Kelių užduočių atlikimas vienu metu ir vienos užduoties atlikimas: produktyvumo didinimas globaliame pasaulyje

Šiuolaikiniame sparčiame, tarpusavyje susijusiame pasaulyje gebėjimas vienu metu valdyti kelias užduotis dažnai laikomas labai vertinamu įgūdžiu. Tačiau kelių užduočių atlikimo vienu metu ir vienos užduoties atlikimo efektyvumas yra nuolatinių diskusijų objektas. Šiame straipsnyje gilinamasi į šių dviejų požiūrių skirtumus, nagrinėjamas jų poveikis produktyvumui ir siūlomos strategijos, kaip optimizuoti savo darbo eigą globalizuotoje aplinkoje.

Kas yra kelių užduočių atlikimas vienu metu?

Paprasčiau tariant, kelių užduočių atlikimas vienu metu (angl. multitasking) – tai bandymas vienu metu atlikti dvi ar daugiau užduočių arba greitai pereiti nuo vienos prie kitos. Patrauklumas akivaizdus: atlikti daugiau per trumpesnį laiką. Tačiau kognityviniai mokslai atskleidžia sudėtingesnį vaizdą.

Yra du pagrindiniai kelių užduočių atlikimo tipai:

• Tikrasis lygiagretus apdorojimas: Tai įvyksta, kai užduotys naudoja skirtingus kognityvinius išteklius ir gali būti iš tiesų atliekamos vienu metu be didelio našumo sumažėjimo. Pavyzdys galėtų būti instrumentinės muzikos klausymasis lankstant skalbinius.
• Greitas užduočių perjungimas: Dažniausiai „kelių užduočių atlikimas“ apima greitą dėmesio perjungimą tarp užduočių. Kiekvienas perjungimas turi kognityvinę kainą, net jei atrodo, kad tai įvyksta akimirksniu.

Įsivaizduokite scenarijų, kai projektų vadovas Londone vienu metu atsakinėja į komandos narių iš Singapūro ir Niujorko elektroninius laiškus, o kartu rengia pristatymą klientui Tokijuje. Šis asmuo greičiausiai užsiima greitu užduočių perjungimu, nuolat perkeldamas savo dėmesį ir kognityvinius išteklius.

Kas yra vienos užduoties atlikimas?

Priešingai, vienos užduoties atlikimas (angl. single-tasking) reiškia viso dėmesio ir kognityvinių išteklių sutelkimą į vieną užduotį, kol ji bus baigta (arba iki iš anksto nustatyto pertraukos taško). Šiuo požiūriu siekiama sumažinti išsiblaškymą ir maksimaliai padidinti koncentraciją.

Įsivaizduokite programinės įrangos kūrėją Bangalore, kuris yra giliai pasinėręs į kodo rašymą, ignoruodamas pranešimus ir išorinius trukdžius. Šis asmuo taiko vienos užduoties atlikimo principą, kad išlaikytų susitelkimą ir pasiektų „srauto“ (angl. flow) būseną, kurioje produktyvumas yra maksimalus.

Kognityvinė kelių užduočių atlikimo kaina

Tyrimai nuosekliai rodo, kad kelių užduočių atlikimas, ypač greito užduočių perjungimo variantas, turi savo kainą:

• Sumažėjęs tikslumas: Kai dėmesys yra padalintas, klaidų tikimybė didėja.
• Ilgesnis atlikimo laikas: Perjungimas tarp užduočių reikalauja papildomo laiko, nes smegenys turi persiorientuoti į naują užduotį. Tai vadinama „perjungimo kaina“.
• Sutrikusi atmintis: Kelių užduočių atlikimas gali neigiamai paveikti trumpalaikę ir ilgalaikę atmintį.
• Padidėjęs stresas ir protinis nuovargis: Nuolatinis dėmesio perjungimas gali būti protiškai varginantis ir sukelti didesnį stresą.
• Sumažėjęs kūrybiškumas: Gilus mąstymas ir kūrybiškas problemų sprendimas reikalauja ilgalaikio susitelkimo, kurį trikdo kelių užduočių atlikimas.

Amerikos psichologų asociacijos atliktas tyrimas parodė, kad kelių užduočių atlikimas gali sumažinti produktyvumą net 40 %. Taip yra todėl, kad kiekvieną kartą, kai perjungiama užduotis, smegenims reikia iš naujo įsitraukti į naują užduotį, gauti reikiamą informaciją ir atkurti kontekstą.

Vienos užduoties atlikimo privalumai

Priešingai nei kelių užduočių atlikimas, vienos užduoties atlikimas suteikia daugybę privalumų:

• Didesnis susitelkimas ir koncentracija: Skirdami visą savo dėmesį vienai užduočiai, galite pasiekti gilesnį susitelkimo lygį.
• Geresnis tikslumas: Išsiblaškymo pašalinimas sumažina klaidų tikimybę.
• Greitesnis atlikimo laikas: Nors tai gali atrodyti prieštaringa, vienos užduoties atlikimas dažnai gali lemti greitesnį užduočių atlikimą dėl padidėjusio efektyvumo ir mažesnio klaidų skaičiaus.
• Sumažėjęs stresas ir protinis nuovargis: Susitelkimas ties viena užduotimi gali būti mažiau protiškai varginantis.
• Pagerėjęs kūrybiškumas ir problemų sprendimas: Ilgalaikis susitelkimas leidžia giliau mąstyti ir rasti kūrybiškesnius sprendimus.

„Srauto būsenos“ (angl. flow state) koncepcija, kurią išpopuliarino psichologas Mihaly Csikszentmihalyi, pabrėžia gilaus susitelkimo naudą. Visiškai pasinėrę į užduotį, žmonės dažnai patiria lengvos koncentracijos ir padidėjusio kūrybiškumo jausmą.

Kelių užduočių atlikimas globaliame kontekste

Pasaulinės darbo jėgos reikalavimai dažnai verčia tam tikru mastu atlikti kelias užduotis vienu metu. Tačiau labai svarbu nepamiršti galimų trūkumų ir strategiškai valdyti savo darbo krūvį, kad būtų sumažintas neigiamas poveikis.

Apsvarstykite šiuos scenarijus, būdingus pasaulinei verslo aplinkai:

• Komunikacijos valdymas tarp laiko juostų: Atsakinėjimas į el. laiškus ir pranešimus iš kolegų, esančių skirtingose laiko juostose, gali būti nuolatinis pertraukimų šaltinis.
• Dalyvavimas virtualiuose susitikimuose atliekant kitas užduotis: Virtualių susitikimų metu kyla pagunda tikrinti el. paštą ar dirbti su kitais projektais, tačiau tai gali sumažinti įsitraukimą ir praleisti svarbią informaciją.
• Darbas su keliais projektais vienu metu: Pasauliniuose projektuose dažnai dalyvauja daug suinteresuotųjų šalių ir reikalaujama, kad asmenys derintų įvairias atsakomybes.

Darbo eigos optimizavimo strategijos: tinkamos pusiausvyros paieškos

Svarbiausia yra ne visiškai atsisakyti kelių užduočių atlikimo, o naudoti jį strategiškai ir, kai tik įmanoma, teikti pirmenybę vienos užduoties atlikimui. Štai keletas praktinių strategijų, kaip optimizuoti savo darbo eigą globaliame kontekste:

1. Nustatykite prioritetus ir planuokite

Kiekvieną dieną pradėkite nuo užduočių prioritetų nustatymo ir realistiško tvarkaraščio sudarymo. Nustatykite svarbiausias užduotis, reikalaujančias susikaupimo, ir skirkite joms specialų laiką.

Pavyzdys: Rinkodaros vadovas Sidnėjuje gali teikti pirmenybę naujos kampanijos paleidimui Europoje, o ne atsakymams į įprastus el. laiškus iš JAV komandos.

2. Laiko blokavimas

Skirkite konkrečius laiko blokus konkrečioms užduotims. Šių blokų metu sumažinkite išsiblaškymą ir sutelkite dėmesį tik į paskirtą užduotį.

Pavyzdys: Duomenų analitikas Mumbajuje gali blokuoti dvi valandas ryte duomenų analizei, netikrindamas el. pašto ir nedalyvaudamas susitikimuose.

3. Grupuokite panašias užduotis

Sugrupuokite panašias užduotis ir atlikite jas vienu metu. Tai sumažina kognityvinę kainą, susijusią su perėjimu tarp skirtingų tipų užduočių.

Pavyzdys: Klientų aptarnavimo atstovas Buenos Airėse gali skirti tam tikrą laiko tarpą atsakyti į visus klientų klausimus, susijusius su konkrečiu produktu ar paslauga.

4. Sumažinkite išsiblaškymą

Nustatykite ir pašalinkite įprastus išsiblaškymo šaltinius, tokius kaip el. pašto pranešimai, socialinių tinklų perspėjimai ir triukšminga aplinka. Apsvarstykite galimybę naudoti svetainių blokatorius arba triukšmą slopinančias ausines.

Pavyzdys: Rašytojas Berlyne gali naudoti svetainių blokatorių, kad dirbdamas su rankraščiu negalėtų prisijungti prie socialinių tinklų svetainių.

5. Darykite reguliarias pertraukas

Trumpos, dažnos pertraukos gali padėti išlaikyti susikaupimą ir išvengti protinio nuovargio. Atsitraukite nuo stalo, pasimankštinkite ar trumpai pasivaikščiokite.

Pavyzdys: Programinės įrangos inžinierius Tokijuje gali daryti 15 minučių pertrauką kas dvi valandas, kad prasimankštintų ir išvalytų galvą.

6. Efektyviai bendraukite

Aiškiai praneškite kolegoms ir klientams apie savo pasiekiamumą ir ribas. Informuokite juos, kada esate susitelkę ties konkrečia užduotimi ir negalite būti trukdomi.

Pavyzdys: Pardavimų atstovas Niujorke, ruošdamasis svarbiam pristatymui, savo susirašinėjimo programėlėje gali nustatyti būseną „Netrukdyti“.

7. Išnaudokite technologijas

Naudokite technologijas darbo krūviui valdyti ir išsiblaškymui sumažinti. Išbandykite tokius įrankius kaip užduočių valdymo programėlės, el. pašto filtrai ir bendradarbiavimo platformos.

Pavyzdys: Nuotolinė komanda, išsisklaidžiusi po visą Europą, gali naudoti projektų valdymo įrankį, pvz., „Asana“ ar „Trello“, kad organizuotų užduotis ir stebėtų pažangą.

8. Praktikuokite dėmesingą įsisąmoninimą (mindfulness)

Praktikuokite dėmesingo įsisąmoninimo technikas, kad pagerintumėte susikaupimą ir koncentraciją. Net kelios minutės meditacijos per dieną gali padaryti didelį skirtumą.

Pavyzdys: Teisininkas Londone gali praktikuoti 10 minučių dėmesingo įsisąmoninimo meditaciją kiekvieną rytą, kad susikauptų ir pasiruoštų dienai.

9. „Pomodoro“ technika

Ši technika apima darbą susikaupus 25 minučių intervalais, po kurių seka trumpos pertraukos. Po keturių „pomodorų“ darykite ilgesnę pertrauką.

Pavyzdys: Studentas Romoje, besiruošiantis egzaminams, gali naudoti „Pomodoro“ techniką, kad išliktų susikaupęs ir išvengtų perdegimo.

10. Teikite pirmenybę miegui ir gerovei

Pakankamas miegas ir sveika gyvensena yra būtini norint išlaikyti kognityvinę funkciją ir produktyvumą. Teikite pirmenybę miegui, mankštai ir subalansuotai mitybai.

Pavyzdys: Verslininkas San Paule gali teikti pirmenybę 7–8 valandų miegui kiekvieną naktį, kad išlaikytų energiją ir susikaupimą visą dieną.

Kultūriniai aspektai

Svarbu pripažinti, kad kultūrinės normos ir lūkesčiai gali daryti įtaką darbo įpročiams ir požiūriui į kelių užduočių atlikimą. Kai kuriose kultūrose greitas atsakymas į el. laiškus ir pranešimus laikomas pagarbos ir operatyvumo ženklu. Kitose labai vertinamas gilus susikaupimas ir nepertraukiamas darbas.

Šių kultūrinių skirtumų suvokimas gali padėti jums orientuotis sudėtingoje pasaulinėje darbo vietoje ir efektyviai bendrauti su kolegomis iš įvairių kultūrų.

Išvada

Nors kelių užduočių atlikimas gali atrodyti kaip būtinas įgūdis šiuolaikiniame reikliame pasaulyje, svarbu pripažinti jo galimus trūkumus ir, kai tik įmanoma, teikti pirmenybę vienos užduoties atlikimui. Įgyvendindami šiame straipsnyje aprašytas strategijas, galite optimizuoti savo darbo eigą, pagerinti produktyvumą ir pasiekti didesnį susikaupimo bei pasiekimų jausmą globalizuotoje aplinkoje. Atminkite, kad tinkamos pusiausvyros tarp kelių užduočių ir vienos užduoties atlikimo paieška yra asmeninė kelionė, ir tai, kas geriausiai tinka vienam asmeniui, gali netikti kitam. Eksperimentuokite su skirtingais požiūriais ir raskite tai, kas padeda jums efektyviausiai pasiekti savo tikslus. Galiausiai, tikslas yra dirbti protingiau, o ne sunkiau, ir sukurti tvarų bei pilnavertį darbinį gyvenimą.