Daudzuzdevumu veikšana pret viena uzdevuma veikšanu: Produktivitātes paaugstināšana globālā pasaulē

Mūsdienu straujajā, savstarpēji saistītajā pasaulē spēja vienlaikus pārvaldīt vairākus uzdevumus bieži tiek uzskatīta par ļoti vērtīgu prasmi. Tomēr daudzuzdevumu veikšanas efektivitāte salīdzinājumā ar viena uzdevuma veikšanu ir pastāvīgu debašu priekšmets. Šajā rakstā aplūkotas atšķirības starp šīm divām pieejām, izpētīta to ietekme uz produktivitāti un piedāvātas stratēģijas darba plūsmas optimizēšanai globalizētā vidē.

Kas ir daudzuzdevumu veikšana?

Daudzuzdevumu veikšana, vienkāršoti izsakoties, ir mēģinājums veikt divus vai vairākus uzdevumus vienlaicīgi vai strauji pārslēgties starp tiem. Pievilcība ir acīmredzama: paveikt vairāk īsākā laikā. Tomēr kognitīvā zinātne atklāj niansētāku ainu.

Pastāv divi galvenie daudzuzdevumu veikšanas veidi:

• Patiesa paralēlā apstrāde: Tā notiek, ja uzdevumi izmanto dažādus kognitīvos resursus un tos patiešām var veikt vienlaicīgi bez būtiskas veiktspējas pasliktināšanās. Piemērs varētu būt instrumentālās mūzikas klausīšanās, kamēr tiek locīta veļa.
• Ātra uzdevumu pārslēgšana: Biežāk "daudzuzdevumu veikšana" ietver ātru uzmanības pārslēgšanu starp uzdevumiem. Katra pārslēgšanās rada kognitīvās izmaksas, pat ja tā šķiet momentāna.

Apsveriet scenāriju, kurā projektu vadītājs Londonā vienlaikus atbild uz e-pastiem no komandas locekļiem Singapūrā un Ņujorkā, vienlaikus gatavojot prezentāciju klientam Tokijā. Šī persona, visticamāk, nodarbojas ar ātru uzdevumu pārslēgšanu, pastāvīgi mainot savu fokusu un kognitīvos resursus.

Kas ir viena uzdevuma veikšana?

Viena uzdevuma veikšana, gluži pretēji, ietver visas jūsu uzmanības un kognitīvo resursu koncentrēšanu uz vienu uzdevumu līdz tā pabeigšanai (vai iepriekš noteiktam pārtraukuma brīdim). Šīs pieejas mērķis ir samazināt uzmanības novēršanu un maksimāli palielināt koncentrēšanos.

Iedomājieties programmatūras izstrādātāju Bangalorē, kurš ir dziļi iegrimis koda rakstīšanā, ignorējot paziņojumus un ārējus traucējumus. Šī persona izmanto viena uzdevuma veikšanu, lai uzturētu fokusu un sasniegtu "plūsmas" stāvokli, kurā produktivitāte tiek maksimizēta.

Daudzuzdevumu veikšanas kognitīvās izmaksas

Pētījumi konsekventi pierāda, ka daudzuzdevumu veikšanai, īpaši ātrai uzdevumu pārslēgšanai, ir savas izmaksas:

• Samazināta precizitāte: Kad uzmanība tiek sadalīta, palielinās kļūdu iespējamība.
• Ilgāks pabeigšanas laiks: Pārslēgšanās starp uzdevumiem rada laika zaudējumu, jo smadzenēm ir jāpārorientējas uz jauno uzdevumu. To sauc par "pārslēgšanās izmaksām".
• Traucēta atmiņa: Daudzuzdevumu veikšana var negatīvi ietekmēt īstermiņa un ilgtermiņa atmiņu.
• Paaugstināts stress un garīgs nogurums: Pastāvīga uzmanības pārslēgšana var būt garīgi nogurdinoša un izraisīt paaugstinātu stresa līmeni.
• Samazināta radošums: Dziļai domāšanai un radošai problēmu risināšanai nepieciešams ilgstošs fokuss, ko traucē daudzuzdevumu veikšana.

Amerikas Psiholoģijas asociācijas pētījums atklāja, ka daudzuzdevumu veikšana var samazināt produktivitāti pat par 40%. Tas ir tāpēc, ka katru reizi, kad pārslēdzat uzdevumus, jūsu smadzenēm ir no jauna jāiesaistās jaunajā uzdevumā, jāatgūst attiecīgā informācija un jāatjauno konteksts.

Viena uzdevuma veikšanas priekšrocības

Atšķirībā no daudzuzdevumu veikšanas, viena uzdevuma veikšana piedāvā daudzas priekšrocības:

• Paaugstināts fokuss un koncentrēšanās: Veltot visu savu uzmanību vienam uzdevumam, jūs varat sasniegt dziļāku fokusa līmeni.
• Uzlabota precizitāte: Uzmanības novēršanas faktoru likvidēšana samazina kļūdu iespējamību.
• Ātrāks pabeigšanas laiks: Lai gan tas var šķist neintuitīvi, viena uzdevuma veikšana bieži vien noved pie ātrāka pabeigšanas laika, pateicoties paaugstinātai efektivitātei un samazinātam kļūdu skaitam.
• Samazināts stress un garīgais nogurums: Koncentrēšanās uz vienu uzdevumu vienlaikus var būt mazāk garīgi nogurdinoša.
• Uzlabots radošums un problēmu risināšana: Ilgstošs fokuss ļauj dziļāk domāt un rast radošākus risinājumus.

"Plūsmas stāvokļa" jēdziens, ko popularizējis psihologs Mihaly Csikszentmihalyi, izceļ dziļa fokusa priekšrocības. Pilnībā iegrimstot uzdevumā, indivīdi bieži izjūt bezpiepūles koncentrēšanos un paaugstinātu radošumu.

Daudzuzdevumu veikšana globālā kontekstā

Globālā darbaspēka prasības bieži vien prasa zināmu daudzuzdevumu veikšanas pakāpi. Tomēr ir svarīgi apzināties iespējamos trūkumus un stratēģiski pārvaldīt savu darba slodzi, lai samazinātu negatīvo ietekmi.

Apsveriet šos scenārijus, kas ir izplatīti globālā biznesa vidē:

• Komunikācijas pārvaldība dažādās laika joslās: Atbildēšana uz e-pastiem un ziņojumiem no kolēģiem dažādās laika joslās var būt pastāvīgs traucējumu avots.
• Dalība virtuālās sapulcēs, vienlaikus veicot citus uzdevumus: Ir vilinoši pārbaudīt e-pastus vai strādāt pie citiem projektiem virtuālo sapulču laikā, taču tas var novest pie samazinātas iesaistes un palaistas garām informācijas.
• Darbs pie vairākiem projektiem vienlaikus: Globālie projekti bieži ietver vairākas ieinteresētās puses un prasa indivīdiem žonglēt ar dažādiem pienākumiem.

Stratēģijas darba plūsmas optimizēšanai: pareizā līdzsvara atrašana

Galvenais nav obligāti pilnībā likvidēt daudzuzdevumu veikšanu, bet gan to izmantot stratēģiski un dot priekšroku viena uzdevuma veikšanai, kad vien iespējams. Šeit ir dažas praktiskas stratēģijas darba plūsmas optimizēšanai globālā kontekstā:

1. Nosakiet prioritātes un plānojiet

Sāciet katru dienu, nosakot savu uzdevumu prioritātes un izveidojot reālistisku grafiku. Identificējiet svarīgākos uzdevumus, kas prasa koncentrētu uzmanību, un atvēliet tiem īpašu laiku.

Piemērs: Mārketinga vadītājs Sidnejā varētu dot priekšroku jaunas kampaņas uzsākšanai Eiropā, pirms atbildēt uz ikdienas e-pastiem no ASV komandas.

2. Laika bloki

Atvēliet konkrētus laika blokus konkrētiem uzdevumiem. Šo bloku laikā samaziniet uzmanības novēršanas faktorus un koncentrējieties tikai uz norādīto uzdevumu.

Piemērs: Datu analītiķis Mumbajā varētu no rīta atvēlēt divas stundas datu analīzei, nepārbaudot e-pastu un nepiedaloties sapulcēs.

3. Grupējiet līdzīgus uzdevumus

Grupējiet līdzīgus uzdevumus kopā un veiciet tos vienā piegājienā. Tas samazina kognitīvās izmaksas, kas rodas, pārslēdzoties starp dažādu veidu uzdevumiem.

Piemērs: Klientu apkalpošanas pārstāvis Buenosairesā varētu veltīt konkrētu laika bloku, lai atbildētu uz visiem klientu jautājumiem, kas saistīti ar konkrētu produktu vai pakalpojumu.

4. Samaziniet uzmanības novēršanu

Identificējiet un likvidējiet biežākos uzmanības novērsējus, piemēram, e-pasta paziņojumus, sociālo mediju brīdinājumus un trokšņainu vidi. Apsveriet iespēju izmantot vietņu bloķētājus vai troksni slāpējošas austiņas.

Piemērs: Rakstnieks Berlīnē varētu izmantot vietņu bloķētāju, lai novērstu piekļuvi sociālo mediju vietnēm, strādājot pie manuskripta.

5. Ievērojiet regulārus pārtraukumus

Īsi, bieži pārtraukumi var palīdzēt uzturēt fokusu un novērst garīgu nogurumu. Piecelieties no rakstāmgalda, pastiepieties vai dodieties īsā pastaigā.

Piemērs: Programmatūras inženieris Tokijā varētu ik pēc divām stundām paņemt 15 minūšu pārtraukumu, lai pastieptos un izvēdinātu galvu.

6. Komunicējiet efektīvi

Skaidri paziņojiet savu pieejamību un robežas kolēģiem un klientiem. Paziņojiet viņiem, kad koncentrējaties uz konkrētu uzdevumu un neesat pieejams traucējumiem.

Piemērs: Pārdošanas pārstāvis Ņujorkā varētu iestatīt savu statusu uz "Netraucēt" savā ziņojumapmaiņas lietotnē, gatavojoties svarīgai prezentācijai.

7. Izmantojiet tehnoloģijas

Izmantojiet tehnoloģijas, lai pārvaldītu savu darba slodzi un samazinātu uzmanības novēršanu. Izpētiet tādus rīkus kā uzdevumu pārvaldības lietotnes, e-pasta filtrus un sadarbības platformas.

Piemērs: Attālināta komanda, kas izkaisīta pa visu Eiropu, varētu izmantot projektu vadības rīku, piemēram, Asana vai Trello, lai organizētu uzdevumus un sekotu līdzi progresam.

8. Pieņemiet apzinātību

Praktizējiet apzinātības tehnikas, lai uzlabotu savu fokusu un koncentrēšanos. Pat dažas minūtes meditācijas katru dienu var radīt būtisku atšķirību.

Piemērs: Jurists Londonā varētu praktizēt apzinātības meditāciju 10 minūtes katru rītu, lai koncentrētos un sagatavotos dienai.

9. Pomodoro tehnika

Šī tehnika ietver darbu koncentrētos 25 minūšu intervālos, kas atdalīti ar īsiem pārtraukumiem. Pēc četriem "pomodoro" paņemiet ilgāku pārtraukumu.

Piemērs: Students Romā, kurš mācās eksāmeniem, varētu izmantot Pomodoro tehniku, lai saglabātu koncentrēšanos un izvairītos no izdegšanas.

10. Piešķiriet prioritāti miegam un labsajūtai

Pietiekams miegs un veselīgs dzīvesveids ir būtiski kognitīvās funkcijas un produktivitātes uzturēšanai. Piešķiriet prioritāti miegam, vingrošanai un sabalansētam uzturam.

Piemērs: Uzņēmējs Sanpaulu varētu piešķirt prioritāti 7-8 stundu miegam katru nakti, lai uzturētu enerģiju un fokusu visas dienas garumā.

Kultūras apsvērumi

Ir svarīgi atzīt, ka kultūras normas un gaidas var ietekmēt darba ieradumus un attieksmi pret daudzuzdevumu veikšanu. Dažās kultūrās ātra atbildēšana uz e-pastiem un ziņojumiem tiek uzskatīta par cieņas un atsaucības zīmi. Citās augstu tiek vērtēts dziļš fokuss un nepārtraukts darbs.

Šo kultūras atšķirību apzināšanās var palīdzēt orientēties globālas darba vietas sarežģītībā un efektīvi komunicēt ar kolēģiem no dažādām vidēm.

Noslēgums

Lai gan daudzuzdevumu veikšana var šķist nepieciešama prasme mūsdienu prasīgajā pasaulē, ir būtiski apzināties tās potenciālos trūkumus un, kad vien iespējams, dot priekšroku viena uzdevuma veikšanai. Ieviešot šajā rakstā izklāstītās stratēģijas, jūs varat optimizēt savu darba plūsmu, uzlabot produktivitāti un sasniegt lielāku fokusa un sasniegumu sajūtu globalizētā vidē. Atcerieties, ka pareizā līdzsvara atrašana starp daudzuzdevumu un viena uzdevuma veikšanu ir personisks ceļojums, un tas, kas der vienam indivīdam, var nederēt citam. Eksperimentējiet ar dažādām pieejām un atrodiet to, kas jums palīdz visefektīvāk sasniegt savus mērķus. Galu galā mērķis ir strādāt gudrāk, nevis smagāk, un izveidot ilgtspējīgu un piepildītu darba dzīvi.