Управление коллекциями: комплектование и обеспечение сохранности для глобальной аудитории

Управление коллекциями — это многогранная дисциплина, которая охватывает весь жизненный цикл объектов и информации в музее, библиотеке, архиве или другом учреждении культурного наследия. Оно включает не только первоначальное приобретение предметов, но и их долгосрочное сохранение, документирование и доступность. Это руководство представляет собой всесторонний обзор принципов и практик управления коллекциями, ориентированный на глобальную аудиторию.

Понимание сферы управления коллекциями

Управление коллекциями — это больше, чем просто хранение предметов. Это стратегическое и этическое предприятие, которое обеспечивает защиту культурного наследия и его доступность для нынешнего и будущих поколений. Ключевые аспекты включают:

• Комплектование: Процесс приобретения новых предметов для коллекции.
• Документирование: Создание и ведение точных записей о каждом предмете.
• Обеспечение сохранности: Принятие мер для предотвращения порчи и повреждений.
• Консервация: Обработка и ремонт поврежденных или испорченных предметов.
• Доступ и использование: Предоставление доступа к коллекции для исследований, образования и выставок.
• Исключение из фондов: Процесс удаления предметов из коллекции, который требует тщательного рассмотрения.

Стратегии комплектования: создание значимой коллекции

Комплектование — это важнейший аспект управления коллекциями, формирующий характер и значимость фондов учреждения. Четко определенная политика комплектования имеет важное значение, направляя решения о том, что собирать, и обеспечивая соответствие новых поступлений миссии и стратегическим целям учреждения.

Разработка политики комплектования

Политика комплектования должна затрагивать следующие вопросы:

• Область охвата коллекции: Определите типы собираемых материалов, географический фокус и охватываемые исторические периоды.
• Методы комплектования: Укажите, как будут приобретаться предметы (например, покупка, дар, полевые работы).
• Критерии отбора: Опишите факторы, учитываемые при оценке потенциальных приобретений (например, релевантность, состояние, провенанс, дублирование).
• Этические соображения: Рассмотрите такие вопросы, как культурная чувствительность, репатриация и соблюдение законодательства.
• Ресурсы: Учитывайте ресурсы, необходимые для ухода за новыми приобретениями (например, место для хранения, персонал, консервация).

Методы комплектования

Учреждения приобретают предметы различными методами:

• Дары: Подарки от частных лиц или организаций. Крайне важно правильно документировать дары с помощью дарственных актов.
• Закупки: Приобретения через дилеров, аукционы или непосредственно у создателей. Должная осмотрительность жизненно важна для обеспечения подлинности и законности владения.
• Полевые работы: Сбор материалов в ходе археологических раскопок, этнографических исследований или естественно-исторических экспедиций. Этические соображения и разрешения имеют первостепенное значение. Например, музеи, собирающие ботанические образцы в тропических лесах Амазонки, должны получать разрешения от соответствующих органов и соблюдать международные соглашения о биоразнообразии.
• Завещания: Предметы, унаследованные по завещанию. Они требуют тщательного управления для обеспечения соблюдения законодательства и воли дарителя.
• Передачи: Предметы, полученные от других учреждений. Часто происходят, когда учреждение закрывается или исключает объекты из своих фондов.

Этические соображения при комплектовании

Этичное коллекционирование имеет первостепенное значение в современной глобальной среде. Учреждения должны осознавать возможность незаконного оборота культурных ценностей и предпринимать шаги для обеспечения того, чтобы приобретения были получены этичным и законным путем. Это включает в себя:

• Исследование провенанса: Изучение истории владения предметом для выявления любых пробелов или тревожных сигналов.
• Должная осмотрительность: Проверка юридического статуса предмета и его истории экспорта.
• Соблюдение международных законов и конвенций: Соблюдение таких договоров, как Конвенция ЮНЕСКО 1970 года о мерах, направленных на запрещение и предупреждение незаконного ввоза, вывоза и передачи права собственности на культурные ценности.
• Репатриация: Возвращение культурных объектов в их страну или сообщество происхождения. Многие музеи активно работают над исками о репатриации. Например, Британский музей сталкивается с растущим давлением с требованием вернуть мраморы Элгина в Грецию.
• Учет культурной чувствительности: Уважение культурных ценностей и традиций, связанных с объектом. Это может включать консультации с коренными общинами или другими заинтересованными сторонами. Например, музеи, выставляющие священные предметы австралийских аборигенов, часто консультируются со старейшинами общин по поводу надлежащего экспонирования и интерпретации.

Забота о коллекциях: обеспечение сохранности и консервация

Обеспечение сохранности и консервация необходимы для долгосрочного выживания коллекций. Обеспечение сохранности сосредоточено на превентивных мерах для минимизации порчи, в то время как консервация включает обработку поврежденных или испорченных предметов.

Превентивная сохранность: создание стабильной среды

Превентивная сохранность — это наиболее экономичный способ защиты коллекций. Она включает в себя контроль факторов окружающей среды, бережное обращение с предметами и внедрение соответствующих практик хранения и экспонирования.

Контроль окружающей среды

Поддержание стабильных уровней температуры и влажности имеет решающее значение. Колебания могут вызывать расширение и сжатие материалов, что приводит к растрескиванию, деформации и другим видам повреждений.

• Температура: В идеале температура должна поддерживаться постоянной и в диапазоне, подходящем для материалов в коллекции. В целом, более низкие температуры лучше для долгосрочного сохранения.
• Относительная влажность (ОВ): Поддержание стабильной ОВ критически важно. Высокая ОВ может способствовать росту плесени и коррозии, в то время как низкая ОВ может привести к высыханию и хрупкости материалов. Для смешанных коллекций часто рекомендуется ОВ 50% +/- 5%.
• Свет: Воздействие света, особенно ультрафиолетового (УФ) излучения, может вызвать выцветание, пожелтение и охрупчивание. Уровни освещенности должны быть как можно ниже, а на окнах и светильниках следует использовать УФ-фильтры.
• Загрязнители: Загрязнители воздуха, такие как пыль, сажа и летучие органические соединения (ЛОС), могут повредить коллекции. Системы фильтрации воздуха могут помочь удалить загрязнители.

Обращение и хранение

Правильное обращение и хранение необходимы для предотвращения физических повреждений.

• Обращение: Надевайте перчатки при работе с объектами, особенно из чувствительных материалов. Избегайте прямого прикосновения к поверхностям и обеспечивайте адекватную поддержку.
• Хранение: Храните предметы в бескислотных коробках, папках и других материалах архивного качества. Используйте прокладки и разделители, чтобы предметы не терлись друг о друга. Например, текстиль следует хранить в расправленном виде или намотанным на бескислотные трубки. Металлические предметы следует защищать от коррозии с помощью осушителей или ингибиторов коррозии.
• Борьба с вредителями: Внедрите интегрированную программу борьбы с вредителями (IPM) для предотвращения заражения насекомыми, грызунами и другими вредителями. IPM включает мониторинг вредителей, выявление источников заражения и применение нехимических мер контроля, когда это возможно.

Консервационная обработка: ремонт и стабилизация поврежденных предметов

Консервация включает в себя обработку и ремонт поврежденных или испорченных предметов. Консервационные работы должны проводиться квалифицированными консерваторами, обладающими знаниями и навыками для стабилизации и сохранения культурного наследия.

Виды консервационной обработки

• Очистка: Удаление грязи, пыли и других поверхностных отложений.
• Ремонт: Устранение разрывов, трещин и других структурных повреждений.
• Укрепление: Усиление ослабленных материалов.
• Стабилизация: Предотвращение дальнейшего разрушения.
• Тонирование: Восполнение утрат для улучшения внешнего вида объекта (выполняется этично и обратимо).

Этические соображения в консервации

Этика консервации подчеркивает важность сохранения целостности культурного наследия и минимизации воздействия обработки. Ключевые принципы включают:

• Обратимость: Использование материалов и техник, которые можно будет отменить или удалить в будущем.
• Минимальное вмешательство: Делать только то, что необходимо для стабилизации и сохранения объекта.
• Документирование: Тщательное документирование всех процедур обработки.
• Уважение к истории объекта: Избегание обработок, которые могли бы изменить первоначальный вид или значимость объекта.

Документирование и доступ: обеспечение доступности коллекций

Всесторонняя документация необходима для эффективного управления коллекциями и обеспечения их доступности для исследователей, преподавателей и общественности. Документация включает создание и ведение точных записей о каждом предмете, включая его провенанс, состояние и историю обработки.

Создание документации

Документация должна создаваться во время приобретения и обновляться на протяжении всего жизненного цикла предмета. Ключевые элементы документации включают:

• Идентификатор объекта: Уникальный идентификатор, присваиваемый каждому предмету.
• Описание: Подробное описание предмета, включая его материалы, размеры и состояние.
• Провенанс: Информация об истории владения предметом.
• Изображения: Высококачественные фотографии предмета.
• Записи о консервации: Документация о любых проведенных консервационных работах.
• Местоположение: Информация о том, где хранится предмет.

Доступ и использование

Учреждения предоставляют доступ к своим коллекциям различными способами, включая:

• Выставки: Демонстрация предметов публике.
• Исследования: Предоставление доступа исследователям для научной работы.
• Образование: Использование коллекций в образовательных программах.
• Онлайн-базы данных: Предоставление информации о коллекции в Интернете. Например, многие музеи теперь имеют онлайн-каталоги с возможностью поиска, что позволяет исследователям со всего мира получать доступ к информации об их фондах. Онлайн-база данных коллекций Смитсоновского института является ярким примером.
• Займы: Предоставление предметов другим учреждениям для выставок или исследований.

Цифровая сохранность: защита изначально цифровых и оцифрованных материалов

Цифровая сохранность — это процесс обеспечения того, чтобы цифровые материалы оставались доступными и пригодными для использования с течением времени. Это включает в себя изначально цифровые материалы (созданные в цифровом формате) и оцифрованные материалы (преобразованные из аналогового формата).

Проблемы цифровой сохранности

Цифровые материалы уязвимы для различных угроз, включая:

• Технологическое устаревание: Аппаратное и программное обеспечение устаревает, что затрудняет доступ к цифровым файлам.
• Устаревание форматов файлов: Форматы файлов перестают поддерживаться, что делает невозможным открытие цифровых файлов.
• Деградация битов: Данные со временем разрушаются, что приводит к повреждению файлов.
• Сбой носителей информации: Жесткие диски, компакт-диски и другие носители выходят из строя, что приводит к потере данных.

Стратегии цифровой сохранности

Учреждения используют различные стратегии для решения проблем цифровой сохранности:

• Миграция: Преобразование файлов в новые форматы.
• Эмуляция: Создание виртуальных сред, имитирующих старое аппаратное и программное обеспечение.
• Нормализация: Преобразование файлов в стандартные форматы.
• Управление хранением: Внедрение стратегий для управления и резервного копирования цифровых файлов. Облачные хранилища предлагают масштабируемость и избыточность, но требуют тщательного рассмотрения вопросов безопасности и конфиденциальности данных.
• Метаданные: Создание описательных метаданных для облегчения поиска и доступа.

Исключение из фондов: управление ростом коллекции

Исключение из фондов — это процесс окончательного удаления объекта из коллекции музея. Это серьезное решение, которое следует принимать только после тщательного рассмотрения. Исключение из фондов может быть необходимым инструментом для управления ростом коллекции, уточнения ее фокуса и получения дохода для поддержки приобретений и консервации.

Причины для исключения из фондов

Общие причины для исключения из фондов включают:

• Релевантность: Объект больше не соответствует миссии или области комплектования учреждения.
• Дублирование: Учреждение уже имеет несколько экземпляров одного и того же объекта.
• Состояние: Объект находится в настолько плохом состоянии, что его невозможно консервировать или выставлять.
• Проблемы с провенансом: Вопросы, касающиеся истории владения объектом или его юридического статуса.
• Иски о репатриации: Ответ на законные требования о возврате культурных объектов.

Этические соображения при исключении из фондов

Исключение из фондов должно руководствоваться этическими принципами, чтобы обеспечить его ответственное и прозрачное проведение. Ключевые соображения включают:

• Прозрачность: Сделать процесс исключения из фондов открытым и подотчетным.
• Консультации: Консультации с заинтересованными сторонами, такими как кураторы, попечители и представители сообщества.
• Использование вырученных средств: Использование доходов от продаж исключенных предметов для поддержки приобретений и консервации в соответствии с профессиональными рекомендациями.
• Соблюдение законодательства: Обеспечение соответствия процесса исключения из фондов всем применимым законам и нормативным актам.

Заключение: сохранение культурного наследия для будущего

Управление коллекциями является жизненно важной функцией для музеев, библиотек, архивов и других учреждений культурного наследия по всему миру. Внедряя продуманные стратегии комплектования, практикуя ответственное хранение и консервацию, а также предоставляя доступ к коллекциям, учреждения могут обеспечить защиту и доступность культурного наследия для нынешнего и будущих поколений. Этические соображения всегда должны быть на переднем плане при принятии решений по управлению коллекциями, обеспечивая уважительное и чуткое отношение к культурному наследию.

Проблемы управления коллекциями постоянно развиваются, особенно в цифровую эпоху. По мере развития технологий и углубления нашего понимания культурного наследия учреждения должны адаптировать свои практики для удовлетворения меняющихся потребностей своих коллекций и сообществ. Применяя инновации и сотрудничество, учреждения могут продолжать играть жизненно важную роль в сохранении и распространении мирового культурного наследия.