Derybų rengimo sistemų kūrimas: pasaulinė perspektyva

Derybos yra pagrindinis įgūdis versle ir asmeniniame gyvenime. Nesvarbu, ar sudarote daugiamilijoninį sandorį, sprendžiate ginčą su kolega, ar tiesiog susitariate dėl atostogų vietos su savo šeima, veiksmingos derybos priklauso nuo kruopštaus pasirengimo. Šis vadovas pateikia išsamią sistemą, skirtą patikimoms derybų rengimo sistemoms kurti, specialiai pritaikytą pasaulinei auditorijai.

Kodėl derybų rengimas yra itin svarbus?

Efektyvus derybų rengimas suteikia didelį konkurencinį pranašumą. Tai leidžia jums:

• Padidinti pasitikėjimą savimi: Žinodami savo tikslus, suprasdami savo partnerio požiūrį ir numatydami galimus iššūkius, sumažinate nerimą ir skatinate pasitikėjimu pagrįstą bendravimą.
• Pagerinti rezultatus: Kruopštus pasirengimas leidžia nustatyti ir siekti vertę kuriančių galimybių, kurios kitu atveju galėtų būti praleistos.
• Sumažinti riziką: Numanydami galimus iššūkius ir kurdami nenumatytų atvejų planus, galite sumažinti nepalankių rezultatų tikimybę.
• Užmegzti tvirtesnius santykius: Gerai pasiruošęs derybininkas parodo pagarbą savo partneriui, skatindamas pasitikėjimą ir bendradarbiavimą.
• Padidinti efektyvumą: Pasirengimas supaprastina derybų procesą, taupant laiką ir išteklius visoms susijusioms šalims.

Derybų rengimo sistema

Sistemingas požiūris į derybų rengimą apima kelis pagrindinius žingsnius:

1. Apibrėžkite savo tikslus

Aiškiai išreikškite savo tikslus ir norimus rezultatus. Ko norite pasiekti per šias derybas? Būkite konkretūs, išmatuojami, pasiekiami, aktualūs ir apriboti laiku (SMART). Apsvarstykite tiek apčiuopiamus, tiek nematerialius tikslus. Apčiuopiami tikslai gali apimti kainą, pristatymo sąlygas ar sutarties trukmę. Nematerialūs tikslai gali apimti ilgalaikių santykių kūrimą ar konkurencinio pranašumo įgijimą.

Pavyzdys: Programinės įrangos įmonė, derėdamasi dėl licencijavimo sutarties su klientu Japonijoje, gali apibrėžti savo tikslus taip:

• Apčiuopiami: Užsitikrinti mažiausią metinį licencijavimo mokestį – 500 000 USD, su 5 % metiniu padidėjimu per ateinančius 3 metus. Gaukite 5 metų sutarties terminą.
• Nematerialūs: Užmegzti tvirtus, bendradarbiavimo santykius su klientu, pozicionuodami įmonę kaip patikimą technologijų partnerį Japonijos rinkoje.

2. Nustatykite savo BATNA (geriausia alternatyva deryboms)

Jūsų BATNA yra jūsų atsarginė pozicija – ką darysite, jei negalėsite susitarti. Jūsų BATNA nustatymas yra itin svarbus, nes tai suteikia atskaitos tašką, skirtą galimiems pasiūlymams įvertinti. Turėtumėte priimti tik tokį pasiūlymą, kuris yra geresnis nei jūsų BATNA. Stiprus BATNA suteikia jums didesnę derybinę galią. Norėdami nustatyti savo BATNA, apsvarstykite visas savo alternatyvas, įvertinkite jų galimus rezultatus ir pasirinkite palankiausią variantą.

Pavyzdys: Rinkodaros agentūra, derėdamasi dėl sutarties su nauju klientu, gali turėti šias BATNA:

• Toliau siekti kitų potencialių klientų savo kanalų.
• Padidinti rinkodaros pastangas esamiems klientams.
• Sutelkti dėmesį į vidaus projektus, pvz., naujų paslaugų pasiūlymų kūrimą.

Agentūra turėtų įvertinti kiekvieno varianto pelningumą ir potencialą, kad nustatytų savo stipriausią BATNA.

3. Nustatykite savo rezervinę kainą

Jūsų rezervinė kaina (arba atsisakymo taškas) yra mažiausias palankus taškas, kuriuo sutinkate sudaryti susitarimą. Ji pagrįsta jūsų BATNA, bet taip pat gali būti veikiama kitų veiksnių, pvz., jūsų rizikos tolerancijos ar santykių palaikymo svarbos. Yra labai svarbu žinoti savo rezervinę kainą prieš pradėdami derybas, kad išvengtumėte nuolaidų, kurios neatitinka jūsų interesų. Jūsų rezervinė kaina niekada neturėtų būti atskleista kitai šaliai.

Pavyzdys: Asmuo, parduodantis naudotą automobilį, gali turėti 8 000 USD rezervinę kainą. Tai reiškia, kad jie nenori parduoti automobilio už mažiau nei 8 000 USD, neatsižvelgiant į gautus pasiūlymus.

4. Ištirkite kitą šalį

Norint parengti veiksmingas derybų strategijas, būtina suprasti savo partnerio poreikius, interesus ir prioritetus. Ištirkite jų patirtį, reputaciją ir derybų stilių. Nustatykite jų galimą BATNA ir rezervinę kainą. Apsvarstykite jų organizacinę kultūrą, vertybes ir sprendimų priėmimo procesus. Šį tyrimą galima atlikti per internetinę paiešką, pramonės publikacijas, socialinę žiniasklaidą ir pokalbius su asmenimis, kurie su jais anksčiau dirbo.

Pavyzdys: Farmacijos įmonė, derėdamasi dėl platinimo sutarties su įmone Indijoje, turėtų ištirti:

• Platintojo rinkos dalį ir geografinę aprėptį Indijoje.
• Jų esamą produktų portfelį ir tikslines klientų grupes.
• Jų finansinį stabilumą ir reputaciją pramonėje.
• Indijos farmacijos reguliavimo aplinką.
• Tipinę derybų praktiką ir kultūrinius niuansus Indijos versle.

5. Nustatykite galimus klausimus ir interesus

Išvardykite visus klausimus, kurie greičiausiai bus aptariami derybų metu. Dėl kiekvieno klausimo nustatykite savo interesus – pagrindinius poreikius ir motyvacijas, kurios lemia jūsų poziciją. Suprasdami savo interesus, galite kurti kūrybiškus sprendimus, kurie patenkina tiek jūsų, tiek kitos šalies poreikius. Prioritizuokite klausimus pagal jų svarbą jums ir jų galimą poveikį bendram rezultatui.

Pavyzdys: Derantis dėl atlyginimo, klausimai gali apimti pagrindinį atlyginimą, premijos potencialą, atostogų laiką, sveikatos draudimą ir išėjimo į pensiją išmokas. Jūsų interesai gali apimti:

• Finansinį saugumą ir ilgalaikį finansinį planavimą.
• Darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą ir asmeninę gerovę.
• Profesinį tobulėjimą ir augimo galimybes.

6. Kurkite nuolaidų strategijas

Iš anksto planuokite savo nuolaidas. Nustatykite, dėl kokių klausimų esate pasirengę nusileisti ir dėl kokių klausimų derybos neįmanomos. Nustatykite logišką nuolaidų seką, pradėdami nuo mažiau svarbių klausimų ir palaipsniui pereidami prie kritiškesnių. Būkite pasirengę paaiškinti savo nuolaidų pagrindą. Venkite vienašališkų nuolaidų, negaudami nieko mainais. Užtikrinkite, kad nuolaidų dydis mažėtų ir būtų proporcingas gaunamam pelnui.

Pavyzdys: Tiekėjas, derėdamasis dėl sutarties su mažmenininku, gali būti pasirengęs pasiūlyti nuolaidą perkant dideliais kiekiais mainais į ilgesnį sutarties terminą.

7. Parengti pagrindinius argumentus ir duomenis

Surinkite įrodymus, patvirtinančius jūsų pretenzijas ir pagrindžiančius jūsų pozicijas. Tai gali apimti rinkos tyrimų duomenis, finansines ataskaitas, pramonės lyginamuosius rodiklius ir liudijimus. Aiškiai ir glaustai suskirstykite savo argumentus. Numatykite galimus prieštaravimus ir parengkite atsakymus. Patikimi duomenys sustiprina jūsų poziciją ir padidina jūsų įtikinamumą.

Pavyzdys: Nekilnojamojo turto vystytojas, siekiantis finansavimo naujam projektui, turėtų parengti išsamų verslo planą, kuris apimtų:

• Rinkos analizės duomenys, rodantys projekto paklausą.
• Finansinės prognozės, rodančios projekto galimą pelningumą.
• Architektūriniai atvaizdai ir vietos planai.
• Informacija apie vystytojo patirtį ir rezultatus.

8. Praktikuokite savo derybų įgūdžius

Vaizdo įrašų atkūrimas ir bandomosios derybos yra vertingi įrankiai, padedantys tobulinti derybų įgūdžius. Praktikuokite aktyvų klausymąsi, įtikinamą bendravimą ir konfliktų sprendimo būdus. Paprašykite kolegų ar mentorių pateikti atsiliepimus, kad nustatytumėte patobulinimo sritis. Apsvarstykite galimybę įrašyti savo praktikos seansus, kad galėtumėte analizuoti savo veiklą.

Pavyzdys: Pardavimų komanda, besirengianti dideliam pardavimo pristatymui, gali surengti bandomąjį pristatymą prieš savo vadovą, kuris gali pateikti konstruktyvią kritiką apie jų pristatymą, pranešimus ir prieštaravimų sprendimą.

9. Apsvarstykite kultūrinius ir etinius veiksnius

Pasaulinėse derybose kultūrinis jautrumas ir etiniai aspektai yra itin svarbūs. Ištirkite savo partnerio šalies kultūros normas ir bendravimo stilius. Žinokite apie galimus kalbos barjerus ir neverbalinius signalus. Priderinkite savo derybų metodą, kad atitiktų kultūrinius skirtumus. Laikykitės aukščiausių etikos standartų, užtikrindami sąžiningumą, skaidrumą ir pagarbą visoms susijusioms šalims. Venkite daryti prielaidas ar stereotipus, pagrįstus kultūrine kilme.

Pavyzdys: Derybose su partneriu iš Kinijos svarbu žinoti „guanxi“ koncepciją, kuri pabrėžia tvirtų asmeninių santykių kūrimą. Vizitinės kortelės turėtų būti keičiamos abiem rankomis ir su pagarba. Reikėtų vengti tiesioginės konfrontacijos, o derybų metu turėtų būti išlaikyta harmonija.

10. Dokumentuokite ir peržiūrėkite

Išsamiai dokumentuokite visus savo derybų rengimo aspektus, įskaitant savo tikslus, BATNA, rezervinę kainą, tyrimo išvadas ir nuolaidų strategijas. Pasibaigus deryboms, peržiūrėkite savo rezultatus ir nustatykite išmoktas pamokas. Kas pavyko gerai? Ką būtų galima padaryti kitaip? Pasinaudokite šiais atsiliepimais, kad patobulintumėte savo derybų rengimo sistemą būsimiems įsipareigojimams. Gerai dokumentuota derybų istorija suteikia vertingų įžvalgų būsimoms deryboms.

Derybų rengimo įrankiai ir ištekliai

Keletas įrankių ir išteklių gali padėti jūsų derybų rengimo pastangoms:

• Skaičiuoklės ir duomenų bazės: Naudokite skaičiuokles duomenims tvarkyti, pažangai sekti ir galimiems scenarijams analizuoti. Duomenų bazės gali būti naudojamos informacijai apie jūsų partnerius, derybų strategijas ir ankstesnius derybų rezultatus saugoti ir tvarkyti.
• Proto žemėlapių programinė įranga: Proto žemėlapių programinė įranga gali padėti jums generuoti idėjas, nustatyti pagrindinius klausimus ir vizualizuoti ryšius tarp skirtingų derybų elementų.
• Internetinės derybų platformos: Internetinės derybų platformos teikia bendravimo, bendradarbiavimo ir dokumentų dalijimosi įrankius, palengvinančius efektyvias ir skaidrias derybas.
• Derybų mokymo programos: Dalyvaukite derybų mokymo programose, kad išvystytumėte savo įgūdžius ir mokytumėtės iš patyrusių derybininkų.
• Knygos ir straipsniai: Skaitykite knygas ir straipsnius apie derybų teoriją ir praktiką, kad išplėstumėte savo žinias ir įgytumėte naujų perspektyvų.

Pasauliniai derybų strategijų pavyzdžiai

Derybų strategijos gali labai skirtis tarp kultūrų. Štai keletas pavyzdžių:

• Jungtinės Amerikos Valstijos: Amerikiečių derybininkai dažnai teikia pirmenybę efektyvumui ir tiesioginiam bendravimui. Jie linkę sutelkti dėmesį į faktus ir duomenis ir jaučiasi patogiai naudodami tvirtą derybų taktiką.
• Japonija: Japonijos derybininkai pabrėžia santykių kūrimą ir pasitikėjimą. Jie labiau mėgsta netiesioginį bendravimą ir vengia tiesioginės konfrontacijos. Jie dažnai naudoja tylą kaip derybų taktiką.
• Vokietija: Vokietijos derybininkai vertina kruopštumą ir tikslumą. Jie yra orientuoti į detales ir tikisi aiškių ir gerai pagrįstų argumentų.
• Brazilija: Brazilijos derybininkai dažnai būna aistringi ir emocionalūs. Jie vertina asmeninius ryšius ir jaučiasi patogiai derėdamiesi ir improvizuodami.
• Indija: Indijos derybininkai moka pasiekti sutarimą ir rasti abipusiai naudingus sprendimus. Jie dažnai naudoja derybas kaip galimybę užmegzti ilgalaikius santykius.

Dažnos derybų klaidos, kurių reikia vengti

Net ir kruopščiai pasiruošus, derybų metu lengva padaryti klaidų. Štai keletas dažniausių klaidų, kurių reikia vengti:

• Nepakankamas pasirengimas: Tai yra dažniausia klaida. Nepakankamas pasirengimas daro jus pažeidžiamus manipuliacijoms ir sumažina jūsų galimybes pasiekti norimą rezultatą.
• Atskleidžiate savo rezervinę kainą: Atskleidę savo rezervinę kainą susilpninama jūsų derybinė pozicija ir leidžiama kitai šaliai pasinaudoti jūsų silpnybėmis.
• Darote vienašališkas nuolaidas: Vienašališkos nuolaidos kenkia jūsų patikimumui ir siunčia žinią, kad esate pasirengę atiduoti vertę, negaudami nieko mainais.
• Reaguojate emociškai: Emocinės reakcijos gali užtemdyti jūsų sprendimą ir paskatinti impulsyvius sprendimus. Derybų metu išlaikykite ramų ir racionalų elgesį.
• Sutelkiate dėmesį tik į kainą: Susitelkę tik į kainą, galite praleisti vertės kūrimo galimybes. Apsvarstykite kitus klausimus ir interesus, kurie gali būti svarbūs abiem šalims.
• Ignoruojate kultūrinius skirtumus: Ignoruodami kultūrinius skirtumus galite sukelti nesusipratimų ir sugadinti santykius. Būkite jautrūs kultūros normoms ir bendravimo stiliams.
• Esate per daug nelankstūs: Būdami per daug nelankstūs, negalite rasti kūrybiškų sprendimų ir pasiekti abipusiai naudingų susitarimų. Būkite lankstūs ir pasiruošę kompromisams.

Nuolatinio tobulėjimo svarba

Derybos yra įgūdis, kurį galima nuolat tobulinti. Nuolat taikydami sistemingą rengimo procesą, dokumentuodami savo patirtį ir mokydamiesi iš savo klaidų, galite tapti efektyvesniu ir labiau pasitikinčiu derybininku. Priimkite augimo mąstyseną ir aktyviai ieškokite galimybių tobulinti savo derybų įgūdžius.

Išvada

Tvirtų derybų rengimo sistemų kūrimas yra būtinas norint pasiekti sėkmingus rezultatus globalizuotame pasaulyje. Vadovaudamiesi šiame vadove aprašyta sistema, galite patobulinti savo derybų įgūdžius, užmegzti tvirtesnius santykius ir maksimaliai padidinti savo sėkmės potencialą. Atminkite, kad pasirengimas yra ne vienkartinis įvykis, o nuolatinis mokymosi, prisitaikymo ir nuolatinio tobulėjimo procesas. Priimkite iššūkį, ir būsite gerai pasirengę naršyti pasaulinių derybų sudėtingumą.