करार व्यवस्थापन: स्वयंचलित कार्यप्रवाहांद्वारे यश सुव्यवस्थित करणे

आजच्या वेगवान जागतिक व्यावसायिक वातावरणात, प्रभावी करार व्यवस्थापन अत्यंत महत्त्वाचे आहे. करार हे जवळजवळ प्रत्येक व्यावसायिक व्यवहाराचा आधारस्तंभ आहेत, जे जबाबदाऱ्या निश्चित करतात, धोके कमी करतात आणि महसूल वाढवतात. तथापि, पारंपरिक, मॅन्युअल करार व्यवस्थापन प्रक्रिया अनेकदा वेळखाऊ, चुकांना वाव देणाऱ्या आणि गतिमान बाजारपेठेत यशस्वी होण्यासाठी आवश्यक असलेल्या लवचिकतेपासून वंचित असतात. येथेच स्वयंचलित कार्यप्रवाह (automated workflows) महत्त्वपूर्ण भूमिका बजावतात, जे करार व्यवस्थापनाला एका प्रतिक्रियात्मक ओझ्यातून एका सक्रिय, धोरणात्मक फायद्यामध्ये रूपांतरित करतात.

करार व्यवस्थापनामध्ये स्वयंचलित कार्यप्रवाह म्हणजे काय?

स्वयंचलित कार्यप्रवाह हे कृतींचे पूर्वनिर्धारित क्रम आहेत जे विशिष्ट ट्रिगर आणि परिस्थितींवर आधारित आपोआप कार्यान्वित होतात. करार व्यवस्थापनाच्या संदर्भात, याचा अर्थ कराराच्या जीवनचक्रातील विविध टप्प्यांना स्वयंचलित करणे, सुरुवातीच्या विनंतीपासून ते अंतिम अंमलबजावणी आणि नूतनीकरणापर्यंत. याला एका डिजिटल असेंब्ली लाईनप्रमाणे समजा, जी प्रत्येक कराराला कमीत कमी मानवी हस्तक्षेपासह आवश्यक पायऱ्यांमधून मार्गदर्शन करते.

करार जीवनचक्रातील महत्त्वाचे टप्पे जिथे ऑटोमेशन उत्कृष्ट ठरते:

• करार विनंती आणि प्रारंभ: सुरुवातीच्या विनंती प्रक्रियेला स्वयंचलित केल्याने सर्व आवश्यक माहिती सुरुवातीलाच गोळा केली जाते, ज्यामुळे नंतर होणारा विलंब आणि चुका टाळता येतात. यामध्ये ऑनलाइन फॉर्म, विद्यमान प्रणालींमधून (उदा. CRM, ERP) स्वयंचलित डेटा काढणे आणि मंजुरीसाठी योग्य भागधारकांकडे पाठवणे यांचा समावेश असू शकतो.
• मसुदा तयार करणे आणि सहयोग: स्वयंचलित टेम्पलेट्स आणि क्लॉज लायब्ररी करार मसुदा तयार करण्याच्या प्रक्रियेला सुव्यवस्थित करतात, ज्यामुळे सुसंगतता आणि अनुपालन सुनिश्चित होते. आवृत्ती नियंत्रण (Version control) वैशिष्ट्ये गोंधळ टाळतात आणि अनेक भागधारकांना त्यांच्या स्थानाची पर्वा न करता एकाच दस्तऐवजावर प्रभावीपणे सहयोग करण्याची परवानगी देतात. एकात्मिक रेडलाइनिंग आणि मंजूरी कार्यप्रवाह कायदेशीर आणि व्यावसायिक देखरेखीची हमी देतात.
• मंजुरी कार्यप्रवाह: पूर्वनिर्धारित नियमांनुसार (उदा. कराराचे मूल्य, विभाग, धोक्याची पातळी) नियुक्त मंजुरी देणाऱ्यांकडे करार स्वयंचलितपणे पाठवल्याने अडथळे दूर होतात आणि करार योग्य लोकांकडून वेळेवर तपासले जातात व मंजूर होतात हे सुनिश्चित होते. ईमेल सूचना आणि स्मरणपत्रे प्रक्रिया गतिमान ठेवतात.
• वाटाघाटी: ऑटोमेशन सुरक्षित दस्तऐवज शेअरिंग आणि वाटाघाटी दरम्यान बदलांचा मागोवा घेणे सुलभ करू शकते, ज्यामुळे पारदर्शकता आणि जबाबदारी सुनिश्चित होते. रिअल-टाइम सहयोग साधने वाटाघाटी प्रक्रिया वेगवान करण्यास मदत करू शकतात, विशेषतः वेगवेगळ्या टाइम झोनमध्ये.
• अंमलबजावणी आणि स्वाक्षरी: इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी (eSignature) एकत्रीकरण स्वाक्षरी प्रक्रियेला सुव्यवस्थित करते, ज्यामुळे भौतिक कागदपत्रे मुद्रित करणे, स्कॅन करणे आणि मेल करण्याची गरज नाहीशी होते. यामुळे वेळ वाचतो, खर्च कमी होतो आणि व्यवहार जलदगतीने पूर्ण होतो. स्वाक्षरी झाल्यावर करार संबंधित डेटासह स्वयंचलितपणे भरले जाऊ शकतात.
• बंधन व्यवस्थापन: मुख्य करारात्मक बंधनांचा (उदा. पेमेंटची अंतिम मुदत, वितरणाची तारीख, कामगिरीचे टप्पे) मागोवा स्वयंचलित केल्याने दोन्ही पक्ष त्यांच्या वचनबद्धतेची पूर्तता करतात हे सुनिश्चित करण्यास मदत होते. स्वयंचलित सूचना आणि स्मरणपत्रे चुकलेल्या अंतिम मुदती आणि संभाव्य उल्लंघन टाळतात.
• नूतनीकरण व्यवस्थापन: कराराची मुदत संपण्यापूर्वी स्वयंचलित स्मरणपत्रे कराराचे पुनरावलोकन करण्यासाठी आणि नूतनीकरण, पुन्हा वाटाघाटी किंवा समाप्तीचा निर्णय घेण्यासाठी पुरेसा वेळ देतात. स्वयंचलित नूतनीकरण प्रक्रिया अनुकूल अटींच्या विस्तारास सुव्यवस्थित करू शकतात.
• अहवाल आणि विश्लेषण: स्वयंचलित डेटा संकलन आणि अहवाल साधने कराराच्या कामगिरीबद्दल मौल्यवान माहिती प्रदान करतात, सुधारणेसाठी क्षेत्रे ओळखतात आणि डेटा-आधारित निर्णय घेण्यास सक्षम करतात.

करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाह स्वयंचलित करण्याचे फायदे

करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाह स्वयंचलित करण्याचे फायदे मोठे आणि दूरगामी आहेत, जे व्यवसायाच्या विविध पैलूंवर परिणाम करतात.

वाढलेली कार्यक्षमता आणि उत्पादकता

ऑटोमेशन मॅन्युअल कामे काढून टाकते, चुका कमी करते आणि प्रक्रिया सुव्यवस्थित करते, ज्यामुळे कायदेशीर, खरेदी आणि विक्री संघांना अधिक धोरणात्मक उपक्रमांवर लक्ष केंद्रित करण्यासाठी मौल्यवान वेळ मिळतो. डेटा एंट्री, मंजूरीसाठी पाठवणे आणि बंधन ट्रॅकिंग यांसारख्या पुनरावृत्ती होणाऱ्या कामांना स्वयंचलित करून, कर्मचारी त्यांचे प्रयत्न गंभीर विचार, समस्या-निवारण आणि संबंध निर्माण आवश्यक असलेल्या कामांसाठी समर्पित करू शकतात. IACCM च्या एका अभ्यासात असे आढळून आले आहे की करार ऑटोमेशन लागू करणाऱ्या संस्थांच्या करार चक्र वेळेत २०-३०% घट झाली आहे.

उदाहरण: युरोप, आशिया आणि उत्तर अमेरिकेत कार्यालये असलेल्या एका बहुराष्ट्रीय कॉर्पोरेशनची कल्पना करा. ऑटोमेशनशिवाय, टाइम झोनमधील फरक, मॅन्युअल रूटिंग आणि भौतिक स्वाक्षऱ्यांमुळे एक साधा करार मंजूर होण्यासाठी आठवडे लागू शकतात. स्वयंचलित कार्यप्रवाहामुळे, करार त्यांच्या स्थानाची पर्वा न करता योग्य मंजुरी देणाऱ्यांकडे इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने पाठवला जातो आणि काही तासांतच डिजिटल स्वाक्षरी केली जाते.

कमी झालेला धोका आणि सुधारित अनुपालन

स्वयंचलित कार्यप्रवाह हे सुनिश्चित करतात की करार संबंधित कायदे आणि नियमांनुसार आहेत, ज्यामुळे कायदेशीर विवाद आणि दंडाचा धोका कमी होतो. केंद्रीकृत करार संग्रह (repositories) आणि आवृत्ती नियंत्रण वैशिष्ट्ये कालबाह्य किंवा नियमांचे पालन न करणाऱ्या करार टेम्पलेट्स वापरण्याचा धोका कमी करतात. ऑडिट ट्रेल्स (Audit trails) सर्व करार-संबंधित क्रियाकलापांचा स्पष्ट रेकॉर्ड प्रदान करतात, ज्यामुळे अनुपालन ऑडिट सुलभ होते. प्रमाणित कलमे आणि टेम्पलेट्स सुसंगतता लागू करतात, ज्यामुळे चुका आणि वगळणे कमी होते.

उदाहरण: युरोपियन युनियनच्या जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेग्युलेशन (GDPR) नुसार वैयक्तिक डेटा असलेल्या करारांमध्ये विशिष्ट कलमे असणे आवश्यक आहे. स्वयंचलित करार व्यवस्थापन प्रणाली हे सुनिश्चित करू शकतात की सर्व संबंधित GDPR कलमे लागू असलेल्या करारांमध्ये स्वयंचलितपणे समाविष्ट केली जातात, ज्यामुळे अनुपालनाचा अभाव आणि मोठ्या दंडाचा धोका कमी होतो.

खर्चात बचत

ऑटोमेशनमुळे प्रशासकीय खर्च कमी होतो, कागदावर आधारित प्रक्रिया दूर होतात आणि चुका व विवादांचा धोका कमी होतो, ज्यामुळे खर्चात लक्षणीय बचत होते. जलद करार चक्र वेळेमुळे जलद महसूल निर्मिती होते. ऑप्टिमाइझ केलेले संसाधन वाटप एकूण कार्यक्षमता सुधारते आणि कार्यान्वयन खर्च कमी करते.

उदाहरण: स्वयंचलित करार व्यवस्थापन वापरणाऱ्या एका जागतिक लॉजिस्टिक कंपनीने कागदाचा वापर ८०% ने कमी केला, ज्यामुळे छपाई, साठवण आणि विल्हेवाट खर्चात वार्षिक हजारो डॉलर्सची बचत झाली. त्यांनी करार शोधण्यात घालवलेला वेळही लक्षणीयरीत्या कमी केला, ज्यामुळे मौल्यवान कर्मचारी वेळ मोकळा झाला.

सुधारित दृश्यमानता आणि नियंत्रण

केंद्रीकृत करार संग्रह सर्व करार-संबंधित माहितीसाठी सत्याचा एकच स्रोत प्रदान करतात, ज्यामुळे संपूर्ण करार पोर्टफोलिओवर दृश्यमानता आणि नियंत्रण सुधारते. रिअल-टाइम अहवाल आणि विश्लेषण कराराच्या कामगिरीबद्दल मौल्यवान अंतर्दृष्टी प्रदान करतात, ज्यामुळे डेटा-आधारित निर्णय घेणे शक्य होते. भागधारक करारांची स्थिती सहजपणे पाहू आणि ट्रॅक करू शकतात, ज्यामुळे पारदर्शकता आणि जबाबदारी सुनिश्चित होते.

उदाहरण: विविध विभागांमध्ये हजारो करार असलेल्या एका मोठ्या फार्मास्युटिकल कंपनीला महत्त्वाच्या कराराच्या अटी आणि बंधने ट्रॅक करण्यात अडचण येत होती. स्वयंचलित करार व्यवस्थापन प्रणाली लागू केल्याने त्यांना त्यांच्या सर्व करारांचे केंद्रीकृत दृश्य मिळाले, ज्यामुळे ते नूतनीकरण सक्रियपणे व्यवस्थापित करू शकले, अनुपालनावर लक्ष ठेवू शकले आणि संभाव्य धोके ओळखू शकले.

वर्धित सहयोग आणि संवाद

स्वयंचलित कार्यप्रवाह अंतर्गत संघ आणि बाह्य भागधारकांमध्ये सहयोग आणि संवाद सुलभ करतात. सुरक्षित दस्तऐवज शेअरिंग आणि आवृत्ती नियंत्रण वैशिष्ट्ये हे सुनिश्चित करतात की प्रत्येकजण सर्वात अद्ययावत माहितीसह काम करत आहे. स्वयंचलित सूचना आणि स्मरणपत्रे सर्वांना महत्त्वाचे टप्पे आणि अंतिम मुदतीबद्दल माहिती देतात. प्रमाणित प्रक्रिया आणि टेम्पलेट्स सुसंगतता आणि कार्यक्षमता वाढवतात.

उदाहरण: भौगोलिकदृष्ट्या विखुरलेल्या संघांसह असलेल्या एका जागतिक अभियांत्रिकी फर्मला गुंतागुंतीच्या बांधकाम करारांवर सहयोग करण्याचा एक चांगला मार्ग हवा होता. स्वयंचलित प्रणालीने त्यांना दस्तऐवज सुरक्षितपणे शेअर करणे, बदलांचा रिअल-टाइममध्ये मागोवा घेणे आणि त्यांच्या स्थानाची पर्वा न करता मंजुरी कार्यक्षमतेने व्यवस्थापित करणे शक्य केले.

वाढलेली चपळता आणि स्केलेबिलिटी

स्वयंचलित कार्यप्रवाह बदलत्या व्यावसायिक गरजांशी जुळवून घेण्यासाठी आवश्यक असलेली चपळता आणि स्केलेबिलिटी प्रदान करतात. प्रमाणित प्रक्रिया आणि टेम्पलेट्समुळे नवीन करार ऑनबोर्ड करणे आणि वाढत्या संख्येचे व्यवस्थापन करणे सोपे होते. प्रणाली विविध करार प्रकार आणि व्यावसायिक प्रक्रियांना समर्थन देण्यासाठी सहजपणे कॉन्फिगर केली जाऊ शकते. यामुळे कंपन्या नवीन संधींना त्वरित प्रतिसाद देऊ शकतात आणि त्यांचे कार्य प्रभावीपणे वाढवू शकतात.

उदाहरण: वेगाने वाढणाऱ्या एका ई-कॉमर्स कंपनीला करार व्यवस्थापन सोल्यूशनची आवश्यकता होती जे तिच्या वाढत्या व्यवसायासोबत वाढू शकेल. स्वयंचलित प्रणालीमुळे ते नवीन पुरवठादारांना त्वरीत ऑनबोर्ड करू शकले, विक्री करारांच्या वाढत्या संख्येचे व्यवस्थापन करू शकले आणि लक्षणीय कर्मचारी न वाढवता बदलत्या नियामक आवश्यकतांशी जुळवून घेऊ शकले.

स्वयंचलित करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाह लागू करणे: एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शक

स्वयंचलित करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाह लागू करण्यासाठी काळजीपूर्वक नियोजन आणि अंमलबजावणी आवश्यक आहे. आपल्याला प्रारंभ करण्यात मदत करण्यासाठी येथे एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शक आहे:

१. आपल्या वर्तमान स्थितीचे मूल्यांकन करा

आपल्या वर्तमान करार व्यवस्थापन प्रक्रियेचे मूल्यांकन करून प्रारंभ करा. वेदना बिंदू, अडथळे आणि सुधारणेसाठी क्षेत्रे ओळखा. आपण व्यवस्थापित करत असलेल्या करारांचे प्रकार, आपण वार्षिक हाताळत असलेल्या करारांची संख्या आणि करार जीवनचक्रात सामील असलेल्या भागधारकांचे विश्लेषण करा. आपल्या विद्यमान कार्यप्रवाहांचे दस्तऐवजीकरण करा आणि ऑटोमेशनसाठी संधी ओळखा. प्रमुख भागधारकांच्या मुलाखती घेऊन त्यांचे इनपुट गोळा करा आणि त्यांच्या गरजा समजून घ्या.

२. आपले ध्येय आणि उद्दिष्ट्ये परिभाषित करा

स्वयंचलित करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाह लागू करण्यासाठी आपले ध्येय आणि उद्दिष्ट्ये स्पष्टपणे परिभाषित करा. आपण काय साध्य करू इच्छिता? आपण करार चक्र वेळ कमी करू इच्छिता, अनुपालन सुधारू इच्छिता, खर्च कमी करू इच्छिता की सहयोग वाढवू इच्छिता? आपली प्रगती ट्रॅक करण्यासाठी आणि आपले यश मोजण्यासाठी विशिष्ट, मोजण्यायोग्य, साध्य करण्यायोग्य, संबंधित आणि वेळ-बद्ध (SMART) ध्येये निश्चित करा.

३. योग्य सोल्यूशन निवडा

आपल्या विशिष्ट गरजा आणि आवश्यकता पूर्ण करणारे करार व्यवस्थापन सॉफ्टवेअर सोल्यूशन निवडा. कार्यक्षमता, स्केलेबिलिटी, एकत्रीकरण क्षमता, सुरक्षा वैशिष्ट्ये आणि वापरकर्ता-मित्रत्व यासारख्या घटकांचा विचार करा. विविध विक्रेत्यांचे मूल्यांकन करा आणि त्यांच्या ऑफरिंगची तुलना करा. सॉफ्टवेअरची चाचणी घेण्यासाठी आणि ते व्यवहारात कसे कार्य करते हे पाहण्यासाठी डेमो आणि चाचण्यांची विनंती करा. इतर वापरकर्त्यांकडून अंतर्दृष्टी मिळविण्यासाठी पुनरावलोकने आणि केस स्टडीज वाचा.

४. आपले कार्यप्रवाह डिझाइन करा

आपल्या विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियांवर आधारित आपले स्वयंचलित कार्यप्रवाह डिझाइन करा. करार जीवनचक्राच्या प्रत्येक टप्प्याचा नकाशा तयार करा आणि स्वयंचलित केल्या जाऊ शकणाऱ्या कार्यांची ओळख करा. कार्यप्रवाहातील प्रत्येक चरण सुरू करणारे ट्रिगर आणि अटी परिभाषित करा. प्रत्येक भागधारकाच्या भूमिका आणि जबाबदाऱ्या निश्चित करा. करार मसुदा प्रमाणित करण्यासाठी टेम्पलेट्स आणि क्लॉज लायब्ररी तयार करा. करार योग्य लोकांकडून पुनरावलोकित आणि मंजूर केले जातील याची खात्री करण्यासाठी मंजूरी कार्यप्रवाह डिझाइन करा.

५. आपली प्रणाली कॉन्फिगर करा

आपल्या डिझाइन केलेल्या कार्यप्रवाहांना प्रतिबिंबित करण्यासाठी आपले करार व्यवस्थापन सॉफ्टवेअर सोल्यूशन कॉन्फिगर करा. वापरकर्ता भूमिका आणि परवानग्या सेट करा. टेम्पलेट्स आणि क्लॉज लायब्ररी सानुकूलित करा. मंजूरी कार्यप्रवाह आणि सूचना नियम कॉन्फिगर करा. सीआरएम, ईआरपी आणि अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर सारख्या इतर व्यावसायिक अनुप्रयोगांसह प्रणाली समाकलित करा. प्रणाली सुरक्षित आणि संबंधित नियमांनुसार अनुरूप असल्याची खात्री करा.

६. आपल्या वापरकर्त्यांना प्रशिक्षित करा

आपल्या वापरकर्त्यांना नवीन प्रणाली कशी वापरावी याबद्दल व्यापक प्रशिक्षण द्या. स्वयंचलित कार्यप्रवाहांचे फायदे आणि ते त्यांची कार्यक्षमता आणि उत्पादकता कशी सुधारतील हे स्पष्ट करा. वापरकर्त्यांना प्रणालीसोबत सोयीस्कर होण्यास मदत करण्यासाठी हँड्स-ऑन प्रशिक्षण आणि समर्थन द्या. सामान्य प्रश्नांची उत्तरे देण्यासाठी वापरकर्ता मार्गदर्शक आणि FAQ तयार करा. वापरकर्त्यांना अभिप्राय आणि सुधारणेसाठी सूचना देण्यास प्रोत्साहित करा.

७. चाचणी आणि उपयोजन

आपल्या संपूर्ण संस्थेत प्रणाली तैनात करण्यापूर्वी तिची कसून चाचणी घ्या. प्रणाली आपल्या आवश्यकता पूर्ण करते आणि अपेक्षेप्रमाणे कार्य करते याची खात्री करण्यासाठी वापरकर्ता स्वीकृती चाचणी (UAT) घ्या. चाचणी दरम्यान ओळखल्या गेलेल्या कोणत्याही बग किंवा समस्या दुरुस्त करा. आपल्या व्यवसायात व्यत्यय कमी करण्यासाठी टप्प्याटप्प्याने प्रणाली तैनात करा. उपयोजनानंतर प्रणाली व्यवस्थित कार्य करत असल्याची खात्री करण्यासाठी तिचे बारकाईने निरीक्षण करा.

८. देखरेख आणि ऑप्टिमाइझ करा

आपल्या स्वयंचलित करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाहांच्या कामगिरीचे निरीक्षण करा आणि ऑप्टिमायझेशनसाठी क्षेत्रे ओळखा. करार चक्र वेळ, अनुपालन दर आणि खर्च बचत यासारख्या महत्त्वाच्या मेट्रिक्सचा मागोवा घ्या. वापरकर्ते आणि भागधारकांकडून अभिप्राय गोळा करा. कार्यक्षमता आणि परिणामकारकता सुधारण्यासाठी आवश्यकतेनुसार आपल्या कार्यप्रवाहांमध्ये आणि कॉन्फिगरेशनमध्ये बदल करा. बदलत्या व्यावसायिक गरजा आणि नियामक आवश्यकतांशी जुळवून घेण्यासाठी आपल्या प्रणालीचे सतत मूल्यांकन आणि अद्यतन करा.

स्वयंचलित करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाह लागू करण्यासाठी सर्वोत्तम पद्धती

स्वयंचलित करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाहांची यशस्वी अंमलबजावणी सुनिश्चित करण्यासाठी, खालील सर्वोत्तम पद्धतींचा विचार करा:

• भागधारकांना लवकर सामील करा: प्रक्रियेच्या सुरुवातीलाच सर्व भागधारकांची संमती मिळवा. त्यांना नियोजन आणि कार्यप्रवाहांच्या डिझाइनमध्ये सामील करा. त्यांच्या चिंता दूर करा आणि त्यांचा अभिप्राय समाविष्ट करा.
• लहान सुरुवात करा आणि हळूहळू वाढवा: एकाच वेळी सर्वकाही स्वयंचलित करण्याचा प्रयत्न करू नका. एका लहान पायलट प्रकल्पासह प्रारंभ करा आणि हळूहळू ऑटोमेशनची व्याप्ती वाढवा.
• वापरकर्ता स्वीकृतीवर लक्ष केंद्रित करा: आपले वापरकर्ते नवीन प्रणाली वापरण्यास सोयीस्कर आणि आत्मविश्वासू आहेत याची खात्री करा. व्यापक प्रशिक्षण आणि सतत समर्थन द्या.
• एक लवचिक सोल्यूशन निवडा: एक करार व्यवस्थापन सॉफ्टवेअर सोल्यूशन निवडा जे लवचिक असेल आणि आपल्या विशिष्ट गरजा पूर्ण करण्यासाठी सानुकूलित केले जाऊ शकते.
• विद्यमान प्रणालींसह समाकलित करा: डेटा प्रवाह सुव्यवस्थित करण्यासाठी आणि कार्यक्षमता सुधारण्यासाठी आपली करार व्यवस्थापन प्रणाली इतर व्यावसायिक अनुप्रयोगांसह समाकलित करा.
• स्पष्ट भूमिका आणि जबाबदाऱ्या स्थापित करा: करार जीवनचक्रात सामील असलेल्या प्रत्येक भागधारकासाठी स्पष्ट भूमिका आणि जबाबदाऱ्या परिभाषित करा.
• कामगिरीचे निरीक्षण करा आणि समायोजन करा: आपल्या स्वयंचलित कार्यप्रवाहांच्या कामगिरीचे सतत निरीक्षण करा आणि कार्यक्षमता आणि परिणामकारकता सुधारण्यासाठी आवश्यकतेनुसार समायोजन करा.
• सुरक्षितता आणि अनुपालनाला प्राधान्य द्या: आपली करार व्यवस्थापन प्रणाली सुरक्षित आणि संबंधित नियमांनुसार अनुरूप असल्याची खात्री करा.
• सर्वकाही दस्तऐवजीकरण करा: आपले कार्यप्रवाह, कॉन्फिगरेशन आणि प्रशिक्षण साहित्य दस्तऐवजीकरण करा. यामुळे भविष्यात प्रणाली राखणे आणि अद्यतनित करणे सोपे होईल.
• तज्ञ मार्गदर्शन घ्या: जर आपल्याकडे अंतर्गत तज्ञता नसेल, तर करार व्यवस्थापन सल्लागार किंवा सॉफ्टवेअर विक्रेत्याकडून मार्गदर्शन घेण्याचा विचार करा.

कृतीत स्वयंचलित करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाहांची उदाहरणे

येथे काही उदाहरणे आहेत की विविध उद्योग आणि परिस्थितीत स्वयंचलित करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाह कसे लागू केले जाऊ शकतात:

• खरेदी: खरेदी करार प्रक्रिया स्वयंचलित करणे, सुरुवातीच्या विनंतीपासून ते अंतिम अंमलबजावणीपर्यंत, पुरवठादार ऑनबोर्डिंग सुव्यवस्थित करू शकते, चांगल्या अटींवर वाटाघाटी करू शकते आणि खरेदी धोरणांचे पालन सुनिश्चित करू शकते.
• विक्री: विक्री करार प्रक्रिया स्वयंचलित केल्याने व्यवहार जलदगतीने पूर्ण होऊ शकतात, विक्री संघाची कार्यक्षमता सुधारू शकते आणि विक्री करारांमधील चुका कमी होऊ शकतात.
• कायदेशीर: कायदेशीर करारांचे पुनरावलोकन आणि मंजूरी स्वयंचलित केल्याने धोका कमी होऊ शकतो, अनुपालन सुनिश्चित होऊ शकते आणि कायदेशीर संघांना अधिक धोरणात्मक बाबींवर लक्ष केंद्रित करण्यासाठी वेळ मिळू शकतो.
• मानव संसाधन: कर्मचारी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया स्वयंचलित केल्याने रोजगार करारांची निर्मिती आणि व्यवस्थापन सुव्यवस्थित होऊ शकते, ज्यामुळे कामगार कायद्यांचे पालन सुनिश्चित होते.
• रिअल इस्टेट: भाडेकरार प्रक्रिया स्वयंचलित केल्याने मालमत्ता व्यवस्थापन सोपे होऊ शकते, भाडेकरू संबंध सुधारू शकतात आणि रिअल इस्टेट नियमांचे पालन सुनिश्चित होऊ शकते.

करार व्यवस्थापनाचे भविष्य: AI आणि मशीन लर्निंग

करार व्यवस्थापनाचे भविष्य कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) आणि मशीन लर्निंग (ML) मधील प्रगतीमुळे आकाराला येत आहे. AI-शक्तीवर चालणारी करार व्यवस्थापन सोल्यूशन्स अधिक गुंतागुंतीची कार्ये स्वयंचलित करू शकतात, जसे की करार जोखीम मूल्यांकन, क्लॉज काढणे आणि अनुपालन देखरेख. ML अल्गोरिदम नमुने ओळखण्यासाठी, परिणामांचा अंदाज घेण्यासाठी आणि मौल्यवान अंतर्दृष्टी प्रदान करण्यासाठी मोठ्या प्रमाणात करार डेटाचे विश्लेषण करू शकतात.

येथे काही उदाहरणे आहेत की AI आणि ML करार व्यवस्थापनात कसे बदल घडवत आहेत:

• AI-शक्तीवर चालणारे जोखीम मूल्यांकन: AI अल्गोरिदम संभाव्य धोके ओळखण्यासाठी करारांचे विश्लेषण करू शकतात, जसे की प्रतिकूल कलमे, गहाळ माहिती आणि अनुपालनाचे मुद्दे.
• स्वयंचलित क्लॉज काढणे: AI करारांमधून महत्त्वाचे कलमे स्वयंचलितपणे काढू शकते, जसे की पेमेंट अटी, समाप्ती कलमे आणि बौद्धिक संपदा हक्क.
• भविष्यसूचक विश्लेषण: ML अल्गोरिदम परिणामांचा अंदाज घेण्यासाठी करार डेटाचे विश्लेषण करू शकतात, जसे की करार विवादाची शक्यता किंवा खर्चात बचत होण्याची शक्यता.
• स्मार्ट करार पुनरावलोकन: AI कायदेशीर संघांना संभाव्य समस्या अधोरेखित करून आणि सुधारणा सुचवून करारांचे पुनरावलोकन करण्यात मदत करू शकते.
• स्वयंचलित अनुपालन देखरेख: AI संबंधित कायदे आणि नियमांनुसार करारांचे अनुपालन निरीक्षण करू शकते, कोणत्याही संभाव्य उल्लंघनाबद्दल भागधारकांना सतर्क करते.

निष्कर्ष

आजच्या जागतिकीकरण झालेल्या जगात आपल्या प्रक्रिया सुव्यवस्थित करू पाहणाऱ्या, धोके कमी करू पाहणाऱ्या आणि कार्यक्षमता सुधारू पाहणाऱ्या व्यवसायांसाठी स्वयंचलित करार व्यवस्थापन कार्यप्रवाह आवश्यक आहेत. करार जीवनचक्राच्या विविध टप्प्यांना स्वयंचलित करून, संस्था मौल्यवान वेळ वाचवू शकतात, खर्च कमी करू शकतात आणि सहयोग वाढवू शकतात. जसे AI आणि ML तंत्रज्ञान विकसित होत राहील, करार व्यवस्थापनाचे भविष्य आणखी मोठे ऑटोमेशन आणि बुद्धिमत्ता वचन देते, ज्यामुळे व्यवसायांना चांगले निर्णय घेण्यास आणि अधिक यश मिळविण्यात सक्षम बनवते.

ऑटोमेशनचा स्वीकार करा आणि आपल्या करारांची पूर्ण क्षमता अनलॉक करा, त्यांना स्थिर दस्तऐवजांमधून व्यवसायाच्या वाढीच्या गतिशील चालकांमध्ये रूपांतरित करा.