Slik bygger du effektive kalendersystemer for gaveplanlegging: En global guide

Gaveplanlegging, også kjent som planlagte gaver eller arvegaver, er en avgjørende komponent for bærekraftig pengeinnsamling for ideelle organisasjoner over hele verden. Et velstrukturert kalendersystem for gaveplanlegging er essensielt for å effektivt håndtere relasjoner med potensielle givere, følge med på fremdrift og sikre rettidig oppfølging. Denne guiden gir en omfattende oversikt over hvordan man bygger et slikt system, som kan tilpasses ulike organisasjonsstørrelser og driftskontekster over hele kloden.

Hvorfor er et kalendersystem for gaveplanlegging viktig?

Et robust kalendersystem for gaveplanlegging gir mange fordeler, inkludert:

• Forbedrede giverrelasjoner: En proaktiv kalender sikrer jevnlig kommunikasjon med potensielle og eksisterende givere av planlagte gaver, noe som styrker relasjoner og bygger tillit.
• Økt effektivitet: Sentralisert sporing av aktiviteter effektiviserer innsatsen for gaveplanlegging, noe som sparer tid og ressurser.
• Forbedret ansvarlighet: Kalenderen gir en tydelig oversikt over alle aktiviteter knyttet til gaveplanlegging, noe som fremmer ansvarlighet og åpenhet.
• Bedre pipeline-styring: Visualisering av pipelinen for gaveplanlegging hjelper med å identifisere potensielle flaskehalser og muligheter for forbedring.
• Datadrevne beslutninger: Sporing av nøkkeltall muliggjør informerte beslutninger og optimalisering av strategier for gaveplanlegging.
• Konsekvent oppfølging: Kalenderen sikrer rettidig oppfølging av leads, henvendelser og forpliktelser.
• Proaktivt utadrettet arbeid: En godt planlagt kalender muliggjør proaktiv kontakt med potensielle givere, og øker bevisstheten om muligheter for gaveplanlegging.

Nøkkelkomponenter i et kalendersystem for gaveplanlegging

Et effektivt kalendersystem for gaveplanlegging inkluderer vanligvis følgende komponenter:

1. Databaseintegrasjon

Kalenderen bør være integrert med organisasjonens giverdatabase eller CRM-system (Customer Relationship Management). Dette muliggjør sømløs sporing av giverinteraksjoner, interesser for gaveplanlegging og personlig informasjon. Populære CRM-systemer som brukes av ideelle organisasjoner globalt inkluderer Salesforce, Raiser's Edge og Blackbaud CRM. Vurder integrasjon med spesialisert programvare for gaveplanlegging der det er hensiktsmessig.

Eksempel: Når en giver uttrykker interesse for å inkludere organisasjonen din i sitt testamente, bør denne informasjonen umiddelbart registreres i CRM-systemet og kobles til en relevant oppgave eller påminnelse i kalenderen for gaveplanlegging.

2. Oppgavehåndtering

Kalenderen bør muliggjøre opprettelse og tildeling av oppgaver relatert til aktiviteter for gaveplanlegging. Disse oppgavene kan omfatte:

• Givermøter: Planlegge og forberede møter med potensielle givere av planlagte gaver.
• Utvikling av forslag: Utarbeide forslag til gaveplanlegging som er skreddersydd for individuelle giveres interesser.
• Oppfølgingssamtaler: Ringe oppfølgingssamtaler for å pleie relasjoner og svare på spørsmål.
• Arrangementplanlegging: Organisere og promotere seminarer, webinarer eller andre arrangementer om gaveplanlegging.
• Markedsføringskampanjer: Utvikle og implementere målrettede markedsføringskampanjer for å øke bevisstheten om alternativer for gaveplanlegging.
• Dokumentgjennomgang: Gjennomgå gaveavtaler, testamentariske intensjoner og andre juridiske dokumenter.
• Forvaltningsaktiviteter: Implementere forvaltningsplaner for nåværende medlemmer av arvegiverforeningen.

Eksempel: Opprett en gjentakende oppgave for å sende et kvartalsvis nyhetsbrev til alle personer som har uttrykt interesse for planlagte gaver, med oppdateringer om organisasjonens arbeid og fremheving av virkningen av arvegaver.

3. Fristoppfølging

Kalenderen bør tillate sporing av viktige frister, som for eksempel:

• Frister for gaveavtaler: Overvåke frister for ferdigstillelse og signering av gaveavtaler.
• Søknadsfrister for tilskudd: Spore frister for tilskuddssøknader relatert til initiativer for gaveplanlegging.
• Frister for skattemelding: Holde oversikt over relevante frister for skattemelding for givere. Merk at disse vil variere betydelig avhengig av giverens bostedsland.
• Påmeldingsfrister for arrangementer: Overvåke frister for påmelding til arrangementer.

Eksempel: Sett påminnelser for kommende endringer i skattelovgivningen som kan påvirke strategier for planlagte gaver i forskjellige land. Dette demonstrerer din ekspertise og gir verdifull informasjon til potensielle givere.

4. Kommunikasjonspåminnelser

Kalenderen bør inneholde påminnelser for å sende jevnlig kommunikasjon til potensielle og eksisterende givere av planlagte gaver. Denne kommunikasjonen kan inkludere:

• Takkekort: Sende takkekort i tide for gaver og interessebekreftelser.
• Bursdagskort: Sende personlige bursdagskort til givere.
• Høytidshilsener: Sende høytidshilsener til givere.
• Nyhetsbrev: Sende jevnlige nyhetsbrev som fremhever virkningen av planlagte gaver.
• Effektrapporter: Dele effektrapporter som demonstrerer virkningen av organisasjonens arbeid.

Eksempel: Planlegg påminnelser for å sende personlige takkekort til givere som nylig har forpliktet seg til en planlagt gave, og understrek den varige virkningen av deres arv.

5. Rapportering og analyse

Kalendersystemet bør tilby rapporterings- og analysemuligheter for å spore nøkkeltall, som for eksempel:

• Antall leads for planlagte gaver: Spore antall personer som har uttrykt interesse for planlagte gaver.
• Verdi av potensielle planlagte gaver: Estimere den potensielle verdien av planlagte gaver i pipelinen.
• Konverteringsrate: Måle konverteringsraten fra leads til bekreftede planlagte gaver.
• Gjennomsnittlig gavestørrelse: Beregne gjennomsnittsverdien av mottatte planlagte gaver.
• Avkastning på investeringen (ROI): Evaluere avkastningen på investeringen for aktiviteter knyttet til gaveplanlegging.

Eksempel: Generer en rapport som viser antall leads for planlagte gaver generert gjennom forskjellige markedsføringskanaler, slik at du kan optimalisere markedsføringsinnsatsen og fordele ressurser effektivt.

Slik bygger du ditt kalendersystem for gaveplanlegging: En trinnvis guide

Her er en trinnvis guide for å bygge et effektivt kalendersystem for gaveplanlegging:

Trinn 1: Velg verktøy

Velg verktøyene og plattformene du vil bruke til å administrere kalenderen for gaveplanlegging. Alternativer inkluderer:

• CRM-systemer: Salesforce, Raiser's Edge, Blackbaud CRM. Disse tilbyr omfattende funksjoner for giverhåndtering og sporing.
• Prosjektstyringsverktøy: Asana, Trello, Monday.com. Disse verktøyene kan brukes til å administrere oppgaver og frister knyttet til aktiviteter for gaveplanlegging.
• Kalenderapplikasjoner: Google Kalender, Microsoft Outlook Kalender. Disse kan brukes til å planlegge avtaler og sette påminnelser.
• Regnearkprogrammer: Microsoft Excel, Google Sheets. Disse kan brukes til å spore data og generere rapporter. Selv om de er mindre robuste enn dedikerte CRM- eller prosjektstyringsverktøy, kan de være et levedyktig alternativ for mindre organisasjoner med begrensede ressurser.
• Spesialisert programvare for gaveplanlegging: Noen programvarepakker er spesielt utviklet for gaveplanlegging, og tilbyr funksjoner som administrasjon av testamentariske gaver, gaveillustrasjon og verktøy for giverengasjement.

Vurder organisasjonens størrelse, budsjett og tekniske kapasitet når du velger de riktige verktøyene. Integrasjon mellom forskjellige plattformer er avgjørende for en sømløs arbeidsflyt.

Trinn 2: Definer dine aktiviteter for gaveplanlegging

Identifiser alle aktivitetene som skal inkluderes i kalenderen for gaveplanlegging. Disse kan omfatte:

• Identifisering og research av givere: Identifisere og undersøke potensielle givere av planlagte gaver.
• Relasjonsbygging og engasjement: Bygge relasjoner med potensielle givere gjennom personlige besøk, telefonsamtaler og arrangementer.
• Forespørsel om gaver: Presentere alternativer for gaveplanlegging og komme med spesifikke forespørsler om planlagte gaver.
• Forvaltning og anerkjennelse: Anerkjenne og takke givere for deres planlagte gaver og holde dem informert om virkningen av deres generøsitet.
• Markedsføring og kommunikasjon: Promotere muligheter for gaveplanlegging gjennom ulike kanaler, som nyhetsbrev, nettsteder og sosiale medier.
• Juridisk og økonomisk administrasjon: Håndtere de juridiske og økonomiske aspektene ved planlagte gaver, som gaveavtaler, testamentariske gaver og stiftelser.

Del hver aktivitet ned i spesifikke oppgaver og tildel ansvar til teammedlemmer.

Trinn 3: Lag en kalendermal

Utvikle en kalendermal som inkluderer all essensiell informasjon for hver aktivitet, som for eksempel:

• Dato og tid: Når aktiviteten skal finne sted.
• Beskrivelse: Et kort sammendrag av aktiviteten.
• Givers navn: Navnet på giveren som er involvert.
• Kontaktinformasjon: Giverens telefonnummer og e-postadresse.
• Tildeling av oppgave: Teammedlemmet som er ansvarlig for aktiviteten.
• Status: Den nåværende statusen for aktiviteten (f.eks. planlagt, pågår, fullført).
• Notater: Eventuelle relevante notater eller kommentarer.

Bruk et konsekvent format og navngivningskonvensjon for alle oppføringer for å sikre klarhet og konsistens.

Trinn 4: Fyll ut kalenderen

Fyll ut kalenderen med alle planlagte aktiviteter for gaveplanlegging, inkludert gjentakende oppgaver, frister og kommunikasjonspåminnelser. Bruk giverdatabasen eller CRM-systemet ditt til å identifisere potensielle givere og planlegge innledende kontakt. Sett realistiske tidslinjer for hver aktivitet og tillat fleksibilitet for å imøtekomme uventede hendelser.

Trinn 5: Overvåk og oppdater kalenderen

Overvåk og oppdater kalenderen jevnlig for å sikre at den forblir nøyaktig og relevant. Følg fremdriften for hver aktivitet og gjør justeringer ved behov. Bruk rapporterings- og analysefunksjonene i kalendersystemet ditt for å identifisere forbedringsområder. Oppmuntre teammedlemmer til å gi tilbakemeldinger og forslag for å forbedre kalenderens effektivitet.

Trinn 6: Lær opp teamet ditt

Gi omfattende opplæring til teamet ditt om hvordan de skal bruke kalendersystemet for gaveplanlegging. Sørg for at alle forstår viktigheten av kalenderen og hvordan den bidrar til den generelle suksessen for programmet for gaveplanlegging. Oppmuntre teammedlemmer til å delta aktivt i utviklingen og vedlikeholdet av kalenderen.

Tilpasning av kalenderen for et globalt publikum

Når man jobber med givere fra forskjellige land, er det viktig å ta hensyn til kulturelle forskjeller og lokale skikker. Her er noen tips for å tilpasse kalenderen for gaveplanlegging til et globalt publikum:

• Respekter kulturelle normer: Vær klar over kulturelle normer knyttet til gavegiving, kommunikasjon og personlig rom.
• Ta hensyn til tidssoner: Planlegg møter og telefonsamtaler på tidspunkter som er praktiske for givere i forskjellige tidssoner.
• Bruk passende språk: Bruk et klart og konsist språk som er lett å forstå. Unngå sjargong og slang. Oversett materiell til giverens morsmål om nødvendig.
• Tilby fleksible gavealternativer: Tilby en rekke gavealternativer for å imøtekomme ulike preferanser og økonomiske situasjoner.
• Forstå skattelovgivningen: Gjør deg kjent med skattelovgivningen i forskjellige land for å sikre at planlagte gaver struktureres på en skatteeffektiv måte. Søk ekspertråd ved behov.
• Vær sensitiv overfor religiøs tro: Vær oppmerksom på religiøs tro og praksis når du kommuniserer med givere.
• Undersøk lokale regelverk: Forstå lokale regelverk angående veldedige gaver og pengeinnsamling.
• Bygg relasjoner: Invester tid i å bygge sterke relasjoner med givere fra forskjellige land. Vis genuin interesse for deres kultur og verdier.

Eksempel: Når du planlegger et seminar om gaveplanlegging for givere i Japan, undersøk den riktige etiketten for forretningsmøter og gavegiving. Presenter informasjon på en klar og konsis måte, og unngå altfor aggressive salgstaktikker. Tilby oversettelsestjenester og en rekke gavealternativer, som testamentariske gaver og veldedige stiftelser.

Eksempler på kalenderoppføringer: Et globalt perspektiv

Her er noen eksempler på kalenderoppføringer som demonstrerer et globalt perspektiv:

• Dato: 1. januar Aktivitet: Send nyttårshilsener til givere i Kina (vurder å sende digitale hilsener på grunn av kulturelle sensitiviteter).
• Dato: 17. mars Aktivitet: Anerkjenn St. Patricks dag med irske givere (en enkel e-post som anerkjenner dagen blir ofte verdsatt).
• Dato: 5. mai Aktivitet: Send Cinco de Mayo-hilsener til givere i Mexico.
• Dato: Ramadan (variable datoer) Aktivitet: Unngå å planlegge møter eller telefonsamtaler med muslimske givere i fasteperioden. Send respektfulle hilsener for Eid al-Fitr på slutten av Ramadan.
• Dato: Diwali (variable datoer) Aktivitet: Send Diwali-hilsener til hinduistiske givere.
• Dato: Spesifikke datoer basert på relevante lands skattelovgivning: Aktivitet: Send påminnelser til internasjonale givere om kommende skattefrister for å oppmuntre til gaver ved årets slutt.

Velge riktig teknologi

Å velge riktig teknologi er avgjørende for å bygge et vellykket kalendersystem for gaveplanlegging. Vurder følgende:

• Skalerbarhet: Vil systemet skalere etter hvert som organisasjonen din vokser?
• Integrasjon: Integreres det med ditt eksisterende CRM eller giverdatabase?
• Tilgjengelighet: Er det tilgjengelig for teamet ditt uavhengig av deres plassering (avgjørende for globale team)?
• Sikkerhet: Oppfyller det datasikkerhetsstandarder for ulike regioner (GDPR, CCPA, etc.)?
• Kostnad: Hva er den totale eierkostnaden, inkludert lisensiering, implementering og opplæring?

Evaluer flere alternativer og gjennomfør grundige tester før du tar en endelig beslutning. Be om tilbakemelding fra teamet ditt for å sikre at den valgte teknologien oppfyller deres behov og preferanser.

Overvinne vanlige utfordringer

Å bygge og vedlikeholde et kalendersystem for gaveplanlegging kan by på flere utfordringer. Her er noen vanlige problemer og hvordan man kan løse dem:

• Datasiloer: Data er spredt over forskjellige systemer og avdelinger. Integrer kalendersystemet ditt med CRM- eller giverdatabasen for å skape én enkelt kilde til sannhet.
• Mangel på ressurser: Begrenset med ansatte og budsjett. Prioriter essensielle aktiviteter for gaveplanlegging og utnytt teknologi for å automatisere oppgaver.
• Motstand mot endring: Teammedlemmer er motvillige til å ta i bruk et nytt system. Gi omfattende opplæring og demonstrer fordelene med kalendersystemet.
• Unøyaktige data: Data er utdatert eller ufullstendig. Implementer prosedyrer for datakvalitet for å sikre nøyaktighet og fullstendighet.
• Mangel på støtte: Ledelsen støtter ikke programmet for gaveplanlegging. Opplys ledelsen om viktigheten av gaveplanlegging og dens potensielle innvirkning på organisasjonens langsiktige bærekraft.

Konklusjon

Å bygge et effektivt kalendersystem for gaveplanlegging er essensielt for å tiltrekke og pleie leads for planlagte gaver, styrke giverrelasjoner og sikre den langsiktige bærekraften til organisasjonen din. Ved å følge trinnene som er beskrevet i denne guiden og tilpasse tilnærmingen din til et globalt publikum, kan du skape et robust kalendersystem som gir resultater og hjelper deg med å nå dine mål for gaveplanlegging. Husk å prioritere giverrelasjoner, opprettholde konsekvent kommunikasjon og omfavne kulturell sensitivitet i alle dine aktiviteter for gaveplanlegging.

Ved å implementere et velstrukturert og globalt bevisst kalendersystem for gaveplanlegging, kan organisasjonen din låse opp potensialet i planlagte gaver og sikre en lysere fremtid.