കരാർ മാനേജ്മെന്റ്: ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകളിലൂടെ വിജയം കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നു

ഇന്നത്തെ അതിവേഗ ആഗോള ബിസിനസ്സ് സാഹചര്യങ്ങളിൽ, ഫലപ്രദമായ കരാർ മാനേജ്മെന്റ് പരമപ്രധാനമാണ്. കരാറുകളാണ് മിക്കവാറും എല്ലാ ബിസിനസ്സ് ഇടപാടുകളുടെയും അടിത്തറ, അവ ബാധ്യതകൾ നിർവചിക്കുകയും അപകടസാധ്യതകൾ കുറയ്ക്കുകയും വരുമാനം വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, പരമ്പരാഗതവും മാനുവൽ ആയതുമായ കരാർ മാനേജ്മെന്റ് പ്രക്രിയകൾ പലപ്പോഴും സമയമെടുക്കുന്നതും, പിഴവുകൾക്ക് സാധ്യതയുള്ളതും, ചലനാത്മകമായ ഒരു വിപണിയിൽ അഭിവൃദ്ധി പ്രാപിക്കാൻ ആവശ്യമായ വേഗതയില്ലാത്തതുമാണ്. ഇവിടെയാണ് ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ കടന്നുവരുന്നത്, കരാർ മാനേജ്മെന്റിനെ ഒരു പ്രതികരണാത്മക ഭാരത്തിൽ നിന്ന് മുൻകൂട്ടിയുള്ളതും തന്ത്രപരവുമായ ഒരു നേട്ടമാക്കി മാറ്റുന്നു.

കരാർ മാനേജ്മെന്റിലെ ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ എന്തൊക്കെയാണ്?

ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ എന്നത് നിർദ്ദിഷ്ട ട്രിഗറുകളുടെയും വ്യവസ്ഥകളുടെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ യാന്ത്രികമായി നടപ്പിലാക്കുന്ന മുൻകൂട്ടി നിർവചിച്ച പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഒരു ശ്രേണിയാണ്. കരാർ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പശ്ചാത്തലത്തിൽ, പ്രാരംഭ അഭ്യർത്ഥന മുതൽ അന്തിമ നിർവ്വഹണവും പുതുക്കലും വരെയുള്ള കരാർ ലൈഫ് സൈക്കിളിന്റെ വിവിധ ഘട്ടങ്ങൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുക എന്നതാണ് ഇതിനർത്ഥം. ഓരോ കരാറിനെയും ആവശ്യമായ ഘട്ടങ്ങളിലൂടെ ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ മനുഷ്യ ഇടപെടലോടെ നയിക്കുന്ന ഒരു ഡിജിറ്റൽ അസംബ്ലി ലൈനായി ഇതിനെ കരുതുക.

ഓട്ടോമേഷൻ മികവ് പുലർത്തുന്ന കരാർ ലൈഫ് സൈക്കിളിലെ പ്രധാന ഘട്ടങ്ങൾ:

• കരാർ അഭ്യർത്ഥനയും തുടക്കവും: പ്രാരംഭ അഭ്യർത്ഥന പ്രക്രിയ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ആവശ്യമായ എല്ലാ വിവരങ്ങളും മുൻകൂട്ടി ശേഖരിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു, ഇത് പിന്നീട് ഉണ്ടാകുന്ന കാലതാമസങ്ങളും കൃത്യതയില്ലായ്മയും തടയുന്നു. ഇതിൽ ഓൺലൈൻ ഫോമുകൾ, നിലവിലുള്ള സിസ്റ്റങ്ങളിൽ (ഉദാഹരണത്തിന്, CRM, ERP) നിന്ന് ഓട്ടോമേറ്റഡ് ഡാറ്റ എക്സ്ട്രാക്ഷൻ, അംഗീകാരത്തിനായി ഉചിതമായ സ്റ്റേക്ക്‌ഹോൾഡർമാർക്ക് അയയ്ക്കൽ എന്നിവ ഉൾപ്പെടാം.
• രചിക്കലും സഹകരണവും: ഓട്ടോമേറ്റഡ് ടെംപ്ലേറ്റുകളും ക്ലോസ് ലൈബ്രറികളും കരാർ തയ്യാറാക്കുന്നത് കാര്യക്ഷമമാക്കുകയും സ്ഥിരതയും പാലിക്കലും ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. പതിപ്പ് നിയന്ത്രണ സവിശേഷതകൾ ആശയക്കുഴപ്പം തടയുകയും ഒന്നിലധികം സ്റ്റേക്ക്‌ഹോൾഡർമാർക്ക് അവരുടെ സ്ഥാനം പരിഗണിക്കാതെ ഒരേ പ്രമാണത്തിൽ ഫലപ്രദമായി സഹകരിക്കാൻ അനുവദിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. സംയോജിത റെഡ്‌ലൈനിംഗും അംഗീകാര വർക്ക്ഫ്ലോകളും നിയമപരവും ബിസിനസ്സ്പരവുമായ മേൽനോട്ടം ഉറപ്പ് നൽകുന്നു.
• അംഗീകാര വർക്ക്ഫ്ലോ: മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച നിയമങ്ങളെ (ഉദാഹരണത്തിന്, കരാർ മൂല്യം, ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ്, റിസ്ക് നില) അടിസ്ഥാനമാക്കി നിയുക്ത അംഗീകരിക്കുന്നവർക്ക് കരാറുകൾ യാന്ത്രികമായി അയക്കുന്നത് തടസ്സങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുകയും ശരിയായ ആളുകൾ കൃത്യസമയത്ത് കരാറുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുകയും അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു. ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകളും ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകളും പ്രക്രിയയെ മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകുന്നു.
• ചർച്ചകൾ: ഓട്ടോമേഷന് ചർച്ചകൾക്കിടയിൽ സുരക്ഷിതമായ ഡോക്യുമെന്റ് പങ്കിടലും മാറ്റങ്ങൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യലും സുഗമമാക്കാനും, അതുവഴി സുതാര്യതയും ഉത്തരവാദിത്തവും ഉറപ്പാക്കാനും കഴിയും. തത്സമയ സഹകരണ ഉപകരണങ്ങൾ, പ്രത്യേകിച്ച് വിവിധ സമയ മേഖലകളിലുടനീളം, ചർച്ചാ പ്രക്രിയയെ വേഗത്തിലാക്കാൻ സഹായിക്കും.
• നിർവ്വഹണവും ഒപ്പിടലും: ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ (ഇ-സിഗ്നേച്ചർ) സംയോജനം ഒപ്പിടൽ പ്രക്രിയയെ കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നു, ഭൗതിക രേഖകൾ പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നതിനും സ്കാൻ ചെയ്യുന്നതിനും മെയിൽ ചെയ്യുന്നതിനുമുള്ള ആവശ്യം ഇല്ലാതാക്കുന്നു. ഇത് സമയം ലാഭിക്കുകയും ചെലവ് കുറയ്ക്കുകയും ഇടപാടുകൾ വേഗത്തിൽ പൂർത്തിയാക്കാൻ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഒപ്പിട്ടതിന് ശേഷം പ്രസക്തമായ ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് കരാറുകൾ യാന്ത്രികമായി പൂരിപ്പിക്കാൻ കഴിയും.
• ബാധ്യതകളുടെ മാനേജ്മെന്റ്: പ്രധാനപ്പെട്ട കരാർ ബാധ്യതകൾ (ഉദാഹരണത്തിന്, പേയ്‌മെന്റ് സമയപരിധി, ഡെലിവറി തീയതികൾ, പ്രകടന നാഴികക്കല്ലുകൾ) ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നത് ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ഇരു കക്ഷികളും അവരുടെ പ്രതിബദ്ധതകൾ നിറവേറ്റുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു. ഓട്ടോമേറ്റഡ് അലേർട്ടുകളും ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകളും സമയപരിധികൾ നഷ്ടപ്പെടുന്നതും സാധ്യമായ ലംഘനങ്ങളും തടയുന്നു.
• പുതുക്കൽ മാനേജ്മെന്റ്: കരാർ കാലഹരണപ്പെടുന്ന തീയതികൾക്ക് മുമ്പുള്ള ഓട്ടോമേറ്റഡ് ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ കരാർ അവലോകനം ചെയ്യാനും പുതുക്കണോ, വീണ്ടും ചർച്ച ചെയ്യണോ, അല്ലെങ്കിൽ അവസാനിപ്പിക്കണോ എന്ന് തീരുമാനിക്കാനും മതിയായ സമയം നൽകുന്നു. ഓട്ടോമേറ്റഡ് പുതുക്കൽ പ്രക്രിയകൾ അനുകൂലമായ വ്യവസ്ഥകൾ നീട്ടുന്നത് കാര്യക്ഷമമാക്കും.
• റിപ്പോർട്ടിംഗും വിശകലനവും: ഓട്ടോമേറ്റഡ് ഡാറ്റ ശേഖരണവും റിപ്പോർട്ടിംഗ് ഉപകരണങ്ങളും കരാർ പ്രകടനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിലയേറിയ ഉൾക്കാഴ്ചകൾ നൽകുന്നു, മെച്ചപ്പെടുത്താനുള്ള മേഖലകൾ കണ്ടെത്തുകയും ഡാറ്റാധിഷ്ഠിത തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാൻ പ്രാപ്തമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ

കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ വളരെ വലുതും ദൂരവ്യാപകവുമാണ്, ഇത് ബിസിനസ്സിന്റെ വിവിധ വശങ്ങളെ സ്വാധീനിക്കുന്നു.

മെച്ചപ്പെട്ട കാര്യക്ഷമതയും ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയും

ഓട്ടോമേഷൻ മാനുവൽ ജോലികൾ ഒഴിവാക്കുകയും പിശകുകൾ കുറയ്ക്കുകയും പ്രക്രിയകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇത് നിയമ, സംഭരണ, വിൽപ്പന ടീമുകൾക്ക് കൂടുതൽ തന്ത്രപരമായ സംരംഭങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ വിലയേറിയ സമയം നൽകുന്നു. ഡാറ്റാ എൻട്രി, അംഗീകാര റൂട്ടിംഗ്, ബാധ്യത ട്രാക്കിംഗ് തുടങ്ങിയ ആവർത്തന ജോലികൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, ജീവനക്കാർക്ക് വിമർശനാത്മക ചിന്ത, പ്രശ്‌നപരിഹാരം, ബന്ധം സ്ഥാപിക്കൽ എന്നിവ ആവശ്യമുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി അവരുടെ ശ്രമങ്ങൾ സമർപ്പിക്കാൻ കഴിയും. കരാർ ഓട്ടോമേഷൻ നടപ്പിലാക്കുന്ന ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്ക് കരാർ സൈക്കിൾ സമയത്തിൽ 20-30% കുറവുണ്ടായതായി IACCM നടത്തിയ ഒരു പഠനത്തിൽ കണ്ടെത്തി.

ഉദാഹരണം: യൂറോപ്പ്, ഏഷ്യ, വടക്കേ അമേരിക്ക എന്നിവിടങ്ങളിൽ ഓഫീസുകളുള്ള ഒരു ബഹുരാഷ്ട്ര കോർപ്പറേഷൻ സങ്കൽപ്പിക്കുക. ഓട്ടോമേഷൻ ഇല്ലാതെ, ഒരു ലളിതമായ കരാറിൽ ഒപ്പിടാൻ സമയ മേഖലയിലെ വ്യത്യാസങ്ങൾ, മാനുവൽ റൂട്ടിംഗ്, ഭൗതിക ഒപ്പുകൾ എന്നിവ കാരണം ആഴ്ചകൾ എടുത്തേക്കാം. ഒരു ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോ ഉപയോഗിച്ച്, കരാർ ഇലക്ട്രോണിക് ആയി ഉചിതമായ അംഗീകരിക്കുന്നവർക്ക് അവരുടെ സ്ഥാനം പരിഗണിക്കാതെ അയയ്ക്കുകയും മണിക്കൂറുകൾക്കുള്ളിൽ ഡിജിറ്റലായി ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യുന്നു.

കുറഞ്ഞ അപകടസാധ്യതയും മെച്ചപ്പെട്ട നിയമപാലനവും

ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ കരാറുകൾ പ്രസക്തമായ നിയമങ്ങൾക്കും ചട്ടങ്ങൾക്കും അനുസൃതമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു, ഇത് നിയമപരമായ തർക്കങ്ങളുടെയും പിഴകളുടെയും സാധ്യത കുറയ്ക്കുന്നു. കേന്ദ്രീകൃത കരാർ ശേഖരണികളും പതിപ്പ് നിയന്ത്രണ സവിശേഷതകളും കാലഹരണപ്പെട്ടതോ അനുസൃതമല്ലാത്തതോ ആയ കരാർ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുള്ള സാധ്യത കുറയ്ക്കുന്നു. ഓഡിറ്റ് ട്രെയ്‌ലുകൾ കരാറുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെയും വ്യക്തമായ രേഖ നൽകുന്നു, ഇത് കംപ്ലയിൻസ് ഓഡിറ്റുകൾ സുഗമമാക്കുന്നു. സ്റ്റാൻഡേർഡ് ക്ലോസുകളും ടെംപ്ലേറ്റുകളും സ്ഥിരത ഉറപ്പാക്കുന്നു, പിശകുകളും ഒഴിവാക്കലുകളും ലഘൂകരിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം: യൂറോപ്യൻ യൂണിയന്റെ ജനറൽ ഡാറ്റാ പ്രൊട്ടക്ഷൻ റെഗുലേഷൻ (GDPR) വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ ഉൾപ്പെടുന്ന കരാറുകളിൽ പ്രത്യേക ക്ലോസുകൾ ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റങ്ങൾക്ക് പ്രസക്തമായ എല്ലാ GDPR ക്ലോസുകളും ബാധകമായ കരാറുകളിൽ യാന്ത്രികമായി ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ കഴിയും, ഇത് നിയമലംഘനത്തിനുള്ള സാധ്യതയും വലിയ പിഴയും കുറയ്ക്കുന്നു.

ചെലവ് ലാഭിക്കൽ

ഓട്ടോമേഷൻ അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് ചെലവുകൾ കുറയ്ക്കുകയും പേപ്പർ അധിഷ്ഠിത പ്രക്രിയകൾ ഇല്ലാതാക്കുകയും പിശകുകളുടെയും തർക്കങ്ങളുടെയും സാധ്യത കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു, ഇത് കാര്യമായ ചെലവ് ലാഭത്തിലേക്ക് നയിക്കുന്നു. വേഗതയേറിയ കരാർ സൈക്കിൾ സമയം വേഗത്തിലുള്ള വരുമാനം ഉണ്ടാക്കുന്നതിലേക്ക് നയിക്കുന്നു. ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്ത റിസോഴ്സ് വിഹിതം മൊത്തത്തിലുള്ള കാര്യക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്തുകയും പ്രവർത്തന ചെലവ് കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഉദാഹരണം: ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു ആഗോള ലോജിസ്റ്റിക്സ് കമ്പനി അതിന്റെ പേപ്പർ ഉപഭോഗം 80% കുറച്ചു, പ്രിന്റിംഗ്, സ്റ്റോറേജ്, ഡിസ്പോസൽ ചെലവുകളിൽ പ്രതിവർഷം ആയിരക്കണക്കിന് ഡോളർ ലാഭിച്ചു. അവർ കരാറുകൾക്കായി തിരയുന്ന സമയം ഗണ്യമായി കുറച്ചു, വിലയേറിയ സ്റ്റാഫ് സമയം ലാഭിച്ചു.

മെച്ചപ്പെട്ട ദൃശ്യപരതയും നിയന്ത്രണവും

കേന്ദ്രീകൃത കരാർ ശേഖരണികൾ കരാറുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ വിവരങ്ങൾക്കും ഒരൊറ്റ ഉറവിടം നൽകുന്നു, ഇത് മുഴുവൻ കരാർ പോർട്ട്‌ഫോളിയോയുടെയും ദൃശ്യപരതയും നിയന്ത്രണവും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു. തത്സമയ റിപ്പോർട്ടിംഗും വിശകലനവും കരാർ പ്രകടനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിലയേറിയ ഉൾക്കാഴ്ചകൾ നൽകുന്നു, ഇത് ഡാറ്റാധിഷ്ഠിത തീരുമാനമെടുക്കാൻ പ്രാപ്തമാക്കുന്നു. സ്റ്റേക്ക്‌ഹോൾഡർമാർക്ക് കരാറുകളുടെ നില എളുപ്പത്തിൽ ആക്‌സസ് ചെയ്യാനും ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും കഴിയും, ഇത് സുതാര്യതയും ഉത്തരവാദിത്തവും ഉറപ്പാക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം: വിവിധ ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റുകളിലായി ആയിരക്കണക്കിന് കരാറുകളുള്ള ഒരു വലിയ ഫാർമസ്യൂട്ടിക്കൽ കമ്പനിക്ക് പ്രധാന കരാർ വ്യവസ്ഥകളും ബാധ്യതകളും ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ ബുദ്ധിമുട്ടി. ഒരു ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം നടപ്പിലാക്കുന്നത് അവരുടെ എല്ലാ കരാറുകളുടെയും ഒരു കേന്ദ്രീകൃത കാഴ്ച്ച നൽകി, ഇത് പുതുക്കലുകൾ മുൻകൂട്ടി കൈകാര്യം ചെയ്യാനും നിയമപാലനം നിരീക്ഷിക്കാനും സാധ്യമായ അപകടസാധ്യതകൾ തിരിച്ചറിയാനും അവരെ അനുവദിച്ചു.

മെച്ചപ്പെട്ട സഹകരണവും ആശയവിനിമയവും

ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ആന്തരിക ടീമുകളും ബാഹ്യ പങ്കാളികളും തമ്മിലുള്ള സഹകരണവും ആശയവിനിമയവും സുഗമമാക്കുന്നു. സുരക്ഷിതമായ ഡോക്യുമെന്റ് പങ്കിടലും പതിപ്പ് നിയന്ത്രണ സവിശേഷതകളും എല്ലാവരും ഏറ്റവും പുതിയ വിവരങ്ങളുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു. ഓട്ടോമേറ്റഡ് അറിയിപ്പുകളും ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകളും പ്രധാന നാഴികക്കല്ലുകളെയും സമയപരിധികളെയും കുറിച്ച് എല്ലാവരെയും അറിയിക്കുന്നു. സ്റ്റാൻഡേർഡ് പ്രക്രിയകളും ടെംപ്ലേറ്റുകളും സ്ഥിരതയും കാര്യക്ഷമതയും പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം: ഭൂമിശാസ്ത്രപരമായി ചിതറിക്കിടക്കുന്ന ടീമുകളുള്ള ഒരു ആഗോള എഞ്ചിനീയറിംഗ് സ്ഥാപനത്തിന് സങ്കീർണ്ണമായ നിർമ്മാണ കരാറുകളിൽ സഹകരിക്കാൻ ഒരു മികച്ച മാർഗം ആവശ്യമായിരുന്നു. ഒരു ഓട്ടോമേറ്റഡ് സിസ്റ്റം രേഖകൾ സുരക്ഷിതമായി പങ്കിടാനും മാറ്റങ്ങൾ തത്സമയം ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും അവരുടെ സ്ഥാനം പരിഗണിക്കാതെ അംഗീകാരങ്ങൾ കാര്യക്ഷമമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാനും അവരെ പ്രാപ്തരാക്കി.

വർദ്ധിച്ച വേഗതയും അളക്കാനുള്ള കഴിവും

മാറുന്ന ബിസിനസ്സ് ആവശ്യകതകളുമായി പൊരുത്തപ്പെടാൻ ആവശ്യമായ വേഗതയും അളക്കാനുള്ള കഴിവും ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ നൽകുന്നു. സ്റ്റാൻഡേർഡ് പ്രക്രിയകളും ടെംപ്ലേറ്റുകളും പുതിയ കരാറുകൾ ഓൺബോർഡ് ചെയ്യുന്നതും വർദ്ധിച്ചുവരുന്ന അളവുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതും എളുപ്പമാക്കുന്നു. വ്യത്യസ്ത കരാർ തരങ്ങളെയും ബിസിനസ്സ് പ്രക്രിയകളെയും പിന്തുണയ്ക്കുന്നതിനായി സിസ്റ്റം എളുപ്പത്തിൽ കോൺഫിഗർ ചെയ്യാൻ കഴിയും. ഇത് കമ്പനികളെ പുതിയ അവസരങ്ങളോട് വേഗത്തിൽ പ്രതികരിക്കാനും അവരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ കാര്യക്ഷമമായി വികസിപ്പിക്കാനും അനുവദിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം: അതിവേഗം വളരുന്ന ഒരു ഇ-കൊമേഴ്‌സ് കമ്പനിക്ക് അതിന്റെ വികസിക്കുന്ന ബിസിനസ്സിനൊപ്പം വികസിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു കരാർ മാനേജ്മെന്റ് പരിഹാരം ആവശ്യമായിരുന്നു. ഒരു ഓട്ടോമേറ്റഡ് സിസ്റ്റം പുതിയ വിതരണക്കാരെ വേഗത്തിൽ ഓൺബോർഡ് ചെയ്യാനും വർദ്ധിച്ചുവരുന്ന വിൽപ്പന കരാറുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാനും കാര്യമായ ജീവനക്കാരെ ചേർക്കാതെ മാറുന്ന നിയന്ത്രണ ആവശ്യകതകളുമായി പൊരുത്തപ്പെടാനും അവരെ അനുവദിച്ചു.

ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ നടപ്പിലാക്കുന്നു: ഒരു ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഗൈഡ്

ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് ശ്രദ്ധാപൂർവ്വമായ ആസൂത്രണവും നിർവ്വഹണവും ആവശ്യമാണ്. ആരംഭിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്ന ഒരു ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഗൈഡ് ഇതാ:

1. നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ അവസ്ഥ വിലയിരുത്തുക

നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ കരാർ മാനേജ്മെന്റ് പ്രക്രിയകൾ വിലയിരുത്തിക്കൊണ്ട് ആരംഭിക്കുക. വേദനിക്കുന്ന പോയിന്റുകൾ, തടസ്സങ്ങൾ, മെച്ചപ്പെടുത്താനുള്ള മേഖലകൾ എന്നിവ തിരിച്ചറിയുക. നിങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന കരാറുകളുടെ തരങ്ങൾ, പ്രതിവർഷം നിങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന കരാറുകളുടെ എണ്ണം, കരാർ ജീവിതചക്രത്തിൽ ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന പങ്കാളികൾ എന്നിവ വിശകലനം ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ നിലവിലുള്ള വർക്ക്ഫ്ലോകൾ രേഖപ്പെടുത്തുകയും ഓട്ടോമേഷനുള്ള അവസരങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുകയും ചെയ്യുക. പ്രധാന പങ്കാളികളുമായി അഭിമുഖം നടത്തി അവരുടെ അഭിപ്രായങ്ങൾ ശേഖരിക്കുകയും അവരുടെ ആവശ്യങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുകയും ചെയ്യുക.

2. നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങളും ഉദ്ദേശ്യങ്ങളും നിർവചിക്കുക

ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങളും ഉദ്ദേശ്യങ്ങളും വ്യക്തമായി നിർവചിക്കുക. നിങ്ങൾ എന്താണ് നേടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നത്? നിങ്ങൾ കരാർ സൈക്കിൾ സമയം കുറയ്ക്കാനോ, നിയമപാലനം മെച്ചപ്പെടുത്താനോ, ചെലവ് കുറയ്ക്കാനോ, സഹകരണം വർദ്ധിപ്പിക്കാനോ നോക്കുകയാണോ? നിങ്ങളുടെ പുരോഗതി ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും നിങ്ങളുടെ വിജയം അളക്കാനും നിർദ്ദിഷ്ടവും അളക്കാവുന്നതും കൈവരിക്കാവുന്നതും പ്രസക്തവും സമയബന്ധിതവുമായ (SMART) ലക്ഷ്യങ്ങൾ സജ്ജമാക്കുക.

3. ശരിയായ പരിഹാരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക

നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദിഷ്ട ആവശ്യകതകൾക്കും ആവശ്യങ്ങൾക്കും അനുയോജ്യമായ ഒരു കരാർ മാനേജ്മെന്റ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ പരിഹാരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പ്രവർത്തനം, അളക്കാനുള്ള കഴിവ്, സംയോജന ശേഷികൾ, സുരക്ഷാ സവിശേഷതകൾ, ഉപയോക്തൃ-സൗഹൃദം തുടങ്ങിയ ഘടകങ്ങൾ പരിഗണിക്കുക. വ്യത്യസ്ത വെണ്ടർമാരെ വിലയിരുത്തുകയും അവരുടെ ഓഫറുകൾ താരതമ്യം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക. സോഫ്റ്റ്‌വെയർ പരീക്ഷിക്കുന്നതിനും അത് പ്രായോഗികമായി എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നുവെന്ന് കാണുന്നതിനും ഡെമോകളും ട്രയലുകളും അഭ്യർത്ഥിക്കുക. മറ്റ് ഉപയോക്താക്കളിൽ നിന്ന് ഉൾക്കാഴ്ചകൾ ലഭിക്കുന്നതിന് അവലോകനങ്ങളും കേസ് സ്റ്റഡികളും വായിക്കുക.

4. നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുക

നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദിഷ്ട ബിസിനസ്സ് പ്രക്രിയകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി നിങ്ങളുടെ ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുക. കരാർ ജീവിതചക്രത്തിന്റെ ഓരോ ഘട്ടവും അടയാളപ്പെടുത്തുകയും ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ജോലികൾ തിരിച്ചറിയുകയും ചെയ്യുക. വർക്ക്ഫ്ലോയിലെ ഓരോ ഘട്ടവും ആരംഭിക്കുന്ന ട്രിഗറുകളും വ്യവസ്ഥകളും നിർവചിക്കുക. ഓരോ പങ്കാളിയുടെയും റോളുകളും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും നിർണ്ണയിക്കുക. കരാർ തയ്യാറാക്കുന്നത് സ്റ്റാൻഡേർഡ് ചെയ്യുന്നതിന് ടെംപ്ലേറ്റുകളും ക്ലോസ് ലൈബ്രറികളും സൃഷ്ടിക്കുക. കരാറുകൾ ശരിയായ ആളുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുകയും അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ അംഗീകാര വർക്ക്ഫ്ലോകൾ രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുക.

5. നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം കോൺഫിഗർ ചെയ്യുക

നിങ്ങളുടെ രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത വർക്ക്ഫ്ലോകൾ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നതിനായി നിങ്ങളുടെ കരാർ മാനേജ്മെന്റ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ പരിഹാരം കോൺഫിഗർ ചെയ്യുക. ഉപയോക്തൃ റോളുകളും അനുമതികളും സജ്ജമാക്കുക. ടെംപ്ലേറ്റുകളും ക്ലോസ് ലൈബ്രറികളും ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കുക. അംഗീകാര വർക്ക്ഫ്ലോകളും അറിയിപ്പ് നിയമങ്ങളും കോൺഫിഗർ ചെയ്യുക. CRM, ERP, അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ പോലുള്ള മറ്റ് ബിസിനസ്സ് ആപ്ലിക്കേഷനുകളുമായി സിസ്റ്റം സംയോജിപ്പിക്കുക. സിസ്റ്റം സുരക്ഷിതവും പ്രസക്തമായ നിയന്ത്രണങ്ങൾക്ക് അനുസൃതവുമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

6. നിങ്ങളുടെ ഉപയോക്താക്കളെ പരിശീലിപ്പിക്കുക

പുതിയ സിസ്റ്റം എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാമെന്ന് നിങ്ങളുടെ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് സമഗ്രമായ പരിശീലനം നൽകുക. ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകളുടെ പ്രയോജനങ്ങളും അവ അവരുടെ കാര്യക്ഷമതയും ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയും എങ്ങനെ മെച്ചപ്പെടുത്തുമെന്നും വിശദീകരിക്കുക. ഉപയോക്താക്കളെ സിസ്റ്റവുമായി പരിചയപ്പെടാൻ സഹായിക്കുന്നതിന് നേരിട്ടുള്ള പരിശീലനവും പിന്തുണയും നൽകുക. സാധാരണ ചോദ്യങ്ങൾക്ക് ഉത്തരം നൽകുന്നതിന് ഉപയോക്തൃ ഗൈഡുകളും പതിവുചോദ്യങ്ങളും സൃഷ്ടിക്കുക. മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള ഫീഡ്‌ബ্যাকക്കും നിർദ്ദേശങ്ങളും നൽകാൻ ഉപയോക്താക്കളെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുക.

7. പരീക്ഷിച്ച് വിന്യസിക്കുക

നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ ഓർഗനൈസേഷനിലും വിന്യസിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് സിസ്റ്റം സമഗ്രമായി പരീക്ഷിക്കുക. സിസ്റ്റം നിങ്ങളുടെ ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുന്നുണ്ടോ എന്നും പ്രതീക്ഷിച്ചതുപോലെ പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടോ എന്നും ഉറപ്പാക്കാൻ ഉപയോക്തൃ സ്വീകാര്യത പരിശോധന (UAT) നടത്തുക. പരിശോധനയ്ക്കിടെ കണ്ടെത്തുന്ന ഏതെങ്കിലും ബഗുകളോ പ്രശ്നങ്ങളോ പരിഹരിക്കുക. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിലെ തടസ്സങ്ങൾ കുറയ്ക്കുന്നതിന് ഘട്ടം ഘട്ടമായി സിസ്റ്റം വിന്യസിക്കുക. വിന്യസിച്ചതിന് ശേഷം സിസ്റ്റം ശരിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ അത് സൂക്ഷ്മമായി നിരീക്ഷിക്കുക.

8. നിരീക്ഷിക്കുകയും ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക

നിങ്ങളുടെ ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകളുടെ പ്രകടനം നിരീക്ഷിക്കുകയും ഒപ്റ്റിമൈസേഷനുള്ള മേഖലകൾ തിരിച്ചറിയുകയും ചെയ്യുക. കരാർ സൈക്കിൾ സമയം, കംപ്ലയിൻസ് നിരക്കുകൾ, ചെലവ് ലാഭിക്കൽ തുടങ്ങിയ പ്രധാന മെട്രിക്കുകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുക. ഉപയോക്താക്കളിൽ നിന്നും പങ്കാളികളിൽ നിന്നും ഫീഡ്‌ബാക്ക് ശേഖരിക്കുക. കാര്യക്ഷമതയും ഫലപ്രാപ്തിയും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിന് ആവശ്യാനുസരണം നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോകളിലും കോൺഫിഗറേഷനുകളിലും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുക. മാറുന്ന ബിസിനസ്സ് ആവശ്യകതകൾക്കും നിയന്ത്രണ ആവശ്യകതകൾക്കും അനുസൃതമായി നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം തുടർച്ചയായി വിലയിരുത്തുകയും അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.

ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള മികച്ച രീതികൾ

ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകളുടെ വിജയകരമായ നടത്തിപ്പ് ഉറപ്പാക്കാൻ, ഇനിപ്പറയുന്ന മികച്ച രീതികൾ പരിഗണിക്കുക:

• പങ്കാളികളെ നേരത്തെ ഉൾപ്പെടുത്തുക: പ്രക്രിയയുടെ തുടക്കത്തിൽ തന്നെ എല്ലാ പങ്കാളികളിൽ നിന്നും അംഗീകാരം നേടുക. വർക്ക്ഫ്ലോകളുടെ ആസൂത്രണത്തിലും രൂപകൽപ്പനയിലും അവരെ ഉൾപ്പെടുത്തുക. അവരുടെ ആശങ്കകൾ പരിഹരിക്കുകയും അവരുടെ ഫീഡ്‌ബാക്ക് ഉൾപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
• ചെറുതായി ആരംഭിച്ച് ക്രമേണ വികസിപ്പിക്കുക: എല്ലാം ഒരേസമയം ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ ശ്രമിക്കരുത്. ഒരു ചെറിയ പൈലറ്റ് പ്രോജക്റ്റിൽ ആരംഭിച്ച് ക്രമേണ ഓട്ടോമേഷന്റെ വ്യാപ്തി വർദ്ധിപ്പിക്കുക.
• ഉപയോക്തൃ സ്വീകാര്യതയിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക: നിങ്ങളുടെ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് പുതിയ സിസ്റ്റം ഉപയോഗിക്കുന്നതിൽ സൗകര്യവും ആത്മവിശ്വാസവുമുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. സമഗ്രമായ പരിശീലനവും നിരന്തരമായ പിന്തുണയും നൽകുക.
• അയവുള്ള ഒരു പരിഹാരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക: നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദിഷ്ട ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാൻ കഴിയുന്നതും അയവുള്ളതുമായ ഒരു കരാർ മാനേജ്മെന്റ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ പരിഹാരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
• നിലവിലുള്ള സിസ്റ്റങ്ങളുമായി സംയോജിപ്പിക്കുക: ഡാറ്റാ ഫ്ലോ കാര്യക്ഷമമാക്കാനും കാര്യക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്താനും നിങ്ങളുടെ കരാർ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം മറ്റ് ബിസിനസ്സ് ആപ്ലിക്കേഷനുകളുമായി സംയോജിപ്പിക്കുക.
• വ്യക്തമായ റോളുകളും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും സ്ഥാപിക്കുക: കരാർ ജീവിതചക്രത്തിൽ ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന ഓരോ പങ്കാളിക്കും വ്യക്തമായ റോളുകളും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും നിർവചിക്കുക.
• പ്രകടനം നിരീക്ഷിക്കുകയും ക്രമീകരണങ്ങൾ വരുത്തുകയും ചെയ്യുക: നിങ്ങളുടെ ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകളുടെ പ്രകടനം തുടർച്ചയായി നിരീക്ഷിക്കുകയും കാര്യക്ഷമതയും ഫലപ്രാപ്തിയും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിന് ആവശ്യാനുസരണം ക്രമീകരണങ്ങൾ വരുത്തുകയും ചെയ്യുക.
• സുരക്ഷയ്ക്കും നിയമപാലനത്തിനും മുൻഗണന നൽകുക: നിങ്ങളുടെ കരാർ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം സുരക്ഷിതവും പ്രസക്തമായ നിയന്ത്രണങ്ങൾക്ക് അനുസൃതവുമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
• എല്ലാം രേഖപ്പെടുത്തുക: നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ, കോൺഫിഗറേഷനുകൾ, പരിശീലന സാമഗ്രികൾ എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തുക. ഇത് ഭാവിയിൽ സിസ്റ്റം പരിപാലിക്കുന്നതും അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതും എളുപ്പമാക്കും.
• വിദഗ്ദ്ധരുടെ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം തേടുക: നിങ്ങൾക്ക് ആന്തരിക വൈദഗ്ദ്ധ്യം ഇല്ലെങ്കിൽ, ഒരു കരാർ മാനേജ്മെന്റ് കൺസൾട്ടന്റിൽ നിന്നോ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ വെണ്ടറിൽ നിന്നോ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം തേടുന്നത് പരിഗണിക്കുക.

പ്രവർത്തനത്തിലുള്ള ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകളുടെ ഉദാഹരണങ്ങൾ

വിവിധ വ്യവസായങ്ങളിലും സാഹചര്യങ്ങളിലും ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ എങ്ങനെ പ്രയോഗിക്കാമെന്നതിന്റെ ചില ഉദാഹരണങ്ങൾ ഇതാ:

• പ്രൊക്യുർമെന്റ് (സംഭരണം): പ്രാരംഭ അഭ്യർത്ഥന മുതൽ അന്തിമ നിർവ്വഹണം വരെയുള്ള സംഭരണ കരാർ പ്രക്രിയ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് വിതരണക്കാരെ ഓൺബോർഡ് ചെയ്യുന്നത് കാര്യക്ഷമമാക്കാനും മികച്ച വ്യവസ്ഥകൾ ചർച്ച ചെയ്യാനും സംഭരണ നയങ്ങൾ പാലിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും കഴിയും.
• സെയിൽസ് (വിൽപ്പന): വിൽപ്പന കരാർ പ്രക്രിയ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ഇടപാടുകൾ വേഗത്തിലാക്കാനും വിൽപ്പന ടീമിന്റെ കാര്യക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്താനും വിൽപ്പന കരാറുകളിലെ പിശകുകൾ കുറയ്ക്കാനും കഴിയും.
• ലീഗൽ (നിയമം): നിയമപരമായ കരാറുകളുടെ അവലോകനവും അംഗീകാരവും ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് അപകടസാധ്യത കുറയ്ക്കാനും നിയമപാലനം ഉറപ്പാക്കാനും നിയമ ടീമുകളെ കൂടുതൽ തന്ത്രപരമായ കാര്യങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ സഹായിക്കാനും കഴിയും.
• ഹ്യൂമൻ റിസോഴ്‌സസ് (മാനവ വിഭവശേഷി): ജീവനക്കാരെ ഓൺബോർഡ് ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് തൊഴിൽ കരാറുകളുടെ സൃഷ്ടിയും മാനേജ്മെന്റും കാര്യക്ഷമമാക്കാനും തൊഴിൽ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും കഴിയും.
• റിയൽ എസ്റ്റേറ്റ്: പാട്ടക്കരാർ പ്രക്രിയ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് പ്രോപ്പർട്ടി മാനേജ്മെന്റ് ലളിതമാക്കാനും വാടകക്കാരുമായുള്ള ബന്ധം മെച്ചപ്പെടുത്താനും റിയൽ എസ്റ്റേറ്റ് ചട്ടങ്ങൾ പാലിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും കഴിയും.

കരാർ മാനേജ്മെന്റിന്റെ ഭാവി: എഐയും മെഷീൻ ലേണിംഗും

ആർട്ടിഫിഷ്യൽ ഇന്റലിജൻസ് (എഐ), മെഷീൻ ലേണിംഗ് (എംഎൽ) എന്നിവയിലെ മുന്നേറ്റങ്ങളാണ് കരാർ മാനേജ്മെന്റിന്റെ ഭാവിയെ രൂപപ്പെടുത്തുന്നത്. എഐ-പവർ ചെയ്യുന്ന കരാർ മാനേജ്മെന്റ് പരിഹാരങ്ങൾക്ക് കരാർ റിസ്ക് വിലയിരുത്തൽ, ക്ലോസ് എക്സ്ട്രാക്ഷൻ, കംപ്ലയിൻസ് നിരീക്ഷണം തുടങ്ങിയ സങ്കീർണ്ണമായ ജോലികൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയും. എംഎൽ അൽഗോരിതങ്ങൾക്ക് പാറ്റേണുകൾ തിരിച്ചറിയാനും ഫലങ്ങൾ പ്രവചിക്കാനും വിലയേറിയ ഉൾക്കാഴ്ചകൾ നൽകാനും വലിയ അളവിലുള്ള കരാർ ഡാറ്റ വിശകലനം ചെയ്യാൻ കഴിയും.

എഐയും എംഎല്ലും കരാർ മാനേജ്മെന്റിനെ എങ്ങനെ മാറ്റിമറിക്കുന്നു എന്നതിന്റെ ചില ഉദാഹരണങ്ങൾ ഇതാ:

• എഐ-പവർ ചെയ്യുന്ന റിസ്ക് വിലയിരുത്തൽ: പ്രതികൂലമായ ക്ലോസുകൾ, കാണാതായ വിവരങ്ങൾ, നിയമലംഘന പ്രശ്നങ്ങൾ തുടങ്ങിയ സാധ്യമായ അപകടസാധ്യതകൾ തിരിച്ചറിയാൻ എഐ അൽഗോരിതങ്ങൾക്ക് കരാറുകൾ വിശകലനം ചെയ്യാൻ കഴിയും.
• ഓട്ടോമേറ്റഡ് ക്ലോസ് എക്സ്ട്രാക്ഷൻ: പേയ്‌മെന്റ് നിബന്ധനകൾ, അവസാനിപ്പിക്കൽ വ്യവസ്ഥകൾ, ബൗദ്ധിക സ്വത്തവകാശം തുടങ്ങിയ പ്രധാന ക്ലോസുകൾ കരാറുകളിൽ നിന്ന് എഐക്ക് യാന്ത്രികമായി എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റുചെയ്യാൻ കഴിയും.
• പ്രവചനപരമായ വിശകലനം: കരാർ തർക്കത്തിന്റെ സാധ്യത അല്ലെങ്കിൽ ചെലവ് ലാഭിക്കാനുള്ള സാധ്യത പോലുള്ള ഫലങ്ങൾ പ്രവചിക്കാൻ എംഎൽ അൽഗോരിതങ്ങൾക്ക് കരാർ ഡാറ്റ വിശകലനം ചെയ്യാൻ കഴിയും.
• സ്മാർട്ട് കരാർ അവലോകനം: സാധ്യമായ പ്രശ്നങ്ങൾ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്തും മെച്ചപ്പെടുത്തലുകൾ നിർദ്ദേശിച്ചും കരാറുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുന്നതിൽ എഐക്ക് നിയമ ടീമുകളെ സഹായിക്കാൻ കഴിയും.
• ഓട്ടോമേറ്റഡ് കംപ്ലയിൻസ് നിരീക്ഷണം: പ്രസക്തമായ നിയമങ്ങൾക്കും ചട്ടങ്ങൾക്കും അനുസൃതമായി കരാറുകൾ നിരീക്ഷിക്കാനും സാധ്യമായ ഏതെങ്കിലും ലംഘനങ്ങളെക്കുറിച്ച് പങ്കാളികളെ അറിയിക്കാനും എഐക്ക് കഴിയും.

ഉപസംഹാരം

ഇന്നത്തെ ആഗോളവൽക്കരിക്കപ്പെട്ട ലോകത്ത് തങ്ങളുടെ പ്രക്രിയകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കാനും അപകടസാധ്യതകൾ കുറയ്ക്കാനും കാര്യക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്താനും ആഗ്രഹിക്കുന്ന ബിസിനസുകൾക്ക് ഓട്ടോമേറ്റഡ് കരാർ മാനേജ്മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ അത്യാവശ്യമാണ്. കരാർ ജീവിതചക്രത്തിന്റെ വിവിധ ഘട്ടങ്ങൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്ക് വിലയേറിയ സമയം ലാഭിക്കാനും ചെലവ് കുറയ്ക്കാനും സഹകരണം വർദ്ധിപ്പിക്കാനും കഴിയും. എഐ, എംഎൽ സാങ്കേതികവിദ്യകൾ വികസിക്കുന്നത് തുടരുമ്പോൾ, കരാർ മാനേജ്മെന്റിന്റെ ഭാവി ഇതിലും വലിയ ഓട്ടോമേഷനും ബുദ്ധിയും വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു, ഇത് മികച്ച തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനും കൂടുതൽ വിജയം നേടാനും ബിസിനസുകളെ ശാക്തീകരിക്കുന്നു.

ഓട്ടോമേഷൻ സ്വീകരിക്കുകയും നിങ്ങളുടെ കരാറുകളുടെ മുഴുവൻ സാധ്യതകളും അൺലോക്ക് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക, അവയെ നിശ്ചലമായ രേഖകളിൽ നിന്ന് ബിസിനസ്സ് വളർച്ചയുടെ ചലനാത്മക ചാലകങ്ങളാക്കി മാറ്റുക.