Skaitmeninių darbo eigų kūrimas efektyvumui: Visuotinis vadovas

Šiandieniniame tarpusavyje susijusiame pasaulyje įvairaus dydžio įmonės veikia pasaulinėje rinkoje. Tam reikia lankstumo, mastelio keitimo galimybių ir, svarbiausia, efektyvumo. Skaitmeninės darbo eigos yra šiuolaikinių, efektyvių operacijų pagrindas, leidžiantis komandoms sklandžiai bendradarbiauti, automatizuoti pasikartojančias užduotis ir gauti vertingų įžvalgų apie savo procesus. Šiame vadove pateikiama išsami apžvalga, kaip sukurti veiksmingas skaitmenines darbo eigas, pritaikytas pasaulinei auditorijai.

Skaitmeninių darbo eigų supratimas

Skaitmeninė darbo eiga – tai elektroniniu būdu vykdomų automatizuotų užduočių ir procesų seka. Ji pakeičia rankines, popierines sistemas supaprastintu, skaitmenizuotu požiūriu. Šios darbo eigos skirtos pagerinti efektyvumą, sumažinti klaidų skaičių ir padidinti bendrą organizacijos produktyvumą.

Skaitmeninių darbo eigų privalumai

• Padidėjęs efektyvumas: Pasikartojančių užduočių automatizavimas leidžia darbuotojams sutelkti dėmesį į strategiškai svarbesnes iniciatyvas.
• Sumažėjusios išlaidos: Rankinių klaidų sumažinimas ir procesų supaprastinimas lemia didelį išlaidų sutaupymą.
• Pagerėjęs bendradarbiavimas: Skaitmeninės darbo eigos palengvina sklandų komandos narių bendravimą ir bendradarbiavimą, nepriklausomai nuo jų buvimo vietos.
• Padidėjęs skaidrumas: Stebėjimas ir stebėsena realiuoju laiku suteikia matomumą apie užduočių ir procesų eigą.
• Geresnė atitiktis: Automatizuoti procesai užtikrina atitiktį reguliavimo reikalavimams ir vidaus politikai.
• Mastelio keitimas: Skaitmenines darbo eigas galima lengvai pritaikyti prie kintančių verslo poreikių ir augimo.

Jūsų dabartinių procesų vertinimas

Prieš diegiant skaitmenines darbo eigas, labai svarbu įvertinti esamus procesus, siekiant nustatyti tobulintinas sritis. Tai apima išsamią dabartinių darbo eigų analizę, kliūčių nustatymą ir suinteresuotųjų šalių atsiliepimų rinkimą.

Proceso vertinimo etapai

1. Nustatykite pagrindinius procesus: Nustatykite, kurie procesai yra gyvybiškai svarbūs jūsų verslo veiklai. Tai gali būti sąskaitų faktūrų apdorojimas, klientų priėmimas ar projektų valdymas.
2. Sudarykite dabartinių darbo eigų schemas: Dokumentuokite kiekvieno proceso etapus, įskaitant asmenis ar komandas, atsakingas už kiekvieną užduotį. Naudokite schematines diagramas ar procesų schemų programinę įrangą, kad vizualizuotumėte darbo eigą.
3. Nustatykite kliūtis: Išanalizuokite darbo eigos schemą, kad nustatytumėte sritis, kuriose atsiranda vėlavimų ar neefektyvumo. Ieškokite užduočių, kurios atima daug laiko, yra linkusios į klaidas arba reikalauja rankinio įsikišimo.
4. Surinkite atsiliepimus: Paprašykite darbuotojų, klientų ir kitų suinteresuotųjų šalių pateikti savo nuomonę, kad suprastumėte jų patirtį su dabartiniais procesais. Nustatykite problemines sritis ir tobulintinas vietas.
5. Analizuokite duomenis: Rinkite duomenis apie pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), kad įvertintumėte dabartinių procesų veiksmingumą. Tai gali apimti ciklo laiką, klaidų dažnumą ir klientų pasitenkinimo balus.

Pavyzdys: Sąskaitų faktūrų apdorojimo vertinimas

Panagrinėkime sąskaitų faktūrų apdorojimo darbo eigos vertinimo pavyzdį. Dabartinis procesas gali apimti:

1. Sąskaitų faktūrų gavimas el. paštu arba paštu.
2. Rankinis sąskaitos faktūros duomenų įvedimas į apskaitos sistemą.
3. Sąskaitų faktūrų nukreipimas tvirtinimui.
4. Mokėjimų apdorojimas.
5. Sąskaitų faktūrų archyvavimas apskaitai.

Sudarius šios darbo eigos schemą, galima nustatyti kelias kliūtis, pavyzdžiui, rankinį duomenų įvedimą, kuris atima daug laiko ir yra linkęs į klaidas, bei vėlavimus tvirtinimo procese. Surinkus atsiliepimus iš finansų komandos, gali paaiškėti, kad jie praleidžia daug laiko ieškodami tvirtintojų ir spręsdami neatitikimus.

Skaitmeninių darbo eigų kūrimas

Įvertinus dabartinius procesus, galima pradėti kurti skaitmenines darbo eigas, siekiant išspręsti nustatytas kliūtis ir pagerinti efektyvumą. Tai apima tinkamos technologijos pasirinkimą, aiškių vaidmenų ir atsakomybių apibrėžimą bei patogios vartotojo sąsajos sukūrimą.

Pagrindiniai darbo eigos kūrimo aspektai

• Pasirinkite tinkamą technologiją: Pasirinkite darbo eigos automatizavimo platformą, atitinkančią jūsų konkrečius poreikius. Atsižvelkite į tokius veiksnius kaip mastelio keitimas, integravimo galimybės ir naudojimo paprastumas. Populiarūs variantai apima:
• Zapier: Sujungia skirtingas programas ir automatizuoja užduotis tarp jų.
• Microsoft Power Automate: Integruojasi su „Microsoft“ ekosistema ir suteikia galingas automatizavimo galimybes.
• Asana/Trello: Projektų valdymo įrankiai su darbo eigos automatizavimo funkcijomis.
• Kissflow: Mažo kodo/be kodo platforma, skirta būtent darbo eigos automatizavimui.
• ProcessMaker: Atvirojo kodo BPM platforma su pažangiomis darbo eigos kūrimo funkcijomis.
• Apibrėžkite vaidmenis ir atsakomybes: Aiškiai apibrėžkite kiekvieno asmens ar komandos, dalyvaujančios darbo eigoje, vaidmenis ir atsakomybes. Tai užtikrina atskaitomybę ir apsaugo nuo painiavos.
• Sukurkite patogią vartotojo sąsają: Sukurkite patogią vartotojo sąsają, kurią būtų lengva naršyti ir suprasti. Tai paskatins jos priėmimą ir sumažins mokymo reikalavimus.
• Įtraukite automatizavimą: Automatizuokite kuo daugiau užduočių, kad sumažintumėte rankinio darbo apimtį ir pagerintumėte efektyvumą. Tai gali apimti duomenų įvedimą, nukreipimą ir pranešimus.
• Įdiekite patvirtinimo taisykles: Įdiekite patvirtinimo taisykles, kad užtikrintumėte duomenų tikslumą ir išvengtumėte klaidų. Tai gali apimti duomenų tipo patvirtinimą, privalomus laukus ir diapazono patikrinimus.
• Nustatykite tvirtinimo procesus: Apibrėžkite aiškius tvirtinimo procesus, kad užtikrintumėte, jog užduotis peržiūri ir patvirtina atitinkami asmenys.
• Integruokite su esamomis sistemomis: Integruokite skaitmeninę darbo eigą su esamomis sistemomis, tokiomis kaip CRM, ERP ir apskaitos programine įranga. Tai užtikrins duomenų nuoseklumą ir išvengs duomenų izoliavimo.
• Atsižvelkite į pasaulines laiko juostas ir kalbas: Kuriant darbo eigas pasaulinei auditorijai, atsižvelkite į skirtingas laiko juostas ir kalbas. Naudokite įrankius, kurie palaiko kelias kalbas ir leidžia vartotojams nustatyti pageidaujamas laiko juostas.

Pavyzdys: Skaitmeninė sąskaitų faktūrų apdorojimo darbo eiga

Panaudojant sąskaitų faktūrų apdorojimo pavyzdį, skaitmeninė darbo eiga galėtų atrodyti taip:

1. Sąskaitos faktūros fiksavimas: Naudokite optinio simbolių atpažinimo (OCR) technologiją, kad automatiškai išgautumėte duomenis iš sąskaitų faktūrų.
2. Duomenų patvirtinimas: Įdiekite patvirtinimo taisykles, kad užtikrintumėte duomenų tikslumą.
3. Nukreipimas tvirtinimui: Automatiškai nukreipkite sąskaitas faktūras atitinkamiems tvirtintojams pagal iš anksto nustatytas taisykles.
4. Mokėjimo apdorojimas: Integruokite su savo apskaitos sistema, kad automatizuotumėte mokėjimų apdorojimą.
5. Archyvavimas: Automatiškai archyvuokite sąskaitas faktūras apskaitai.

Ši skaitmeninė darbo eiga pašalina rankinį duomenų įvedimą, sumažina klaidų skaičių ir pagreitina sąskaitų faktūrų apdorojimo ciklą. Ji taip pat suteikia didesnį matomumą apie sąskaitų faktūrų būseną ir pagerina atitiktį reikalavimams.

Skaitmeninių darbo eigų diegimas

Skaitmeninių darbo eigų diegimas reikalauja kruopštaus planavimo ir vykdymo. Tai apima darbuotojų mokymą, darbo eigos testavimą ir jos našumo stebėjimą.

Darbo eigos diegimo etapai

1. Sukurkite diegimo planą: Sukurkite išsamų diegimo planą, kuriame būtų aprašyti skaitmeninės darbo eigos diegimo etapai. Tai turėtų apimti laiko grafiką, išteklių paskirstymą ir komunikacijos strategiją.
2. Mokykite darbuotojus: Suteikite darbuotojams mokymus, kaip naudotis nauja skaitmenine darbo eiga. Tai turėtų apimti praktinius mokymus, dokumentaciją ir nuolatinę pagalbą.
3. Testuokite darbo eigą: Kruopščiai išbandykite darbo eigą, kad įsitikintumėte, jog ji veikia teisingai. Tai turėtų apimti testavimą su realiais duomenimis ir skirtingų scenarijų modeliavimą.
4. Stebėkite našumą: Stebėkite darbo eigos našumą, kad nustatytumėte bet kokias problemas ar tobulintinas sritis. Sekite pagrindinius rodiklius, tokius kaip ciklo laikas, klaidų dažnumas ir klientų pasitenkinimo balai.
5. Teikite nuolatinę pagalbą: Teikite nuolatinę pagalbą darbuotojams, sprendžiant bet kokius klausimus ar problemas, kurios gali kilti.

Visuotiniai diegimo aspektai

Diegiant skaitmenines darbo eigas pasaulinėje organizacijoje, atsižvelkite į šiuos veiksnius:

• Kalbos palaikymas: Užtikrinkite, kad darbo eigos automatizavimo platforma palaikytų kelias kalbas.
• Laiko juostų skirtumai: Planuodami užduotis ir nustatydami terminus, atsižvelkite į laiko juostų skirtumus.
• Kultūriniai skirtumai: Būkite sąmoningi dėl kultūrinių skirtumų komunikacijos stiliuose ir verslo praktikoje.
• Duomenų privatumo taisyklės: Laikykitės duomenų privatumo taisyklių skirtingose šalyse, pavyzdžiui, BDAR Europoje.
• Infrastruktūra: Užtikrinkite, kad visi vartotojai turėtų prieigą prie reikiamos infrastruktūros, pavyzdžiui, patikimo interneto ryšio.

Pavyzdys: Visuotinės klientų priėmimo darbo eigos diegimas

Panagrinėkime visuotinę klientų priėmimo darbo eigą. Ji galėtų apimti:

1. Klientų informacijos rinkimas per internetinę formą keliomis kalbomis.
2. Kliento tapatybės patvirtinimas naudojant saugią tapatybės patvirtinimo paslaugą.
3. Klientų paskyrų sukūrimas skirtingose sistemose.
4. Klientams suteikiamas priėjimas prie mokomosios medžiagos jų pageidaujama kalba.

Norint įdiegti šią darbo eigą visame pasaulyje, reikėtų užtikrinti, kad internetinė forma būtų prieinama keliomis kalbomis, tapatybės patvirtinimo paslauga palaikytų skirtingas šalis, o mokomoji medžiaga būtų išversta į kelias kalbas. Taip pat reikėtų laikytis duomenų privatumo taisyklių skirtingose šalyse.

Skaitmeninių darbo eigų optimizavimas

Įdiegus skaitmeninę darbo eigą, svarbu ją nuolat optimizuoti, kad būtų užtikrintas geriausias jos veikimas. Tai apima našumo stebėjimą, atsiliepimų rinkimą ir prireikus koregavimus.

Darbo eigos optimizavimo etapai

1. Stebėkite našumą: Nuolat stebėkite darbo eigos našumą, kad nustatytumėte bet kokias problemas ar tobulintinas sritis.
2. Surinkite atsiliepimus: Paprašykite darbuotojų, klientų ir kitų suinteresuotųjų šalių pateikti savo nuomonę, kad suprastumėte jų patirtį su darbo eiga.
3. Analizuokite duomenis: Analizuokite duomenis apie pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), kad nustatytumėte tendencijas ir modelius.
4. Nustatykite tobulintinas sritis: Remdamiesi duomenimis ir atsiliepimais, nustatykite sritis, kuriose galima patobulinti darbo eigą.
5. Įgyvendinkite pakeitimus: Įgyvendinkite darbo eigos pakeitimus, kad išspręstumėte nustatytas tobulintinas sritis.
6. Išbandykite pakeitimus: Kruopščiai išbandykite pakeitimus, kad įsitikintumėte, jog jie yra veiksmingi ir nesukelia naujų problemų.
7. Stebėkite našumą: Stebėkite darbo eigos našumą po pakeitimų įgyvendinimo, kad įsitikintumėte, jog jie turėjo norimą poveikį.

Darbo eigos optimizavimo metodai

• Procesų gavyba: Naudokite procesų gavybos metodus įvykių žurnalams analizuoti ir kliūtims darbo eigoje nustatyti.
• A/B testavimas: Naudokite A/B testavimą, kad palygintumėte skirtingas darbo eigos versijas ir nustatytumėte, kuri versija veikia geriausiai.
• Automatizavimo patobulinimai: Nustatykite galimybes toliau automatizuoti užduotis ir sumažinti rankinio darbo apimtį.
• Vartotojo sąsajos patobulinimai: Pagerinkite vartotojo sąsają, kad darbo eiga būtų lengviau naudojama ir suprantama.
• Integracijos patobulinimai: Pagerinkite integraciją su kitomis sistemomis, kad užtikrintumėte duomenų nuoseklumą ir išvengtumėte duomenų izoliavimo.

Pavyzdys: Klientų aptarnavimo darbo eigos optimizavimas

Panagrinėkime klientų aptarnavimo darbo eigą. Ji galėtų apimti:

1. Klientų palaikymo užklausų gavimas el. paštu, telefonu ar pokalbių programa.
2. Palaikymo užklausų nukreipimas atitinkamiems palaikymo agentams.
3. Pagalbos teikimas klientams.
4. Palaikymo bilietų uždarymas.

Norėdami optimizuoti šią darbo eigą, galėtumėte:

• Įdiegti pokalbių robotą, kuris automatiškai tvarkytų paprastas palaikymo užklausas.
• Naudoti mašininį mokymąsi, kad palaikymo užklausos būtų nukreiptos tinkamiausiems palaikymo agentams.
• Suteikti palaikymo agentams prieigą prie žinių bazės, kad jie galėtų greičiau išspręsti problemas.
• Automatizuoti palaikymo bilietų uždarymo procesą.

Skaitmeninių darbo eigų ateitis

Skaitmeninės darbo eigos nuolat tobulėja, skatinamos technologijų pažangos ir kintančių verslo poreikių. Kai kurios iš pagrindinių tendencijų, formuojančių skaitmeninių darbo eigų ateitį, apima:

• Dirbtinis intelektas (DI): DI naudojamas užduotims automatizuoti, sprendimų priėmimui gerinti ir vartotojų patirčiai personalizuoti.
• Robotizuotas procesų automatizavimas (RPA): RPA naudojamas automatizuoti pasikartojančias užduotis, kurias sunku ar neįmanoma automatizuoti tradiciniais darbo eigos automatizavimo įrankiais.
• Mažo kodo/be kodo platformos: Mažo kodo/be kodo platformos palengvina netechniniams vartotojams kurti ir diegti skaitmenines darbo eigas.
• Debesų kompiuterija: Debesų kompiuterija suteikia mastelio keitimo galimybes ir lankstumą, reikalingą skaitmeninėms darbo eigoms palaikyti pasaulinėse organizacijose.
• Krašto kompiuterija: Krašto kompiuterija leidžia vykdyti skaitmenines darbo eigas arčiau duomenų šaltinio, mažinant delsą ir gerinant našumą.

Išvada

Efektyvumui skirtų skaitmeninių darbo eigų kūrimas yra būtinas įmonėms, veikiančioms šiandieninėje pasaulinėje rinkoje. Vertindami savo dabartinius procesus, kurdami veiksmingas darbo eigas, kruopščiai jas diegdami ir nuolat optimizuodami, galite pasiekti neregėtą efektyvumo lygį, sumažinti išlaidas ir pagerinti bendrą produktyvumą. Pasitelkdami skaitmeninių darbo eigų ateitį su DI, RPA ir mažo kodo/be kodo platformomis, dar labiau padidinsite savo organizacijos lankstumą ir konkurencingumą pasauliniu mastu.

Kuriant ir diegiant skaitmenines darbo eigas pasaulinei auditorijai, nepamirškite atsižvelgti į tokius visuotinius veiksnius kaip kalbos palaikymas, laiko juostų skirtumai, kultūriniai niuansai ir duomenų privatumo taisyklės. Taip galėsite sukurti darbo eigas, kurios bus tikrai veiksmingos ir naudingos visai jūsų organizacijai, nepriklausomai nuo vietos.