Visuotinė kandidatų patikra: patikrinimo paslaugų vadovas

Šiuolaikiniame tarpusavyje susijusiame pasaulyje įmonės vis dažniau plečia savo veiklą ir darbuotojų gretas užsienio šalyse. Ši globalizacija reikalauja tvirto supratimo apie kandidatų patikros paslaugas, kurios atlieka lemiamą vaidmenį mažinant riziką, užtikrinant atitiktį ir kuriant saugią darbo aplinką. Šis išsamus vadovas pateikia kandidatų patikros apžvalgą, nagrinėja jos tipus, teisinius aspektus, globalius skirtumus ir geriausias praktikas darbdaviams visame pasaulyje.

Kas yra kandidatų patikra?

Kandidato patikra, dar vadinama įdarbinimo patikra arba patikra prieš įdarbinimą, yra procesas, kurio metu tiriama asmens praeitis, siekiant patvirtinti jo tapatybę, įvertinti tinkamumą konkrečiam vaidmeniui ir nustatyti galimas rizikas. Šios patikros paprastai apima asmens pateiktos informacijos tikrinimą ir duomenų rinkimą iš įvairių šaltinių, įskaitant viešuosius registrus, švietimo įstaigas ir buvusius darbdavius. Patikros apimtis ir gilumas gali skirtis priklausomai nuo pramonės šakos, darbo reikalavimų ir taikomų įstatymų.

Kodėl kandidatų patikra yra svarbi?

Kandidatų patikra yra būtina įvairaus dydžio organizacijoms ir įvairiose pramonės šakose. Ji suteikia keletą pagrindinių privalumų:

• Rizikos mažinimas: Kandidatų patikra padeda nustatyti galimas rizikas, susijusias su asmens įdarbinimu, pvz., nusikalstamos veikos, sukčiavimo ar smurto istoriją. Ši informacija leidžia darbdaviams priimti pagrįstus sprendimus dėl įdarbinimo ir apsaugoti savo darbuotojus, klientus ir turtą.
• Atitiktis: Daugelyje pramonės šakų taikomi reglamentai, reikalaujantys atlikti kandidatų patikrą tam tikroms pareigoms. Nesilaikant šių reglamentų gali būti skiriamos baudos, sankcijos ir teisinė atsakomybė.
• Didesnis darbo vietos saugumas: Tikrindami potencialius darbuotojus, darbdaviai gali sukurti saugesnę ir patikimesnę darbo aplinką. Tai ypač svarbu pramonės šakose, kur darbuotojai bendrauja su pažeidžiamomis gyventojų grupėmis, pvz., vaikais ar pagyvenusiais žmonėmis.
• Geresnė darbuotojų moralė: Kruopštus kandidatų patikros procesas gali nuraminti esamus darbuotojus, kad organizacija yra įsipareigojusi palaikyti saugią ir etišką darbo vietą.
• Reputacijos apsauga: Nekvalifikuoto ar nesąžiningo darbuotojo įdarbinimas gali pakenkti organizacijos reputacijai ir sukelti finansinių nuostolių. Kandidatų patikra padeda apsaugoti organizacijos prekės ženklo įvaizdį ir patikimumą.

Kandidatų patikrų tipai

Konkretūs atliekamų kandidatų patikrų tipai priklausys nuo pareigų, pramonės šakos ir taikomų teisinių reikalavimų. Dažniausiai pasitaikantys kandidatų patikrų tipai:

Teistumo patikrinimas

Teistumo patikrinimas skirtas nustatyti asmenis, turinčius nusikalstamos veikos istoriją. Šios patikros paprastai apima paiešką vietinėse, nacionalinėse ir tarptautinėse nusikaltimų duomenų bazėse, ieškant įrašų apie areštus, nuosprendžius ir laukiančius kaltinimus. Teistumo įrašų prieinamumas ir pasiekiamumas labai skiriasi įvairiose šalyse.

Pavyzdys: Jungtinėse Amerikos Valstijose teistumo patikrinimas gali apimti paiešką duomenų bazėse, kurias tvarko valstijos ir federalinės teisėsaugos agentūros. Kai kuriose Europos šalyse prieiga prie teistumo įrašų yra labiau apribota ir gali reikalauti specialaus teisinio leidimo.

Darbo istorijos patikrinimas

Darbo istorijos patikrinimas apima susisiekimą su ankstesniais darbdaviais, siekiant patvirtinti kandidato nurodytų įdarbinimo datų, pareigų ir atsakomybių tikslumą. Taip pat gali būti teiraujamasi apie kandidato darbo rezultatus ir išėjimo iš darbo priežastis. Šio tipo patikra padeda patikrinti kandidato kvalifikaciją ir nustatyti galimus įspėjamuosius ženklus.

Pavyzdys: Samdydamas vyresniojo vadovo pareigoms Kanadoje, darbdavys gali susisiekti su ankstesnėmis kandidato įmonėmis, kad patikrintų jo vadovavimo patirtį ir vadybinius įgūdžius. Kai kuriose Azijos šalyse susisiekti su ankstesniais darbdaviais gali prireikti aiškaus kandidato sutikimo.

Išsilavinimo patikrinimas

Išsilavinimo patikrinimas patvirtina kandidato išsilavinimo duomenų, pvz., laipsnių, diplomų ir sertifikatų, tikslumą. Ši patikra paprastai apima tiesioginį susisiekimą su švietimo įstaigomis, siekiant patikrinti kandidato mokymosi datas, įgytą laipsnį ir baigimo datą. Tikslus išsilavinimo patikrinimas yra labai svarbus pareigoms, reikalaujančioms specifinės kvalifikacijos.

Pavyzdys: Samdydamas gydytoją Jungtinėje Karalystėje, darbdavys patikrintų kandidato medicinos laipsnį atitinkamoje medicinos mokykloje ir licencijavimo taryboje.

Asmens tapatybės patikrinimas

Asmens tapatybės patikrinimas patvirtina kandidato tapatybę, tikrinant jo vardą, pavardę, adresą, gimimo datą ir kitą asmeninę informaciją. Ši patikra paprastai apima kandidato pateiktos informacijos palyginimą su vyriausybės išduotais asmens tapatybės dokumentais ir viešaisiais registrais. Tvirtas asmens tapatybės patikrinimas yra visų kitų kandidatų patikrų pagrindas.

Pavyzdys: Samdydamas nuotolinį darbuotoją iš Argentinos, darbdavys gali naudoti internetines tapatybės patikrinimo paslaugas, kad patvirtintų kandidato tapatybę per paso patikrinimą ir adreso patvirtinimą.

Kredito istorijos patikrinimas

Kredito istorijos patikrinimas suteikia informacijos apie kandidato kredito istoriją, įskaitant mokėjimų istoriją, neapmokėtas skolas ir bankrotus. Nors tai prieštaringai vertinama, kredito istorijos patikrinimai kartais naudojami pareigoms, susijusioms su finansine atsakomybe ar prieiga prie jautrios finansinės informacijos. Kredito istorijos patikrinimų teisėtumas įdarbinimo tikslais skiriasi priklausomai nuo jurisdikcijos.

Pavyzdys: Jungtinėse Amerikos Valstijose kai kuriose valstijose galioja įstatymai, ribojantys kredito istorijos patikrinimų naudojimą įdarbinimo tikslais. Kai kuriose Europos šalyse kredito istorijos patikrinimai paprastai draudžiami, nebent yra teisėtas verslo poreikis ir kandidato sutikimas.

Profesinių licencijų patikrinimas

Profesinių licencijų patikrinimas patvirtina, kad kandidatas turi reikiamas licencijas ir sertifikatus konkrečiam darbui atlikti. Ši patikra ypač svarbi reguliuojamoms profesijoms, tokioms kaip gydytojai, teisininkai, inžinieriai ir buhalteriai. Tai apima susisiekimą su atitinkamomis licencijavimo tarybomis, siekiant patikrinti kandidato kredencialus.

Pavyzdys: Samdydamas teisininką Australijoje, darbdavys patikrintų kandidato teisinės praktikos licenciją atitinkamoje valstijos advokatūroje.

Rekomendacijų patikrinimas

Rekomendacijų patikrinimas apima susisiekimą su asmenimis, galinčiais suteikti įžvalgų apie kandidato įgūdžius, patirtį ir charakterį. Šias rekomendacijas paprastai pateikia pats kandidatas ir jos gali apimti buvusius vadovus, kolegas ar dėstytojus. Rekomendacijų patikrinimas gali suteikti vertingos kokybinės informacijos apie kandidato tinkamumą pareigoms.

Pavyzdys: Samdydamas programinės įrangos inžinierių Indijoje, darbdavys gali susisiekti su ankstesniais kandidato projektų vadovais, kad surinktų atsiliepimų apie jo techninius įgūdžius ir komandinio darbo gebėjimus.

Socialinių tinklų patikrinimas

Socialinių tinklų patikrinimas apima kandidato socialinių tinklų profilių peržiūrą ieškant potencialiai problemiško turinio, pvz., diskriminacinių pastabų, neteisėtos veiklos ar neprofesionalaus elgesio. Šio tipo patikra tampa vis populiaresnė, tačiau ji taip pat kelia susirūpinimą dėl privatumo. Darbdaviai turi užtikrinti, kad socialinių tinklų patikrinimas būtų atliekamas sąžiningai ir nediskriminuojant.

Pavyzdys: Darbdaviai turėtų turėti aiškias taisykles, kaip jie atliks socialinių tinklų patikrinimus. Kai kuriose šalyse, pavyzdžiui, Vokietijoje, tai yra labiau reglamentuota ir reikalauja tvirto pagrindimo. Bendras naršymas po socialinius tinklus paprastai neleidžiamas.

Teisiniai aspektai atliekant kandidatų patikrą

Kandidatų patikrai taikomi įvairūs teisiniai reglamentai, kurie labai skiriasi įvairiose šalyse. Darbdaviai turi žinoti šiuos reglamentus ir užtikrinti, kad jų kandidatų patikros praktika atitiktų reikalavimus. Pagrindiniai teisiniai aspektai:

Duomenų apsaugos įstatymai

Duomenų apsaugos įstatymai, tokie kaip Europos Sąjungos Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR), reguliuoja asmens duomenų rinkimą, naudojimą ir saugojimą. Darbdaviai privalo gauti kandidato sutikimą prieš atlikdami kandidato patikrą ir turi užtikrinti, kad duomenys būtų tvarkomi saugiai ir naudojami tik teisėtiems tikslams. BDAR taikomas visame pasaulyje, jei turite klientų/darbuotojų ES.

Pavyzdys: Pagal BDAR, darbdaviai privalo pateikti kandidatams aiškią ir skaidrią informaciją apie kandidatų patikros procesą, įskaitant renkamų duomenų tipus, tikslus, kuriais duomenys bus naudojami, ir kandidato teises susipažinti su savo duomenimis, juos ištaisyti ir ištrinti.

Antidiskriminaciniai įstatymai

Antidiskriminaciniai įstatymai draudžia darbdaviams diskriminuoti kandidatus dėl saugomų savybių, tokių kaip rasė, religija, lytis ir tautinė kilmė. Darbdaviai turi užtikrinti, kad jų kandidatų patikros praktika neturėtų neproporcingo poveikio saugomoms grupėms.

Pavyzdys: Jungtinėse Amerikos Valstijose Lygių įdarbinimo galimybių komisija (EEOC) yra paskelbusi gaires dėl teistumo patikrinimų naudojimo, pabrėždama, kad darbdaviai turėtų atsižvelgti į nusikaltimo pobūdį ir sunkumą, laiką, praėjusį nuo nusikaltimo, ir nagrinėjamo darbo pobūdį.

Sąžiningos kredito informacijos teikimo aktas (FCRA)

FCRA yra JAV įstatymas, reguliuojantis vartotojų ataskaitų, įskaitant kredito ataskaitas, naudojimą įdarbinimo tikslais. Darbdaviai privalo gauti kandidato sutikimą prieš gaudami vartotojo ataskaitą ir privalo pateikti kandidatui ataskaitos kopiją, jei ji naudojama priimant neigiamą sprendimą dėl įdarbinimo.

Pavyzdys: Jei darbdavys atsisako priimti kandidatą į darbą remdamasis informacija iš jo kredito ataskaitos, darbdavys privalo pateikti kandidatui ataskaitos kopiją ir jo teisių pagal FCRA santrauką.

„Ban-the-Box“ įstatymai

„Ban-the-Box“ įstatymai, dar žinomi kaip sąžiningos galimybės įstatymai, riboja darbdavių galimybę teirautis apie kandidato teistumą pradinėje paraiškos formoje. Šių įstatymų tikslas yra suteikti kandidatams su teistumu sąžiningą galimybę būti svarstomiems dėl įdarbinimo.

Pavyzdys: Daugelis JAV valstijų ir miestų yra priėmę „ban-the-box“ įstatymus. Šie įstatymai paprastai leidžia darbdaviams teirautis apie kandidato teistumą tik po to, kai buvo pateiktas sąlyginis darbo pasiūlymas.

Tarptautiniai reglamentai

Atlikdami kandidatų patikrą tarptautiniu mastu, darbdaviai turi žinoti konkrečius teisinius reglamentus kiekvienoje šalyje. Šie reglamentai gali labai skirtis ir gali apimti apribojimus dėl informacijos, kurią galima rinkti, sutikimo gavimo proceso ir kandidatų patikros informacijos naudojimo priimant sprendimus dėl įdarbinimo.

Pavyzdys: Kai kuriose Europos šalyse darbdaviams gali prireikti gauti darbo tarybos ar duomenų apsaugos institucijos pritarimą prieš atliekant kandidatų patikrą. Kitose šalyse prieiga prie tam tikros rūšies informacijos, pvz., teistumo įrašų, gali būti apribota.

Visuotiniai kandidatų patikros praktikos skirtumai

Kandidatų patikros praktika labai skiriasi įvairiose šalyse dėl teisinių reglamentų, kultūrinių normų ir duomenų prieinamumo skirtumų. Darbdaviai turi žinoti šiuos skirtumus ir atitinkamai pritaikyti savo kandidatų patikros praktiką. Štai keletas pagrindinių aspektų:

Duomenų prieinamumas

Duomenų prieinamumas ir pasiekiamumas labai skiriasi įvairiose šalyse. Kai kuriose šalyse viešieji registrai yra lengvai prieinami, o kitose prieiga prie informacijos yra apribota.

Pavyzdys: Jungtinėse Amerikos Valstijose teistumo įrašai paprastai yra vieši, nors prieiga gali skirtis priklausomai nuo valstijos. Kai kuriose Europos šalyse prieiga prie teistumo įrašų yra labiau apribota ir gali reikalauti specialaus teisinio leidimo.

Kultūrinės normos

Kultūrinės normos taip pat gali daryti įtaką kandidatų patikros praktikai. Kai kuriose kultūrose laikoma įkyriu klausinėti apie kandidato asmeninį gyvenimą, o kitose tai yra priimtiniau.

Pavyzdys: Kai kuriose Azijos kultūrose gali būti laikoma netinkamu atlikti kredito istorijos ar socialinių tinklų patikrinimus be aiškaus kandidato sutikimo.

Kalbos barjerai

Kalbos barjerai taip pat gali kelti iššūkių atliekant kandidatų patikrą tarptautiniu mastu. Darbdaviai turi užtikrinti, kad jie turėtų reikiamus kalbinius įgūdžius, kad galėtų efektyviai bendrauti su kandidatais, ankstesniais darbdaviais ir švietimo įstaigomis.

Pavyzdys: Samdant kandidatą iš Brazilijos, jei personalo komanda nekalba portugališkai, jiems reikės išversti dokumentus ir galbūt rasti portugališkai kalbančius specialistus, kurie galėtų susisiekti su ankstesniais darbdaviais.

Kainos aspektai

Kandidatų patikrų kaina taip pat gali labai skirtis įvairiose šalyse. Darbdaviai turėtų atsižvelgti į kandidatų patikrų kainą planuodami biudžetą tarptautinei samdai.

Pavyzdys: Kandidatų patikros kai kuriose Europos šalyse gali būti brangesnės nei Jungtinėse Amerikos Valstijose dėl griežtesnių duomenų apsaugos reglamentų ir didesnių darbo sąnaudų.

Geriausios praktikos atliekant kandidatų patikrą visame pasaulyje

Siekiant užtikrinti, kad kandidatų patikra būtų atliekama efektyviai ir teisėtai, darbdaviai turėtų laikytis šių geriausių praktikų:

• Sukurkite aiškią politiką: Parengkite rašytinę kandidatų patikros politiką, kurioje būtų nurodyti atliekamų patikrų tipai, tikslai, kuriais informacija bus naudojama, ir sutikimo gavimo procesas.
• Gaukite sutikimą: Prieš atlikdami bet kokią kandidatų patikrą, gaukite raštišką kandidato sutikimą. Užtikrinkite, kad sutikimo forma būtų aiški, glausta ir lengvai suprantama.
• Pasirinkite patikimą paslaugų teikėją: Bendradarbiaukite su patikimu kandidatų patikros paslaugų teikėju, kuris turi patirties atliekant tarptautines patikras ir yra susipažinęs su teisiniais reglamentais kiekvienoje šalyje.
• Laikykitės duomenų apsaugos įstatymų: Užtikrinkite, kad visa kandidatų patikros praktika atitiktų taikomus duomenų apsaugos įstatymus, pvz., BDAR.
• Venkite diskriminacijos: Užtikrinkite, kad kandidatų patikros praktika nediskriminuotų kandidatų dėl saugomų savybių.
• Pateikite pranešimą ir galimybę atsakyti: Jei kandidatų patikra atskleidžia informaciją, kuri galėtų lemti neigiamą sprendimą dėl įdarbinimo, pateikite kandidatui pranešimą ir galimybę atsakyti.
• Išlaikykite konfidencialumą: Išlaikykite kandidatų patikros informacijos konfidencialumą ir apsaugokite ją nuo neteisėtos prieigos.
• Reguliariai peržiūrėkite ir atnaujinkite politiką: Reguliariai peržiūrėkite ir atnaujinkite kandidatų patikros politiką, kad užtikrintumėte, jog ji atitinka taikomus įstatymus ir geriausias praktikas.
• Viską dokumentuokite: Kruopščiai registruokite kiekvieną proceso etapą, nuo sutikimo gavimo iki sprendimų dėl įdarbinimo priėmimo.

Kaip pasirinkti kandidatų patikros paslaugų teikėją

Tinkamo kandidatų patikros paslaugų teikėjo pasirinkimas yra labai svarbus siekiant užtikrinti tikslias, reikalavimus atitinkančias ir efektyvias patikras. Rinkdamiesi paslaugų teikėją, atsižvelkite į šiuos veiksnius:

Visuotinė aprėptis ir kompetencija

Pasirinkite paslaugų teikėją, turintį įrodytą patirtį atliekant tarptautines kandidatų patikras ir gilų supratimą apie skirtingų šalių teisinius ir kultūrinius niuansus.

Atitiktis ir saugumas

Užtikrinkite, kad paslaugų teikėjas laikytųsi visų taikomų duomenų apsaugos įstatymų ir turėtų patikimas saugumo priemones jautriai informacijai apsaugoti.

Tikslumas ir patikimumas

Pasirinkite paslaugų teikėją, kuris naudoja patikimus duomenų šaltinius ir taiko griežtas kokybės kontrolės procedūras, kad užtikrintų savo ataskaitų tikslumą.

Atlikimo laikas

Atsižvelkite į paslaugų teikėjo kandidatų patikrų atlikimo laiką, ypač jei turite skubių samdymo poreikių.

Klientų aptarnavimas

Pasirinkite paslaugų teikėją, kuris siūlo puikų klientų aptarnavimą ir greitai atsako į jūsų užklausas.

Integracijos galimybės

Jei įmanoma, pasirinkite paslaugų teikėją, kuris gali integruotis su jūsų esamomis personalo valdymo sistemomis, kad supaprastintų kandidatų patikros procesą.

Kaina

Palyginkite skirtingų paslaugų teikėjų kainas ir pasirinkite tą, kuris siūlo konkurencingą kainodarą neaukojant kokybės.

Kandidatų patikros ateitis

Kandidatų patikros sritis nuolat vystosi, veikiama technologijų pažangos ir besikeičiančių teisinių aplinkybių. Keletas pagrindinių tendencijų, kurias verta stebėti:

• Didesnė automatizacija: Automatizacija supaprastina kandidatų patikros procesą, todėl jis tampa greitesnis ir efektyvesnis.
• Dirbtinio intelekto (DI) naudojimas: DI naudojamas analizuoti duomenis ir efektyviau nustatyti galimas rizikas.
• Dėmesys nuolatiniam stebėjimui: Nuolatinis stebėjimas tampa vis populiaresnis, leidžiantis darbdaviams sekti darbuotojų biografijas nuolat.
• Akcentas duomenų privatumui: Duomenų privatumas tampa vis svarbesniu rūpesčiu, ir darbdaviai turi užtikrinti, kad jų kandidatų patikros praktika atitiktų taikomus duomenų apsaugos įstatymus.
• Didesnis skaidrumas: Auga didesnio skaidrumo poreikis kandidatų patikros procese, kandidatams norint žinoti, kokia informacija renkama ir kaip ji naudojama.

Išvada

Kandidatų patikros paslaugos yra esminis įrankis organizacijoms, norinčioms sumažinti riziką, užtikrinti atitiktį ir kurti saugią darbo aplinką. Suprasdami skirtingus patikrų tipus, teisinius aspektus, globalius skirtumus ir geriausias praktikas, darbdaviai gali sukurti efektyvias kandidatų patikros programas, atitinkančias jų specifinius poreikius ir taikomus įstatymus. Pasauliui tampant vis labiau tarpusavyje susijusiam, kandidatų patikros svarba tik didės, todėl darbdaviams būtina nuolat sekti naujienas ir atitinkamai pritaikyti savo praktiką.

Atidžiai naršydamos po visuotinės kandidatų patikros sudėtingumą, įmonės gali užtikrintai plėsti savo veiklą ir kurti įvairias, talentingas ir patikimas komandas visame pasaulyje.