ഗെറ്റിംഗ് തിംഗ്സ് ഡൺ (GTD) രീതി മനസ്സിലാക്കാം: ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയിൽ വൈദഗ്ദ്ധ്യം നേടാനുള്ള ഒരു ആഗോള ഗൈഡ്

നമ്മുടെ വർദ്ധിച്ചുവരുന്ന പരസ്പരം ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നതും വേഗതയേറിയതുമായ ലോകത്ത്, ലോകത്തിന്റെ എല്ലാ കോണുകളിൽ നിന്നും എല്ലാ മേഖലകളിലുമുള്ള പ്രൊഫഷണലുകൾ വിവരങ്ങളുടെയും ആവശ്യങ്ങളുടെയും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളുടെയും അമിതമായ പ്രവാഹവുമായി മല്ലിടുകയാണ്. ലണ്ടനിലെ പ്രോജക്ട് മാനേജർമാർ മുതൽ ബാംഗ്ലൂരിലെ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ എഞ്ചിനീയർമാർ വരെ, സാവോ പോളോയിലെ ആരോഗ്യ പ്രവർത്തകർ അല്ലെങ്കിൽ ടോക്കിയോയിലെ അധ്യാപകർ വരെ, നമ്മുടെ ശ്രദ്ധയ്ക്കായി മത്സരിക്കുന്ന 'കാര്യങ്ങളുടെ' വലിയ അളവ് കൈകാര്യം ചെയ്യുക എന്നതാണ് സാർവത്രിക വെല്ലുവിളി. ഇമെയിൽ ഇൻബോക്സുകൾ നിറഞ്ഞു കവിയുന്നു, ടാസ്ക് ലിസ്റ്റുകൾ അനന്തമായി വളരുന്നു, ദൈനംദിന തിരക്കിനിടയിൽ മികച്ച ആശയങ്ങൾ പലപ്പോഴും നഷ്ടപ്പെടുന്നു. ഈ നിരന്തരമായ സമ്മർദ്ദം പിരിമുറുക്കം, നഷ്ടപ്പെട്ട അവസരങ്ങൾ, നിയന്ത്രണം നഷ്ടപ്പെടുന്നു എന്ന വ്യാപകമായ തോന്നൽ എന്നിവയിലേക്ക് നയിച്ചേക്കാം.

ഇവിടെയാണ് പ്രശസ്ത പ്രൊഡക്റ്റിവിറ്റി കൺസൾട്ടന്റ് ഡേവിഡ് അലൻ വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത വിപ്ലവകരമായ ഉൽപ്പാദനക്ഷമതാ ചട്ടക്കൂടായ ഗെറ്റിംഗ് തിംഗ്സ് ഡൺ (GTD) രീതിയുടെ പ്രസക്തി. 2001-ൽ ഇതേ പേരിൽ പുറത്തിറങ്ങിയ അദ്ദേഹത്തിന്റെ ശ്രദ്ധേയമായ പുസ്തകത്തിൽ ആദ്യമായി അവതരിപ്പിച്ച GTD, നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണലും വ്യക്തിപരവുമായ ജീവിതം ചിട്ടപ്പെടുത്തുന്നതിന് വ്യവസ്ഥാപിതവും സമഗ്രവും അതിശയകരമാംവിധം വഴക്കമുള്ളതുമായ ഒരു സമീപനം വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. ഇത് മറ്റൊരു സമയ-മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം മാത്രമല്ല; 'വെള്ളം പോലെയുള്ള മനസ്സ്' - അതായത്, വ്യക്തവും, പ്രതികരിക്കുന്നതും, എന്തിനും തയ്യാറുള്ളതുമായ ഒരു അവസ്ഥ കൈവരിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നതിന് രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ള ഒരു സമഗ്രമായ രീതിയാണിത്. കൈകാര്യം ചെയ്യാത്ത പ്രതിബദ്ധതകളുടെ മാനസികമായ കുഴപ്പങ്ങളില്ലാതെ, യഥാർത്ഥത്തിൽ പ്രാധാന്യമുള്ള കാര്യങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിച്ചുകൊണ്ട് നിയന്ത്രണവും കാഴ്ചപ്പാടും നിലനിർത്താൻ സഹായിക്കുമെന്നതാണ് ഇതിന്റെ പ്രധാന വാഗ്ദാനം.

GTD സാംസ്കാരികവും ഭൂമിശാസ്ത്രപരവുമായ അതിരുകൾ ഭേദിക്കുന്നു, കാരണം ഇത് അടിസ്ഥാനപരമായ മാനുഷിക വെല്ലുവിളികളെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നു: ചിന്താപരമായ ഭാരം നിയന്ത്രിക്കുക, വിവരങ്ങൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക, ഫലപ്രദമായ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുക, അർത്ഥവത്തായ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക. നിങ്ങൾ വിവിധ സമയ മേഖലകളിലായി വിദൂരമായി ജോലി ചെയ്യുകയാണെങ്കിലും, അന്താരാഷ്ട്ര ടീമുകളുമായി സഹകരിക്കുകയാണെങ്കിലും, അല്ലെങ്കിൽ സങ്കീർണ്ണമായ പ്രാദേശിക നിയന്ത്രണങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുകയാണെങ്കിലും, GTD-യുടെ തത്വങ്ങൾ സാർവത്രികമായി പ്രായോഗികമാണ്. ഈ സമഗ്രമായ ഗൈഡ് GTD രീതിയിലേക്ക് ആഴത്തിൽ ഇറങ്ങിച്ചെല്ലുകയും അതിന്റെ പ്രധാന തത്വങ്ങൾ വിശദീകരിക്കുകയും പ്രായോഗിക ഘട്ടങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുകയും ലോകമെമ്പാടുമുള്ള പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക് അവരുടെ ഉൽപ്പാദനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കാനും സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കാനും ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാനും ഇത് എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഉൾക്കാഴ്ചകൾ നൽകുകയും ചെയ്യും.

എന്താണ് ഗെറ്റിംഗ് തിംഗ്സ് ഡൺ (GTD)?

അടിസ്ഥാനപരമായി, നിങ്ങളുടെ പ്രതിബദ്ധതകളും പ്രവർത്തനങ്ങളും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഒരു ചിട്ടയായ സമീപനം നൽകുന്ന ഒരു വ്യക്തിഗത ഉൽപ്പാദനക്ഷമതാ രീതിയാണ് GTD. നമ്മുടെ തലച്ചോറ് പുതിയ കാര്യങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിലും വിശകലനം ചെയ്യുന്നതിലും തന്ത്രങ്ങൾ മെനയുന്നതിലും മികച്ചതാണെന്നും എന്നാൽ ഓർമ്മിക്കുന്നതിലും ഓർമ്മിപ്പിക്കുന്നതിലും വളരെ മോശമാണെന്നുമായിരുന്നു ഡേവിഡ് അലന്റെ ഉൾക്കാഴ്ച. ഓരോ തുറന്ന ലൂപ്പും - നിറവേറ്റാത്ത ഓരോ വാഗ്ദാനവും, പൂർത്തിയാക്കാത്ത ഓരോ ജോലിയും, ഓരോ ചെറിയ ആശയവും - വിലയേറിയ മാനസിക ഇടം അപഹരിക്കുകയും സമ്മർദ്ദത്തിന് കാരണമാവുകയും നിലവിലുള്ള ജോലിയിൽ നിന്ന് നമ്മെ വ്യതിചലിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഈ തുറന്ന ലൂപ്പുകളെല്ലാം നിങ്ങളുടെ തലയ്ക്ക് പുറത്തുള്ള ഒരു വിശ്വസനീയമായ സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് മാറ്റുക എന്നതാണ് GTD-യുടെ പരിഹാരം.

നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ ആകർഷിക്കുന്ന എല്ലാ കാര്യങ്ങളും വിശ്വസനീയമായ, ബാഹ്യമായ ഒരു ശേഖരണ സംവിധാനത്തിലേക്ക് പകർത്തേണ്ടതുണ്ട് എന്ന ആശയത്തിലാണ് ഈ രീതിശാസ്ത്രം നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നത്. ഒരിക്കൽ പകർത്തിയാൽ, ഈ ഇനങ്ങൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുകയും പ്രവർത്തനയോഗ്യമായ വിഭാഗങ്ങളായി ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു, ഇത് വ്യക്തതയോടും ആത്മവിശ്വാസത്തോടും കൂടി എന്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കണമെന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. അഭിസംബോധന ചെയ്യപ്പെടാത്ത ആശങ്കകളാൽ നിരന്തരം വിഷമിക്കുന്നതിനു പകരം, നിങ്ങൾ ചെയ്യാൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്ന ഏത് കാര്യത്തിലും പൂർണ്ണമായി ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാനും ഫലപ്രദമാകാനും നിങ്ങളുടെ മാനസിക ഊർജ്ജം സ്വതന്ത്രമാക്കുക എന്നതാണ് ആത്യന്തിക ലക്ഷ്യം.

കർക്കശമായ ഷെഡ്യൂൾ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള സമീപനങ്ങളിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, GTD സന്ദർഭത്തിനും അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കും ഊന്നൽ നൽകുന്നു. നിങ്ങളുടെ സ്ഥാനം, ലഭ്യമായ ഉപകരണങ്ങൾ, സമയം, ഊർജ്ജം എന്നിവയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കും നിങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനക്ഷമതയെന്ന് ഇത് അംഗീകരിക്കുന്നു. ഈ വഴക്കം ആധുനിക ജോലിയുടെ ചലനാത്മക സ്വഭാവം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് ഇതിനെ അവിശ്വസനീയമാംവിധം ശക്തമാക്കുന്നു, അവിടെ മുൻഗണനകൾ അതിവേഗം മാറുകയും അപ്രതീക്ഷിത ആവശ്യങ്ങൾ സാധാരണമാവുകയും ചെയ്യാം. നിങ്ങൾ എവിടെയായിരുന്നാലും അല്ലെങ്കിൽ എന്ത് അപ്രതീക്ഷിത വെല്ലുവിളി ഉയർന്നുവന്നാലും, അടുത്തതായി എന്തുചെയ്യണമെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് എല്ലായ്പ്പോഴും അറിയാമെന്ന് ഉറപ്പാക്കിക്കൊണ്ട്, വേഗതയും പ്രതിരോധശേഷിയും നിലനിർത്താനുള്ള ഒരു രീതിയാണിത്.

GTD-യുടെ അഞ്ച് തൂണുകൾ: ഒരു ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള വിവരണം

GTD വർക്ക്ഫ്ലോയിൽ അഞ്ച് വ്യത്യസ്തവും എന്നാൽ പരസ്പരം ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നതുമായ ഘട്ടങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. സിസ്റ്റത്തിന്റെ പൂർണ്ണമായ പ്രയോജനങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്നതിന് ഓരോ ഘട്ടവും മനസ്സിലാക്കുകയും സ്ഥിരമായി പ്രയോഗിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്. ഈ ഘട്ടങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ മനസ്സിൽ നിന്ന് വിവരങ്ങളെ ഒരു ചിട്ടയായ, പ്രവർത്തനയോഗ്യമായ സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് മാറ്റാൻ രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ളതാണ്.

1. ശേഖരിക്കുക (Capture): നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ ആകർഷിക്കുന്ന എല്ലാം ശേഖരിക്കുക

GTD-യിലെ ആദ്യത്തെതും ഒരുപക്ഷേ ഏറ്റവും നിർണ്ണായകവുമായ ഘട്ടം ശേഖരിക്കുക (Capture) എന്നതാണ്. വലുതോ ചെറുതോ, വ്യക്തിപരമോ പ്രൊഫഷണലോ, അടിയന്തിരമോ നിസ്സാരമോ ആകട്ടെ, നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ ആകർഷിക്കുന്ന എല്ലാ കാര്യങ്ങളും ഒരു വിശ്വസനീയമായ 'ഇൻബോക്സിലോ' ശേഖരണ ഉപകരണത്തിലോ ശേഖരിക്കുന്നത് ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. എല്ലാം നിങ്ങളുടെ തലയിൽ നിന്ന് പുറത്തെടുത്ത് ഒരു ഭൗതികമോ ഡിജിറ്റലോ ആയ ശേഖരത്തിലേക്ക് മാറ്റുക എന്നതാണ് ലക്ഷ്യം. അത് നിങ്ങളുടെ മനസ്സിലുണ്ടെങ്കിൽ, അത് ശേഖരിക്കപ്പെടണം. ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നവ:

• മറുപടി ആവശ്യമുള്ള ഇമെയിലുകൾ
• പുതിയ പ്രോജക്റ്റുകൾക്കോ സംരംഭങ്ങൾക്കോ ഉള്ള ആശയങ്ങൾ
• വ്യക്തിപരമായ ജോലികൾക്കുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ (ഉദാ: "പലചരക്ക് സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുക," "ബന്ധുവിനെ വിളിക്കുക")
• മീറ്റിംഗ് കുറിപ്പുകളും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും
• അടയ്ക്കാനുള്ള ബില്ലുകൾ
• ഭാവിയിലെ യാത്രയെക്കുറിച്ചോ പഠനത്തെക്കുറിച്ചോ ഉള്ള ചിന്തകൾ
• മുൻ ദിവസങ്ങളിൽ നിന്ന് പൂർത്തിയാകാത്ത ജോലികൾ
• നിങ്ങളുടെ മാനസിക ഇടം അപഹരിക്കുന്ന ഏതൊരു പ്രതിബദ്ധതയോ ആശങ്കയോ

എന്തുകൊണ്ട് ഇത് പ്രധാനമാണ്? ശേഖരിക്കാത്ത ഓരോ ചിന്തയും പ്രതിബദ്ധതയും ഒരു തുറന്ന ലൂപ്പായി പ്രവർത്തിക്കുകയും മാനസിക ഊർജ്ജം ചോർത്തുകയും ചെയ്യുന്നു. അവയെ നിങ്ങളുടെ തലയിൽ നിന്ന് പുറത്തെടുക്കുന്നതിലൂടെ, ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിച്ചുള്ള ജോലിക്കും സർഗ്ഗാത്മക ചിന്തയ്ക്കും നിങ്ങൾ വൈജ്ഞാനിക വിഭവങ്ങൾ സ്വതന്ത്രമാക്കുന്നു. തിരക്കേറിയ ഒരു നഗരവീഥി സങ്കൽപ്പിക്കുക; ഓരോ കാൽനടയാത്രക്കാരനും അഭിസംബോധന ചെയ്യാത്ത ഒരു ജോലിയെക്കുറിച്ച് ആശങ്കാകുലനാണെങ്കിൽ, ഗതാഗതത്തിന്റെ ഒഴുക്ക് നിലയ്ക്കുന്നു. അതുപോലെ, നിങ്ങളുടെ മനസ്സ് കാര്യങ്ങൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനു പകരം നിരന്തരം ഓർമ്മിച്ചുകൊണ്ടിരിക്കുകയാണെങ്കിൽ അത് തിങ്ങിഞെരുങ്ങുന്നു.

ശേഖരണത്തിനുള്ള ഉപകരണങ്ങൾ: ശേഖരണ ഉപകരണം തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നത് തികച്ചും വ്യക്തിപരമാണ്, അത് താഴെ പറയുന്നവ വരെ ആകാം:

• ഭൗതിക ഇൻബോക്സുകൾ: പേപ്പറുകൾ, കുറിപ്പുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ ബിസിനസ്സ് കാർഡുകൾ എന്നിവയ്ക്കായി നിങ്ങളുടെ മേശപ്പുറത്തുള്ള ഒരു ലളിതമായ ട്രേ.
• നോട്ട്ബുക്കുകളും നോട്ട്പാഡുകളും: കൊണ്ടുപോകാൻ എളുപ്പമുള്ളതും ചിന്തകൾ വേഗത്തിൽ കുറിച്ചുവെക്കാൻ കഴിയുന്നതുമാണ്.
• ഡിജിറ്റൽ ശേഖരണ ഉപകരണങ്ങൾ: ഇമെയിൽ ഇൻബോക്സ്, വോയിസ് റെക്കോർഡർ ആപ്പുകൾ, നോട്ട്സ് ആപ്പുകൾ (ഉദാ: Apple Notes, Google Keep, Evernote, OneNote), സമർപ്പിത ടാസ്ക് മാനേജർമാർ (ഉദാ: Todoist, Microsoft To Do, Things, OmniFocus), അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിലെ ഒരു ലളിതമായ ടെക്സ്റ്റ് ഫയൽ.

പ്രധാന കാര്യം, നിങ്ങളുടെ ശേഖരണ ഉപകരണങ്ങൾ എളുപ്പത്തിൽ ആക്സസ് ചെയ്യാവുന്നതും, എല്ലായ്പ്പോഴും ലഭ്യമാകുന്നതും, വേഗത്തിൽ ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയുന്നതുമായിരിക്കണം. നിങ്ങൾക്ക് ഒന്നിലധികം ശേഖരണ പോയിന്റുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം, അതുവഴി നിങ്ങൾ എവിടെയായിരുന്നാലും - പരിമിതമായ ഇന്റർനെറ്റുള്ള ആഫ്രിക്കയിലെ ഒരു വിദൂര ഗ്രാമത്തിലായാലും, അല്ലെങ്കിൽ ഏഷ്യയിലെ തിരക്കേറിയ ഒരു സാമ്പത്തിക ജില്ലയിലായാലും - നിങ്ങൾക്ക് വരുന്ന ഏതൊരു ചിന്തയും വേഗത്തിൽ കുറിച്ചുവെക്കാൻ കഴിയും. ശേഖരണം ഒരു ശീലമാക്കുക, ഒരു റിഫ്ലെക്സ് പോലെ, ഒന്നും വിട്ടുപോകാതിരിക്കാൻ ഇത് ഉറപ്പാക്കുന്നു. ആഗോള പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക്, എളുപ്പത്തിൽ ലഭ്യമായതും സമന്വയിപ്പിച്ചതുമായ ഡിജിറ്റൽ ഉപകരണങ്ങൾ (ക്ലൗഡ് അധിഷ്ഠിത കുറിപ്പുകൾ, മൊബൈൽ ഉപകരണങ്ങളിലെ ഇമെയിൽ ആപ്പുകൾ) പലപ്പോഴും വിവിധ സമയ മേഖലകളിലും തൊഴിൽ സാഹചര്യങ്ങളിലും തുടർച്ചയായ ശേഖരണത്തിന് അമൂല്യമാണ്.

2. വ്യക്തമാക്കുക (പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക): ഇതിന്റെ അർത്ഥമെന്ത്, അടുത്ത നടപടി എന്താണ്?

നിങ്ങൾ ഇനങ്ങൾ ശേഖരിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, അടുത്ത ഘട്ടം അവയെ വ്യക്തമാക്കുക (Clarify) എന്നതാണ്. ഇത് നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സുകൾ ഒന്നൊന്നായി, മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നത് ഉൾക്കൊള്ളുന്നു, നിങ്ങൾ തുടങ്ങിയതിനുശേഷം ഒന്നും ഇൻബോക്സിലേക്ക് തിരികെ വെക്കാതെ. ഓരോ ശേഖരിച്ച ഇനവും യഥാർത്ഥത്തിൽ എന്താണെന്നും അതിൽ എന്തെങ്കിലും നടപടി ആവശ്യമുണ്ടോ എന്നും നിങ്ങൾ തീരുമാനിക്കുന്നത് ഇവിടെയാണ്. ഈ ഘട്ടം അവ്യക്തമായ ചിന്തകളെ വ്യക്തവും പ്രവർത്തനയോഗ്യവുമായ പ്രതിബദ്ധതകളാക്കി മാറ്റുന്നു.

ഓരോ ഇനത്തിനും, സ്വയം രണ്ട് അടിസ്ഥാന ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുക:

1. ഇതെന്താണ്? ഇത് ഒരു ഇമെയിലാണോ, ഒരു ആശയമാണോ, ഒരു ഭൗതിക ഇനമാണോ, ഒരു അഭ്യർത്ഥനയാണോ? അത് വ്യക്തമായി നിർവചിക്കുക.
2. ഇത് പ്രവർത്തനയോഗ്യമാണോ? ഇതിന് നിങ്ങളിൽ നിന്ന് എന്തെങ്കിലും നടപടി ആവശ്യമുണ്ടോ?

"ഇത് പ്രവർത്തനയോഗ്യമാണോ?" എന്ന ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരം ഇല്ല എന്നാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് മൂന്ന് ഓപ്ഷനുകളുണ്ട്:

• മാലിന്യക്കൊട്ട (Trash): ഇനി ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ, അത് ഇല്ലാതാക്കുക. "സംശയമുണ്ടെങ്കിൽ, അത് വലിച്ചെറിയുക."
• റഫറൻസ് (Reference): ഇത് ഉപയോഗപ്രദമായ വിവരമാണെങ്കിലും നടപടിയൊന്നും ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ, ഭാവിയിലെ റഫറൻസിനായി അത് ഫയൽ ചെയ്യുക. ഇത് ഒരു പ്രമാണമോ, ഒരു ലേഖനമോ, അല്ലെങ്കിൽ കോൺടാക്റ്റ് വിവരങ്ങളോ ആകാം.
• എന്നെങ്കിലും/ഒരുപക്ഷേ (Someday/Maybe): നിങ്ങൾ എന്നെങ്കിലും ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നതും എന്നാൽ ഇപ്പോഴില്ലാത്തതുമായ എന്തെങ്കിലും ആണെങ്കിൽ (ഉദാ: ഒരു പുതിയ ഭാഷ പഠിക്കുക, ഒരു പ്രത്യേക രാജ്യം സന്ദർശിക്കുക, ഒരു സൈഡ് ബിസിനസ്സ് ആരംഭിക്കുക), അത് ഒരു "എന്നെങ്കിലും/ഒരുപക്ഷേ" ലിസ്റ്റിൽ ഇടുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ സജീവമായ ടാസ്ക് ലിസ്റ്റുകളിൽ നിന്ന് അതിനെ ഒഴിവാക്കുന്നു, പക്ഷേ അത് മറന്നുപോയിട്ടില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

"ഇത് പ്രവർത്തനയോഗ്യമാണോ?" എന്ന ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരം അതെ എന്നാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ കൂടുതൽ ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുക:

1. ആവശ്യമായ ഫലം എന്താണ്? ഈ ഇനത്തിന് "പൂർത്തിയായി" എന്നത് എങ്ങനെയായിരിക്കും? ഫലത്തിന് ഒന്നിൽ കൂടുതൽ ഭൗതിക പ്രവർത്തനം ആവശ്യമാണെങ്കിൽ, അതൊരു പ്രോജക്റ്റ് ആണ്. (ഉദാ: "വാർഷിക സമ്മേളനം ആസൂത്രണം ചെയ്യുക" എന്നത് ഒരു പ്രോജക്റ്റ് ആണ്).
2. തൊട്ടടുത്ത ഭൗതിക പ്രവർത്തനം എന്താണ്? ഇത് നിർണ്ണായകമാണ്. ഇനം മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകാൻ സംഭവിക്കേണ്ട ഏറ്റവും അടുത്ത ദൃശ്യമായ, ഭൗതികമായ പ്രവർത്തനമാണിത്. ഇത് വ്യക്തവും, മൂർത്തവും, പ്രവർത്തനയോഗ്യവുമായിരിക്കണം. (ഉദാ: "സമ്മേളനം ആസൂത്രണം ചെയ്യുക" എന്നതിന് പകരം "ബഡ്ജറ്റിനെക്കുറിച്ച് മാർക്കറ്റിംഗ് ടീമിന് ഇമെയിൽ ചെയ്യുക").

വ്യക്തമാക്കുന്നതിന്റെ ഉദാഹരണങ്ങൾ:

• ശേഖരിച്ചത്: "പ്രോജക്റ്റ് X" (അവ്യക്തമായ ആശയം)
  • വ്യക്തമാക്കിയത് (പ്രോജക്റ്റ്): "പുതിയ ആഗോള പരിശീലന പ്ലാറ്റ്ഫോം സമാരംഭിക്കുക."
  • അടുത്ത പ്രവർത്തനം: "ആഗോള പരിശീലന പ്ലാറ്റ്ഫോമിനായി സെർവർ സ്പേസ് അഭ്യർത്ഥിക്കാൻ ഐടി വകുപ്പിന് ഇമെയിൽ ചെയ്യുക."
• ശേഖരിച്ചത്: മീറ്റിംഗിനെക്കുറിച്ച് സഹപ്രവർത്തകനിൽ നിന്നുള്ള ഇമെയിൽ
  • വ്യക്തമാക്കിയത്: പങ്കാളിത്തത്തെക്കുറിച്ച് തീരുമാനം ആവശ്യമാണ്.
  • അടുത്ത പ്രവർത്തനം: "ചൊവ്വാഴ്ചത്തെ മീറ്റിംഗിന്റെ അജണ്ട അവലോകനം ചെയ്യുക."
• ശേഖരിച്ചത്: "മന്ദാരിൻ പഠിക്കുക" (ദീർഘകാല ലക്ഷ്യം)
  • വ്യക്തമാക്കിയത് (എന്നെങ്കിലും/ഒരുപക്ഷേ): ഭാവിയിലെ താൽപ്പര്യം.
  • അടുത്ത പ്രവർത്തനം (തുടരാൻ തീരുമാനിച്ചാൽ): "പ്രാദേശിക മന്ദാരിൻ ഭാഷാ കോഴ്സുകളെക്കുറിച്ച് ഗവേഷണം ചെയ്യുക."

വ്യക്തമാക്കുക എന്ന ഘട്ടം കൃത്യവും വ്യക്തവുമായ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ്. ഇത് അവ്യക്തത ഇല്ലാതാക്കുകയും നിങ്ങൾ ശേഖരിച്ച ഓരോ ഇനവും ശരിയായി തരംതിരിക്കുകയും മുന്നോട്ടുള്ള വ്യക്തമായ പാതയുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു, ആ പാത അത് ഉപേക്ഷിക്കുക എന്നതാണെങ്കിൽ പോലും. വൈവിധ്യമാർന്ന സാംസ്കാരിക സാഹചര്യങ്ങളിലുടനീളം പ്രോജക്റ്റുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വ്യക്തികൾക്ക്, ഈ ഘട്ടം വലുതും സാധ്യതയനുസരിച്ച് അമിതഭാരമുള്ളതുമായ സംരംഭങ്ങളെ കൈകാര്യം ചെയ്യാവുന്നതും സാർവത്രികവുമായ പ്രവർത്തനങ്ങളായി വിഭജിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.

3. ചിട്ടപ്പെടുത്തുക (Organize): അതിനെ അതിന്റെ സ്ഥാനത്ത് വെക്കുക

ഒരു ഇനം വ്യക്തമാക്കിയ ശേഷം, ചിട്ടപ്പെടുത്തുക (Organize) എന്ന ഘട്ടത്തിൽ അതിനെ നിങ്ങളുടെ വിശ്വസനീയമായ സിസ്റ്റത്തിനുള്ളിലെ ഉചിതമായ ലിസ്റ്റിലോ സ്ഥലത്തോ സ്ഥാപിക്കുന്നത് ഉൾപ്പെടുന്നു. ഇവിടെയാണ് നിങ്ങളുടെ വിവിധ GTD ലിസ്റ്റുകൾ പ്രവർത്തിക്കുന്നത്, ഓരോന്നും ഒരു പ്രത്യേക ഉദ്ദേശ്യം നിറവേറ്റുന്നു. ഈ ഘടന നിങ്ങൾ പ്രവർത്തിക്കാൻ തയ്യാറാകുമ്പോൾ, എല്ലാം വീണ്ടും ചിന്തിക്കുകയോ പുനർമൂല്യനിർണ്ണയം നടത്തുകയോ ചെയ്യാതെ ശരിയായ ജോലികൾ വേഗത്തിൽ കണ്ടെത്താൻ കഴിയുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

GTD-യിലെ പ്രാഥമിക ലിസ്റ്റുകളും വിഭാഗങ്ങളും ഇവയാണ്:

• പ്രോജക്റ്റ് ലിസ്റ്റ്: പൂർത്തിയാക്കാൻ ഒന്നിൽ കൂടുതൽ ഭൗതിക പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആവശ്യമുള്ള നിങ്ങളുടെ എല്ലാ അഭിലഷണീയ ഫലങ്ങളുടെയും ഒരു ലിസ്റ്റ്. ഇത് ഒരു ലളിതമായ ഇൻവെന്ററിയാണ്, അല്ലാതെ ടാസ്ക്കുകളുടെ ലിസ്റ്റല്ല. (ഉദാ: "Q3 സെയിൽസ് സ്ട്രാറ്റജി പരിഷ്കരിക്കുക," "വെർച്വൽ ടീം ബിൽഡിംഗ് ഇവന്റ് സംഘടിപ്പിക്കുക").
• അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റുകൾ: ഇവയാണ് നിങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനയോഗ്യമായ സിസ്റ്റത്തിന്റെ കാതൽ. ഓരോ അടുത്ത പ്രവർത്തനവും അതിന്റെ സന്ദർഭം അനുസരിച്ച് തരംതിരിച്ചിരിക്കുന്നു - അത് പൂർത്തിയാക്കാൻ ആവശ്യമായ നിർദ്ദിഷ്ട ഉപകരണം, സ്ഥലം, അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തി. സാധാരണ സന്ദർഭങ്ങളിൽ ഉൾപ്പെടുന്നവ:
  • @കമ്പ്യൂട്ടർ / @ഡിജിറ്റൽ: കമ്പ്യൂട്ടറോ ഇന്റർനെറ്റ് ആക്‌സസ്സോ ആവശ്യമുള്ള ജോലികൾ. (ഉദാ: "ക്ലയിന്റിന് ഇമെയിൽ ഡ്രാഫ്റ്റ് ചെയ്യുക," "മാർക്കറ്റ് ട്രെൻഡുകളെക്കുറിച്ച് ഓൺലൈനിൽ ഗവേഷണം ചെയ്യുക").
  • @ഫോൺ: ചെയ്യേണ്ട കോളുകൾ. (ഉദാ: "വിലവിവരപ്പട്ടികയ്ക്കായി വിതരണക്കാരനെ വിളിക്കുക," "അവധി നയത്തെക്കുറിച്ച് എച്ച്ആറിനെ ഫോൺ ചെയ്യുക").
  • @ഓഫീസ് / @ജോലി: നിങ്ങളുടെ ഭൗതിക തൊഴിലിടത്തിനോ പ്രൊഫഷണൽ പരിസ്ഥിതിക്കോ പ്രത്യേകമായുള്ള ജോലികൾ.
  • @വീട് / @ചെറിയ ജോലികൾ: വ്യക്തിപരമായ ജോലികൾ അല്ലെങ്കിൽ പുറത്തുപോകുമ്പോൾ ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങൾ. (ഉദാ: "പാൽ വാങ്ങുക," "ഡ്രൈ ക്ലീനിംഗ് എടുക്കുക").
  • @അജണ്ടകൾ: മീറ്റിംഗുകളിലോ സംഭാഷണങ്ങളിലോ നിർദ്ദിഷ്ട ആളുകളുമായി ചർച്ച ചെയ്യാനുള്ള ഇനങ്ങൾ. (ഉദാ: "മാനേജറുമായി ബഡ്ജറ്റ് ചർച്ച ചെയ്യുക," "ടീമുമായി പ്രോജക്റ്റ് ടൈംലൈൻ അവലോകനം ചെയ്യുക").
  • @എവിടെയും / @സന്ദർഭമില്ലാത്തവ: പ്രത്യേക ഉപകരണങ്ങളില്ലാതെ എവിടെയും ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾ (ഉദാ: "ആശയങ്ങൾ ചിന്തിക്കുക").
• കാത്തിരിക്കുന്നവയുടെ ലിസ്റ്റ്: നിങ്ങൾ മറ്റുള്ളവർക്ക് കൈമാറിയതോ അല്ലെങ്കിൽ മുന്നോട്ട് പോകുന്നതിന് മുമ്പ് മറ്റുള്ളവരിൽ നിന്ന് കാത്തിരിക്കുന്നതോ ആയ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക്. "ക്ലയിന്റ് അംഗീകാരത്തിനായി കാത്തിരിക്കുന്നു," "സഹപ്രവർത്തകന്റെ റിപ്പോർട്ടിനായി കാത്തിരിക്കുന്നു" തുടങ്ങിയ ഇനങ്ങൾ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
• എന്നെങ്കിലും/ഒരുപക്ഷേ ലിസ്റ്റ്: 'വ്യക്തമാക്കുക' എന്നതിൽ ചർച്ച ചെയ്തതുപോലെ, നിങ്ങൾ ഭാവിയിൽ പിന്തുടരാൻ സാധ്യതയുള്ള പ്രവർത്തനരഹിതമായ ആശയങ്ങൾ ഇത് സൂക്ഷിക്കുന്നു.
• റഫറൻസ് മെറ്റീരിയൽ: നിങ്ങൾക്ക് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും എന്നാൽ നടപടിയൊന്നും ആവശ്യമില്ലാത്തതുമായ വിവരങ്ങൾക്കുള്ള ഒരു ഫയലിംഗ് സിസ്റ്റം (ഡിജിറ്റൽ അല്ലെങ്കിൽ ഭൗതികം). (ഉദാ: പ്രോജക്റ്റ് ഡോക്യുമെന്റേഷൻ, മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്സ്, താൽപ്പര്യമുള്ള ലേഖനങ്ങൾ).
• കലണ്ടർ: ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ദിവസമോ സമയത്തോ (ഹാർഡ് ലാൻഡ്സ്കേപ്പ് ഇനങ്ങൾ) ചെയ്യേണ്ട പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കോ അപ്പോയിന്റ്മെന്റുകൾക്കോ വേണ്ടി മാത്രം. നിങ്ങളുടെ കലണ്ടറിൽ പൊതുവായ ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങൾ ഇടരുതെന്ന് GTD ഊന്നിപ്പറയുന്നു.

സംഘാടനത്തിനുള്ള ഉപകരണങ്ങൾ: വീണ്ടും, ഇവ ഭൗതികമോ (ഫോൾഡറുകൾ, നോട്ടുകാർഡുകൾ) അല്ലെങ്കിൽ ഡിജിറ്റലോ (ടാസ്ക് മാനേജർ ആപ്പുകൾ, പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ) ആകാം. ഉപകരണത്തിന്റെ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോയെ പിന്തുണയ്ക്കുകയും വിശ്വസനീയവുമായിരിക്കണം. ക്ലൗഡ് അധിഷ്ഠിത ഉപകരണങ്ങൾ അവരുടെ സിസ്റ്റം ഏത് സ്ഥലത്തുനിന്നും ഉപകരണത്തിൽ നിന്നും ആക്സസ് ചെയ്യേണ്ട ആഗോള പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക് മികച്ചതാണ്, അവർ വീട്ടിലെ ഓഫീസിലായാലും, യാത്രയിലായാലും, അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരു രാജ്യത്തെ കോ-വർക്കിംഗ് സ്പേസിൽ നിന്ന് ജോലി ചെയ്യുകയാണെങ്കിലും സ്ഥിരത ഉറപ്പാക്കുന്നു.

4. പുനരവലോകനം ചെയ്യുക (Reflect): നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം കാലികമായി നിലനിർത്തുക

പുനരവലോകനം (Reflect) ഘട്ടം, പലപ്പോഴും അവലോകന ഘട്ടം എന്ന് വിളിക്കപ്പെടുന്നു, നിങ്ങളുടെ GTD സിസ്റ്റത്തിന്റെ ദീർഘകാല വിജയത്തിന് ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ടതാണ്. ഇത് നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റുകൾ പതിവായി നോക്കുക, പൂർത്തീകരണം പരിശോധിക്കുക, മുൻഗണനകൾ അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുക, എല്ലാം നിലവിലുള്ളതും പ്രസക്തവുമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക എന്നിവ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. ഇത് സിസ്റ്റം പഴയ ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ ഒരു നിശ്ചല ശേഖരമായി മാറുന്നത് തടയുകയും അതിൽ നിങ്ങൾ വിശ്വാസം നിലനിർത്തുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

പുനരവലോകന ഘട്ടത്തിന്റെ ആണിക്കല്ല് പ്രതിവാര അവലോകനം (Weekly Review) ആണ്. സുസ്ഥിരമായ ഫലപ്രാപ്തിക്ക് ഇത് ഒത്തുതീർപ്പിന് വിധേയമല്ലാത്തതാണെന്ന് ഡേവിഡ് അലൻ ഊന്നിപ്പറയുന്നു. പ്രതിവാര അവലോകന സമയത്ത് (സാധാരണയായി 1-2 മണിക്കൂർ), നിങ്ങൾ:

1. വ്യക്തത നേടുക: ചിതറിക്കിടക്കുന്ന എല്ലാ പേപ്പറുകളും ശേഖരിക്കുക, എല്ലാ ഇൻബോക്സുകളും (ഭൗതികവും ഡിജിറ്റലും) ശൂന്യമാക്കുക, നിങ്ങളുടെ അവസാന അവലോകനത്തിനുശേഷം അടിഞ്ഞുകൂടിയതെല്ലാം പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക.
2. കാലികമാക്കുക: നിങ്ങളുടെ എല്ലാ ലിസ്റ്റുകളും (പ്രോജക്റ്റുകൾ, അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ, കാത്തിരിക്കുന്നവ, എന്നെങ്കിലും/ഒരുപക്ഷേ) അവ കാലികമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ അവലോകനം ചെയ്യുക. പൂർത്തിയാക്കിയ ഇനങ്ങൾ അടയാളപ്പെടുത്തുക, പ്രോജക്റ്റുകളിലേക്ക് പുതിയ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ ചേർക്കുക, ഏതെങ്കിലും പുതിയ ഇൻപുട്ട് വ്യക്തമാക്കുക.
3. സർഗ്ഗാത്മകത നേടുക: പ്രചോദനത്തിനായി നിങ്ങളുടെ എന്നെങ്കിലും/ഒരുപക്ഷേ ലിസ്റ്റ് നോക്കുക. പുതിയ പ്രോജക്റ്റുകളോ ആശയങ്ങളോ ചിന്തിക്കുക. ഇവിടെയാണ് നിങ്ങൾക്ക് കാഴ്ചപ്പാട് ലഭിക്കുന്നതും നിങ്ങളുടെ വലിയ ലക്ഷ്യങ്ങളുമായി വീണ്ടും യോജിക്കാൻ കഴിയുന്നതും.

പ്രതിവാര അവലോകനത്തിനപ്പുറം, പുനരവലോകനത്തിന് മറ്റ് ആവൃത്തികളുമുണ്ട്:

• ദൈനംദിന അവലോകനം: നിങ്ങളുടെ കലണ്ടറിന്റെയും അടുത്ത ദിവസത്തെ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റുകളുടെയും ഒരു പെട്ടെന്നുള്ള പരിശോധന.
• പ്രതിമാസ/ത്രൈമാസ അവലോകനം: നിങ്ങളുടെ ദീർഘകാല ലക്ഷ്യങ്ങളുടെയും പ്രധാന പ്രോജക്റ്റുകളിലെ പുരോഗതിയുടെയും വിശാലമായ അവലോകനങ്ങൾ.
• വാർഷിക അവലോകനം: നിങ്ങളുടെ ജീവിത ദിശകളുടെയും ലക്ഷ്യങ്ങളുടെയും ഒരു സമഗ്രമായ അവലോകനം.

എന്തുകൊണ്ടാണ് പുനരവലോകനം ഇത്ര പ്രധാനമായിരിക്കുന്നത്? പതിവായ അവലോകനമില്ലാതെ, നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം പഴഞ്ചനാവുകയും അതിലുള്ള വിശ്വാസം നിങ്ങൾക്ക് നഷ്ടപ്പെടുകയും ചെയ്യും. നിങ്ങൾ വീണ്ടും കാര്യങ്ങൾ തലയിൽ സൂക്ഷിക്കാൻ തുടങ്ങും, ഇത് GTD-യുടെ ഉദ്ദേശ്യത്തെ പരാജയപ്പെടുത്തുന്നു. പ്രതിവാര അവലോകനം "പുനഃസജ്ജീകരിക്കാനും" നിയന്ത്രണം വീണ്ടെടുക്കാനുമുള്ള നിങ്ങളുടെ അവസരമാണ്, നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ യാഥാർത്ഥ്യത്തെയും പ്രതിബദ്ധതകളെയും കൃത്യമായി പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു. ആഗോള പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക്, പ്രതിവാര അവലോകനം ഒരു നങ്കൂരമാണ്, വിവിധ പ്രോജക്റ്റുകൾ, ടീമുകൾ, സമയ മേഖലകൾ എന്നിവയിൽ നിന്നുള്ള വ്യത്യസ്ത ഇൻപുട്ടുകൾ ഏകീകരിക്കാനും വ്യക്തിപരവും പ്രൊഫഷണലുമായ മുൻഗണനകൾ പുനഃക്രമീകരിക്കാനും ഒരു സ്ഥിരമായ പോയിന്റ് നൽകുന്നു.

5. നടപ്പിലാക്കുക (Engage): ആത്മവിശ്വാസത്തോടെ നടപടിയെടുക്കുക

അവസാന ഘട്ടം നടപ്പിലാക്കുക (Engage) എന്നതാണ്, അതായത് ജോലി ചെയ്യുക. ഇവിടെയാണ് എല്ലാം പ്രായോഗികമാകുന്നത്. നിങ്ങൾ ശേഖരിക്കുകയും, വ്യക്തമാക്കുകയും, ചിട്ടപ്പെടുത്തുകയും, അവലോകനം ചെയ്യുകയും ചെയ്തുകഴിഞ്ഞാൽ, ഏത് നിമിഷത്തിലും ഏറ്റവും ഉചിതമായ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് മുന്നിൽ അവതരിപ്പിക്കാൻ നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റത്തിൽ വിശ്വസിക്കാൻ കഴിയും. എന്തുചെയ്യണമെന്ന് ചിന്തിക്കാൻ മാനസിക ഊർജ്ജം ചെലവഴിക്കേണ്ടതില്ല; നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം നിങ്ങളോട് പറയും.

എന്ത് ജോലി ചെയ്യണമെന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ, GTD ക്രമത്തിൽ നാല് മാനദണ്ഡങ്ങൾ പരിഗണിക്കാൻ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു:

1. സന്ദർഭം: ഇപ്പോൾ എന്ത് ഉപകരണങ്ങൾ, സ്ഥലം, അല്ലെങ്കിൽ ആളുകൾ ലഭ്യമാണ്? (ഉദാ: നിങ്ങൾ കമ്പ്യൂട്ടറിലാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ @കമ്പ്യൂട്ടർ ലിസ്റ്റ് പരിശോധിക്കുക).
2. ലഭ്യമായ സമയം: നിങ്ങൾക്ക് എത്ര സമയമുണ്ട്? (ഉദാ: നിങ്ങൾക്ക് 10 മിനിറ്റ് ഉണ്ടെങ്കിൽ, 10 മിനിറ്റ് ടാസ്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കുക).
3. ഊർജ്ജ നില: നിങ്ങൾക്ക് എത്ര മാനസികമോ ശാരീരികമോ ആയ ഊർജ്ജമുണ്ട്? (ഉദാ: നിങ്ങൾക്ക് ക്ഷീണം തോന്നുന്നുവെങ്കിൽ, ഒരു എളുപ്പമുള്ള ടാസ്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കുക).
4. മുൻഗണന: മുകളിൽ പറഞ്ഞവ കണക്കിലെടുക്കുമ്പോൾ ചെയ്യാൻ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യം എന്താണ്? പല നിർണായക ജോലികൾക്കും നിർദ്ദിഷ്ട സന്ദർഭങ്ങളോ സമയമോ ഊർജ്ജമോ ആവശ്യമുള്ളതിനാൽ ഇത് പലപ്പോഴും അവസാനമായി വരുന്നു.

ഏറ്റവും പുതിയ ഇമെയിലിനോ അടിയന്തര അഭ്യർത്ഥനയ്‌ക്കോ നിരന്തരം പ്രതികരിക്കുന്നതിനുപകരം, ഈ മാനദണ്ഡങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി നിങ്ങളുടെ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റുകളിൽ നിന്ന് പ്രവർത്തിക്കുന്നതിന് GTD ഊന്നൽ നൽകുന്നു. ഈ മുൻകരുതലുള്ള സമീപനം ശ്രദ്ധ നിലനിർത്താനും, ഫ്ലോ സ്റ്റേറ്റുകൾ നേടാനും, നിങ്ങളുടെ യഥാർത്ഥ മുൻഗണനകളിൽ പുരോഗതി കൈവരിക്കാനും സഹായിക്കുന്നു. വലിയ പ്രോജക്റ്റുകളെ ചെറിയ, പ്രവർത്തനയോഗ്യമായ ഘട്ടങ്ങളായി വിഭജിക്കുന്നതിലൂടെ, GTD നീട്ടിവയ്ക്കലിനെയും അമിതഭാരത്തെയും ചെറുക്കുന്നു, ഇത് ജോലികൾ ആരംഭിക്കാനും പൂർത്തിയാക്കാനും എളുപ്പമാക്കുന്നു. ആഗോള ടീമുകൾക്ക്, വ്യക്തമായ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ തെറ്റിദ്ധാരണകൾ തടയുകയും ഭൂമിശാസ്ത്രപരമായ ദൂരം പരിഗണിക്കാതെ തടസ്സമില്ലാത്ത കൈമാറ്റങ്ങൾ സാധ്യമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

GTD-യിലെ പ്രധാന ആശയങ്ങൾ

അഞ്ച് ഘട്ടങ്ങൾക്കപ്പുറം, GTD രീതിശാസ്ത്രത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള നിരവധി പ്രധാന ആശയങ്ങളുണ്ട്:

• പ്രോജക്റ്റുകൾ: GTD-യിൽ, ഒരു "പ്രോജക്റ്റ്" എന്നത് പൂർത്തിയാക്കാൻ ഒന്നിൽ കൂടുതൽ ഭൗതിക പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആവശ്യമുള്ള ഏതൊരു അഭിലഷണീയ ഫലത്തെയും നിർവചിക്കുന്നു. ഇത് വളരെ വിശാലമായ ഒരു നിർവചനമാണ്. "ജന്മദിന പാർട്ടി സംഘടിപ്പിക്കുക" എന്നത് ഒരു പ്രോജക്റ്റാണ്, അതുപോലെ "പുതിയ ഉൽപ്പന്ന നിര സമാരംഭിക്കുക" എന്നതും. ഒരു സമ്പൂർണ്ണ പ്രോജക്റ്റ് ലിസ്റ്റ് പരിപാലിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ എല്ലാ പ്രതിബദ്ധതകളെക്കുറിച്ചും വ്യക്തമായ ഒരു അവലോകനം ഉറപ്പാക്കുന്നു.
• അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ: ഒരു പ്രോജക്റ്റോ പ്രതിബദ്ധതയോ മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകാൻ സംഭവിക്കേണ്ട ഒരൊറ്റ, ഭൗതികവും, ദൃശ്യവുമായ പ്രവർത്തനമാണിത്. ഇത് പ്രവർത്തനത്തിന്റെ ഏറ്റവും സൂക്ഷ്മമായ തലമാണ്. "പ്രോജക്റ്റ് ബ്രീഫിനെക്കുറിച്ച് ജോണിനെ വിളിക്കുക" എന്നത് ഒരു അടുത്ത പ്രവർത്തനമാണ്; "പ്രോജക്റ്റ് ബ്രീഫ്" അങ്ങനെയല്ല. നീട്ടിവയ്ക്കലിനെ മറികടക്കുന്നതിനും വ്യക്തത നേടുന്നതിനും ഈ ആശയം നിർണ്ണായകമാണ്.
• സന്ദർഭങ്ങൾ: ഒരു അടുത്ത പ്രവർത്തനം പൂർത്തിയാക്കാൻ ആവശ്യമായ പരിസ്ഥിതി, ഉപകരണം, അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തി. ടാസ്ക് തിരഞ്ഞെടുപ്പ് കാര്യക്ഷമമാക്കാൻ GTD സന്ദർഭങ്ങളെ പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നു. ഒരു മുഴുവൻ ടാസ്ക് ലിസ്റ്റിലൂടെ സ്ക്രോൾ ചെയ്യുന്നതിനു പകരം, നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ സാഹചര്യത്തിന് ബാധകമായ ടാസ്ക്കുകൾ മാത്രം നിങ്ങൾ നോക്കുന്നു (ഉദാ: നിങ്ങൾക്ക് @വീട്ടിൽ ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ടാസ്ക്കുകൾ മാത്രം, അല്ലെങ്കിൽ @കോളുകൾ).
• എന്നെങ്കിലും/ഒരുപക്ഷേ ലിസ്റ്റ്: ഉടനടിയില്ലാത്ത അഭിലാഷങ്ങൾ, ആശയങ്ങൾ, അല്ലെങ്കിൽ താൽപ്പര്യങ്ങൾ എന്നിവ പകർത്താനുള്ള ശക്തമായ ഒരു ആശയം. ഇത് ഈ ചിന്തകളെ പ്രതിബദ്ധതയില്ലാതെ ബാഹ്യവൽക്കരിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു, ഭാവിയിലെ സാധ്യതകൾ സംരക്ഷിച്ചുകൊണ്ട് നിങ്ങളുടെ മനസ്സിനെ സ്വതന്ത്രമാക്കുന്നു.
• കാത്തിരിക്കുന്നവയുടെ ലിസ്റ്റ്: നിങ്ങൾ മറ്റുള്ളവർക്ക് കൈമാറിയതോ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റുള്ളവരിൽ നിന്ന് പ്രതികരണങ്ങൾ/ഇൻപുട്ടുകൾക്കായി കാത്തിരിക്കുന്നതോ ആയ ഇനങ്ങൾ ഈ ലിസ്റ്റ് ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നു. ഫോളോ-അപ്പിനും ഉത്തരവാദിത്തത്തിനും ഇത് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്, പുറംജോലികൾ വിട്ടുപോകാതിരിക്കാൻ ഇത് ഉറപ്പാക്കുന്നു.
• റഫറൻസ് മെറ്റീരിയൽ: നിങ്ങൾക്ക് സൂക്ഷിക്കേണ്ട ഏതെങ്കിലും പ്രവർത്തനരഹിതമായ വിവരങ്ങൾ. ഇതിൽ പ്രമാണങ്ങൾ, ലേഖനങ്ങൾ, മീറ്റിംഗ് കുറിപ്പുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ കോൺടാക്റ്റ് വിവരങ്ങൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഒരു ശക്തമായ റഫറൻസ് സിസ്റ്റം (ഭൗതികമോ ഡിജിറ്റലോ) നിങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനയോഗ്യമായ ലിസ്റ്റുകളെ അലങ്കോലപ്പെടുത്താതെ വിവരങ്ങൾ വേഗത്തിൽ വീണ്ടെടുക്കുന്നതിന് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്.
• വെള്ളം പോലെയുള്ള മനസ്സ്: ഈ രൂപകം തയ്യാറെടുപ്പിന്റെയും വ്യക്തതയുടെയും അഭിലഷണീയമായ അവസ്ഥയെ വിവരിക്കുന്നു. വെള്ളം അതിലേക്ക് എറിയുന്ന എന്തിനോടും തികച്ചും പ്രതികരിക്കുന്നതുപോലെ, ഒന്നും പിടിച്ചുവെക്കാതെ, വ്യക്തമായ ഒരു മനസ്സ് വ്യതിചലനങ്ങളിൽ നിന്ന് മുക്തവും ആന്തരിക പ്രതിരോധമോ അമിതഭാരമോ ഇല്ലാതെ പുതിയ ഇൻപുട്ടുകളോട് ഉചിതമായി പ്രതികരിക്കാൻ തയ്യാറുമാണ്.

GTD നടപ്പിലാക്കുന്നതിന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ

GTD രീതിശാസ്ത്രം സ്വീകരിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ഭൂമിശാസ്ത്രപരമായ സ്ഥാനമോ സാംസ്കാരിക പശ്ചാത്തലമോ പരിഗണിക്കാതെ, നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണൽ പ്രകടനത്തെയും വ്യക്തിഗത ക്ഷേമത്തെയും ആഴത്തിൽ സ്വാധീനിക്കുന്ന ധാരാളം നേട്ടങ്ങൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു:

• സമ്മർദ്ദവും അമിതഭാരവും കുറയ്ക്കുന്നു: എല്ലാ തുറന്ന ലൂപ്പുകളും ബാഹ്യവൽക്കരിക്കുകയും പ്രതിബദ്ധതകൾ വ്യക്തമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, എല്ലാം ഓർമ്മിക്കുന്നതിന്റെ ഭാരത്തിൽ നിന്ന് നിങ്ങളുടെ മനസ്സ് മോചിപ്പിക്കപ്പെടുന്നു. ഇത് മാനസികമായ അലങ്കോലവും സമ്മർദ്ദ നിലയും ഗണ്യമായി കുറയ്ക്കുകയും കൂടുതൽ മനഃസമാധാനം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു. ഉയർന്ന സമ്മർദ്ദമുള്ള സാഹചര്യങ്ങളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന, പലപ്പോഴും ഒന്നിലധികം സമയ മേഖലകളിൽ വ്യാപിച്ചുകിടക്കുന്ന പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക് ഈ നേട്ടം പ്രത്യേകിച്ചും പ്രയോജനകരമാണ്.
• വർദ്ധിച്ച വ്യക്തതയും ശ്രദ്ധയും: വ്യക്തമായ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങളും അഭിലഷണീയ ഫലങ്ങളും നിർവചിക്കാൻ GTD നിങ്ങളെ നിർബന്ധിക്കുന്നു. ഈ വ്യക്തത അവ്യക്തത ഇല്ലാതാക്കുകയും, അവ്യക്തവും, അഭിസംബോധന ചെയ്യാത്തതുമായ ആശങ്കകളാൽ വ്യതിചലിക്കാതെ നിലവിലുള്ള ജോലിയിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ നിങ്ങളെ പ്രാപ്തരാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങളുടെ പ്രതിബദ്ധതകളെക്കുറിച്ച് ആഴത്തിലുള്ള ധാരണ നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കുന്നു.
• മെച്ചപ്പെട്ട ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയും കാര്യക്ഷമതയും: സന്ദർഭത്തിനനുസരിച്ച് തരംതിരിച്ച വ്യക്തമായ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച്, ഏത് നിമിഷത്തിലും നിങ്ങൾക്ക് എന്തുചെയ്യാൻ കഴിയുമെന്ന് വേഗത്തിൽ തിരിച്ചറിയാൻ കഴിയും. ഇത് തീരുമാനമെടുക്കലിലെ ക്ഷീണം കുറയ്ക്കുകയും ജോലികൾക്കിടയിൽ തടസ്സമില്ലാത്ത മാറ്റങ്ങൾ അനുവദിക്കുകയും നിങ്ങളെ കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമവും ഉൽപ്പാദനക്ഷമവുമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് വീഡിയോ കോളുകൾക്കിടയിൽ അഞ്ച് മിനിറ്റ് ഉണ്ടെങ്കിലും അല്ലെങ്കിൽ ഒരു മണിക്കൂർ തടസ്സമില്ലാത്ത സമയം ഉണ്ടെങ്കിലും, അത് എങ്ങനെ പ്രയോജനപ്പെടുത്താമെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് കൃത്യമായി അറിയാം.
• മെച്ചപ്പെട്ട തീരുമാനമെടുക്കൽ: സിസ്റ്റം നിങ്ങളുടെ പ്രതിബദ്ധതകളുടെയും പ്രോജക്റ്റുകളുടെയും ഒരു സമഗ്രമായ ഇൻവെന്ററി നൽകുന്നു, എന്ത് ജോലി ചെയ്യണം, എന്ത് മാറ്റിവയ്ക്കണം, എന്ത് നിരസിക്കണം എന്നതിനെക്കുറിച്ച് അറിവോടെയുള്ള തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് പൂർണ്ണമായ ചിത്രം ഉണ്ടെന്ന് അറിഞ്ഞുകൊണ്ട് ആത്മവിശ്വാസത്തോടെ മുൻഗണന നൽകാൻ കഴിയും.
• മെച്ചപ്പെട്ട തൊഴിൽ-ജീവിത സന്തുലിതാവസ്ഥ: പ്രൊഫഷണൽ ജോലികളോടൊപ്പം വ്യക്തിപരമായ ജോലികളും ശേഖരിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ ജീവിതവും ഒരു സംയോജിത സിസ്റ്റത്തിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ GTD നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു. ഇത് നിങ്ങളുടെ ചിന്തകളെ ജോലി പൂർണ്ണമായും ആധിപത്യം സ്ഥാപിക്കുന്നതിൽ നിന്ന് തടയുകയും വ്യക്തിപരമായ പ്രതിബദ്ധതകൾക്കും അർഹമായ ശ്രദ്ധ നൽകുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ആരോഗ്യകരമായ ഒരു സന്തുലിതാവസ്ഥ വളർത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.
• ചലനാത്മക പരിതസ്ഥിതികളിൽ കൂടുതൽ പൊരുത്തപ്പെടൽ: "അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ", "സന്ദർഭങ്ങൾ" എന്നിവയിലുള്ള ശ്രദ്ധ GTD-യെ വളരെ വഴക്കമുള്ളതാക്കുന്നു. ആഗോള ബിസിനസ്സിൽ സാധാരണയായി സംഭവിക്കുന്നതുപോലെ, മുൻഗണനകൾ അപ്രതീക്ഷിതമായി മാറുമ്പോൾ, മാറ്റത്താൽ തളർന്നുപോകുന്നതിനു പകരം നിങ്ങൾക്ക് വേഗത്തിൽ പുനർമൂല്യനിർണ്ണയം നടത്താനും വീണ്ടും ഇടപെടാനും കഴിയും. അതിനോട് പ്രതികരിക്കുന്നതിന് ഒരു ചിട്ടയായ മാർഗ്ഗം നൽകിക്കൊണ്ട് പ്രവചനാതീതതയിൽ തഴച്ചുവളരുന്ന ഒരു രീതിയാണിത്.
• സാർവത്രിക പ്രായോഗികത: GTD-യുടെ തത്വങ്ങൾ മനുഷ്യ കേന്ദ്രീകൃതമാണ്, സംസ്കാര-നിർദ്ദിഷ്ടമല്ല. നിങ്ങൾ ഒരു വിദ്യാർത്ഥിയോ, ഒരു സംരംഭകനോ, ഒരു സർക്കാർ ഉദ്യോഗസ്ഥനോ, ഒരു ക്രിയേറ്റീവ് പ്രൊഫഷണലോ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു വിരമിച്ച വ്യക്തിയോ ആകട്ടെ, പ്രതിബദ്ധതകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാനും ഫലപ്രദമായ നടപടിയെടുക്കാനുമുള്ള ആവശ്യം സാർവത്രികമാണ്. GTD ഏത് പദവി, വ്യവസായം, അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തിപരമായ സാഹചര്യത്തിനും അനുയോജ്യമാക്കാവുന്ന ഒരു ചട്ടക്കൂട് നൽകുന്നു, ഇത് ഒരു ആഗോള പ്രേക്ഷകർക്ക് അമൂല്യമാക്കുന്നു.

സാധാരണ വെല്ലുവിളികളും അവയെ എങ്ങനെ മറികടക്കാം

GTD വളരെയധികം നേട്ടങ്ങൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നുണ്ടെങ്കിലും, അതിന്റെ നടപ്പാക്കൽ, പ്രത്യേകിച്ചും പ്രാരംഭ ഘട്ടങ്ങളിൽ, ചില വെല്ലുവിളികൾ ഉയർത്തിയേക്കാം. ഈ തടസ്സങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള അവബോധവും അവയെ മറികടക്കാനുള്ള തന്ത്രങ്ങളും നിങ്ങളുടെ സ്വീകരണ യാത്രയെ സുഗമമാക്കും.

• പ്രാരംഭ സജ്ജീകരണ സമയവും പ്രയത്നവും:
  • വെല്ലുവിളി: ആദ്യത്തെ "മൈൻഡ് സ്വീപ്പ്"-ഉം ശേഖരിച്ച എല്ലാ ഇനങ്ങളും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതും അമിതഭാരവും സമയമെടുക്കുന്നതുമായി തോന്നാം. പ്രാരംഭ ലിസ്റ്റുകൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിനും റഫറൻസ് മെറ്റീരിയൽ സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനും കാര്യമായ പ്രയത്നം ആവശ്യമാണ്.
  • മറികടക്കുക: ഇതിനെ ഒരു നിക്ഷേപമായി കാണുക. പ്രാരംഭ സജ്ജീകരണത്തിനായി നിർദ്ദിഷ്ട സമയ ബ്ലോക്കുകൾ (ഉദാ: ഒരു വാരാന്ത്യം, നിരവധി വൈകുന്നേരങ്ങൾ) നീക്കിവയ്ക്കുക. പൂർണ്ണത ലക്ഷ്യമിടരുത്; തുടങ്ങാൻ "മതിയായത്ര നല്ലത്" ലക്ഷ്യമിടുക. ലഭിക്കുന്ന വ്യക്തതയും മനഃസമാധാനവും പ്രാരംഭ പ്രയത്നത്തിന് തക്ക മൂല്യമുള്ളതാണ്. വൈവിധ്യമാർന്ന ഷെഡ്യൂളുകളുള്ള ആഗോള പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക്, തടസ്സമില്ലാത്ത ഒരു വലിയ സമയം കണ്ടെത്തുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടായിരിക്കാം; അതിനെ ചെറിയ, കൈകാര്യം ചെയ്യാവുന്ന ഭാഗങ്ങളായി വിഭജിക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക.
• പ്രതിവാര അവലോകനം പരിപാലിക്കൽ:
  • വെല്ലുവിളി: പ്രതിവാര അവലോകനം GTD-യുടെ "രഹസ്യ ചേരുവ"യാണ്, എന്നാൽ തിരക്കിലാകുമ്പോൾ ആളുകൾ ആദ്യം ഉപേക്ഷിക്കുന്നത് ഇതാണ്, ഇത് സിസ്റ്റം തകർച്ചയിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.
  • മറികടക്കുക: നിങ്ങളുടെ കലണ്ടറിൽ ലംഘിക്കാൻ കഴിയാത്ത ഒരു അപ്പോയിന്റ്മെന്റ് പോലെ നിങ്ങളുടെ പ്രതിവാര അവലോകനം ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക. വ്യക്തത നിലനിർത്തുന്നതിനുള്ള പവിത്രമായ സമയമായി അതിനെ കണക്കാക്കുക. തടസ്സമില്ലാതെ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു സ്ഥിരം സമയവും സ്ഥലവും കണ്ടെത്തുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ ആഴ്ചയ്ക്കും നൽകുന്ന വലിയ നേട്ടങ്ങളെക്കുറിച്ച് സ്വയം ഓർമ്മിപ്പിക്കുക. ചുരുക്കിയ ഒരു അവലോകനം പോലും ഒന്നുമില്ലാത്തതിനേക്കാൾ നല്ലതാണ്.
• അമിത പ്രോസസ്സിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ വിശകലന തളർച്ച:
  • വെല്ലുവിളി: ചില ഉപയോക്താക്കൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ ജോലി ചെയ്യുന്നതിനു പകരം അവരുടെ സിസ്റ്റം അനന്തമായി പരിഷ്കരിക്കുന്നതിലും, തരംതിരിക്കുന്നതിലും, പുനർ-തരംതിരിക്കുന്നതിലും കുടുങ്ങിപ്പോകുന്നു.
  • മറികടക്കുക: സമ്മർദ്ദരഹിതമായ ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയാണ് ലക്ഷ്യമെന്ന് ഓർക്കുക, അല്ലാതെ ഒരു തികഞ്ഞ സിസ്റ്റമല്ല. പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുമ്പോൾ, വേഗത്തിലുള്ളതും നിർണ്ണായകവുമായ തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ നടത്തുക. അമിതമായി ചിന്തിക്കരുത്. ഒരു പ്രവർത്തനത്തിന് രണ്ട് മിനിറ്റിൽ താഴെ സമയമെടുക്കുന്നുവെങ്കിൽ, അത് ഉടൻ ചെയ്യുക ("രണ്ട് മിനിറ്റ് നിയമം"). പ്രക്രിയയിൽ വിശ്വസിച്ച് മുന്നോട്ട് പോകുക. സിസ്റ്റം നിങ്ങളെ സേവിക്കണം, തിരിച്ചല്ല.
• സിസ്റ്റത്തിൽ വിശ്വസിക്കൽ:
  • വെല്ലുവിളി: പ്രധാനപ്പെട്ട എല്ലാ കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ചും നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം നിങ്ങളെ ഓർമ്മിപ്പിക്കുമെന്ന പൂർണ്ണ വിശ്വാസം വളർത്തിയെടുക്കാൻ സമയമെടുക്കും, ഇത് കാര്യങ്ങൾ തലയിൽ സൂക്ഷിക്കാനുള്ള പ്രലോഭനത്തിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.
  • മറികടക്കുക: കുറച്ച് ആഴ്ചത്തേക്ക് സിസ്റ്റം സ്ഥിരമായി ഉപയോഗിക്കുക, പ്രത്യേകിച്ച് ശേഖരണ, പ്രതിവാര അവലോകന ഘട്ടങ്ങൾ. ജോലികൾ പൂർത്തിയാകുന്നതും ഒന്നും വിട്ടുപോകാത്തതും കാണുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ വിശ്വാസം സ്വാഭാവികമായി വളരും. നിങ്ങളുടെ തലച്ചോറിന്റെ ജോലി ചിന്തിക്കുകയാണ്, ഓർമ്മിക്കുകയല്ലെന്ന് സ്വയം ഓർമ്മിപ്പിക്കുക.
• "തികഞ്ഞ" ഉപകരണങ്ങൾ കണ്ടെത്തൽ:
  • വെല്ലുവിളി: GTD-യ്ക്ക് അനുയോജ്യമായ ധാരാളം ഉപകരണങ്ങളുണ്ട്, ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നത് ഒരു ശ്രദ്ധാശൈഥില്യമായി മാറും.
  • മറികടക്കുക: ലളിതമായി ആരംഭിക്കുക. ഒരു പേനയും പേപ്പറും, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു അടിസ്ഥാന ഡിജിറ്റൽ നോട്ട്-എടുക്കൽ ആപ്പ് മതിയാകും. ഉപകരണത്തേക്കാൾ പ്രധാനമാണ് രീതി. ഒരു മാറ്റം വരുത്തുന്നതിന് മുമ്പ് ഒന്നോ രണ്ടോ ഉപകരണങ്ങൾ ഒരു കാലയളവിലേക്ക് പരീക്ഷിക്കുക. വിശ്വസനീയവും, ഉപകരണങ്ങളിലുടനീളം ആക്സസ് ചെയ്യാവുന്നതും (ആഗോള ജോലികൾക്ക് ഇത് പ്രത്യേകിച്ചും പ്രധാനമാണ്), നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാൻ ഇഷ്ടപ്പെടുന്നതുമായ ഉപകരണങ്ങൾക്ക് മുൻഗണന നൽകുക.
• നിലവിലുള്ള വർക്ക്ഫ്ലോകൾ/ടീം സിസ്റ്റങ്ങളുമായി സംയോജിപ്പിക്കൽ:
  • വെല്ലുവിളി: GTD ഒരു വ്യക്തിഗത സിസ്റ്റമാണ്, എന്നാൽ പല പ്രൊഫഷണലുകളും വ്യത്യസ്ത ഉപകരണങ്ങളോ രീതിശാസ്ത്രങ്ങളോ ഉപയോഗിക്കുന്ന ടീമുകളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു.
  • മറികടക്കുക: നിങ്ങളുടെ GTD സിസ്റ്റം നിങ്ങളുടെ വ്യക്തിഗത കേന്ദ്രമായി ഉപയോഗിക്കുക. ടീം ടൂളുകളിൽ നിന്നുള്ള വിവരങ്ങൾ (ഉദാ: Asana, Jira, Trello) നിങ്ങളുടെ വ്യക്തിഗത ശേഖരണ സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് നൽകുക, തുടർന്ന് അത് നിങ്ങളുടെ GTD ലിസ്റ്റുകൾക്കുള്ളിൽ വ്യക്തമാക്കുകയും സംഘടിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക. ഇത് ടീം പ്രക്രിയകളിലേക്ക് ഫലപ്രദമായി സംഭാവന നൽകുമ്പോൾ തന്നെ നിങ്ങളുടെ പ്രതിബദ്ധതകളെക്കുറിച്ച് ഒരൊറ്റ, ഏകീകൃത കാഴ്ചപ്പാട് നേടാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.
• തടസ്സങ്ങളും സാംസ്കാരിക സൂക്ഷ്മതകളും കൈകാര്യം ചെയ്യൽ:
  • വെല്ലുവിളി: ചില തൊഴിൽ സംസ്കാരങ്ങൾ ആഴത്തിലുള്ള ജോലിയേക്കാൾ ഉടനടി പ്രതികരണത്തിന് മുൻഗണന നൽകിയേക്കാം, ഇത് പതിവ് തടസ്സങ്ങളിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.
  • മറികടക്കുക: GTD നിങ്ങളുടെ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങളെക്കുറിച്ച് വ്യക്തത നൽകുന്നു, ഒരു തടസ്സത്തിനുശേഷം വേഗത്തിൽ ട്രാക്കിലേക്ക് മടങ്ങാൻ നിങ്ങളെ പ്രാപ്തരാക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിച്ചുള്ള ജോലി കാലയളവുകൾ സംരക്ഷിക്കാൻ സമയ-ബ്ലോക്കിംഗ് ടെക്നിക്കുകളും ആശയവിനിമയ തന്ത്രങ്ങളും (ഉദാ: വ്യക്തമായ "ശല്യപ്പെടുത്തരുത്" സമയം സജ്ജീകരിക്കുക, പ്രതികരണ സമയങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള പ്രതീക്ഷകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുക) ഉപയോഗിക്കുക. സാംസ്കാരിക മാനദണ്ഡങ്ങൾ വ്യത്യാസപ്പെടുമെങ്കിലും, GTD നൽകുന്ന ആന്തരിക വ്യക്തത ഈ ബാഹ്യ സമ്മർദ്ദങ്ങളെ കൂടുതൽ ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു.

ആഗോള GTD സ്വീകരണത്തിനുള്ള പ്രായോഗിക നുറുങ്ങുകൾ

വൈവിധ്യമാർന്ന ആഗോള സാഹചര്യങ്ങളിൽ GTD വിജയകരമായി നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് ഒരു സൂക്ഷ്മമായ സമീപനം ആവശ്യമാണ്. അന്താരാഷ്ട്ര പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക് അതിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ചില പ്രായോഗിക നുറുങ്ങുകൾ ഇതാ:

• ചെറുതായി ആരംഭിച്ച് മെച്ചപ്പെടുത്തുക: ആദ്യ ദിവസം മുതൽ മുഴുവൻ സിസ്റ്റവും തികഞ്ഞ രീതിയിൽ നടപ്പിലാക്കാൻ ശ്രമിക്കരുത്. ഒരാഴ്ചത്തേക്ക് എല്ലാം സ്ഥിരമായി ശേഖരിച്ചുകൊണ്ട് ആരംഭിക്കുക. തുടർന്ന്, അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുന്നതിലും തിരിച്ചറിയുന്നതിലും ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക. മറ്റ് ഘട്ടങ്ങൾ ക്രമേണ അവതരിപ്പിക്കുക. തുടർച്ചയായ മെച്ചപ്പെടുത്തലാണ് പ്രധാനം.
• പ്രവേശനക്ഷമതയ്ക്കായി ക്ലൗഡ് അധിഷ്ഠിത ഉപകരണങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക: യാത്ര ചെയ്യുന്ന, വിദൂരമായി ജോലി ചെയ്യുന്ന, അല്ലെങ്കിൽ സമയ മേഖലകളിലുടനീളം സഹകരിക്കുന്ന പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക്, ഡിജിറ്റൽ, ക്ലൗഡ്-സമന്വയിപ്പിച്ച ഉപകരണങ്ങൾ അമൂല്യമാണ്. അവ നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റുകൾ എല്ലായ്പ്പോഴും കാലികമാണെന്നും ലോകത്തെവിടെ നിന്നും ഏത് ഉപകരണത്തിൽ നിന്നും ആക്സസ് ചെയ്യാമെന്നും ഉറപ്പാക്കുന്നു, ഇത് വ്യത്യസ്ത തൊഴിൽ സാഹചര്യങ്ങൾക്കിടയിലുള്ള തടസ്സമില്ലാത്ത മാറ്റങ്ങളെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു.
• നിങ്ങളുടെ യാഥാർത്ഥ്യത്തിനനുസരിച്ച് സന്ദർഭങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുക: "@കമ്പ്യൂട്ടർ" അല്ലെങ്കിൽ "@ഫോൺ" പോലുള്ള സാധാരണ സന്ദർഭങ്ങൾ സാർവത്രികമാണെങ്കിലും, അവയെ നിങ്ങളുടെ തനതായ ആഗോള ജോലിക്കും ജീവിതത്തിനും അനുയോജ്യമാക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് "@യാത്ര," "@വിമാനത്താവളം," "@ക്ലയിന്റ്സൈറ്റ് (പാരീസ്)," അല്ലെങ്കിൽ വിശ്വസനീയമായ ഇന്റർനെറ്റ് ആക്സസ് എല്ലായ്പ്പോഴും ഉറപ്പില്ലെങ്കിൽ "@ഓഫ്‌ലൈൻ" പോലുള്ള സന്ദർഭങ്ങൾ ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം.
• സഹകരണങ്ങൾക്കായി സമയ മേഖല വ്യത്യാസങ്ങൾ പരിഗണിക്കുക: അന്താരാഷ്ട്ര സഹപ്രവർത്തകരെ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ജോലികൾ വ്യക്തമാക്കുകയും സംഘടിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ, സമയ മേഖല വ്യത്യാസങ്ങൾ കണക്കിലെടുക്കുക. "അടുത്ത പ്രവർത്തനം: സിഡ്നിയിലുള്ള ജോണിനെ വിളിക്കുക" എന്നത് നിങ്ങളുടെ വൈകുന്നേരമോ അവന്റെ രാവിലെയോ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യേണ്ടി വന്നേക്കാം. സമയ മേഖലകൾ കടന്നുള്ള ആശയവിനിമയങ്ങൾക്കായി നിർദ്ദിഷ്ട സമയങ്ങൾ ബ്ലോക്ക് ചെയ്യാൻ നിങ്ങളുടെ കലണ്ടർ ഉപയോഗിക്കുക.
• അവലോകന സമയങ്ങളിൽ വഴക്കമുള്ളവരായിരിക്കുക: നിങ്ങളുടെ ജോലിയിൽ വിപുലമായ യാത്രയോ ക്രമരഹിതമായ സമയങ്ങളോ ഉൾപ്പെടുന്നുവെങ്കിൽ, ഒരു വെള്ളിയാഴ്ച ഉച്ചതിരിഞ്ഞുള്ള പ്രതിവാര അവലോകനത്തിൽ കർശനമായി ഉറച്ചുനിൽക്കുന്നത് അസാധ്യമായേക്കാം. വഴക്കമുള്ളവരായിരിക്കുക. ഓരോ ആഴ്ചയും ഒരു സ്ഥിരം വിൻഡോ കണ്ടെത്തുക, അത് മാറിയാലും, നിങ്ങളുടെ അവലോകനത്തിനായി തടസ്സമില്ലാത്ത സമയം നീക്കിവയ്ക്കാൻ കഴിയുന്നിടത്ത്.
• നിങ്ങളുടെ "കാത്തിരിക്കുന്നവയുടെ" ലിസ്റ്റ് മതപരമായി പ്രയോജനപ്പെടുത്തുക: ആഗോള പ്രോജക്റ്റുകളിൽ, മറ്റുള്ളവരെ ആശ്രയിക്കുന്നത് സാധാരണമാണ്. നിങ്ങളുടെ "കാത്തിരിക്കുന്നവയുടെ" ലിസ്റ്റ് പുരോഗതി ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിനും ഫോളോ-അപ്പുകൾ സമയബന്ധിതമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നതിനും ഒരു നിർണായക ഉപകരണമായി മാറുന്നു, പ്രത്യേകിച്ചും ലോകത്തിന്റെ വിവിധ ഭാഗങ്ങളിലുള്ള സഹപ്രവർത്തകരെയോ പങ്കാളികളെയോ ആശ്രയിക്കുമ്പോൾ.
• വ്യക്തിപരവും പ്രൊഫഷണലും വേർതിരിക്കുക, പക്ഷേ അവയെ ഒരു സിസ്റ്റത്തിൽ സൂക്ഷിക്കുക: GTD ഒരു ലൈഫ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റമാണ്. നിങ്ങൾക്ക് ജോലിക്കും വ്യക്തിഗത ജീവിതത്തിനും പ്രത്യേക പ്രോജക്റ്റ് ലിസ്റ്റുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കാമെങ്കിലും, നിങ്ങളുടെ എല്ലാ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങളും പ്രതിബദ്ധതകളും ഒരു സംയോജിത സിസ്റ്റത്തിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നത് മാനസിക അമിതഭാരം തടയുകയും നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ ബാൻഡ്‌വിഡ്ത്തും വ്യക്തമായി കാണാൻ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
• നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോ ആശയവിനിമയം ചെയ്യുക (ഉചിതമായ ഇടങ്ങളിൽ): GTD വ്യക്തിപരമാണെങ്കിലും, അതിന്റെ തത്വങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്നത് നിങ്ങൾ മറ്റുള്ളവരുമായി എങ്ങനെ ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നു എന്നതിനെ സ്വാധീനിക്കും. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു ടീം അംഗത്തിന് അവ്യക്തമായ ഒരു "ഇത് കൈകാര്യം ചെയ്യുക" എന്ന് നൽകുന്നതിനു പകരം, ഒരു "അടുത്ത പ്രവർത്തനം" വ്യക്തമാക്കുക (ഉദാ: "ദിവസാവസാനത്തിന് മുമ്പായി വിതരണക്കാരൻ എ-യ്ക്ക് ഇമെയിൽ ഡ്രാഫ്റ്റ് ചെയ്യുക"). ഈ വ്യക്തത എല്ലാവർക്കും പ്രയോജനകരമാണ്.
• "വെള്ളം പോലെയുള്ള മനസ്സ്" തത്ത്വചിന്ത സ്വീകരിക്കുക: ലക്ഷ്യം ഒരു റോബോട്ടിക് ഉൽപ്പാദനക്ഷമത യന്ത്രമാകുക എന്നതല്ല, മറിച്ച് മാനസിക വ്യക്തതയും വഴക്കവും നേടുക എന്നതാണ്. ഇതിനർത്ഥം പൊരുത്തപ്പെടുക, പദ്ധതികൾ മാറുമെന്ന് അംഗീകരിക്കുക, സമ്മർദ്ദമില്ലാതെ പുതിയ വിവരങ്ങളോട് മനോഹരമായി പ്രതികരിക്കുക, ആഗോള ബിസിനസ്സിന്റെ സങ്കീർണ്ണതകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഒരു നിർണായക സ്വഭാവമാണിത്.

GTD ഉപകരണങ്ങളും ഉറവിടങ്ങളും

GTD രീതിശാസ്ത്രം ഉപകരണം-അജ്ഞാതമാണെന്ന് ഡേവിഡ് അലൻ ഊന്നിപ്പറയുന്നുണ്ടെങ്കിലും, ശരിയായ ഉപകരണങ്ങൾ തീർച്ചയായും അതിന്റെ നടപ്പാക്കലിനെ സുഗമമാക്കും. നിങ്ങൾ സ്ഥിരമായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഉപകരണമാണ് ഏറ്റവും മികച്ചത്.

അനലോഗ് ഓപ്ഷനുകൾ:

• നോട്ട്ബുക്കുകളും പ്ലാനറുകളും: ലളിതവും, പകർത്തുന്നതിനും ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും ഫലപ്രദവുമാണ്.
• ഇൻഡെക്സ് കാർഡുകൾ: ഒരൊറ്റ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കോ പ്രോജക്റ്റ് ആശയങ്ങൾക്കോ മികച്ചതാണ്.
• ഭൗതിക ഫോൾഡറുകൾ: റഫറൻസ് മെറ്റീരിയലിനും പ്രോജക്റ്റ് സപ്പോർട്ട് ഫയലുകൾക്കും.

ഡിജിറ്റൽ ഓപ്ഷനുകൾ (ആഗോളതലത്തിൽ പ്രശസ്തമായവ):

• സമർപ്പിത GTD ആപ്പുകൾ:
  • OmniFocus: Apple ഉപയോക്താക്കൾക്ക് (macOS, iOS, watchOS) ശക്തവും, സവിശേഷതകളാൽ സമ്പന്നവുമായ ഒരു ഉപകരണം. അതിന്റെ ശക്തമായ സന്ദർഭങ്ങൾക്കും കാഴ്ചപ്പാടുകൾക്കും പേരുകേട്ടതാണ്.
  • Things: Apple ഉപയോക്താക്കൾക്കായുള്ള മറ്റൊരു പ്രശസ്തവും, മനോഹരവുമായ ടാസ്ക് മാനേജർ, അതിന്റെ വൃത്തിയുള്ള ഇന്റർഫേസിനും അവബോധജന്യമായ രൂപകൽപ്പനയ്ക്കും പേരുകേട്ടതാണ്.
  • Todoist: ക്രോസ്-പ്ലാറ്റ്ഫോം (വെബ്, വിൻഡോസ്, macOS, iOS, ആൻഡ്രോയിഡ്), വളരെ വഴക്കമുള്ളതും, അതിന്റെ സ്വാഭാവിക ഭാഷാ ഇൻപുട്ടിനും സഹകരണ സവിശേഷതകൾക്കും വ്യാപകമായി ഉപയോഗിക്കപ്പെടുന്നതും. ആഗോള ടീമുകൾക്ക് മികച്ചതാണ്.
  • TickTick: Todoist-ന് സമാനം, ക്രോസ്-പ്ലാറ്റ്ഫോം പിന്തുണ, ശീലം ട്രാക്കിംഗ്, ഒരു ബിൽറ്റ്-ഇൻ കലണ്ടർ കാഴ്ച എന്നിവ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.
  • Microsoft To Do: മറ്റ് Microsoft 365 സേവനങ്ങളുമായി നന്നായി സംയോജിക്കുന്ന ഒരു ലളിതവും, വൃത്തിയുള്ളതും, സൗജന്യവുമായ ക്രോസ്-പ്ലാറ്റ്ഫോം ടാസ്ക് മാനേജർ.
• നോട്ട്സ് ആപ്പുകൾ: Evernote, OneNote, Apple Notes, Google Keep എന്നിവ GTD-യ്ക്കായി ക്രമീകരിക്കാൻ കഴിയും, പ്രത്യേകിച്ച് ശേഖരണത്തിനും റഫറൻസിനും.
• പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് ടൂളുകൾ (ക്രമീകരിക്കാൻ കഴിയും): Asana, Trello, Jira, Monday.com, ClickUp, ടീമുകൾക്കായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്തതാണെങ്കിലും, വ്യക്തിഗത പ്രോജക്റ്റുകളും അടുത്ത പ്രവർത്തന ലിസ്റ്റുകളും അവയിൽ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിലൂടെ വ്യക്തിഗത GTD വർക്ക്ഫ്ലോകളെ പിന്തുണയ്ക്കാൻ ക്രമീകരിക്കാൻ കഴിയും.
• കലണ്ടർ ആപ്പുകൾ: Google Calendar, Outlook Calendar, Apple Calendar എന്നിവ ഹാർഡ് ലാൻഡ്സ്കേപ്പ് ഇനങ്ങൾ (അപ്പോയിന്റ്മെന്റുകൾ, സമയപരിധികൾ) കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്.

ആഗോള ഉപയോഗത്തിനായി ഒരു ഡിജിറ്റൽ ഉപകരണം തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ, പരിഗണിക്കുക:

• ക്രോസ്-പ്ലാറ്റ്ഫോം അനുയോജ്യത: ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റം പരിഗണിക്കാതെ നിങ്ങളുടെ ഫോൺ, ടാബ്‌ലെറ്റ്, കമ്പ്യൂട്ടർ എന്നിവയിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾക്ക് ഇത് ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുമോ?
• ഓഫ്‌ലൈൻ ആക്‌സസ്സ്: ഇന്റർനെറ്റ് കണക്റ്റിവിറ്റി മോശമോ ലഭ്യമല്ലാത്തതോ ആയിരിക്കുമ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് ഇപ്പോഴും ടാസ്ക്കുകൾ പകർത്താനോ കാണാനോ കഴിയുമോ?
• സമന്വയം: ഉപകരണങ്ങളിലുടനീളം അത് എത്രത്തോളം വിശ്വസനീയമായും വേഗത്തിലും സമന്വയിപ്പിക്കുന്നു?
• ഉപയോഗിക്കാനുള്ള എളുപ്പം: ഇന്റർഫേസ് അവബോധജന്യമാണോ, വേഗതയേറിയ ശേഖരണത്തെയും പ്രോസസ്സിംഗിനെയും ഇത് പിന്തുണയ്ക്കുന്നുണ്ടോ?
• വിലനിർണ്ണയ മാതൃക: ഇത് ഒറ്റത്തവണ വാങ്ങലാണോ, സബ്സ്ക്രിപ്ഷനാണോ, അതോ പ്രീമിയം ഫീച്ചറുകളോടുകൂടിയ സൗജന്യമാണോ?
• സംയോജനം: ഇത് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുമായോ മറ്റ് അവശ്യ ആപ്പുകളുമായോ സംയോജിക്കുന്നുണ്ടോ?

ഉപസംഹാരം

നിരന്തരമായ മാറ്റം, ഡിജിറ്റൽ ഓവർലോഡ്, വർദ്ധിച്ചുവരുന്ന ആവശ്യങ്ങൾ എന്നിവയാൽ വിശേഷിപ്പിക്കപ്പെടുന്ന ഒരു ലോകത്ത്, ഗെറ്റിംഗ് തിംഗ്സ് ഡൺ (GTD) രീതിശാസ്ത്രം സങ്കീർണ്ണത കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും മനഃസമാധാനം നേടുന്നതിനും കാലാതീതവും സാർവത്രികമായി പ്രായോഗികവുമായ ഒരു ചട്ടക്കൂട് വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. ഇത് ഒരു കർശനമായ നിയമങ്ങളുടെ കൂട്ടമല്ല, മറിച്ച് വ്യക്തികളെ അവരുടെ പ്രതിബദ്ധതകളുടെ നിയന്ത്രണം ഏറ്റെടുക്കാനും, അവരുടെ മുൻഗണനകൾ വ്യക്തമാക്കാനും, ആത്മവിശ്വാസത്തോടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കാനും ശാക്തീകരിക്കുന്ന ഒരു വഴക്കമുള്ള സിസ്റ്റമാണ്.

അഞ്ച് പ്രധാന ഘട്ടങ്ങൾ - ശേഖരിക്കുക, വ്യക്തമാക്കുക, ചിട്ടപ്പെടുത്തുക, പുനരവലോകനം ചെയ്യുക, നടപ്പിലാക്കുക - സ്ഥിരമായി പ്രയോഗിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ ജോലിയോടും വ്യക്തിപരമായ ജീവിതത്തോടുമുള്ള നിങ്ങളുടെ ബന്ധത്തെ പരിവർത്തനം ചെയ്യാൻ കഴിയും. നിങ്ങൾ അമിതഭാരവും പ്രതികരണാത്മകവും അനുഭവിക്കുന്നതിൽ നിന്ന് മുൻകരുതലുള്ളവരും, വ്യക്തതയുള്ളവരും, നിയന്ത്രണത്തിലുള്ളവരുമായി മാറും. "വെള്ളം പോലെയുള്ള മനസ്സ്" എന്ന അവസ്ഥ ഒരു പിടികിട്ടാപ്പുള്ളി ആദർശമല്ല, മറിച്ച് GTD-യുടെ തത്വങ്ങളുടെ ഉത്സാഹപൂർണ്ണമായ പരിശീലനത്തിലൂടെ കൈവരിക്കാവുന്ന ഒരു യാഥാർത്ഥ്യമാണ്.

നമ്മുടെ ആഗോളവൽക്കരിക്കപ്പെട്ട സമ്പദ്‌വ്യവസ്ഥയിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക്, GTD ഒരു സുപ്രധാന നങ്കൂരം നൽകുന്നു. വ്യക്തമായ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങളിലും വ്യവസ്ഥാപിതമായ ഓർഗനൈസേഷനിലുമുള്ള അതിന്റെ ഊന്നൽ സാംസ്കാരിക വ്യത്യാസങ്ങളെയും ആശയവിനിമയ തടസ്സങ്ങളെയും മറികടക്കുന്നു, നിങ്ങളുടെ സ്ഥാനമോ പങ്കോ പരിഗണിക്കാതെ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങൾ ബഹുരാഷ്ട്ര ടീമുകളെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഒരു പരിചയസമ്പന്നനായ എക്സിക്യൂട്ടീവാണെങ്കിലും, വൈവിധ്യമാർന്ന ക്ലയിന്റ് ആവശ്യങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഒരു റിമോട്ട് ഫ്രീലാൻസറാണെങ്കിലും, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു അന്താരാഷ്ട്ര കരിയറിനായി തയ്യാറെടുക്കുന്ന ഒരു വിദ്യാർത്ഥിയാണെങ്കിലും, തഴച്ചുവളരാൻ ആവശ്യമായ മാനസിക ചടുലതയും സംഘടനാ വൈദഗ്ധ്യവും GTD നിങ്ങളെ സജ്ജമാക്കുന്നു.

GTD സ്വീകരിക്കുന്നത് ഒരു യാത്രയാണ്, ഒരു ലക്ഷ്യസ്ഥാനമല്ല. ഇതിന് പ്രതിബദ്ധതയും, സ്ഥിരമായ അവലോകനവും, പൊരുത്തപ്പെടാനുള്ള സന്നദ്ധതയും ആവശ്യമാണ്. എന്നിരുന്നാലും, കുറഞ്ഞ സമ്മർദ്ദം, വർദ്ധിച്ച വ്യക്തത, മെച്ചപ്പെട്ട ഉൽപ്പാദനക്ഷമത എന്നിവയുടെ കാര്യത്തിൽ അത് നൽകുന്ന ലാഭവിഹിതം അളവറ്റതാണ്. ഇന്ന് നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ ആകർഷിക്കുന്ന എല്ലാം ശേഖരിച്ചുകൊണ്ട് ആരംഭിക്കുക. ഒരേ സമയം ഒരു ഇനം പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക. ലോകത്തെവിടെയും നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണൽ, വ്യക്തിഗത ജീവിതത്തിൽ യഥാർത്ഥത്തിൽ പ്രാധാന്യമുള്ള കാര്യങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ നിങ്ങളെ സ്വതന്ത്രരാക്കിക്കൊണ്ട്, ഈ ശക്തമായ രീതിശാസ്ത്രം കാര്യങ്ങൾ ചെയ്തുതീർക്കാനുള്ള നിങ്ങളുടെ കഴിവിനെ എങ്ങനെ പരിവർത്തനം ചെയ്യുമെന്ന് സാക്ഷ്യം വഹിക്കുക.