മലയാളം

ഓഫീസ് ഓർഗനൈസേഷനിലൂടെ മികച്ച പ്രകടനം നേടൂ. ശാരീരിക, ഡിജിറ്റൽ, ടീം ഉൽപ്പാദനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിച്ച് സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കാനും ഫലങ്ങൾ മെച്ചപ്പെടുത്താനുമുള്ള ആഗോള തന്ത്രങ്ങൾ പഠിക്കുക.

ഉയർന്ന ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയുടെ രൂപരേഖ: ആധുനിക ജോലിസ്ഥലത്ത് ഓഫീസ് ഓർഗനൈസേഷനിൽ വൈദഗ്ദ്ധ്യം നേടുന്നു

ഇന്നത്തെ അതിവേഗ ആഗോള സമ്പദ്‌വ്യവസ്ഥയിൽ, അഭിവൃദ്ധി പ്രാപിക്കുന്ന ഒരു സംരംഭവും കേവലം അതിജീവിക്കുന്ന ഒന്നും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം പലപ്പോഴും ഒരൊറ്റ ശക്തമായ ഘടകത്തിലേക്ക് വരുന്നു: കാര്യക്ഷമത. എന്നിരുന്നാലും, കാര്യക്ഷമതയുടെ ഏറ്റവും വലിയതും സാർവത്രികവുമായ തടസ്സങ്ങളിലൊന്ന് സംഘാടനമില്ലായ്മയാണ്. ഇത് വിഭവങ്ങളുടെ നിശബ്ദമായ ചോർച്ചയും, വിട്ടുമാറാത്ത സമ്മർദ്ദത്തിന്റെ ഉറവിടവും, സർഗ്ഗാത്മകതയ്ക്കും ആഴത്തിലുള്ള പ്രവർത്തനത്തിനും കാര്യമായ തടസ്സവുമാണ്. നിങ്ങളുടെ ഓഫീസ് ലണ്ടനിലെ തിരക്കേറിയ ഒരു കോർപ്പറേറ്റ് ആസ്ഥാനമോ, സാവോ പോളോയിലെ ഒരു ചലനാത്മക സ്റ്റാർട്ടപ്പോ, അല്ലെങ്കിൽ ഭൂഖണ്ഡങ്ങളിലുടനീളം സഹകരിക്കുന്ന ഒരു വിതരണ ടീമോ ആകട്ടെ, സംഘാടനത്തിന്റെ തത്വങ്ങൾ ഉയർന്ന പ്രകടനം കെട്ടിപ്പടുക്കുന്ന അടിത്തറയാണ്.

ഇത് വെറുമൊരു വൃത്തിയുള്ള മേശയെക്കുറിച്ചല്ല. യഥാർത്ഥ ഓഫീസ് ഓർഗനൈസേഷൻ എന്നത് നിങ്ങളുടെ ഭൗതിക പരിസ്ഥിതി, ഡിജിറ്റൽ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ, സമയ മാനേജ്മെന്റ് തന്ത്രങ്ങൾ, നിങ്ങളുടെ ടീമിന്റെ കൂട്ടായ ശീലങ്ങൾ എന്നിവ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഒരു സമഗ്ര സംവിധാനമാണ്. ഇത് വ്യക്തത കുഴപ്പങ്ങളെ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുകയും, ശ്രദ്ധ വ്യതിചലനങ്ങളെ അകറ്റുകയും, സുഗമമായ പ്രക്രിയകൾ ഓരോ വ്യക്തിക്കും അവരുടെ ഏറ്റവും മികച്ച പ്രകടനം നടത്താൻ പ്രാപ്തരാക്കുകയും ചെയ്യുന്ന ഒരു ആവാസവ്യവസ്ഥ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ്. ഈ ഗൈഡ് ആ സിസ്റ്റം നിർമ്മിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു സമഗ്രമായ രൂപരേഖ നൽകുന്നു, സാംസ്കാരികവും ഭൂമിശാസ്ത്രപരവുമായ അതിരുകൾക്കപ്പുറമുള്ള പ്രവർത്തനക്ഷമമായ തന്ത്രങ്ങളും ആഗോള മികച്ച സമ്പ്രദായങ്ങളും വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.

അലങ്കോലത്തിന്റെ കാണാപ്പുറങ്ങൾ: ഒരു മനഃശാസ്ത്രപരമായ കാഴ്ചപ്പാട്

പ്രായോഗിക പരിഹാരങ്ങളിലേക്ക് കടക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, എന്തുകൊണ്ടാണ് സംഘാടനമില്ലായ്മ ഇത്രയധികം ദോഷകരമാകുന്നത് എന്ന് മനസ്സിലാക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്. ഒരു ഫയൽ കണ്ടെത്താനാകാത്തതിലുള്ള നിരാശയ്ക്കപ്പുറമാണ് ഇതിന്റെ ആഘാതം. നമ്മുടെ തലച്ചോറ് വിവരങ്ങൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാൻ രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ളതാണ്, കൂടാതെ അലങ്കോലപ്പെട്ട ഒരു പരിസ്ഥിതി - ഭൗതികവും ഡിജിറ്റലും - നമ്മുടെ കോഗ്നിറ്റീവ് ശേഷിയെ ഓവർലോഡ് ചെയ്യുന്നു.

ഓർഗനൈസേഷനെ ഒരു ജോലിയായിട്ടല്ല, മറിച്ച് നിങ്ങളുടെ മാനസിക ഊർജ്ജം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഒരു തന്ത്രപരമായ ഉപകരണമായി തിരിച്ചറിയുന്നത്, കൂടുതൽ ഉൽപ്പാദനക്ഷമത കൈവരിക്കുന്നതിനുള്ള ആദ്യത്തേതും ഏറ്റവും നിർണായകവുമായ ഘട്ടമാണ്.

ഫ്ലോയുടെ അടിസ്ഥാനങ്ങൾ: ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയ്ക്കായി നിങ്ങളുടെ ഭൗതിക ജോലിസ്ഥലം രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുക

നിങ്ങളുടെ ഭൗതിക പരിസ്ഥിതിയാണ് ഒരു സംഘടിത സംവിധാനം കെട്ടിപ്പടുക്കുന്നതിനുള്ള മൂർത്തമായ തുടക്കം. നന്നായി ചിട്ടപ്പെടുത്തിയ ഒരു ജോലിസ്ഥലം തടസ്സങ്ങൾ കുറയ്ക്കുകയും ഉൽപ്പാദനപരമായ ശീലങ്ങൾ അനായാസമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇവിടെ, ജപ്പാനിലെ നിർമ്മാണശാലകളിൽ പിറന്ന ലോകമെമ്പാടും അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട ഒരു സംവിധാനത്തിൽ നിന്ന് നമുക്ക് പ്രചോദനം ഉൾക്കൊള്ളാം.

5S രീതിശാസ്ത്രം: ജോലിസ്ഥല ഓർഗനൈസേഷന്റെ ഒരു ആഗോള നിലവാരം

5S രീതിശാസ്ത്രം സംഘടിതവും കാര്യക്ഷമവും സുരക്ഷിതവുമായ ഒരു ജോലിസ്ഥലം സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും പരിപാലിക്കുന്നതിനുമുള്ള ഒരു ശക്തമായ സംവിധാനമാണ്. ഇത് നിർമ്മാണ മേഖലയിൽ നിന്നാണ് ഉത്ഭവിച്ചതെങ്കിലും, അതിന്റെ തത്വങ്ങൾ ഏത് ഓഫീസ് പരിതസ്ഥിതിയിലും സാർവത്രികമായി ബാധകമാണ്. ഇത് അഞ്ച് ഘട്ടങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു:

  1. തരംതിരിക്കുക (Seiri): അനാവശ്യമായവയെ ഒഴിവാക്കുക എന്നതാണ് ആദ്യപടി. നിങ്ങളുടെ ജോലിസ്ഥലത്തെ ഓരോ ഇനത്തിലൂടെയും കടന്നുപോകുക—നിങ്ങളുടെ മേശപ്പുറത്ത്, ഡ്രോയറുകളിൽ, ഷെൽഫുകളിൽ. നിർണായകമായ ചോദ്യം ചോദിക്കുക: "ഇത് എന്റെ ഇപ്പോഴത്തെ ജോലിക്ക് അത്യാവശ്യമാണോ?" ഇനങ്ങളെ മൂന്ന് ഗ്രൂപ്പുകളായി തരംതിരിക്കുക: സൂക്ഷിക്കുക, മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുക/ആർക്കൈവ് ചെയ്യുക, ഉപേക്ഷിക്കുക/പുനരുപയോഗിക്കുക. ഒരു ദയയും കാണിക്കരുത്. ഒരു വർഷമായി നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാത്ത ഓഫീസ് സാധനങ്ങൾ, കാലഹരണപ്പെട്ട റിപ്പോർട്ടുകൾ, അനാവശ്യ ഉപകരണങ്ങൾ എന്നിവ അലങ്കോലം സൃഷ്ടിക്കുകയേയുള്ളൂ.
  2. ക്രമീകരിക്കുക (Seiton): "എല്ലാത്തിനും ഒരിടം, എല്ലാം അതിന്റെ സ്ഥാനത്ത്" എന്ന തത്വമാണിത്. നിങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കാൻ തീരുമാനിച്ച ഇനങ്ങൾക്കായി, യുക്തിസഹവും സ്ഥിരവുമായ ഒരു സ്ഥലം നിശ്ചയിക്കുക. സമാനമായ ഇനങ്ങൾ ഒരുമിച്ച് ഗ്രൂപ്പുചെയ്യുക. പതിവായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഉപകരണങ്ങൾ (നിങ്ങളുടെ പേന, നോട്ട്ബുക്ക്, ഹെഡ്സെറ്റ്) കൈയെത്തും ദൂരത്ത് വയ്ക്കുക. കുറഞ്ഞ തവണ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഇനങ്ങൾ ഡ്രോയറുകളിലോ ഉയർന്ന ഷെൽഫുകളിലോ സൂക്ഷിക്കാം. ഏതൊരു ഇനവും വീണ്ടെടുക്കുന്നതും തിരികെ വെക്കുന്നതും അവബോധജന്യവും 30 സെക്കൻഡിൽ താഴെ സമയമെടുക്കുന്നതുമാക്കുക എന്നതാണ് ലക്ഷ്യം.
  3. തിളങ്ങുക (Seiso): ഇത് കേവലം വൃത്തിയാക്കലിനപ്പുറമാണ്. ഇത് മുൻകരുതലുള്ള പരിപാലനത്തെക്കുറിച്ചാണ്. നിങ്ങളുടെ മോണിറ്റർ, കീബോർഡ്, ഡെസ്ക് ഉപരിതലം എന്നിവയുൾപ്പെടെ നിങ്ങളുടെ ജോലിസ്ഥലം പതിവായി വൃത്തിയാക്കുക. ഈ ഘട്ടം ഒരു പരിശോധന കൂടിയാണ്. നിങ്ങൾ വൃത്തിയാക്കുമ്പോൾ, സ്ഥാനത്ത് ഇല്ലാത്ത കാര്യങ്ങളോ അറ്റകുറ്റപ്പണി ആവശ്യമുള്ള ഉപകരണങ്ങളോ നിങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കും, ഇത് ഭാവിയിലെ വലിയ പ്രശ്നങ്ങൾ തടയുന്നു. വൃത്തിയുള്ള ഒരു ഇടം കൂടുതൽ പ്രൊഫഷണലും മനഃശാസ്ത്രപരമായി ശാന്തവുമായ അന്തരീക്ഷം കൂടിയാണ്.
  4. നിലവാരപ്പെടുത്തുക (Seiketsu): നിങ്ങൾ തരംതിരിക്കുകയും, ക്രമീകരിക്കുകയും, തിളങ്ങുകയും ചെയ്തുകഴിഞ്ഞാൽ, അതിനെ ഒരു ശീലമാക്കുക എന്നതാണ് വെല്ലുവിളി. ആദ്യത്തെ മൂന്ന് S-കൾ നിലനിർത്തുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങളും മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങളും നിലവാരപ്പെടുത്തൽ സൃഷ്ടിക്കുന്നു. ദിവസാവസാനമുള്ള 5 മിനിറ്റ് വൃത്തിയാക്കലിനായി ഒരു ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടാക്കുക, ഡ്രോയറുകളിലും ഫയൽ ഹോൾഡറുകളിലും ലേബൽ ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ പൊതുവായ സ്ഥലങ്ങൾക്കായി പങ്കുവെച്ച നിയമങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുക എന്നിവ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടാം. ടീമുകളെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം, സമാനമായ വർക്ക്‌സ്റ്റേഷനുകൾക്കായി ഒരു സ്റ്റാൻഡേർഡ് ലേഔട്ടിൽ യോജിക്കുക എന്നാണിത് അർത്ഥമാക്കുന്നത്.
  5. നിലനിർത്തുക (Shitsuke): ഇതാണ് ഏറ്റവും പ്രയാസമേറിയതും ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ടതുമായ ഘട്ടം. ദീർഘകാലത്തേക്ക് നിലവാരം പുലർത്താനുള്ള അച്ചടക്കം വളർത്തിയെടുക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണിത്. സിസ്റ്റം നിലനിർത്തുന്നതിന് നേതൃത്വത്തിന്റെ പ്രതിബദ്ധത, പതിവായ ആശയവിനിമയം, 5S സമ്പ്രദായങ്ങൾ ദൈനംദിന ദിനചര്യയിൽ സംയോജിപ്പിക്കുക എന്നിവ ആവശ്യമാണ്, അവ ഒരു രണ്ടാം സ്വഭാവമായി മാറുന്നത് വരെ. ഇത് ഒരു സംഘാടന സംസ്കാരം കെട്ടിപ്പടുക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ്.

എർഗണോമിക്സും കാര്യക്ഷമതയും: വൃത്തിയുള്ള മേശയ്ക്കപ്പുറം

ഒരു സംഘടിത മേശ എർഗണോമിക് അല്ലെങ്കിൽ അത് അപൂർണ്ണമാണ്. മോശം എർഗണോമിക്സ് ശാരീരിക അസ്വസ്ഥതകളിലേക്ക് നയിക്കുന്നു, ഇത് ഒരു വലിയ ശ്രദ്ധാശൈഥില്യവും ദീർഘകാല ആരോഗ്യ അപകടവുമാണ്. നിങ്ങളുടെ സജ്ജീകരണം നല്ല നിലയെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുകയും സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക:

പൊതു ഇടങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യൽ: സാമൂഹിക വെല്ലുവിളി

ഓഫീസ് ഓർഗനൈസേഷൻ വ്യക്തിഗത മേശയ്ക്കപ്പുറത്തേക്ക് വ്യാപിക്കുന്നു. മീറ്റിംഗ് റൂമുകൾ, അടുക്കളകൾ, സപ്ലൈ ക്ലോസറ്റുകൾ തുടങ്ങിയ സംഘടിതമല്ലാത്ത പൊതു ഇടങ്ങൾ നിരന്തരമായ തർക്കങ്ങൾക്ക് കാരണമാകും. ഇവിടെയും 5S തത്വങ്ങൾ പ്രയോഗിക്കുക. എല്ലാത്തിനും വ്യക്തമായ, ദൃശ്യമായ ലേബലുകൾ സൃഷ്ടിക്കുക. ലളിതവും ചർച്ചയില്ലാത്തതുമായ നിയമങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുക (ഉദാഹരണത്തിന്, "നിങ്ങൾ കാപ്പി തീർത്താൽ, പുതിയൊരെണ്ണം ഉണ്ടാക്കുക," "ഓരോ മീറ്റിംഗിനു ശേഷവും വൈറ്റ്ബോർഡ് തുടയ്ക്കുക"). പങ്കുവെച്ച ഉടമസ്ഥതാബോധം പ്രധാനമാണ്, നിലവാരം നിലനിർത്തുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ഇതിന് പലപ്പോഴും ഒരു നിയുക്ത വ്യക്തിയോ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു റൊട്ടേറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂളോ ആവശ്യമാണ്.

ഡിജിറ്റൽ കുഴപ്പങ്ങളെ മെരുക്കൽ: ഒരു ചിട്ടപ്പെടുത്തിയ വെർച്വൽ ഓഫീസിനുള്ള തന്ത്രങ്ങൾ

ആധുനിക പ്രൊഫഷണലിന്, ഡിജിറ്റൽ അലങ്കോലം പലപ്പോഴും ശാരീരിക അലങ്കോലത്തേക്കാൾ വലുതാണ്. നിറഞ്ഞ ഇൻ‌ബോക്സ്, താറുമാറായ ഡെസ്ക്ടോപ്പ്, മോശമായി പേരിട്ടിരിക്കുന്ന ഫയലുകളുടെ ഒരു ശൃംഖല എന്നിവ ഉൽ‌പാദനക്ഷമതയെ സ്തംഭിപ്പിക്കും. നിങ്ങളുടെ ഡിജിറ്റൽ ഡൊമെയ്‌നിൽ സംഘടനാ തത്വങ്ങൾ പ്രയോഗിക്കുന്നത് ഒഴിച്ചുകൂടാനാവാത്തതാണ്.

ഇൻബോക്സ് സീറോ തത്വശാസ്ത്രം: ഇമെയിൽ മാനേജ്മെന്റിനുള്ള ഒരു സാർവത്രിക സമീപനം

ഇൻബോക്സ് സീറോ എന്നാൽ പൂജ്യം ഇമെയിലുകൾ ഉള്ളതല്ല. നിങ്ങളുടെ ഇൻ‌ബോക്‌സിൽ പൂജ്യം മാനസിക ഊർജ്ജം ചെലവഴിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണിത്. നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ കാര്യക്ഷമമായി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക, ഇൻ‌ബോക്സ് ശൂന്യമാക്കുക എന്നതാണ് ലക്ഷ്യം. ഓരോ ഇമെയിലും അഞ്ച് പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ഒന്ന് ഉപയോഗിച്ച് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിലൂടെ ഇത് നേടാനാകും:

ദിവസത്തിൽ ഒന്നോ രണ്ടോ തവണ നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് പൂജ്യത്തിലേക്ക് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾ അതിനെ സമ്മർദ്ദത്തിന്റെ ഉറവിടത്തിൽ നിന്ന് ആശയവിനിമയത്തിനുള്ള ഒരു ലളിതമായ ഉപകരണമാക്കി മാറ്റുന്നു.

ഫയൽ മാനേജ്മെന്റിൽ വൈദഗ്ദ്ധ്യം നേടൽ: അവബോധജന്യമായ ഒരു ഡിജിറ്റൽ ഫയലിംഗ് സിസ്റ്റം സൃഷ്ടിക്കുന്നു

ഒരു സ്ഥിരതയുള്ള ഫയൽ മാനേജ്മെൻ്റ് സിസ്റ്റം നിർണായകമാണ്, പ്രത്യേകിച്ചും വിവിധ സ്ഥലങ്ങളിൽ സഹകരിക്കുന്ന ടീമുകൾക്ക്. ഒരു പുതിയ ടീം അംഗത്തിന് കുറഞ്ഞ നിർദ്ദേശങ്ങളോടെ ഏത് പ്രമാണവും കണ്ടെത്താൻ കഴിയുന്നത്ര യുക്തിസഹമായ ഒരു സിസ്റ്റമാണ് ലക്ഷ്യം.

ഉൽപ്പാദനക്ഷമത ഉപകരണങ്ങൾ വിവേകത്തോടെ തിരഞ്ഞെടുക്കുകയും ഉപയോഗിക്കുകയും ചെയ്യുക

സാങ്കേതികവിദ്യ ഒരു ശക്തമായ സഖ്യകക്ഷിയോ അല്ലെങ്കിൽ ശ്രദ്ധാശൈഥില്യത്തിൻ്റെ ഉറവിടമോ ആകാം. മനഃപൂർവ്വം പ്രവർത്തിക്കുക എന്നതാണ് പ്രധാനം. നിങ്ങൾ നിരന്തരം പുതിയ ആപ്പിലേക്ക് ചാടുന്ന "ഷൈനി ഒബ്ജക്റ്റ് സിൻഡ്രോം" ഒഴിവാക്കുക. പകരം, നിർദ്ദിഷ്ട പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി ഒരു ഏകീകൃത "ടെക് സ്റ്റാക്ക്" - ഒരു കൂട്ടം പ്രധാന ഉപകരണങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കാൻ നിങ്ങളുടെ ടീമുമായി പ്രവർത്തിക്കുക:

ടീമിൻ്റെ സാർവത്രികമായ സ്വീകാര്യതയും അവയുടെ സ്ഥിരമായ ഉപയോഗത്തേക്കാളും നിർദ്ദിഷ്ട ഉപകരണങ്ങൾ അത്ര പ്രധാനമല്ല. സ്ഥാപിതമായ മികച്ച രീതികൾക്കനുസരിച്ച് തിരഞ്ഞെടുത്ത പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകൾ എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാമെന്ന് എല്ലാവർക്കും പരിശീലനം നൽകിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

വ്യക്തിഗത ശീലങ്ങളിൽ നിന്ന് ടീം സിസ്റ്റങ്ങളിലേക്ക്: സംഘടനാ ഉൽപ്പാദനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു

വ്യക്തിഗത ഓർഗനൈസേഷൻ ശക്തമാണ്, എന്നാൽ ഒരു മുഴുവൻ ടീമിലോ കമ്പനിയിലോ വ്യാപിപ്പിക്കുമ്പോൾ അതിൻ്റെ സ്വാധീനം ഗണ്യമായി വർദ്ധിക്കുന്നു. ഇതിന് വ്യക്തിഗത ശീലങ്ങളിൽ നിന്ന് പങ്കുവെച്ചതും രേഖപ്പെടുത്തപ്പെട്ടതുമായ സിസ്റ്റങ്ങളിലേക്ക് മാറേണ്ടതുണ്ട്.

സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഓപ്പറേറ്റിംഗ് നടപടിക്രമങ്ങളുടെ (SOPs) ശക്തി

ഒരു പതിവ് ടാസ്ക് എങ്ങനെ നിർവഹിക്കാം എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുന്ന ഒരു പ്രമാണമാണ് SOP. ഒരു പുതിയ ക്ലയൻ്റിനെ ഓൺ‌ബോർഡ് ചെയ്യുന്നത് മുതൽ ഒരു ബ്ലോഗ് പോസ്റ്റ് പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നത് വരെയുള്ള ആവർത്തന പ്രക്രിയകൾക്കായി SOP-കൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നത്, പ്രത്യേകിച്ച് അന്താരാഷ്ട്ര ടീമുകൾക്ക് വലിയ നേട്ടങ്ങൾ നൽകുന്നു:

ആഗോള തൊഴിൽ ശക്തിക്കുള്ള സമയ മാനേജ്മെൻ്റ് ടെക്നിക്കുകൾ

ഫലപ്രദമായ സമയ മാനേജ്മെൻ്റ് ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ഒരു അടിസ്ഥാന ശിലയാണ്. തെളിയിക്കപ്പെട്ട ടെക്നിക്കുകൾ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നത് ജീവനക്കാർക്ക് പരമാവധി ഉൽപ്പാദനത്തിനായി അവരുടെ ദിവസങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കാൻ സഹായിക്കും.

ഫലപ്രദമായ മീറ്റിംഗുകൾ: ഒരു ആഗോള ആവശ്യം

മോശമായി നടത്തുന്ന മീറ്റിംഗുകൾ കോർപ്പറേറ്റ് ലോകത്തിലെ ഏറ്റവും വലിയ ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയെ നശിപ്പിക്കുന്ന ഒന്നാണ്. ഏതാനും ലളിതമായ നിയമങ്ങൾക്ക് പാഴായ മണിക്കൂറുകൾ തിരികെ നേടാൻ കഴിയും:

മേശയ്ക്കപ്പുറം: ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ സുസ്ഥിരമായ സംസ്കാരം വളർത്തുന്നു

ഉപകരണങ്ങളും സാങ്കേതിക വിദ്യകളും സംഘടനാപരമായ ശീലങ്ങളെ വിലമതിക്കുകയും ശക്തിപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്ന ഒരു സംസ്കാരത്താൽ പിന്തുണയ്ക്കുമ്പോൾ മാത്രമേ ഫലപ്രദമാകൂ. ഈ സാംസ്കാരിക മാറ്റമാണ് ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയുടെ പസിലിൻ്റെ അവസാനത്തേതും ഏറ്റവും നിർണായകവുമായ ഭാഗം.

മാതൃകയിലൂടെ നയിക്കൽ: മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെ പങ്ക്

സംഘടനാ സംസ്കാരം മുകളിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുന്നു. നേതാക്കൾ തങ്ങളുടെ ടീമുകളിൽ കാണാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന തത്വങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളണം. ഒരു മാനേജർക്ക് താറുമാറായ ഒരു മേശയുണ്ടെങ്കിൽ, സ്ഥിരമായി സമയപരിധികൾ നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്നുവെങ്കിൽ, സംഘടിതമല്ലാത്ത മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുന്നുവെങ്കിൽ, ഒരു പരിശീലനവും അവരുടെ ടീമിനെ മറിച്ചൊന്ന് ചെയ്യാൻ പ്രേരിപ്പിക്കില്ല. നേതാക്കൾ സംഘടിത സ്വഭാവം മാതൃകയാക്കുമ്പോൾ, ഇത് കമ്പനിയുടെ ഒരു പ്രധാന മൂല്യമാണെന്ന് ശക്തമായ ഒരു സന്ദേശം നൽകുന്നു.

ഒരു വൃത്തിയുള്ള ടീമിനായി പരിശീലനവും ഓൺബോർഡിംഗും

പുതിയ ജീവനക്കാർക്ക് നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ സംഘടനാ സംവിധാനങ്ങൾ അറിയാമെന്ന് കരുതരുത്. നിങ്ങളുടെ ഡിജിറ്റൽ ഫയലിംഗ് ഘടന, ആശയവിനിമയ പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ, പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ടൂളുകൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള പരിശീലനം ഓൺബോർഡിംഗ് പ്രക്രിയയിലേക്ക് നേരിട്ട് സംയോജിപ്പിക്കുക. ഇത് ആദ്യ ദിവസം മുതൽ വ്യക്തമായ പ്രതീക്ഷകൾ സ്ഥാപിക്കുകയും ടീമിൻ്റെ വർക്ക്ഫ്ലോകളിലേക്ക് സുഗമമായി സംയോജിപ്പിക്കാൻ പുതിയ ജീവനക്കാരെ സജ്ജമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

നിരന്തരമായ മെച്ചപ്പെടുത്തൽ: കൈസൻ സമീപനം

ഓർഗനൈസേഷൻ ഒരു തവണത്തെ പ്രോജക്റ്റല്ല; അതൊരു തുടർ പ്രക്രിയയാണ്. ഇവിടെ നമുക്ക് ലോകമെമ്പാടും ആഘോഷിക്കപ്പെടുന്ന മറ്റൊരു ജാപ്പനീസ് തത്ത്വചിന്ത സ്വീകരിക്കാം: കൈസൻ, അല്ലെങ്കിൽ നിരന്തരമായ മെച്ചപ്പെടുത്തൽ. പതിവായി—ഒരുപക്ഷേ ത്രൈമാസികമായി—ഒരു ടീമെന്ന നിലയിൽ നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റങ്ങൾ അവലോകനം ചെയ്യാൻ സമയമെടുക്കുക. എന്താണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്? എന്താണ് തടസ്സമുണ്ടാക്കുന്നത്? നമ്മുടെ SOP-കൾ ഇപ്പോഴും പ്രസക്തമാണോ? ഈ ആവർത്തന സമീപനം നിങ്ങളുടെ സംഘടനാ സംവിധാനങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിനൊപ്പം വികസിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു, അവ കാലഹരണപ്പെട്ടതും കാര്യക്ഷമമല്ലാത്തതുമായി മാറുന്നത് തടയുന്നു.

നിങ്ങളുടെ സംഘടിത ഭാവി: ഒരു ചിട്ടപ്പെടുത്തിയ ജോലിസ്ഥലത്തിന്റെ ROI

ഓഫീസ് ഓർഗനൈസേഷൻ ഉൽപ്പാദനക്ഷമത കെട്ടിപ്പടുക്കുന്നത് ഗാഢമായ വരുമാനമുള്ള ഒരു തന്ത്രപരമായ നിക്ഷേപമാണ്. ഇതിൻ്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ ഒരു വൃത്തിയുള്ള ഓഫീസിനും അപ്പുറത്തേക്ക് വ്യാപിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കുന്നതിലും, ജീവനക്കാരുടെ മനോവീര്യം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിലും, സഹകരണം വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിലും, കൂടുതൽ പുതുമകൾ കണ്ടെത്തുന്നതിലും നിക്ഷേപം നടത്തുകയാണ്. വിവരങ്ങൾ തിരയുന്നതിനും തടയാവുന്ന പിശകുകൾ തിരുത്തുന്നതിനും നഷ്ടപ്പെട്ട എണ്ണമറ്റ മണിക്കൂറുകൾ നിങ്ങൾ വീണ്ടെടുക്കുകയാണ്. ആധുനിക ആഗോള വിപണിയുടെ സങ്കീർണ്ണതകൾ നാവിഗേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിവുള്ള, പ്രതിരോധശേഷിയുള്ള, കാര്യക്ഷമമായ ഒരു സംഘടനയാണ് നിങ്ങൾ നിർമ്മിക്കുന്നത്.

കുഴപ്പത്തിൽ നിന്ന് വ്യക്തതയിലേക്കുള്ള യാത്ര ഭയപ്പെടുത്തുന്നതായി തോന്നാം, പക്ഷേ അത് ഒരൊറ്റ, ബോധപൂർവമായ പ്രവർത്തനത്തിലൂടെ ആരംഭിക്കുന്നു. ഈ ഗൈഡിൽ നിന്ന് ഒരു മേഖല തിരഞ്ഞെടുക്കുക—ഒരുപക്ഷേ നിങ്ങളുടെ മേശയിൽ 5S രീതി പ്രയോഗിക്കുകയോ അല്ലെങ്കിൽ ഒരാഴ്ചത്തേക്ക് ഇൻബോക്സ് സീറോ തത്ത്വചിന്തയിൽ ഉറച്ചുനിൽക്കുകയോ ചെയ്യുക. ചെറിയ, സ്ഥിരമായ ശ്രമങ്ങൾ കാലക്രമേണ വർദ്ധിക്കുകയും, നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയെ മാത്രമല്ല, നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെയും ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയെ മാറ്റിമറിക്കുന്ന ശക്തമായ ഒരു ചലനം സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യും. രൂപരേഖ ഇവിടെയുണ്ട്. നിർമ്മാണം തുടങ്ങാനുള്ള സമയം ഇപ്പോഴാണ്.