Zarządzanie zbiorami: Gromadzenie i opieka dla globalnej publiczności

Zarządzanie zbiorami to wieloaspektowa dyscyplina, która obejmuje cały cykl życia obiektów i informacji w muzeum, bibliotece, archiwum lub innej instytucji dziedzictwa kulturowego. Obejmuje nie tylko początkowe pozyskiwanie obiektów, ale także ich długoterminową ochronę, dokumentację i dostępność. Ten przewodnik przedstawia kompleksowy przegląd zasad i praktyk zarządzania zbiorami, dostosowany do globalnej publiczności.

Zrozumienie zakresu zarządzania zbiorami

Zarządzanie zbiorami to coś więcej niż tylko przechowywanie obiektów. To strategiczne i etyczne przedsięwzięcie, które zapewnia ochronę dziedzictwa kulturowego i jego udostępnianie obecnym i przyszłym pokoleniom. Kluczowe aspekty obejmują:

• Gromadzenie: Proces pozyskiwania nowych obiektów do zbiorów.
• Dokumentacja: Tworzenie i utrzymywanie dokładnej ewidencji każdego obiektu.
• Konserwacja zapobiegawcza: Wdrażanie środków zapobiegających niszczeniu i uszkodzeniom.
• Konserwacja: Zabiegi i naprawa uszkodzonych lub zniszczonych obiektów.
• Dostęp i użytkowanie: Zapewnianie dostępu do zbiorów w celach badawczych, edukacyjnych i wystawienniczych.
• Wykreślanie ze zbiorów (deakcesja): Usuwanie obiektów ze zbiorów, co jest starannie przemyślanym procesem.

Strategie gromadzenia: Budowanie znaczących zbiorów

Gromadzenie jest kluczowym aspektem zarządzania zbiorami, kształtującym charakter i znaczenie zasobów instytucji. Niezbędna jest dobrze zdefiniowana polityka gromadzenia, która kieruje decyzjami o tym, co zbierać, i zapewnia, że nowe nabytki są zgodne z misją i celami strategicznymi instytucji.

Opracowanie polityki gromadzenia

Polityka gromadzenia powinna uwzględniać następujące kwestie:

• Zakres zbiorów: Zdefiniowanie rodzajów gromadzonych materiałów, zasięgu geograficznego i obejmowanych okresów historycznych.
• Metody gromadzenia: Określenie, w jaki sposób będą pozyskiwane obiekty (np. zakup, darowizna, badania terenowe).
• Kryteria wyboru: Wyszczególnienie czynników branych pod uwagę przy ocenie potencjalnych nabytków (np. znaczenie, stan zachowania, proweniencja, duplikacja).
• Względy etyczne: Odniesienie się do kwestii takich jak wrażliwość kulturowa, repatriacja i zgodność z prawem.
• Zasoby: Uwzględnienie zasobów wymaganych do opieki nad nowymi nabytkami (np. przestrzeń magazynowa, personel, konserwacja).

Metody gromadzenia

Instytucje pozyskują obiekty za pomocą różnych metod:

• Darowizny: Dary od osób fizycznych lub organizacji. Kluczowe jest właściwe dokumentowanie darowizn za pomocą umów darowizny.
• Zakupy: Nabycia dokonywane za pośrednictwem dealerów, aukcji lub bezpośrednio od twórców. Należyta staranność jest niezbędna, aby zapewnić autentyczność i legalność własności.
• Badania terenowe: Zbieranie materiałów poprzez wykopaliska archeologiczne, badania etnograficzne lub wyprawy przyrodnicze. Kwestie etyczne i pozwolenia są nadrzędne. Na przykład muzea zbierające okazy botaniczne w lesie deszczowym Amazonii wymagają pozwoleń od odpowiednich władz i muszą przestrzegać międzynarodowych umów dotyczących bioróżnorodności.
• Zapisy testamentowe: Obiekty dziedziczone na mocy testamentu. Wymagają one starannego zarządzania w celu zapewnienia zgodności z prawem i intencją darczyńcy.
• Transfery: Obiekty otrzymywane od innych instytucji. Często ma to miejsce, gdy instytucja jest zamykana lub wykreśla obiekty ze swoich zbiorów.

Względy etyczne przy gromadzeniu

Etyczne kolekcjonowanie jest nadrzędne w dzisiejszym globalnym środowisku. Instytucje muszą być świadome potencjalnego nielegalnego handlu dobrami kultury i podejmować kroki w celu zapewnienia, że nabytki są pozyskiwane w sposób etyczny i legalny. Obejmuje to:

• Badanie proweniencji: Badanie historii własności obiektu w celu zidentyfikowania wszelkich luk lub sygnałów ostrzegawczych.
• Należyta staranność: Weryfikacja statusu prawnego obiektu i jego historii eksportu.
• Zgodność z międzynarodowymi prawami i konwencjami: Przestrzeganie traktatów, takich jak Konwencja UNESCO z 1970 roku dotycząca środków zmierzających do zakazu i zapobiegania nielegalnemu przywozowi, wywozowi i przenoszeniu własności dóbr kultury.
• Repatriacja: Zwracanie obiektów kulturowych do ich kraju lub społeczności pochodzenia. Wiele muzeów aktywnie pracuje nad roszczeniami repatriacyjnymi. Na przykład British Museum spotyka się z rosnącą presją, aby zwrócić Marmury Elgina do Grecji.
• Uwzględnianie wrażliwości kulturowej: Poszanowanie wartości kulturowych i tradycji związanych z obiektem. Może to obejmować konsultacje z rdzennymi społecznościami lub innymi interesariuszami. Na przykład muzea wystawiające święte obiekty z kultur Aborygenów australijskich często konsultują się ze starszyzną społeczności w sprawie odpowiedniego sposobu ekspozycji i interpretacji.

Opieka nad zbiorami: Konserwacja zapobiegawcza i interwencyjna

Konserwacja zapobiegawcza i interwencyjna są niezbędne do zapewnienia długoterminowego przetrwania zbiorów. Konserwacja zapobiegawcza koncentruje się na środkach prewencyjnych w celu zminimalizowania zniszczeń, podczas gdy konserwacja interwencyjna obejmuje zabiegi na uszkodzonych lub zniszczonych obiektach.

Konserwacja zapobiegawcza: Tworzenie stabilnego środowiska

Konserwacja zapobiegawcza jest najbardziej opłacalnym sposobem ochrony zbiorów. Obejmuje kontrolę czynników środowiskowych, ostrożne obchodzenie się z obiektami oraz wdrażanie odpowiednich praktyk przechowywania i wystawiania.

Kontrola środowiska

Utrzymanie stabilnego poziomu temperatury i wilgotności jest kluczowe. Wahania mogą powodować rozszerzanie się i kurczenie materiałów, prowadząc do pęknięć, wypaczeń i innych form uszkodzeń.

• Temperatura: Idealnie, temperatura powinna być utrzymywana na stałym poziomie i w zakresie odpowiednim dla materiałów w zbiorach. Generalnie, niższe temperatury są lepsze dla długoterminowej ochrony.
• Wilgotność względna (RH): Utrzymanie stabilnej wilgotności względnej jest krytyczne. Wysoka wilgotność może sprzyjać rozwojowi pleśni i korozji, podczas gdy niska może powodować wysychanie i kruchość materiałów. Często zaleca się RH na poziomie 50% +/- 5% dla zbiorów mieszanych.
• Światło: Ekspozycja na światło, zwłaszcza promieniowanie ultrafioletowe (UV), może powodować blaknięcie, żółknięcie i kruchość. Poziomy oświetlenia powinny być jak najniższe, a na oknach i oprawach oświetleniowych należy stosować filtry UV.
• Zanieczyszczenia: Zanieczyszczenia powietrza, takie jak kurz, sadza i lotne związki organiczne (VOC), mogą uszkadzać zbiory. Systemy filtracji powietrza mogą pomóc w usuwaniu zanieczyszczeń.

Obchodzenie się i przechowywanie

Właściwe obchodzenie się i przechowywanie są niezbędne do zapobiegania uszkodzeniom fizycznym.

• Obchodzenie się: Należy nosić rękawiczki podczas obchodzenia się z obiektami, zwłaszcza tymi wykonanymi z wrażliwych materiałów. Unikać bezpośredniego dotykania powierzchni i zapewniać odpowiednie podparcie.
• Przechowywanie: Przechowywać obiekty w bezkwasowych pudełkach, teczkach i innych materiałach o jakości archiwalnej. Używać wyściółek i przekładek, aby zapobiec ocieraniu się obiektów o siebie. Na przykład tekstylia powinny być przechowywane na płasko lub zwinięte na bezkwasowych tubach. Obiekty metalowe powinny być chronione przed korozją za pomocą środków osuszających lub inhibitorów korozji.
• Zarządzanie szkodnikami: Wdrożyć zintegrowany program zarządzania szkodnikami (IPM), aby zapobiegać infestacjom owadów, gryzoni i innych szkodników. IPM obejmuje monitorowanie obecności szkodników, identyfikowanie źródeł infestacji i wdrażanie niechemicznych metod kontroli, gdy tylko jest to możliwe.

Zabiegi konserwatorskie: Naprawa i stabilizacja uszkodzonych obiektów

Konserwacja obejmuje zabiegi i naprawę uszkodzonych lub zniszczonych obiektów. Zabiegi konserwatorskie powinny być przeprowadzane przez wykwalifikowanych konserwatorów, którzy posiadają wiedzę i umiejętności do stabilizacji i ochrony dziedzictwa kulturowego.

Rodzaje zabiegów konserwatorskich

• Oczyszczanie: Usuwanie brudu, kurzu i innych osadów powierzchniowych.
• Naprawa: Łączenie pęknięć, rozdarć i innych uszkodzeń strukturalnych.
• Konsolidacja: Wzmacnianie osłabionych materiałów.
• Stabilizacja: Zapobieganie dalszemu niszczeniu.
• Retusz: Uzupełnianie ubytków w celu poprawy wyglądu obiektu (wykonywane w sposób etyczny i odwracalny).

Względy etyczne w konserwacji

Etyka konserwatorska podkreśla znaczenie zachowania integralności dziedzictwa kulturowego i minimalizowania wpływu zabiegów. Kluczowe zasady obejmują:

• Odwracalność: Używanie materiałów i technik, które można w przyszłości odwrócić lub usunąć.
• Minimalna interwencja: Robienie tylko tego, co jest konieczne do stabilizacji i ochrony obiektu.
• Dokumentacja: Staranne dokumentowanie wszystkich procedur zabiegowych.
• Szacunek dla historii obiektu: Unikanie zabiegów, które mogłyby zmienić oryginalny wygląd lub znaczenie obiektu.

Dokumentacja i dostęp: Udostępnianie zbiorów

Kompleksowa dokumentacja jest niezbędna do skutecznego zarządzania zbiorami i udostępniania ich badaczom, edukatorom i publiczności. Dokumentacja obejmuje tworzenie i utrzymywanie dokładnych zapisów dotyczących każdego obiektu, w tym jego proweniencji, stanu zachowania i historii zabiegów konserwatorskich.

Tworzenie dokumentacji

Dokumentacja powinna być tworzona w momencie pozyskania obiektu i aktualizowana przez cały cykl jego życia. Kluczowe elementy dokumentacji obejmują:

• Numer inwentarzowy: Unikalny identyfikator przypisany do każdego obiektu.
• Opis: Szczegółowy opis obiektu, w tym jego materiały, wymiary i stan zachowania.
• Proweniencja: Informacje o historii własności obiektu.
• Obrazy: Wysokiej jakości fotografie obiektu.
• Dokumentacja konserwatorska: Dokumentacja wszelkich wykonanych zabiegów konserwatorskich.
• Lokalizacja: Informacje o miejscu przechowywania obiektu.

Dostęp i użytkowanie

Instytucje zapewniają dostęp do swoich zbiorów za pomocą różnych środków, w tym:

• Wystawy: Prezentowanie obiektów publiczności.
• Badania naukowe: Zapewnianie dostępu badaczom do celów naukowych.
• Edukacja: Wykorzystywanie zbiorów w programach edukacyjnych.
• Bazy danych online: Udostępnianie informacji o zbiorach online. Na przykład wiele muzeów posiada obecnie przeszukiwalne katalogi online, umożliwiające badaczom z całego świata dostęp do informacji o ich zasobach. Baza danych zbiorów online Smithsonian Institution jest doskonałym przykładem.
• Wypożyczenia: Wypożyczanie obiektów innym instytucjom na wystawy lub do badań.

Konserwacja cyfrowa: Ochrona materiałów natywnie cyfrowych i zdigitalizowanych

Konserwacja cyfrowa to proces zapewniania, że materiały cyfrowe pozostają dostępne i użyteczne w czasie. Obejmuje to materiały natywnie cyfrowe (te stworzone w formacie cyfrowym) i materiały zdigitalizowane (te przekonwertowane z formatu analogowego).

Wyzwania konserwacji cyfrowej

Materiały cyfrowe są narażone na różnorodne zagrożenia, w tym:

• Starzenie się technologii: Sprzęt i oprogramowanie stają się przestarzałe, co utrudnia dostęp do plików cyfrowych.
• Starzenie się formatów plików: Formaty plików przestają być obsługiwane, co uniemożliwia otwarcie plików cyfrowych.
• Rozpad bitów (Bit rot): Degradacja danych zachodząca w czasie, prowadząca do uszkodzenia plików.
• Awaria nośników pamięci: Dyski twarde, płyty CD i inne nośniki pamięci ulegają awarii, co skutkuje utratą danych.

Strategie konserwacji cyfrowej

Instytucje stosują różnorodne strategie, aby sprostać wyzwaniom konserwacji cyfrowej:

• Migracja: Konwertowanie plików na nowsze formaty.
• Emulacja: Tworzenie wirtualnych środowisk, które naśladują starszy sprzęt i oprogramowanie.
• Normalizacja: Konwertowanie plików do standardowych formatów.
• Zarządzanie przechowywaniem: Wdrażanie strategii zarządzania i tworzenia kopii zapasowych plików cyfrowych. Rozwiązania chmurowe oferują skalowalność i redundancję, ale wymagają starannego rozważenia bezpieczeństwa i prywatności danych.
• Metadane: Tworzenie opisowych metadanych w celu ułatwienia odnajdywania i dostępu.

Wykreślanie ze zbiorów (Deakcesja): Zarządzanie wzrostem kolekcji

Deakcesja to proces trwałego usunięcia obiektu ze zbiorów muzeum. Jest to poważna decyzja, która powinna być podejmowana tylko po starannym rozważeniu. Deakcesja może być niezbędnym narzędziem do zarządzania wzrostem kolekcji, doprecyzowania jej profilu oraz generowania przychodów na wsparcie zakupów i konserwacji.

Powody deakcesji

Typowe powody wykreślania ze zbiorów obejmują:

• Znaczenie: Obiekt nie jest już zgodny z misją instytucji lub zakresem gromadzenia.
• Duplikacja: Instytucja posiada już wiele egzemplarzy tego samego obiektu.
• Stan zachowania: Obiekt jest w tak złym stanie, że nie można go poddać konserwacji ani wystawić.
• Problemy z proweniencją: Wątpliwości dotyczące historii własności obiektu lub jego statusu prawnego.
• Roszczenia repatriacyjne: Odpowiedź na uzasadnione roszczenia o zwrot obiektów kulturowych.

Względy etyczne przy deakcesji

Deakcesja powinna być prowadzona zgodnie z zasadami etycznymi, aby zapewnić, że jest przeprowadzana w sposób odpowiedzialny i przejrzysty. Kluczowe kwestie obejmują:

• Przejrzystość: Uczynienie procesu deakcesji otwartym i rozliczalnym.
• Konsultacje: Konsultacje z interesariuszami, takimi jak kuratorzy, powiernicy i przedstawiciele społeczności.
• Wykorzystanie dochodów: Wykorzystanie dochodów ze sprzedaży w ramach deakcesji na wsparcie zakupów i konserwacji, zgodnie z wytycznymi zawodowymi.
• Zgodność z prawem: Zapewnienie, że proces deakcesji jest zgodny ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa.

Podsumowanie: Zarządzanie dziedzictwem kulturowym dla przyszłości

Zarządzanie zbiorami jest kluczową funkcją dla muzeów, bibliotek, archiwów i innych instytucji dziedzictwa kulturowego na całym świecie. Poprzez wdrażanie rozsądnych strategii gromadzenia, praktykowanie odpowiedzialnej konserwacji zapobiegawczej i interwencyjnej oraz zapewnianie dostępu do zbiorów, instytucje mogą zagwarantować, że dziedzictwo kulturowe jest chronione i udostępniane obecnym i przyszłym pokoleniom. Względy etyczne muszą zawsze znajdować się na pierwszym planie decyzji dotyczących zarządzania zbiorami, zapewniając, że dziedzictwo kulturowe jest traktowane z szacunkiem i wrażliwością.

Wyzwania związane z zarządzaniem zbiorami stale ewoluują, szczególnie w erze cyfrowej. W miarę postępu technologicznego i pogłębiania naszego zrozumienia dziedzictwa kulturowego, instytucje muszą dostosowywać swoje praktyki, aby sprostać zmieniającym się potrzebom swoich zbiorów i społeczności. Poprzez przyjęcie innowacji i współpracy, instytucje mogą nadal odgrywać kluczową rolę w zachowywaniu i dzieleniu się światowym dziedzictwem kulturowym.