Darbplūsmu automatizācija: Zapier un IFTTT izmantošana biznesa efektivitātei

Mūsdienu straujajā globālajā biznesa vidē efektivitāte ir vissvarīgākā. Organizācijas pastāvīgi meklē veidus, kā optimizēt procesus, samazināt manuālus uzdevumus un atbrīvot vērtīgo darbinieku laiku stratēģiskākām iniciatīvām. Darbplūsmu automatizācija piedāvā spēcīgu risinājumu, un divas vadošās platformas, Zapier un IFTTT (If This Then That), ir šīs revolūcijas priekšgalā. Šis visaptverošais ceļvedis pēta, kā šie rīki var pārveidot jūsu biznesu neatkarīgi no tā lieluma vai atrašanās vietas.

Kas ir darbplūsmu automatizācija?

Darbplūsmu automatizācija ietver tehnoloģiju izmantošanu, lai automatizētu atkārtotus, manuālus uzdevumus un procesus. Tas var ietvert gan vienkāršus uzdevumus, piemēram, automātisku e-pasta pielikumu saglabāšanu, gan sarežģītas, daudzpakāpju darbplūsmas, kas ietver vairākas lietojumprogrammas. Mērķis ir novērst sastrēgumus, samazināt kļūdas un uzlabot kopējo produktivitāti.

Kāpēc darbplūsmu automatizācija ir svarīga uzņēmumiem?

• Paaugstināta produktivitāte: Ikdienišķu uzdevumu automatizācija ļauj darbiniekiem koncentrēties uz augstākas vērtības aktivitātēm, tādējādi palielinot kopējo produktivitāti.
• Samazinātas kļūdas: Automatizācija samazina cilvēka kļūdu risku, nodrošinot biznesa procesu konsekvenci un precizitāti.
• Uzlabota efektivitāte: Optimizētas darbplūsmas nodrošina ātrāku izpildes laiku un uzlabotu darbības efektivitāti.
• Izmaksu ietaupījumi: Samazināts manuālais darbs un mazāk kļūdu rada ievērojamus izmaksu ietaupījumus.
• Uzlabota klientu pieredze: Ātrāks reakcijas laiks un personalizēta mijiedarbība uzlabo klientu apmierinātību.
• Mērogojamība: Automatizācija ļauj uzņēmumiem paplašināt savu darbību, proporcionāli nepalielinot darbinieku skaitu.
• Labāka datu pārvaldība: Automatizētas darbplūsmas var nodrošināt, ka dati tiek konsekventi ievadīti un atjaunināti dažādās sistēmās.
• Uzlabota darbinieku morāle: Atbrīvojot no atkārtotiem uzdevumiem, automatizācija var uzlabot darbinieku apmierinātību un samazināt izdegšanu.

Zapier pret IFTTT: Detalizēts salīdzinājums

Lai gan gan Zapier, gan IFTTT piedāvā darbplūsmu automatizācijas iespējas, tās ir paredzētas dažādām vajadzībām un lietošanas gadījumiem. Izpratne par to stiprajām un vājajām pusēm ir būtiska, lai izvēlētos pareizo platformu savam biznesam.

Zapier

Zapier ir spēcīga, daudzpusīga automatizācijas platforma, kas galvenokārt paredzēta biznesa lietotājiem. Tā savieno tūkstošiem lietotņu un pakalpojumu, ļaujot jums izveidot sarežģītas, daudzpakāpju darbplūsmas, ko sauc par "Zaps".

Zapier galvenās iezīmes:

• Plaša lietotņu integrācija: Zapier lepojas ar integrācijām ar vairāk nekā 5000 lietotnēm, tostarp populāriem biznesa rīkiem, piemēram, Salesforce, Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack un daudziem citiem.
• Daudzpakāpju "Zaps": Izveidojiet darbplūsmas ar vairākiem trigeriem un darbībām, kas ļauj veidot sarežģītus automatizācijas scenārijus.
• Datu pārveidošana: Zapier piedāvā datu pārveidošanas iespējas, ļaujot manipulēt ar datiem, kad tie plūst starp lietotnēm.
• Paplašināta loģika: Izmantojiet filtrus un nosacījumus, lai izveidotu darbplūsmas, kas pielāgojas dažādām situācijām.
• Webhook (tīmekļa āķi): Izveidojiet savienojumu ar pielāgotiem API un pakalpojumiem, izmantojot "webhook".
• Komandas sadarbība: Sadarbojieties ar komandas locekļiem, veidojot "Zaps", un pārvaldiet lietotāju atļaujas.
• Spēcīga uzraudzība un ziņošana: Sekojiet līdzi "Zap" veiktspējai un identificējiet iespējamās problēmas.

Zapier lietošanas piemēri:

• Mārketinga automatizācija: Automātiski pievienojiet jaunus potenciālos klientus no Facebook reklāmas savai CRM sistēmai (piemēram, Salesforce, HubSpot).
• Pārdošanas automatizācija: Izveidojiet uzdevumu savā projektu pārvaldības rīkā (piemēram, Asana, Trello), kad jūsu CRM sistēmā tiek uzvarēts jauns darījums.
• Klientu apkalpošanas automatizācija: Nosūtiet Slack paziņojumu savai klientu apkalpošanas komandai, kad jūsu palīdzības dienesta sistēmā (piemēram, Zendesk, Help Scout) tiek izveidots jauns atbalsta pieteikums.
• E-komercijas automatizācija: Pievienojiet jaunus klientus no savas e-komercijas platformas (piemēram, Shopify, WooCommerce) savam e-pasta mārketinga sarakstam (piemēram, Mailchimp, Klaviyo).
• Personālvadības automatizācija: Automātiski pievienojiet jaunus darbiniekus no savas pieteikumu izsekošanas sistēmas (ATS) savai personālvadības sistēmai (piemēram, BambooHR, Workday).

Zapier cenas:

Zapier piedāvā dažādus cenu plānus, lai apmierinātu dažādas vajadzības, ieskaitot bezmaksas plānu ar ierobežotu funkcionalitāti. Maksas plāni piedāvā vairāk "Zaps", daudzpakāpju "Zaps", premium lietotņu integrācijas un citas paplašinātas funkcijas. Uzņēmumiem jaunattīstības valstīs cenas var šķist grūti pamatojamas sākotnējai ieviešanai, tāpēc ir būtiski rūpīgi novērtēt automatizācijas vērtību un investīciju atdevi (ROI).

IFTTT (If This Then That)

IFTTT ir lietotājam draudzīga automatizācijas platforma, kas sākotnēji bija paredzēta personīgai lietošanai, bet tagad piedāvā arī biznesa risinājumus. Tā savieno lietotnes un ierīces, izmantojot vienkāršus "Applets" (iepriekš sauktus par "Recipes"), kas balstās uz "If This Then That" (Ja šis, tad tas) loģiku.

IFTTT galvenās iezīmes:

• Vienkārša "Applet" izveide: IFTTT intuitīvā saskarne ļauj viegli izveidot vienkāršas automatizācijas darbplūsmas.
• Plašs lietotņu integrāciju klāsts: IFTTT savienojas ar daudzveidīgu lietotņu un pakalpojumu klāstu, tostarp sociālo mediju platformām, viedās mājas ierīcēm un produktivitātes rīkiem.
• Mobilā lietotne: IFTTT piedāvā mobilo lietotni, lai veidotu un pārvaldītu "Applets" ceļā.
• Fokuss uz patērētāju lietojumprogrammām: Lai gan IFTTT piedāvā biznesa risinājumus, tā saknes ir patērētāju lietojumprogrammās, kas padara to piemērotu personīgo un dzīvesveida uzdevumu automatizācijai.

IFTTT lietošanas piemēri:

• Sociālo mediju automatizācija: Automātiski kopīgojiet savus Instagram fotoattēlus Twitter.
• Viedās mājas automatizācija: Ieslēdziet savas Philips Hue gaismas, kad atgriežaties mājās.
• Laikapstākļu automatizācija: Saņemiet paziņojumu, ja rīt gaidāms lietus.
• Produktivitātes automatizācija: Saglabājiet visus savus jaunos tvītus Google Sheet izklājlapā.
• Biznesa automatizācija: Automātiski nosūtiet sveiciena e-pastu jauniem klientiem, kuri reģistrējas jūsu pakalpojumam.

IFTTT cenas:

IFTTT piedāvā bezmaksas plānu ar ierobežotu "Applet" izpildes reižu skaitu un funkcijām. Maksas plāni piedāvā vairāk "Applet" izpildes reižu, ātrāku izpildes laiku un paplašinātas funkcijas. IFTTT Pro piedāvā vairāk funkciju un kontroli pār "Applets". Pateicoties pieejamākai cenai, IFTTT var būt labs sākumpunkts automatizācijā mazākiem uzņēmumiem vai privātpersonām valstīs ar ierobežotiem resursiem.

Zapier pret IFTTT: Kopsavilkuma tabula

Iezīme	Zapier	IFTTT
Mērķauditorija	Biznesa lietotāji, izstrādātāji	Patērētāji, mazie uzņēmumi
Sarežģītība	Sarežģītākas, daudzpakāpju darbplūsmas	Vienkāršākas, viena soļa darbplūsmas
Lietotņu integrācijas	Plašas (5000+ lietotnes)	Plašs klāsts, bet mazāk nekā Zapier
Datu pārveidošana	Jā	Nē
Loģika un filtri	Paplašināta	Pamata
Cenas	Dārgāks	Pieejamāks
Lietošanas gadījumi	Biznesam kritiskas darbplūsmas, datu ietilpīgi uzdevumi	Vienkāršas automatizācijas, personīgā produktivitāte

Pareizās platformas izvēle: Faktori, kas jāņem vērā

Labākā platforma jūsu biznesam ir atkarīga no jūsu īpašajām vajadzībām un prasībām. Pieņemot lēmumu, apsveriet šādus faktorus:

• Darbplūsmu sarežģītība: Ja jums ir jāveido sarežģītas, daudzpakāpju darbplūsmas, Zapier ir labāka izvēle. Ja jums nepieciešamas tikai vienkāršas automatizācijas, IFTTT var būt pietiekami.
• Lietotņu integrācijas: Pārliecinieties, ka platforma atbalsta lietotnes un pakalpojumus, kurus jūs izmantojat visbiežāk. Zapier parasti piedāvā plašāku integrāciju klāstu.
• Datu pārveidošanas vajadzības: Ja jums ir nepieciešams manipulēt ar datiem, kad tie plūst starp lietotnēm, Zapier datu pārveidošanas iespējas ir būtiskas.
• Budžets: Zapier parasti ir dārgāks nekā IFTTT. Pieņemot lēmumu, apsveriet savu budžetu.
• Tehniskās zināšanas: Zapier piedāvā vairāk paplašinātu funkciju un pielāgošanas iespēju, kas var prasīt zināmas tehniskās zināšanas. IFTTT ir lietotājam draudzīgāks un vieglāk uzstādāms.
• Mērogojamības prasības: Augošiem uzņēmumiem Zapier spēcīgās funkcijas un mērogojamība padara to par ilgtspējīgāku risinājumu.

Praktiski darbplūsmu automatizācijas piemēri dažādās nozarēs

E-komercija

• Pamesto grozu atgūšana: Automātiski nosūtiet e-pastu klientiem, kuri pamet savus iepirkumu grozus, atgādinot viņiem pabeigt pirkumu. (Gan Zapier, gan IFTTT to var sasniegt ar attiecīgajām e-komercijas integrācijām.)
• Pasūtījuma izpildes paziņojumi: Sūtiet klientiem automātiskus atjauninājumus par viņu pasūtījuma statusu, sākot no apstrādes līdz nosūtīšanai. (Zapier bieži tiek dota priekšroka šim uzdevumam, jo tas spēj apstrādāt sarežģītākus pasūtījuma datus.)
• Krājumu pārvaldība: Atjauniniet krājumu līmeni savā grāmatvedības programmatūrā (piemēram, QuickBooks, Xero), kad tiek veikts pirkums. (Zapier ir labi piemērots integrācijām ar grāmatvedības sistēmām.)

Mārketings

• Ierakstu publicēšana sociālajos medijos: Automātiski kopīgojiet bloga ierakstus vai rakstus savos sociālo mediju kanālos. (IFTTT ir populārs vienkāršākai kopīgošanai sociālajos medijos.)
• Potenciālo klientu piesaiste: Automātiski pievienojiet jaunus potenciālos klientus no tīmekļa vietnes veidlapām savai CRM sistēmai. (Zapier parasti tiek izmantots CRM integrācijām.)
• E-pasta mārketings: Segmentējiet savu e-pasta sarakstu, pamatojoties uz klientu uzvedību, un sūtiet personalizētas e-pasta kampaņas. (Zapier var savienoties ar dažādām e-pasta mārketinga platformām šim nolūkam.)

Klientu apkalpošana

• Pieteikumu maršrutēšana: Automātiski novirziet atbalsta pieteikumus atbilstošajam aģentam, pamatojoties uz problēmas veidu. (Zapier var integrēties ar palīdzības dienesta programmatūru inteliģentai pieteikumu maršrutēšanai.)
• Zināšanu bāzes ieteikumi: Automātiski ieteikt atbilstošus zināšanu bāzes rakstus klientiem, pamatojoties uz viņu jautājumiem. (Sarežģītākām integrācijām bieži nepieciešamas Zapier iespējas.)
• Klientu apmierinātības aptaujas: Automātiski nosūtiet klientu apmierinātības aptaujas pēc atbalsta mijiedarbības. (Abas platformas var veikt pamata aptauju automatizāciju.)

Personālvadība

• Jauno darbinieku ievadīšanas automatizācija: Automātiski izveidojiet kontus un piešķiriet piekļuvi nepieciešamajām sistēmām jauniem darbiniekiem. (Zapier parasti ir nepieciešams sarežģītiem ievadīšanas procesiem.)
• Atvaļinājumu pieprasījumu pārvaldība: Automatizējiet atvaļinājumu pieprasījumu iesniegšanas un apstiprināšanas procesu. (Zapier var konfigurēt integrācijām ar personālvadības sistēmām.)
• Atgādinājumi par darba snieguma novērtēšanu: Automātiski nosūtiet atgādinājumus vadītājiem un darbiniekiem par gaidāmajām darba snieguma novērtēšanām. (Abas platformas var veikt vienkāršas atgādinājumu automatizācijas.)

Labākā prakse darbplūsmu automatizācijas ieviešanai

Lai nodrošinātu veiksmīgu darbplūsmu automatizācijas ieviešanu, ievērojiet šo labāko praksi:

• Identificējiet sāpju punktus: Sāciet ar laika ietilpīgāko un kļūdām visvairāk pakļauto uzdevumu identificēšanu savā biznesā.
• Definējiet skaidrus mērķus: Izvirziet skaidrus mērķus, ko vēlaties sasniegt ar automatizāciju.
• Kartējiet darbplūsmas: Izveidojiet detalizētas diagrammas par savām esošajām darbplūsmām, lai identificētu automatizācijas jomas.
• Izvēlieties pareizos rīkus: Izvēlieties automatizācijas platformu, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām un budžetam.
• Sāciet ar mazumiņu: Sāciet ar vienkāršām automatizācijām un pakāpeniski paplašiniet līdz sarežģītākām darbplūsmām.
• Rūpīgi testējiet: Pirms izvietošanas rūpīgi pārbaudiet savas automatizācijas, lai pārliecinātos, ka tās darbojas pareizi.
• Pārraugiet veiktspēju: Sekojiet līdzi savu automatizāciju veiktspējai un veiciet nepieciešamos pielāgojumus.
• Apmāciet darbiniekus: Apmāciet darbiniekus, kā lietot un uzturēt jaunās automatizācijas.
• Drošības apsvērumi: Pārliecinieties, ka jūsu izmantotās platformas atbilst nepieciešamajai drošības atbilstībai un pienācīgi apstrādā sensitīvus datus, īpaši strādājot ar globālu klientu informāciju un dažādiem datu privātuma noteikumiem.
• Pielāgojieties izmaiņām: Attīstoties jūsu biznesam, esiet gatavi pielāgot savas automatizācijas, lai tās atbilstu mainīgajām vajadzībām.

Darbplūsmu automatizācijas nākotne

Darbplūsmu automatizācija nepārtraukti attīstās, ko virza mākslīgā intelekta (MI) un mašīnmācīšanās (ML) progress. Nākotnē mēs varam sagaidīt:

• Viedāka automatizācija: MI darbināta automatizācija spēs veikt sarežģītākus uzdevumus un pieņemt lēmumus, balstoties uz datu analīzi.
• Hiperautomatizācija: Organizācijas automatizēs arvien vairāk procesu visā uzņēmumā, radot pilnībā automatizētu ekosistēmu.
• Pilsoņu izstrāde (Citizen Development): Zema koda un bezkoda platformas dos darbiniekiem iespēju veidot savas automatizācijas, demokratizējot piekļuvi automatizācijas tehnoloģijām.
• Integrācija ar jaunajām tehnoloģijām: Darbplūsmu automatizācija integrēsies ar jaunām tehnoloģijām, piemēram, blokķēdi, lietu internetu (IoT) un virtuālo realitāti.
• Personalizēta automatizācija: MI un ML ļaus izveidot personalizētas automatizācijas pieredzes individuāliem lietotājiem.

Noslēgums

Darbplūsmu automatizācija ir spēcīgs rīks jebkura lieluma uzņēmumiem, kas piedāvā ievērojamas priekšrocības produktivitātes, efektivitātes un izmaksu ietaupījumu ziņā. Rūpīgi izvērtējot savas vajadzības un izvēloties pareizo platformu, jūs varat atraisīt pilnu automatizācijas potenciālu un pārveidot savu biznesu. Neatkarīgi no tā, vai izvēlaties Zapier spēcīgās iespējas vai IFTTT lietotājam draudzīgo vienkāršību, darbplūsmu automatizācijas pieņemšana ir būtisks solis ceļā uz lielākiem panākumiem mūsdienu konkurences piesātinātajā globālajā tirgū. Atcerieties par prioritāti noteikt savu pašreizējo procesu izpratni, skaidru mērķu noteikšanu un pārdomātu ieviešanu, lai maksimizētu investīciju atdevi un izvairītos no neparedzētām sekām.