Efektīvu dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēmu izveide: globāls ceļvedis

Dāvinājumu plānošana, pazīstama arī kā plānotā ziedošana vai mantojuma dāvinājumi, ir būtisks ilgtspējīgas līdzekļu vākšanas komponents bezpeļņas organizācijām visā pasaulē. Labi strukturēta dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēma ir nepieciešama, lai efektīvi pārvaldītu attiecības ar potenciālajiem ziedotājiem, sekotu līdzi progresam un nodrošinātu savlaicīgu saziņu. Šis ceļvedis sniedz visaptverošu pārskatu par to, kā izveidot šādu sistēmu, kas ir pielāgojama dažāda lieluma organizācijām un darbības kontekstiem visā pasaulē.

Kāpēc dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēma ir svarīga?

Jaudīga dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēma sniedz daudzas priekšrocības, tostarp:

• Uzlabotas attiecības ar ziedotājiem: Proaktīvs kalendārs nodrošina regulāru saziņu ar potenciālajiem un esošajiem plānoto dāvinājumu ziedotājiem, stiprinot attiecības un veicinot uzticēšanos.
• Paaugstināta efektivitāte: Centralizēta aktivitāšu uzskaite racionalizē dāvinājumu plānošanas centienus, ietaupot laiku un resursus.
• Uzlabota atbildība: Kalendārs nodrošina skaidru visu dāvinājumu plānošanas aktivitāšu uzskaiti, veicinot atbildību un caurspīdīgumu.
• Labāka plūsmas pārvaldība: Dāvinājumu plānošanas plūsmas vizualizēšana palīdz identificēt potenciālos sastrēgumus un uzlabojumu iespējas.
• Uz datiem balstīta lēmumu pieņemšana: Galveno rādītāju uzskaite ļauj pieņemt pamatotus lēmumus un optimizēt dāvinājumu plānošanas stratēģijas.
• Konsekventa saziņa: Kalendārs nodrošina savlaicīgu saziņu attiecībā uz potenciālajiem klientiem, jautājumiem un saistībām.
• Proaktīva uzrunāšana: Labi izplānots kalendārs nodrošina proaktīvu potenciālo ziedotāju uzrunāšanu, palielinot informētību par dāvinājumu plānošanas iespējām.

Dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēmas galvenie komponenti

Efektīva dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēma parasti ietver šādus komponentus:

1. Datu bāzes integrācija

Kalendāram jābūt integrētam ar jūsu organizācijas ziedotāju datu bāzi vai CRM (Klientu attiecību pārvaldības) sistēmu. Tas nodrošina netraucētu ziedotāju mijiedarbības, dāvinājumu plānošanas interešu un personiskās informācijas uzskaiti. Populāras CRM sistēmas, ko izmanto bezpeļņas organizācijas visā pasaulē, ir Salesforce, Raiser's Edge un Blackbaud CRM. Apsveriet integrāciju ar specializētiem dāvinājumu plānošanas programmatūras risinājumiem, ja tas ir nepieciešams.

Piemērs: Kad ziedotājs izrāda interesi par jūsu organizācijas iekļaušanu savā testamentā, šī informācija nekavējoties jāreģistrē CRM sistēmā un jāsaista ar attiecīgu uzdevumu vai atgādinājumu dāvinājumu plānošanas kalendārā.

2. Uzdevumu pārvaldība

Kalendāram jānodrošina ar dāvinājumu plānošanas aktivitātēm saistītu uzdevumu izveide un piešķiršana. Šie uzdevumi var ietvert:

• Tikšanās ar ziedotājiem: Tikšanos ar potenciālajiem plānoto dāvinājumu ziedotājiem plānošana un sagatavošanās tām.
• Piedāvājumu izstrāde: Dāvinājumu plānošanas piedāvājumu sagatavošana, kas pielāgoti individuālām ziedotāju interesēm.
• Atkārtoti zvani: Atkārtotu zvanu veikšana, lai uzturētu attiecības un atbildētu uz jautājumiem.
• Pasākumu plānošana: Dāvinājumu plānošanas semināru, vebināru vai citu pasākumu organizēšana un popularizēšana.
• Mārketinga kampaņas: Mērķtiecīgu mārketinga kampaņu izstrāde un īstenošana, lai palielinātu informētību par dāvinājumu plānošanas iespējām.
• Dokumentu pārskatīšana: Dāvinājumu līgumu, novēlējumu apliecinājumu un citu juridisko dokumentu pārskatīšana.
• Pateicības aktivitātes: Pateicības plānu īstenošana pašreizējiem mantojuma biedrības locekļiem.

Piemērs: Izveidojiet periodisku uzdevumu nosūtīt ceturkšņa biļetenu visām personām, kuras ir izrādījušas interesi par plānotajiem dāvinājumiem, sniedzot jaunāko informāciju par organizācijas darbu un uzsverot mantojuma dāvinājumu ietekmi.

3. Termiņu uzskaite

Kalendāram jānodrošina svarīgu termiņu uzskaite, piemēram:

• Dāvinājuma līgumu termiņi: Termiņu uzraudzība dāvinājuma līgumu pabeigšanai un parakstīšanai.
• Grantu pieteikumu termiņi: Ar dāvinājumu plānošanas iniciatīvām saistīto grantu pieteikumu termiņu uzskaite.
• Nodokļu deklarāciju iesniegšanas termiņi: Attiecīgo nodokļu deklarāciju iesniegšanas termiņu uzskaite ziedotājiem. Ņemiet vērā, ka tie ievērojami atšķirsies atkarībā no ziedotāja mītnes valsts.
• Pasākumu reģistrācijas termiņi: Pasākumu reģistrācijas termiņu uzraudzība.

Piemērs: Iestatiet atgādinājumus par gaidāmajām nodokļu likumdošanas izmaiņām, kas var ietekmēt plānoto dāvinājumu stratēģijas dažādās valstīs. Tas demonstrē jūsu kompetenci un sniedz vērtīgu informāciju potenciālajiem ziedotājiem.

4. Saziņas atgādinājumi

Kalendārā jāiekļauj atgādinājumi par regulāru saziņu ar potenciālajiem un esošajiem plānoto dāvinājumu ziedotājiem. Šī saziņa var ietvert:

• Pateicības vēstules: Savlaicīga pateicības vēstuļu nosūtīšana par dāvinājumiem un intereses izrādīšanu.
• Dzimšanas dienas kartītes: Personalizētu dzimšanas dienas kartīšu nosūtīšana ziedotājiem.
• Svētku apsveikumi: Svētku apsveikumu nosūtīšana ziedotājiem.
• Biļeteni: Regulāru biļetenu nosūtīšana, uzsverot plānoto dāvinājumu ietekmi.
• Ietekmes pārskati: Dalīšanās ar ietekmes pārskatiem, kas demonstrē organizācijas darba ietekmi.

Piemērs: Ieplānojiet atgādinājumus nosūtīt personalizētas pateicības vēstules ziedotājiem, kuri nesen ir apņēmušies veikt plānotu dāvinājumu, uzsverot viņu mantojuma ilgstošo ietekmi.

5. Pārskati un analītika

Kalendāra sistēmai jānodrošina pārskatu un analītikas iespējas, lai uzskaitītu galvenos rādītājus, piemēram:

• Plānoto dāvinājumu potenciālo klientu skaits: To personu skaita uzskaite, kuras ir izrādījušas interesi par plānotajiem dāvinājumiem.
• Potenciālo plānoto dāvinājumu vērtība: Potenciālo plānoto dāvinājumu vērtības aplēse plūsmā.
• Konversijas rādītājs: Potenciālo klientu pārvēršanas par apstiprinātiem plānotajiem dāvinājumiem rādītāja mērīšana.
• Vidējais dāvinājuma apmērs: Saņemto plānoto dāvinājumu vidējās vērtības aprēķināšana.
• Ieguldījumu atdeve (IA): Dāvinājumu plānošanas aktivitāšu IA novērtēšana.

Piemērs: Izveidojiet pārskatu, kas parāda plānoto dāvinājumu potenciālo klientu skaitu, kas iegūts, izmantojot dažādus mārketinga kanālus, ļaujot jums optimizēt mārketinga pasākumus un efektīvi sadalīt resursus.

Jūsu dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēmas izveide: soli pa solim ceļvedis

Šeit ir soli pa solim ceļvedis efektīvas dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēmas izveidei:

1. solis: Izvēlieties savus rīkus

Atlasiet rīkus un platformas, ko izmantosiet savas dāvinājumu plānošanas kalendāra pārvaldībai. Iespējas ietver:

• CRM sistēmas: Salesforce, Raiser's Edge, Blackbaud CRM. Tās piedāvā visaptverošas ziedotāju pārvaldības un uzskaites iespējas.
• Projektu vadības programmatūra: Asana, Trello, Monday.com. Šos rīkus var izmantot, lai pārvaldītu uzdevumus un termiņus, kas saistīti ar dāvinājumu plānošanas aktivitātēm.
• Kalendāra lietojumprogrammas: Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar. Tās var izmantot tikšanos plānošanai un atgādinājumu iestatīšanai.
• Izklājlapu programmatūra: Microsoft Excel, Google Sheets. Tās var izmantot datu uzskaitei un pārskatu ģenerēšanai. Lai gan tās ir mazāk jaudīgas nekā specializēti CRM vai projektu vadības rīki, tās var būt dzīvotspējīgs risinājums mazākām organizācijām ar ierobežotiem resursiem.
• Specializēta dāvinājumu plānošanas programmatūra: Dažas programmatūras pakotnes ir īpaši izstrādātas dāvinājumu plānošanai, piedāvājot tādas funkcijas kā novēlējumu pārvaldība, dāvinājumu ilustrēšana un ziedotāju iesaistes rīki.

Izvēloties pareizos rīkus, ņemiet vērā savas organizācijas lielumu, budžetu un tehniskās iespējas. Integrācija starp dažādām platformām ir būtiska netraucētai darba plūsmai.

2. solis: Definējiet savas dāvinājumu plānošanas aktivitātes

Identificējiet visas aktivitātes, kas tiks iekļautas jūsu dāvinājumu plānošanas kalendārā. Tās var ietvert:

• Ziedotāju identificēšana un izpēte: Potenciālo plānoto dāvinājumu ziedotāju identificēšana un izpēte.
• Attiecību veidošana un iesaiste: Attiecību veidošana ar potenciālajiem ziedotājiem, izmantojot personiskas vizītes, telefona zvanus un pasākumus.
• Lūgumu izteikšana: Dāvinājumu plānošanas iespēju prezentēšana un konkrētu lūgumu izteikšana par plānotajiem dāvinājumiem.
• Pateicība un atzinība: Pateicības izteikšana ziedotājiem par viņu plānotajiem dāvinājumiem un informēšana par viņu dāsnuma ietekmi.
• Mārketings un komunikācija: Dāvinājumu plānošanas iespēju popularizēšana, izmantojot dažādus kanālus, piemēram, biļetenus, tīmekļa vietnes un sociālos medijus.
• Juridiskā un finanšu administrēšana: Plānoto dāvinājumu juridisko un finanšu aspektu pārvaldīšana, piemēram, dāvinājuma līgumi, novēlējumi un trasti.

Sadalīt katru aktivitāti konkrētos uzdevumos un piešķirt atbildību komandas locekļiem.

3. solis: Izveidojiet kalendāra veidni

Izstrādājiet kalendāra veidni, kas ietver visu būtisko informāciju par katru aktivitāti, piemēram:

• Datums un laiks: Kad aktivitāte notiks.
• Apraksts: Īss aktivitātes kopsavilkums.
• Ziedotāja vārds: Iesaistītā ziedotāja vārds.
• Kontaktinformācija: Ziedotāja tālruņa numurs un e-pasta adrese.
• Uzdevuma piešķiršana: Par aktivitāti atbildīgais komandas loceklis.
• Statuss: Pašreizējais aktivitātes statuss (piemēram, plānots, procesā, pabeigts).
• Piezīmes: Jebkādas būtiskas piezīmes vai komentāri.

Izmantojiet konsekventu formātu un nosaukumu piešķiršanas kārtību visiem ierakstiem, lai nodrošinātu skaidrību un konsekvenci.

4. solis: Aizpildiet kalendāru

Aizpildiet kalendāru ar visām plānotajām dāvinājumu plānošanas aktivitātēm, ieskaitot periodiskus uzdevumus, termiņus un saziņas atgādinājumus. Izmantojiet savu ziedotāju datu bāzi vai CRM sistēmu, lai identificētu potenciālos ziedotājus un ieplānotu sākotnējās uzrunāšanas darbības. Nosakiet reālistiskus termiņus katrai aktivitātei un atļaujiet elastību, lai pielāgotos neparedzētiem notikumiem.

5. solis: Pārraugiet un atjauniniet kalendāru

Regulāri pārraugiet un atjauniniet kalendāru, lai nodrošinātu, ka tas paliek precīzs un aktuāls. Sekojiet līdzi katras aktivitātes progresam un veiciet nepieciešamās korekcijas. Izmantojiet savas kalendāra sistēmas pārskatu un analītikas iespējas, lai identificētu jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi. Mudiniet komandas locekļus sniegt atsauksmes un ieteikumus kalendāra efektivitātes uzlabošanai.

6. solis: Apmāciet savu komandu

Nodrošiniet savai komandai visaptverošu apmācību par to, kā lietot dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēmu. Pārliecinieties, ka visi saprot kalendāra nozīmi un to, kā tas veicina jūsu dāvinājumu plānošanas programmas kopējos panākumus. Mudiniet komandas locekļus aktīvi piedalīties kalendāra izstrādē un uzturēšanā.

Kalendāra pielāgošana globālai auditorijai

Strādājot ar ziedotājiem no dažādām valstīm, ir svarīgi ņemt vērā kultūras atšķirības un vietējās paražas. Šeit ir daži padomi, kā pielāgot savu dāvinājumu plānošanas kalendāru globālai auditorijai:

• Cieniet kultūras normas: Esiet informēti par kultūras normām, kas saistītas ar dāvanu pasniegšanu, saziņu un personīgo telpu.
• Ņemiet vērā laika joslas: Plānojiet tikšanās un telefona zvanus laikos, kas ir ērti ziedotājiem dažādās laika joslās.
• Lietojiet atbilstošu valodu: Lietojiet skaidru, kodolīgu valodu, kas ir viegli saprotama. Izvairieties no žargona un slenga. Ja nepieciešams, tulkojiet materiālus ziedotāja dzimtajā valodā.
• Piedāvājiet elastīgas ziedošanas iespējas: Nodrošiniet dažādas ziedošanas iespējas, lai pielāgotos dažādām vēlmēm un finansiālajām situācijām.
• Izprotiet nodokļu likumus: Iepazīstieties ar nodokļu likumiem dažādās valstīs, lai nodrošinātu, ka plānotie dāvinājumi tiek strukturēti nodokļu ziņā efektīvā veidā. Ja nepieciešams, meklējiet ekspertu padomu.
• Esiet iejūtīgi pret reliģisko pārliecību: Sazinoties ar ziedotājiem, esiet uzmanīgi pret viņu reliģisko pārliecību un praksi.
• Izpētiet vietējos noteikumus: Izprotiet vietējos noteikumus par labdarīgu ziedošanu un līdzekļu vākšanu.
• Veidojiet attiecības: Ieguldiet laiku, lai veidotu stipras attiecības ar ziedotājiem no dažādām valstīm. Izrādiet patiesu interesi par viņu kultūru un vērtībām.

Piemērs: Plānojot dāvinājumu plānošanas semināru ziedotājiem Japānā, izpētiet pareizo etiķeti biznesa tikšanās un dāvanu pasniegšanai. Prezentējiet informāciju skaidrā un kodolīgā veidā, izvairoties no pārāk agresīvas pārdošanas taktikas. Nodrošiniet tulkošanas pakalpojumus un piedāvājiet dažādas ziedošanas iespējas, piemēram, novēlējumus un labdarības trastus.

Kalendāra ierakstu piemēri: globāla perspektīva

Šeit ir daži kalendāra ierakstu piemēri, kas demonstrē globālu perspektīvu:

• Datums: 1. janvāris Aktivitāte: Nosūtīt Jaungada apsveikumus ziedotājiem Ķīnā (apsveriet iespēju sūtīt digitālus apsveikumus kultūras īpatnību dēļ).
• Datums: 17. marts Aktivitāte: Atzīmēt Svētā Patrika dienu ar īru ziedotājiem (bieži tiek novērtēts vienkāršs e-pasts, kas atzīmē šo dienu).
• Datums: 5. maijs Aktivitāte: Nosūtīt Cinco de Mayo apsveikumus ziedotājiem Meksikā.
• Datums: Ramadāns (mainīgi datumi) Aktivitāte: Izvairieties no tikšanos vai telefona zvanu plānošanas ar musulmaņu ziedotājiem gavēņa laikā. Nosūtiet cieņpilnus apsveikumus Eid al-Fitr svētkos Ramadāna beigās.
• Datums: Divāli (mainīgi datumi) Aktivitāte: Nosūtīt Divāli apsveikumus hinduistu ziedotājiem.
• Datums: Konkrēti datumi, pamatojoties uz attiecīgo valstu nodokļu likumiem: Aktivitāte: Nosūtīt atgādinājumus starptautiskajiem ziedotājiem par tuvojošiem nodokļu termiņiem, lai veicinātu ziedošanu gada beigās.

Pareizās tehnoloģijas izvēle

Pareizās tehnoloģijas izvēle ir vissvarīgākā, lai izveidotu veiksmīgu dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēmu. Apsveriet sekojošo:

• Mērogojamība: Vai sistēma spēs pielāgoties jūsu organizācijas izaugsmei?
• Integrācija: Vai tā integrējas ar jūsu esošo CRM vai ziedotāju datu bāzi?
• Pieejamība: Vai tā ir pieejama jūsu komandai neatkarīgi no viņu atrašanās vietas (būtiski globālām komandām)?
• Drošība: Vai tā atbilst datu drošības standartiem dažādos reģionos (GDPR, CCPA utt.)?
• Izmaksas: Kādas ir kopējās īpašumtiesību izmaksas, ieskaitot licencēšanu, ieviešanu un apmācību?

Novērtējiet vairākas iespējas un veiciet rūpīgus izmēģinājumus pirms galīgā lēmuma pieņemšanas. Lūdziet atsauksmes no savas komandas, lai nodrošinātu, ka izvēlētā tehnoloģija atbilst viņu vajadzībām un vēlmēm.

Biežāko izaicinājumu pārvarēšana

Dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēmas izveide un uzturēšana var radīt vairākus izaicinājumus. Šeit ir dažas biežākās problēmas un kā tās risināt:

• Datu nošķirtība: Dati ir izkaisīti pa dažādām sistēmām un nodaļām. Integrējiet savu kalendāra sistēmu ar CRM vai ziedotāju datu bāzi, lai izveidotu vienotu patiesības avotu.
• Resursu trūkums: Ierobežots personāls un budžets. Piešķiriet prioritāti būtiskākajām dāvinājumu plānošanas aktivitātēm un izmantojiet tehnoloģijas, lai automatizētu uzdevumus.
• Pretestība pārmaiņām: Komandas locekļi nevēlas pieņemt jaunu sistēmu. Nodrošiniet visaptverošu apmācību un demonstrējiet kalendāra sistēmas priekšrocības.
• Neprecīzi dati: Dati ir novecojuši vai nepilnīgi. Ieviesiet datu kvalitātes procedūras, lai nodrošinātu precizitāti un pilnīgumu.
• Atbalsta trūkums: Vadība neatbalsta dāvinājumu plānošanas programmu. Izglītojiet vadību par dāvinājumu plānošanas nozīmi un tās potenciālo ietekmi uz organizācijas ilgtermiņa ilgtspēju.

Noslēgums

Efektīvas dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēmas izveide ir būtiska, lai piesaistītu un attīstītu plānoto dāvinājumu potenciālos klientus, stiprinātu attiecības ar ziedotājiem un nodrošinātu jūsu organizācijas ilgtermiņa ilgtspēju. Sekojot šajā ceļvedī izklāstītajiem soļiem un pielāgojot savu pieeju globālai auditorijai, jūs varat izveidot jaudīgu kalendāra sistēmu, kas sniedz rezultātus un palīdz sasniegt jūsu dāvinājumu plānošanas mērķus. Atcerieties piešķirt prioritāti attiecībām ar ziedotājiem, uzturēt konsekventu komunikāciju un ievērot kultūras jutīgumu visās savās dāvinājumu plānošanas aktivitātēs.

Ieviešot labi strukturētu un globāli orientētu dāvinājumu plānošanas kalendāra sistēmu, jūsu organizācija var atraisīt plānoto dāvinājumu potenciālu un nodrošināt gaišāku nākotni.