Globalno preverjanje preteklosti: Vodnik po storitvah preverjanja

V današnjem povezanem svetu podjetja vse bolj širijo svoje poslovanje in delovno silo čez meje. Ta globalizacija zahteva dobro razumevanje storitev preverjanja preteklosti, ki igrajo ključno vlogo pri zmanjševanju tveganj, zagotavljanju skladnosti ter ustvarjanju varnega in zaščitenega delovnega okolja. Ta celovit vodnik ponuja pregled preverjanja preteklosti, raziskuje njegove vrste, pravne vidike, globalne razlike in najboljše prakse za delodajalce po vsem svetu.

Kaj je preverjanje preteklosti?

Preverjanje preteklosti, znano tudi kot preverjanje zaposlenih ali preverjanje pred zaposlitvijo, je postopek raziskovanja preteklosti osebe z namenom preverjanja njene identitete, ocenjevanja njene primernosti za določeno vlogo in prepoznavanja potencialnih tveganj. Ta preverjanja običajno vključujejo potrjevanje informacij, ki jih je posredoval posameznik, in zbiranje podatkov iz različnih virov, vključno z javnimi evidencami, izobraževalnimi ustanovami in prejšnjimi delodajalci. Obseg in globina preverjanja preteklosti se lahko razlikujeta glede na panogo, zahteve delovnega mesta in veljavno zakonodajo.

Zakaj je preverjanje preteklosti pomembno?

Preverjanje preteklosti je bistvenega pomena za organizacije vseh velikosti in v različnih panogah. Ponuja več ključnih prednosti:

• Zmanjšanje tveganja: Preverjanje preteklosti pomaga prepoznati potencialna tveganja, povezana z zaposlitvijo posameznika, kot so zgodovina kaznivih dejanj, goljufij ali nasilja. Te informacije delodajalcem omogočajo sprejemanje premišljenih odločitev o zaposlovanju in zaščito svojih zaposlenih, strank in sredstev.
• Skladnost: Številne panoge so podvržene predpisom, ki zahtevajo preverjanje preteklosti za določena delovna mesta. Neupoštevanje teh predpisov lahko privede do glob, kazni in pravnih obveznosti.
• Povečana varnost na delovnem mestu: S preverjanjem potencialnih zaposlenih lahko delodajalci ustvarijo varnejše in bolj zaščiteno delovno okolje. To je še posebej pomembno v panogah, kjer zaposleni delajo z ranljivimi skupinami, kot so otroci ali starejši.
• Izboljšana morala zaposlenih: Temeljit postopek preverjanja preteklosti lahko obstoječim zaposlenim zagotovi, da je organizacija zavezana ohranjanju varnega in etičnega delovnega mesta.
• Zaščita ugleda: Zaposlitev nekvalificiranega ali nepoštenega zaposlenega lahko škodi ugledu organizacije in povzroči finančne izgube. Preverjanje preteklosti pomaga zaščititi podobo in verodostojnost blagovne znamke organizacije.

Vrste preverjanja preteklosti

Specifične vrste preverjanja preteklosti se razlikujejo glede na vlogo, panogo in veljavne zakonske zahteve. Pogoste vrste preverjanja preteklosti vključujejo:

Preverjanje kazenskih evidenc

Preverjanje kazenskih evidenc je namenjeno prepoznavanju posameznikov z zgodovino kaznivih dejanj. Ta preverjanja običajno vključujejo iskanje po lokalnih, nacionalnih in mednarodnih kazenskih podatkovnih bazah za evidence o aretacijah, obsodbah in nerešenih obtožbah. Razpoložljivost in dostopnost kazenskih evidenc se med državami močno razlikujeta.

Primer: V Združenih državah Amerike lahko preverjanje kazenskih evidenc vključuje iskanje po podatkovnih bazah, ki jih vzdržujejo državni in zvezni organi pregona. V nekaterih evropskih državah je dostop do kazenskih evidenc bolj omejen in lahko zahteva posebno pravno pooblastilo.

Preverjanje delovnih izkušenj

Preverjanje delovnih izkušenj vključuje stik s prejšnjimi delodajalci za potrditev točnosti datumov zaposlitve, nazivov delovnih mest in odgovornosti kandidata. Lahko vključuje tudi poizvedbe o uspešnosti kandidata in razlogih za odhod. Ta vrsta preverjanja pomaga potrditi kvalifikacije kandidata in prepoznati morebitne rdeče zastavice.

Primer: Pri zaposlovanju za višje vodstveno delovno mesto v Kanadi lahko delodajalec stopi v stik s prejšnjimi podjetji kandidata, da preveri njegove vodstvene izkušnje in menedžerske spretnosti. V nekaterih azijskih državah je za stik s prejšnjimi delodajalci morda potrebno izrecno soglasje kandidata.

Preverjanje izobrazbe

Preverjanje izobrazbe potrjuje točnost izobrazbenih poverilnic kandidata, kot so diplome, spričevala in certifikati. To preverjanje običajno vključuje neposreden stik z izobraževalnimi ustanovami za preverjanje datumov vpisa, pridobljene stopnje in datuma diplomiranja. Natančno preverjanje izobrazbe je ključno za vloge, ki zahtevajo specifične kvalifikacije.

Primer: Pri zaposlovanju zdravnika v Združenem kraljestvu bi delodajalec preveril zdravniško diplomo kandidata pri ustrezni medicinski fakulteti in licenčnem odboru.

Preverjanje identitete

Preverjanje identitete potrjuje identiteto kandidata s preverjanjem njegovega imena, naslova, datuma rojstva in drugih osebnih podatkov. To preverjanje običajno vključuje primerjavo informacij, ki jih je posredoval kandidat, z vladnimi osebnimi dokumenti in javnimi evidencami. Zanesljivo preverjanje identitete je osnova za vsa druga preverjanja preteklosti.

Primer: Pri zaposlovanju delavca na daljavo iz Argentine lahko delodajalec uporabi spletne storitve za preverjanje identitete, da potrdi identiteto kandidata s preverjanjem potnega lista in potrditvijo naslova.

Preverjanje kreditne sposobnosti

Preverjanje kreditne sposobnosti zagotavlja informacije o kreditni zgodovini kandidata, vključno z zgodovino plačil, neporavnanimi dolgovi in stečaji. Čeprav so sporna, se preverjanja kreditne sposobnosti včasih uporabljajo za delovna mesta, ki vključujejo finančne odgovornosti ali dostop do občutljivih finančnih informacij. Zakonitost preverjanja kreditne sposobnosti za zaposlitvene namene se razlikuje glede na jurisdikcijo.

Primer: V Združenih državah Amerike imajo nekatere zvezne države zakone, ki omejujejo uporabo preverjanja kreditne sposobnosti za zaposlitvene namene. V nekaterih evropskih državah so preverjanja kreditne sposobnosti na splošno prepovedana, razen če obstaja utemeljena poslovna potreba in soglasje kandidata.

Preverjanje poklicnih licenc

Preverjanje poklicnih licenc potrjuje, da ima kandidat potrebne licence in certifikate za opravljanje določenega dela. To preverjanje je še posebej pomembno za regulirane poklice, kot so zdravniki, odvetniki, inženirji in računovodje. Vključuje stik z ustreznimi licenčnimi odbori za preverjanje poverilnic kandidata.

Primer: Pri zaposlovanju odvetnika v Avstraliji bi delodajalec preveril licenco kandidata za opravljanje odvetniškega poklica pri ustrezni državni odvetniški zbornici.

Preverjanje referenc

Preverjanje referenc vključuje stik z osebami, ki lahko podajo vpogled v spretnosti, izkušnje in značaj kandidata. Te reference običajno posreduje kandidat in lahko vključujejo nekdanje nadrejene, sodelavce ali profesorje. Preverjanje referenc lahko zagotovi dragocene kvalitativne informacije o primernosti kandidata za vlogo.

Primer: Pri zaposlovanju programskega inženirja v Indiji lahko delodajalec stopi v stik z nekdanjimi vodji projektov kandidata, da zbere povratne informacije o njegovih tehničnih spretnostih in sposobnostih timskega dela.

Preverjanje družbenih omrežij

Preverjanje družbenih omrežij vključuje pregledovanje profilov kandidata na družbenih omrežjih za potencialno problematično vsebino, kot so diskriminatorne pripombe, nezakonite dejavnosti ali neprofesionalno vedenje. Ta vrsta preverjanja postaja vse pogostejša, vendar odpira tudi pomisleke glede zasebnosti. Delodajalci morajo zagotoviti, da se preverjanje družbenih omrežij izvaja na pošten in nediskriminatoren način.

Primer: Delodajalci bi morali imeti jasne politike o tem, kako bodo izvajali preverjanja družbenih omrežij. V nekaterih državah, kot je Nemčija, je to bolj regulirano in zahteva močno utemeljitev. Splošno brskanje po družbenih omrežjih običajno ni dovoljeno.

Pravni vidiki preverjanja preteklosti

Preverjanje preteklosti je predmet različnih pravnih predpisov, ki se med državami močno razlikujejo. Delodajalci se morajo zavedati teh predpisov in zagotoviti, da so njihove prakse preverjanja preteklosti skladne z njimi. Ključni pravni vidiki vključujejo:

Zakoni o varstvu podatkov

Zakoni o varstvu podatkov, kot je Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) Evropske unije, urejajo zbiranje, uporabo in shranjevanje osebnih podatkov. Delodajalci morajo pred izvedbo preverjanja preteklosti pridobiti soglasje kandidata in zagotoviti, da se podatki obdelujejo varno in uporabljajo samo za zakonite namene. GDPR velja globalno, če imate stranke/zaposlene v EU.

Primer: V skladu z GDPR morajo delodajalci kandidatom zagotoviti jasne in pregledne informacije o postopku preverjanja preteklosti, vključno z vrstami podatkov, ki se bodo zbirali, nameni, za katere se bodo podatki uporabljali, in pravicami kandidata do dostopa, popravka in izbrisa svojih podatkov.

Zakoni proti diskriminaciji

Zakoni proti diskriminaciji prepovedujejo delodajalcem, da bi diskriminirali kandidate na podlagi zaščitenih značilnosti, kot so rasa, vera, spol in nacionalno poreklo. Delodajalci morajo zagotoviti, da njihove prakse preverjanja preteklosti nimajo nesorazmernega vpliva na zaščitene skupine.

Primer: V Združenih državah Amerike je Komisija za enake zaposlitvene možnosti (EEOC) izdala smernice o uporabi preverjanja kazenskih evidenc, pri čemer poudarja, da bi morali delodajalci upoštevati naravo in težo kaznivega dejanja, čas, ki je pretekel od kaznivega dejanja, in naravo zadevnega delovnega mesta.

Zakon o poštenem poročanju o kreditih (FCRA)

FCRA je ameriški zakon, ki ureja uporabo potrošniških poročil, vključno s kreditnimi poročili, za zaposlitvene namene. Delodajalci morajo pred pridobitvijo potrošniškega poročila pridobiti soglasje kandidata in mu zagotoviti kopijo poročila, če se to uporabi za sprejetje negativne odločitve o zaposlitvi.

Primer: Če delodajalec zavrne kandidata za delo na podlagi informacij v njegovem kreditnem poročilu, mu mora zagotoviti kopijo poročila in povzetek njegovih pravic v skladu z FCRA.

Zakoni »Ban-the-Box«

Zakoni »ban-the-box«, znani tudi kot zakoni o pošteni priložnosti, delodajalcem omejujejo spraševanje o kazenski preteklosti kandidata na začetnem prijavnem obrazcu. Cilj teh zakonov je dati kandidatom s kazensko evidenco pošteno priložnost, da se jih upošteva pri zaposlovanju.

Primer: Številne ameriške zvezne države in mesta so sprejele zakone »ban-the-box«. Ti zakoni običajno delodajalcem dovoljujejo, da se o kazenski preteklosti kandidata pozanimajo šele po pogojni ponudbi za zaposlitev.

Mednarodni predpisi

Pri izvajanju mednarodnih preverjanj preteklosti se morajo delodajalci zavedati posebnih pravnih predpisov v vsaki državi. Ti predpisi se lahko močno razlikujejo in lahko vključujejo omejitve glede vrst informacij, ki se lahko zbirajo, postopka za pridobitev soglasja in uporabe informacij iz preverjanja preteklosti pri odločitvah o zaposlitvi.

Primer: V nekaterih evropskih državah bodo morda delodajalci morali pred izvedbo preverjanja preteklosti pridobiti odobritev sveta delavcev ali organa za varstvo podatkov. V drugih državah je lahko dostop do določenih vrst informacij, kot so kazenske evidence, omejen.

Globalne razlike v praksah preverjanja preteklosti

Prakse preverjanja preteklosti se med državami močno razlikujejo zaradi razlik v pravnih predpisih, kulturnih normah in razpoložljivosti podatkov. Delodajalci se morajo zavedati teh razlik in ustrezno prilagoditi svoje prakse preverjanja preteklosti. Tu je nekaj ključnih premislekov:

Razpoložljivost podatkov

Razpoložljivost in dostopnost podatkov se med državami močno razlikujeta. V nekaterih državah so javne evidence lahko dostopne, medtem ko je v drugih dostop do informacij omejen.

Primer: V Združenih državah Amerike so kazenske evidence na splošno javne, čeprav se dostop lahko razlikuje med zveznimi državami. V nekaterih evropskih državah je dostop do kazenskih evidenc bolj omejen in lahko zahteva posebno pravno pooblastilo.

Kulturne norme

Kulturne norme lahko vplivajo tudi na prakse preverjanja preteklosti. V nekaterih kulturah se šteje za vsiljivo spraševati o osebnem življenju kandidata, medtem ko je v drugih to bolj sprejemljivo.

Primer: V nekaterih azijskih kulturah se lahko šteje za neprimerno izvajati preverjanje kreditne sposobnosti ali preverjanje družbenih omrežij brez izrecnega soglasja kandidata.

Jezikovne ovire

Jezikovne ovire lahko predstavljajo izziv tudi pri izvajanju mednarodnih preverjanj preteklosti. Delodajalci morajo zagotoviti, da imajo potrebne jezikovne spretnosti za učinkovito komunikacijo s kandidati, prejšnjimi delodajalci in izobraževalnimi ustanovami.

Primer: Pri zaposlovanju kandidata iz Brazilije, če kadrovska ekipa ne govori portugalsko, bodo morali prevesti dokumente in morda poiskati portugalsko govoreče strokovnjake, ki lahko stopijo v stik s prejšnjimi delodajalci.

Stroškovni vidiki

Stroški preverjanja preteklosti se lahko med državami prav tako močno razlikujejo. Delodajalci bi morali pri načrtovanju proračuna za mednarodno zaposlovanje upoštevati stroške preverjanja preteklosti.

Primer: Preverjanje preteklosti v nekaterih evropskih državah je lahko dražje kot v Združenih državah Amerike zaradi strožjih predpisov o varstvu podatkov in višjih stroškov dela.

Najboljše prakse za izvajanje globalnega preverjanja preteklosti

Za zagotovitev učinkovitega in zakonitega izvajanja preverjanja preteklosti bi morali delodajalci upoštevati naslednje najboljše prakse:

• Razvijte jasno politiko: Razvijte pisno politiko preverjanja preteklosti, ki opredeljuje vrste preverjanj, ki se bodo izvajala, namene, za katere se bodo informacije uporabljale, in postopek za pridobitev soglasja.
• Pridobite soglasje: Pred izvedbo kakršnega koli preverjanja preteklosti pridobite pisno soglasje kandidata. Zagotovite, da je obrazec za soglasje jasen, jedrnat in lahko razumljiv.
• Uporabite uglednega ponudnika: Sodelujte z uglednim ponudnikom storitev preverjanja preteklosti, ki ima izkušnje z izvajanjem mednarodnih preverjanj in je seznanjen s pravnimi predpisi v vsaki državi.
• Upoštevajte zakone o varstvu podatkov: Zagotovite, da so vse prakse preverjanja preteklosti v skladu z veljavnimi zakoni o varstvu podatkov, kot je GDPR.
• Izogibajte se diskriminaciji: Zagotovite, da prakse preverjanja preteklosti ne diskriminirajo kandidatov na podlagi zaščitenih značilnosti.
• Zagotovite obvestilo in možnost odziva: Če preverjanje preteklosti razkrije informacije, ki bi lahko vodile do negativne odločitve o zaposlitvi, kandidatu zagotovite obvestilo in možnost odziva.
• Ohranjajte zaupnost: Ohranjajte zaupnost informacij iz preverjanja preteklosti in jih zaščitite pred nepooblaščenim dostopom.
• Redno pregledujte in posodabljajte politike: Redno pregledujte in posodabljajte politike preverjanja preteklosti, da zagotovite njihovo skladnost z veljavnimi zakoni in najboljšimi praksami.
• Dokumentirajte vse: Vodite natančne evidence o vsakem koraku v postopku, od pridobitve soglasja do sprejemanja odločitev o zaposlitvi.

Izbira storitve za preverjanje preteklosti

Izbira prave storitve za preverjanje preteklosti je ključnega pomena za zagotavljanje natančnih, skladnih in učinkovitih preverjanj. Pri izbiri ponudnika upoštevajte te dejavnike:

Globalni doseg in strokovno znanje

Odločite se za ponudnika z dokazano zgodovino izvajanja mednarodnih preverjanj preteklosti in globokim razumevanjem pravnih in kulturnih odtenkov različnih držav.

Skladnost in varnost

Zagotovite, da ponudnik upošteva vse veljavne zakone o varstvu podatkov in ima vzpostavljene robustne varnostne ukrepe za zaščito občutljivih informacij.

Natančnost in zanesljivost

Izberite ponudnika, ki uporablja zanesljive vire podatkov in izvaja stroge postopke nadzora kakovosti, da zagotovi natančnost svojih poročil.

Čas izvedbe

Upoštevajte čas, ki ga ponudnik potrebuje za dokončanje preverjanja preteklosti, zlasti če imate nujne potrebe po zaposlovanju.

Podpora strankam

Izberite ponudnika, ki ponuja odlično podporo strankam in se odziva na vaša vprašanja.

Zmožnosti integracije

Če je mogoče, izberite ponudnika, ki se lahko integrira z vašimi obstoječimi kadrovskimi sistemi, da poenostavite postopek preverjanja preteklosti.

Cena

Primerjajte stroške različnih ponudnikov in izberite tistega, ki ponuja konkurenčne cene brez žrtvovanja kakovosti.

Prihodnost preverjanja preteklosti

Področje preverjanja preteklosti se nenehno razvija, kar poganjajo tehnološki napredki in spreminjajoče se pravne krajine. Nekateri ključni trendi, ki jih je treba spremljati, vključujejo:

• Povečana avtomatizacija: Avtomatizacija poenostavlja postopek preverjanja preteklosti, zaradi česar je hitrejši in učinkovitejši.
• Uporaba umetne inteligence (UI): UI se uporablja za analiziranje podatkov in učinkovitejše prepoznavanje potencialnih tveganj.
• Osredotočenost na neprekinjeno spremljanje: Neprekinjeno spremljanje postaja vse bolj priljubljeno, kar delodajalcem omogoča stalno sledenje preteklosti zaposlenih.
• Poudarek na zasebnosti podatkov: Zasebnost podatkov postaja vse pomembnejša skrb, zato morajo delodajalci zagotoviti, da so njihove prakse preverjanja preteklosti v skladu z veljavnimi zakoni o varstvu podatkov.
• Večja preglednost: Narašča povpraševanje po večji preglednosti v postopku preverjanja preteklosti, pri čemer kandidati želijo vedeti, katere informacije se zbirajo in kako se uporabljajo.

Zaključek

Storitve preverjanja preteklosti so bistveno orodje za organizacije, ki želijo zmanjšati tveganje, zagotoviti skladnost in ustvariti varno in zaščiteno delovno okolje. Z razumevanjem različnih vrst preverjanj, pravnih vidikov, globalnih razlik in najboljših praks lahko delodajalci razvijejo učinkovite programe preverjanja preteklosti, ki ustrezajo njihovim specifičnim potrebam in so v skladu z veljavnimi zakoni. Ker svet postaja vse bolj povezan, bo pomen preverjanja preteklosti samo še naraščal, zato je bistveno, da delodajalci ostanejo obveščeni in ustrezno prilagodijo svoje prakse.

S skrbnim krmarjenjem po zapletenosti globalnega preverjanja preteklosti lahko podjetja samozavestno širijo svoje poslovanje in gradijo raznolike, nadarjene in zaupanja vredne ekipe po vsem svetu.