Samlingsforvaltning: Akkvisisjon og bevaring for et globalt publikum

Samlingsforvaltning er en mangesidig disiplin som omfatter hele livssyklusen til gjenstander og informasjon i et museum, bibliotek, arkiv eller en annen kulturarvsinstitusjon. Det innebærer ikke bare den første akkvisisjonen av gjenstander, men også deres langsiktige bevaring, dokumentasjon og tilgjengeliggjøring. Denne guiden gir en omfattende oversikt over prinsipper og praksis for samlingsforvaltning, tilpasset et globalt publikum.

Forstå omfanget av samlingsforvaltning

Samlingsforvaltning er mer enn bare oppbevaring av gjenstander. Det er et strategisk og etisk foretak som sikrer at kulturarven beskyttes og gjøres tilgjengelig for nåværende og fremtidige generasjoner. Nøkkelaspekter inkluderer:

• Akkvisisjon: Prosessen med å anskaffe nye gjenstander til samlingen.
• Dokumentasjon: Oppretting og vedlikehold av nøyaktige opptegnelser om hver gjenstand.
• Bevaring: Implementering av tiltak for å forhindre forringelse og skade.
• Konservering: Behandling og reparasjon av skadede eller forringede gjenstander.
• Tilgang og bruk: Gi tilgang til samlingen for forskning, utdanning og utstilling.
• Avhending: Fjerning av gjenstander fra samlingen, noe som er en nøye vurdert prosess.

Akkvisisjonsstrategier: Bygge en meningsfull samling

Akkvisisjon er et kritisk aspekt ved samlingsforvaltning, som former karakteren og betydningen av en institusjons beholdning. En veldefinert akkvisisjonspolitikk er avgjørende, og den veileder beslutninger om hva som skal samles inn og sikrer at nye anskaffelser er i tråd med institusjonens misjon og strategiske mål.

Utvikle en akkvisisjonspolitikk

En akkvisisjonspolitikk bør ta for seg følgende:

• Samlingens omfang: Definer hvilke typer materiale som samles inn, det geografiske fokuset og de historiske periodene som dekkes.
• Akkvisisjonsmetoder: Spesifiser hvordan gjenstander vil bli anskaffet (f.eks. kjøp, donasjon, feltarbeid).
• Utvalgskriterier: Skisser faktorene som vurderes ved evaluering av potensielle anskaffelser (f.eks. relevans, tilstand, proveniens, duplisering).
• Etiske hensyn: Adresser temaer som kulturell sensitivitet, repatriering og overholdelse av lover.
• Ressurser: Vurder ressursene som kreves for å ta vare på nye anskaffelser (f.eks. lagringsplass, bemanning, konservering).

Akkvisisjonsmetoder

Institusjoner anskaffer gjenstander gjennom ulike metoder:

• Donasjoner: Gaver fra enkeltpersoner eller organisasjoner. Det er avgjørende å dokumentere donasjoner korrekt med gavebrev.
• Kjøp: Anskaffelser gjort gjennom forhandlere, auksjoner eller direkte fra skapere. Due diligence er viktig for å sikre autentisitet og lovlig eierskap.
• Feltarbeid: Innsamling av materiale gjennom arkeologiske utgravninger, etnografisk forskning eller naturhistoriske ekspedisjoner. Etiske hensyn og tillatelser er avgjørende. For eksempel krever museer som samler inn botaniske prøver i Amazonas-regnskogen tillatelser fra relevante myndigheter og må overholde internasjonale avtaler om biologisk mangfold.
• Testamentariske gaver: Gjenstander arvet gjennom testamenter. Disse krever nøye håndtering for å sikre overholdelse av lover og giverens intensjon.
• Overføringer: Gjenstander mottatt fra andre institusjoner. Skjer ofte når en institusjon stenger eller avhender gjenstander.

Etiske hensyn ved akkvisisjon

Etisk innsamling er avgjørende i dagens globale miljø. Institusjoner må være klar over potensialet for ulovlig handel med kulturminner og ta skritt for å sikre at anskaffelser er etisk forsvarlige og lovlig innhentet. Dette inkluderer:

• Proveniensforskning: Undersøke eierskapshistorien til en gjenstand for å identifisere eventuelle hull eller faresignaler.
• Due diligence: Verifisere den juridiske statusen til en gjenstand og dens eksporthistorie.
• Overholdelse av internasjonale lover og konvensjoner: Følge traktater som UNESCO-konvensjonen fra 1970 om tiltak for å forby og forhindre ulovlig import, eksport og overføring av eiendomsrett til kulturgods.
• Repatriering: Returnere kulturgjenstander til sitt opprinnelsesland eller -samfunn. Mange museer jobber aktivt med repatrieringskrav. For eksempel har British Museum møtt økende press for å returnere Elgin-marmorskulpturene til Hellas.
• Håndtering av kulturell sensitivitet: Respektere de kulturelle verdiene og tradisjonene som er knyttet til en gjenstand. Dette kan innebære å konsultere med urfolkssamfunn eller andre interessenter. For eksempel konsulterer museer som stiller ut hellige gjenstander fra aboriginske australske kulturer ofte med samfunnets eldre om passende utstilling og tolkning.

Omsorg for samlinger: Bevaring og konservering

Bevaring og konservering er avgjørende for å sikre samlingenes langsiktige overlevelse. Bevaring fokuserer på forebyggende tiltak for å minimere forringelse, mens konservering innebærer behandling av skadede eller forringede gjenstander.

Forebyggende bevaring: Skape et stabilt miljø

Forebyggende bevaring er den mest kostnadseffektive måten å beskytte samlinger på. Det innebærer å kontrollere miljøfaktorer, håndtere gjenstander forsiktig og implementere passende lagrings- og utstillingspraksis.

Miljøkontroll

Å opprettholde stabile temperatur- og fuktighetsnivåer er avgjørende. Svingninger kan føre til at materialer utvider seg og trekker seg sammen, noe som fører til sprekker, vridning og andre former for skade.

• Temperatur: Ideelt sett bør temperaturen holdes konstant og innenfor et område som er egnet for materialene i samlingen. Generelt er kjøligere temperaturer bedre for langsiktig bevaring.
• Relativ fuktighet (RF): Å opprettholde en stabil RF er kritisk. Høy RF kan fremme muggvekst og korrosjon, mens lav RF kan føre til at materialer tørker ut og blir sprø. En RF på 50 % +/- 5 % anbefales ofte for blandede samlinger.
• Lys: Eksponering for lys, spesielt ultrafiolett (UV) stråling, kan føre til falming, gulfarging og sprøhet. Lysnivåene bør holdes så lave som mulig, og UV-filtre bør brukes på vinduer og lysarmaturer.
• Forurensninger: Luftforurensninger, som støv, sot og flyktige organiske forbindelser (VOC-er), kan skade samlinger. Luftfiltreringssystemer kan bidra til å fjerne forurensninger.

Håndtering og lagring

Riktig håndtering og lagring er avgjørende for å forhindre fysisk skade.

• Håndtering: Bruk hansker ved håndtering av gjenstander, spesielt de som er laget av sensitive materialer. Unngå å berøre overflater direkte og gi tilstrekkelig støtte.
• Lagring: Oppbevar gjenstander i syrefrie esker, mapper og annet arkivbestandig materiale. Bruk polstring og skillevegger for å hindre at gjenstander gnisser mot hverandre. For eksempel bør tekstiler lagres flatt eller rullet på syrefrie rør. Metallgjenstander bør beskyttes mot korrosjon med tørkemidler eller korrosjonshemmere.
• Skadedyrkontroll: Implementer et integrert skadedyrkontrollprogram (IPM) for å forhindre angrep av insekter, gnagere og andre skadedyr. IPM innebærer overvåking for skadedyr, identifisering av smittekilder og implementering av ikke-kjemiske kontrolltiltak når det er mulig.

Konserveringsbehandling: Reparere og stabilisere skadede gjenstander

Konservering innebærer behandling og reparasjon av skadede eller forringede gjenstander. Konserveringsbehandlinger bør utføres av kvalifiserte konservatorer som har kunnskapen og ferdighetene til å stabilisere og bevare kulturarv.

Typer konserveringsbehandling

• Rensing: Fjerning av smuss, støv og andre overflateavleiringer.
• Reparasjon: Lapping av brudd, rifter og annen strukturell skade.
• Konsolidering: Styrking av svekkede materialer.
• Stabilisering: Forhindre ytterligere forringelse.
• Retusjering: Utfylling av tap for å forbedre utseendet til en gjenstand (gjøres etisk og reversibelt).

Etiske hensyn ved konservering

Konserveringsetikk understreker viktigheten av å bevare kulturarvens integritet og minimere virkningen av behandlingen. Nøkkelprinsipper inkluderer:

• Reversibilitet: Bruk av materialer og teknikker som kan reverseres eller fjernes i fremtiden.
• Minimal intervensjon: Gjøre bare det som er nødvendig for å stabilisere og bevare en gjenstand.
• Dokumentasjon: Nøye dokumentering av alle behandlingsprosedyrer.
• Respekt for gjenstandens historie: Unngå behandlinger som vil endre gjenstandens opprinnelige utseende eller betydning.

Dokumentasjon og tilgang: Gjøre samlinger tilgjengelige

Omfattende dokumentasjon er avgjørende for å forvalte samlinger effektivt og gjøre dem tilgjengelige for forskere, pedagoger og publikum. Dokumentasjon inkluderer å opprette og vedlikeholde nøyaktige opptegnelser om hver gjenstand, inkludert dens proveniens, tilstand og behandlingshistorie.

Opprette dokumentasjon

Dokumentasjon bør opprettes ved anskaffelsestidspunktet og oppdateres gjennom hele gjenstandens livssyklus. Nøkkelementer i dokumentasjonen inkluderer:

• Gjenstands-ID: En unik identifikator tildelt hver gjenstand.
• Beskrivelse: En detaljert beskrivelse av gjenstanden, inkludert dens materialer, dimensjoner og tilstand.
• Proveniens: Informasjon om gjenstandens eierskapshistorie.
• Bilder: Høykvalitetsfotografier av gjenstanden.
• Konserveringsjournaler: Dokumentasjon av eventuelle utførte konserveringsbehandlinger.
• Plassering: Informasjon om hvor gjenstanden er lagret.

Tilgang og bruk

Institusjoner gir tilgang til samlingene sine på ulike måter, inkludert:

• Utstillinger: Vise gjenstander for publikum.
• Forskning: Gi tilgang til forskere for vitenskapelige studier.
• Utdanning: Bruke samlinger i utdanningsprogrammer.
• Nettbaserte databaser: Gjøre samlingsinformasjon tilgjengelig på nett. For eksempel har mange museer nå søkbare nettkataloger, som lar forskere over hele verden få tilgang til informasjon om deres beholdninger. Smithsonian Institutions nettbaserte samlingsdatabase er et godt eksempel.
• Utlån: Låne ut gjenstander til andre institusjoner for utstillinger eller forskning.

Digital bevaring: Sikre digitalfødt og digitalisert materiale

Digital bevaring er prosessen med å sikre at digitalt materiale forblir tilgjengelig og brukbart over tid. Dette inkluderer digitalfødt materiale (det som er skapt i digitalt format) og digitalisert materiale (det som er konvertert fra analogt format).

Utfordringer med digital bevaring

Digitalt materiale er sårbart for en rekke trusler, inkludert:

• Teknologisk foreldelse: Maskinvare og programvare blir utdatert, noe som gjør det vanskelig å få tilgang til digitale filer.
• Filformat-foreldelse: Filformater blir ikke lenger støttet, noe som gjør det umulig å åpne digitale filer.
• Bit-råte: Datadegradering skjer over tid, noe som fører til filkorrupsjon.
• Feil på lagringsmedier: Harddisker, CD-er og andre lagringsmedier svikter, noe som resulterer i datatap.

Strategier for digital bevaring

Institusjoner bruker en rekke strategier for å møte utfordringene med digital bevaring:

• Migrering: Konvertere filer til nyere filformater.
• Emulering: Skape virtuelle miljøer som etterligner eldre maskinvare og programvare.
• Normalisering: Konvertere filer til standard filformater.
• Lagringsadministrasjon: Implementere strategier for å administrere og sikkerhetskopiere digitale filer. Skylagringsløsninger tilbyr skalerbarhet og redundans, men krever nøye vurdering av datasikkerhet og personvern.
• Metadata: Opprette beskrivende metadata for å lette gjenfinning og tilgang.

Avhending: Håndtere samlingsvekst

Avhending er prosessen med å permanent fjerne en gjenstand fra et museums samling. Dette er en alvorlig beslutning som bare bør tas etter nøye overveielse. Avhending kan være et nødvendig verktøy for å håndtere samlingsvekst, finjustere samlingsfokus og generere inntekter for å støtte akkvisisjoner og konservering.

Grunner til avhending

Vanlige grunner til avhending inkluderer:

• Relevans: Gjenstanden er ikke lenger i tråd med institusjonens misjon eller innsamlingsområde.
• Duplisering: Institusjonen har allerede flere eksempler av den samme gjenstanden.
• Tilstand: Gjenstanden er i så dårlig stand at den ikke kan konserveres eller stilles ut.
• Proveniensproblemer: Spørsmål om gjenstandens eierskapshistorie eller juridiske status.
• Repatrieringskrav: Svare på legitime krav om tilbakelevering av kulturgjenstander.

Etiske hensyn ved avhending

Avhending bør veiledes av etiske prinsipper for å sikre at det utføres på en ansvarlig og transparent måte. Nøkkelhensyn inkluderer:

• Transparens: Gjøre avhendingsprosessen åpen og ansvarlig.
• Konsultasjon: Konsultere med interessenter, som kuratorer, styremedlemmer og samfunnsrepresentanter.
• Bruk av inntekter: Bruke inntektene fra avhendingssalg til å støtte akkvisisjoner og konservering, i samsvar med faglige retningslinjer.
• Overholdelse av lover: Sikre at avhendingsprosessen overholder alle gjeldende lover og forskrifter.

Konklusjon: Forvalte kulturarven for fremtiden

Samlingsforvaltning er en vital funksjon for museer, biblioteker, arkiver og andre kulturarvsinstitusjoner over hele verden. Ved å implementere sunne akkvisisjonsstrategier, praktisere ansvarlig bevaring og konservering, og gi tilgang til samlinger, kan institusjoner sikre at kulturarven beskyttes og gjøres tilgjengelig for nåværende og fremtidige generasjoner. Etiske hensyn må alltid være i forkant av beslutninger om samlingsforvaltning, for å sikre at kulturarven behandles med respekt og sensitivitet.

Utfordringene med samlingsforvaltning er i stadig utvikling, spesielt i den digitale tidsalderen. Ettersom teknologien utvikler seg og vår forståelse av kulturarv blir dypere, må institusjoner tilpasse sin praksis for å møte de skiftende behovene til sine samlinger og samfunn. Ved å omfavne innovasjon og samarbeid, kan institusjoner fortsette å spille en viktig rolle i å bevare og dele verdens kulturarv.