Asmeninio produktyvumo įvaldymas: pasaulinis vadovas, kaip atskleisti savo potencialą

Mūsų tarpusavyje susijusioje, sparčiai besivystančioje pasaulio ekonomikoje reikalavimai mūsų laikui ir dėmesiui niekada nebuvo didesni. Profesionalai nuo Seulo iki San Paulo, nuo Lagoso iki Londono, visi susiduria su bendru iššūkiu: kaip valdyti nesustabdomą užduočių, informacijos ir blaškančių veiksnių srautą, kad pasiektų prasmingų rezultatų. Atsakymas slypi ne ilgesniame darbo laike, o protingesniame darbe. Tai yra asmeninio produktyvumo esmė.

Tačiau asmeninis produktyvumas yra daugiau nei tik madingas žodis ar gyvenimo įsilaužimų rinkinys. Tai visapusiškas įgūdžių rinkinys, mąstysena ir sistema, skirta sąmoningai nukreipti savo energiją ir dėmesį į tai, kas tikrai svarbu. Tai reiškia ne tik būti "užsiėmusiu", bet ir tapti tikrai "efektyviu". Šis vadovas skirtas pasaulinei ambicingų profesionalų, verslininkų ir studentų auditorijai, norinčiai atgauti savo laiko kontrolę, padidinti savo poveikį ir sukurti tvarią sėkmės sistemą, nepriklausomai nuo jų pramonės ar vietos.

Produktyvumo pagrindas: mąstysena ir pagrindiniai principai

Prieš pasinerdami į konkrečias technikas ar įrankius, pirmiausia turime sukurti tvirtą pagrindą. Efektyviausios produktyvumo sistemos kuriamos ne programine įranga, o galingais, universaliais principais. Jūsų mąstysena lemia jūsų požiūrį į kiekvieną iššūkį ir galimybę.

"Kodėl" prieš "Kaip": apibrėžkite savo pagrindinę misiją

Produktyvumas be tikslo yra tik judėjimas. Kodėl norite būti produktyvesni? Ar tai noras paspartinti savo karjerą, sukurti verslą, daugiau kokybiško laiko praleisti su šeima ar išmokti naują įgūdį? Jūsų "kodėl" yra variklis, kuris padės jums įveikti iššūkius ir silpnos motyvacijos akimirkas. Skirkite laiko suformuluoti asmeninę ar profesinę misiją. Tai nebūtinai turi būti didelė, pasaulį keičianti vizija (nors ji gali būti!). Ji tiesiog turi būti reikšminga jums. Pavyzdžiui:

• "Mano misija yra tapti pagrindiniu duomenų analitiku savo įmonėje nuolat teikiant įžvalgias ataskaitas, kurios lemia strateginius sprendimus."
• "Mano tikslas yra sukurti finansiškai stabilią ateitį savo šeimai, leidžiančią man būti visiškai šalia jų efektyviai dirbant nustatytomis valandomis."

Kai susiejate savo kasdienes užduotis su šia didesne misija, net ir kasdienis darbas įgauna svarbos jausmą.

80/20 principas (Pareto principas): universalus poveikio dėsnis

Pirmą kartą pastebėtas italų ekonomisto Vilfredo Pareto, šis principas yra visame pasaulyje pripažintas reiškinys. Jis teigia, kad daugeliui įvykių maždaug 80% padarinių kyla iš 20% priežasčių. Verslo kontekste tai gali reikšti, kad 80% pajamų gaunama iš 20% klientų. Asmeninio produktyvumo atveju tai reiškia, kad maža dalis jūsų pastangų duos didžiąją dalį rezultatų.

Praktinė įžvalga: kiekvienos savaitės pradžioje paklauskite savęs: "Kurios 20% mano užduočių suteiks 80% vertės?" Tai gali būti pasirengimas svarbiam pristatymui klientui, kritinės kodo dalies rašymas arba strateginio plano finalizavimas. Prioritetizuokite šias didelio poveikio veiklas be atvangos. Tai nereiškia ignoruoti likusių 80% užduočių, bet užtikrinti, kad svarbiausias darbas būtų atliktas pirmiausia ir su geriausia jūsų energija.

Augimo mąstysenos ugdymas

Populiarinama Stanfordo psichologės Carol Dweck, "augimo mąstysenos" prieš "fiksuotą mąstyseną" koncepcija yra labai svarbi produktyvumui. Žmogus, turintis fiksuotą mąstyseną, mano, kad jo gebėjimai yra statiški. Kai jam nepasiseka, jis tai mato kaip savo įgimtų apribojimų atspindį. Priešingai, žmogus, turintis augimo mąstyseną, mano, kad jo gebėjimus galima ugdyti atsidavimu ir sunkiu darbu. Nesėkmė nėra galutinis taškas, o mokymosi galimybė.

Kai bandote naują produktyvumo sistemą ir ji neveikia tobulai, augimo mąstysena leidžia jums pasakyti: "Šis požiūris man neveikia; leiskite man išanalizuoti, kodėl, ir jį pritaikyti", o ne: "Aš tiesiog nesu organizuotas žmogus."

Laiko įvaldymas: sistemos ir technikos

Laikas yra vienintelis išteklius, kuris yra tikrai vienodas visiems planetos žmonėms. Visi gauname 24 valandas per parą. Tai, kaip mes jį paskirstome, skiria efektyvius nuo priblokštų.

Eisenhauerio matrica: prioritetų nustatymas su tikslu

Galingas sprendimų priėmimo įrankis, Eisenhauerio matrica padeda jums organizuoti užduotis pagal du kriterijus: skubumą ir svarbą. Ši sistema yra visuotinai taikoma bet kokiam vaidmeniui ar pramonės šakai.

• 1 kvadrantas: skubu ir svarbu (darykite pirmiausia): krizės, neatidėliotinos problemos, projektai, kurių terminas greitai baigiasi. Pavyzdys: serverio gedimas, galutinis pasiūlymas svarbiam klientui, kurio terminas šiandien.
• 2 kvadrantas: neskubu ir svarbu (suplanuokite): tai strateginio augimo kvadrantas. Veikla čia apima ilgalaikį planavimą, santykių kūrimą, naujų įgūdžių mokymąsi ir prevencinę priežiūrą. Čia turėtumėte stengtis praleisti didžiąją dalį savo laiko.
• 3 kvadrantas: skubu ir nesvarbu (deleguokite): tai pertraukimai, kurie reikalauja jūsų dėmesio, bet neprisideda prie jūsų tikslų. Pavyzdžiai: kai kurie susitikimai, daugybė el. laiškų ir įprastų užklausų. Jei galite, deleguokite juos. Jei ne, sumažinkite čia praleidžiamą laiką.
• 4 kvadrantas: neskubu ir nesvarbu (pašalinkite): blaškantys veiksniai, laiką švaistantys užsiėmimai, kai kurios socialinių tinklų peržiūros. Tai turėtų būti pašalinta arba drastiškai sumažinta.

Laiko blokavimas ir laiko apribojimas: dienos struktūrizavimas

Laiko blokavimas yra praktika iš anksto suplanuoti visą dieną, skiriant konkrečius laiko blokus konkrečioms užduotims ar užduočių tipams. Vietoj paprasto darbų sąrašo jūsų kalendorius tampa jūsų veiksmų planu. Pavyzdžiui, 9:00-11:00 val.: darbas su projektu Alfa; 11:00-11:30 val.: el. laiškų apdorojimas; 11:30-12:30 val.: komandos susitikimas.

Laiko apribojimas yra susijusi koncepcija, kai veiklai skiriate fiksuotą maksimalų laikotarpį ("laiko dėžę"). Pavyzdžiui, "Aš praleisiu ne daugiau kaip 60 minučių tyrinėdamas šią temą." Ši technika yra neįtikėtinai veiksminga kovojant su perfekcionizmu ir Parkinsono dėsniu.

Parkinsono dėsnis teigia, kad "darbas plečiasi, kad užpildytų laiką, skirtą jam atlikti." Nustatydami griežtą laiko dėžę, jūs verčiate save būti labiau susikaupusiu ir efektyviu.

Pomodoro technika: pasaulinis mėgstamiausias susikaupusiems sprintams

Sukurtas Francesco Cirillo devintajame dešimtmetyje, šios technikos paprastumas padarė ją populiarią visame pasaulyje. Ją lengva įgyvendinti:

1. Pasirinkite užduotį, kurią reikia atlikti.
2. Nustatykite laikmatį 25 minutėms (tai yra vienas "Pomodoro").
3. Dirbkite su užduotimi susikaupę, kol suskambės laikmatis.
4. Padarykite trumpą pertrauką (apie 5 minutes).
5. Po keturių Pomodoro padarykite ilgesnę pertrauką (15-30 minučių).

Šis metodas veikia, nes jis suskaido dideles užduotis, sukuria skubos jausmą ir įtvirtina reguliarias pertraukas, kad būtų išvengta perdegimo.

Giluminio darbo ir nepalaužiamo susikaupimo ugdymas

Savo pagrindinėje knygoje autorius Cal Newport apibrėžia Giluminį darbą kaip: "Profesines veiklas, atliekamas be blaškančių veiksnių koncentracijos būsenoje, kuri perkelia jūsų pažintinius gebėjimus iki jų ribos. Šios pastangos sukuria naują vertę, pagerina jūsų įgūdžius ir yra sunkiai pakartojamos."

Priešingai, Paviršutiniškas darbas reiškia nedidelius kognityvinius reikalavimus keliančias, logistinio stiliaus užduotis, dažnai atliekamas blaškant dėmesį. Pavyzdžiai: atsakinėjimas į įprastus el. laiškus, susitikimų planavimas ir administracinis darbas. Nors ir būtinas, paviršutiniškas darbas sukuria mažai ilgalaikės vertės. Tikslas yra maksimaliai padidinti giluminį darbą ir sumažinti, suskirstyti į paketus arba supaprastinti paviršutinišką darbą.

Savo "Susikaupimo tvirtovės" kūrimas

Jūsų gebėjimą atlikti giluminį darbą labai veikia jūsų aplinka. Nesvarbu, ar esate šurmuliuojančiame atviro tipo biure Mumbajuje, ramiame namų biure Kanadoje ar bendradarbystės erdvėje Berlyne, turite sąmoningai sukurti savo erdvę susikaupimui.

• Skaitmeninė aplinka: išjunkite visus nebūtinus pranešimus kompiuteryje ir telefone. Uždarykite nereikalingus skirtukus. Naudokite svetainių blokatorius, jei esate linkęs blaškytis. Sukurkite tik darbo vartotojo profilį savo kompiuteryje.
• Fizinė aplinka: švarus stalas skatina aiškų protą. Turėkite viską, ko jums reikia, pasiekiamoje vietoje. Naudokite triukšmą slopinančias ausines, kad signalizuotumėte kolegoms (ir savo smegenims), kad esate susikaupimo režime.
• Socialinė aplinka: praneškite savo susikaupimo laikotarpius savo kolegoms. Tiems, kurie dirba biure, paprastas ženklas ant jūsų stalo arba ausinių dėvėjimas gali būti universalus signalas "netrukdyti". Nuotoliniams darbuotojams veiksminga atnaujinti savo būseną tokiose komunikacijos platformose kaip Slack ar Teams į "Susikaupęs".

Vieno uždavinio menas: kova su daugelio užduočių mitu

Dešimtmečius trukę neuromoksliniai tyrimai patvirtino, kad žmogaus smegenys negali tikrai atlikti daugelio užduočių, kai reikia daug dėmesio reikalaujančių užduočių. Vietoj to, ji užsiima greitu "konteksto perjungimu" - greitai pereinant pirmyn ir atgal tarp užduočių. Kiekvienas perjungimas sukelia kognityvinių išlaidų, eikvoja protinę energiją, pailgina užduočių atlikimo laiką ir padidina klaidų tikimybę. Sprendimas yra paprastas, bet nelengvas: darykite vieną dalyką vienu metu.

Energijos valdymas: nepaisytas produktyvumo ramstis

Galite turėti geriausią laiko valdymo sistemą pasaulyje, bet jei jums trūksta energijos ją įgyvendinti, ji yra nenaudinga. Aukštus rezultatus pasiekiantys profesionalai supranta, kad energijos valdymas - fizinės, protinės ir emocinės - yra toks pat svarbus kaip ir laiko valdymas.

Strateginės pertraukos ir atsinaujinimo ritualai

Nuolatinis darbas be pertraukų lemia mažėjančią grąžą ir perdegimą. Pertraukos nėra silpnumo ženklas; jos yra strateginė būtinybė norint pasiekti aukščiausią našumą. Apsvarstykite įvairius pertraukų tipus:

• Mikropertraukos: 30-60 sekundžių tempimas arba žvilgsnis į šalį nuo ekrano kas 20-30 minučių.
• Pomodoro stiliaus pertraukos: 5 minučių pertraukos kas 25 minutes, kad atsigertumėte vandens, pasivaikščiotumėte arba tiesiog pailsėtumėte.
• Ilgesnės pertraukos: bent 30 minučių pietums, idealu - atokiau nuo jūsų stalo.

Skirtingos kultūros turi būdingus ritualus šiam tikslui. Švediškas fika konceptas - skirta kavos ir socialinė pertrauka - yra galingas įrankis socialiniam ryšiui ir protiniam atstatymui. Svarbiausia, kad pertraukos taptų sąmoninga jūsų dienos dalimi, o ne kažkas, kas atsitinka tik tada, kai esate išsekęs.

Pagrindinis trejetas: miegas, mityba ir judėjimas

Tai yra nepajudinama kognityvinei funkcijai. Nors konkretūs patarimai skiriasi, universalūs principai yra aiškūs:

• Miegas: daugumai suaugusiųjų reikia 7-9 valandų kokybiško miego per naktį, kad būtų konsoliduota atmintis, sprendžiamos problemos ir reguliuojamos emocijos. Aukoti miegą dėl darbo yra vienas iš labiausiai kontraproduktyvių mainų, kuriuos galite padaryti.
• Mityba: jūsų smegenys sunaudoja apie 20% jūsų kūno kalorijų. Maitinkite ją stabilios energijos šaltiniais (sudėtingi angliavandeniai, baltymai, sveiki riebalai), o ne saldžiais užkandžiais, kurie sukelia energijos šuolius ir kritimus. Taip pat labai svarbu išlikti hidratuotam.
• Judėjimas: įrodyta, kad reguliarus fizinis aktyvumas, net ir greitas pasivaikščiojimas, pagerina nuotaiką, pagerina susikaupimą ir pagerina kūrybinį mąstymą. Integruokite judėjimą į savo dieną, ypač jei turite sėdimą darbą.

Sistemų ir įpročių kūrimas ilgalaikei sėkmei

Motyvacija yra trumpalaikė, bet sistemos ir įpročiai yra patvarūs. Tikslas yra kiek įmanoma labiau automatizuoti savo produktyvumą, sumažinant nuolatinės valios poreikį.

Dviejų minučių taisyklė: atidėliojimo įveikimas

Autorius James Clear sukūrė šią taisyklę, kuri yra paprastas, bet gilus būdas nustoti atidėlioti. Ji turi dvi dalis:

1. Jei užduoties atlikimas trunka mažiau nei dvi minutes, atlikite ją nedelsdami, o ne atidėkite (pvz., atsakymas į greitą el. laišką, dokumento pateikimas).
2. Pradedant naują įprotį, jo atlikimas turėtų trukti mažiau nei dvi minutes. "Skaityti knygą" tampa "perskaityti vieną puslapį". "Eiti pabėgioti" tampa "apsiauti bėgimo batelius." Tikslas yra padaryti taip lengva pradėti, kad negalėtumėte atsisakyti.

Savaitinės apžvalgos galia

Savaitinė apžvalga yra skirta 30-60 minučių trukmės paskyra su savimi, kad pasiruoštumėte ateinančiai savaitei. Tai jūsų asmeninis strateginis susitikimas. Tipiška struktūra atrodo taip:

• Apmąstykite: pažvelkite atgal į praėjusią savaitę. Kas sekėsi gerai? Kokie buvo iššūkiai? Ką pasiekėte iš savo kalendoriaus ir užduočių sąrašo?
• Peržiūrėkite tikslus: pažvelkite į savo trumpalaikius ir ilgalaikius tikslus. Ar esate teisingame kelyje?
• Planuokite: pažvelkite į ateinančios savaitės kalendorių. Suplanuokite savo svarbiausias užduotis (savo "didelius akmenis") pirmiausia. Perkelti visas nebaigtas užduotis ir suplanuokite savo prioritetus artimiausioms dienoms.

Šis vienintelis įprotis gali pakeisti jūsų produktyvumą užtikrinant, kad nuolat derintumėte savo kasdienius veiksmus su savo didesniais tikslais.

Produktyvumo rinkinio pasirinkimas: įrankiai šiuolaikiniam profesionalui

Nors principai yra svarbesni už įrankius, tinkama technologija gali veikti kaip galingas jėgos daugiklis. Štai įrankių kategorijos, kurias reikia apsvarstyti, su visame pasaulyje populiariais pavyzdžiais:

• Užduočių valdytojai: skirti sekti, ką reikia padaryti. Pavyzdžiai: Todoist, Microsoft To Do, Asana, Trello, TickTick.
• Pastabų darymo programėlės: skirtos informacijai rinkti ir organizuoti. Pavyzdžiai: Evernote, Notion, OneNote, Apple Notes.
• Kalendoriaus programėlės: skirtos valdyti savo laiką. Pavyzdžiai: Google Calendar, Outlook Calendar, Fantastical.
• Susikaupimo programėlės: skirtos sumažinti blaškančius veiksnius. Pavyzdžiai: Forest, Freedom, Cold Turkey.

Auksinė įrankių taisyklė: pasirinkite paprasčiausią įrankį, kuris efektyviai išspręstų jūsų problemą. Tikslas yra paremti jūsų darbą, o ne sukurti daugiau jo. Neleiskite daugiau laiko organizuodami savo sistemą nei iš tikrųjų dirbdami darbą.

Produktyvumas globaliame, hibridiniame pasaulyje

Šiuolaikinė darbo vieta vis dažniau yra globali, nuotolinė arba hibridinė. Tai kelia unikalių produktyvumo iššūkių ir galimybių.

Asinchroninės komunikacijos valdymas

Kai jūsų komanda yra išsibarsčiusi per kelias laiko zonas - nuo Niujorko iki Nairobio iki Naujosios Zelandijos - negalite pasikliauti greitais atsakymais. Tai yra asinchroninio darbo realybė. Kad klestėtumėte, turite įvaldyti aiškią, kontekstinę komunikaciją.

Kai siunčiate el. laišką ar pranešimą, pateikite visą reikiamą kontekstą, nuorodas ir informaciją, kad gavėjas galėtų priimti sprendimą arba atlikti užduotį be realaus laiko atsakymų. Tai gerbia jų laiką ir susikaupimą ir labai pagreitina pasaulinį bendradarbiavimą.

Ribų nustatymas darbo ir asmeninio gyvenimo integracijai

Tamsioji globalaus, susieto pasaulio pusė yra "visada įjungta" kultūra. Kai jūsų kolegai Sidnėjuje yra rytas, jums Dubajuje yra vakaras. Būtina nustatyti ir pranešti aiškias ribas.

• Apibrėžkite savo darbo valandas ir praneškite jas savo komandai.
• Nustatykite "skaitmeninio išjungimo" ritualus savo dienos pabaigoje, kai atsijungiate nuo darbo programėlių ir padedate savo darbo įrenginius.
• Būkite pavyzdžiu. Venkite siųsti neskubius el. laiškus vėlai vakare arba savaitgaliais, nes tai sukuria spaudimą kitiems daryti tą patį.

Kultūriniai niuansai produktyvume

Nors šiame vadove pateikti principai yra universalūs, jų taikymui gali turėti įtakos kultūrinis kontekstas. Pavyzdžiui, kai kurios kultūros yra monochroninės, laiką vertindamos kaip linijinį ir nuoseklų (vienas dalykas vienu metu). Kitos yra labiau polichroninės, laiką vertindamos kaip sklandų, kai vienu metu vyksta keli dalykai. Žinojimas apie šiuos skirtumus gali pagerinti bendradarbiavimą. Panašiai tiesumas bendraujant ir požiūris į terminus gali skirtis. Svarbiausia būti prisitaikančiu, stebiu ir nustatyti aiškius lūkesčius savo komandoje, kuriant bendrą "komandos kultūrą" produktyvumui.

Išvada: jūsų kelionė į produktyvumą yra asmeninė

Asmeninio produktyvumo įvaldymas nėra vienkartinis įvykis; tai nuolatinė eksperimentavimo, mokymosi ir tobulinimo kelionė. Sistemos ir technikos, aptartos čia - nuo Eisenhauerio matricos iki Pomodoro technikos, nuo Giluminio darbo iki Energijos valdymo - yra galingi įrankiai, bet jie nėra griežtos taisyklės. Jie yra sistemos, kurią jūs turite sukurti sau, komponentai.

Pradėkite nuo mažo. Nemėginkite įgyvendinti visko vienu metu. Pasirinkite vieną sritį, kurią norite patobulinti - galbūt tai per dažnai blaškomas dėmesys arba jaučiatės priblokštas savo darbų sąrašo. Pasirinkite vieną strategiją iš šio vadovo ir nuosekliai taikykite ją savaitę. Stebėkite rezultatus, pakoreguokite ir tada remkitės ta sėkme.

Investuodami į savo asmeninį produktyvumą, investuojate į savo vertingiausią turtą: savo paties potencialą. Kuriate pajėgumą ne tik pasiekti savo profesinius tikslus, bet ir gyventi sąmoningesnį, subalansuotą ir pilnavertį gyvenimą. Kelionė prasideda nuo vieno, susikaupusio žingsnio. Koks bus jūsų?