Žuvies kaulo diagrama: pagrindinės priežasčių analizės įvaldymas

Šiandieniniame tarpusavyje susijusiame pasauliniame kraštovaizdyje organizacijos susiduria su vis sudėtingesniais iššūkiais, reikalaujančiais veiksmingų problemų sprendimo strategijų. Viena iš tokių strategijų yra pagrindinių priežasčių analizė (PPA), o ypač galingas PPA įrankis yra Žuvies kaulo diagrama, dar žinoma kaip Išikavos diagrama arba Priežasties ir pasekmės diagrama. Šiame straipsnyje pateikiamas išsamus vadovas, kaip suprasti ir naudoti Žuvies kaulo diagramą, norint nustatyti problemų pagrindines priežastis įvairiuose tarptautiniuose kontekstuose.

Kas yra Žuvies kaulo diagrama?

Žuvies kaulo diagrama yra vizualinis įrankis, naudojamas norint ištirti galimas tam tikros problemos ar poveikio priežastis. Ji pavadinta pagal tai, kad primena žuvies skeletą, o „galva“ reprezentuoja problemą, o „kaulai“ – galimas priežastis. Profesoriaus Kaoru Ishikawa sukurtas 1960 m., šis diagramas yra kokybės kontrolės ir nuolatinio tobulėjimo metodikų pagrindas ir plačiai naudojamas įvairiose pramonės šakose ir sektoriuose visame pasaulyje.

Pagrindinis Žuvies kaulo diagramos tikslas – palengvinti smegenų audrą ir bendradarbiavimo diskusijas, leidžiančias komandoms sistemingai ištirti ir dokumentuoti visas galimas priežastis, prisidedančias prie problemos. Vizualiai atvaizduodama šias priežastis, diagrama padeda nustatyti labiausiai tikėtinas pagrindines priežastis, leidžiančias imtis tikslinių intervencijų ir veiksmingų sprendimų.

Kodėl naudoti Žuvies kaulo diagramą?

Žuvies kaulo diagramos naudojimas turi keletą privalumų, ypač tarptautinėje aplinkoje, kur kultūriniai skirtumai ir skirtingos perspektyvos gali turėti įtakos problemų sprendimui:

• Vizualinis atvaizdavimas: Suteikia aiškų ir struktūrizuotą vizualinį problemos ir galimų jos priežasčių atvaizdavimą, todėl komandos nariams lengviau suprasti ir analizuoti problemą.
• Išsami analizė: Skatina išsamų visų galimų priežasčių tyrimą, neleidžiant komandoms sutelkti dėmesio į paviršinius simptomus, o ne į pagrindines problemas.
• Bendradarbiavimo metodas: Skatina komandinį darbą ir bendradarbiavimą, leidžiantį atsižvelgti į įvairias perspektyvas ir jas įtraukti į analizę. Tai ypač svarbu dirbant su tarptautinėmis komandomis, kur skirtingi požiūriai gali padėti geriau suprasti problemą.
• Pagrindinių priežasčių nustatymas: Padeda nustatyti pagrindines problemos priežastis, o tai leidžia priimti veiksmingesnius ir tvaresnius sprendimus. Pašalinę pagrindines priežastis, organizacijos gali užkirsti kelią problemos pasikartojimui ir pagerinti bendrą našumą.
• Proceso gerinimas: Palengvina proceso gerinimo iniciatyvas, išryškinant sritis, kuriose galima atlikti pakeitimus, kad būtų išvengta būsimų problemų. Tai prisideda prie nuolatinio tobulėjimo ir didesnio veiklos efektyvumo.
• Dokumentacija ir komunikacija: Suteikia dokumentuotą problemų sprendimo proceso įrašą, palengvinantį komunikaciją ir žinių dalijimąsi tarp komandos narių ir suinteresuotųjų šalių.

6M (arba 8P) – bendros kategorijos priežasčių nustatymui

Žuvies kaulo diagrama paprastai naudoja iš anksto apibrėžtas kategorijas galimoms priežastims organizuoti. Dažniausiai naudojamos kategorijos yra žinomos kaip „6M“:

• Mašina: Su įranga, technologija ar įrankiais susiję veiksniai, naudojami procese.
• Metodas: Su naudojamais procesais, procedūromis ar technikomis susiję veiksniai.
• Medžiaga: Su naudojamomis žaliavomis, komponentais ar reikmenimis susiję veiksniai.
• Darbo jėga (arba žmonės): Su susijusio personalo įgūdžiais, mokymais ar našumu susiję veiksniai.
• Matavimas: Su duomenų ir matavimų tikslumu, patikimumu ar nuoseklumu susiję veiksniai.
• Motina gamta (arba Aplinka): Su išorine aplinka susiję veiksniai, pvz., temperatūra, drėgmė ar vieta.

Kai kuriose pramonės šakose, ypač į paslaugas orientuotame versle, vietoj jų naudojami „8P“:

• Produktas / Paslauga: Su produkto ar paslaugos dizainu, funkcijomis ar kokybe susijusios problemos.
• Kaina: Su kainodaros strategija ar sąnaudų struktūra susijusios problemos.
• Vieta: Su platinimo kanalais ar paslaugos vieta susijusios problemos.
• Reklama: Su rinkodara, reklama ar komunikacija susijusios problemos.
• Žmonės: Su susijusio personalo įgūdžiais, mokymais ar našumu susijusios problemos.
• Procesai: Su naudojamomis procedūromis, darbo eiga ar sistemomis susijusios problemos.
• Faktiniai įrodymai: Su apčiuopiamais paslaugos aspektais, pvz., patalpomis ar įranga, susijusios problemos.
• Produktyvumas ir kokybė: Su paslaugos teikimo efektyvumu ir veiksmingumu susijusios problemos.

Kategorijų pasirinkimas priklauso nuo problemos pobūdžio ir pramonės šakos. Svarbiausia – pasirinkti aktualias ir išsamias kategorijas, apimančias visus galimus aspektus, galinčius prisidėti prie problemos.

Kaip sukurti Žuvies kaulo diagramą: žingsnis po žingsnio vadovas

Žuvies kaulo diagramos kūrimas apima sistemingą metodą. Štai žingsnis po žingsnio vadovas:

1 žingsnis: apibrėžkite problemos aprašymą

Aiškiai apibrėžkite problemą, kurią norite ištirti. Būkite konkretūs ir venkite neaiškaus ar dviprasmiško kalbos. Problemą aprašymas turėtų būti glaustas ir lengvai suprantamas visiems komandos nariams. Parašykite problemos aprašymą lange, esančiame didelio popieriaus lapo arba lentos dešinėje pusėje. Šis langelis reprezentuoja „galvą“ žuvies.

Pavyzdys: „Klientų pasitenkinimo balų sumažėjimas internetinio užsakymo vykdymo EMEA regione 15 % 2024 m. II ketvirtį.“

2 žingsnis: nupieškite „stuburą“

Nupieškite horizontalią liniją, einančią iš problemos aprašymo į kairę. Ši linija reprezentuoja žuvies „stuburą“.

3 žingsnis: nustatykite kategorijas

Nustatykite pagrindines galimų problemos priežasčių kategorijas. Pradėkite nuo 6M arba 8P, bet nedvejodami pritaikykite arba pridėkite kategorijas pagal poreikį. Nupieškite įstrižas linijas, išeinančias iš stuburo, kurių kiekviena reprezentuoja kategoriją. Pažymėkite kiekvieną liniją atitinkamu kategorijos pavadinimu.

Pavyzdys: Naudojant 6M internetinio užsakymo vykdymo problemai, kategorijos gali būti šios: Mašina (Technologija), Metodas (Procesai), Medžiaga (Pakavimas), Darbo jėga (Žmonės), Matavimas (Duomenų tikslumas) ir Motina gamta (Aplinka/Logistika).

4 žingsnis: smegenų audra su galimomis priežastimis

Kiekvienai kategorijai pritaikykite smegenų audrą su galimomis priežastimis, galinčiomis prisidėti prie problemos. Skatinkite komandos narius mąstyti kūrybiškai ir apsvarstyti visas galimybes, kad ir kokios neįtikėtinos jos iš pradžių atrodytų. Parašykite kiekvieną galimą priežastį kaip šaką, išeinančią iš atitinkamos kategorijos linijos.

Pavyzdys: Skiltyje „Metodas (Procesai)“ galimos priežastys gali būti šios: neefektyvi užsakymų apdorojimo sistema, nepakankami kokybės kontrolės patikrinimai, neaiškus bendravimas tarp departamentų arba standartizuotų procedūrų trūkumas.

5 žingsnis: gilintis giliau (5 Kodėl)

Kiekvienai 4 žingsnyje nustatytai galimai priežasčiai pakartotinai klauskite „Kodėl?“, kad geriau išsiaiškintumėte pagrindines priežastis. Ši technika, vadinama „5 Kodėl“, padeda atskleisti pagrindines priežastis, kodėl kyla problema. Tęskite klausimą „Kodėl?“, kol nebegalėsite nustatyti jokių tolesnių pagrindinių priežasčių. Pridėkite šias papildomas priežastis kaip mažesnes šakas, išeinančias iš pagrindinių priežasties šakų.

Pavyzdys: Kodėl užsakymų apdorojimo sistema yra neefektyvi? – Nes programinė įranga yra pasenusi. Kodėl programinė įranga yra pasenusi? – Nes jau dvejus metus nebuvo jokio atnaujinimo. Kodėl nebuvo jokio atnaujinimo? – Nes buvo sumažintas IT biudžetas. Kodėl buvo sumažintas IT biudžetas? – Dėl bendrų išlaidų mažinimo priemonių.

6 žingsnis: analizuokite ir prioritetizuokite priežastis

Kai Žuvies kaulo diagrama bus baigta, išanalizuokite diagramą, kad nustatytumėte labiausiai tikėtinas pagrindines priežastis. Ieškokite priežasčių, kurios kartojasi keliose kategorijose arba turi kelias papildomas priežastis. Prioritetizuokite šias priežastis tolimesniam tyrimui ir veiksmams.

Pavyzdys: Internetinio užsakymo vykdymo pavyzdyje pasenusi programinė įranga (susijusi su IT biudžeto mažinimu) ir standartizuotų procedūrų trūkumas gali būti nustatytos kaip prioritetinės pagrindinės priežastys.

7 žingsnis: kurkite ir įgyvendinkite sprendimus

Remdamiesi nustatytomis pagrindinėmis priežastimis, kurkite ir įgyvendinkite tikslinius sprendimus. Užtikrinkite, kad sprendimai būtų skirti pagrindinėms priežastims ir būtų tvarūs ilgalaikėje perspektyvoje. Stebėkite sprendimų veiksmingumą ir prireikus atlikite koregavimus.

Pavyzdys: Internetinio užsakymo vykdymo problemos sprendimai gali būti šie: užsakymų apdorojimo programinės įrangos atnaujinimas, IT biudžeto atkūrimas, kad būtų galima reguliariai atnaujinti, standartizuotų užsakymų apdorojimo procedūrų įgyvendinimas ir darbuotojų apmokymas naujų procedūrų.

Žuvies kaulo diagramos pavyzdžiai tarptautiniuose kontekstuose

Žuvies kaulo diagrama yra universalus įrankis, kurį galima pritaikyti įvairioms problemoms įvairiuose tarptautiniuose kontekstuose. Štai keletas pavyzdžių:

1 pavyzdys: pardavimų sumažėjimas konkrečioje tarptautinėje rinkoje

• Problema: 20% vartotojų produkto pardavimų sumažėjimas Japonijos rinkoje per pastarąjį ketvirtį.
• Kategorijos: Produktas, Kaina, Reklama, Vieta, Žmonės, Procesas.
• Galimos priežastys: Produktas nepritaikytas vietiniams pageidavimams, kainos per didelės, palyginti su konkurentais, neveiksmingos reklamos kampanijos, prastas platinimo tinklas, apmokytų pardavimų darbuotojų trūkumas, neefektyvus užsakymų vykdymo procesas.

2 pavyzdys: kokybės problemos gamyboje užsienio gamykloje

• Problema: padidėjęs defektų rodiklis gamybos gamykloje Vietname.
• Kategorijos: Mašina, Metodas, Medžiaga, Darbo jėga, Matavimas, Motina gamta.
• Galimos priežastys: pasenusi įranga, nepakankamas darbuotojų apmokymas, nestandartinės žaliavos, kokybės kontrolės patikrinimų trūkumas, netikslūs matavimo įrankiai, aplinkos veiksniai (pvz., drėgmė).

3 pavyzdys: projekto vėlavimai pasauliniame programinės įrangos kūrimo projekte

• Problema: Dažni projekto vėlavimai programinės įrangos kūrimo projekte, kuriame dalyvauja komandos Indijoje, JAV ir Vokietijoje.
• Kategorijos: Komunikacija, Koordinavimas, Kultūra, Kompetencija, Aiškumas, Įsipareigojimas.
• Galimos priežastys: kalbos barjerai, laiko zonos skirtumai, prieštaringos kultūrinės normos, kvalifikuotų kūrėjų trūkumas, neaiškūs projekto reikalavimai, valdymo palaikymo trūkumas.

Patrauklūs patarimai, kaip efektyviai naudoti Žuvies kaulo diagramą pasaulinėse komandose

Naudodami Žuvies kaulo diagramas su tarptautinėmis komandomis, atsižvelkite į šiuos patarimus, kad padidintumėte efektyvumą:

• Nustatykite aiškius komunikacijos protokolus: Užtikrinkite, kad visi komandos nariai suprastų diagramos tikslą ir jos kūrimo procesą. Naudokite aiškią ir glaustą kalbą, venkite žargono ar slengo, kurio gali nesuprasti visi.
• Palengvinkite atvirą komunikaciją: Sukurkite saugią ir įtraukiančią aplinką, kurioje visi komandos nariai jaustųsi patogiai dalindamiesi savo idėjomis ir perspektyvomis. Skatinkite aktyvų klausymąsi ir pagarbius dialogus.
• Pripažinkite kultūrinius skirtumus: Žinokite apie kultūrinius skirtumus, kurie gali turėti įtakos bendravimo stiliams ir problemų sprendimo būdams. Kai kurios kultūros gali būti tiesiogesnės ar kategoriškesnės nei kitos. Pritaikykite savo bendravimo stilių, kad atsižvelgtumėte į šiuos skirtumus.
• Naudokite vizualias priemones: Vizualinės priemonės, tokios kaip diagramos, diagramos ir grafikai, gali padėti įveikti kalbos barjerus ir palengvinti supratimą. Naudokite vaizdus sudėtingoms koncepcijoms ir procesams iliustruoti.
• Naudokite technologijas: Naudokite technologijas, kad palengvintumėte bendradarbiavimą ir bendravimą tarp geografiniu požiūriu išsibarsčiusių komandos narių. Naudokite vaizdo konferencijas, internetines lentas ir projektų valdymo įrankius, kad visi būtų prijungti ir informuoti.
• Dokumentuokite procesą: Dokumentuokite visą Žuvies kaulo diagramos kūrimo procesą, įskaitant problemos aprašymą, kategorijas, galimas priežastis ir pagrindines priežastis. Ši dokumentacija bus vertingas ateities problemų sprendimo pastangų šaltinis.
• Apsvarstykite vertimą: Jei kalbos barjerai yra reikšmingi, apsvarstykite problemos aprašymo, kategorijų ir galimų priežasčių vertimą į komandos narių gimtąsias kalbas. Tai gali padėti užtikrinti, kad visi suprastų problemas ir galėtų efektyviai prisidėti.

Už Žuvies kaulo ribų: papildomi įrankiai ir metodai

Nors Žuvies kaulo diagrama yra galingas įrankis, dažniausiai ji būna veiksmingiausia, kai naudojama kartu su kitais PPA metodais. Kai kurie papildomi įrankiai yra šie:

• 5 Kodėl: Kaip minėta anksčiau, šis metodas apima pakartotinį klausimą „Kodėl?“, kad geriau išsiaiškintumėte problemos pagrindinę priežastį.
• Pareto analizė: Ši technika padeda nustatyti reikšmingiausias problemos priežastis, reitinguojant jas pagal svarbą. Pareto principas, dar žinomas kaip 80/20 taisyklė, teigia, kad maždaug 80 % efektų kyla iš 20 % priežasčių.
• Nesėkmės režimo ir poveikio analizė (FMEA): Ši technika naudojama siekiant nustatyti galimus gedimo režimus procese ar gaminyje ir įvertinti kiekvieno gedimo režimo sunkumą, atsiradimą ir aptinkamumą.
• Sklaidos diagrama: Ši diagrama padeda vizualizuoti dviejų kintamųjų ryšį ir nustatyti galimas koreliacijas.
• Valdymo diagramos: Šios diagramos naudojamos proceso veikimui stebėti laikui bėgant ir bet kokiems nukrypimams nuo numatyto diapazono nustatyti.

Išvada: Pagrindinių priežasčių analizės įsisavinimas pasaulinei sėkmei

Apibendrinant, Žuvies kaulo diagrama yra neįkainojamas įrankis pagrindinių priežasčių analizei, leidžiantis organizacijoms efektyviai nustatyti ir pašalinti pagrindines problemų priežastis. Jo vizualinis, bendradarbiavimo ir sistemingas požiūris daro jį ypač tinkamą naudoti įvairiuose tarptautiniuose kontekstuose, kur kultūriniai skirtumai ir skirtingos perspektyvos gali turėti įtakos problemų sprendimui. Įsisavinę Žuvies kaulo diagramą ir integruodami ją su kitais PPA metodais, organizacijos gali pagerinti savo problemų sprendimo galimybes, pagerinti savo našumą ir pasiekti tvarią sėkmę pasaulinėje rinkoje.

Įsisavinę pagrindinių priežasčių analizę ir naudodami tokius įrankius kaip Žuvies kaulo diagrama, pasaulinės komandos gali puoselėti nuolatinio tobulėjimo kultūrą, skatinti inovacijas ir pasiekti tvarių teigiamų pokyčių.