Sutarčių valdymas: sėkmės optimizavimas naudojant automatizuotus darbo srautus

Šiuolaikiniame sparčiai besivystančiame pasaulio verslo pasaulyje veiksmingas sutarčių valdymas yra itin svarbus. Sutartys yra beveik kiekvienos verslo sandorio kertinis akmuo, apibrėžiantis įsipareigojimus, mažinantis rizikas ir skatinantis pajamas. Tačiau tradiciniai, rankiniai sutarčių valdymo procesai dažnai yra daug laiko reikalaujantys, klaidų pilni ir neturi judrumo, reikalingo klestėti dinamiškoje rinkoje. Štai čia ir įžengia automatizuoti darbo srautai, pakeičiantys sutarčių valdymą iš reaktyvios naštos į proaktyvų, strateginį pranašumą.

Kas yra automatiniai darbo srautai sutarčių valdyme?

Automatizuoti darbo srautai yra iš anksto apibrėžtos veiksmų sekos, kurios automatiškai vykdomos pagal konkrečius paleidiklius ir sąlygas. Sutarčių valdymo kontekste tai reiškia įvairių sutarčių gyvavimo ciklo etapų automatizavimą, nuo pradinio prašymo iki galutinio įvykdymo ir atnaujinimo. Pagalvokite apie tai kaip apie skaitmeninę surinkimo liniją, vedančią kiekvieną sutartį per būtinus etapus, minimaliai įsikišant žmogui.

Pagrindiniai etapai sutarties gyvavimo cikle, kur automatiniai procesai veikia ypač gerai:

• Sutarties prašymas ir inicijavimas: Automatinis pradinio prašymo proceso automatizavimas užtikrina, kad visa reikalinga informacija būtų surinkta iš anksto, taip išvengiant vėlesnių vėlavimų ir netikslumų. Tai gali apimti internetines formas, automatinį duomenų išgavimą iš esamų sistemų (pvz., CRM, ERP) ir nukreipimą atitinkamiems suinteresuotiems asmenims tvirtinti.
• Rengimas ir bendradarbiavimas: Automatizuoti šablonai ir nuostatų bibliotekos supaprastina sutarčių rengimą, užtikrinant nuoseklumą ir atitiktį. Versijų kontrolės funkcijos apsaugo nuo painiavos ir leidžia daugeliui suinteresuotų šalių efektyviai bendradarbiauti su tuo pačiu dokumentu, nepriklausomai nuo jų buvimo vietos. Integruoti pakeitimų sekimo ir tvirtinimo darbo srautai garantuoja teisinę ir verslo priežiūrą.
• Tvirtinimo darbo eiga: Automatinis sutarčių nukreipimas nustatytiems tvirtintojams pagal iš anksto apibrėžtas taisykles (pvz., sutarties vertė, departamentas, rizikos lygis) pašalina kliūtis ir užtikrina, kad sutartis laiku peržiūrėtų ir patvirtintų tinkami asmenys. El. pašto pranešimai ir priminimai palaiko procesą.
• Derybos: Automatizavimas gali palengvinti saugų dokumentų bendrinimą ir pakeitimų sekimą derybų metu, užtikrinant skaidrumą ir atskaitomybę. Realaus laiko bendradarbiavimo įrankiai gali padėti pagreitinti derybų procesą, ypač tarp skirtingų laiko juostų.
• Įvykdymas ir pasirašymas: Elektroninio parašo (eSignature) integracija supaprastina pasirašymo procesą, panaikinant poreikį spausdinti, skenuoti ir siųsti fizinius dokumentus. Tai taupo laiką, mažina išlaidas ir pagreitina sandorio užbaigimą. Sutartys gali būti automatiškai užpildomos atitinkamais duomenimis pasirašius.
• Įsipareigojimų valdymas: Automatizuotas pagrindinių sutartinių įsipareigojimų (pvz., mokėjimo terminai, pristatymo datos, veiklos etapai) sekimas padeda užtikrinti, kad abi šalys vykdytų savo įsipareigojimus. Automatiniai perspėjimai ir priminimai padeda išvengti praleistų terminų ir galimų pažeidimų.
• Atnaujinimo valdymas: Automatiniai priminimai prieš sutarties pasibaigimo terminus suteikia pakankamai laiko peržiūrėti sutartį ir nuspręsti, ar ją atnaujinti, peržiūrėti sąlygas, ar nutraukti. Automatiniai atnaujinimo procesai gali supaprastinti palankių sąlygų pratęsimą.
• Ataskaitos ir analizė: Automatiniai duomenų rinkimo ir ataskaitų teikimo įrankiai suteikia vertingų įžvalgų apie sutarčių vykdymą, nustatant tobulintinas sritis ir leidžiant priimti sprendimus remiantis duomenimis.

Automatizuotų sutarčių valdymo darbo srautų privalumai

Automatizuotų sutarčių valdymo darbo srautų privalumai yra dideli ir plačiai apimantys, turintys įtakos įvairiems verslo aspektams.

Pagerintas efektyvumas ir našumas

Automatizavimas pašalina rankinius darbus, sumažina klaidas ir supaprastina procesus, atlaisvindamas vertingą laiką teisininkams, pirkimų ir pardavimų komandoms, kad jos galėtų sutelkti dėmesį į strategiškesnes iniciatyvas. Automatizuojant pasikartojančius uždavinius, tokius kaip duomenų įvedimas, tvirtinimų nukreipimas ir įsipareigojimų sekimas, darbuotojai gali skirti pastangas veikloms, reikalaujančioms kritinio mąstymo, problemų sprendimo ir ryšių kūrimo. IACCM atliktas tyrimas parodė, kad organizacijos, įgyvendinančios sutarčių automatizavimą, sutarties ciklo laikus sutrumpino 20–30 %.

Pavyzdys: Įsivaizduokite tarptautinę korporaciją su biurais Europoje, Azijoje ir Šiaurės Amerikoje. Be automatizavimo, paprastos sutarties pasirašymas galėtų užtrukti savaites dėl laiko juostų skirtumų, rankinio nukreipimo ir fizinių parašų. Su automatizuotu darbo srautu sutartis elektroniniu būdu nukreipiama atitinkamiems tvirtintojams, nepriklausomai nuo jų buvimo vietos, ir pasirašoma skaitmeniniu būdu per kelias valandas.

Sumažinta rizika ir pagerintas atitikimas

Automatizuoti darbo srautai užtikrina, kad sutartys atitiktų atitinkamus įstatymus ir reglamentus, mažinant teisinių ginčų ir baudų riziką. Centralizuotos sutarčių saugyklos ir versijų kontrolės funkcijos sumažina riziką naudoti pasenusius ar neatitinkančius šablonus. Auditų takai suteikia aiškų visų su sutartimis susijusių veiksmų įrašą, palengvinant atitikties auditus. Standartizuotos nuostatos ir šablonai skatina nuoseklumą, mažinant klaidas ir praleidimus.

Pavyzdys: Europos Sąjungos Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR) reikalauja specifinių nuostatų sutartyse, susijusiose su asmens duomenimis. Automatizuotos sutarčių valdymo sistemos gali užtikrinti, kad visos atitinkamos BDAR nuostatos būtų automatiškai įtrauktos į taikytinas sutartis, mažinant neatitikimo ir didelių baudų riziką.

Sumažintos išlaidos

Automatizavimas sumažina administracines išlaidas, pašalina popierinius procesus ir sumažina klaidų bei ginčų riziką, todėl žymiai sutaupoma. Greitesni sutarčių ciklų laikai lemia greitesnį pajamų generavimą. Optimizuotas išteklių paskirstymas pagerina bendrą efektyvumą ir sumažina veiklos išlaidas.

Pavyzdys: Pasaulinė logistikos įmonė, naudodama automatizuotą sutarčių valdymą, sumažino popieriaus naudojimą 80%, kasmet sutaupydama tūkstančius dolerių spausdinimo, saugojimo ir šalinimo išlaidoms. Jie taip pat žymiai sumažino laiką, praleistą ieškant sutarčių, atlaisvindami vertingą personalo laiką.

Pagerintas matomumas ir valdymas

Centralizuotos sutarčių saugyklos suteikia vieną tiesos šaltinį visai sutarčių informacijai, pagerindamos matomumą ir valdymą visoje sutarčių portfelyje. Realaus laiko ataskaitos ir analizė suteikia vertingų įžvalgų apie sutarčių vykdymą, leidžiant priimti sprendimus remiantis duomenimis. Suinteresuoti asmenys gali lengvai pasiekti ir stebėti sutarčių būseną, užtikrinant skaidrumą ir atskaitomybę.

Pavyzdys: Didelė farmacijos įmonė, turinti tūkstančius sutarčių įvairiuose skyriuose, sunkiai sekė pagrindines sutarties sąlygas ir įsipareigojimus. Įgyvendinusi automatizuotą sutarčių valdymo sistemą, jiems suteikė centralizuotą visų sutarčių vaizdą, leidžiantį proaktyviai valdyti atnaujinimus, stebėti atitikimą ir nustatyti galimas rizikas.

Pagerintas bendradarbiavimas ir komunikacija

Automatizuoti darbo srautai palengvina bendradarbiavimą ir komunikaciją tarp vidinių komandų ir išorinių suinteresuotų šalių. Saugus dokumentų bendrinimas ir versijų kontrolės funkcijos užtikrina, kad visi dirbtų su naujausia informacija. Automatiniai pranešimai ir priminimai informuoja visus apie svarbius etapus ir terminus. Standartizuoti procesai ir šablonai skatina nuoseklumą ir efektyvumą.

Pavyzdys: Pasaulinė inžinerijos įmonė su geografiniu atstumu pasiskirsčiusiomis komandomis reikėjo geresnio būdo bendradarbiauti sudėtingose statybos sutartyse. Automatizuota sistema leido jiems saugiai bendrinti dokumentus, stebėti pakeitimus realiu laiku ir efektyviai valdyti tvirtinimus, nepriklausomai nuo jų buvimo vietos.

Padidintas judrumas ir mastelis

Automatizuoti darbo srautai suteikia judrumo ir mastelio, reikalingo prisitaikyti prie kintančių verslo poreikių. Standartizuoti procesai ir šablonai leidžia lengvai įtraukti naujas sutartis ir valdyti didėjančius kiekius. Sistemos gali būti lengvai konfigūruojamos, kad palaikytų skirtingus sutarties tipus ir verslo procesus. Tai leidžia įmonėms greitai reaguoti į naujas galimybes ir efektyviai plėsti savo veiklą.

Pavyzdys: Greitai auganti el. komercijos įmonė, kuriai reikėjo sutarčių valdymo sprendimo, galinčio plėstis kartu su jos augančiu verslu. Automatizuota sistema leido jiems greitai įtraukti naujus tiekėjus, valdyti didėjančius pardavimų sutarčių kiekius ir prisitaikyti prie kintančių reguliavimo reikalavimų, nepadidinus darbuotojų skaičiaus.

Automatizuotų sutarčių valdymo darbo srautų diegimas: žingsnis po žingsnio vadovas

Automatizuotų sutarčių valdymo darbo srautų diegimas reikalauja kruopštaus planavimo ir vykdymo. Štai žingsnis po žingsnio vadovas, kuris padės jums pradėti:

1. Įvertinkite savo dabartinę būklę

Pradėkite nuo savo dabartinių sutarčių valdymo procesų įvertinimo. Nustatykite skausmingus taškus, kliūtis ir tobulintinas sritis. Analizuokite valdomų sutarčių tipus, per metus tvarkomų sutarčių skaičių ir suinteresuotus asmenis, dalyvaujančius sutarties gyvavimo cikle. Dokumentuokite esamus darbo srautus ir nustatykite automatizavimo galimybes. Atlikite interviu su pagrindiniais suinteresuotaisiais asmenimis, kad surinktumėte jų nuomonę ir suprastumėte jų poreikius.

2. Apibrėžkite savo tikslus ir uždavinius

Aiškiai apibrėžkite savo tikslus ir uždavinius diegiant automatizuotus sutarčių valdymo darbo srautus. Ką tikitės pasiekti? Ar siekiate sutrumpinti sutarčių ciklo laikus, pagerinti atitiktį, sumažinti išlaidas ar pagerinti bendradarbiavimą? Nustatykite konkrečius, išmatuojamus, pasiekiamus, svarbius ir laiku apibrėžtus (SMART) tikslus, kad galėtumėte stebėti savo pažangą ir matuoti sėkmę.

3. Pasirinkite tinkamą sprendimą

Pasirinkite sutarčių valdymo programinės įrangos sprendimą, kuris atitinka jūsų specifinius poreikius ir reikalavimus. Apsvarstykite tokius veiksnius kaip funkcionalumas, mastelis, integracijos galimybės, saugumo funkcijos ir patogumas vartotojui. Įvertinkite skirtingus tiekėjus ir palyginkite jų pasiūlymus. Paprašykite demonstracijų ir bandymų, kad išbandytumėte programinę įrangą ir pamatytumėte, kaip ji veikia praktiškai. Skaitykite atsiliepimus ir atvejų tyrimus, kad gautumėte įžvalgų iš kitų vartotojų.

4. Suprojektuokite savo darbo srautus

Suprojektuokite automatizuotus darbo srautus pagal savo specifinius verslo procesus. Nupieškite kiekvieną sutarties gyvavimo ciklo etapą ir nustatykite užduotis, kurias galima automatizuoti. Apibrėžkite paleidiklius ir sąlygas, kurios inicijuos kiekvieną darbo eigos žingsnį. Nustatykite kiekvieno suinteresuotojo asmens vaidmenis ir pareigas. Sukurkite šablonus ir nuostatų bibliotekas, kad standartizuotumėte sutarčių rengimą. Suprojektuokite tvirtinimo darbo srautus, kad užtikrintumėte, jog sutartis peržiūrėtų ir patvirtintų tinkami asmenys.

5. Konfigūruokite savo sistemą

Konfigūruokite savo sutarčių valdymo programinės įrangos sprendimą, kad jis atspindėtų jūsų suprojektuotus darbo srautus. Nustatykite vartotojų vaidmenis ir leidimus. Pritaikykite šablonus ir nuostatų bibliotekas. Konfigūruokite tvirtinimo darbo srautus ir pranešimų taisykles. Integruokite sistemą su kitomis verslo programomis, tokiomis kaip CRM, ERP ir apskaitos programinė įranga. Užtikrinkite, kad sistema būtų saugi ir atitiktų atitinkamus reglamentus.

6. Mokykite savo vartotojus

Suteikite išsamius mokymus savo vartotojams, kaip naudotis nauja sistema. Paaiškinkite automatizuotų darbo srautų privalumus ir kaip jie pagerins jų efektyvumą ir našumą. Suteikite praktinius mokymus ir palaikymą, kad padėtumėte vartotojams jaustis patogiai su sistema. Sukurkite vartotojo vadovus ir DUK, kad atsakytumėte į dažniausiai užduodamus klausimus. Skatinkite vartotojus teikti atsiliepimus ir pasiūlymus tobulinimui.

7. Testuokite ir diekite

Prieš diegiant sistemą visai jūsų organizacijai, kruopščiai ją išbandykite. Atlikite vartotojų priėmimo testavimą (UAT), kad užtikrintumėte, jog sistema atitinka jūsų reikalavimus ir veikia taip, kaip tikėtasi. Ištaisykite visus klaidas ar problemas, nustatytas testavimo metu. Diekite sistemą etapais, kad sumažintumėte trikdžius jūsų verslui. Atidžiai stebėkite sistemą po diegimo, kad užtikrintumėte, jog ji veikia tinkamai.

8. Stebėkite ir optimizuokite

Stebėkite savo automatizuotų sutarčių valdymo darbo srautų našumą ir nustatykite optimizavimo sritis. Stebėkite pagrindinius rodiklius, tokius kaip sutarčių ciklų laikai, atitikimo rodikliai ir sutaupytos lėšos. Rinkite atsiliepimus iš vartotojų ir suinteresuotų šalių. Atlikite savo darbo srautų ir konfigūracijų pakeitimus, kad pagerintumėte efektyvumą ir veiksmingumą. Nuolat vertinkite ir atnaujinkite savo sistemą, kad ji atitiktų kintančius verslo poreikius ir reguliavimo reikalavimus.

Geriausios praktikos diegiant automatizuotus sutarčių valdymo darbo srautus

Norint užtikrinti sėkmingą automatizuotų sutarčių valdymo darbo srautų diegimą, apsvarstykite šias geriausias praktikas:

• Anksti įtraukite suinteresuotus asmenis: Užsitikrinkite visų suinteresuotų šalių pritarimą anksti procese. Įtraukite juos į darbo srautų planavimą ir projektavimą. Spręskite jų problemas ir įtraukite jų atsiliepimus.
• Pradėkite nuo mažo ir palaipsniui didinkite mastelį: Nebandykite visko automatizuoti iš karto. Pradėkite nuo mažo bandomojo projekto ir palaipsniui plėskite automatizavimo apimtį.
• Sutelkkite dėmesį į vartotojų priėmimą: Įsitikinkite, kad jūsų vartotojai patogiai ir užtikrintai naudojasi nauja sistema. Suteikite išsamius mokymus ir nuolatinį palaikymą.
• Pasirinkite lanksčią sistemą: Pasirinkite sutarčių valdymo programinės įrangos sprendimą, kuris yra lankstus ir gali būti pritaikytas jūsų specifiniams poreikiams.
• Integruokite su esamomis sistemomis: Integruokite savo sutarčių valdymo sistemą su kitomis verslo programomis, kad supaprastintumėte duomenų srautą ir pagerintumėte efektyvumą.
• Nustatykite aiškius vaidmenis ir pareigas: Nustatykite aiškius vaidmenis ir pareigas kiekvienam suinteresuotam asmeniui, dalyvaujančiam sutarties gyvavimo cikle.
• Stebėkite našumą ir atlikite pakeitimus: Nuolat stebėkite savo automatizuotų darbo srautų našumą ir atlikite pakeitimus, kad pagerintumėte efektyvumą ir veiksmingumą.
• Prioritetizuokite saugumą ir atitiktį: Užtikrinkite, kad jūsų sutarčių valdymo sistema būtų saugi ir atitiktų atitinkamus reglamentus.
• Viską dokumentuokite: Dokumentuokite savo darbo srautus, konfigūracijas ir mokymo medžiagą. Tai palengvins sistemos priežiūrą ir atnaujinimą ateityje.
• Ieškokite ekspertų patarimų: Jei neturite vidinių žinių, apsvarstykite galimybę kreiptis į sutarčių valdymo konsultantą ar programinės įrangos tiekėją.

Automatizuotų sutarčių valdymo darbo srautų pavyzdžiai

Štai keletas pavyzdžių, kaip automatizuoti sutarčių valdymo darbo srautai gali būti taikomi skirtingose pramonės šakose ir scenarijuose:

• Viešieji pirkimai: Automatizavus viešųjų pirkimų sutarčių procesą, nuo pradinio prašymo iki galutinio įvykdymo, galima supaprastinti tiekėjų įtraukimą, derėtis dėl geresnių sąlygų ir užtikrinti atitiktį pirkimo politikoms.
• Pardavimai: Automatizavus pardavimų sutarčių procesą galima pagreitinti sandorių užbaigimą, padidinti pardavimų komandos efektyvumą ir sumažinti pardavimų sutarčių klaidas.
• Teisininkai: Teisinių sutarčių peržiūros ir tvirtinimo automatizavimas gali sumažinti riziką, užtikrinti atitiktį ir leisti teisininkams sutelkti dėmesį į strategiškesnius klausimus.
• Žmogiškieji ištekliai: Darbuotojų įtraukimo proceso automatizavimas gali supaprastinti darbo sutarčių kūrimą ir valdymą, užtikrinant atitiktį darbo įstatymams.
• Nekilnojamasis turtas: Nuomos sutarčių proceso automatizavimas gali supaprastinti nekilnojamojo turto valdymą, pagerinti santykius su nuomininkais ir užtikrinti atitiktį nekilnojamojo turto reglamentams.

Sutarčių valdymo ateitis: dirbtinis intelektas ir mašininis mokymasis

Sutarčių valdymo ateitį formuoja dirbtinio intelekto (DI) ir mašininio mokymosi (ML) pažanga. DI pagrįstos sutarčių valdymo sprendimai gali automatizuoti sudėtingesnius uždavinius, tokius kaip sutarčių rizikos vertinimas, nuostatų išgavimas ir atitikties stebėjimas. ML algoritmai gali analizuoti didžiulius sutarčių duomenų kiekius, kad nustatytų modelius, prognozuotų rezultatus ir pateiktų vertingų įžvalgų.

Štai keli pavyzdžiai, kaip DI ir ML keičia sutarčių valdymą:

• DI pagrįstas rizikos vertinimas: DI algoritmai gali analizuoti sutartis, kad nustatytų galimas rizikas, tokias kaip nepalankios nuostatos, trūkstama informacija ir neatitikimo problemos.
• Automatinis nuostatų išgavimas: DI gali automatiškai išgauti pagrindines nuostatas iš sutarčių, tokias kaip mokėjimo sąlygos, nutraukimo nuostatos ir intelektinės nuosavybės teisės.
• Prognozuojamoji analitika: ML algoritmai gali analizuoti sutarties duomenis, kad prognozuotų rezultatus, tokius kaip tikimybė ginčui dėl sutarties ar galimybė sutaupyti.
• Pažangi sutarčių peržiūra: DI gali padėti teisininkams peržiūrėti sutartis, nurodydamas galimas problemas ir siūlydamas patobulinimus.
• Automatinis atitikties stebėjimas: DI gali stebėti sutartis dėl atitikties atitinkamiems įstatymams ir reglamentams, įspėdamas suinteresuotus asmenis apie galimus pažeidimus.

Išvada

Automatizuoti sutarčių valdymo darbo srautai yra būtini įmonėms, norinčioms supaprastinti savo procesus, sumažinti riziką ir pagerinti efektyvumą šiandieniniame globalizuotame pasaulyje. Automatizavę įvairius sutarties gyvavimo ciklo etapus, organizacijos gali atlaisvinti vertingą laiką, sumažinti išlaidas ir pagerinti bendradarbiavimą. Kadangi DI ir ML technologijos toliau vystosi, sutarčių valdymo ateitis žada dar didesnę automatizaciją ir intelektualumą, suteikiant įmonėms galimybę priimti geresnius sprendimus ir pasiekti didesnę sėkmę.

Pasinaudokite automatizavimu ir atskleiskite visą savo sutarčių potencialą, paversdami jas iš statinių dokumentų dinamiškais verslo augimo varikliais.