Efektyvumo didinimas: pasaulinis požiūris į procesų automatizavimą ir darbo eigos variklius

Šiuolaikinėje itin susietoje ir vis konkurencingesnėje pasaulinėje rinkoje įvairaus dydžio įmonės nuolat ieško būdų, kaip padidinti efektyvumą, sumažinti išlaidas ir pagerinti klientų pasitenkinimą. Procesų automatizavimas, paremtas sudėtingais darbo eigos varikliais, tapo šio siekio kertiniu akmeniu, siūlančiu galingą metodą racionalizuoti veiklą ir skatinti tvarų augimą. Šis išsamus vadovas nagrinėja pagrindines procesų automatizavimo ir darbo eigos variklių sąvokas pasauliniu mastu, gilinasi į jų privalumus, iššūkius, diegimo strategijas ir poveikį įvairioms pramonės šakoms bei regionams visame pasaulyje.

Kas yra procesų automatizavimas?

Iš esmės, procesų automatizavimas yra technologijos naudojimas pasikartojančioms užduotims ar užduočių serijoms verslo procese vykdyti su minimaliu žmogaus įsikišimu. Tikslas yra padaryti procesus greitesnius, patikimesnius ir efektyvesnius. Tai gali apimti nuo paprastų, taisyklėmis pagrįstų užduočių iki sudėtingų, daugiapakopių darbo eigų, kuriose dalyvauja įvairios suinteresuotosios šalys ir sistemos.

Pagrindinės procesų automatizavimo savybės:

• Pasikartojančių užduočių vykdymas: Automatizuojamos užduotys, kurios atliekamos dažnai ir pagal nuspėjamą modelį.
• Taisyklėmis pagrįsti sprendimai: Įdiegiamos iš anksto nustatytos taisyklės, kurios valdo proceso eigą ir priima automatizuotus sprendimus.
• Sistemų integravimas: Sujungiamos skirtingos programinės įrangos programos ir sistemos, siekiant užtikrinti sklandų duomenų mainus ir proceso tęstinumą.
• Sumažinta žmogiškoji klaida: Minimizuojama klaidų, kurios gali atsirasti dėl rankinio duomenų įvedimo ar neatidumo, tikimybė.
• Padidintas greitis: Pagreitinamas užduočių ir visų procesų užbaigimas.
• Mastelio keitimas: Galimybė valdyti didėjantį darbo kiekį be proporcingo išteklių padidėjimo.

Pristatome darbo eigos variklius

Darbo eigos varikliai, dažnai vadinami verslo procesų valdymo (BPM) varikliais arba orkestratoriais, yra technologinis procesų automatizavimo pagrindas. Tai programinės įrangos komponentai, kurie valdo ir vykdo verslo procesus, apibrėžtus žingsnių, taisyklių ir logikos seka. Darbo eigos variklis paima apibrėžtą proceso modelį ir organizuoja jo vykdymą, užtikrindamas, kad kiekvienas žingsnis būtų atliktas teisinga tvarka, tinkamo asmens ar sistemos ir su atitinkamais duomenimis.

Įsivaizduokite darbo eigos variklį kaip orkestro dirigentą. Jis pats negroja instrumentais, bet nurodo kiekvienam muzikantui (užduočiai ar sistemai), kada groti, ką groti ir kaip groti, užtikrindamas harmoningą ir efektyvų pasirodymą (proceso užbaigimą).

Pagrindinės darbo eigos variklių funkcijos:

• Procesų modeliavimas: Teikiami įrankiai vizualiai projektuoti ir apibrėžti verslo procesus, dažnai naudojant grafines sąsajas (pvz., Verslo procesų modelis ir notacija - BPMN).
• Procesų vykdymas: Aktyvus apibrėžtų procesų vykdymas, užduočių priskyrimo valdymas ir progreso stebėjimas.
• Taisyklių valdymas: Leidžiama apibrėžti ir keisti verslo taisykles, kurios reglamentuoja proceso eigą ir sprendimų priėmimą.
• Integracijos galimybės: Prisijungimas prie kitų įmonės sistemų (CRM, ERP, duomenų bazių, API), siekiant gauti ir atnaujinti duomenis.
• Stebėsena ir analitika: Teikiamos prietaisų skydeliai ir ataskaitos, skirtos proceso našumui stebėti, kliūtims nustatyti ir įžvalgoms optimizavimui rinkti.
• Žmogaus užduočių valdymas: Užduočių priskyrimas vartotojams, jų eilių valdymas ir bendradarbiavimo palengvinimas.

Pasaulinis procesų automatizavimo imperatyvas

Efektyvių ir pritaikomų verslo procesų poreikis yra universalus. Tačiau veiklos sudėtingumas skirtingose šalyse, kultūrose ir reguliavimo aplinkose sustiprina procesų automatizavimo ir patikimų darbo eigos variklių vertę pasaulinėms organizacijoms.

Apsvarstykite šiuos pasaulinius veiksnius:

• Rinkos įvairovė: Tarptautiniu mastu veikiančios įmonės turi tenkinti įvairius klientų poreikius, pageidavimus ir rinkos dinamiką. Automatizuoti procesai gali būti greitai pritaikyti vietiniams reikalavimams, užtikrinant nuoseklų, bet lankstų paslaugų teikimą. Pavyzdžiui, pasaulinė el. prekybos platforma gali naudoti darbo eigos variklį užsakymų įvykdymui valdyti, automatiškai koreguodama siuntimo būdus ir mokėjimo sistemas pagal kliento regioną ir vietinius reglamentus.
• Teisinis atitikimas: Naršymas po tarptautinių įstatymų, duomenų privatumo reglamentų (pvz., GDPR Europoje ar CCPA Kalifornijoje) ir konkrečios pramonės šakos atitikties standartų labirintą yra didelis iššūkis. Darbo eigos varikliai gali integruoti atitikties patikrinimus ir patvirtinimo etapus tiesiai į procesus, užtikrinant reikalavimų laikymąsi ir mažinant riziką. Tarptautinė finansų institucija gali naudoti darbo eigos automatizavimą paskolų paraiškų apdorojimui, įtraukdama automatizuotus patikrinimus dėl pinigų plovimo prevencijos (AML) ir „pažink savo klientą“ (KYC) reglamentų, kurie labai skiriasi priklausomai nuo jurisdikcijos.
• Tiekimo grandinės sudėtingumas: Pasaulinės tiekimo grandinės yra iš prigimties sudėtingos, apimančios daugybę tiekėjų, logistikos paslaugų teikėjų ir tranzito taškų skirtinguose žemynuose. Darbo eigos automatizavimas gali suteikti skaidrumo ir efektyvumo šioms operacijoms. Pavyzdžiui, gamybos įmonė gali automatizuoti pirkimo užsakymų kūrimą, tiekėjų patikrinimą ir atsargų valdymą, susiedama tai su muitinės įforminimo procesais ir transporto sekimo sistemomis visame savo tarptautiniame tinkle. Tokia įmonė kaip Schneider Electric, turinti platų pasaulinį gamybos ir platinimo tinklą, labai remiasi automatizuotomis darbo eigomis, siekdama optimizuoti savo tiekimo grandinę ir užtikrinti savalaikį prekių pristatymą visame pasaulyje.
• Talentų valdymas: Norint valdyti pasaulinę darbo jėgą su skirtingais darbo įstatymais, darbo užmokesčio sistemomis ir kultūriniais niuansais, reikalingi efektyvūs personalo procesai. Darbo eigos varikliai gali automatizuoti darbuotojų įvedimą į darbą, atostogų prašymus, veiklos vertinimus ir darbo užmokesčio apskaičiavimą, užtikrinant nuoseklumą ir atitiktį skirtingose šalyse. Įmonės, tokios kaip Unilever, naudoja automatizavimą savo personalo funkcijose, kad valdytų įvairialypę darbo jėgą daugelyje šalių, užtikrindamos teisingą ir nuoseklią darbuotojų patirtį.
• Klientų patirties nuoseklumas: Svarbiausia yra teikti nuosekliai teigiamą klientų patirtį, nepriklausomai nuo kliento buvimo vietos. Automatizuotos klientų aptarnavimo darbo eigos, nuo pradinio užklausos nukreipimo iki problemos išsprendimo, gali užtikrinti greitus ir tikslius atsakymus. Pavyzdžiui, pasaulinis viešbučių tinklas gali naudoti darbo eigos variklius svečių užklausoms valdyti, nuo kambarių aptarnavimo iki rezervacijos pakeitimų, užtikrinant, kad paslauga būtų teikiama efektyviai ir pagal prekės ženklo standartus visuose jo objektuose tarptautiniu mastu.
• Išlaidų optimizavimas: Procesų automatizavimas gali padėti ženkliai sutaupyti išlaidų, sumažinant rankinį darbą, minimizuojant klaidas ir gerinant išteklių panaudojimą. Tai ypač svarbu organizacijoms, turinčioms plačias pasaulines operacijas, kur darbo sąnaudos ir veiklos pridėtinės išlaidos gali smarkiai skirtis.

Pagrindiniai darbo eigos variklių privalumai pasauliniame kontekste

Darbo eigos variklių diegimas suteikia daugybę privalumų, kurie sustiprėja taikant juos tarptautinėms operacijoms:

1. Pagerintas veiklos efektyvumas ir produktyvumas

Automatizuodamos pasikartojančias užduotis ir supaprastindamos darbo eigas, organizacijos gali žymiai padidinti savo pasaulinių komandų produktyvumą. Užduotys, kurios anksčiau reikalavo valandų ar dienų rankinio darbo, gali būti atliktos per kelias minutes. Tai leidžia darbuotojams sutelkti dėmesį į strategiškesnes, pridėtinę vertę kuriančias veiklas, užuot buvus apkrautiems administracine našta. Pavyzdžiui, pasaulinėje farmacijos įmonėje vaistų tyrimo duomenų pateikimo ir patvirtinimo procesą galima žymiai paspartinti ir padaryti efektyvesnį naudojant automatizuotą darbo eigą, kuri nukreipia dokumentus į tinkamas reguliavimo institucijas ir vertintojus skirtinguose regionuose.

2. Pagerintas tikslumas ir sumažintas klaidų skaičius

Rankiniai procesai yra linkę į žmogiškąsias klaidas, kurios gali būti brangios ir žalingos, ypač reguliuojamose pramonės šakose ar tarpvalstybiniuose sandoriuose. Darbo eigos varikliai užtikrina nuoseklumą ir tikslumą, laikydamiesi iš anksto nustatytų taisyklių ir logikos, minimizuodami klaidų tikimybę duomenų įvedimo, skaičiavimų ar sprendimų priėmimo metu. Pavyzdžiui, tarptautinėje prekyboje automatizuoti muitinės dokumentų tvarkymo procesai gali sumažinti deklaracijų klaidas, dėl to sumažėja vėlavimų ir baudų prie sienų. Tokia įmonė kaip Maersk, pasaulinė laivybos lyderė, naudoja pažangią darbo eigos automatizaciją, kad valdytų didžiulį dokumentų ir duomenų kiekį, reikalingą tarptautiniam krovinių judėjimui, užtikrindama tikslumą ir atitiktį kiekviename žingsnyje.

3. Greitesnis įvykdymo laikas ir lankstumas

Greitai besikeičiančioje pasaulinėje rinkoje greitis yra esminis konkurencinis pranašumas. Darbo eigos varikliai leidžia greičiau vykdyti procesus, o tai lemia greitesnį atsakymo laiką į klientų užklausas, greitesnius produktų kūrimo ciklus ir lankstesnes reakcijas į rinkos pokyčius. Įsivaizduokite pasaulinę programinės įrangos įmonę, kuri naudoja darbo eigos automatizavimą savo klientų aptarnavimo bilietų sistemai. Kai klientas Japonijoje pateikia pranešimą apie klaidą, darbo eiga gali automatiškai ją suskirstyti į kategorijas, priskirti atitinkamai regioninei palaikymo komandai ir sekti jos sprendimą, užtikrindama daug greitesnį įvykdymą nei rankinis nukreipimas ir priskyrimas.

4. Didesnis skaidrumas ir atskaitomybė

Darbo eigos varikliai suteikia aiškų audito pėdsaką apie kiekvieną veiksmą, atliktą procese, nurodant, kas, ką ir kada padarė. Šis padidintas skaidrumas skatina komandos narių atskaitomybę ir teikia vertingus duomenis našumo analizei ir trikčių šalinimui. Pasaulinei draudimo bendrovei tai reiškia galimybę sekti visą žalos atlyginimo procesą, nuo pradinio pateikimo, kurį atliko draudėjas Brazilijoje, iki galutinio išmokėjimo, kurį atliko finansų departamentas Vokietijoje, aiškiai nustatant bet kokius vėlavimus ar problemas.

5. Išlaidų mažinimas

Rankinių užduočių automatizavimas, klaidų mažinimas ir efektyvumo didinimas tiesiogiai virsta išlaidų taupymu. Šis taupymas gali atsirasti dėl sumažėjusių darbo sąnaudų, mažesnių klaidų taisymo išlaidų, minimizuotų atliekų ir optimizuoto išteklių paskirstymo tarptautinėse operacijose. Pasaulinis mažmeninės prekybos gigantas, automatizuojantis savo atsargų valdymą ir papildymo procesus visame didžiuliame parduotuvių ir paskirstymo centrų tinkle, gali pasiekti didelių santaupų, užkirsdamas kelią atsargų trūkumui ir pertekliui, optimizuodamas logistiką ir mažindamas gedimą.

6. Pagerintas atitikimas ir rizikos valdymas

Kaip minėta anksčiau, naršymas po sudėtingą tarptautinių reglamentų tinklą yra didelis iššūkis. Darbo eigos varikliai gali integruoti atitikties patikrinimus, patvirtinimus ir dokumentacijos reikalavimus tiesiai į procesus, užtikrinant, kad visos veiklos atitiktų atitinkamus įstatymus ir standartus skirtingose jurisdikcijose. Tai žymiai sumažina neatitikties baudų, teisinių problemų ir reputacijos pažeidimo riziką. Tarptautiniam bankui naujų klientų sąskaitų atidarymo proceso automatizavimas gali apimti privalomus patikrinimus dėl sankcijų sąrašų ir tapatybės patvirtinimo procedūrų, pritaikytų kiekvienos šalies, kurioje jis veikia, reglamentams.

7. Pagerintas bendradarbiavimas ir komunikacija

Darbo eigos varikliai gali veikti kaip centrinis bendradarbiavimo centras, palengvinantis sklandų užduočių perdavimą tarp skirtingų asmenų, komandų ir net departamentų, esančių skirtingose pasaulio dalyse. Teikdami aiškius užduočių priskyrimus, pranešimus ir bendrą prieigą prie svarbios informacijos, jie panaikina komunikacijos atskirtį ir užtikrina, kad visi dirbtų pagal tą pačią informaciją. Pavyzdžiui, pasaulinis produkto pristatymas gali apimti rinkodaros komandas JAV, produktų kūrimą Indijoje ir pardavimų komandas Europoje, kurias visas koordinuoja centrinis darbo eigos variklis, valdantis užduotis, patvirtinimus ir komunikaciją.

Dažniausi darbo eigos variklių naudojimo pavyzdžiai įvairiose pramonės šakose visame pasaulyje

Darbo eigos variklių taikymas yra nepaprastai universalus, apimantis daugybę pramonės šakų ir funkcinių sričių visame pasaulyje:

Finansai ir bankininkystė

• Paskolų suteikimas ir patvirtinimas: Viso proceso automatizavimas nuo paraiškos pateikimo, kredito patikrinimų, rizikos vertinimo ir teisinio atitikimo iki galutinio patvirtinimo ir išmokėjimo.
• Naujų klientų įvedimas: KYC („Pažink savo klientą“) ir AML (Pinigų plovimo prevencijos) procesų, kurie yra labai svarbūs ir dažnai sudėtingi tarptautiniu mastu, supaprastinimas.
• Prekybos finansavimas: Akredityvų, važtaraščių ir kitų prekybos finansavimo priemonių apdorojimo automatizavimas, įtraukiant kelias šalis ir jurisdikcijas.
• Sukčiavimo aptikimas ir sprendimas: Automatizuotų darbo eigų įdiegimas, siekiant nustatyti įtartinas operacijas ir inicijuoti tyrimo bei sprendimo procesus.

Sveikatos apsauga

• Pacientų įvedimas ir registracija: Pacientų duomenų rinkimo, draudimo patikrinimo ir vizitų planavimo automatizavimas.
• Medicinos sąskaitų apdorojimas: Draudimo išmokų pateikimo, patikrinimo ir sprendimo priėmimo supaprastinimas, sumažinant apdorojimo laiką ir klaidas.
• Klinikinių tyrimų valdymas: Dalyvių įtraukimo, duomenų rinkimo, stebėjimo ir ataskaitų teikimo automatizavimas klinikiniams tyrimams, vykdomiems keliose vietose visame pasaulyje.
• Receptų valdymas: Proceso automatizavimas nuo gydytojo recepto iki vaistinės įvykdymo ir atsiskaitymo.

Gamyba

• Nuo užsakymo iki apmokėjimo (Order-to-Cash): Viso proceso automatizavimas nuo klientų užsakymų gavimo iki sąskaitų faktūrų išrašymo ir mokėjimų surinkimo, dažnai įtraukiant tarptautinį siuntimą ir muitinę.
• Pirkimai ir tiekėjų valdymas: Pirkimo užsakymų proceso, tiekėjų patikrinimo, sutarčių valdymo ir sąskaitų faktūrų apdorojimo supaprastinimas.
• Gamybos planavimas ir tvarkaraščių sudarymas: Gamybos grafikų kūrimo ir vykdymo automatizavimas, integruojant su atsargų ir išteklių valdymo sistemomis.
• Kokybės kontrolė: Patikrinimo procesų, defektų sekimo ir taisomųjų veiksmų darbo eigų automatizavimas.

Žmogiškieji ištekliai

• Darbuotojų įvedimas į darbą: Naujų darbuotojų priėmimo proceso automatizavimas, įskaitant dokumentų tvarkymą, prieigą prie sistemų ir pradinius mokymus.
• Atostogų ir laisvadienių prašymai: Darbuotojų atostogų pateikimo, patvirtinimo ir sekimo supaprastinimas.
• Veiklos valdymas: Tikslų nustatymo, veiklos vertinimų ir grįžtamojo ryšio ciklų automatizavimas.
• Darbo užmokesčio apskaičiavimas: Atlyginimų, mokesčių ir išmokų skaičiavimo bei išmokėjimo automatizavimas, laikantis įvairių vietos darbo įstatymų.

Mažmeninė prekyba ir el. prekyba

• Užsakymų valdymas: Internetinių užsakymų apdorojimo automatizavimas, nuo patvirtinimo iki įvykdymo ir išsiuntimo, dažnai valdant tarptautinį pristatymą.
• Atsargų valdymas: Atsargų sekimo, papildymo ir inventorizacijos procesų supaprastinimas keliose vietose.
• Klientų aptarnavimas ir palaikymas: Bilietų nukreipimo, atsakymų generavimo ir problemų sprendimo automatizavimas visame pasaulyje gaunamoms klientų užklausoms.
• Grąžinimai ir pinigų grąžinimas: Klientų grąžinimų valdymo ir pinigų grąžinimo apdorojimo proceso supaprastinimas.

Iššūkiai diegiant procesų automatizavimą pasauliniu mastu

Nors nauda yra didelė, procesų automatizavimo diegimas pasauliniu mastu nėra be iššūkių:

1. Pasipriešinimas pokyčiams

Darbuotojai gali dvejoti priimti naujas technologijas ir procesus dėl baimės prarasti darbą, nesupratimo ar tiesiog pirmenybės teikimo pažįstamiems metodams. Norint tai įveikti, reikia stiprių pokyčių valdymo strategijų, aiškios komunikacijos ir išsamaus mokymo. Taip pat reikia atsižvelgti į kultūrinius pokyčių priėmimo skirtumus.

2. Integracija su senomis sistemomis

Daugelis pasaulinių organizacijų dirba su šiuolaikinių ir senų IT sistemų mišiniu. Naujų darbo eigos automatizavimo platformų integravimas su šiomis esamomis sistemomis gali būti sudėtingas ir brangus, reikalaujantis didelės techninės patirties ir kruopštaus planavimo.

3. Duomenų saugumo ir privatumo problemos

Jautrių duomenų tvarkymas keliose šalyse su skirtingais duomenų apsaugos įstatymais reikalauja patikimų saugumo priemonių ir išsamaus atitikties reikalavimų supratimo. Darbo eigos varikliai turi būti kuriami atsižvelgiant į saugumą, užtikrinant, kad duomenys būtų apsaugoti tiek ramybės būsenoje, tiek perduodant.

4. Kultūriniai ir kalbiniai barjerai

Norint sėkmingai įdiegti sistemą pasauliniu mastu, būtina kurti darbo eigas, kurios atitiktų skirtingas kalbas, kultūrines normas ir komunikacijos stilius. Vartotojo sąsajos ir procesų instrukcijos turi būti lokalizuotos, o pati darbo eigos logika gali prireikti pritaikyti prie regioninių praktikų.

5. Standartizuotų procesų trūkumas

Skirtingi regionai ar departamentai pasaulinėje organizacijoje gali būti sukūrę savo unikalius būdus atlikti tą pačią užduotį. Prieš pradedant automatizavimą, dažnai reikia standartizuoti procesus visoje organizacijoje, o tai gali būti didelis uždavinys.

6. Tinkamo darbo eigos variklio pasirinkimas

Rinka yra užtvindyta įvairiais BPM ir darbo eigos automatizavimo įrankiais, kurių kiekvienas turi savo funkcijas, kainodaros modelius ir integravimo galimybes. Labai svarbu pasirinkti tinkamą sprendimą, kuris atitiktų konkrečius organizacijos poreikius, esamą infrastruktūrą ir ilgalaikę strategiją.

Geriausios praktikos diegiant procesų automatizavimą pasauliniu mastu

Norėdamos įveikti šiuos iššūkius ir maksimaliai išnaudoti procesų automatizavimo teikiamą naudą, pasaulinės organizacijos turėtų laikytis šių geriausių praktikų:

1. Pradėkite nuo aiškios strategijos ir apibrėžtų tikslų

Prieš imdamiesi automatizavimo, aiškiai apibrėžkite, ko siekiate. Ar norite sumažinti išlaidas, pagerinti klientų pasitenkinimą, padidinti atitiktį ar pagreitinti pateikimą į rinką? Gerai apibrėžti tikslai nukreips jūsų automatizavimo pastangas ir padės įvertinti sėkmę. Teikite pirmenybę procesams, kurie siūlo didžiausią galimą investicijų grąžą (ROI) ir turi aiškų poveikį verslui. Pavyzdžiui, pasaulinės tiekimo grandinės įmonės pradinis tikslas galėtų būti automatizuoti eksporto dokumentacijos procesą, siekiant sumažinti muitinės įforminimo laiką, užuot iš karto sprendus visos tiekimo grandinės problemą.

2. Suplanuokite ir standartizuokite procesus

Prieš bandydami automatizuoti, kruopščiai suplanuokite esamus verslo procesus. Nustatykite neefektyvumą, kliūtis ir sritis, kurias galima tobulinti. Standartizuokite procesus skirtinguose regionuose, kur tai įmanoma, užtikrindami nuoseklumą ir padarydami juos tinkamus automatizavimui. Naudokite vizualius įrankius, tokius kaip BPMN, kad aiškiai dokumentuotumėte šiuos standartizuotus procesus.

3. Pasirinkite tinkamą technologijų partnerį

Pasirinkite darbo eigos variklį ir automatizavimo platformą, kuri yra keičiamo mastelio, lanksti ir siūlo patikimas integravimo galimybes. Apsvarstykite tiekėjus, turinčius įrodytą patirtį pasauliniuose diegimuose ir gerai išmanančius tarptautinius atitikties reikalavimus. Ieškokite platformų, kurios palaiko daugiakalbystę ir siūlo patogias vartotojo sąsajas įvairiems vartotojams.

4. Etapinis diegimas ir bandomieji projektai

Užuot bandę viską įdiegti iš karto, pradėkite nuo bandomųjų projektų konkrečiuose skyriuose ar regionuose. Tai leidžia išbandyti technologiją, patobulinti procesus, surinkti atsiliepimus ir pademonstruoti sėkmę prieš diegiant plačiau. Pasaulinis bankas gali pradėti nuo automatizuotos klientų įvedimo darbo eigos vienoje šalyje, prieš išplėsdamas ją į kitas rinkas.

5. Investuokite į pokyčių valdymą ir mokymus

Aktyvus pokyčių valdymas yra labai svarbus. Aiškiai komunikuokite automatizavimo naudą visoms suinteresuotosioms šalims, spręskite problemas ir teikite išsamius mokymus, kaip naudotis naujomis sistemomis ir procesais. Suteikite darbuotojams galią būti transformacijos dalimi, o ne jos bijoti. Mokymo medžiaga turėtų būti prieinama ir galbūt pateikta keliomis kalbomis.

6. Sutelkite dėmesį į vartotojo patirtį ir prieinamumą

Užtikrinkite, kad automatizuotos darbo eigos būtų intuityvios ir lengvai naudojamos vartotojams, nepriklausomai nuo jų techninio išprusimo ar buvimo vietos. Apsvarstykite vartotojo patirtį iš darbuotojų, esančių skirtinguose kultūriniuose kontekstuose ir turinčių skirtingą skaitmeninio raštingumo lygį, perspektyvos.

7. Nuolatinė stebėsena ir optimizavimas

Procesų automatizavimas nėra vienkartinis projektas; tai nuolatinės pastangos. Nuolat stebėkite automatizuotų procesų našumą, rinkite duomenis ir nustatykite tolesnio optimizavimo galimybes. Naudokite darbo eigos variklio teikiamą analitiką, kad patobulintumėte taisykles, pagerintumėte efektyvumą ir prisitaikytumėte prie kintančių verslo poreikių ar rinkos sąlygų.

8. Užtikrinkite patikimą saugumą ir atitiktį

Nuo pat pradžių teikite pirmenybę duomenų saugumui ir privatumui. Glaudžiai bendradarbiaukite su teisininkų ir atitikties komandomis, kad užtikrintumėte, jog visi automatizuoti procesai atitiktų atitinkamus tarptautinius reglamentus. Įdiekite griežtą prieigos kontrolę, šifravimą ir reguliarius saugumo auditus.

Procesų automatizavimo ir darbo eigos variklių ateitis pasauliniu mastu

Procesų automatizavimo ir darbo eigos variklių evoliucija yra glaudžiai susijusi su pažanga susijusiose technologijose, tokiose kaip dirbtinis intelektas (DI), mašininis mokymasis (ML), robotizuotas procesų automatizavimas (RPA) ir daiktų internetas (IoT).

• DI pagrįstas automatizavimas: DI ir ML vis dažniau bus integruojami į darbo eigos variklius, leidžiant priimti protingesnius sprendimus, atlikti nuspėjamąją analizę ir kurti prisitaikančius procesus. Tai galėtų reikšti automatizuotas darbo eigas, kurios gali mokytis iš ankstesnių rezultatų ir aktyviai prisitaikyti, siekiant optimizuoti rezultatus, arba pokalbių robotus, tvarkančius pirmines klientų užklausas prieš perduodant jas žmonėms agentams per automatizuotą darbo eigą.
• Hiperautomatizavimas: Ši sąvoka reiškia kelių automatizavimo technologijų derinį, siekiant automatizuoti kuo daugiau verslo ir IT procesų. Darbo eigos varikliai bus pagrindiniai, orkestruojantys šiuos įvairius automatizavimo įrankius.
• Žemo kodo / be kodo platformos (Low-Code/No-Code): Daugelis darbo eigos platformų taiko žemo kodo / be kodo metodus, suteikdamos galimybę piliečiams programuotojams kurti ir keisti darbo eigas, demokratizuojant automatizavimą visoje organizacijoje.
• Išmanusis dokumentų apdorojimas (IDP): IDP galimybių integravimas į darbo eigos variklius leis automatiškai išgauti ir apdoroti duomenis iš nestruktūrizuotų dokumentų, tokių kaip sąskaitos faktūros, sutartys ir formos, dar labiau sumažinant rankinį darbą.
• Patobulinta daiktų interneto (IoT) integracija: Pramonės šakoms, tokioms kaip gamyba ir logistika, duomenų iš IoT įrenginių integravimas tiesiai į darbo eigos variklius gali įgalinti realaus laiko procesų stebėseną ir automatizuotus atsakymus. Pavyzdžiui, automatizuota darbo eiga galėtų inicijuoti priežiūros prašymą, jei mašinoje esantis IoT jutiklis aptiktų anomaliją.

Išvada

Procesų automatizavimas, paremtas patikimais darbo eigos varikliais, nebėra prabanga, o būtinybė pasaulinėms įmonėms, siekiančioms klestėti šiuolaikinėje ekonominėje aplinkoje. Suteikdamos pagrindą supaprastinti veiklą, padidinti efektyvumą, užtikrinti atitiktį ir skatinti lankstumą, šios technologijos įgalina organizacijas efektyviai naršyti tarptautinių rinkų sudėtingumą. Nors diegiant kyla iššūkių, strateginis, etapais pagrįstas požiūris, kartu su stipriu dėmesiu pokyčių valdymui ir nuolatiniam tobulėjimui, nuties kelią reikšmingiems veiklos ir konkurencijos pranašumams. Technologijoms toliau tobulėjant, procesų automatizavimo ir darbo eigos variklių vaidmuo taps tik dar svarbesnis formuojant pasaulinio verslo ateitį.