Līgumu pārvaldība: panākumu racionalizēšana ar automatizētām darba plūsmām

Mūsdienu straujajā globālajā biznesa vidē efektīva līgumu pārvaldība ir ļoti svarīga. Līgumi ir gandrīz katra biznesa darījuma pamats, definējot pienākumus, mazinot riskus un virzot ieņēmumus. Tomēr tradicionālie, manuālie līgumu pārvaldības procesi bieži vien ir laikietilpīgi, kļūdaini un tiem trūkst elastības, kas nepieciešama, lai plauktu dinamiskajā tirgū. Šeit iejaucas automatizētās darba plūsmas, pārvēršot līgumu pārvaldību no reaktīva sloga par proaktīvu, stratēģisku priekšrocību.

Kas ir automatizētas darba plūsmas līgumu pārvaldībā?

Automatizētas darba plūsmas ir iepriekš definētas darbību secības, kas automātiski tiek izpildītas, pamatojoties uz specifiskiem ierosinātājiem un nosacījumiem. Līgumu pārvaldības kontekstā tas nozīmē dažādu līguma dzīves cikla posmu automatizēšanu, sākot no sākotnējā pieprasījuma līdz galīgajai izpildei un atjaunošanai. Iedomājieties to kā digitālo montāžas līniju, kas vada katru līgumu caur nepieciešamajiem soļiem ar minimālu cilvēka iejaukšanos.

Galvenie posmi līguma dzīves ciklā, kur automatizācija izceļas:

• Līguma pieprasījums un ierosināšana: Automatizējot sākotnējo pieprasījuma procesu, tiek nodrošināts, ka visa nepieciešamā informācija tiek savākta jau iepriekš, novēršot kavēšanos un neprecizitātes vēlāk. Tas var ietvert tiešsaistes formas, automatizētu datu ieguvi no esošajām sistēmām (piemēram, CRM, ERP) un maršrutēšanu atbilstošajiem ieinteresētajiem dalībniekiem apstiprināšanai.
• Autors un sadarbība: Automatizētas veidnes un klauzulu bibliotēkas vienkāršo līgumu sagatavošanu, nodrošinot konsekvenci un atbilstību. Versiju kontroles funkcijas novērš neskaidrības un ļauj vairākiem ieinteresētajiem dalībniekiem efektīvi sadarboties ar vienu un to pašu dokumentu, neatkarīgi no to atrašanās vietas. Integrētas rediģēšanas un apstiprināšanas darba plūsmas garantē juridisko un biznesa uzraudzību.
• Apstiprināšanas darba plūsma: Automātiski maršrutējot līgumus norādītajiem apstiprinātājiem, pamatojoties uz iepriekš definētiem noteikumiem (piemēram, līguma vērtība, nodaļa, riska līmenis), tiek novērsti šaurie ceļi un nodrošināts, ka līgumus savlaicīgi pārskata un apstiprina pareizie cilvēki. E-pasta paziņojumi un atgādinājumi nodrošina procesa virzību.
• Sarunas: Automatizācija var atvieglot drošu dokumentu apmaiņu un izmaiņu izsekošanu sarunu laikā, nodrošinot caurskatāmību un atbildību. Reāllaika sadarbības rīki var palīdzēt paātrināt sarunu procesu, īpaši dažādās laika joslās.
• Izpilde un paraksts: Elektroniskā paraksta (eSignature) integrācija vienkāršo parakstīšanas procesu, novēršot nepieciešamību pēc drukāšanas, skenēšanas un fizisku dokumentu sūtīšanas pa pastu. Tas ietaupa laiku, samazina izmaksas un paātrina darījuma noslēgšanu. Līgumus pēc parakstīšanas var automātiski aizpildīt ar atbilstošiem datiem.
• Pienākumu pārvaldība: Automatizējot galveno līgumsaistību (piemēram, maksājumu termiņi, piegādes datumi, veiktspējas atskaites punkti) izsekošanu, tiek nodrošināts, ka abas puses izpilda savas saistības. Automātiskie brīdinājumi un atgādinājumi novērš termiņu nokavēšanu un iespējamus pārkāpumus.
• Atjaunošanas pārvaldība: Automatizēti atgādinājumi pirms līguma derīguma termiņa beigām nodrošina pietiekami daudz laika, lai pārskatītu līgumu un izlemtu, vai to atjaunot, pārtraukt sarunas vai izbeigt. Automatizēti atjaunošanas procesi var vienkāršot izdevīgu noteikumu pagarināšanu.
• Ziņošana un analīze: Automatizēti datu vākšanas un ziņošanas rīki sniedz vērtīgu ieskatu līguma darbībā, identificējot uzlabošanas jomas un nodrošinot uz datiem balstītu lēmumu pieņemšanu.

Automatizētu līgumu pārvaldības darba plūsmu automatizācijas priekšrocības

Automatizētu līgumu pārvaldības darba plūsmu automatizācijas priekšrocības ir būtiskas un tālejošas, ietekmējot dažādus uzņēmējdarbības aspektus.

Paaugstināta efektivitāte un produktivitāte

Automatizācija novērš manuālos uzdevumus, samazina kļūdas un vienkāršo procesus, atbrīvojot vērtīgu laiku juridisko, iepirkumu un pārdošanas komandām, lai tās varētu koncentrēties uz stratēģiskākām iniciatīvām. Automatizējot atkārtotus uzdevumus, piemēram, datu ievadi, apstiprināšanas maršrutēšanu un pienākumu izsekošanu, darbinieki var veltīt savas pūles darbībām, kurām nepieciešama kritiskā domāšana, problēmu risināšana un attiecību veidošana. IACCM pētījums atklāja, ka organizācijas, kas ievieš līgumu automatizāciju, pieredzēja līguma cikla laika samazinājumu par 20-30%.

Piemērs: Iedomājieties daudznacionālu korporāciju ar birojiem Eiropā, Āzijā un Ziemeļamerikā. Bez automatizācijas vienkārša līguma parakstīšana varētu aizņemt nedēļas laika zonas atšķirību, manuālas maršrutēšanas un fizisku parakstu dēļ. Ar automatizētu darba plūsmu līgums tiek elektroniski maršrutēts attiecīgajiem apstiprinātājiem, neatkarīgi no to atrašanās vietas, un parakstīts digitāli dažu stundu laikā.

Samazināts risks un uzlabota atbilstība

Automatizētas darba plūsmas nodrošina, ka līgumi atbilst attiecīgajiem likumiem un noteikumiem, samazinot juridisko strīdu un soda naudu risku. Centralizētas līgumu krātuves un versiju kontroles funkcijas samazina novecojušu vai neatbilstošu līgumu veidņu izmantošanas risku. Revīzijas pēdas nodrošina skaidru visu ar līgumiem saistīto darbību ierakstu, atvieglojot atbilstības revīzijas. Standartizētas klauzulas un veidnes nodrošina konsekvenci, mazinot kļūdas un izlaidumus.

Piemērs: Eiropas Savienības Vispārējā datu aizsardzības regula (VDAR) prasa konkrētas klauzulas līgumos, kas saistīti ar personas datiem. Automatizētas līgumu pārvaldības sistēmas var nodrošināt, ka visas attiecīgās VDAR klauzulas automātiski tiek iekļautas piemērojamajos līgumos, samazinot neatbilstības un ievērojamu naudas sodu risku.

Izmaksu ietaupījums

Automatizācija samazina administratīvās izmaksas, novērš uz papīra balstītus procesus un samazina kļūdu un strīdu risku, radot ievērojamu izmaksu ietaupījumu. Ātrāks līguma cikla laiks pārvēršas ātrākā ieņēmumu gūšanā. Optimizēta resursu sadale uzlabo vispārējo efektivitāti un samazina ekspluatācijas izdevumus.

Piemērs: Globāls loģistikas uzņēmums, kas izmanto automatizētu līgumu pārvaldību, samazināja papīra patēriņu par 80%, ietaupot tūkstošiem dolāru gadā drukāšanas, glabāšanas un apglabāšanas izmaksās. Viņi arī ievērojami samazināja līgumu meklēšanai patērēto laiku, atbrīvojot vērtīgu darbinieku laiku.

Uzlabota redzamība un kontrole

Centralizētas līgumu krātuves nodrošina vienu patiesības avotu visai ar līgumiem saistītai informācijai, uzlabojot redzamību un kontroli pār visu līgumu portfeli. Reāllaika ziņošana un analīze sniedz vērtīgu ieskatu līguma darbībā, nodrošinot uz datiem balstītu lēmumu pieņemšanu. Ieinteresētās personas var viegli piekļūt un izsekot līgumu statusam, nodrošinot caurskatāmību un atbildību.

Piemērs: Lielam farmācijas uzņēmumam ar tūkstošiem līgumu dažādās nodaļās bija grūti izsekot galvenajiem līguma noteikumiem un pienākumiem. Automatizētas līgumu pārvaldības sistēmas ieviešana nodrošināja centralizētu visu līgumu skatu, ļaujot proaktīvi pārvaldīt atjaunošanu, uzraudzīt atbilstību un identificēt iespējamos riskus.

Uzlabota sadarbība un komunikācija

Automatizētas darba plūsmas veicina sadarbību un komunikāciju starp iekšējām komandām un ārējiem ieinteresētajiem dalībniekiem. Droša dokumentu apmaiņa un versiju kontroles funkcijas nodrošina, ka visi strādā ar visjaunāko informāciju. Automatizēti paziņojumi un atgādinājumi informē visus par galvenajiem atskaites punktiem un termiņiem. Standartizēti procesi un veidnes veicina konsekvenci un efektivitāti.

Piemērs: Globālam inženierijas uzņēmumam ar ģeogrāfiski izkaisītām komandām bija nepieciešams labāks veids, kā sadarboties ar sarežģītiem būvniecības līgumiem. Automatizēta sistēma ļāva viņiem droši koplietot dokumentus, izsekot izmaiņām reāllaikā un efektīvi pārvaldīt apstiprinājumus neatkarīgi no atrašanās vietas.

Paaugstināta veiklība un mērogojamība

Automatizētas darba plūsmas nodrošina veiklību un mērogojamību, kas nepieciešama, lai pielāgotos mainīgajām biznesa vajadzībām. Standartizēti procesi un veidnes atvieglo jaunu līgumu iekļaušanu un pieaugošu apjomu pārvaldību. Sistēmu var viegli konfigurēt, lai atbalstītu dažādus līgumu veidus un biznesa procesus. Tas ļauj uzņēmumiem ātri reaģēt uz jaunām iespējām un efektīvi paplašināt savu darbību.

Piemērs: Strauji augošam e-komercijas uzņēmumam bija nepieciešams līgumu pārvaldības risinājums, kas varētu mērogojamies līdz ar tā paplašināto biznesu. Automatizēta sistēma ļāva viņiem ātri iekļaut jaunus piegādātājus, pārvaldīt pieaugošus pārdošanas līgumu apjomus un pielāgoties mainīgajām regulatīvajām prasībām, nepievienojot ievērojamu darbinieku skaitu.

Automatizētu līgumu pārvaldības darba plūsmu ieviešana: soli pa solim

Automatizētu līgumu pārvaldības darba plūsmu ieviešana prasa rūpīgu plānošanu un izpildi. Šeit ir soli pa solim paredzēts ceļvedis, kas palīdzēs jums sākt:

1. Novērtējiet savu pašreizējo stāvokli

Sāciet, novērtējot savus pašreizējos līgumu pārvaldības procesus. Identificējiet sāpju punktus, šaurumus un jomas, kuras varētu uzlabot. Analizējiet pārvaldāmo līgumu veidus, katru gadu apstrādāto līgumu skaitu un ieinteresētās personas, kas iesaistītas līguma dzīves ciklā. Dokumentējiet savas esošās darba plūsmas un identificējiet automatizācijas iespējas. Veiciet intervijas ar galvenajiem ieinteresētajiem dalībniekiem, lai iegūtu viņu ieguldījumu un saprastu viņu vajadzības.

2. Definējiet savus mērķus un uzdevumus

Skaidri definējiet savus mērķus un uzdevumus, ieviešot automatizētās līgumu pārvaldības darba plūsmas. Ko jūs cerat sasniegt? Vai vēlaties samazināt līguma cikla laiku, uzlabot atbilstību, samazināt izmaksas vai uzlabot sadarbību? Nosakiet konkrētus, izmērāmus, sasniedzamus, atbilstošus un laikā ierobežotus (SMART) mērķus, lai izsekotu savu progresu un izmērītu savus panākumus.

3. Izvēlieties pareizo risinājumu

Izvēlieties līgumu pārvaldības programmatūras risinājumu, kas atbilst jūsu īpašajām vajadzībām un prasībām. Apsveriet tādus faktorus kā funkcionalitāte, mērogojamība, integrācijas iespējas, drošības funkcijas un lietotājam draudzīgums. Novērtējiet dažādus pārdevējus un salīdziniet viņu piedāvājumus. Lūdziet demonstrācijas un izmēģinājumus, lai pārbaudītu programmatūru un redzētu, kā tā darbojas praksē. Izlasiet atsauksmes un gadījumu izpēti, lai gūtu ieskatu no citiem lietotājiem.

4. Izstrādājiet savas darba plūsmas

Izstrādājiet savas automatizētās darba plūsmas, pamatojoties uz saviem konkrētajiem biznesa procesiem. Ieplānojiet katru līguma dzīves cikla posmu un identificējiet uzdevumus, kurus var automatizēt. Definējiet ierosinātājus un nosacījumus, kas sāks katru darba plūsmas soli. Nosakiet katra ieinteresētā dalībnieka lomas un atbildību. Izveidojiet veidnes un klauzulu bibliotēkas, lai standartizētu līgumu sagatavošanu. Izstrādājiet apstiprināšanas darba plūsmas, lai nodrošinātu, ka līgumus pārskata un apstiprina pareizie cilvēki.

5. Konfigurējiet savu sistēmu

Konfigurējiet savu līgumu pārvaldības programmatūras risinājumu, lai atspoguļotu jūsu izstrādātās darba plūsmas. Iestatiet lietotāju lomas un atļaujas. Pielāgojiet veidnes un klauzulu bibliotēkas. Konfigurējiet apstiprināšanas darba plūsmas un paziņojumu noteikumus. Integrējiet sistēmu ar citām biznesa lietojumprogrammām, piemēram, CRM, ERP un grāmatvedības programmatūru. Nodrošiniet, ka sistēma ir droša un atbilst attiecīgajiem noteikumiem.

6. Apmācīt savus lietotājus

Nodrošiniet visaptverošu apmācību saviem lietotājiem par to, kā lietot jauno sistēmu. Paskaidrojiet automatizēto darba plūsmu priekšrocības un to, kā tās uzlabos viņu efektivitāti un produktivitāti. Nodrošiniet praktisku apmācību un atbalstu, lai palīdzētu lietotājiem ērti justies ar sistēmu. Izveidojiet lietotāja rokasgrāmatas un FAQ, lai atbildētu uz bieži uzdotajiem jautājumiem. Mudiniet lietotājus sniegt atsauksmes un ieteikumus uzlabojumiem.

7. Pārbaudiet un izvietojiet

Rūpīgi pārbaudiet sistēmu, pirms to izvietojat visā organizācijā. Veiciet lietotāju pieņemšanas testēšanu (UAT), lai nodrošinātu, ka sistēma atbilst jūsu prasībām un darbojas kā paredzēts. Novērsiet visas kļūdas vai problēmas, kas identificētas testēšanas laikā. Izvietojiet sistēmu pa fāzēm, lai samazinātu traucējumus jūsu biznesā. Uzraugiet sistēmu cieši pēc izvietošanas, lai pārliecinātos, ka tā darbojas pareizi.

8. Uzraugiet un optimizējiet

Uzraugiet savu automatizēto līgumu pārvaldības darba plūsmu darbību un identificējiet optimizācijas jomas. Izsekojiet galvenajiem rādītājiem, piemēram, līguma cikla laikam, atbilstības rādītājiem un izmaksu ietaupījumiem. Vāciet atsauksmes no lietotājiem un ieinteresētajām personām. Veiciet izmaiņas savās darba plūsmās un konfigurācijās, ja nepieciešams, lai uzlabotu efektivitāti un lietderību. Nepārtraukti novērtējiet un atjauniniet savu sistēmu, lai neatpaliktu no mainīgajām biznesa vajadzībām un regulatīvajām prasībām.

Automatizētu līgumu pārvaldības darba plūsmu ieviešanas paraugprakses

Lai nodrošinātu veiksmīgu automatizētu līgumu pārvaldības darba plūsmu ieviešanu, apsveriet šādas paraugprakses:

• Iesaistiet ieinteresētās personas jau agri: Iegūstiet visu ieinteresēto personu piekrišanu jau procesa sākumā. Iesaistiet viņus darba plūsmu plānošanā un izstrādē. Risiniet viņu bažas un iekļaujiet viņu atsauksmes.
• Sāciet ar nelielu apjomu un pakāpeniski mērogojiet: Nemēģiniet visu automatizēt uzreiz. Sāciet ar nelielu pilotprojektu un pakāpeniski paplašiniet automatizācijas jomu.
• Koncentrējieties uz lietotāju ieviešanu: Pārliecinieties, ka jūsu lietotāji jūtas ērti un pārliecināti par jauno sistēmu. Nodrošiniet visaptverošu apmācību un pastāvīgu atbalstu.
• Izvēlieties elastīgu risinājumu: Atlasiet līgumu pārvaldības programmatūras risinājumu, kas ir elastīgs un kuru var pielāgot, lai tas atbilstu jūsu īpašajām vajadzībām.
• Integrējiet ar esošajām sistēmām: Integrējiet savu līgumu pārvaldības sistēmu ar citām biznesa lietojumprogrammām, lai racionalizētu datu plūsmu un uzlabotu efektivitāti.
• Izveidojiet skaidras lomas un pienākumus: Definējiet skaidras lomas un pienākumus katram ieinteresētajam dalībniekam, kas iesaistīts līguma dzīves ciklā.
• Uzraugiet veiktspēju un veiciet korekcijas: Nepārtraukti uzraugiet savu automatizēto darba plūsmu darbību un veiciet korekcijas, ja nepieciešams, lai uzlabotu efektivitāti un lietderību.
• Prioritāte drošībai un atbilstībai: Nodrošiniet, ka jūsu līgumu pārvaldības sistēma ir droša un atbilst attiecīgajiem noteikumiem.
• Dokumentējiet visu: Dokumentējiet savas darba plūsmas, konfigurācijas un apmācības materiālus. Tas atvieglos sistēmas uzturēšanu un atjaunināšanu nākotnē.
• Meklējiet ekspertu padomu: Ja jums trūkst iekšējās kompetences, apsveriet iespēju meklēt padomu no līgumu pārvaldības konsultanta vai programmatūras pārdevēja.

Automatizētu līgumu pārvaldības darba plūsmu piemēri darbībā

Šeit ir daži piemēri tam, kā automatizētas līgumu pārvaldības darba plūsmas var izmantot dažādās nozarēs un scenārijos:

• Iepirkumi: Automatizējot iepirkuma līguma procesu, sākot no sākotnējā pieprasījuma līdz galīgajai izpildei, var vienkāršot piegādātāju iekļaušanu, sarunāt labākus noteikumus un nodrošināt atbilstību iepirkumu politikām.
• Pārdošana: Automatizējot pārdošanas līguma procesu, var paātrināt darījumu noslēgšanu, uzlabot pārdošanas komandas efektivitāti un samazināt kļūdas pārdošanas līgumos.
• Juridiskās lietas: Automatizējot juridisko līgumu pārskatīšanu un apstiprināšanu, var samazināt risku, nodrošināt atbilstību un atbrīvot juridiskās komandas, lai tās varētu koncentrēties uz stratēģiskākiem jautājumiem.
• Cilvēkresursi: Automatizējot darbinieku iekļaušanas procesu, var vienkāršot darba līgumu izveidi un pārvaldību, nodrošinot atbilstību darba likumiem.
• Nekustamais īpašums: Automatizējot nomas līguma procesu, var vienkāršot īpašuma pārvaldību, uzlabot attiecības ar īrniekiem un nodrošināt atbilstību nekustamā īpašuma noteikumiem.

Līgumu pārvaldības nākotne: AI un mašīnmācīšanās

Līgumu pārvaldības nākotni veido mākslīgā intelekta (AI) un mašīnmācīšanās (ML) sasniegumi. Ar AI darbināti līgumu pārvaldības risinājumi var automatizēt sarežģītākus uzdevumus, piemēram, līguma riska novērtēšanu, klauzulu iegūšanu un atbilstības uzraudzību. ML algoritmi var analizēt plašus līgumu datu apjomus, lai identificētu modeļus, paredzētu rezultātus un sniegtu vērtīgu ieskatu.

Šeit ir daži piemēri tam, kā AI un ML maina līgumu pārvaldību:

• Ar AI darbināta riska novērtēšana: AI algoritmi var analizēt līgumus, lai identificētu potenciālos riskus, piemēram, nelabvēlīgas klauzulas, trūkstošu informāciju un neatbilstības jautājumus.
• Automatizēta klauzulu ieguve: AI var automātiski iegūt galvenās klauzulas no līgumiem, piemēram, maksājumu noteikumus, pārtraukšanas klauzulas un intelektuālā īpašuma tiesības.
• Paredzamā analīze: ML algoritmi var analizēt līguma datus, lai paredzētu rezultātus, piemēram, līguma strīda varbūtību vai potenciālo izmaksu ietaupījumu.
• Viedā līguma pārskatīšana: AI var palīdzēt juridiskajām komandām līgumu pārskatīšanā, izceļot iespējamās problēmas un iesakot uzlabojumus.
• Automatizēta atbilstības uzraudzība: AI var uzraudzīt līgumus attiecībā uz atbilstību attiecīgajiem likumiem un noteikumiem, brīdinot ieinteresētās personas par iespējamiem pārkāpumiem.

Secinājums

Automatizētas līgumu pārvaldības darba plūsmas ir būtiskas uzņēmumiem, kuri vēlas racionalizēt savus procesus, samazināt riskus un uzlabot efektivitāti mūsdienu globalizētajā pasaulē. Automatizējot dažādus līguma dzīves cikla posmus, organizācijas var atbrīvot vērtīgu laiku, samazināt izmaksas un uzlabot sadarbību. Tā kā AI un ML tehnoloģijas turpina attīstīties, līgumu pārvaldības nākotne sola vēl lielāku automatizāciju un inteliģenci, dodot uzņēmumiem iespēju pieņemt labākus lēmumus un gūt lielākus panākumus.

Izmantojiet automatizāciju un atklājiet savu līgumu pilno potenciālu, pārvēršot tos no statiskiem dokumentiem par dinamiskajiem biznesa izaugsmes virzītājiem.