Efektyvių dovanų planavimo kalendoriaus sistemų kūrimas: pasaulinis vadovas

Dovanų planavimas, dar žinomas kaip suplanuotas dovanojimas ar palikimo dovanojimas, yra esminė tvarios lėšų rinkimo dalis ne pelno organizacijoms visame pasaulyje. Gerai struktūrizuota dovanų planavimo kalendoriaus sistema yra būtina norint efektyviai valdyti santykius su potencialiais aukotojais, sekti pažangą ir užtikrinti savalaikį susisiekimą. Šiame vadove pateikiama išsami apžvalga, kaip sukurti tokią sistemą, pritaikomą įvairaus dydžio organizacijoms ir veiklos kontekstams visame pasaulyje.

Kodėl dovanų planavimo kalendoriaus sistema yra svarbi?

Patikima dovanų planavimo kalendoriaus sistema suteikia daugybę privalumų, įskaitant:

• Geresni santykiai su aukotojais: Proaktyvus kalendorius užtikrina reguliarų bendravimą su potencialiais ir esamais suplanuotų dovanų aukotojais, stiprina santykius ir skatina pasitikėjimą.
• Didesnis efektyvumas: Centralizuotas veiklų stebėjimas supaprastina dovanų planavimo pastangas, taupo laiką ir išteklius.
• Padidinta atskaitomybė: Kalendorius pateikia aiškų visų dovanų planavimo veiklų įrašą, skatindamas atskaitomybę ir skaidrumą.
• Geresnis srauto valdymas: Dovanų planavimo srauto vizualizavimas padeda nustatyti galimus kliuvinius ir tobulinimo galimybes.
• Duomenimis pagrįsti sprendimai: Pagrindinių metrikų stebėjimas leidžia priimti pagrįstus sprendimus ir optimizuoti dovanų planavimo strategijas.
• Nuoseklus susisiekimas: Kalendorius užtikrina savalaikį susisiekimą dėl potencialių klientų, užklausų ir įsipareigojimų.
• Proaktyvus pasiekiamumas: Gerai suplanuotas kalendorius leidžia proaktyviai kreiptis į potencialius aukotojus, didinant informuotumą apie dovanų planavimo galimybes.

Pagrindiniai dovanų planavimo kalendoriaus sistemos komponentai

Efektyvią dovanų planavimo kalendoriaus sistemą paprastai sudaro šie komponentai:

1. Duomenų bazės integracija

Kalendorius turėtų būti integruotas su jūsų organizacijos aukotojų duomenų baze arba CRM (ryšių su klientais valdymo) sistema. Tai leidžia sklandžiai sekti aukotojų sąveikas, dovanų planavimo interesus ir asmeninę informaciją. Populiarios CRM sistemos, kurias naudoja ne pelno organizacijos visame pasaulyje, yra „Salesforce“, „Raiser's Edge“ ir „Blackbaud CRM“. Kai tinkama, apsvarstykite integraciją su specializuotomis dovanų planavimo programinės įrangos sprendimais.

Pavyzdys: Kai aukotojas išreiškia susidomėjimą įtraukti jūsų organizaciją į savo testamentą, ši informacija turėtų būti nedelsiant įrašyta į CRM sistemą ir susieta su atitinkama užduotimi ar priminimu dovanų planavimo kalendoriuje.

2. Užduočių valdymas

Kalendorius turėtų leisti kurti ir priskirti užduotis, susijusias su dovanų planavimo veiklomis. Šios užduotys gali apimti:

• Susitikimai su aukotojais: Susitikimų su potencialiais suplanuotų dovanų aukotojais planavimas ir pasiruošimas jiems.
• Pasiūlymų rengimas: Dovanų planavimo pasiūlymų, pritaikytų individualiems aukotojų interesams, rengimas.
• Tolesni skambučiai: Tolesnių skambučių atlikimas, siekiant puoselėti santykius ir atsakyti į klausimus.
• Renginių planavimas: Dovanų planavimo seminarų, internetinių seminarų ar kitų renginių organizavimas ir skatinimas.
• Rinkodaros kampanijos: Tikslinių rinkodaros kampanijų, skirtų didinti informuotumą apie dovanų planavimo galimybes, kūrimas ir įgyvendinimas.
• Dokumentų peržiūra: Dovanų sutarčių, testamentinių ketinimų ir kitų teisinių dokumentų peržiūra.
• Globos veiklos: Globos planų įgyvendinimas esamiems palikimo draugijos nariams.

Pavyzdys: Sukurkite pasikartojančią užduotį siųsti ketvirtinį naujienlaiškį visiems asmenims, išreiškusiems susidomėjimą suplanuotu dovanojimu, teikiant atnaujinimus apie organizacijos darbą ir pabrėžiant palikimo dovanų poveikį.

3. Terminų stebėjimas

Kalendorius turėtų leisti sekti svarbius terminus, tokius kaip:

• Dovanų sutarčių terminai: Dovanų sutarčių užbaigimo ir pasirašymo terminų stebėjimas.
• Dotacijų paraiškų terminai: Dotacijų paraiškų, susijusių su dovanų planavimo iniciatyvomis, terminų stebėjimas.
• Mokesčių deklaravimo terminai: Atitinkamų mokesčių deklaravimo terminų aukotojams stebėjimas. Atkreipkite dėmesį, kad jie labai skirsis priklausomai nuo aukotojo gyvenamosios šalies.
• Renginių registracijos terminai: Renginių registracijos terminų stebėjimas.

Pavyzdys: Nustatykite priminimus apie artėjančius mokesčių įstatymų pakeitimus, kurie gali turėti įtakos suplanuoto dovanojimo strategijoms skirtingose šalyse. Tai parodo jūsų kompetenciją ir suteikia vertingos informacijos potencialiems aukotojams.

4. Bendravimo priminimai

Kalendoriuje turėtų būti priminimai apie reguliaraus bendravimo siuntimą potencialiems ir esamiems suplanuotų dovanų aukotojams. Šis bendravimas gali apimti:

• Padėkos raštai: Savalaikių padėkos raštų siuntimas už dovanas ir susidomėjimo išraiškas.
• Gimtadienio atvirukai: Asmeninių gimtadienio atvirukų siuntimas aukotojams.
• Šventiniai sveikinimai: Šventinių sveikinimų siuntimas aukotojams.
• Naujienlaiškiai: Reguliarių naujienlaiškių, pabrėžiančių suplanuotų dovanų poveikį, siuntimas.
• Poveikio ataskaitos: Dalijimasis poveikio ataskaitomis, parodančiomis organizacijos darbo poveikį.

Pavyzdys: Suplanuokite priminimus siųsti asmeninius padėkos raštus aukotojams, kurie neseniai prisiėmė suplanuotos dovanos įsipareigojimą, pabrėžiant ilgalaikį jų palikimo poveikį.

5. Ataskaitų teikimas ir analizė

Kalendoriaus sistema turėtų teikti ataskaitų teikimo ir analizės galimybes, kad būtų galima stebėti pagrindines metrikas, tokias kaip:

• Suplanuotų dovanų potencialių klientų skaičius: Asmenų, išreiškusių susidomėjimą suplanuotu dovanojimu, skaičiaus stebėjimas.
• Potencialių suplanuotų dovanų vertė: Potencialios suplanuotų dovanų vertės sraute įvertinimas.
• Konversijos rodiklis: Potencialių klientų konversijos į patvirtintas suplanuotas dovanas matavimas.
• Vidutinis dovanos dydis: Vidutinės gautų suplanuotų dovanų vertės apskaičiavimas.
• Investicijų grąža (ROI): Dovanų planavimo veiklų investicijų grąžos vertinimas.

Pavyzdys: Sugeneruokite ataskaitą, rodančią suplanuotų dovanų potencialių klientų, gautų per skirtingus rinkodaros kanalus, skaičių, leidžiantį optimizuoti rinkodaros pastangas ir efektyviai paskirstyti išteklius.

Jūsų dovanų planavimo kalendoriaus sistemos kūrimas: žingsnis po žingsnio vadovas

Štai žingsnis po žingsnio vadovas, kaip sukurti efektyvią dovanų planavimo kalendoriaus sistemą:

1 žingsnis: pasirinkite savo įrankius

Pasirinkite įrankius ir platformas, kurias naudosite savo dovanų planavimo kalendoriui valdyti. Galimybės apima:

• CRM sistemos: „Salesforce“, „Raiser's Edge“, „Blackbaud CRM“. Jos siūlo išsamias aukotojų valdymo ir stebėjimo galimybes.
• Projektų valdymo programinė įranga: „Asana“, „Trello“, „Monday.com“. Šie įrankiai gali būti naudojami užduotims ir terminams, susijusiems su dovanų planavimo veiklomis, valdyti.
• Kalendoriaus programos: „Google“ kalendorius, „Microsoft Outlook“ kalendorius. Jos gali būti naudojamos susitikimams planuoti ir priminimams nustatyti.
• Skaičiuoklių programinė įranga: „Microsoft Excel“, „Google Sheets“. Jos gali būti naudojamos duomenims sekti ir ataskaitoms generuoti. Nors jos yra mažiau patikimos nei specializuoti CRM ar projektų valdymo įrankiai, jos gali būti perspektyvus pasirinkimas mažesnėms organizacijoms su ribotais ištekliais.
• Specializuota dovanų planavimo programinė įranga: Kai kurie programinės įrangos paketai yra specialiai sukurti dovanų planavimui, siūlantys tokias funkcijas kaip testamentinių palikimų valdymas, dovanų iliustravimas ir aukotojų įtraukimo įrankiai.

Renkantis tinkamus įrankius, atsižvelkite į savo organizacijos dydį, biudžetą ir technines galimybes. Skirtingų platformų integracija yra labai svarbi sklandžiam darbo procesui.

2 žingsnis: apibrėžkite savo dovanų planavimo veiklas

Nustatykite visas veiklas, kurios bus įtrauktos į jūsų dovanų planavimo kalendorių. Tai gali apimti:

• Aukotojų identifikavimas ir tyrimas: Potencialių suplanuotų dovanų aukotojų identifikavimas ir tyrimas.
• Puoselėjimas ir įtraukimas: Santykių su potencialiais aukotojais kūrimas per asmeninius apsilankymus, telefono skambučius ir renginius.
• Prašymas: Dovanų planavimo galimybių pristatymas ir konkrečių prašymų dėl suplanuotų dovanų teikimas.
• Globa: Aukotojų pripažinimas ir padėka už jų suplanuotas dovanas bei informavimas apie jų dosnumo poveikį.
• Rinkodara ir komunikacija: Dovanų planavimo galimybių skatinimas per įvairius kanalus, tokius kaip naujienlaiškiai, svetainės ir socialinė žiniasklaida.
• Teisinis ir finansinis administravimas: Teisinių ir finansinių suplanuotų dovanų aspektų valdymas, tokių kaip dovanų sutartys, testamentiniai palikimai ir patikos fondai.

Suskirstykite kiekvieną veiklą į konkrečias užduotis ir priskirkite atsakomybes komandos nariams.

3 žingsnis: sukurkite kalendoriaus šabloną

Sukurkite kalendoriaus šabloną, kuriame būtų visa esminė informacija apie kiekvieną veiklą, pavyzdžiui:

• Data ir laikas: Kada veikla vyks.
• Aprašymas: Trumpas veiklos aprašymas.
• Aukotojo vardas: Dalyvaujančio aukotojo vardas.
• Kontaktinė informacija: Aukotojo telefono numeris ir el. pašto adresas.
• Užduoties priskyrimas: Už veiklą atsakingas komandos narys.
• Būsena: Dabartinė veiklos būsena (pvz., suplanuota, vykdoma, baigta).
• Pastabos: Bet kokios svarbios pastabos ar komentarai.

Naudokite nuoseklų formatą ir pavadinimų suteikimo tvarką visiems įrašams, kad užtikrintumėte aiškumą ir nuoseklumą.

4 žingsnis: užpildykite kalendorių

Užpildykite kalendorių visomis suplanuotomis dovanų planavimo veiklomis, įskaitant pasikartojančias užduotis, terminus ir bendravimo priminimus. Naudokite savo aukotojų duomenų bazę ar CRM sistemą, kad nustatytumėte potencialius aukotojus ir suplanuotumėte pirminius kreipimosi veiksmus. Nustatykite realistiškus terminus kiekvienai veiklai ir palikite lankstumo netikėtiems įvykiams.

5 žingsnis: stebėkite ir atnaujinkite kalendorių

Reguliariai stebėkite ir atnaujinkite kalendorių, kad jis išliktų tikslus ir aktualus. Sekite kiekvienos veiklos eigą ir prireikus atlikite pakeitimus. Naudokite savo kalendoriaus sistemos ataskaitų teikimo ir analizės galimybes, kad nustatytumėte tobulintinas sritis. Skatinkite komandos narius teikti atsiliepimus ir pasiūlymus, kaip pagerinti kalendoriaus efektyvumą.

6 žingsnis: apmokykite savo komandą

Suteikite savo komandai išsamius mokymus, kaip naudotis dovanų planavimo kalendoriaus sistema. Užtikrinkite, kad visi suprastų kalendoriaus svarbą ir kaip jis prisideda prie bendros jūsų dovanų planavimo programos sėkmės. Skatinkite komandos narius aktyviai dalyvauti kalendoriaus kūrime ir priežiūroje.

Kalendoriaus pritaikymas pasaulinei auditorijai

Dirbant su aukotojais iš skirtingų šalių, svarbu atsižvelgti į kultūrinius skirtumus ir vietinius papročius. Štai keletas patarimų, kaip pritaikyti savo dovanų planavimo kalendorių pasaulinei auditorijai:

• Gerbkite kultūrines normas: Būkite sąmoningi dėl kultūrinių normų, susijusių su dovanų teikimu, bendravimu ir asmenine erdve.
• Atsižvelkite į laiko juostas: Planuokite susitikimus ir telefono skambučius tokiu laiku, kuris patogus aukotojams skirtingose laiko juostose.
• Naudokite tinkamą kalbą: Naudokite aiškią, glaustą kalbą, kurią lengva suprasti. Venkite žargono ir šnekamosios kalbos. Prireikus, išverskite medžiagą į aukotojo gimtąją kalbą.
• Siūlykite lanksčias dovanojimo galimybes: Pateikite įvairias dovanojimo galimybes, kad atitiktų skirtingus pageidavimus ir finansines situacijas.
• Supraskite mokesčių įstatymus: Susipažinkite su mokesčių įstatymais skirtingose šalyse, kad užtikrintumėte, jog suplanuotos dovanos būtų struktūrizuotos mokesčių požiūriu efektyviai. Prireikus, kreipkitės į ekspertus.
• Būkite jautrūs religiniams įsitikinimams: Bendraudami su aukotojais, atsižvelkite į religinius įsitikinimus ir praktiką.
• Ištirkite vietos reglamentus: Supraskite vietos reglamentus, susijusius su labdaringu dovanojimu ir lėšų rinkimu.
• Kurkite santykius: Investuokite laiką į tvirtų santykių su aukotojais iš skirtingų šalių kūrimą. Rodykite nuoširdų susidomėjimą jų kultūra ir vertybėmis.

Pavyzdys: Planuodami dovanų planavimo seminarą aukotojams Japonijoje, ištirkite tinkamą verslo susitikimų ir dovanų teikimo etiketą. Pateikite informaciją aiškiai ir glaustai, vengdami pernelyg agresyvių pardavimo taktikų. Suteikite vertimo paslaugas ir pasiūlykite įvairias dovanojimo galimybes, tokias kaip testamentiniai palikimai ir labdaros fondai.

Kalendoriaus įrašų pavyzdžiai: pasaulinė perspektyva

Štai keletas kalendoriaus įrašų pavyzdžių, kurie demonstruoja pasaulinę perspektyvą:

• Data: sausio 1 d. Veikla: Siųsti Naujųjų metų sveikinimus aukotojams Kinijoje (apsvarstykite galimybę siųsti skaitmeninius sveikinimus dėl kultūrinių jautrumų).
• Data: kovo 17 d. Veikla: Paminėti Šv. Patriko dieną su airių aukotojais (dažnai vertinamas paprastas el. laiškas, paminintis dieną).
• Data: gegužės 5 d. Veikla: Siųsti Cinco de Mayo sveikinimus aukotojams Meksikoje.
• Data: Ramadanas (kintančios datos) Veikla: Venkite planuoti susitikimų ar telefono skambučių su musulmonų aukotojais pasninko valandomis. Siųskite pagarbius sveikinimus su Eid al-Fitr švente Ramadano pabaigoje.
• Data: Divalis (kintančios datos) Veikla: Siųsti Divalio sveikinimus induistų aukotojams.
• Data: Konkrečios datos, pagrįstos atitinkamų šalių mokesčių įstatymais: Veikla: Siųsti priminimus tarptautiniams aukotojams apie artėjančius mokesčių terminus, siekiant paskatinti metų pabaigos dovanojimą.

Tinkamos technologijos pasirinkimas

Tinkamos technologijos pasirinkimas yra svarbiausias kuriant sėkmingą dovanų planavimo kalendoriaus sistemą. Apsvarstykite šiuos dalykus:

• Mastelio keitimas: Ar sistema galės augti kartu su jūsų organizacija?
• Integracija: Ar ji integruojasi su jūsų esama CRM ar aukotojų duomenų baze?
• Prieinamumas: Ar ji prieinama jūsų komandai nepriklausomai nuo jų buvimo vietos (svarbu pasaulinėms komandoms)?
• Saugumas: Ar ji atitinka duomenų saugumo standartus įvairiems regionams (BDAR, CCPA ir kt.)?
• Kaina: Kokia yra bendra nuosavybės kaina, įskaitant licencijavimą, įdiegimą ir mokymus?

Įvertinkite kelias galimybes ir atlikite išsamius bandymus prieš priimdami galutinį sprendimą. Prašykite savo komandos atsiliepimų, kad užtikrintumėte, jog pasirinkta technologija atitinka jų poreikius ir pageidavimus.

Dažniausiai pasitaikančių iššūkių įveikimas

Kuriant ir prižiūrint dovanų planavimo kalendoriaus sistemą gali kilti keletas iššūkių. Štai keletas dažniausiai pasitaikančių problemų ir kaip jas spręsti:

• Duomenų silosai: Duomenys išbarstyti po skirtingas sistemas ir skyrius. Integruokite savo kalendoriaus sistemą su CRM ar aukotojų duomenų baze, kad sukurtumėte vieną tiesos šaltinį.
• Išteklių trūkumas: Ribotas personalas ir biudžetas. Suteikite prioritetą esminėms dovanų planavimo veikloms ir pasinaudokite technologijomis užduotims automatizuoti.
• Pasipriešinimas pokyčiams: Komandos nariai nenori priimti naujos sistemos. Suteikite išsamius mokymus ir pademonstruokite kalendoriaus sistemos privalumus.
• Netikslūs duomenys: Duomenys pasenę arba neišsamūs. Įdiekite duomenų kokybės procedūras, kad užtikrintumėte tikslumą ir išsamumą.
• Pritarimo trūkumas: Vadovybė nepalaiko dovanų planavimo programos. Švieskite vadovybę apie dovanų planavimo svarbą ir jo galimą poveikį ilgalaikiam organizacijos tvarumui.

Išvada

Efektyvios dovanų planavimo kalendoriaus sistemos kūrimas yra būtinas norint pritraukti ir puoselėti suplanuotų dovanų potencialius klientus, stiprinti santykius su aukotojais ir užtikrinti ilgalaikį jūsų organizacijos tvarumą. Vykdydami šiame vadove aprašytus veiksmus ir pritaikydami savo požiūrį pasaulinei auditorijai, galite sukurti patikimą kalendoriaus sistemą, kuri duoda rezultatų ir padeda pasiekti dovanų planavimo tikslus. Nepamirškite teikti pirmenybės santykiams su aukotojais, palaikyti nuoseklų bendravimą ir visose savo dovanų planavimo veiklose vadovautis kultūriniu jautrumu.

Įdiegus gerai struktūrizuotą ir pasauliniu mastu orientuotą dovanų planavimo kalendoriaus sistemą, jūsų organizacija gali atskleisti suplanuoto dovanojimo potencialą ir užtikrinti šviesesnę ateitį.