Automatizavimo darbo eigos: „Zapier“ ir panašių įrankių naudojimas jūsų gyvenimui automatizuoti

Šiuolaikiniame sparčiai besikeičiančiame pasaulyje laikas yra vertingiausias mūsų išteklius. Galimybė automatizuoti pasikartojančias užduotis gali žymiai padidinti produktyvumą, atlaisvinti laiko svarbesnėms veikloms ir sumažinti žmogiškosios klaidos riziką. Šis išsamus vadovas nagrinėja automatizavimo darbo eigų pasaulį, sutelkdamas dėmesį į tokius įrankius kaip „Zapier“, IFTTT („If This Then That“) ir kitus, suteikdamas jums žinių ir įžvalgų, reikalingų efektyviai automatizuoti savo gyvenimą ir darbą.

Kas yra automatizavimo darbo eigos?

Automatizavimo darbo eiga – tai automatizuotų veiksmų seka, kurią sukelia konkretus įvykis. Įsivaizduokite tai kaip skaitmeninę grandininę reakciją, kur vienas įvykis automatiškai paleidžia užduočių seką be rankinio įsikišimo. Šios darbo eigos yra skirtos optimizuoti procesus, pašalinti pasikartojančias užduotis ir pagerinti bendrą efektyvumą.

Automatizavimo darbo eigų privalumai

• Didesnis produktyvumas: Automatizuokite daug laiko reikalaujančias užduotis, leisdami jums susitelkti ties didesnės vertės veiklomis.
• Mažiau klaidų: Sumažinkite žmogiškųjų klaidų tikimybę automatizuodami pasikartojančias užduotis, kuriose dažnai klystama.
• Didesnis efektyvumas: Optimizuokite procesus ir sumažinkite laiką, reikalingą užduotims atlikti.
• Geresnis laiko valdymas: Atlaisvinkite laiko strateginiam ir kūrybiniam darbui.
• Sąnaudų taupymas: Sumažinkite darbo sąnaudas ir pagerinkite išteklių paskirstymą.
• Geresnė klientų patirtis: Automatizuokite klientų aptarnavimo sąveikas ir teikite greitesnę bei efektyvesnę pagalbą.
• Didesnis duomenų tikslumas: Užtikrinkite duomenų nuoseklumą ir tikslumą įvairiose platformose.

Populiarūs automatizavimo įrankiai

Yra keletas galingų automatizavimo įrankių, kurių kiekvienas turi savo stipriąsias ir silpnąsias puses. Štai keletas populiariausių variantų:

„Zapier“

„Zapier“ yra internetinė paslauga, leidžianti sujungti skirtingas programas ir automatizuoti užduotis be programavimo. Ji veikia kuriant „Zaps“ – automatizuotas darbo eigas, kurios sujungia dvi ar daugiau programų. Pavyzdžiui, galite sukurti „Zap“, kuris automatiškai išsaugo el. pašto priedus į „Google Drive“ arba prideda naujus kontaktus iš jūsų CRM į el. pašto rinkodaros sąrašą.

„Zapier“ darbo eigų pavyzdžiai:

• Išsaugoti el. pašto priedus debesų saugykloje: Automatiškai išsaugokite priedus iš konkrečių el. pašto adresų ar su konkrečiomis temomis į „Google Drive“, „Dropbox“ ar „OneDrive“. Tai naudinga automatiškai archyvuojant svarbius dokumentus, pvz., sąskaitas faktūras ar ataskaitas.
• Pridėti naujus kontaktus į el. pašto rinkodaros sąrašą: Kai naujas kontaktas pridedamas į jūsų CRM (pvz., „Salesforce“, „HubSpot“), automatiškai pridėkite jį į savo el. pašto rinkodaros sąrašą (pvz., „Mailchimp“, „Constant Contact“). Tai užtikrina, kad jūsų rinkodaros sąrašas visada būtų atnaujintas.
• Kurti užduotis iš el. laiškų: Automatiškai kurkite užduotis savo projektų valdymo įrankyje (pvz., „Asana“, „Trello“), kai gaunate el. laiškus su konkrečiomis temomis ar raktažodžiais. Tai padeda išlikti organizuotiems ir sekti svarbias užklausas.
• Skelbti atnaujinimus socialiniuose tinkluose: Automatiškai skelbkite atnaujinimus savo socialinių tinklų kanaluose (pvz., „Twitter“, „Facebook“, „LinkedIn“), kai publikuojate naują tinklaraščio įrašą ar straipsnį. Tai taupo laiką ir pastangas reklamuojant jūsų turinį.
• Siųsti SMS pranešimus: Gaukite SMS pranešimus apie svarbius įvykius, pvz., naujus potencialius klientus, pardavimo sandorius ar kritinius sistemos įspėjimus. Tai ypač naudinga informacijai, kuriai svarbus laikas.

IFTTT („If This Then That“)

IFTTT yra dar vienas populiarus automatizavimo įrankis, skirtas programų ir įrenginių sujungimui. Jis naudoja „Applets“ (anksčiau vadintus „Recipes“) automatizuotoms darbo eigoms kurti. IFTTT ypač tinka asmeniniam automatizavimui ir išmaniųjų namų įrenginių sujungimui.

IFTTT darbo eigų pavyzdžiai:

• Įjungti šviesas saulei leidžiantis: Automatiškai įjunkite išmaniąsias šviesas, kai leidžiasi saulė. Tai patogus būdas automatizuoti namų apšvietimą.
• Skelbti „Instagram“ nuotraukas „Twitter“: Automatiškai skelbkite savo „Instagram“ nuotraukas „Twitter“ tinkle. Tai taupo laiką ir pastangas skelbiant turinį keliose platformose.
• Išsaugoti „Twitter“ žinutes skaičiuoklėje: Automatiškai išsaugokite „Twitter“ žinutes, kuriose minimi konkretūs raktažodžiai ar grotažymės, į „Google Sheets“ skaičiuoklę. Tai naudinga sekant socialinių tinklų paminėjimus ir nuotaikas.
• Gauti orų perspėjimus: Gaukite pranešimus, kai orų prognozė numato lietų ar sniegą. Tai padeda pasiruošti nepalankioms oro sąlygoms.
• Nutildyti telefoną susitikimų metu: Automatiškai nutildykite telefoną, kai jūsų kalendoriuje numatytas susitikimas. Tai padeda išvengti trukdžių susitikimų metu.

„Microsoft Power Automate“

„Microsoft Power Automate“ (anksčiau „Microsoft Flow“) yra debesijos paslauga, leidžianti automatizuoti užduotis įvairiose „Microsoft“ programose ir paslaugose. Ji ypač naudinga įmonėms, kurios labai priklauso nuo „Microsoft“ ekosistemos. „Power Automate“ siūlo šimtus iš anksto sukurtų jungčių su įvairiomis paslaugomis, įskaitant „SharePoint“, „OneDrive“, „Teams“ ir kt.

„Power Automate“ darbo eigų pavyzdžiai:

• Patvirtinti dokumentus „SharePoint“: Automatizuokite dokumentų tvirtinimo procesą „SharePoint“. Kai įkeliamas naujas dokumentas, automatiškai nusiųskite jį paskirtam tvirtintojui peržiūrėti.
• Kurti užduotis „Planner“ iš el. laiškų: Automatiškai kurkite užduotis „Microsoft Planner“, kai gaunate el. laiškus su konkrečiomis temomis ar raktažodžiais.
• Išsaugoti el. pašto priedus „OneDrive“: Automatiškai išsaugokite priedus iš konkrečių el. pašto adresų ar su konkrečiomis temomis į „OneDrive“.
• Skelbti pranešimus „Teams“ kanaluose: Automatiškai skelbkite pranešimus „Microsoft Teams“ kanaluose, kai įvyksta konkretūs įvykiai, pvz., atsiranda naujų potencialių klientų ar užbaigiamos užduotys.
• Siųsti priminimus apie artėjančius įvykius: Automatiškai siųskite priminimus apie artėjančius kalendoriaus įvykius.

Kiti automatizavimo įrankiai

Be „Zapier“, IFTTT ir „Power Automate“, yra ir keletas kitų automatizavimo įrankių:

• Integromat: Pažangesnė automatizavimo platforma, leidžianti kurti sudėtingas darbo eigas ir duomenų transformacijas.
• Automate.io: Patogus naudoti automatizavimo įrankis, siūlantis platų integracijų spektrą.
• n8n: Nemokamas ir atvirojo kodo darbo eigų automatizavimo įrankis, kurį galima talpinti savo serveryje.
• Workato: Įmonės lygio integracijos platforma, palaikanti sudėtingus verslo procesus.

Kaip sukurti efektyvias automatizavimo darbo eigas

Efektyvių automatizavimo darbo eigų kūrimas reikalauja kruopštaus planavimo ir vykdymo. Štai keletas patarimų, padėsiančių jums pradėti:

1. Identifikuokite pasikartojančias užduotis

Pirmasis žingsnis – nustatyti užduotis, kurias atliekate dažnai ir kurios reikalauja daug laiko. Būtent iš tokių užduočių automatizavimas duos daugiausiai naudos. Apsvarstykite galimybę savaitę sekti savo laiką, kad nustatytumėte, kur jis praleidžiamas. Ieškokite pasikartojančių veiksmų modelių.

2. Apibrėžkite savo darbo eigą

Nustatę užduotį, kurią norite automatizuoti, apibrėžkite darbo eigos etapus. Aiškiai nurodykite trigerį (įvykį, kuris pradeda darbo eigą) ir veiksmus (užduotis, kurios atliekamos automatiškai). Sukurkite schemą ar diagramą, kad vizualizuotumėte darbo eigą.

3. Pasirinkite tinkamą automatizavimo įrankį

Pasirinkite automatizavimo įrankį, kuris geriausiai atitinka jūsų poreikius ir techninius įgūdžius. Atsižvelkite į galimas integracijas, kainodarą ir naudojimo paprastumą. Pradėkite nuo nemokamos bandomosios versijos, kad išbandytumėte įrankį prieš įsipareigodami mokamai prenumeratai.

4. Konfigūruokite savo darbo eigą

Konfigūruokite savo darbo eigą pasirinktame automatizavimo įrankyje. Tai apima būtinų programų ir paslaugų prijungimą, trigerio apibrėžimą ir veiksmų nurodymą. Atidžiai peržiūrėkite kiekvieno etapo nustatymus ir parinktis.

5. Išbandykite savo darbo eigą

Prieš paleisdami darbo eigą, kruopščiai ją išbandykite, kad įsitikintumėte, jog ji veikia taip, kaip tikėtasi. Paleiskite darbo eigą rankiniu būdu ir patikrinkite, ar visi veiksmai atliekami teisingai. Stebėkite darbo eigą dėl klaidų ir prireikus atlikite pakeitimus.

6. Stebėkite ir optimizuokite

Paleidę darbo eigą, stebėkite jos našumą ir prireikus atlikite pakeitimus. Sekite automatizuotų užduočių skaičių, sutaupytą laiką ir visas pasitaikančias klaidas. Optimizuokite darbo eigą, kad pagerintumėte jos efektyvumą ir veiksmingumą. Reguliariai peržiūrėkite ir atnaujinkite savo darbo eigas, kad jos išliktų aktualios ir veiksmingos. Technologijos ir verslo poreikiai keičiasi, todėl palaikykite savo automatizacijas atnaujintas.

Automatizavimo naudojimo atvejai

Automatizavimo darbo eigos gali būti taikomos įvairiems naudojimo atvejams tiek asmeniniame, tiek profesiniame gyvenime. Štai keletas pavyzdžių:

Asmeninis automatizavimas

• Išmaniųjų namų automatizavimas: Automatiškai valdykite šviesas, termostatą ir kitus išmaniuosius namų įrenginius pagal savo tvarkaraštį ar pageidavimus. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad šviesos automatiškai įsijungtų saulei leidžiantis arba termostatas prisitaikytų prie patogios temperatūros, kai grįžtate namo.
• Socialinių tinklų valdymas: Automatizuokite socialinių tinklų atnaujinimų skelbimą ir paminėjimų sekimą. Galite automatiškai dalintis tinklaraščio įrašais „Twitter“, „Facebook“ ir „LinkedIn“ arba sekti savo prekės ženklo ar raktažodžių paminėjimus socialiniuose tinkluose.
• Asmeninių finansų valdymas: Automatizuokite išlaidų sekimą ir pinigų taupymą. Galite automatiškai sekti savo išlaidas skaičiuoklėje arba kiekvieną mėnesį pervesti dalį savo pajamų į taupomąją sąskaitą. Daugelis biudžeto planavimo programų siūlo integraciją su IFTTT ar „Zapier“.
• Naujienų ir informacijos kaupimas: Automatiškai rinkite naujienas ir informaciją iš įvairių šaltinių ir pateikite ją patogiu formatu. Galite sukurti kasdienį naujienų straipsnių, susijusių su jūsų interesais, rinkinį arba sekti konkrečius raktažodžius ir grotažymes.

Verslo automatizavimas

• Potencialių klientų generavimas ir valdymas: Automatizuokite potencialių klientų pritraukimo, puoselėjimo ir konvertavimo į klientus procesą. Galite automatiškai pridėti naujus potencialius klientus iš savo svetainės į CRM, siųsti jiems personalizuotas el. laiškų sekas ir sekti jų įsitraukimą.
• Klientų aptarnavimas: Automatizuokite klientų aptarnavimo sąveikas ir teikite greitesnę bei efektyvesnę pagalbą. Galite automatiškai atsakyti į dažniausiai pasitaikančias klientų užklausas, nukreipti palaikymo bilietus atitinkamiems agentams ir sekti klientų pasitenkinimą.
• Projektų valdymas: Automatizuokite projektų valdymo užduotis, tokias kaip užduočių kūrimas, jų priskyrimas komandos nariams ir progreso sekimas. Galite automatiškai kurti užduotis iš el. laiškų, priskirti jas atitinkamiems komandos nariams ir siųsti priminimus apie artėjančius terminus.
• Rinkodaros automatizavimas: Automatizuokite rinkodaros užduotis, tokias kaip el. pašto kampanijų siuntimas, socialinių tinklų atnaujinimų skelbimas ir svetainės srauto sekimas. Galite automatiškai siųsti el. pašto kampanijas savo prenumeratoriams, skelbti atnaujinimus socialinių tinklų kanaluose ir sekti svetainės srautą, kad įvertintumėte savo rinkodaros pastangų efektyvumą.
• El. prekybos automatizavimas: Automatizuokite el. prekybos užduotis, tokias kaip užsakymų vykdymas, pristatymo pranešimai ir klientų aptarnavimas. Galite automatiškai apdoroti užsakymus, siųsti klientams pranešimus apie pristatymą ir teikti klientų pagalbą per pokalbių programą ar el. paštu.

Pažangios automatizavimo technikos

Įvaldę automatizavimo darbo eigų pagrindus, galite tyrinėti pažangesnes technikas, kad dar labiau padidintumėte savo produktyvumą ir efektyvumą.

Sąlyginė logika

Sąlyginė logika leidžia kurti darbo eigas, kurios atlieka skirtingus veiksmus, atsižvelgiant į konkrečias sąlygas. Pavyzdžiui, galite sukurti darbo eigą, kuri siunčia skirtingą el. laišką klientams, atsižvelgiant į jų pirkimo istoriją ar vietovę. Dauguma automatizavimo platformų siūlo „if/then“ (jei/tada) logiką jūsų darbo eigoms šakoti.

Duomenų transformacijos

Duomenų transformacijos leidžia manipuliuoti duomenimis jūsų darbo eigose. Pavyzdžiui, galite konvertuoti datas ir laikus, formatuoti skaičius ar išgauti informaciją iš teksto. Įrankiai, tokie kaip „Integromat“, puikiai tinka sudėtingoms duomenų transformacijoms.

„Webhooks“

„Webhooks“ leidžia prisijungti prie paslaugų, kurios neturi vietinių integracijų su jūsų automatizavimo įrankiu. „Webhook“ yra būdas programai teikti kitoms programoms informaciją realiuoju laiku. Užuot reikalavus dažnai tikrinti duomenis, programa gali jums perduoti informaciją, kai ji tampa prieinama. Tai efektyvesnis būdas integruotis su paslaugomis.

Individualus kodas

Kai kurie automatizavimo įrankiai leidžia pridėti individualų kodą į savo darbo eigas. Tai suteikia daugiau lankstumo ir kontrolės automatizavimo procese. Tačiau tam reikalingos programavimo žinios. „Zapier“ siūlo programą „Code by Zapier“, o „Integromat“ leidžia vykdyti „JavaScript“.

Automatizavimo ateitis

Automatizavimas sparčiai vystosi, skatinamas dirbtinio intelekto (DI) ir mašininio mokymosi (ML) pažangos. Ateityje galime tikėtis dar sudėtingesnių automatizavimo darbo eigų, kurios galės mokytis ir prisitaikyti prie kintančių sąlygų.

DI paremtas automatizavimas

DI paremtas automatizavimas leis darbo eigoms priimti sprendimus ir imtis veiksmų remiantis duomenų analize ir prognostiniu modeliavimu. Pavyzdžiui, DI paremta rinkodaros automatizavimo sistema galėtų numatyti, kurie klientai labiausiai tikėtina, kad konvertuosis, ir siųsti jiems personalizuotus pasiūlymus. DI jau integruojamas į tokius įrankius kaip „Zapier“ per programas, tokias kaip „OpenAI“. Tai leidžia generuoti tekstą ir atlikti kitas DI pagrįstas užduotis jūsų darbo eigose.

Robotinis procesų automatizavimas (RPA)

RPA apima programinių robotų naudojimą pasikartojančioms užduotims, kurias paprastai atlieka žmonės, automatizuoti. RPA ypač tinka automatizuoti užduotis, susijusias su sąveika su senomis sistemomis ar programomis, kurios neturi API. RPA įrankiai gali imituoti žmogaus veiksmus, pvz., mygtukų paspaudimus ir duomenų įvedimą į formas.

Hiperautomatizavimas

Hiperautomatizavimas yra požiūris į automatizavimą, apimantis kelių automatizavimo technologijų, tokių kaip RPA, DI ir žemo kodo platformų, derinimą, siekiant automatizuoti verslo procesus nuo pradžios iki galo. Hiperautomatizavimu siekiama kuo labiau automatizuoti verslo procesą, mažinant žmogaus įsikišimo poreikį. Tai holistinis požiūris į automatizavimą.

Išvada

Automatizavimo darbo eigos siūlo galingą būdą padidinti produktyvumą, pagerinti efektyvumą ir atlaisvinti laiko svarbesnėms veikloms. Naudodami tokius įrankius kaip „Zapier“, IFTTT ir kitus, galite automatizuoti platų užduočių spektrą tiek asmeniniame, tiek profesiniame gyvenime. Pradėkite nuo pasikartojančių užduočių identifikavimo, darbo eigų apibrėžimo ir tinkamo automatizavimo įrankio pasirinkimo. Kruopščiai planuodami ir vykdydami, galite sukurti efektyvias automatizavimo darbo eigas, kurios pakeis jūsų darbo ir gyvenimo būdą. Pasinaudokite automatizavimo galia ir atskleiskite visą savo potencialą.

Nepamirškite nuolat mokytis ir pritaikyti savo automatizavimo strategijas, kai atsiranda naujų technologijų ir įrankių. Automatizavimo pasaulis nuolat keičiasi, todėl norint maksimaliai išnaudoti jo teikiamą naudą, labai svarbu būti informuotam.