Efektīvu darbinieku pārvaldības sistēmu veidošana: globāls ceļvedis

Mūsdienu savstarpēji saistītajā pasaulē organizācijas arvien vairāk darbojas globālā mērogā. Daudzveidīga un izkliedēta darbaspēka pārvaldība rada unikālus izaicinājumus, padarot efektīvu Darbinieku pārvaldības sistēmu (DPS) par būtisku panākumu priekšnoteikumu. Šis ceļvedis sniedz visaptverošu pārskatu par DPS risinājumu izveidi un ieviešanu, kas pielāgoti globāla darbaspēka sarežģītībai.

Kas ir Darbinieku pārvaldības sistēma (DPS)?

Darbinieku pārvaldības sistēma (DPS) ir integrētu programmatūras lietojumprogrammu komplekts, ko izmanto, lai automatizētu un pilnveidotu dažādas ar personālvadību saistītas funkcijas. Tā palīdz organizācijām efektīvi pārvaldīt savus darbiniekus, sākot no personāla atlases un ievadīšanas darbā līdz snieguma pārvaldībai un darba attiecību pārtraukšanai. Stabila DPS darbojas kā centrālā darbinieku datu krātuve, nodrošinot precizitāti un pieejamību, vienlaikus vienkāršojot personālvadības procesus.

Globālas DPS galvenās iezīmes

Globāla DPS sniedzas tālāk par personālvadības pamatfunkcijām un ietver funkcijas, kas īpaši izstrādātas, lai apmierinātu daudzveidīga un ģeogrāfiski izkliedēta darbaspēka vajadzības. Šeit ir dažas būtiskas iezīmes:

1. Centralizēta darbinieku datubāze

Centralizēta datubāze ir jebkuras efektīvas DPS pamats. Tajā droši jāuzglabā visa darbinieku informācija, tostarp personas dati, kontaktinformācija, darba vēsture, snieguma pārskati, kompensācijas dati un informācija par pabalstiem. Šai datubāzei jābūt pieejamai pilnvarotam personālam no jebkuras vietas pasaulē.

Piemērs: Iedomājieties starptautisku korporāciju ar birojiem ASV, Eiropā un Āzijā. Centralizēta darbinieku datubāze ļauj personāla vadītājiem katrā atrašanās vietā nemanāmi piekļūt un atjaunināt darbinieku informāciju neatkarīgi no viņu fiziskās atrašanās vietas.

2. Ievadīšana darbā un darba attiecību pārtraukšana

Pilnveidots ievadīšanas process darbā ir būtisks, lai nodrošinātu jauno darbinieku panākumus. Globālai DPS būtu jāautomatizē ievadīšanas uzdevumi, piemēram, dokumentu kārtošana, apmācību uzdevumi un iepazīstināšana ar komandas locekļiem. Līdzīgi, efektīvs darba attiecību pārtraukšanas process nodrošina vienmērīgu pāreju aizejošajiem darbiniekiem, aptverot tādus uzdevumus kā aiziešanas intervijas, aktīvu atgūšana un zināšanu nodošana.

Piemērs: Izmantojot DPS, jauns darbinieks Indijā var digitāli aizpildīt savus ievadīšanas dokumentus, piekļūt uzņēmuma politikām sev vēlamajā valodā un saņemt automātiskus atgādinājumus par obligātajām apmācībām – visu to pirms savas pirmās darba dienas.

3. Laika un apmeklējuma uzskaite

Precīza laika un apmeklējuma uzskaite ir būtiska algu aprēķināšanai un darba likumdošanas ievērošanai. Globālai DPS jāatbalsta dažādas laika uzskaites metodes, tostarp tīmekļa laika pulksteņi, mobilās lietotnes un biometriskie skeneri. Tai arī jāspēj pielāgoties dažādām laika zonām, svētku dienu kalendāriem un virsstundu noteikumiem dažādās valstīs.

Piemērs: Darbinieks Vācijā var reģistrēt darba laiku, izmantojot mobilo lietotni, kas automātiski pārvērš viņa laiku uzņēmuma galvenā biroja laika zonā un ņem vērā Vācijas valsts svētku dienas.

4. Algu un pabalstu administrēšana

Algu un pabalstu administrēšana var būt īpaši sarežģīta globālā vidē. Globālai DPS jāatbalsta vairākas valūtas, nodokļu noteikumi un pabalstu paketes. Tai arī jāintegrējas ar vietējiem algu aprēķināšanas pakalpojumu sniedzējiem un pabalstu administratoriem, lai nodrošinātu precīzu un atbilstošu algu apstrādi.

Piemērs: DPS var automātiski aprēķināt nodokļus un atskaitījumus, pamatojoties uz darbinieka atrašanās vietu Kanādā, un ģenerēt algas lapiņas Kanādas dolāros, vienlaikus pārvaldot viņa reģistrāciju Kanādas veselības apdrošināšanas plānos.

5. Snieguma pārvaldība

Stabila snieguma pārvaldības sistēma palīdz organizācijām sekot līdzi darbinieku sniegumam, sniegt atgriezenisko saiti un noteikt jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi. Globālai DPS jāatbalsta pielāgojamas snieguma pārskatu veidnes, mērķu noteikšana un 360 grādu atgriezeniskā saite. Tai arī jāatvieglo snieguma pārrunas un jānodrošina attīstības iespējas darbiniekiem visā pasaulē.

Piemērs: Darbinieks Japānā var saņemt snieguma atsauksmi no sava vadītāja angļu valodā, kas tulkota japāņu valodā, izmantojot DPS, kas arī seko līdzi viņa progresam individuālo un komandas mērķu sasniegšanā.

6. Mācības un attīstība

Ieguldījumi darbinieku mācībās un attīstībā ir būtiski, lai noturētu talantus un veidotu kvalificētu darbaspēku. Globālai DPS jāintegrējas ar Mācību vadības sistēmām (LMS), lai nodrošinātu darbiniekiem piekļuvi tiešsaistes kursiem, mācību materiāliem un profesionālās attīstības iespējām. Tai arī jāseko līdzi darbinieku apmācības progresam un sertifikātiem.

Piemērs: Darbinieks Brazīlijā var piekļūt tiešsaistes kursiem portugāļu valodā, kas saistīti ar viņa amata pienākumiem, un sekot līdzi savam progresam nepieciešamo sertifikātu iegūšanā DPS ietvaros.

7. Pārskati un analītika

Uz datiem balstītas atziņas ir būtiskas, lai pieņemtu pamatotus personālvadības lēmumus. Globālai DPS jānodrošina visaptverošas pārskatu un analītikas iespējas, ļaujot organizācijām sekot līdzi galvenajiem personālvadības rādītājiem, piemēram, darbinieku mainībai, prombūtnēm un apmācību izmaksām. Tai arī jāģenerē pārskati par daudzveidību un iekļaušanu, atbilstību un darbaspēka demogrāfiju.

Piemērs: Personāla vadītāji var izmantot DPS, lai analizētu darbinieku mainības rādītājus pa reģioniem un identificētu iespējamās problēmas, kas saistītas ar darbinieku apmierinātību vai darba un privātās dzīves līdzsvaru konkrētās vietās.

8. Atbilstības pārvaldība

Darba likumu un noteikumu ievērošana ir kritiski svarīga organizācijām, kas darbojas vairākās valstīs. Globālai DPS jāpalīdz organizācijām izsekot un pārvaldīt atbilstības prasības, kas saistītas ar darba līgumiem, darba laiku, datu privātumu un vienlīdzīgām iespējām. Tai arī jānodrošina brīdinājumi un paziņojumi par gaidāmajiem atbilstības termiņiem.

Piemērs: DPS var automātiski izsekot izmaiņām GDPR noteikumos Eiropā un paziņot personāla vadītājiem par nepieciešamību atjaunināt uzņēmuma datu privātuma politikas, lai nodrošinātu atbilstību.

9. Mobilā pieejamība

Mūsdienu mobilajā pasaulē darbiniekiem ir nepieciešams piekļūt personālvadības informācijai un veikt uzdevumus no jebkuras vietas un jebkurā laikā. Globālai DPS jāpiedāvā mobilās lietotnes, kas ļauj darbiniekiem apskatīt savas algas lapiņas, pieprasīt brīvdienas, atjaunināt savu personisko informāciju un piekļūt uzņēmuma resursiem no saviem viedtālruņiem vai planšetdatoriem.

Piemērs: Darbinieks, ceļojot Austrālijā, var izmantot mobilo lietotni, lai pieprasītu brīvdienas un pārbaudītu savu atvaļinājuma atlikumu, neizmantojot datoru.

10. Vairākvalodu un multikulturālais atbalsts

Globālai DPS ir jāatbalsta vairākas valodas un kultūras normas, lai nodrošinātu, ka visi darbinieki var efektīvi izmantot sistēmu. Tai jānodrošina lietotāja saskarņu, apmācību materiālu un personālvadības politiku tulkojumi. Tai arī jāpielāgojas dažādiem datuma un laika formātiem, valūtas simboliem un komunikācijas stiliem.

Piemērs: DPS var attēlot lietotāja saskarnes spāņu, franču vai mandarīnu valodā atkarībā no darbinieka vēlamās valodas. Tā var arī pielāgot komunikācijas toni un stilu, lai atspoguļotu kultūras jutīgumu.

Pareizās DPS izvēle jūsu globālajai organizācijai

Pareizās DPS izvēle ir kritisks lēmums, kas var būtiski ietekmēt jūsu organizācijas personālvadības darbību un darbinieku pieredzi. Šeit ir daži faktori, kas jāņem vērā, izvēloties DPS:

1. Mērogojamība

Izvēlieties DPS, kas var pielāgoties jūsu organizācijas izaugsmei. Tai jāspēj apstrādāt pieaugošu darbinieku, atrašanās vietu un darījumu skaitu, neapdraudot veiktspēju.

2. Integrācijas iespējas

Pārliecinieties, ka DPS var nemanāmi integrēties ar jūsu esošajām personālvadības sistēmām, piemēram, algu aprēķināšanas pakalpojumu sniedzējiem, pabalstu administratoriem un Mācību vadības sistēmām (LMS). Integrācija ir būtiska datu konsekvencei un darbplūsmas automatizācijai.

3. Pielāgošanas iespējas

Meklējiet DPS, kas piedāvā pielāgošanas iespējas, lai pielāgotu sistēmu jūsu organizācijas specifiskajām vajadzībām. Jums vajadzētu būt iespējai pielāgot darbplūsmas, pārskatus un lietotāja saskarnes, lai tās atbilstu jūsu biznesa procesiem.

4. Drošība un atbilstība

Izvēloties DPS, prioritāte ir drošība un atbilstība. Pārliecinieties, ka sistēma atbilst nozares standartiem datu drošībai un privātumam, piemēram, GDPR, CCPA un HIPAA. Tai arī jānodrošina audita pieraksti un piekļuves kontroles, lai aizsargātu sensitīvus darbinieku datus.

5. Piegādātāja reputācija un atbalsts

Izvēlieties cienījamu DPS piegādātāju ar pierādītu pieredzi uzticamas programmatūras un lieliska klientu atbalsta nodrošināšanā. Izlasiet atsauksmes, lūdziet atsauces un novērtējiet piegādātāja atbalsta pakalpojumus pirms lēmuma pieņemšanas.

6. Izmaksas

Vērtējot DPS risinājumus, ņemiet vērā kopējās īpašuma izmaksas. Tas ietver programmatūras licences, ieviešanas maksas, apmācību izmaksas un pastāvīgās uzturēšanas maksas. Salīdziniet cenu modeļus un vienojieties par noteikumiem ar piegādātājiem, lai nodrošinātu, ka saņemat vislabāko vērtību par savu ieguldījumu.

Ieviešanas labākā prakse

Jaunas DPS ieviešana var būt sarežģīts uzdevums. Šeit ir dažas labākās prakses, lai nodrošinātu veiksmīgu ieviešanu:

1. Definējiet savas prasības

Skaidri definējiet savas organizācijas vajadzības un prasības pirms ieviešanas procesa uzsākšanas. Veiciet rūpīgu vajadzību novērtējumu, lai noteiktu galvenās funkcijas un funkcionalitāti, kas jums nepieciešama DPS.

2. Izstrādājiet projekta plānu

Izveidojiet detalizētu projekta plānu, kurā izklāstīts ieviešanas laika grafiks, atskaites punkti un pienākumi. Norīkojiet projekta vadītāju, lai pārraudzītu ieviešanas procesu un nodrošinātu, ka tas tiek ievērots.

3. Iesaistiet ieinteresētās puses

Iesaistiet ieinteresētās puses no visas organizācijas ieviešanas procesā. Tas ietver personāla vadītājus, IT darbiniekus un darbiniekus. Iegūstiet viņu viedokli un atgriezenisko saiti, lai nodrošinātu, ka DPS atbilst viņu vajadzībām un cerībām.

4. Nodrošiniet apmācību

Nodrošiniet visaptverošu apmācību darbiniekiem par to, kā lietot jauno DPS. Izstrādājiet apmācību materiālus un rīkojiet apmācības sesijas, lai nodrošinātu, ka ikviens jūtas ērti, lietojot sistēmu.

5. Rūpīgi testējiet

Rūpīgi pārbaudiet DPS pirms tās palaišanas. Veiciet lietotāju pieņemšanas testēšanu (UAT), lai identificētu jebkādas kļūdas vai problēmas. Atrisiniet visas problēmas pirms DPS ieviešanas visā organizācijā.

6. Pārraugiet un novērtējiet

Pārraugiet un novērtējiet DPS veiktspēju pēc ieviešanas. Sekojiet līdzi galvenajiem rādītājiem, piemēram, darbinieku apmierinātībai, personālvadības efektivitātei un atbilstības rādītājiem. Izmantojiet datus, lai identificētu uzlabojumu jomas un veiktu nepieciešamos pielāgojumus sistēmā.

Darbinieku pārvaldības sistēmu nākotne

Darbinieku pārvaldības sistēmas nepārtraukti attīstās, lai apmierinātu globālā darbaspēka mainīgās vajadzības. Šeit ir dažas jaunākās tendences DPS tehnoloģijās:

1. Mākslīgais intelekts (MI)

MI tiek izmantots, lai automatizētu personālvadības uzdevumus, personalizētu darbinieku pieredzi un uzlabotu lēmumu pieņemšanu. Ar MI darbināti tērzēšanas boti var atbildēt uz darbinieku jautājumiem, sniegt personalizētus ieteikumus un pilnveidot personālvadības procesus.

2. Mašīnmācīšanās (MM)

Mašīnmācīšanās tiek izmantota, lai analizētu darbinieku datus un identificētu modeļus un tendences. MM algoritmi var prognozēt darbinieku mainību, identificēt augsta potenciāla darbiniekus un personalizēt mācību un attīstības programmas.

3. Mākoņskaitļošana

Mākoņpakalpojumu DPS risinājumi kļūst arvien populārāki to mērogojamības, elastības un rentabilitātes dēļ. Mākoņrisinājumi ļauj organizācijām piekļūt saviem personālvadības datiem no jebkuras vietas un jebkurā laikā.

4. Darbinieku pieredzes platformas (DPP)

Darbinieku pieredzes platformas (DPP) ir izstrādātas, lai nodrošinātu darbiniekiem nemanāmu un personalizētu pieredzi visās personālvadības funkcijās. DPP integrējas ar citām personālvadības sistēmām un nodrošina darbiniekiem vienotu piekļuves punktu visai personālvadības informācijai un pakalpojumiem.

5. Blokķēdes tehnoloģija

Blokķēdes tehnoloģija tiek pētīta tās potenciāla dēļ uzlabot datu drošību un pārredzamību personālvadībā. Blokķēdi var izmantot, lai droši uzglabātu darbinieku akreditācijas datus, izsekotu apmācību sertifikātus un pārvaldītu algu darījumus.

Secinājums

Efektīvas Darbinieku pārvaldības sistēmas izveide ir kritiski svarīga organizācijām, kas darbojas mūsdienu globālajā ainavā. Izvēloties pareizo DPS un efektīvi to ieviešot, jūs varat pilnveidot personālvadības procesus, uzlabot darbinieku iesaisti un nodrošināt atbilstību darba likumiem un noteikumiem. Tā kā tehnoloģijas turpina attīstīties, ir svarīgi sekot līdzi jaunākajām tendencēm DPS tehnoloģijās, lai saglabātu konkurētspēju un veidotu plaukstošu globālu darbaspēku.

Praktisks ieteikums: Sāciet ar savu pašreizējo personālvadības procesu novērtēšanu un problēmzonu identificēšanu. Izmantojiet šo informāciju, lai definētu savas prasības DPS un novērtētu potenciālos risinājumus, pamatojoties uz jūsu specifiskajām vajadzībām.

Globāls piemērs: Apsveriet, kā uzņēmumi, piemēram, Siemens, ar darbību vairāk nekā 200 valstīs, izmanto visaptverošus DPS risinājumus, lai efektīvi pārvaldītu savu daudzveidīgo darbaspēku, nodrošinot atbilstību vietējiem noteikumiem un veicinot vienotu globālo kultūru.