M

MLOG

Lietuvių

Nustokite vaikytis naujausių programėlių. Išmokite strateginio pagrindo, kaip pasirinkti produktyvumo įrankius, kurie tikrai tinka jūsų komandos darbo eigai, kultūrai ir ilgalaikiams tikslams.

Daugiau nei mada: Strateginis produktyvumo įrankių pasirinkimo pagrindas

Šiandieninėje itin susietoje pasaulinėje verslo aplinkoje pažadas, kad viena programėlė pakeis jūsų komandos produktyvumą, yra labai viliojantis. Kiekvieną savaitę atsiranda naujas įrankis, giriamas kaip galutinis sprendimas projektų valdymui, komunikacijai ar kūrybiniam bendradarbiavimui. Šis nuolatinis antplūdis veda prie to, ką patiria daugelis organizacijų: „įrankių išplitimo“ ir „blizgančio objekto sindromo“. Komandos kaupia nesuderintų prenumeratų rinkinį, dažnai su pasikartojančiomis funkcijomis, o tai sukelia sumaištį, duomenų atskirtį ir išteklių švaistymą. Sidabrinės kulkos paieškos galiausiai sukuria daugiau problemų, nei išsprendžia.

Tinkamų produktyvumo įrankių pasirinkimas nėra paprasta pirkimo užduotis; tai strateginis sprendimas, turintis įtakos jūsų įmonės kultūrai, efektyvumui ir galutiniam rezultatui. Blogai parinktas įrankis gali sutrikdyti darbo eigą, nuvilti darbuotojus ir tapti brangia „lentynų programine įranga“. Priešingai, gerai parinktas ir apgalvotai įdiegtas įrankis gali atverti naujus bendradarbiavimo lygius, supaprastinti procesus ir suteikti didelį konkurencinį pranašumą. Šis vadovas pateikia išsamų, penkių etapų pagrindą, padedantį orientuotis sudėtingame produktyvumo programinės įrangos pasaulyje ir priimti sprendimus, kurie įgalina jūsų žmones ir atitinka ilgalaikius verslo tikslus.

Pagrindinė filosofija: Žmonės ir procesas prieš platformą

Prieš pradedant nagrinėti bet kokį pagrindą, labai svarbu pasirinkti teisingą mąstyseną. Dažniausia klaida renkantis įrankį yra pradėti nuo paties įrankio. Pamatome patrauklią naujos projektų valdymo programėlės rinkodaros kampaniją ir iškart pagalvojame: „Mums to reikia!“

Šis požiūris yra klaidingas. Technologija yra įgalintoja, o ne sprendimas. Galingas įrankis negali sutvarkyti sugedusio proceso ar disfunkcinės komandos kultūros. Tiesą sakant, sudėtingo įrankio įdiegimas chaotiškoje aplinkoje dažnai chaosą tik sustiprina.

Todėl pagrindinė filosofija turi būti: Pirmiausia žmonės ir procesas, po to – platforma.

Remdamiesi šia filosofija, panagrinėkime strateginį pagrindą, padėsiantį priimti teisingą sprendimą.

Penkių etapų pasirinkimo pagrindas

Šis struktūrizuotas požiūris užtikrina, kad pereisite nuo neaiškaus poreikio prie sėkmingo, visos įmonės mastu pritaikymo. Jis apsaugo nuo impulsyvių sprendimų ir pagrindžia jūsų pasirinkimą duomenimis, vartotojų atsiliepimais ir strateginiais verslo tikslais.

1 etapas: Atradimas ir poreikių analizė

Tai pats svarbiausias etapas. Nuo jūsų darbo kokybės šiame etape priklausys viso projekto sėkmė. Tikslas – giliai suprasti problemą, kurią bandote išspręsti.

Nustatykite pagrindines problemas, o ne simptomus

Komandos dažnai painioja simptomus su pagrindinėmis priežastimis. Pavyzdžiui:

Norėdami atskleisti pagrindines problemas, veskite interviu ir seminarus su įvairiais komandos nariais. Užduokite giluminius klausimus:

Sudarykite esamų darbo eigų schemą

Ne tik kalbėkite apie savo procesus, bet ir juos vizualizuokite. Naudokite lentą, skaitmeninį diagramų kūrimo įrankį ar net lipnius lapelius, kad nubraižytumėte, kaip darbas atliekamas dabar. Šis pratimas neišvengiamai atskleis paslėptus žingsnius, kliūtis ir perteklinius veiksmus, apie kuriuos nežinojo net patyrę komandos nariai. Ši vizualinė schema taps neįkainojamu atskaitos tašku vertinant, kaip naujas įrankis galėtų pakeisti ar pagerinti darbo eigą.

Įtraukite pagrindines suinteresuotas šalis

Įrankio pasirinkimo procesas, kurį izoliuotai valdo IT skyrius ar vienas vadovas, yra pasmerktas žlugti. Jums nuo pat pradžių reikia įvairialypės suinteresuotųjų šalių grupės. Apsvarstykite atstovus iš:

Apibrėžkite, kas yra „būtina“ ir kas „pageidautina“

Remdamiesi savo problemų analize ir suinteresuotųjų šalių atsiliepimais, sukurkite detalų reikalavimų dokumentą. Svarbiausia, suskirstykite kiekvieną reikalavimą į kategorijas:

Šis sąrašas taps jūsų objektyvia vertinimo lentele vertinant įrankius vėlesniuose etapuose.

2 etapas: Rinkos tyrimas ir trumpojo sąrašo sudarymas

Turėdami savo reikalavimus, esate pasirengę tyrinėti rinką. Šio etapo tikslas – iš visų galimų įrankių visatos pereiti prie 3-5 stiprių kandidatų trumpojo sąrašo.

Pradėkite plačiai, tada siaurinkite

Pradėkite nuo potencialių kandidatų identifikavimo iš įvairių šaltinių:

Analizuokite pagrindines funkcijas pagal savo sąrašą

Kiekvienam potencialiam įrankiui apsilankykite jo svetainėje ir atlikite greitą pirminį vertinimą pagal savo „Būtinų dalykų“ sąrašą. Jei trūksta kritinės funkcijos, atmeskite jį ir judėkite toliau. Tai greitai padės jums atsijoti netinkamus variantus ir sudaryti ilgąjį 10-15 galimybių sąrašą.

Apsvarstykite integracijos galimybes

Produktyvumo įrankis neegzistuoja vakuume. Jis turi sklandžiai jungtis su jūsų esamu technologijų rinkiniu. Įrankio, kuris sukuria duomenų atskirtį, kaina yra milžiniška. Ištirkite jo gebėjimą integruotis su:

Ieškokite vietinių integracijų ir palaikymo platformoms, tokioms kaip Zapier ar Make, kurios gali sujungti skirtingas programėles be individualaus kodavimo.

Įvertinkite tiekėjo reputaciją ir palaikymą

Įmonė, stovinti už programinės įrangos, yra tokia pat svarbi kaip ir pati programinė įranga. Trumpajame sąraše esantiems kandidatams pasigilinkite į:

Šio etapo pabaigoje turėtumėte turėti patikimą 3-5 įrankių trumpąjį sąrašą, kurie teoriškai atitinka visus jūsų pagrindinius reikalavimus.

3 etapas: Vertinimas ir bandomasis laikotarpis

Čia teorija susiduria su praktika. Viena yra skaityti apie funkcijas, o visai kas kita – naudoti įrankį realiam darbui. Struktūruota bandomoji programa yra būtina.

Sukurkite struktūruotą bandomąją programą

Ne tik duokite keliems žmonėms prieigą ir pasakykite: „Praneškite, ką manote“. Sukurkite formalų testą. Apibrėžkite:

Surinkite įvairialypę testavimo grupę

Bandomoji grupė turėtų atspindėti jūsų suinteresuotųjų šalių grupę iš 1 etapo. Įtraukite pažengusius vartotojus, kurie išbandys įrankio galimybių ribas, kasdienius vartotojus, kurie atstovauja daugumai, ir netgi vieną ar du skeptikus. Jų atsiliepimai bus neįkainojami nustatant galimas įdiegimo kliūtis.

Matuokite pagal savo kriterijus

Pateikite savo testavimo grupei „Būtinų dalykų“ ir „Pageidautinų dalykų“ sąrašą iš 1 etapo. Paprašykite jų įvertinti kiekvieną įrankį pagal kiekvieną kriterijų. Tai suteikia objektyvių, kiekybiškai įvertinamų duomenų. Taip pat rinkite kokybinius atsiliepimus per apklausas ir trumpus susitikimus. Užduokite klausimus, pavyzdžiui:

Testuokite realaus pasaulio scenarijus

Naudojant netikrus duomenis ar hipotetinius projektus neatskleisite tikrųjų įrankio stiprybių ir silpnybių. Naudokite bandomąją programą realiam, nors ir mažam, projektui vykdyti. Tai išbandys įrankį esant realių terminų spaudimui ir realaus pasaulio bendradarbiavimo sudėtingumui, ypač tarp skirtingų skyrių ar laiko juostų.

4 etapas: Finansinis ir saugumo vertinimas

Kai jūsų bandomoji programa nustatys lyderį (o galbūt du), atėjo laikas galutiniam patikrinimui prieš priimant sprendimą.

Supraskite bendrąją nuosavybės kainą (TCO)

Nurodyta kaina yra tik pradžia. Apskaičiuokite TCO, kuri apima:

Atidžiai patikrinkite saugumą ir atitiktį

Tai nediskutuotinas žingsnis, ypač organizacijoms, tvarkančioms jautrius klientų ar įmonės duomenis. Bendradarbiaukite su savo IT ir teisininkų komandomis, kad patikrintumėte:

Mastelio keitimas ir ateities perspektyvos

Jūsų verslas augs ir keisis. Ar įrankis augs kartu su jumis? Išnagrinėkite kainodaros lygius. Jei jūsų komanda padvigubės, ar kaina taps pernelyg didelė? Dar kartą peržiūrėkite tiekėjo produkto plėtros planą. Ar jų įrankio ateities vizija sutampa su jūsų įmonės strategine kryptimi?

5 etapas: Sprendimas, įdiegimas ir pritaikymas

Jūs atlikote darbą. Dabar atėjo laikas skinti vaisius. Šis etapas yra apie galutinio pasirinkimo priėmimą ir, dar svarbiau, užtikrinimą, kad jis bus sėkmingas.

Priimkite galutinį sprendimą

Apibendrinkite visus surinktus duomenis: reikalavimų vertinimo lentelę, bandomosios grupės vartotojų atsiliepimus, TCO analizę ir saugumo apžvalgą. Pateikite aiškų verslo pagrindimą galutiniams sprendimų priėmėjams, rekomenduodami vieną įrankį ir pateikdami tvirtą savo pasirinkimo pagrindimą.

Sukurkite diegimo planą

Ne tik išsiųskite visiems kvietimo nuorodą. Sukurkite strateginį įdiegimo planą. Nuspręskite dėl diegimo strategijos: laipsniškas požiūris (pradedant nuo vienos komandos ar skyriaus ir plečiantis) dažnai yra mažiau trikdantis nei „didžiojo sprogimo“ paleidimas visai organizacijai. Jūsų plane turėtų būti aiškus laiko grafikas, pagrindiniai etapai ir komunikacijos strategija.

Investuokite į mokymus ir adaptavimą

Pritaikymas priklauso nuo mokymų. Pateikite įvairių mokymosi išteklių, kad atitiktumėte skirtingus mokymosi stilius:

Skatinkite pritaikymą

Nustatykite ir įgalinkite vidinius lyderius – entuziastingus vartotojus iš jūsų bandomosios programos. Jie gali teikti pagalbą kolegoms, dalytis sėkmės istorijomis ir rodyti geriausios praktikos pavyzdžius. Jų iniciatyva iš apačios dažnai yra veiksmingesnė nei nurodymai iš viršaus.

Sukurkite grįžtamojo ryšio ciklą

Paleidimas nėra pabaiga. Tai pradžia. Sukurkite nuolatinį kanalą (pvz., specialų kanalą jūsų pranešimų programėlėje), kuriame vartotojai galėtų užduoti klausimus, pranešti apie problemas ir dalytis patarimais. Periodiškai apklauskite vartotojus dėl jų pasitenkinimo ir ieškokite būdų, kaip optimizuoti įrankio naudojimą. Technologijos ir verslo poreikiai keičiasi, o jūsų įrankio naudojimas turėtų keistis kartu su jais.

Dažniausios spąstai, kurių reikia vengti

Net ir turint tvirtą pagrindą, lengva pakliūti į įprastus spąstus. Būkite budrūs ir saugokitės:

Išvada: Įrankis yra priemonė, o ne tikslas

Produktyvumo įrankio pasirinkimas yra organizacijos savęs pažinimo kelionė. Laikydamiesi struktūrizuoto, strateginio pagrindo, jūs perkeliate dėmesį nuo karštligiškos „tobulo įrankio“ paieškos prie apgalvotos jūsų žmonių, procesų ir tikslų analizės. Pats procesas – darbo eigų schemų sudarymas, suinteresuotųjų šalių interviu ir problemų apibrėžimas – yra nepaprastai vertingas, nepriklausomai nuo rezultato.

Tinkamas įrankis, pasirinktas per šį apgalvotą procesą, stebuklingai neišspręs visų jūsų problemų. Bet jis įgalins jūsų komandas, pašalins kliūtis iš jų kasdienio darbo ir suteiks tvirtą platformą bendradarbiavimui ir augimui. Galiausiai, tikslas yra ne tik įsigyti naują programinę įrangą; tikslas yra sukurti efektyvesnę, labiau susietą ir produktyvesnę organizaciją. O tai yra strateginis pranašumas, kurio jokia rinkodaros mada negali atkartoti.