കാര്യങ്ങൾ ചെയ്തു തീർക്കൽ (GTD): ടാസ്ക് ഓർഗനൈസേഷനും ഉത്പാദനക്ഷമതയ്ക്കുമുള്ള ഒരു ആഗോള വഴികാട്ടി

ഇന്നത്തെ അതിവേഗവും പരസ്പരം ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നതുമായ ലോകത്ത്, ജോലികൾ കാര്യക്ഷമമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാനും ഉത്പാദനക്ഷമത നിലനിർത്താനുമുള്ള കഴിവ് വളരെ പ്രധാനമാണ്. ഡേവിഡ് അലൻ വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത ഗെറ്റിംഗ് തിംഗ്സ് ഡൺ (GTD) രീതി, ജോലികൾ ക്രമീകരിക്കുന്നതിനും സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കുന്നതിനും ശാന്തമായ ഉത്പാദനക്ഷമത കൈവരിക്കുന്നതിനും സമഗ്രമായ ഒരു ചട്ടക്കൂട് നൽകുന്നു. ഈ വഴികാട്ടി GTD നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു ആഗോള കാഴ്ചപ്പാട് നൽകുന്നു, വിവിധ സാംസ്കാരിക സാഹചര്യങ്ങളുമായി അതിനെ പൊരുത്തപ്പെടുത്തുകയും ലോകമെമ്പാടുമുള്ള വ്യക്തികൾക്കും സംഘടനകൾക്കും അതിൻ്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

എന്താണ് ഗെറ്റിംഗ് തിംഗ്സ് ഡൺ (GTD)?

അടിസ്ഥാനപരമായി, GTD എന്നത് നിങ്ങൾ നൽകിയിട്ടുള്ള വാഗ്ദാനങ്ങൾ ശേഖരിക്കാനും, വ്യക്തമാക്കാനും, ക്രമീകരിക്കാനും, വിലയിരുത്താനും, അവയിൽ ഏർപ്പെടാനും രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത ഒരു വർക്ക്ഫ്ലോ മാനേജ്മെൻ്റ് സിസ്റ്റമാണ്. നിങ്ങളുടെ എല്ലാ ജോലികളും പ്രോജക്റ്റുകളും പുറത്തേക്ക് രേഖപ്പെടുത്തി മനസ്സിനെ സ്വതന്ത്രമാക്കുക എന്നതാണ് ഇതിൻ്റെ ലക്ഷ്യം, അതുവഴി ഏത് നിമിഷത്തിലും എന്തുചെയ്യണമെന്ന് ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. കൂടുതൽ ഉത്പാദനക്ഷമതയുള്ളവരാകുക എന്നത് മാത്രമല്ല, നിങ്ങളുടെ ജോലിയിലും ജീവിതത്തിലും കുറഞ്ഞ സമ്മർദ്ദവും കൂടുതൽ നിയന്ത്രണവും നേടുക എന്നതും ലക്ഷ്യമാണ്.

GTD വർക്ക്ഫ്ലോയുടെ അഞ്ച് പ്രധാന ഘട്ടങ്ങൾ ഇവയാണ്:

• ശേഖരിക്കുക: നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ ആകർഷിക്കുന്ന എല്ലാം ശേഖരിക്കുക. ഇത് ആശയങ്ങൾ, ജോലികൾ, പ്രോജക്റ്റുകൾ, വിവരങ്ങൾ, അല്ലെങ്കിൽ നടപടി ആവശ്യമുള്ള മറ്റെന്തെങ്കിലും ആകാം.
• വ്യക്തമാക്കുക: ശേഖരിച്ച ഓരോ ഇനവും എന്താണെന്നും എന്ത് നടപടിയാണ് ആവശ്യമെന്നും നിർണ്ണയിക്കാൻ അവ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക.
• ക്രമീകരിക്കുക: ഓരോ ഇനവും അതിൻ്റെ അടുത്ത പ്രവർത്തനത്തെ പിന്തുണയ്ക്കുന്ന ഒരു സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് സ്ഥാപിക്കുക, അതായത് ഒരു പ്രോജക്റ്റ് ലിസ്റ്റ്, അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ്, കാത്തിരിപ്പ് ലിസ്റ്റ്, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു കലണ്ടർ.
• വിലയിരുത്തുക: നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം കാലികമാണെന്നും നിങ്ങളുടെ പ്രതിബദ്ധതകളിൽ നിങ്ങൾ പുരോഗതി കൈവരിക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പാക്കാൻ പതിവായി അവലോകനം ചെയ്യുക.
• ഏർപ്പെടുക: സന്ദർഭം, ലഭ്യമായ സമയം, ഊർജ്ജ നില എന്നിവ അടിസ്ഥാനമാക്കി അടുത്തതായി ചെയ്യേണ്ട പ്രവർത്തനം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

GTD-യുടെ ആഗോള പ്രായോഗികത

GTD-യുടെ ശക്തി അതിൻ്റെ പൊരുത്തപ്പെടുത്തലിലാണ്. ഇത് കർശനമായ നിയമങ്ങളുടെ ഒരു കൂട്ടമല്ല, മറിച്ച് വ്യക്തിഗത മുൻഗണനകൾ, സാംസ്കാരിക മാനദണ്ഡങ്ങൾ, പ്രൊഫഷണൽ സാഹചര്യങ്ങൾ എന്നിവയ്ക്ക് അനുയോജ്യമായ രീതിയിൽ ക്രമീകരിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു വഴക്കമുള്ള ചട്ടക്കൂടാണ്. ഇത് ആഗോള പ്രേക്ഷകർക്ക് പ്രത്യേകിച്ചും വിലപ്പെട്ടതാക്കുന്നു, കാരണം അവിടെ വൈവിധ്യമാർന്ന പശ്ചാത്തലങ്ങളും പ്രവർത്തന ശൈലികളും സാധാരണമാണ്.

സാംസ്കാരിക പരിഗണനകൾ

GTD-യുടെ പ്രധാന തത്വങ്ങൾ സ്ഥിരമായിരിക്കുമ്പോൾ, വിജയകരമായ നടത്തിപ്പിന് സാംസ്കാരിക സൂക്ഷ്മതകളെക്കുറിച്ചുള്ള അവബോധം ആവശ്യമാണ്:

• ആശയവിനിമയ ശൈലികൾ: പരോക്ഷമായ ആശയവിനിമയത്തിന് മുൻഗണന നൽകുന്ന സംസ്കാരങ്ങളിൽ, ശേഖരിക്കുക, വ്യക്തമാക്കുക എന്നീ ഘട്ടങ്ങളിൽ മാറ്റങ്ങൾ ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന്, വ്യക്തമല്ലാത്ത ജോലികൾ ശേഖരിക്കുന്നതിന് സന്ദർഭത്തിലും പറയാത്ത പ്രതീക്ഷകളിലും കൂടുതൽ ശ്രദ്ധ ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം.
• മീറ്റിംഗ് സംസ്കാരം: ചില സംസ്കാരങ്ങൾ മുഖാമുഖ മീറ്റിംഗുകൾക്ക് ഉയർന്ന മൂല്യം നൽകുന്നു. മറ്റുള്ളവർക്ക് ഏൽപ്പിച്ച കാര്യങ്ങൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന 'കാത്തിരിപ്പ്' ലിസ്റ്റ്, ഫോളോ-അപ്പിന് മുൻഗണന നൽകുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ഈ സാഹചര്യങ്ങളിൽ നിർണായകമാണ്.
• സമയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ധാരണ: സമയം എന്ന ആശയം സംസ്കാരങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് വ്യത്യാസപ്പെടാം. ചിലയിടങ്ങളിൽ, സമയപരിധികൾ കൂടുതൽ അയവുള്ളതാണ്. പ്രാദേശിക മാനദണ്ഡങ്ങൾ പരിഗണിക്കാതെ, നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം സമയപരിധികളും പ്രതീക്ഷകളും വ്യക്തമാക്കാൻ GTD നിങ്ങളെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു.
• അധികാരശ്രേണി ഘടനകൾ: ഉയർന്ന അധികാരശ്രേണിയുള്ള സംഘടനകളിൽ, പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന പ്രക്രിയ കൂടുതൽ ഔപചാരികമായിരിക്കാം. കാര്യക്ഷമമായ വർക്ക്ഫ്ലോ ഉറപ്പാക്കാൻ കാത്തിരിപ്പ് ലിസ്റ്റുകളും ആശയവിനിമയ തന്ത്രങ്ങളും സംഘടനാപരമായ അധികാരശ്രേണിയെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കണം.

പ്രവർത്തനത്തിലുള്ള GTD-യുടെ ആഗോള ഉദാഹരണങ്ങൾ

വിവിധ ആഗോള സാഹചര്യങ്ങളിൽ GTD എങ്ങനെ പ്രയോഗിക്കാമെന്നതിൻ്റെ ചില ഉദാഹരണങ്ങൾ പരിഗണിക്കാം:

• ഇന്ത്യ: മുംബൈയിലെ ഒരു പ്രോജക്ട് മാനേജർ, ലോകമെമ്പാടും വ്യാപിച്ചുകിടക്കുന്ന ഒരു ടീമിനൊപ്പം ഒരു സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഡെവലപ്‌മെൻ്റ് പ്രോജക്റ്റിൽ പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ, ഭാഷയും സമയമേഖലയും പരിഗണിക്കാതെ എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളും ശേഖരിക്കുകയും വ്യക്തമാക്കുകയും ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ GTD ഉപയോഗിക്കാം. സഹകരണത്തിനായി അസാന അല്ലെങ്കിൽ ടുഡൂയിസ്റ്റ് പോലുള്ള ക്ലൗഡ് അധിഷ്ഠിത ഉപകരണങ്ങളുടെ ഉപയോഗം അത്യാവശ്യമായിത്തീരുന്നു.
• ബ്രസീൽ: സാവോ പോളോയിൽ ഒരു പുതിയ ഇ-കൊമേഴ്‌സ് ബിസിനസ്സ് ആരംഭിക്കുന്ന ഒരു സംരംഭകന്, മാർക്കറ്റിംഗ്, ലോജിസ്റ്റിക്സ്, ഉപഭോക്തൃ സേവനം എന്നിവയുൾപ്പെടെ ലോഞ്ചിൻ്റെ വിവിധ വശങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ GTD ഉപയോഗിക്കാം. "അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ" എന്നതിലെ ഊന്നൽ വലിയ പ്രോജക്റ്റിനെ കൈകാര്യം ചെയ്യാവുന്ന ഘട്ടങ്ങളായി വിഭജിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
• ജപ്പാൻ: ടോക്കിയോയിലെ ഒരു ബിസിനസ്സ് പ്രൊഫഷണൽ, അന്താരാഷ്ട്ര ക്ലയൻ്റുകളും പങ്കാളികളും ഉൾപ്പെടുന്ന ഒരു സങ്കീർണ്ണമായ പ്രോജക്റ്റ് കൈകാര്യം ചെയ്യുമ്പോൾ, മീറ്റിംഗുകൾ സംഘടിപ്പിക്കാനും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും വ്യക്തമായ ആശയവിനിമയ ചാനലുകൾ നിലനിർത്താനും GTD ഉപയോഗിക്കാം. ഈ സിസ്റ്റം കൃത്യതയെയും വിശദാംശങ്ങളിലുള്ള ശ്രദ്ധയെയും പിന്തുണയ്ക്കുന്നു, ഇത് ജാപ്പനീസ് ബിസിനസ്സ് സംസ്കാരത്തിന് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്.
• ജർമ്മനി: ബെർലിനിലെ ഒരു കൺസൾട്ടൻ്റ്, വിവിധ പ്രോജക്റ്റുകളിൽ ക്ലയൻ്റുകളുമായി പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ, ഒന്നിലധികം പ്രോജക്റ്റുകളും അവയുടെ ആശ്രിതത്വങ്ങളും കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ GTD ഉപയോഗിക്കാം. വിശദമായ ആസൂത്രണത്തിലും ഘടനാപരമായ പ്രക്രിയകളിലുമുള്ള ശ്രദ്ധ ജർമ്മൻ സംഘടനാ ശൈലികളുമായി നന്നായി യോജിക്കുന്നു.
• ദക്ഷിണാഫ്രിക്ക: ജോഹന്നാസ്ബർഗിലെ ഒരു എക്സിക്യൂട്ടീവ്, വിവിധ ആഫ്രിക്കൻ രാജ്യങ്ങളിലായി ഒരു ബിസിനസ്സ് കൈകാര്യം ചെയ്യുമ്പോൾ, വ്യത്യസ്ത നിയന്ത്രണ സാഹചര്യങ്ങളുടെയും സമയ മേഖലകളുടെയും സങ്കീർണ്ണതകൾക്കൊപ്പം ചിട്ടയോടെയിരിക്കാനും, പ്രധാനപ്പെട്ട സമയപരിധികളും കോൺടാക്റ്റുകളും ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും GTD ഉപയോഗിക്കാം.

GTD നടപ്പിലാക്കൽ: ആഗോള പ്രൊഫഷണലുകൾക്കായുള്ള ഒരു ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള വഴികാട്ടി

GTD നടപ്പിലാക്കുന്നതിൽ ജോലിയെയും ജീവിതത്തെയും കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുന്ന ഒരു പുതിയ രീതി സ്വീകരിക്കുന്നത് ഉൾപ്പെടുന്നു. ആരംഭിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്ന ഒരു ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള വഴികാട്ടി ഇതാ:

1. എല്ലാം ശേഖരിക്കുക

നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ ആകർഷിക്കുന്ന എല്ലാം ശേഖരിക്കുക എന്നതാണ് ആദ്യപടി. ഇതിൽ ജോലികൾ, ആശയങ്ങൾ, പ്രോജക്റ്റുകൾ, പ്രതിബദ്ധതകൾ, നിങ്ങളുടെ മാനസിക ഇടം അപഹരിക്കുന്ന മറ്റെന്തെങ്കിലും ഉൾപ്പെടുന്നു. ആഗോള സന്ദർഭം അർത്ഥമാക്കുന്നത് ഇതിൽ പലതരം മാധ്യമങ്ങൾ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം എന്നാണ്:

• ഭൗതികം: നോട്ട്ബുക്കുകൾ, സ്റ്റിക്കി നോട്ടുകൾ, പേപ്പർ അധിഷ്ഠിത ഇൻ-ട്രേകൾ.
• ഡിജിറ്റൽ: ഇമെയിൽ ഇൻബോക്സുകൾ, മെസേജിംഗ് ആപ്പുകൾ (വാട്ട്‌സ്ആപ്പ്, വീചാറ്റ്, ടെലിഗ്രാം), നോട്ട് എടുക്കുന്ന ആപ്പുകൾ (എവർനോട്ട്, വൺനോട്ട്), വോയിസ് റെക്കോർഡറുകൾ, പ്രോജക്ട് മാനേജ്മെൻ്റ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ.

പ്രവർത്തനക്ഷമമായ ഉൾക്കാഴ്ച: നിങ്ങൾക്ക് എല്ലാം ശേഖരിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു വിശ്വസനീയമായ സിസ്റ്റം ഉണ്ടാക്കുക. ഇത് ഒരു ഭൗതിക ഇൻബോക്സോ, ഡിജിറ്റൽ ഇൻബോക്സോ, അല്ലെങ്കിൽ രണ്ടിൻ്റെയും സംയോജനമോ ആകാം. നിങ്ങളുടെ പ്രത്യേക സാഹചര്യങ്ങളിൽ നിങ്ങൾക്ക് എളുപ്പത്തിൽ ആക്സസ് ചെയ്യാവുന്നതും ഉപയോഗിക്കാൻ എളുപ്പമുള്ളതുമായ ഉപകരണങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക എന്നതാണ് പ്രധാനം. ഈ "തുറന്ന ലൂപ്പുകളിൽ" നിന്ന് നിങ്ങളുടെ മനസ്സ് ശൂന്യമാക്കുക എന്നതാണ് ലക്ഷ്യം.

2. വ്യക്തമാക്കുകയും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക

നിങ്ങൾ എല്ലാം ശേഖരിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, ഓരോ ഇനവും എന്താണെന്ന് വ്യക്തമാക്കാനുള്ള സമയമാണിത്. സ്വയം ചോദിക്കുക:

• ഇത് പ്രവർത്തനക്ഷമമാണോ?
• അല്ലെങ്കിൽ, അത് ഉപേക്ഷിക്കുക, ഇൻകുബേറ്റ് ചെയ്യുക (ഒരുപക്ഷേ ഒരു "എന്നെങ്കിലും/ഒരുപക്ഷേ" ലിസ്റ്റ്), അല്ലെങ്കിൽ ഫയൽ ചെയ്യുക.
• അതെ എങ്കിൽ, അടുത്ത പ്രവർത്തനം എന്താണ്?

ഇനിപ്പറയുന്നവ പരിഗണിക്കുക:

• ജോലിക്ക് രണ്ട് മിനിറ്റിൽ താഴെ സമയമെടുക്കുമെങ്കിൽ, അത് ഉടൻ ചെയ്യുക.
• അത് പ്രവർത്തനക്ഷമമല്ലെങ്കിൽ, ഒരു ഫലത്തിൽ തീരുമാനിക്കുക: അത് ഉപേക്ഷിക്കുക, മാറ്റിവയ്ക്കുക (ഒരു "എന്നെങ്കിലും/ഒരുപക്ഷേ" ലിസ്റ്റിലേക്ക്), അല്ലെങ്കിൽ ഫയൽ ചെയ്യുക.
• അതൊരു പ്രോജക്റ്റാണെങ്കിൽ, ഒരു പ്രോജക്റ്റ് ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടാക്കുക. അതിനെ ചെറിയ ഘട്ടങ്ങളായി വിഭജിക്കുക.
• ഓരോ ഇനത്തിനും അടുത്ത പ്രവർത്തനം നിർണ്ണയിക്കുക. കൂടുതൽ വ്യക്തമാകുന്തോറും നല്ലത്.

പ്രവർത്തനക്ഷമമായ ഉൾക്കാഴ്ച: വ്യക്തമാക്കുന്നതിലെ പ്രധാന കാര്യം കൃത്യതയാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, "ഒരു റിപ്പോർട്ട് എഴുതുക" എന്നതിലുപരി, "റിപ്പോർട്ടിൻ്റെ ആമുഖത്തിൻ്റെ കരട് തയ്യാറാക്കുക" എന്ന് അടുത്ത പ്രവർത്തനം നിർവചിക്കുക.

3. ക്രമീകരിക്കുക

ഓരോ ഇനവും ഒരു പ്രത്യേക സ്ഥലത്ത് സ്ഥാപിക്കുന്നത് ക്രമീകരണത്തിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നവ:

• പ്രോജക്റ്റ് ലിസ്റ്റ്: നിങ്ങൾ പ്രവർത്തിക്കുന്ന എല്ലാ പ്രോജക്റ്റുകളുടെയും ഒരു ലിസ്റ്റ് (ഉദാ. "മാർക്കറ്റിംഗ് കാമ്പെയ്ൻ ആരംഭിക്കുക," "കോൺഫറൻസ് സംഘടിപ്പിക്കുക").
• അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റുകൾ: നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റുകൾ മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകാൻ നിങ്ങൾക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന നിർദ്ദിഷ്ട പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റുകൾ. ഉദാഹരണങ്ങൾ: "X-നെ കുറിച്ച് ജോണിനെ വിളിക്കുക," "റിപ്പോർട്ടിന് ഔട്ട്ലൈൻ എഴുതുക." ഇവ സന്ദർഭം അനുസരിച്ച് തരംതിരിക്കാം (ഉദാ. "@കമ്പ്യൂട്ടർ," "@ഫോൺ," "@ഓഫീസ്") അല്ലെങ്കിൽ ഊർജ്ജ നില അനുസരിച്ച് (ഉദാ. "ഉയർന്ന ഊർജ്ജം," "കുറഞ്ഞ ഊർജ്ജം").
• കാത്തിരിപ്പ് ലിസ്റ്റ്: മറ്റുള്ളവർ പൂർത്തിയാക്കാൻ നിങ്ങൾ കാത്തിരിക്കുന്ന ജോലികളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ്.
• കലണ്ടർ: സമയ-നിർദ്ദിഷ്ട പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി (ഉദാ. കൂടിക്കാഴ്ചകൾ, സമയപരിധികൾ)
• എന്നെങ്കിലും/ഒരുപക്ഷേ ലിസ്റ്റ്: ഭാവിയിൽ നിങ്ങൾ ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന, എന്നാൽ ഇപ്പോൾ വേണ്ട, ഇനങ്ങൾക്കായി.
• റഫറൻസ് ഫയലുകൾ: നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റുകളെയും പ്രവർത്തനങ്ങളെയും പിന്തുണയ്ക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ സംഭരിക്കുന്നതിന്.

പ്രവർത്തനക്ഷമമായ ഉൾക്കാഴ്ച: നിങ്ങൾക്ക് ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായത് കണ്ടെത്താൻ വിവിധ സംഘടനാ സംവിധാനങ്ങൾ പരീക്ഷിക്കുക. ടുഡൂയിസ്റ്റ്, ട്രെല്ലോ, മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ടു ഡൂ, നോഷൻ തുടങ്ങിയ ഉപകരണങ്ങൾ ഇതിനായി ശക്തമായ പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകൾ നൽകുന്നു. ഈ ഘട്ടത്തിൽ ഭാഷാ തടസ്സങ്ങളോ വിദൂര ടീമുകളുടെ വ്യത്യസ്ത ടൂൾ മുൻഗണനകളോ എങ്ങനെ ഉൾക്കൊള്ളാമെന്ന് പരിഗണിക്കുക.

4. വിലയിരുത്തുക

പതിവായ അവലോകനം അത്യാവശ്യമാണ്. ഇവിടെയാണ് നിങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം വിലയിരുത്തുന്നത്, അത് കാലികമാണെന്നും നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പാക്കുന്നു.

• ദൈനംദിന അവലോകനം: നിങ്ങളുടെ അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റുകളും കലണ്ടറും അവലോകനം ചെയ്യുക.
• പ്രതിവാര അവലോകനം: പ്രോജക്റ്റുകൾ, അടുത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ, കാത്തിരിപ്പ് ലിസ്റ്റുകൾ എന്നിവയുൾപ്പെടെ നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ സിസ്റ്റവും അവലോകനം ചെയ്യുക. ഇതിൽ നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക, പ്രോജക്റ്റുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുക, ലിസ്റ്റുകൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു. വ്യക്തമായ കാഴ്ചപ്പാട് നിലനിർത്താൻ ഇത് നിർണായകമാണ്.
• മാസ/ത്രൈമാസ അവലോകനം: ഉയർന്ന തലത്തിൽ നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റുകളും മുൻഗണനകളും വിലയിരുത്തുക.

പ്രവർത്തനക്ഷമമായ ഉൾക്കാഴ്ച: പതിവായ അവലോകന സമയം ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക. അവയെ ഒഴിവാക്കാനാവാത്ത കൂടിക്കാഴ്ചകളായി കണക്കാക്കുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധയെ സഹായിക്കുമെങ്കിൽ മറ്റൊരു സമയ മേഖലയിൽ ഇത് ചെയ്യുന്നത് പരിഗണിക്കുക.

5. ഏർപ്പെടുക

നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റവുമായി ഏർപ്പെടുക എന്നതാണ് അവസാന ഘട്ടം. സന്ദർഭം (നിങ്ങൾ എവിടെയാണ്, എന്ത് ഉപകരണങ്ങൾ ലഭ്യമാണ്), ലഭ്യമായ സമയം, ഊർജ്ജ നില എന്നിവ അടിസ്ഥാനമാക്കി, അടുത്തതായി ചെയ്യേണ്ട പ്രവർത്തനം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

• നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റത്തിൽ വിശ്വസിക്കുക: നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റുകളിൽ ആത്മവിശ്വാസം പുലർത്തുകയും നിങ്ങളുടെ മുൻഗണനകളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്ന അടുത്ത പ്രവർത്തനം തിരഞ്ഞെടുക്കുകയും ചെയ്യുക.
• നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റുകൾ പതിവായി അവലോകനം ചെയ്യുക: അവ നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ പ്രതിബദ്ധതകളെ കൃത്യമായി പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
• അനുയോജ്യരാകുക: നിങ്ങളുടെ ജീവിതത്തിലെയും ജോലിയിലെയും മാറ്റങ്ങൾ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നതിന് ആവശ്യാനുസരണം നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം ക്രമീകരിക്കുക.

പ്രവർത്തനക്ഷമമായ ഉൾക്കാഴ്ച: നിങ്ങളുടെ അടുത്ത പ്രവർത്തനം തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ, സ്വയം ചോദിക്കുക, "ഇപ്പോൾ എനിക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യം എന്താണ്?"

GTD യും വിദൂര ജോലിയും: ഒരു മികച്ച പൊരുത്തം

വിദൂര ജോലിയുടെ ആവശ്യകതകൾക്ക് GTD പ്രത്യേകിച്ചും അനുയോജ്യമാണ്. ടീമുകളുടെ വിതരണം ചെയ്യപ്പെട്ട സ്വഭാവം, അസമന്വിത ആശയവിനിമയത്തിലുള്ള ആശ്രയത്വം, സ്വയം അച്ചടക്കത്തിൻ്റെ ആവശ്യകത എന്നിവ GTD യെ ഒരു അമൂല്യമായ ഉപകരണമാക്കുന്നു.

• വിതരണം ചെയ്ത ടീമുകളെ കൈകാര്യം ചെയ്യൽ: സമയ മേഖലകൾക്കപ്പുറത്തും വ്യക്തമായ ആശയവിനിമയത്തിനും ടാസ്ക് ഡെലിഗേഷനും GTD സൗകര്യമൊരുക്കുന്നു. പങ്കിട്ട ലിസ്റ്റുകൾക്കും "കാത്തിരിപ്പ്" ഇനങ്ങൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിനും പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ടൂളുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് തെറ്റിദ്ധാരണകൾ ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
• ശ്രദ്ധയും മുൻഗണനയും: വിദൂര ജോലി സാഹചര്യങ്ങളിൽ, ശ്രദ്ധ വ്യതിചലിക്കുന്നത് സാധാരണമാണ്. ശ്രദ്ധ വ്യതിചലിക്കുന്നവയെ ശേഖരിക്കുകയും ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്തുകൊണ്ട് ശ്രദ്ധ നിലനിർത്താൻ GTD നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു, അതുവഴി നിങ്ങളുടെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ജോലികളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ നിങ്ങളെ പ്രാപ്തരാക്കുന്നു.
• സ്വയം അച്ചടക്കവും സമയ മാനേജ്മെൻ്റും: വിദൂര തൊഴിലാളികൾക്ക് ശക്തമായ സ്വയം അച്ചടക്കം ആവശ്യമാണ്. നിങ്ങളുടെ ദിവസം, ആഴ്ച, മാസം എന്നിവ ഘടനാപരമാക്കാൻ GTD സഹായിക്കുന്നു, ജോലികൾക്ക് മുൻഗണന നൽകാനും പൂർത്തിയാക്കാനും ഒരു ചട്ടക്കൂട് സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
• ആശയവിനിമയ ഭാരം കുറയ്ക്കൽ: ഇമെയിലുകൾ, സന്ദേശങ്ങൾ, മറ്റ് ആശയവിനിമയ രൂപങ്ങൾ എന്നിവ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ GTD ഉപയോഗിക്കുക. ഇത് ഇൻബോക്സ് അലങ്കോലം കുറയ്ക്കാനും നിങ്ങളുടെ മുൻഗണനകളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാനും സഹായിക്കുന്നു.

GTD നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള ഉപകരണങ്ങൾ

GTD നടപ്പിലാക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന നിരവധി ഉപകരണങ്ങൾ ഉണ്ട്. മികച്ച തിരഞ്ഞെടുപ്പ് നിങ്ങളുടെ വ്യക്തിഗത ആവശ്യങ്ങൾ, ബജറ്റ്, മുൻഗണനകൾ എന്നിവയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.

• ഡിജിറ്റൽ ഉപകരണങ്ങൾ:
  • ടുഡൂയിസ്റ്റ്: വൃത്തിയുള്ള ഇൻ്റർഫേസും ക്രോസ്-പ്ലാറ്റ്ഫോം അനുയോജ്യതയുമുള്ള ഒരു ജനപ്രിയവും ഉപയോക്തൃ-സൗഹൃദവുമായ ടാസ്ക് മാനേജ്മെൻ്റ് ഉപകരണം.
  • അസാന: ടീം സഹകരണത്തിനായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത ശക്തമായ ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് പ്ലാറ്റ്ഫോം.
  • ട്രെല്ലോ: വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ദൃശ്യവൽക്കരിക്കുന്നതിന് അനുയോജ്യമായ കാൻബൻ ബോർഡുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു വിഷ്വൽ പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഉപകരണം.
  • നോഷൻ: കുറിപ്പുകൾ എടുക്കുന്നതിനും പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിനും ഓർഗനൈസേഷനും വേണ്ടിയുള്ള ഒരു വൈവിധ്യമാർന്ന ഓൾ-ഇൻ-വൺ വർക്ക്‌സ്‌പേസ്.
  • മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ടു ഡൂ: മൈക്രോസോഫ്റ്റ് സേവനങ്ങളുമായി സംയോജിപ്പിച്ച ഒരു ലളിതമായ, സൗജന്യ ടാസ്ക് മാനേജർ.
  • എവർനോട്ട്/വൺനോട്ട്: വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്നതിനും റഫറൻസ് മെറ്റീരിയൽ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും മികച്ച നോട്ട് എടുക്കുന്ന ആപ്ലിക്കേഷനുകൾ.
• അനലോഗ് ഉപകരണങ്ങൾ:
  • നോട്ട്ബുക്കുകളും പേനകളും: ജോലികൾ ശേഖരിക്കാനും ക്രമീകരിക്കാനും ലളിതവും ഫലപ്രദവുമായ മാർഗ്ഗം.
  • പേപ്പർ അധിഷ്ഠിത ഇൻ-ട്രേകൾ: വരുന്ന വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു ഭൗതിക ഇൻബോക്സ്.
  • ഇൻഡെക്സ് കാർഡുകൾ: ലിസ്റ്റുകൾ ഉണ്ടാക്കാനും ക്രമീകരിക്കാനും ഉപയോഗിക്കാം.

പ്രവർത്തനക്ഷമമായ ഉൾക്കാഴ്ച: കുറച്ച് ഉപകരണങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിച്ച് അവിടെ നിന്ന് കെട്ടിപ്പടുക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായത് കണ്ടെത്തുന്നതുവരെ വ്യത്യസ്ത കോമ്പിനേഷനുകൾ പരീക്ഷിക്കുക. നിങ്ങളുടെ ആവശ്യങ്ങൾ മാറുകയാണെങ്കിൽ ഉപകരണങ്ങൾ മാറ്റാൻ ഭയപ്പെടരുത്.

പൊതുവായ വെല്ലുവിളികളും പരിഹാരങ്ങളും

GTD വളരെ ഫലപ്രദമാണെങ്കിലും, സാധ്യമായ വെല്ലുവിളികളുണ്ട്:

• അമിതമായ സങ്കീർണ്ണത:
  • പരിഹാരം: ചെറുതായി ആരംഭിക്കുക. പ്രധാന തത്വങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുകയും ക്രമേണ കൂടുതൽ സവിശേഷതകൾ ചേർക്കുകയും ചെയ്യുക.
• സിസ്റ്റം പരിപാലിക്കൽ:
  • പരിഹാരം: പതിവായ അവലോകന സമയം ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക. ഇവയെ ഒഴിവാക്കാനാവാത്ത കൂടിക്കാഴ്ചകളാക്കുക.
• മാറ്റത്തോടുള്ള പ്രതിരോധം:
  • പരിഹാരം: GTD പടിപടിയായി അവതരിപ്പിക്കുക. ശേഖരണ ഘട്ടത്തിൽ നിന്ന് ആരംഭിച്ച് ക്രമേണ മറ്റ് ഘടകങ്ങളെ സംയോജിപ്പിക്കുക.
• വിവരങ്ങളുടെ അതിപ്രസരം:
  • പരിഹാരം: നിങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്ന കാര്യങ്ങളിൽ നിർദയരായിരിക്കുക. ശരിക്കും പ്രധാനപ്പെട്ടതും പ്രവർത്തനക്ഷമവുമായ ഇനങ്ങൾ മാത്രം ശേഖരിക്കുക.

വ്യത്യസ്ത വ്യവസായങ്ങൾക്കും തൊഴിലുകൾക്കും GTD അനുയോജ്യമാക്കൽ

ഏതാണ്ട് എല്ലാ വ്യവസായങ്ങൾക്കും പ്രൊഫഷണൽ ക്രമീകരണങ്ങൾക്കും GTD അനുയോജ്യമാക്കാൻ കഴിയും. നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദിഷ്ട വർക്ക്ഫ്ലോയ്ക്കും ആവശ്യങ്ങൾക്കും അനുസരിച്ച് ഇത് ക്രമീകരിക്കുക എന്നതാണ് പ്രധാനം.

• പ്രോജക്ട് മാനേജർമാർക്ക്: പ്രോജക്ട് ആസൂത്രണം, ടാസ്ക് ഡെലിഗേഷൻ, പ്രോജക്ട് പുരോഗതി ട്രാക്ക് ചെയ്യൽ എന്നിവയ്ക്കായി GTD ഉപയോഗിക്കുക. "പ്രോജക്റ്റ്" ലിസ്റ്റ് നിർണായകമാകും.
• സംരംഭകർക്ക്: സംരംഭകർ വഹിക്കുന്ന നിരവധി റോളുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ GTD സഹായിക്കുന്നു. ഓരോ ആശയവും ജോലിയും ശേഖരിച്ച് ഏറ്റവും നിർണായകമായ പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക.
• അക്കാദമിക് വിദഗ്ധർക്കും ഗവേഷകർക്കും: ഗവേഷണ പ്രോജക്റ്റുകൾ, കൈയെഴുത്തുപ്രതികൾ എഴുതുന്നത്, അധ്യാപന ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ എന്നിവ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ GTD സഹായിക്കും.
• ക്രിയേറ്റീവ് പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക്: ആശയങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്നതിനും ക്രിയേറ്റീവ് പ്രോജക്റ്റുകൾ സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനും ക്രിയേറ്റീവ് പ്രക്രിയ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും GTD പിന്തുണയ്ക്കുന്നു.
• ആരോഗ്യപരിപാലന പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക്: രോഗീപരിചരണ ജോലികൾ, അപ്പോയിൻ്റ്മെൻ്റുകൾ, ഭരണപരമായ ചുമതലകൾ എന്നിവ കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള ഉപകരണങ്ങൾ GTD നൽകുന്നു.

ഉപസംഹാരം: GTD-യുടെ ശക്തി ആഗോളതലത്തിൽ സ്വീകരിക്കുക

ഗെറ്റിംഗ് തിംഗ്സ് ഡൺ രീതി ഇന്നത്തെ ആഗോളവൽക്കരിക്കപ്പെട്ട ലോകത്ത് ജോലികൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കുന്നതിനും ഉത്പാദനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനുമുള്ള ഒരു ശക്തമായ ഉപകരണമാണ്. ശേഖരിക്കുക, വ്യക്തമാക്കുക, ക്രമീകരിക്കുക, വിലയിരുത്തുക, ഏർപ്പെടുക എന്നിവയിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോയുടെ നിയന്ത്രണം ഏറ്റെടുക്കാനും നിങ്ങളുടെ ഉത്പാദനക്ഷമത ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യാനും മെച്ചപ്പെട്ട ക്ഷേമം കൈവരിക്കാനും നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും. ഓർക്കുക, GTD ഒരു കർശനമായ സിസ്റ്റമല്ല, മറിച്ച് നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദിഷ്ട ആവശ്യങ്ങൾക്കും സാംസ്കാരിക സന്ദർഭത്തിനും അനുയോജ്യമായ രീതിയിൽ ക്രമീകരിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു വഴക്കമുള്ള ചട്ടക്കൂടാണ്. അതിൻ്റെ പ്രധാന തത്വങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുകയും നിങ്ങളുടെ അതുല്യമായ സാഹചര്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് അത് ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ കഴിവും അൺലോക്ക് ചെയ്യാനും കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണവും ആവശ്യപ്പെടുന്നതുമായ ഒരു ലോകത്ത് അഭിവൃദ്ധി പ്രാപിക്കാനും നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും.

പ്രവർത്തനക്ഷമമായ പാഠം: ഇന്ന് തന്നെ GTD നടപ്പിലാക്കാൻ ആരംഭിക്കുക. ശേഖരണ ഘട്ടത്തിൽ നിന്ന് ആരംഭിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമായ ഒരു സിസ്റ്റം വികസിപ്പിക്കുന്നതിന് വിവിധ ഘടകങ്ങൾ പരീക്ഷിക്കുക. ഉടനടി പൂർണ്ണത പ്രതീക്ഷിക്കരുത്, പ്രക്രിയയിൽ ക്ഷമയോടെയിരിക്കുക.

കൂടുതൽ വായനയ്ക്ക്:

• ഔദ്യോഗിക ഗെറ്റിംഗ് തിംഗ്സ് ഡൺ വെബ്സൈറ്റ്
• ഡേവിഡ് അലൻ എഴുതിയ "ഗെറ്റിംഗ് തിംഗ്സ് ഡൺ: ദി ആർട്ട് ഓഫ് സ്ട്രെസ്-ഫ്രീ പ്രൊഡക്ടിവിറ്റി"
• ജനപ്രിയ പ്രൊഡക്ടിവിറ്റി ബ്ലോഗുകളിലും വെബ്സൈറ്റുകളിലുമുള്ള ലേഖനങ്ങളും വിഭവങ്ങളും.