Digitālo darbplūsmu izveide efektivitātes paaugstināšanai: globāls ceļvedis

Mūsdienu savstarpēji saistītajā pasaulē visu izmēru uzņēmumi darbojas globālā tirgū. Tas prasa veiklību, mērogojamību un, pats galvenais, efektivitāti. Digitālās darbplūsmas ir mūsdienīgu, efektīvu darbību pamatā, ļaujot komandām netraucēti sadarboties, automatizēt atkārtotus uzdevumus un iegūt vērtīgu ieskatu savos procesos. Šis ceļvedis sniedz visaptverošu pārskatu par efektīvu digitālo darbplūsmu izveidi, kas pielāgotas globālai auditorijai.

Izpratne par digitālajām darbplūsmām

Digitālā darbplūsma ir virkne automatizētu uzdevumu un procesu, kas tiek izpildīti elektroniski. Tā aizstāj manuālas, uz papīra balstītas sistēmas ar racionalizētu, digitalizētu pieeju. Šīs darbplūsmas ir paredzētas, lai uzlabotu efektivitāti, samazinātu kļūdas un paaugstinātu kopējo produktivitāti organizācijā.

Digitālo darbplūsmu priekšrocības

Paaugstināta efektivitāte: Atkārtotu uzdevumu automatizācija atbrīvo darbiniekus, lai viņi varētu koncentrēties uz stratēģiskākām iniciatīvām.
Samazinātas izmaksas: Manuālu kļūdu minimizēšana un procesu racionalizēšana nodrošina ievērojamus izmaksu ietaupījumus.
Uzlabota sadarbība: Digitālās darbplūsmas veicina netraucētu saziņu un sadarbību starp komandas locekļiem neatkarīgi no viņu atrašanās vietas.
Uzlabota caurspīdība: Reāllaika izsekošana un uzraudzība nodrošina pārredzamību par uzdevumu un procesu norisi.
Labāka atbilstība: Automatizēti procesi nodrošina atbilstību normatīvajām prasībām un iekšējām politikām.
Mērogojamība: Digitālās darbplūsmas var viegli mērogot, lai pielāgotos mainīgajām biznesa vajadzībām un izaugsmei.

Pašreizējo procesu novērtēšana

Pirms digitālo darbplūsmu ieviešanas ir svarīgi novērtēt esošos procesus, lai identificētu jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi. Tas ietver rūpīgu pašreizējo darbplūsmu analīzi, šķēršļu identificēšanu un atsauksmju apkopošanu no ieinteresētajām pusēm.

Procesu novērtēšanas soļi

Identificējiet galvenos procesus: Nosakiet, kuri procesi ir būtiski jūsu uzņēmuma darbībai. Tie var ietvert rēķinu apstrādi, klientu piesaisti vai projektu vadību.
Kartējiet pašreizējās darbplūsmas: Dokumentējiet katrā procesā iesaistītos soļus, ieskaitot personas vai komandas, kas atbildīgas par katru uzdevumu. Izmantojiet blokshēmas vai procesu kartēšanas programmatūru, lai vizualizētu darbplūsmu.
Identificējiet šķēršļus: Analizējiet darbplūsmas karti, lai identificētu vietas, kur rodas kavēšanās vai neefektivitāte. Meklējiet uzdevumus, kas ir laikietilpīgi, pakļauti kļūdām vai prasa manuālu iejaukšanos.
Apkopojiet atsauksmes: Lūdziet darbinieku, klientu un citu ieinteresēto pušu viedokli, lai izprastu viņu pieredzi ar pašreizējiem procesiem. Identificējiet sāpīgās vietas un uzlabojumu jomas.
Analizējiet datus: Vāciet datus par galvenajiem veiktspējas rādītājiem (KPI), lai novērtētu pašreizējo procesu efektivitāti. Tie var ietvert cikla laiku, kļūdu līmeni un klientu apmierinātības rādītājus.

Piemērs: Rēķinu apstrādes novērtēšana

Apskatīsim piemēru par rēķinu apstrādes darbplūsmas novērtēšanu. Pašreizējais process var ietvert:

Rēķinu saņemšanu pa e-pastu vai pastu.
Manuālu rēķina datu ievadīšanu grāmatvedības sistēmā.
Rēķinu nosūtīšanu apstiprināšanai.
Maksājumu apstrādi.
Rēķinu arhivēšanu uzskaitei.

Kartējot šo darbplūsmu, jūs varat identificēt vairākus šķēršļus, piemēram, manuālu datu ievadi, kas ir laikietilpīga un pakļauta kļūdām, un kavēšanos apstiprināšanas procesā. Atsauksmju apkopošana no finanšu komandas var atklāt, ka viņi pavada ievērojamu laiku, meklējot apstiprinātājus un risinot neatbilstības.

Digitālo darbplūsmu projektēšana

Kad esat novērtējuši savus pašreizējos procesus, varat sākt projektēt digitālās darbplūsmas, lai risinātu identificētos šķēršļus un uzlabotu efektivitāti. Tas ietver pareizās tehnoloģijas izvēli, skaidru lomu un pienākumu definēšanu un lietotājam draudzīga interfeisa izveidi.

Galvenie apsvērumi darbplūsmas projektēšanā

Izvēlieties pareizo tehnoloģiju: Izvēlieties darbplūsmas automatizācijas platformu, kas atbilst jūsu specifiskajām vajadzībām. Apsveriet tādus faktorus kā mērogojamība, integrācijas iespējas un lietošanas vienkāršība. Populāras iespējas ietver:

Zapier: Savieno dažādas lietojumprogrammas un automatizē uzdevumus starp tām.
Microsoft Power Automate: Integrējas ar Microsoft ekosistēmu un nodrošina jaudīgas automatizācijas iespējas.
Asana/Trello: Projektu vadības rīki ar darbplūsmas automatizācijas funkcijām.
Kissflow: Mazkoda/bezkoda (low-code/no-code) platforma, kas īpaši paredzēta darbplūsmu automatizācijai.
ProcessMaker: Atvērtā pirmkoda BPM platforma ar modernām darbplūsmas projektēšanas funkcijām.

Definējiet lomas un pienākumus: Skaidri definējiet katras personas vai komandas lomas un pienākumus, kas iesaistīti darbplūsmā. Tas nodrošina atbildību un novērš neskaidrības.
Izveidojiet lietotājam draudzīgu interfeisu: Izstrādājiet lietotājam draudzīgu interfeisu, kas ir viegli navigējams un saprotams. Tas veicinās pieņemšanu un samazinās apmācības prasības.
Iekļaujiet automatizāciju: Automatizējiet pēc iespējas vairāk uzdevumu, lai samazinātu manuālo darbu un uzlabotu efektivitāti. Tas var ietvert datu ievadi, maršrutēšanu un paziņojumus.
Ieviesiet validācijas noteikumus: Ieviesiet validācijas noteikumus, lai nodrošinātu datu precizitāti un novērstu kļūdas. Tas var ietvert datu tipa validāciju, obligātos laukus un diapazona pārbaudes.
Izveidojiet apstiprināšanas procesus: Definējiet skaidrus apstiprināšanas procesus, lai nodrošinātu, ka uzdevumus pārskata un apstiprina atbilstošas personas.
Integrējiet ar esošajām sistēmām: Integrējiet digitālo darbplūsmu ar savām esošajām sistēmām, piemēram, CRM, ERP un grāmatvedības programmatūru. Tas nodrošinās datu konsekvenci un novērsīs datu sadrumstalotību.
Apsveriet globālās laika joslas un valodas: Projektējot darbplūsmas globālai auditorijai, ņemiet vērā dažādas laika joslas un valodas. Izmantojiet rīkus, kas atbalsta vairākas valodas un ļauj lietotājiem iestatīt sev vēlamās laika joslas.

Piemērs: Digitālā rēķinu apstrādes darbplūsma

Izmantojot rēķinu apstrādes piemēru, digitālā darbplūsma varētu izskatīties šādi:

Rēķinu uztveršana: Izmantojiet optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) tehnoloģiju, lai automātiski iegūtu datus no rēķiniem.
Datu validācija: Ieviesiet validācijas noteikumus, lai nodrošinātu datu precizitāti.
Nosūtīšana apstiprināšanai: Automātiski nosūtiet rēķinus attiecīgajiem apstiprinātājiem, pamatojoties uz iepriekš definētiem noteikumiem.
Maksājumu apstrāde: Integrējiet ar savu grāmatvedības sistēmu, lai automatizētu maksājumu apstrādi.
Arhivēšana: Automātiski arhivējiet rēķinus uzskaitei.

Šī digitālā darbplūsma novērš manuālu datu ievadi, samazina kļūdas un paātrina rēķinu apstrādes ciklu. Tā arī nodrošina lielāku pārredzamību par rēķinu statusu un uzlabo atbilstību prasībām.

Digitālo darbplūsmu ieviešana

Digitālo darbplūsmu ieviešana prasa rūpīgu plānošanu un izpildi. Tas ietver darbinieku apmācību, darbplūsmas testēšanu un tās veiktspējas uzraudzību.

Darbplūsmas ieviešanas soļi

Izstrādājiet ieviešanas plānu: Izveidojiet detalizētu ieviešanas plānu, kurā izklāstīti digitālās darbplūsmas ieviešanas soļi. Tam jāiekļauj laika grafiks, resursu sadale un komunikācijas stratēģija.
Apmāciet darbiniekus: Nodrošiniet darbiniekiem apmācību par jaunās digitālās darbplūsmas lietošanu. Tam jāiekļauj praktiska apmācība, dokumentācija un pastāvīgs atbalsts.
Testējiet darbplūsmu: Rūpīgi testējiet darbplūsmu, lai nodrošinātu tās pareizu darbību. Tam jāiekļauj testēšana ar reāliem datiem un dažādu scenāriju simulēšana.
Uzraugiet veiktspēju: Uzraugiet darbplūsmas veiktspēju, lai identificētu jebkādas problēmas vai uzlabojumu jomas. Sekojiet līdzi galvenajiem rādītājiem, piemēram, cikla laikam, kļūdu līmenim un klientu apmierinātības rādītājiem.
Nodrošiniet pastāvīgu atbalstu: Nodrošiniet darbiniekiem pastāvīgu atbalstu, lai risinātu jebkurus jautājumus vai problēmas, kas var rasties.

Globāli apsvērumi ieviešanai

Ieviešot digitālās darbplūsmas globālā organizācijā, apsveriet šādus faktorus:

Valodu atbalsts: Nodrošiniet, ka darbplūsmas automatizācijas platforma atbalsta vairākas valodas.
Laika joslu atšķirības: Plānojot uzdevumus un nosakot termiņus, ņemiet vērā laika joslu atšķirības.
Kultūras atšķirības: Apzinieties kultūras atšķirības komunikācijas stilos un biznesa praksē.
Datu privātuma regulas: Ievērojiet datu privātuma regulas dažādās valstīs, piemēram, GDPR Eiropā.
Infrastruktūra: Nodrošiniet, ka visiem lietotājiem ir piekļuve nepieciešamajai infrastruktūrai, piemēram, uzticamam interneta savienojumam.

Piemērs: Globālas klientu piesaistes darbplūsmas ieviešana

Apsveriet globālu klientu piesaistes darbplūsmu. Tā varētu ietvert:

Klientu informācijas vākšanu, izmantojot tiešsaistes veidlapu vairākās valodās.
Klienta identitātes pārbaudi, izmantojot drošu identitātes verifikācijas pakalpojumu.
Klientu kontu izveidi dažādās sistēmās.
Piekļuves nodrošināšanu klientiem apmācību materiāliem viņu vēlamajā valodā.

Lai ieviestu šo darbplūsmu globāli, jums būtu jānodrošina, ka tiešsaistes veidlapa ir pieejama vairākās valodās, identitātes verifikācijas pakalpojums atbalsta dažādas valstis un apmācību materiāli ir tulkoti vairākās valodās. Jums arī būtu jāievēro datu privātuma regulas dažādās valstīs.

Digitālo darbplūsmu optimizēšana

Kad digitālā darbplūsma ir ieviesta, ir svarīgi to nepārtraukti optimizēt, lai nodrošinātu tās maksimālu veiktspēju. Tas ietver veiktspējas uzraudzību, atsauksmju vākšanu un nepieciešamo korekciju veikšanu.

Darbplūsmas optimizēšanas soļi

Uzraugiet veiktspēju: Nepārtraukti uzraugiet darbplūsmas veiktspēju, lai identificētu jebkādas problēmas vai uzlabojumu jomas.
Apkopojiet atsauksmes: Lūdziet darbinieku, klientu un citu ieinteresēto pušu atsauksmes, lai izprastu viņu pieredzi ar darbplūsmu.
Analizējiet datus: Analizējiet datus par galvenajiem veiktspējas rādītājiem (KPI), lai identificētu tendences un modeļus.
Identificējiet uzlabojumu jomas: Pamatojoties uz datiem un atsauksmēm, identificējiet jomas, kurās darbplūsmu var uzlabot.
Ieviesiet izmaiņas: Ieviesiet izmaiņas darbplūsmā, lai risinātu identificētās uzlabojumu jomas.
Testējiet izmaiņas: Rūpīgi testējiet izmaiņas, lai nodrošinātu, ka tās ir efektīvas un neievieš jaunas problēmas.
Uzraugiet veiktspēju: Pēc izmaiņu ieviešanas uzraugiet darbplūsmas veiktspēju, lai pārliecinātos, ka tām ir bijis vēlamais efekts.

Darbplūsmas optimizēšanas metodes

Procesu izpēte (Process Mining): Izmantojiet procesu izpētes metodes, lai analizētu notikumu žurnālus un identificētu šķēršļus darbplūsmā.
A/B testēšana: Izmantojiet A/B testēšanu, lai salīdzinātu dažādas darbplūsmas versijas un noteiktu, kura versija darbojas vislabāk.
Automatizācijas uzlabojumi: Identificējiet iespējas vēl vairāk automatizēt uzdevumus un samazināt manuālo darbu.
Lietotāja interfeisa uzlabojumi: Uzlabojiet lietotāja interfeisu, lai padarītu darbplūsmu vieglāk lietojamu un saprotamu.
Integrācijas uzlabojumi: Uzlabojiet integrāciju ar citām sistēmām, lai nodrošinātu datu konsekvenci un novērstu datu sadrumstalotību.

Piemērs: Klientu atbalsta darbplūsmas optimizēšana

Apsveriet klientu atbalsta darbplūsmu. Tā varētu ietvert:

Klientu atbalsta pieprasījumu saņemšanu pa e-pastu, tālruni vai tērzēšanu.
Atbalsta pieprasījumu novirzīšanu attiecīgajiem atbalsta aģentiem.
Atbalsta sniegšanu klientiem.
Atbalsta pieteikumu slēgšanu.

Lai optimizētu šo darbplūsmu, jūs varētu:

Ieviest tērzēšanas robotu (chatbot), lai automātiski apstrādātu vienkāršus atbalsta pieprasījumus.
Izmantot mašīnmācīšanos, lai novirzītu atbalsta pieprasījumus vispiemērotākajiem atbalsta aģentiem.
Nodrošināt atbalsta aģentiem piekļuvi zināšanu bāzei, lai palīdzētu viņiem ātrāk atrisināt problēmas.
Automatizēt atbalsta pieteikumu slēgšanas procesu.

Digitālo darbplūsmu nākotne

Digitālās darbplūsmas nepārtraukti attīstās, ko veicina tehnoloģiju attīstība un mainīgās biznesa vajadzības. Dažas no galvenajām tendencēm, kas veido digitālo darbplūsmu nākotni, ir:

Mākslīgais intelekts (AI): AI tiek izmantots, lai automatizētu uzdevumus, uzlabotu lēmumu pieņemšanu un personalizētu lietotāju pieredzi.
Robotizētā procesu automatizācija (RPA): RPA tiek izmantota, lai automatizētu atkārtotus uzdevumus, kurus ir grūti vai neiespējami automatizēt ar tradicionāliem darbplūsmas automatizācijas rīkiem.
Mazkoda/bezkoda (Low-code/no-code) platformas: Šīs platformas atvieglo netehniskiem lietotājiem digitālo darbplūsmu izveidi un ieviešanu.
Mākoņskaitļošana: Mākoņskaitļošana nodrošina mērogojamību un elastību, kas nepieciešama digitālo darbplūsmu atbalstam globālās organizācijās.
Malējā skaitļošana (Edge Computing): Malējā skaitļošana ļauj izpildīt digitālās darbplūsmas tuvāk datu avotam, samazinot latentumu un uzlabojot veiktspēju.

Noslēgums

Efektivitātes paaugstināšanai paredzētu digitālo darbplūsmu izveide ir būtiska uzņēmumiem, kas darbojas mūsdienu globālajā tirgū. Novērtējot savus pašreizējos procesus, projektējot efektīvas darbplūsmas, rūpīgi tās ieviešot un nepārtraukti optimizējot, jūs varat sasniegt nebijušu efektivitātes līmeni, samazināt izmaksas un uzlabot kopējo produktivitāti. Digitālo darbplūsmu nākotnes pieņemšana ar AI, RPA un mazkoda/bezkoda platformām vēl vairāk uzlabos jūsu organizācijas veiklību un konkurētspēju globālā mērogā.

Atcerieties ņemt vērā tādus globālus faktorus kā valodu atbalsts, laika joslu atšķirības, kultūras nianses un datu privātuma regulas, projektējot un ieviešot digitālās darbplūsmas globālai auditorijai. To darot, jūs varat izveidot darbplūsmas, kas ir patiesi efektīvas un sniedz labumu visai jūsu organizācijai neatkarīgi no atrašanās vietas.