Verslo procesų automatizavimas: išsamus RPA diegimo vadovas

Šiandieniniame sparčiai kintančiame verslo pasaulyje organizacijos nuolat ieško būdų, kaip pagerinti efektyvumą, sumažinti išlaidas ir padidinti produktyvumą. Verslo procesų automatizavimas (BPA) ir, konkrečiau, robotizuotas procesų automatizavimas (RPA) tapo galingais įrankiais šiems tikslams pasiekti. Šis išsamus vadovas tyrinėja RPA diegimo pasaulį, apimdamas jo privalumus, iššūkius, geriausias praktikas ir realius pavyzdžius, suteikdamas jums žinių ir įžvalgų, reikalingų pradėti savo automatizavimo kelionę.

Kas yra verslo procesų automatizavimas (BPA) ir robotizuotas procesų automatizavimas (RPA)?

Verslo procesų automatizavimas (BPA) – tai technologijų naudojimas, siekiant automatizuoti pasikartojančias, taisyklėmis pagrįstas užduotis ir darbo eigas organizacijoje. Tai gali apimti platų įrankių ir metodų spektrą – nuo paprastų scenarijų ir makrokomandų iki sudėtingų programinės įrangos platformų.

Robotizuotas procesų automatizavimas (RPA) yra specifinis BPA tipas, kuris naudoja programinės įrangos „robotus“ (botus), kad imituotų žmogaus veiksmus sąveikaujant su skaitmeninėmis sistemomis. Šie botai gali prisijungti prie programų, įvesti duomenis, išgauti informaciją ir atlikti įvairias kitas užduotis, lygiai kaip ir žmogus.

Pagalvokite apie RPA kaip apie skaitmeninę darbo jėgą, kuri gali atlikti monotoniškas, pasikartojančias užduotis, leisdama darbuotojams susitelkti ties strategiškesne ir kūrybiškesne veikla. Pavyzdžiui, užuot darbuotojui rankiniu būdu apdorojus sąskaitas faktūras, RPA botas gali automatiškai išgauti duomenis iš sąskaitų, įvesti juos į apskaitos sistemą ir netgi inicijuoti mokėjimus.

RPA diegimo privalumai

RPA diegimas gali suteikti daugybę privalumų įvairaus dydžio ir skirtingų pramonės šakų organizacijoms. Kai kurie iš pagrindinių pranašumų yra šie:

• Padidėjęs efektyvumas: RPA botai gali atlikti užduotis daug greičiau ir tiksliau nei žmonės, o tai lemia didelį efektyvumo padidėjimą.
• Sumažėjusios išlaidos: Automatizuodamas pasikartojančias užduotis, RPA gali sumažinti darbo sąnaudas ir atlaisvinti žmogiškuosius išteklius vertingesnei veiklai.
• Pagerintas tikslumas: RPA botai yra užprogramuoti laikytis konkrečių taisyklių, taip sumažinant klaidų riziką ir pagerinant duomenų kokybę.
• Geresnė atitiktis: RPA gali automatizuoti procesus nuosekliai ir audituojamai, padedant organizacijoms laikytis reglamentų ir pramonės standartų.
• Mastelio keitimas ir lankstumas: RPA botus galima lengvai didinti ar mažinti, kad atitiktų kintančius verslo poreikius, suteikiant organizacijoms daugiau lankstumo ir judrumo.
• Geresnė darbuotojų moralė: Automatizuodamas monotoniškas užduotis, RPA gali leisti darbuotojams susitelkti ties įdomesniu ir daugiau pasitenkinimo teikiančiu darbu, o tai pagerina moralę ir pasitenkinimą darbu.
• Geresnė klientų patirtis: RPA gali supaprastinti klientų aptarnavimo procesus, todėl sutrumpėja reagavimo laikas ir pagerėja klientų pasitenkinimas. Pavyzdžiui, bankas Singapūre naudoja RPA automatizuoti naujų klientų priėmimą, sumažindamas laiką, reikalingą naujai sąskaitai atidaryti.

RPA tinkamų procesų nustatymas

Ne visi procesai yra tinkami RPA. Geriausi kandidatai automatizavimui paprastai yra tie, kurie yra:

• Pasikartojantys ir pagrįsti taisyklėmis: Procesas turėtų apimti aiškiai apibrėžtų žingsnių seką, kurią galima lengvai automatizuoti.
• Didelės apimties: Automatizuojant dažnai atliekamą procesą, bus pasiekta didesnė grąža.
• Atliekami rankiniu būdu ir reikalaujantys daug laiko: Procesai, reikalaujantys didelių rankinių pastangų ir laiko, yra geri kandidatai RPA.
• Linkę į klaidas: Automatizuojant į klaidas linkusius procesus, galima pagerinti tikslumą ir sumažinti perdirbimo poreikį.
• Stabilūs: Procesas turėtų būti santykinai stabilus ir nepaveikiamas dažnų pokyčių.
• Skaitmeniniai: Procesas turėtų apimti sąveiką su skaitmeninėmis sistemomis ir duomenimis.

Procesų, kurie dažnai automatizuojami naudojant RPA, pavyzdžiai:

• Sąskaitų faktūrų apdorojimas: Duomenų išgavimas iš sąskaitų faktūrų, jų įvedimas į apskaitos sistemą ir mokėjimų inicijavimas.
• Užsakymų apdorojimas: Klientų užsakymų priėmimas ir apdorojimas, atsargų lygio atnaujinimas ir siuntimo etikečių generavimas.
• Duomenų įvedimas: Duomenų įvedimas iš popierinių dokumentų ar skaičiuoklių į skaitmenines sistemas.
• Ataskaitų generavimas: Ataskaitų generavimas iš įvairių duomenų šaltinių.
• Klientų aptarnavimas: Atsakymai į dažnai užduodamus klausimus, klientų užklausų apdorojimas ir skundų sprendimas. Pavyzdžiui, telekomunikacijų bendrovė Brazilijoje naudoja RPA, kad tvarkytų įprastas klientų užklausas, leisdama žmonėms-agentams sutelkti dėmesį į sudėtingesnes problemas.
• Sąskaitų derinimas: Operacijų tarp skirtingų sąskaitų derinimas.
• Atitikties ataskaitų teikimas: Ataskaitų generavimas reguliavimo atitikties tikslais.

RPA diegimo procesas: žingsnis po žingsnio vadovas

RPA diegimas yra sudėtingas procesas, reikalaujantis kruopštaus planavimo ir vykdymo. Pateikiame žingsnis po žingsnio vadovą, kuris padės jums įveikti RPA diegimo procesą:

1. Apibrėžkite savo automatizavimo strategiją

Prieš pradedant RPA kelionę, būtina apibrėžti aiškią automatizavimo strategiją. Tai apima:

• Verslo tikslų ir uždavinių nustatymas: Ką tikitės pasiekti su RPA? Ar siekiate sumažinti išlaidas, pagerinti efektyvumą ar padidinti klientų pasitenkinimą?
• Dabartinės būklės įvertinimas: Kokie procesai šiuo metu atliekami rankiniu būdu ir reikalauja daug laiko? Kur yra jūsų darbo eigų kliūtys?
• Procesų prioritetizavimas automatizavimui: Kurių procesų automatizavimas duos didžiausią investicijų grąžą (IG)?
• Pagrindinių veiklos rodiklių (KPI) apibrėžimas: Kaip matuosite savo RPA diegimo sėkmę?

2. Pasirinkite tinkamą RPA įrankį

Rinkoje yra daug RPA įrankių, kurių kiekvienas turi savo privalumų ir trūkumų. Rinkdamiesi RPA įrankį, atsižvelkite į šiuos veiksnius:

• Naudojimo paprastumas: Ar lengva išmokti ir naudoti įrankį? Ar tam reikalingos didelės programavimo žinios?
• Mastelio keitimas: Ar įrankis gali patenkinti jūsų dabartinius ir būsimus automatizavimo poreikius?
• Saugumas: Ar įrankis siūlo patikimas saugumo funkcijas, skirtas apsaugoti jautrius duomenis?
• Integracijos galimybės: Ar įrankis gali integruotis su jūsų esamomis sistemomis ir programomis?
• Kaina: Kokia yra bendra nuosavybės kaina, įskaitant licencijavimo, diegimo ir priežiūros mokesčius?
• Tiekėjo palaikymas: Ar tiekėjas siūlo patikimą palaikymą ir mokymus?

Populiarūs RPA įrankiai yra „UiPath“, „Automation Anywhere“, „Blue Prism“ ir „Microsoft Power Automate“. Dažnai rekomenduojama pradėti nuo koncepcijos įrodymo (angl. proof of concept, POC), naudojant nemokamą bandomąją įrankio versiją, kad įvertintumėte jo tinkamumą jūsų konkretiems poreikiams. Pavyzdžiui, didelė draudimo bendrovė Vokietijoje atliko POC su trimis skirtingais RPA tiekėjais prieš pasirinkdama tą, kuris geriausiai atitiko jų reikalavimus.

3. Suprojektuokite ir sukurkite RPA botus

Pasirinkus RPA įrankį, kitas žingsnis yra suprojektuoti ir sukurti RPA botus. Tai apima:

• Proceso dokumentavimas: Sukurkite išsamią proceso, kurį norite automatizuoti, schemą.
• Boto logikos apibrėžimas: Nurodykite veiksmus, kuriuos botas atliks, kad užbaigtų užduotį.
• Boto kūrimas: Naudokite RPA įrankį, kad sukurtumėte botą, įskaitant jo veiksmų ir logikos konfigūravimą.
• Boto testavimas: Kruopščiai išbandykite botą, kad įsitikintumėte, jog jis veikia teisingai ir tiksliai.

Svarbu į projektavimo ir kūrimo procesą įtraukti srities ekspertus (angl. subject matter experts, SME), kad būtų užtikrinta, jog botas tiksliai atspindi dabartinį proceso atlikimo būdą. Geriausių kodavimo praktikų laikymasis ir versijų kontrolės sistemų naudojimas taip pat yra labai svarbūs norint išlaikyti kodo kokybę ir efektyviai valdyti pakeitimus. Kai kurios RPA platformos siūlo mažai kodo reikalaujančias arba visai kodo nereikalaujančias aplinkas, leidžiančias verslo vartotojams, turintiems ribotų techninių žinių, dalyvauti kūrimo procese.

4. Įdiekite ir stebėkite RPA botus

Sukūrus ir išbandžius botą, laikas jį įdiegti gamybinėje aplinkoje. Tai apima:

• Boto diegimas atitinkamame serveryje ar darbo vietoje.
• Boto konfigūravimas, kad jis galėtų pasiekti reikalingas sistemas ir programas.
• Boto veikimo stebėjimas, siekiant užtikrinti, kad jis veiktų teisingai.

Nuolatinis stebėjimas yra labai svarbus norint nustatyti ir išspręsti bet kokias galinčias kilti problemas. Tai apima boto vykdymo laiko, klaidų dažnio ir bendro našumo stebėjimą. Daugelis RPA įrankių siūlo prietaisų skydelius ir ataskaitų teikimo funkcijas, kurios suteikia realiu laiku įžvalgų apie boto veikimą. Taip pat būtina nustatyti aiškias eskalavimo procedūras, skirtas išimtims ir klaidoms tvarkyti.

5. Palaikykite ir tobulinkite RPA botus

RPA botai nėra vienkartinė investicija. Jiems reikalinga nuolatinė priežiūra ir tobulinimas, siekiant užtikrinti, kad jie ir toliau atitiktų jūsų verslo poreikius. Tai apima:

• Botų atnaujinimas, atsižvelgiant į pagrindinių sistemų ir programų pakeitimus.
• Botų optimizavimas siekiant pagerinti jų našumą.
• Naujų funkcijų ir funkcionalumo pridėjimas prie botų.

Kompetencijų centro (angl. Center of Excellence, CoE) įsteigimas gali padėti centralizuoti RPA patirtį ir užtikrinti, kad botai būtų prižiūrimi ir tobulinami nuosekliai ir efektyviai. CoE taip pat gali būti atsakingas už naujų automatizavimo galimybių nustatymą ir RPA diegimo skatinimą visoje organizacijoje.

RPA diegimo iššūkiai

Nors RPA siūlo daugybę privalumų, svarbu žinoti apie iššūkius, kurie gali kilti diegimo metu. Kai kurie iš dažniausiai pasitaikančių iššūkių yra šie:

• Aiškioss automatizavimo strategijos trūkumas: Be gerai apibrėžtos strategijos RPA diegimas gali būti padrikas ir neefektyvus.
• Pasipriešinimas pokyčiams: Darbuotojai gali priešintis naujų technologijų diegimui, ypač jei bijo, kad jų darbo vietos bus panaikintos.
• Prasta proceso dokumentacija: Netiksli ar neišsami proceso dokumentacija gali sukelti klaidų ir vėlavimų boto kūrimo metu.
• Integracijos problemos: RPA botų integravimas su esamomis sistemomis ir programomis gali būti sudėtingas, ypač jei tos sistemos yra pasenusios ar prastai dokumentuotos.
• Saugumo rizikos: RPA botai gali pasiekti jautrius duomenis, todėl jie tampa potencialiu įsilaužėlių taikiniu.
• Mastelio keitimo apribojimai: Kai kurie RPA įrankiai gali nesugebėti prisitaikyti prie didelių organizacijų poreikių.
• Priežiūros iššūkiai: RPA botų priežiūra ir atnaujinimas gali reikalauti daug laiko ir lėšų, ypač jei pagrindinės sistemos ir programos dažnai keičiamos.
• Įgūdžių trūkumas: Rasti ir išlaikyti kvalifikuotus RPA kūrėjus ir diegėjus gali būti iššūkis.

Pavyzdžiui, gamybos įmonė Meksikoje susidūrė su darbuotojų, nerimavusių dėl darbo vietų saugumo, pasipriešinimu pokyčiams. Siekdama tai išspręsti, įmonė pradėjo išsamią komunikacijos kampaniją, kuria paaiškino RPA privalumus ir pabrėžė, kad technologija skirta papildyti, o ne pakeisti žmones-darbuotojus.

Sėkmingo RPA diegimo geriausios praktikos

Norint įveikti iššūkius ir maksimaliai išnaudoti RPA diegimo privalumus, būtina laikytis geriausių praktikų. Kai kurios iš pagrindinių geriausių praktikų yra šios:

• Pradėkite nuo mažo masto ir palaipsniui plėskitės: Pradėkite nuo bandomojo projekto, kad išbandytumėte galimybes ir įgytumėte patirties prieš diegdami RPA didesniu mastu.
• Įtraukite suinteresuotąsias šalis iš visos organizacijos: Gaukite informacijos iš skirtingų skyrių darbuotojų, kad užtikrintumėte, jog RPA diegimas atitinka jų poreikius.
• Efektyviai bendraukite: Informuokite darbuotojus apie RPA diegimo eigą ir spręskite visus jiems kylančius rūpesčius.
• Suteikite tinkamus mokymus: Apmokykite darbuotojus, kaip naudoti ir palaikyti RPA botus.
• Įdiekite patikimas saugumo priemones: Apsaugokite jautrius duomenis įdiegdami stiprias saugumo kontrolės priemones.
• Įsteikite kompetencijų centrą (CoE): Centralizuokite RPA patirtį ir užtikrinkite, kad botai būtų prižiūrimi ir tobulinami nuosekliai ir efektyviai.
• Nuolat stebėkite ir tobulinkite: Stebėkite RPA botų našumą ir prireikus atlikite pakeitimus.
• Sutelkite dėmesį į verslo rezultatus: Suderinkite RPA iniciatyvas su verslo tikslais ir uždaviniais.
• Taikykite „piliečio kūrėjo“ (citizen developer) požiūrį: Suteikite verslo vartotojams galimybę dalyvauti RPA kūrimo procese, naudojant mažai kodo reikalaujančias arba visai kodo nereikalaujančias platformas.
• Teikite pirmenybę duomenų valdymui: Užtikrinkite duomenų kokybę ir nuoseklumą, kad maksimaliai padidintumėte RPA botų tikslumą ir patikimumą.

RPA ir išmanusis automatizavimas

RPA dažnai laikomas tarpiniu žingsniu link išmaniojo automatizavimo (IA), kuris sujungia RPA su kitomis technologijomis, tokiomis kaip dirbtinis intelektas (DI), mašininis mokymasis (ML) ir natūralios kalbos apdorojimas (NLP). IA leidžia organizacijoms automatizuoti sudėtingesnius ir įmantresnius procesus, kuriems reikalingi kognityviniai gebėjimai, tokie kaip sprendimų priėmimas, problemų sprendimas ir mokymasis.

Pavyzdžiui, RPA botas gali būti naudojamas duomenims iš nestruktūrizuotų dokumentų, tokių kaip el. laiškai ar sutartys, išgauti. Tada DI ir ML algoritmai gali būti naudojami duomenims analizuoti ir sprendimams priimti. Tai gali būti naudojama automatizuoti tokias užduotis kaip žalos atlyginimo prašymų apdorojimas, sukčiavimo aptikimas ir klientų nuotaikų analizė. Pavyzdžiui, bankas Jungtinėje Karalystėje naudoja IA, kad automatizuotų apgaulingų operacijų aptikimo ir prevencijos procesą.

RPA ateitis

RPA yra sparčiai besivystanti technologija, ir jos ateitis yra šviesi. DI ir ML technologijoms toliau tobulėjant, RPA taps dar galingesnis ir universalesnis. Kai kurios iš pagrindinių tendencijų, formuojančių RPA ateitį, yra šios:

• Didesnis DI ir ML pritaikymas: DI ir ML bus vis labiau integruojami su RPA, kad būtų galima atlikti išmanesnį automatizavimą.
• Debesų kompiuterija pagrįstas RPA: Debesų kompiuterija pagrįstos RPA platformos taps populiaresnės, siūlydamos didesnį mastelio keitimą ir lankstumą.
• „Piliečio kūrėjo“ judėjimas: „Piliečio kūrėjo“ judėjimas ir toliau augs, suteikdamas verslo vartotojams galimybę dalyvauti RPA kūrimo procese.
• Hiperautomatizavimas: Organizacijos vis dažniau taikys hiperautomatizavimo požiūrį, kuris apima kuo daugiau procesų automatizavimą visoje įmonėje.
• Dėmesys skaitmeninei transformacijai: RPA atliks vis svarbesnį vaidmenį skaitmeninės transformacijos iniciatyvose, padėdamas organizacijoms modernizuoti savo veiklą ir pagerinti konkurencingumą.

Išvada

Verslo procesų automatizavimas, ypač per RPA diegimą, siūlo didelį potencialą organizacijoms visame pasaulyje didinti efektyvumą, mažinti išlaidas ir gerinti tikslumą. Kruopščiai planuodamos diegimo procesą, pasirinkdamos tinkamus įrankius ir laikydamosi geriausių praktikų, organizacijos gali sėkmingai panaudoti RPA savo verslo tikslams pasiekti. RPA toliau tobulėjant ir integruojantis su kitomis technologijomis, tokiomis kaip DI ir ML, jo vaidmuo skaitmeninėje transformacijoje taps tik dar ryškesnis.

Strategiškas ir apgalvotas RPA pritaikymas bus labai svarbus organizacijoms, siekiančioms išlikti konkurencingoms vis labiau skaitmenizuotame ir automatizuotame pasaulyje. Nepamirškite teikti pirmenybės darbuotojų mokymui, puoselėti bendradarbiavimo kultūrą ir nuolat stebėti bei optimizuoti savo RPA diegimus, kad maksimaliai padidintumėte jų poveikį.