Derybų menas: abipusiai naudingų sprendimų kūrimo vadovas

Šiandieniniame tarpusavyje susijusiame pasaulyje derybos yra nepakeičiamas įgūdis. Nesvarbu, ar sudarote kelių milijonų dolerių vertės sandorį, sprendžiate komandos konfliktą, ar tiesiog tariatės dėl buities darbų, gebėjimas efektyviai derėtis gali ženkliai paveikti jūsų asmeninę ir profesinę sėkmę. Šis vadovas pateikia išsamią abipusiai naudingų derybų apžvalgą, daugiausia dėmesio skiriant strategijoms, kurios skatina bendradarbiavimą, kuria ilgalaikius santykius ir padeda pasiekti abipusiai naudingų rezultatų įvairiuose pasauliniuose kontekstuose.

Kas yra abipusiai naudingos derybos?

Abipusiai naudingos derybos, dar vadinamos integracinėmis arba bendradarbiavimo derybomis, yra požiūris, kai visos dalyvaujančios šalys stengiasi rasti sprendimą, kuris patenkintų visų poreikius ir interesus. Tai posūkis nuo tradicinio „nulinės sumos“ mąstymo, kai vienos šalies laimėjimas automatiškai yra kitos pralaimėjimas. Vietoj to, abipusiai naudingos derybos siekia išplėsti „pyragą“ ir sukurti vertę visoms suinteresuotoms šalims.

Pagrindiniai abipusiai naudingų derybų principai yra šie:

• Abipusė pagarba: pagarbus ir atidus elgesys su visomis šalimis.
• Atvira komunikacija: skaidrus dalijimasis informacija ir aktyvus klausymasis, siekiant suprasti vieni kitų požiūrius.
• Bendradarbiavimas: bendras darbas ieškant kūrybiškų sprendimų, kurie atitiktų visų poreikius.
• Problemų sprendimas: dėmesio sutelkimas į interesus, o ne į pozicijas, ir galimybių, kaip patenkinti tuos interesus, ieškojimas.
• Ilgalaikiai santykiai: pasitikėjimo kūrimas ir santykių, kurie tęsiasi ir po derybų, puoselėjimas.

Kodėl verta rinktis abipusiai naudingas derybas?

Nors konkurencingos „laimėk-pralaimėk“ derybų taktikos trumpuoju laikotarpiu gali atrodyti patrauklios, abipusiai naudingos derybos siūlo daugybę ilgalaikių pranašumų:

• Tvirtesni santykiai: abipusiai naudingi rezultatai skatina pasitikėjimą ir geranoriškumą, o tai veda prie pozityvesnių ir produktyvesnių santykių su klientais, kolegomis ir partneriais.
• Didesnė vertė: bendradarbiaudami ir tyrinėdami galimybes, dažnai galite atrasti kūrybiškų sprendimų, kurie sukuria daugiau vertės, nei bet kuri šalis iš pradžių įsivaizdavo.
• Geresnis įgyvendinimas: kai visos šalys jaučia, kad jų poreikiai buvo patenkinti, jos labiau linkusios visapusiškai įsipareigoti susitarimui ir užtikrinti sėkmingą jo įgyvendinimą.
• Mažesnis konfliktų skaičius: abipusiai naudingos derybos sumažina pasipiktinimą ir nepasitenkinimą, taip sumažinant būsimų konfliktų tikimybę.
• Geresnė reputacija: asmenys ir organizacijos, žinomi dėl savo bendradarbiavimo požiūrio ir įsipareigojimo siekti abipusiai naudingų rezultatų, labiau pritraukia ir išlaiko talentus, partnerius ir klientus.

Pagrindinės abipusiai naudingų sprendimų kūrimo strategijos

Kuriant abipusiai naudingus sprendimus, reikalingas strategiškas ir apgalvotas požiūris. Štai keletas pagrindinių strategijų, padėsiančių jums efektyviai vesti derybų procesą:

1. Pasiruošimas yra svarbiausia

Kruopštus pasiruošimas yra bet kokių sėkmingų derybų pagrindas. Prieš pradėdami derybas, skirkite laiko:

• Apibrėžkite savo tikslus: aiškiai nustatykite, ko tikitės pasiekti derybomis. Būkite konkretūs ir realistiški.
• Supraskite savo interesus: perženkite deklaruojamų pozicijų ribas ir nustatykite pagrindinius poreikius, norus ir rūpesčius, kurie lemia jūsų tikslus.
• Ištirkite kitą šalį: surinkite kuo daugiau informacijos apie kitos šalies tikslus, interesus, vertybes ir derybų stilių. Atsižvelkite į jų kultūrinį foną ir bendravimo ypatumus (plačiau apie tai vėliau).
• Nustatykite savo BATNA: nustatykite savo geriausią alternatyvą derybiniam susitarimui (angl. Best Alternative To a Negotiated Agreement – BATNA). Tai jūsų atsarginis variantas, jei nepavyktų pasiekti susitarimo. Žinodami savo BATNA, turite svertą ir išvengiate nepalankių sąlygų priėmimo.
• Numatykite galimas problemas: nustatykite galimas nesutarimų sritis ir apsvarstykite galimus sprendimus.

Pavyzdys: įsivaizduokite, kad deratės dėl sutarties su programinės įrangos tiekėju Indijoje. Prieš derybas turėtumėte ištirti tiekėjo įmonės istoriją, finansinį stabilumą ir klientų atsiliepimus. Suprasdami jų tipinę kainodaros struktūrą ir paslaugų pasiūlymus, galėsite įvertinti jų pasiūlymo teisingumą. Be to, Indijos verslo kultūros ir komunikacijos stilių išmanymas leis jums užmegzti ryšį ir išvengti nesusipratimų. Pavyzdžiui, supratimas apie hierarchijos ir netiesioginės komunikacijos svarbą gali padėti efektyviai spręsti jautrias temas. Jūsų BATNA galėtų būti kito programinės įrangos tiekėjo pasirinkimas arba sprendimo kūrimas savo įmonės viduje.

2. Užmegzkite ryšį ir sukurkite pasitikėjimą

Sukurti teigiamą ir bendradarbiavimu grįstą atmosferą yra būtina abipusiai naudingoms deryboms. Pradėkite nuo ryšio su kita šalimi užmezgimo. Raskite bendrų interesų, įsitraukite į draugišką pokalbį ir parodykite nuoširdų susidomėjimą jų požiūriu.

• Aktyvus klausymasis: atidžiai klausykitės, ką sako kita šalis, tiek žodžiu, tiek nežodžiu. Užduokite tikslinančius klausimus ir apibendrinkite jų mintis, kad įsitikintumėte, jog juos teisingai supratote.
• Empatija: pabandykite į situaciją pažvelgti iš kitos šalies perspektyvos. Pripažinkite jų jausmus ir parodykite, kad suprantate jų rūpesčius.
• Pagarbi komunikacija: vartokite pagarbų ir profesionalų kalbos stilių. Venkite kaltinančių ar vertinančių teiginių.
• Skaidrumas: būkite atviri ir sąžiningi dėl savo interesų ir poreikių. Dalinkitės informacija, kuri yra svarbi deryboms.

Pavyzdys: derėdamiesi su nauju tiekėju iš Japonijos, skirkite laiko tvirtam asmeniniam ryšiui užmegzti prieš pereinant prie verslo detalių. Supraskite „veido išsaugojimo“ (jap. „face-saving“) koncepciją ir venkite jų viešai kritikuoti ar su jais nesutikti. Parodykite pagarbą jų kultūrai ir tradicijoms bei būkite kantrūs kurdami pasitikėjimą. Maži gestai, tokie kaip apgalvotos dovanos įteikimas ar kelių pagrindinių japoniškų frazių išmokimas, gali labai padėti kuriant teigiamus santykius.

3. Sutelkite dėmesį į interesus, o ne pozicijas

Pozicijos yra konkretūs reikalavimai ar sprendimai, kuriuos šalys iš pradžių siūlo. Interesai yra pagrindiniai poreikiai, norai ir rūpesčiai, kurie lemia šias pozicijas. Sutelkdami dėmesį į interesus, galite ištirti platesnį kūrybiškų sprendimų spektrą, kuris gali patenkinti visų poreikius.

• Klauskite „Kodėl?“: gilinkitės, kad suprastumėte kitos šalies pozicijų priežastis.
• Nustatykite bendrus interesus: ieškokite sričių, kuriose jūsų interesai sutampa. Bendri interesai sudaro pagrindą bendradarbiavimui.
• Formuluokite klausimus kaip problemas, kurias reikia išspręsti: perfrazuokite nesutarimus kaip galimybes rasti abipusiai naudingus sprendimus.

Pavyzdys: derybose dėl atlyginimo kandidato pozicija gali būti „Noriu 100 000 JAV dolerių atlyginimo“. Tačiau jo pagrindinis interesas gali būti finansinis saugumas, jo įgūdžių pripažinimas ar galimybė išlaikyti šeimą. Darbdavio pozicija gali būti „Galime pasiūlyti tik 90 000 JAV dolerių“. Jų pagrindinis interesas gali būti neviršyti biudžeto, išlaikyti atlyginimų teisingumą organizacijoje ar užtikrinti pelningumą. Sutelkdamos dėmesį į šiuos pagrindinius interesus, abi šalys gali ieškoti kūrybiškų sprendimų, tokių kaip siūlymas nuo rezultatų priklausančių premijų, akcijų opcionų ar papildomų naudų, kad sumažintų atotrūkį.

4. Sukurkite kelis variantus

Kai suprasite pagrindinius visų šalių interesus, apsvarstykite platų galimų sprendimų spektrą. Skatinkite kūrybiškumą ir venkite išankstinio idėjų vertinimo.

• Atskirkite idėjų generavimą nuo vertinimo: pradinėje idėjų generavimo fazėje sutelkite dėmesį į kuo daugiau idėjų sukūrimą jų nekritikuojant.
• Išplėskite „pyragą“: ieškokite būdų, kaip sukurti daugiau vertės visiems dalyviams. Tai gali apimti naujų elementų pridėjimą prie susitarimo arba būdų, kaip pagerinti efektyvumą, paiešką.
• Mainai (Logrolling): keiskitės klausimais, kurie yra mažiau svarbūs jums, bet svarbesni kitai šaliai, ir atvirkščiai.
• Apsvarstykite sąlyginius susitarimus: jei kyla neaiškumų dėl ateities, apsvarstykite galimybę įtraukti sąlyginius susitarimus, kurie koreguoja sandorio sąlygas atsižvelgiant į būsimus įvykius.

Pavyzdys: du įmonės skyriai konkuruoja dėl to paties biudžeto paskirstymo. Užuot tai laikę „nulinės sumos“ žaidimu, jie gali apsvarstyti būdus, kaip bendradarbiauti ir sugeneruoti daugiau pajamų visai įmonei. Tai galėtų apimti vieni kitų produktų kryžminį pardavimą, dalijimąsi ištekliais ar bendrų rinkodaros kampanijų kūrimą. Išplėsdami „pyragą“, abu skyriai potencialiai gali gauti daugiau lėšų, nei būtų gavę kitu atveju.

5. Objektyviai įvertinkite variantus

Sugeneravę įvairių variantų, objektyviai juos įvertinkite pagal tai, kaip jie patenkina visų šalių interesus. Naudokite aiškius kriterijus ir duomenis savo vertinimams pagrįsti.

• Naudokite objektyvius standartus: remkitės rinkos duomenimis, pramonės etalonais ar ekspertų nuomonėmis, kad įvertintumėte skirtingų variantų teisingumą ir vertę.
• Kaštų ir naudos analizė: įvertinkite kiekvieno varianto kaštus ir naudą visoms dalyvaujančioms šalims.
• Apsvarstykite ilgalaikį poveikį: įvertinkite galimas kiekvieno varianto pasekmes šalių santykiams ir bendram rezultatui.

Pavyzdys: derantis dėl žaliavų kainos su tiekėju, abi šalys gali remtis viešai prieinamomis šių medžiagų rinkos kainomis. Tai suteikia objektyvų standartą siūlomos kainos teisingumui įvertinti. Be to, abi šalys gali analizuoti ilgalaikį kainodaros susitarimo poveikį jų santykiams ir tiekimo grandinės stabilumui.

6. Bendraukite aiškiai ir efektyviai

Efektyvi komunikacija yra būtina sėkmingoms deryboms. Bendraukite aiškiai, glaustai ir pagarbiai.

• Naudokite aiškią ir paprastą kalbą: venkite žargono ir techninių terminų, kurių kita šalis gali nesuprasti.
• Aktyvus klausymasis: atidžiai klausykitės, ką sako kita šalis, ir užduokite tikslinančius klausimus, kad įsitikintumėte, jog juos teisingai supratote.
• Nežodinė komunikacija: stebėkite savo nežodinius signalus, tokius kaip kūno kalba ir balso tonas. Įsitikinkite, kad jūsų nežodinė komunikacija atitinka jūsų žodinę komunikaciją.
• Tarpkultūrinė komunikacija: būkite jautrūs kultūriniams komunikacijos stilių skirtumams. Pritaikykite savo komunikacijos požiūrį prie kitos šalies kultūrinio fono.

Pavyzdys: derantis su asmeniu iš kultūros, kurioje vertinama netiesioginė komunikacija, būkite kantrūs ir atidūs subtiliems signalams. Venkite užduoti tiesioginius klausimus, kurie gali juos pastatyti į nepatogią padėtį. Vietoj to, naudokite atvirus klausimus ir stebėkite jų nežodines reakcijas, kad suprastumėte jų tikruosius jausmus ir ketinimus. Pavyzdžiui, kai kuriose Azijos kultūrose „taip“ ne visada gali reikšti sutikimą, o veikiau norą išvengti konflikto.

7. Subtiliai spręskite sudėtingas situacijas

Derybos kartais gali tapti sudėtingos, ypač sprendžiant kompleksinius klausimus ar bendraujant su sudėtingomis asmenybėmis. Svarbu išlikti ramiam, profesionaliam ir susitelkusiam į sprendimo paiešką.

• Valdykite emocijas: venkite emocingai reaguoti į provokuojančius pareiškimus ar elgesį. Padarykite pertrauką, jei reikia nusiraminti.
• Tiesiogiai spręskite problemas: jei turite abejonių dėl kitos šalies elgesio ar pareiškimų, aptarkite tai tiesiogiai ir pagarbiai.
• Sutelkite dėmesį į problemas, o ne į žmones: venkite asmeninių išpuolių ar kaltinimų. Sutelkite dėmesį į nagrinėjamus klausimus ir kartu ieškokite sprendimo.
• Ieškokite tarpininko: jei negalite išspręsti konflikto patys, apsvarstykite galimybę kreiptis pagalbos į neutralų tarpininką (mediatorių).

Pavyzdys: jei derybų metu kita šalis tampa agresyvi ar konfrontuojanti, išlikite ramūs ir neaštrinkite situacijos. Pripažinkite jų jausmus ir stenkitės suprasti jų nusivylimo priežastį. Galite pasakyti kažką panašaus: „Suprantu, kad šiuo metu jaučiatės nusivylęs. Atsitraukime žingsnį atgal ir pabandykime rasti sprendimą, kuris tiktų mums abiem.“ Jei situacija tampa per daug įtempta, pasiūlykite padaryti pertrauką ir tęsti derybas vėliau.

Kultūrinių skirtumų valdymas derybose

Šiandieniniame globalizuotame pasaulyje labai tikėtina, kad derėsitės su žmonėmis iš skirtingų kultūrinių aplinkų. Suprasti ir gerbti kultūrinius skirtumus yra būtina sėkmingoms deryboms.

Pagrindiniai aspektai:

• Komunikacijos stiliai: skirtingose kultūrose yra skirtingi komunikacijos stiliai. Kai kurios kultūros yra tiesioginės ir tvirtos, o kitos – netiesioginės ir subtilios. Žinokite šiuos skirtumus ir atitinkamai pritaikykite savo komunikacijos požiūrį.
• Nežodinė komunikacija: nežodiniai signalai, tokie kaip kūno kalba ir akių kontaktas, skirtingose kultūrose gali turėti skirtingas reikšmes. Ištirkite kitos šalies kultūros nežodinės komunikacijos normas, kad išvengtumėte nesusipratimų.
• Požiūris į laiką: kai kurios kultūros yra labai punktualios ir vertina efektyvumą, o kitos yra labiau atsipalaidavusios laiko atžvilgiu. Žinokite šiuos skirtumus ir būkite lankstūs planuodami.
• Sprendimų priėmimo procesai: skirtingose kultūrose yra skirtingi sprendimų priėmimo procesai. Kai kurios kultūros vertina individualų sprendimų priėmimą, o kitos teikia pirmenybę grupės sutarimui. Supraskite kitos šalies kultūros sprendimų priėmimo procesą ir atitinkamai pritaikykite savo požiūrį.
• Vertybės ir įsitikinimai: skirtingose kultūrose yra skirtingos vertybės ir įsitikinimai, kurie gali paveikti jų elgesį derybose. Būkite jautrūs šiems skirtumams ir venkite daryti prielaidas ar stereotipus.

Praktiniai patarimai tarpkultūrinėms deryboms:

• Atlikite tyrimą: prieš derėdamiesi su asmeniu iš kitos kultūros, ištirkite jo kultūrinį foną ir komunikacijos stilius.
• Būkite pagarbūs: parodykite pagarbą kitos šalies kultūrai, vertybėms ir įsitikinimams.
• Būkite kantrūs: pasitikėjimo ir ryšio kūrimas kai kuriose kultūrose gali užtrukti ilgiau nei kitose. Būkite kantrūs ir atkaklūs savo pastangose.
• Klauskite: jei dėl ko nors nesate tikri, užduokite tikslinančius klausimus. Nebijokite pripažinti, kad ko nors nesuprantate.
• Naudokitės vertėjo paslaugomis: jei laisvai nekalbate kitos šalies kalba, pasitelkite profesionalų vertėją, kad užtikrintumėte aiškų ir tikslų bendravimą.
• Būkite lankstūs: būkite pasirengę pritaikyti savo derybų požiūrį prie kitos šalies kultūrinio fono.

Pavyzdys: derantis su verslo partneriu iš Kinijos reikalingas kitoks požiūris nei derantis su asmeniu iš Jungtinių Valstijų. Kinijos kultūroje tvirto asmeninio ryšio (guanxi) sukūrimas yra labai svarbus prieš pradedant verslą. Svarbu rodyti pagarbą vyresnumui, vengti tiesioginės konfrontacijos ir būti kantriam derybų procese. Dovanų teikimas taip pat yra įprasta praktika, todėl svarbu pasirinkti tinkamas, kultūriškai jautrias dovanas.

Etiniai aspektai derybose

Etiškas elgesys yra būtinas kuriant pasitikėjimą ir palaikant ilgalaikius santykius. Visada derėkitės sąžiningai ir dorai.

Pagrindiniai etikos principai:

• Sąžiningumas: būkite teisingi ir tikslūs savo pareiškimuose.
• Teisingumas: su visomis šalimis elkitės teisingai ir nešališkai.
• Pagarba: rodykite pagarbą visų šalių teisėms ir interesams.
• Skaidrumas: būkite atviri ir sąžiningi dėl savo interesų ir poreikių.
• Gera valia: derėkitės su nuoširdžiu ketinimu pasiekti susitarimą.

Neetiškos derybų taktikos, kurių reikia vengti:

• Melavimas: melagingos informacijos teikimas siekiant apgauti kitą šalį.
• Klaidinimas: informacijos iškraipymas ar nutylėjimas siekiant sudaryti klaidingą įspūdį.
• Kyšininkavimas: kyšių siūlymas ar priėmimas siekiant gauti nesąžiningą pranašumą.
• Priverstinis spaudimas: grasinimų ar bauginimų naudojimas siekiant priversti kitą šalį sutikti su jūsų sąlygomis.
• Nesąžiningas derėjimasis: apsimetinėjimas, kad deratės, neturint jokio ketinimo pasiekti susitarimą.

Pavyzdys: įsivaizduokite, kad parduodate naudotą automobilį. Būtų neetiška slėpti žinomus defektus ar klaidinti potencialius pirkėjus dėl automobilio būklės. Vietoj to, turėtumėte būti sąžiningi ir skaidrūs dėl automobilio istorijos ir bet kokių galimų problemų.

Emocinio intelekto vaidmuo derybose

Emocinis intelektas (EI) yra gebėjimas suprasti ir valdyti savo bei kitų emocijas. Tai yra kritiškai svarbus įgūdis efektyvioms deryboms, nes jis leidžia jums užmegzti ryšį, valdyti konfliktus ir rasti kūrybiškus sprendimus.

Pagrindiniai emocinio intelekto komponentai:

• Savimonė: savo emocijų ir jų poveikio jūsų elgesiui supratimas.
• Savireguliacija: efektyvus emocijų valdymas ir impulsyvaus elgesio kontrolė.
• Motyvacija: veržlumas ir atkaklumas siekiant savo tikslų.
• Empatija: kitų jausmų supratimas ir dalijimasis jais.
• Socialiniai įgūdžiai: tvirtų santykių kūrimas ir palaikymas.

Kaip emocinis intelektas gali pagerinti jūsų derybų įgūdžius:

• Ryšio kūrimas: empatija ir socialiniai įgūdžiai padeda jums užmegzti ryšį ir sukurti pasitikėjimą su kita šalimi.
• Konfliktų valdymas: savireguliacija ir empatija padeda jums efektyviai valdyti konfliktus ir rasti abipusiai priimtinus sprendimus.
• Interesų supratimas: empatija padeda suprasti kitos šalies pagrindinius interesus ir poreikius.
• Kūrybiškų sprendimų paieška: savimonė ir motyvacija padeda jums mąstyti kūrybiškai ir rasti novatoriškus sprendimus, kurie patenkina visų poreikius.
• Įtikinėjimas: socialiniai įgūdžiai ir empatija padeda įtikinti kitą šalį priimti jūsų pasiūlymus.

Pavyzdys: jei deratės su akivaizdžiai nusivylusiu asmeniu, empatijos panaudojimas pripažįstant jo jausmus ir suprantant jo perspektyvą gali padėti deeskaluoti situaciją ir sukurti labiau bendradarbiaujančią atmosferą. Galite pasakyti kažką panašaus: „Matau, kad šiuo metu jaučiatės nusivylęs. Ar galite man papasakoti daugiau apie tai, kas jus jaudina?“

Išvada

Derybų įgūdžių tobulinimas yra nuolatinė kelionė, reikalaujanti nuolatinio mokymosi, praktikos ir savirefleksijos. Priimdami abipusiai naudingą mąstyseną, plėtodami pagrindines derybų strategijas ir ugdydami emocinį intelektą, galite ženkliai pagerinti savo gebėjimą pasiekti abipusiai naudingų rezultatų įvairiuose pasauliniuose kontekstuose. Nepamirškite teikti pirmenybės tvirtų santykių kūrimui, sutelkti dėmesį į interesus, o ne į pozicijas, ir bendrauti aiškiai bei pagarbiai. Su atsidavimu ir atkaklumu galite tapti įgudusiu derybininku, kuris kuria vertę sau ir kitiems, puoselėja ilgalaikes partnerystes ir skatina sėkmę visose savo gyvenimo srityse.

Toliau tobulinkite savo įgūdžius, prisitaikykite prie naujų situacijų ir pasinaudokite bendradarbiavimo galia, kad atskleistumėte visą abipusiai naudingų derybų potencialą.