijo na dejavnosti z višjo vrednostjo, ki zahtevajo človeško ustvarjalnost, kritično razmišljanje in medosebne spretnosti.
- Zmanjšanje napak: Odprava ročnega vnosa podatkov in medplatformnih nalog znatno zmanjša tveganje za človeške napake, kar vodi k natančnejšim podatkom in zanesljivejšim procesom.
- Prihranki pri stroških: Z avtomatizacijo nalog lahko podjetja zmanjšajo potrebo po ročnem delu, znižajo operativne stroške in izboljšajo razporeditev virov.
- Hitrejše poslovanje: Avtomatizirani delovni tokovi izvajajo naloge takoj ali po urniku, kar pospešuje ključne poslovne procese, kot so negovanje potencialnih strank, izpolnjevanje naročil in podpora strankam.
- Izboljšana doslednost: Avtomatizirani procesi zagotavljajo, da se naloge vsakič izvajajo na enak način, kar vodi k večji doslednosti pri zagotavljanju storitev in notranjih operacijah.
- Izboljšana natančnost in pretok podatkov: Brezhibna integracija med aplikacijami zagotavlja natančen prenos podatkov v realnem času, kar omogoča celovitejši in posodobljen pregled nad poslovanjem.
Razumevanje Zapierja: velikan poslovne avtomatizacije
Zapier je spletna platforma, ki uporabnikom omogoča povezovanje različnih spletnih aplikacij in avtomatizacijo delovnih tokov med njimi, ne da bi za to potrebovali znanje programiranja. Deluje po načelu 'Zapov', ki so avtomatizirani delovni tokovi, ki povezujejo dve ali več aplikacij. Zap je sestavljen iz sprožilca (dogodek, ki zažene Zap) in enega ali več dejanj (naloge, ki jih Zap izvede kot odziv na sprožilec).
Ključne značilnosti in koncepti Zapierja:
- Integracije aplikacij: Zapier se ponaša z obsežno knjižnico integracij s tisočimi priljubljenimi spletnimi aplikacijami v različnih kategorijah, vključno s CRM, e-poštnim trženjem, vodenjem projektov, komunikacijo, shranjevanjem v oblaku in e-trgovino. Ta obsežen ekosistem ga dela izjemno vsestranskega za različne poslovne potrebe.
- Zapi: Osnovna enota avtomatizacije v Zapierju. Zap povezuje sprožilni dogodek ene aplikacije z akcijskim dogodkom druge aplikacije. Na primer, Zap bi lahko bil nastavljen tako, da samodejno doda novega naročnika iz kontaktnega obrazca na vaši spletni strani na vaš seznam za e-poštno trženje in hkrati ustvari nalogo v vašem orodju za vodenje projektov.
- Večstopenjski Zapi: Poleg preprostih povezav dveh aplikacij Zapier omogoča večstopenjske Zape. To pomeni, da lahko en sam sprožilec sproži vrsto dejanj v več aplikacijah, kar omogoča bolj zapletene in sofisticirane delovne tokove.
- Filtri: Znotraj Zapov lahko nastavite filtre, da zagotovite, da se dejanje izvede le, če so izpolnjeni določeni pogoji. To vašim avtomatizacijam doda plast pogojne logike.
- Poti (Pathways): Za naprednejšo logiko razvejanja Zapier Pathways omogočajo ustvarjanje Zapov, ki lahko uberejo različne poti glede na določene pogoje, kar ponuja večjo prilagodljivost pri oblikovanju delovnih tokov.
- Spletni kaveljčki (Webhooks): Zapier podpira spletne kaveljčke, kar vam omogoča povezavo z aplikacijami, ki nimajo neposrednih integracij z Zapierjem, s pošiljanjem ali prejemanjem podatkov prek zahtevkov HTTP.
- Oblikovalnik (Formatter): Vgrajeno orodje, ki vam omogoča manipulacijo podatkov, preden so poslani v drugo aplikacijo. To lahko vključuje naloge, kot so oblikovanje datumov, spreminjanje velikosti črk ali izvajanje preprostih izračunov.
Kako deluje Zapier: praktičen primer
Poglejmo si pogost scenarij za mednarodne prodajne ekipe:
Scenarij: Potencialna stranka izpolni kontaktni obrazec na spletni strani vašega podjetja. Želite zagotoviti, da je ta potencialna stranka takoj dodana v vaš CRM, da je obvestilo poslano ustreznemu prodajnemu predstavniku prek Slacka in da je stranka dodana v določeno e-poštno trženjsko kampanjo.
Delovni tok v Zapierju:
- Sprožilna aplikacija: Vaš spletni obrazec (npr. Typeform, Google Forms, obrazec HTML po meri z uporabo spletnega kaveljčka).
- Sprožilni dogodek: 'Nova oddaja obrazca'.
- Aplikacija za dejanje 1: Vaš CRM (npr. Salesforce, HubSpot, Zoho CRM).
- Dogodek dejanja 1: 'Ustvari stik' ali 'Dodaj potencialno stranko'. Povežite polja obrazca (ime, e-pošta, podjetje itd.) z ustreznimi polji v CRM.
- Aplikacija za dejanje 2: Slack.
- Dogodek dejanja 2: 'Pošlji sporočilo v kanal'. Konfigurirajte sporočilo tako, da vključuje ime in e-pošto potencialne stranke, ter določite kanal ali uporabnika, ki ga želite obvestiti (npr. kanal za prodajno regijo, ki pokriva državo stranke).
- Aplikacija za dejanje 3: Platforma za e-poštno trženje (npr. Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign).
- Dogodek dejanja 3: 'Dodaj naročnika' ali 'Dodaj stik'. Povežite e-poštni naslov in morebitne druge pomembne podatke s seznamom za e-poštno trženje. Tu lahko uporabite tudi filter, da jih dodate v določeno pozdravno serijo glede na državo ali zanimanje za izdelek, navedeno v obrazcu.
Ta večstopenjski Zap avtomatizira celoten postopek vnosa potencialnih strank, kar zagotavlja, da nobena stranka ne ostane neobravnavana, ne glede na razlike v časovnih pasovih. Prodajne ekipe prejmejo takojšnja obvestila, potencialne stranke pa so takoj vključene v negovalni proces, kar bistveno izboljša odzivni čas in stopnjo konverzije.
Zapier za globalna podjetja: raznoliki primeri uporabe
- E-trgovina: Samodejno sinhronizirajte nova naročila s platform, kot sta Shopify ali WooCommerce, v sisteme za upravljanje zalog, računovodsko programsko opremo (kot sta Xero ali QuickBooks) in sisteme za podporo strankam. Sprožite obvestila o pošiljanju.
- Vsebinsko trženje: Ko je na WordPressu objavljena nova objava v blogu, jo samodejno delite na platformah družbenih medijev (Twitter, LinkedIn, Facebook) in dodajte v osnutek e-novic.
- Podpora strankam: Ko je v Zendesk ali Freshdesk ustvarjena nova zahteva za podporo, samodejno ustvarite ustrezno nalogo v orodju za vodenje projektov, kot sta Asana ali Trello, za dodeljenega agenta.
- Človeški viri: Avtomatizirajte postopek uvajanja novih zaposlenih tako, da se podatki o novem zaposlenem iz sistema za upravljanje človeških virov samodejno uporabijo za ustvarjanje računov v potrebnih komunikacijskih in produktivnostnih orodjih ter jih dodajo na ustrezne kontrolne sezname za uvajanje.
- Finance: Integrirajte aplikacije za sledenje stroškov (kot je Expensify) z računovodsko programsko opremo za poenostavitev finančnega poročanja in postopkov povračila stroškov.
Predstavljamo IFTTT: preprosta in zmogljiva avtomatizacija za vsakdanje naloge
IFTTT, podobno kot Zapier, omogoča avtomatizacijo z ustvarjanjem 'Apletov'. Njegova osrednja filozofija temelji na preprostih, a zmogljivih povezavah med storitvami in napravami. Čeprav je bil v preteklosti znan po integracijah, osredotočenih na potrošnike in internet stvari (IoT), je IFTTT znatno razširil svoje zmožnosti za poslovne potrebe, zlasti za manjša podjetja, zagonska podjetja in ekipe, ki iščejo preproste avtomatizacije.
Ključne značilnosti in koncepti IFTTT:
- Apleti: Osnovni gradniki IFTTT. Aplet je sestavljen iz Tega (sprožilec) in Onega (dejanje). Sledi preprosti logiki: "Če to, potem ono."
- Obsežna knjižnica storitev: IFTTT podpira široko paleto storitev, vključno z družbenimi mediji, shranjevanjem v oblaku, komunikacijskimi orodji in obsežnim ekosistemom pametnih domačih naprav in pripomočkov IoT.
- Pogojna logika: IFTTT omogoča pogojno logiko znotraj Apletov. Na primer, lahko nastavite, da se Aplet sproži le, če je v tvitu prisotna določena ključna beseda.
- Proaktivna obvestila: IFTTT se lahko uporablja za pošiljanje obvestil na vaš telefon ali e-pošto na podlagi različnih sprožilcev, kar vas obvešča o pomembnih dogodkih.
- Integracije naprav: Pomembna prednost IFTTT je njegova integracija s številnimi pametnimi napravami, ki jih je mogoče na edinstven način uporabiti za poslovne operacije.
Kako deluje IFTTT: poslovno usmerjen primer
Poglejmo si scenarij za upravljanje prisotnosti na družbenih medijih in komunikacije v ekipi:
Scenarij: Želite zagotoviti, da se vsakič, ko je vaše podjetje omenjeno na Twitterju, tvit shrani za kasnejši pregled in da se v določen Slack kanal pošlje obvestilo za marketinško ekipo.
Aplet IFTTT:
- Sprožilna storitev: Twitter.
- Sprožilec: 'Nova omemba vas'. Določite lahko natančno uporabniško ime Twitter računa vašega podjetja.
- Storitev za dejanje: Google Drive (ali Dropbox, OneDrive).
- Dejanje: 'Dodaj datoteko v mapo'. Ustvarite namensko mapo za omembe na Twitterju. Vsebina tvita bo shranjena kot besedilna datoteka.
- Storitev za dejanje: Slack.
- Dejanje: 'Pošlji obvestilo v kanal'. Konfigurirajte sporočilo tako, da vključuje besedilo tvita, avtorja in povezavo do tvita. Določite Slack kanal (npr. #marketing-druzbene-omembe).
Ta Aplet zagotavlja, da so vse omembe blagovne znamke zajete in da je ustrezna ekipa takoj obveščena, kar omogoča hitro odzivanje in upravljanje ugleda. To je še posebej uporabno za ekipe, ki spremljajo globalno razpoloženje do blagovne znamke.
IFTTT za globalna podjetja: edinstveni primeri uporabe
- Spremljanje družbenih medijev: Vse objave na Instagramu, ki vsebujejo določen hashtag, shranite v mapo v oblaku za marketinško analizo ali sledenje kampanjam.
- Opozorila za ekipo: Prejmite obvestilo na telefon, če se stanje določene spletne strani spremeni (npr. če spletna stran konkurenta preneha delovati ali je pomembna storitev prekinjena).
- Kuriranje vsebine: Samodejno shranite članke iz Pocket ali Instapaper, ki so označeni z določeno ključno besedo, v skupni dokument za referenco ekipe.
- Avtomatizacija pametne pisarne: Če vaša pisarna uporablja pametno razsvetljavo ali termostate, lahko ustvarite Aplet, ki samodejno ugasne luči in prilagodi termostat, ko zadnji zaposleni zapusti pisarno (morda sproženo s skupnim koledarjem ali storitvijo za geolokacijo).
- Varnostno kopiranje podatkov: Samodejno varnostno kopirajte pomembne datoteke iz ene storitve v oblaku v drugo za redundanco.
Zapier proti IFTTT: izbira prave platforme za vaše podjetje
Čeprav sta tako Zapier kot IFTTT zmogljivi orodji za avtomatizacijo, sta namenjeni nekoliko drugačnim potrebam in stopnjam zapletenosti. Razumevanje njunih razlik je ključno za izbiro najprimernejše rešitve za vašo organizacijo.
| Značilnost | Zapier | IFTTT |
|---|---|---|
| Kompleksnost delovnih tokov | Podpira večstopenjske Zape, kompleksno razvejanje (Pathways) in logiko po meri. Idealno za sofisticirano avtomatizacijo poslovnih procesov. | Predvsem enostopenjski sprožilci in dejanja, z nekaj pogojne logike. Primernejši za enostavnejše, neposredne avtomatizacije. |
| Integracije aplikacij | Ogromna knjižnica poslovno usmerjenih aplikacij. Več integracij s programsko opremo na ravni podjetij. | Velika knjižnica z močnim poudarkom na potrošniških storitvah, IoT napravah in družbenih medijih. |
| Cenovna struktura | Ponuja brezplačen paket z omejenimi Zapi in nalogami. Plačljivi paketi se prilagajajo glede na število nalog, Zapov in funkcij. Na splošno dražji pri velikem obsegu uporabe. | Ponuja brezplačen paket z omejenimi Apleti. IFTTT Pro ponuja neomejeno število Apletov, hitrejše posodobitve in prednostno podporo, običajno po nižji ceni kot Zapier za podobno osnovno funkcionalnost. |
| Ciljna publika | Od MSP do velikih podjetij, tehnično podkovani posamezniki, marketinške ekipe, prodajne ekipe, operativni vodje. | Posamezniki, mala podjetja, zagonska podjetja in ekipe, ki iščejo preprosto avtomatizacijo in integracijo z IoT. |
| Uporabniški vmesnik in enostavnost uporabe | Intuitiven vmesnik "povleci in spusti" za gradnjo večstopenjskih Zapov. Zmogljiv, a učenje je lahko zahtevnejše pri kompleksnih nastavitvah. | Izjemno uporabniku prijazen, z zelo preprosto logiko "Če to, potem ono". Enostaven za razumevanje in implementacijo za začetnike. |
| Manipulacija s podatki | Vgrajeno orodje Formatter za manipulacijo s podatki. | Omejene vgrajene zmožnosti manipulacije s podatki. |
Kdaj izbrati Zapier:
- Potrebujete avtomatizacijo zapletenih, večstopenjskih procesov, ki vključujejo več aplikacij.
- Vaši delovni tokovi zahtevajo sofisticirano pogojno logiko ali transformacije podatkov.
- Integrirate se s poslovno programsko opremo na ravni podjetij (CRM, ERP itd.).
- Potrebujete napredne funkcije, kot so načrtovani Zapi, filtri in specifične integracije aplikacij.
Kdaj izbrati IFTTT:
- Vaše potrebe po avtomatizaciji so razmeroma preproste in povezujejo dve storitvi z neposrednim sprožilcem in dejanjem.
- Iščete stroškovno učinkovito avtomatizacijo za osnovne naloge.
- Želite izkoristiti integracije s pametnimi napravami ali aplikacijami, namenjenimi potrošnikom.
- Enostavnost uporabe in hitra nastavitev sta vaši glavni prednostni nalogi.
Omeniti velja tudi, da nekatera podjetja uporabljajo obe platformi. IFTTT lahko upravlja enostavnejše, vsakodnevne avtomatizacije in integracije z IoT, medtem ko Zapier rešuje bolj zapletene, osrednje avtomatizacije poslovnih procesov.
Implementacija avtomatizacije delovnih tokov na globalni ravni: najboljše prakse
Uspešna implementacija avtomatizacije delovnih tokov v globalni organizaciji zahteva skrbno načrtovanje in upoštevanje različnih dejavnikov:
1. Prepoznajte ponavljajoče se naloge in ozka grla
Začnite z načrtovanjem svojih trenutnih poslovnih procesov. Prepoznajte naloge, ki so ročne, zamudne, nagnjene k napakam ali dosledno povzročajo zamude. To so glavni kandidati za avtomatizacijo. Sodelujte z ekipami v različnih regijah, da boste razumeli njihove specifične težave in operativne nianse.
2. Začnite z majhnimi koraki in ponavljajte
Ne poskušajte avtomatizirati vsega naenkrat. Začnite z eno ali dvema preprostima avtomatizacijama z velikim učinkom. To vaši ekipi omogoča, da se nauči uporabljati platformo, zgradi zaupanje in dokaže vrednost avtomatizacije. Ko uspete, lahko postopoma razširite obseg.
3. Dajte prednost varnosti in zasebnosti podatkov
Pri povezovanju različnih aplikacij, zlasti tistih, ki obdelujejo občutljive podatke strank ali podjetja, zagotovite skladnost z ustreznimi predpisi o varovanju podatkov (npr. GDPR, CCPA). Tako Zapier kot IFTTT ponujata varnostne ukrepe, vendar je ključno razumeti, kako se vaši podatki pretakajo in shranjujejo. Izberite integracije z uglednimi in varnimi aplikacijami.
4. Standardizirajte, kjer je mogoče, prilagodite, kjer je potrebno
Čeprav avtomatizacija spodbuja standardizacijo, globalno poslovanje pogosto zahteva prilagodljivost. Na primer, nastavitve obveščanja ali oblikovanje podatkov se lahko razlikujejo glede na regionalne standarde ali preference ekipe. Za prilagoditev teh razlik uporabite funkcije filtriranja in pogojne logike v Zapierju in IFTTT.
5. Usposobite svoje ekipe
Zagotovite ustrezno usposabljanje zaposlenim, ki bodo uporabljali ali upravljali ta orodja za avtomatizacijo. Opolnomočite jih, da prepoznajo nove priložnosti za avtomatizacijo in celo ustvarijo svoje preproste delovne tokove. To spodbuja kulturo nenehnih izboljšav in inovacij.
6. Spremljajte in optimizirajte
Avtomatizacija ni rešitev, ki jo "nastavite in pozabite". Redno spremljajte svoje avtomatizirane delovne tokove, da zagotovite njihovo pravilno in učinkovito delovanje. Iščite priložnosti za njihovo nadaljnjo optimizacijo, ko se vaše poslovne potrebe razvijajo.
7. Upoštevajte jezikovne in kulturne nianse
Pri nastavljanju obvestil ali avtomatiziranih komunikacij bodite pozorni na jezik. Če vaše ekipe ali stranke prihajajo iz različnih jezikovnih območij, razmislite, kako bodo avtomatizirana sporočila sprejeta. Čeprav Zapier in IFTTT primarno skrbita za pretok podatkov, je vsebina znotraj teh tokov pomembna. Na primer, uporaba nevtralnega jezika ali ponujanje možnosti izbire jezika v avtomatizacijah, namenjenih strankam, je ključnega pomena.
8. Integrirajte z obstoječimi sistemi
Prava moč teh platform je v njihovi zmožnosti integracije z orodji, ki jih že uporabljate. Zagotovite, da so aplikacije, ki so ključne za vaše globalno poslovanje (npr. mednarodni plačilni prehodi, večjezični CRM-i, regionalna orodja za sodelovanje), podprte s strani Zapierja ali IFTTT, ali pa jih je mogoče povezati prek spletnih kaveljčkov.
Prihodnost avtomatizacije delovnih tokov
Avtomatizacija delovnih tokov ni več futuristični koncept; je nujnost sedanjosti za podjetja, ki si prizadevajo za agilnost in konkurenčnost. Platforme, kot sta Zapier in IFTTT, se nenehno razvijajo, dodajajo nove integracije in izboljšujejo svoje zmožnosti. Z vse večjo integracijo umetne inteligence in strojnega učenja v poslovne procese lahko pričakujemo še bolj sofisticirane možnosti avtomatizacije, ki se bodo premaknile od preprostih pravil sprožilca in dejanja k bolj inteligentnim, prilagodljivim delovnim tokom.
Za globalna podjetja obvladovanje teh orodij pomeni izgradnjo bolj odpornih, učinkovitih in razširljivih operacij. S strateško implementacijo avtomatizacije delovnih tokov lahko organizacije z večjo samozavestjo krmarijo skozi kompleksnost mednarodnih trgov in sprostijo svoje najdragocenejše bogastvo – svoje ljudi – za spodbujanje inovacij in rasti.
Zaključek
Zapier in IFTTT ponujata dostopne, a zmogljive rešitve za podjetja, ki želijo avtomatizirati ponavljajoče se naloge in optimizirati poslovanje. Ne glede na to, ali ste majhno zagonsko podjetje ali rastoče podjetje, vam lahko uporaba teh platform prinese znatne prihranke pri produktivnosti, učinkovitosti in natančnosti. Z razumevanjem njunih edinstvenih prednosti in uporabo najboljših praks za implementacijo lahko globalne organizacije izkoristijo moč avtomatizacije delovnih tokov za doseganje svojih strateških ciljev in uspeh v vse bolj povezanem svetu.
Ste pripravljeni preoblikovati svoje poslovne procese? Začnite raziskovati Zapier in IFTTT še danes in odkrijte neskončne možnosti avtomatizacije.