Darbo Eigos Automatizavimas: „Zapier“ ir IFTTT Panaudojimas Verslo Efektyvumui

Šiandieninėje sparčiai kintančioje pasaulinėje verslo aplinkoje efektyvumas yra svarbiausias. Organizacijos nuolat ieško būdų, kaip optimizuoti procesus, sumažinti rankinių užduočių skaičių ir atlaisvinti vertingą darbuotojų laiką strategiškesnėms iniciatyvoms. Darbo eigos automatizavimas siūlo galingą sprendimą, o dvi pirmaujančios platformos, „Zapier“ ir IFTTT („If This Then That“), yra šios revoliucijos priešakyje. Šis išsamus vadovas nagrinėja, kaip šie įrankiai gali pakeisti jūsų verslą, nepriklausomai nuo jo dydžio ar vietos.

Kas yra Darbo Eigos Automatizavimas?

Darbo eigos automatizavimas apima technologijų naudojimą pasikartojančioms, rankinėms užduotims ir procesams automatizuoti. Tai gali apimti nuo paprastų užduočių, tokių kaip automatinis el. pašto priedų išsaugojimas, iki sudėtingų, kelių žingsnių darbo eigų, apimančių kelias programas. Tikslas yra pašalinti kliūtis, sumažinti klaidų skaičių ir pagerinti bendrą produktyvumą.

Kodėl Darbo Eigos Automatizavimas Svarbus Verslui?

• Padidėjęs Produktyvumas: Automatizavus monotoniškas užduotis, darbuotojai gali sutelkti dėmesį į didesnės vertės veiklas, taip padidinant bendrą produktyvumą.
• Sumažėjęs Klaidų Skaičius: Automatizavimas sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę, užtikrindamas verslo procesų nuoseklumą ir tikslumą.
• Pagerėjęs Efektyvumas: Optimizuotos darbo eigos lemia greitesnį užduočių atlikimo laiką ir pagerina veiklos efektyvumą.
• Sąnaudų Taupymas: Sumažėjęs rankinio darbo poreikis ir mažesnis klaidų skaičius lemia reikšmingą sąnaudų taupymą.
• Geresnė Klientų Patirtis: Greitesnis atsako laikas ir personalizuota sąveika pagerina klientų pasitenkinimą.
• Plėtros Galimybės: Automatizavimas leidžia verslui plėsti savo veiklą proporcingai nedidinant darbuotojų skaičiaus.
• Geresnis Duomenų Valdymas: Automatizuotos darbo eigos gali užtikrinti, kad duomenys būtų nuosekliai įvedami ir atnaujinami skirtingose sistemose.
• Pagerėjusi Darbuotojų Moralinė Būsena: Pašalinus pasikartojančias užduotis, automatizavimas gali pagerinti darbuotojų pasitenkinimą ir sumažinti perdegimą.

„Zapier“ ir IFTTT: Išsamus Palyginimas

Nors tiek „Zapier“, tiek IFTTT siūlo darbo eigos automatizavimo galimybes, jos skirtos skirtingiems poreikiams ir naudojimo atvejams. Norint pasirinkti tinkamą platformą savo verslui, svarbu suprasti jų stipriąsias ir silpnąsias puses.

„Zapier“

„Zapier“ yra galinga, universali automatizavimo platforma, skirta pirmiausia verslo vartotojams. Ji sujungia tūkstančius programų ir paslaugų, leidžiančių kurti sudėtingas, kelių žingsnių darbo eigas, vadinamas „Zaps“.

Pagrindinės „Zapier“ Savybės:

• Plati Programų Integracija: „Zapier“ gali pasigirti integracijomis su daugiau nei 5000 programų, įskaitant populiarius verslo įrankius, tokius kaip „Salesforce“, „Google Workspace“, „Microsoft Office 365“, „Slack“ ir daugelį kitų.
• Kelių Žingsnių „Zaps“: Kurkite darbo eigas su keliais aktyvikliais ir veiksmais, leidžiančiais įgyvendinti sudėtingus automatizavimo scenarijus.
• Duomenų Transformavimas: „Zapier“ siūlo duomenų transformavimo galimybes, leidžiančias manipuliuoti duomenimis, kai jie perduodami tarp programų.
• Išplėstinė Logika: Naudokite filtrus ir sąlygas, kad sukurtumėte darbo eigas, kurios prisitaiko prie skirtingų situacijų.
• „Webhooks“: Prisijunkite prie pasirinktinių API ir paslaugų naudodami „webhooks“.
• Komandinis Bendradarbiavimas: Bendradarbiaukite su komandos nariais kuriant „Zaps“ ir valdykite vartotojų leidimus.
• Patikima Stebėsena ir Ataskaitos: Stebėkite „Zap“ našumą ir identifikuokite galimas problemas.

„Zapier“ Panaudojimo Pavyzdžiai:

• Rinkodaros Automatizavimas: Automatiškai pridėkite naujus potencialius klientus iš „Facebook“ reklamos į savo CRM sistemą (pvz., „Salesforce“, „HubSpot“).
• Pardavimų Automatizavimas: Sukurkite užduotį savo projektų valdymo įrankyje (pvz., „Asana“, „Trello“), kai jūsų CRM sistemoje laimimas naujas sandoris.
• Klientų Aptarnavimo Automatizavimas: Išsiųskite „Slack“ pranešimą savo klientų aptarnavimo komandai, kai jūsų pagalbos tarnyboje (pvz., „Zendesk“, „Help Scout“) sukuriama nauja užklausa.
• El. Prekybos Automatizavimas: Pridėkite naujus klientus iš savo el. prekybos platformos (pvz., „Shopify“, „WooCommerce“) į savo el. pašto rinkodaros sąrašą (pvz., „Mailchimp“, „Klaviyo“).
• Personalo Valdymo Automatizavimas: Automatiškai pridėkite naujus darbuotojus iš savo kandidatų stebėjimo sistemos (ATS) į savo personalo sistemą (pvz., „BambooHR“, „Workday“).

„Zapier“ Kainodara:

„Zapier“ siūlo įvairius kainų planus, atitinkančius skirtingus poreikius, įskaitant nemokamą planą su ribotomis funkcijomis. Mokami planai siūlo daugiau „Zaps“, kelių žingsnių „Zaps“, aukščiausios kokybės programų integracijas ir kitas pažangias funkcijas. Besivystančių šalių įmonėms gali būti sudėtinga pagrįsti kainą pradiniam diegimui, todėl būtina atidžiai įvertinti automatizavimo vertę ir investicijų grąžą (ROI).

IFTTT („If This Then That“)

IFTTT yra patogi vartotojui automatizavimo platforma, iš pradžių sukurta asmeniniam naudojimui, bet dabar siūlanti ir verslo sprendimus. Ji sujungia programas ir įrenginius naudodama paprastus „Applets“ (anksčiau vadintus „Recipes“), pagrįstus „Jei tai, tada tas“ logika.

Pagrindinės IFTTT Savybės:

• Paprastas „Applet“ Kūrimas: IFTTT intuityvi sąsaja leidžia lengvai kurti paprastas automatizavimo darbo eigas.
• Platus Programų Integracijų Spektras: IFTTT jungiasi prie įvairių programų ir paslaugų, įskaitant socialinės žiniasklaidos platformas, išmaniųjų namų įrenginius ir produktyvumo įrankius.
• Mobilioji Programėlė: IFTTT siūlo mobiliąją programėlę, skirtą kurti ir valdyti „Applets“ kelyje.
• Dėmesys Vartotojų Programoms: Nors IFTTT siūlo verslo sprendimus, jos šaknys yra vartotojų programose, todėl ji puikiai tinka asmeninėms ir gyvenimo būdo užduotims automatizuoti.

IFTTT Panaudojimo Pavyzdžiai:

• Socialinės Žiniasklaidos Automatizavimas: Automatiškai dalinkitės savo „Instagram“ nuotraukomis „Twitter“.
• Išmaniųjų Namų Automatizavimas: Įjunkite „Philips Hue“ šviesas, kai grįžtate namo.
• Orų Automatizavimas: Gaukite pranešimą, jei rytoj lis.
• Produktyvumo Automatizavimas: Išsaugokite visus savo naujus „tweets“ į „Google Sheets“ dokumentą.
• Verslo Automatizavimas: Automatiškai išsiųskite sveikinimo el. laišką naujiems klientams, kurie užsiregistruoja jūsų paslaugai.

IFTTT Kainodara:

IFTTT siūlo nemokamą planą su ribotu „Applet“ paleidimų skaičiumi ir funkcijomis. Mokami planai siūlo daugiau „Applet“ paleidimų, greitesnį vykdymo laiką ir pažangias funkcijas. IFTTT Pro siūlo daugiau funkcijų ir „Applets“ valdymo galimybių. Dėl prieinamesnės kainos IFTTT gali būti pradinė automatizavimo priemonė mažesnėms įmonėms ar asmenims šalyse, kuriose ištekliai yra riboti.

„Zapier“ ir IFTTT: Lentelės Santrauka

Savybė	„Zapier“	IFTTT
Tikslinė Auditorija	Verslo vartotojai, programuotojai	Vartotojai, smulkus verslas
Sudėtingumas	Sudėtingesnės, kelių žingsnių darbo eigos	Paprastesnės, vieno žingsnio darbo eigos
Programų Integracijos	Itin plačios (5000+ programų)	Platus spektras, bet mažiau nei „Zapier“
Duomenų Transformavimas	Taip	Ne
Logika ir Filtrai	Išplėstiniai	Pagrindiniai
Kainodara	Brangesnė	Prieinamesnė
Naudojimo Atvejai	Verslui svarbios darbo eigos, daug duomenų reikalaujančios užduotys	Paprasti automatizavimai, asmeninis produktyvumas

Tinkamos Platformos Pasirinkimas: Veiksniai, Į Kuriuos Reikia Atsižvelgti

Geriausia platforma jūsų verslui priklauso nuo jūsų specifinių poreikių ir reikalavimų. Priimdami sprendimą, atsižvelkite į šiuos veiksnius:

• Darbo Eigų Sudėtingumas: Jei jums reikia kurti sudėtingas, kelių žingsnių darbo eigas, „Zapier“ yra geresnis pasirinkimas. Jei jums reikia tik paprastų automatizavimų, IFTTT gali pakakti.
• Programų Integracijos: Įsitikinkite, kad platforma palaiko programas ir paslaugas, kurias naudojate dažniausiai. „Zapier“ paprastai siūlo platesnį integracijų spektrą.
• Duomenų Transformavimo Poreikiai: Jei jums reikia manipuliuoti duomenimis, kai jie perduodami tarp programų, „Zapier“ duomenų transformavimo galimybės yra būtinos.
• Biudžetas: „Zapier“ paprastai yra brangesnis nei IFTTT. Priimdami sprendimą, atsižvelkite į savo biudžetą.
• Techninė Kompetencija: „Zapier“ siūlo daugiau pažangių funkcijų ir pritaikymo galimybių, kurios gali reikalauti tam tikros techninės kompetencijos. IFTTT yra patogesnis vartotojui ir lengviau nustatomas.
• Plėtros Reikalavimai: Augančiam verslui „Zapier“ patikimos funkcijos ir plėtros galimybės daro jį tvaresniu sprendimu.

Praktiniai Darbo Eigos Automatizavimo Pavyzdžiai Įvairiose Pramonės Šakose

El. Prekyba

• Apleisto Pirkinių Krepšelio Atkūrimas: Automatiškai siųskite el. laišką klientams, kurie palieka savo pirkinių krepšelius, primindami jiems užbaigti pirkimą. (Tiek „Zapier“, tiek IFTTT gali tai pasiekti su atitinkamomis el. prekybos integracijomis.)
• Pranešimai apie Užsakymo Vykdymą: Siųskite klientams automatinius atnaujinimus apie jų užsakymo būseną, nuo apdorojimo iki išsiuntimo. („Zapier“ dažnai teikiama pirmenybė dėl gebėjimo tvarkyti sudėtingesnius užsakymo duomenis.)
• Atsargų Valdymas: Atnaujinkite atsargų lygius savo apskaitos programinėje įrangoje (pvz., „QuickBooks“, „Xero“), kai tik įvykdomas pardavimas. („Zapier“ puikiai tinka integracijoms su apskaitos sistemomis.)

Rinkodara

• Skelbimai Socialiniuose Tinkluose: Automatiškai dalinkitės tinklaraščio įrašais ar straipsniais savo socialinės žiniasklaidos kanaluose. (IFTTT yra populiarus paprastesniam dalijimuisi socialiniuose tinkluose.)
• Potencialių Klientų Generavimas: Automatiškai pridėkite naujus potencialius klientus iš svetainės formų į savo CRM sistemą. („Zapier“ dažniausiai naudojamas CRM integracijoms.)
• El. Pašto Rinkodara: Segmentuokite savo el. pašto sąrašą pagal klientų elgseną ir siųskite personalizuotas el. pašto kampanijas. („Zapier“ gali prisijungti prie įvairių el. pašto rinkodaros platformų šiam tikslui.)

Klientų Aptarnavimas

• Užklausų Nukreipimas: Automatiškai nukreipkite pagalbos užklausas atitinkamam agentui pagal problemos tipą. („Zapier“ gali integruotis su pagalbos tarnybos programine įranga protingam užklausų nukreipimui.)
• Žinių Bazės Pasiūlymai: Automatiškai siūlykite klientams atitinkamus žinių bazės straipsnius pagal jų užklausas. (Pažangesnėms integracijoms dažnai reikalingos „Zapier“ galimybės.)
• Klientų Pasitenkinimo Apklausos: Automatiškai siųskite klientų pasitenkinimo apklausas po bendravimo su pagalbos tarnyba. (Abi platformos gali tvarkyti pagrindinę apklausų automatizaciją.)

Žmogiškieji Ištekliai

• Įdarbinimo Automatizavimas: Automatiškai sukurkite paskyras ir suteikite prieigą prie reikalingų sistemų naujiems darbuotojams. (Sudėtingiems įdarbinimo procesams dažniausiai reikalingas „Zapier“.)
• Atostogų Prašymų Valdymas: Automatizuokite atostogų prašymų pateikimo ir tvirtinimo procesą. („Zapier“ gali būti sukonfigūruotas integracijoms su personalo valdymo sistemomis.)
• Priminimai apie Veiklos Vertinimą: Automatiškai siųskite priminimus vadovams ir darbuotojams apie artėjančius veiklos vertinimus. (Abi platformos gali tvarkyti paprastus priminimų automatizavimus.)

Geriausios Darbo Eigos Automatizavimo Įgyvendinimo Praktikos

Norėdami užtikrinti sėkmingą darbo eigos automatizavimo įgyvendinimą, laikykitės šių geriausių praktikų:

• Nustatykite Problemines Sritis: Pradėkite nuo daugiausiai laiko reikalaujančių ir klaidų sukeliančių užduočių nustatymo savo versle.
• Apibrėžkite Aiškius Tikslus: Nustatykite aiškius tikslus, ko norite pasiekti automatizavimu.
• Nubraižykite Darbo Eigas: Sukurkite išsamias esamų darbo eigų diagramas, kad nustatytumėte automatizavimo galimybes.
• Pasirinkite Tinkamus Įrankius: Pasirinkite automatizavimo platformą, kuri geriausiai atitinka jūsų poreikius ir biudžetą.
• Pradėkite nuo Mažų Žingsnių: Pradėkite nuo paprastų automatizavimų ir palaipsniui pereikite prie sudėtingesnių darbo eigų.
• Kruopščiai Testuokite: Prieš įdiegdami, kruopščiai išbandykite savo automatizavimus, kad įsitikintumėte, jog jie veikia teisingai.
• Stebėkite Našumą: Stebėkite savo automatizavimų našumą ir prireikus atlikite pakeitimus.
• Mokykite Darbuotojus: Apimokykite darbuotojus, kaip naudoti ir prižiūrėti naujus automatizavimus.
• Saugumo Aspektai: Užtikrinkite, kad naudojamos platformos atitiktų reikiamus saugumo reikalavimus ir tinkamai tvarkytų jautrius duomenis, ypač dirbant su pasauline klientų informacija ir skirtingais duomenų privatumo reglamentais.
• Prisitaikykite prie Pokyčių: Jūsų verslui vystantis, būkite pasirengę pritaikyti savo automatizavimus kintantiems poreikiams.

Darbo Eigos Automatizavimo Ateitis

Darbo eigos automatizavimas nuolat tobulėja, skatinamas dirbtinio intelekto (DI) ir mašininio mokymosi (ML) pažangos. Ateityje galime tikėtis:

• Pažangesnis Automatizavimas: DI pagrįstas automatizavimas galės atlikti sudėtingesnes užduotis ir priimti sprendimus remiantis duomenų analize.
• Hiperautomatizavimas: Organizacijos automatizuos vis daugiau procesų visoje įmonėje, sukurdamos visiškai automatizuotą ekosistemą.
• Pilietinė Plėtra: Žemo kodo ir be kodo platformos suteiks darbuotojams galimybę kurti savo automatizavimus, demokratizuojant prieigą prie automatizavimo technologijų.
• Integracija su Naujomis Technologijomis: Darbo eigos automatizavimas integruosis su naujomis technologijomis, tokiomis kaip blokų grandinė, daiktų internetas (IoT) ir virtuali realybė.
• Personalizuotas Automatizavimas: DI ir ML leis sukurti personalizuotas automatizavimo patirtis individualiems vartotojams.

Išvada

Darbo eigos automatizavimas yra galingas įrankis įvairaus dydžio įmonėms, teikiantis didelę naudą produktyvumo, efektyvumo ir sąnaudų taupymo srityse. Atidžiai įvertinę savo poreikius ir pasirinkę tinkamą platformą, galite išnaudoti visą automatizavimo potencialą ir transformuoti savo verslą. Nesvarbu, ar pasirinksite patikimas „Zapier“ galimybes, ar patogų IFTTT paprastumą, darbo eigos automatizavimo pritaikymas yra svarbus žingsnis siekiant didesnės sėkmės šiandieninėje konkurencingoje pasaulinėje rinkoje. Nepamirškite teikti pirmenybę esamų procesų supratimui, aiškių tikslų nustatymui ir apgalvotam įgyvendinimui, kad maksimaliai padidintumėte investicijų grąžą ir išvengtumėte nenumatytų pasekmių.