계약 관리: 자동화된 워크플로우를 통한 성공 간소화

오늘날 빠르게 변화하는 글로벌 비즈니스 환경에서 효과적인 계약 관리는 매우 중요합니다. 계약은 거의 모든 비즈니스 거래의 기반이며 의무를 정의하고 위험을 완화하며 수익을 창출합니다. 그러나 기존의 수동 계약 관리 프로세스는 종종 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬우며 역동적인 시장에서 성공하는 데 필요한 민첩성이 부족합니다. 이것이 자동화된 워크플로우가 등장하여 계약 관리를 반응적인 부담에서 사전 예방적이고 전략적인 이점으로 전환하는 이유입니다.

계약 관리에서 자동화된 워크플로우란 무엇입니까?

자동화된 워크플로우는 특정 트리거 및 조건에 따라 자동으로 실행되는 미리 정의된 일련의 작업입니다. 계약 관리의 맥락에서 이는 초기 요청부터 최종 실행 및 갱신에 이르기까지 계약 라이프사이클의 다양한 단계를 자동화하는 것을 의미합니다. 최소한의 인적 개입으로 각 계약을 필요한 단계를 거쳐 안내하는 디지털 조립 라인이라고 생각하십시오.

자동화가 뛰어난 계약 라이프사이클의 주요 단계:

• 계약 요청 및 시작: 초기 요청 프로세스를 자동화하면 필요한 모든 정보가 사전에 수집되어 나중에 지연 및 부정확성을 방지할 수 있습니다. 여기에는 온라인 양식, 기존 시스템(예: CRM, ERP)에서 자동화된 데이터 추출, 승인을 위해 적절한 이해 관계자에게 라우팅하는 것이 포함될 수 있습니다.
• 작성 및 협업: 자동화된 템플릿 및 조항 라이브러리는 계약 초안 작성을 간소화하여 일관성 및 규정 준수를 보장합니다. 버전 제어 기능은 혼란을 방지하고 여러 이해 관계자가 위치에 관계없이 동일한 문서에서 효과적으로 협업할 수 있도록 합니다. 통합된 수정 및 승인 워크플로우는 법률 및 비즈니스 감독을 보장합니다.
• 승인 워크플로우: 미리 정의된 규칙(예: 계약 가치, 부서, 위험 수준)에 따라 지정된 승인자에게 계약을 자동으로 라우팅하면 병목 현상이 제거되고 계약이 적시에 적절한 사람에 의해 검토 및 승인되도록 보장합니다. 이메일 알림 및 알림은 프로세스를 계속 진행합니다.
• 협상: 자동화는 협상 중 안전한 문서 공유 및 변경 사항 추적을 용이하게 하여 투명성과 책임성을 보장할 수 있습니다. 실시간 협업 도구는 특히 다른 시간대에서 협상 프로세스를 가속화하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 실행 및 서명: 전자 서명(eSignature) 통합은 서명 프로세스를 간소화하여 실제 문서를 인쇄, 스캔 및 우편으로 보낼 필요성을 없앱니다. 이를 통해 시간을 절약하고 비용을 절감하며 거래 성사를 가속화합니다. 계약은 서명 시 관련 데이터로 자동 채워질 수 있습니다.
• 의무 관리: 주요 계약 의무(예: 지불 기한, 배송 날짜, 성과 마일스톤) 추적을 자동화하면 양 당사자가 약속을 이행하는 데 도움이 됩니다. 자동화된 경고 및 알림은 기한 누락 및 잠재적 위반을 방지합니다.
• 갱신 관리: 계약 만료일 전에 자동화된 알림은 계약을 검토하고 갱신, 재협상 또는 종료할지 여부를 결정할 수 있는 충분한 시간을 제공합니다. 자동화된 갱신 프로세스는 유리한 조건의 확장을 간소화할 수 있습니다.
• 보고 및 분석: 자동화된 데이터 수집 및 보고 도구는 계약 성과에 대한 귀중한 통찰력을 제공하여 개선 영역을 식별하고 데이터 기반 의사 결정을 지원합니다.

계약 관리 워크플로우 자동화의 이점

계약 관리 워크플로우 자동화의 이점은 상당하고 광범위하며 비즈니스의 다양한 측면에 영향을 미칩니다.

향상된 효율성 및 생산성

자동화는 수동 작업을 제거하고 오류를 줄이며 프로세스를 간소화하여 법률, 조달 및 판매 팀이 보다 전략적인 이니셔티브에 집중할 수 있도록 귀중한 시간을 확보합니다. 데이터 입력, 승인 라우팅 및 의무 추적과 같은 반복적인 작업을 자동화함으로써 직원은 비판적 사고, 문제 해결 및 관계 구축이 필요한 활동에 노력을 집중할 수 있습니다. IACCM의 연구에 따르면 계약 자동화를 구현하는 조직은 계약 주기 시간이 20~30% 단축되었습니다.

예: 유럽, 아시아 및 북미에 사무실이 있는 다국적 기업을 상상해 보십시오. 자동화가 없으면 시간대 차이, 수동 라우팅 및 물리적 서명으로 인해 간단한 계약을 체결하는 데 몇 주가 걸릴 수 있습니다. 자동화된 워크플로우를 통해 계약은 위치에 관계없이 적절한 승인자에게 전자적으로 라우팅되고 몇 시간 내에 디지털 방식으로 서명됩니다.

위험 감소 및 규정 준수 개선

자동화된 워크플로우는 계약이 관련 법률 및 규정을 준수하는지 확인하여 법적 분쟁 및 처벌의 위험을 줄입니다. 중앙 집중식 계약 저장소 및 버전 제어 기능은 오래되었거나 규정을 준수하지 않는 계약 템플릿을 사용할 위험을 최소화합니다. 감사 추적은 모든 계약 관련 활동에 대한 명확한 기록을 제공하여 규정 준수 감사를 용이하게 합니다. 표준화된 조항 및 템플릿은 일관성을 강화하여 오류 및 누락을 완화합니다.

예: 유럽 연합의 일반 데이터 보호 규정(GDPR)은 개인 데이터와 관련된 계약에 특정 조항을 요구합니다. 자동화된 계약 관리 시스템은 해당 계약에 모든 관련 GDPR 조항이 자동으로 포함되도록 하여 규정 미준수 및 막대한 벌금의 위험을 줄일 수 있습니다.

비용 절감

자동화는 관리 비용을 줄이고, 종이 기반 프로세스를 제거하며, 오류 및 분쟁의 위험을 최소화하여 상당한 비용 절감으로 이어집니다. 더 빠른 계약 주기 시간은 더 빠른 수익 창출로 이어집니다. 최적화된 리소스 할당은 전반적인 효율성을 향상시키고 운영 비용을 줄입니다.

예: 자동화된 계약 관리를 사용하는 글로벌 물류 회사는 종이 소비를 80% 줄여 인쇄, 저장 및 폐기 비용으로 연간 수천 달러를 절약했습니다. 또한 계약 검색에 소요되는 시간을 크게 줄여 귀중한 직원 시간을 확보했습니다.

가시성 및 제어 개선

중앙 집중식 계약 저장소는 모든 계약 관련 정보에 대한 단일 정보 소스를 제공하여 전체 계약 포트폴리오에 대한 가시성 및 제어를 향상시킵니다. 실시간 보고 및 분석은 계약 성과에 대한 귀중한 통찰력을 제공하여 데이터 기반 의사 결정을 지원합니다. 이해 관계자는 계약 상태에 쉽게 액세스하고 추적하여 투명성과 책임성을 보장할 수 있습니다.

예: 다양한 부서에 걸쳐 수천 건의 계약을 체결한 대규모 제약 회사는 주요 계약 조건 및 의무를 추적하는 데 어려움을 겪었습니다. 자동화된 계약 관리 시스템을 구현함으로써 모든 계약에 대한 중앙 집중식 보기를 제공하여 갱신을 사전에 관리하고 규정 준수를 모니터링하며 잠재적 위험을 식별할 수 있습니다.

향상된 협업 및 커뮤니케이션

자동화된 워크플로우는 내부 팀과 외부 이해 관계자 간의 협업 및 커뮤니케이션을 용이하게 합니다. 안전한 문서 공유 및 버전 제어 기능은 모든 사람이 최신 정보를 사용하여 작업할 수 있도록 합니다. 자동화된 알림 및 알림은 모든 사람에게 주요 마일스톤 및 기한을 알려줍니다. 표준화된 프로세스 및 템플릿은 일관성 및 효율성을 촉진합니다.

예: 지리적으로 분산된 팀이 있는 글로벌 엔지니어링 회사는 복잡한 건설 계약에 대해 더 나은 협업 방법이 필요했습니다. 자동화된 시스템을 통해 위치에 관계없이 문서를 안전하게 공유하고, 변경 사항을 실시간으로 추적하고, 승인을 효율적으로 관리할 수 있었습니다.

민첩성 및 확장성 향상

자동화된 워크플로우는 변화하는 비즈니스 요구 사항에 적응하는 데 필요한 민첩성과 확장성을 제공합니다. 표준화된 프로세스 및 템플릿을 통해 새로운 계약을 쉽게 온보딩하고 증가하는 볼륨을 관리할 수 있습니다. 시스템은 다양한 계약 유형 및 비즈니스 프로세스를 지원하도록 쉽게 구성할 수 있습니다. 이를 통해 회사는 새로운 기회에 신속하게 대응하고 운영을 효율적으로 확장할 수 있습니다.

예: 빠르게 성장하는 전자 상거래 회사는 확장되는 비즈니스에 맞춰 확장할 수 있는 계약 관리 솔루션이 필요했습니다. 자동화된 시스템을 통해 새로운 공급업체를 신속하게 온보딩하고, 증가하는 판매 계약 볼륨을 관리하고, 상당한 인력 증가 없이 변화하는 규제 요구 사항에 적응할 수 있었습니다.

자동화된 계약 관리 워크플로우 구현: 단계별 가이드

자동화된 계약 관리 워크플로우를 구현하려면 신중한 계획 및 실행이 필요합니다. 시작하는 데 도움이 되는 단계별 가이드가 있습니다.

1. 현재 상태 평가

현재 계약 관리 프로세스를 평가하는 것으로 시작하십시오. 문제점, 병목 현상 및 개선 영역을 식별합니다. 관리하는 계약 유형, 연간 처리하는 계약 수, 계약 라이프사이클에 관련된 이해 관계자를 분석합니다. 기존 워크플로우를 문서화하고 자동화 기회를 식별합니다. 주요 이해 관계자와 인터뷰를 통해 의견을 수렴하고 요구 사항을 이해합니다.

2. 목표 및 목적 정의

자동화된 계약 관리 워크플로우 구현에 대한 목표 및 목적을 명확하게 정의합니다. 무엇을 달성하기를 희망하십니까? 계약 주기 시간을 단축하거나, 규정 준수를 개선하거나, 비용을 절감하거나, 협업을 강화하고자 하십니까? 진행 상황을 추적하고 성공을 측정하기 위해 구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하고, 관련성이 있고, 시간 제한이 있는(SMART) 목표를 설정합니다.

3. 올바른 솔루션 선택

특정 요구 사항 및 요구 사항을 충족하는 계약 관리 소프트웨어 솔루션을 선택하십시오. 기능, 확장성, 통합 기능, 보안 기능 및 사용자 친화성과 같은 요소를 고려하십시오. 다양한 공급업체를 평가하고 제공하는 제품을 비교하십시오. 데모 및 평가판을 요청하여 소프트웨어를 테스트하고 실제로 작동하는 방식을 확인하십시오. 다른 사용자의 통찰력을 얻기 위해 리뷰 및 사례 연구를 읽으십시오.

4. 워크플로우 설계

특정 비즈니스 프로세스에 따라 자동화된 워크플로우를 설계하십시오. 계약 라이프사이클의 각 단계를 매핑하고 자동화할 수 있는 작업을 식별합니다. 워크플로우의 각 단계를 시작할 트리거 및 조건을 정의합니다. 각 이해 관계자의 역할과 책임을 결정합니다. 계약 초안 작성을 표준화하기 위해 템플릿 및 조항 라이브러리를 만듭니다. 계약이 적절한 사람에 의해 검토 및 승인되도록 승인 워크플로우를 설계합니다.

5. 시스템 구성

설계된 워크플로우를 반영하도록 계약 관리 소프트웨어 솔루션을 구성하십시오. 사용자 역할 및 권한을 설정합니다. 템플릿 및 조항 라이브러리를 사용자 정의합니다. 승인 워크플로우 및 알림 규칙을 구성합니다. CRM, ERP 및 회계 소프트웨어와 같은 다른 비즈니스 응용 프로그램과 시스템을 통합합니다. 시스템이 안전하고 관련 규정을 준수하는지 확인합니다.

6. 사용자 교육

새 시스템 사용 방법에 대한 포괄적인 교육을 사용자에게 제공합니다. 자동화된 워크플로우의 이점과 워크플로우가 효율성 및 생산성을 향상시키는 방법을 설명합니다. 사용자가 시스템에 익숙해지도록 실습 교육 및 지원을 제공합니다. 일반적인 질문에 답변하기 위해 사용자 가이드 및 FAQ를 만듭니다. 사용자에게 피드백 및 개선 제안을 제공하도록 권장합니다.

7. 테스트 및 배포

전체 조직에 배포하기 전에 시스템을 철저히 테스트하십시오. 시스템이 요구 사항을 충족하고 예상대로 작동하는지 확인하기 위해 사용자 승인 테스트(UAT)를 수행합니다. 테스트 중에 식별된 버그 또는 문제를 수정합니다. 비즈니스 중단을 최소화하기 위해 시스템을 단계적으로 배포합니다. 시스템이 제대로 작동하는지 확인하기 위해 배포 후 시스템을 면밀히 모니터링합니다.

8. 모니터링 및 최적화

자동화된 계약 관리 워크플로우의 성능을 모니터링하고 최적화할 영역을 식별합니다. 계약 주기 시간, 규정 준수율 및 비용 절감과 같은 주요 지표를 추적합니다. 사용자 및 이해 관계자로부터 피드백을 수집합니다. 효율성 및 효과를 개선하기 위해 필요에 따라 워크플로우 및 구성을 조정합니다. 변화하는 비즈니스 요구 사항 및 규제 요구 사항에 발맞추기 위해 시스템을 지속적으로 평가하고 업데이트합니다.

자동화된 계약 관리 워크플로우 구현을 위한 모범 사례

자동화된 계약 관리 워크플로우를 성공적으로 구현하려면 다음 모범 사례를 고려하십시오.

• 이해 관계자를 조기에 참여시키십시오: 프로세스 초기에 모든 이해 관계자로부터 동의를 얻으십시오. 워크플로우 계획 및 설계에 참여시키십시오. 우려 사항을 해결하고 피드백을 통합하십시오.
• 작게 시작하고 점진적으로 확장하십시오: 모든 것을 한 번에 자동화하려고 하지 마십시오. 작은 파일럿 프로젝트로 시작하여 자동화 범위를 점진적으로 확장하십시오.
• 사용자 도입에 집중하십시오: 사용자가 새 시스템을 사용하는 데 편안하고 자신감이 있는지 확인하십시오. 포괄적인 교육 및 지속적인 지원을 제공하십시오.
• 유연한 솔루션 선택: 유연하고 특정 요구 사항을 충족하도록 사용자 정의할 수 있는 계약 관리 소프트웨어 솔루션을 선택하십시오.
• 기존 시스템과 통합하십시오: 데이터 흐름을 간소화하고 효율성을 개선하기 위해 계약 관리 시스템을 다른 비즈니스 응용 프로그램과 통합하십시오.
• 명확한 역할 및 책임 설정: 계약 라이프사이클에 관련된 각 이해 관계자에 대한 명확한 역할 및 책임을 정의하십시오.
• 성능을 모니터링하고 조정하십시오: 효율성 및 효과를 개선하기 위해 필요에 따라 자동화된 워크플로우의 성능을 지속적으로 모니터링하고 조정하십시오.
• 보안 및 규정 준수 우선순위 지정: 계약 관리 시스템이 안전하고 관련 규정을 준수하는지 확인하십시오.
• 모든 것을 문서화하십시오: 워크플로우, 구성 및 교육 자료를 문서화하십시오. 이렇게 하면 향후 시스템을 유지 관리하고 업데이트하기가 더 쉬워집니다.
• 전문가 지침을 구하십시오: 내부 전문 지식이 부족한 경우 계약 관리 컨설턴트 또는 소프트웨어 공급업체로부터 지침을 구하는 것을 고려하십시오.

실제 자동화된 계약 관리 워크플로우의 예

다음은 자동화된 계약 관리 워크플로우가 다양한 산업 및 시나리오에서 적용될 수 있는 몇 가지 예입니다.

• 조달: 초기 요청부터 최종 실행에 이르기까지 조달 계약 프로세스를 자동화하면 공급업체 온보딩을 간소화하고, 더 나은 조건을 협상하고, 조달 정책 준수를 보장할 수 있습니다.
• 판매: 판매 계약 프로세스를 자동화하면 거래 성사를 가속화하고, 판매 팀 효율성을 개선하고, 판매 계약의 오류를 줄일 수 있습니다.
• 법률: 법률 계약의 검토 및 승인을 자동화하면 위험을 줄이고, 규정 준수를 보장하고, 법률 팀이 보다 전략적인 문제에 집중할 수 있도록 할 수 있습니다.
• 인적 자원: 직원 온보딩 프로세스를 자동화하면 고용 계약의 생성 및 관리를 간소화하여 노동법 준수를 보장할 수 있습니다.
• 부동산: 임대 계약 프로세스를 자동화하면 부동산 관리를 간소화하고, 임차인 관계를 개선하고, 부동산 규정 준수를 보장할 수 있습니다.

계약 관리의 미래: AI 및 머신 러닝

계약 관리의 미래는 인공 지능(AI) 및 머신 러닝(ML)의 발전으로 형성되고 있습니다. AI 기반 계약 관리 솔루션은 계약 위험 평가, 조항 추출 및 규정 준수 모니터링과 같은 더 복잡한 작업을 자동화할 수 있습니다. ML 알고리즘은 방대한 양의 계약 데이터를 분석하여 패턴을 식별하고, 결과를 예측하고, 귀중한 통찰력을 제공할 수 있습니다.

다음은 AI 및 ML이 계약 관리를 변화시키는 몇 가지 예입니다.

• AI 기반 위험 평가: AI 알고리즘은 계약을 분석하여 불리한 조항, 누락된 정보 및 규정 미준수 문제와 같은 잠재적 위험을 식별할 수 있습니다.
• 자동화된 조항 추출: AI는 지불 조건, 종료 조항 및 지적 재산권과 같은 계약에서 주요 조항을 자동으로 추출할 수 있습니다.
• 예측 분석: ML 알고리즘은 계약 데이터를 분석하여 계약 분쟁 가능성 또는 비용 절감 가능성과 같은 결과를 예측할 수 있습니다.
• 스마트 계약 검토: AI는 잠재적 문제를 강조하고 개선 사항을 제안하여 법률 팀이 계약을 검토하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
• 자동화된 규정 준수 모니터링: AI는 관련 법률 및 규정 준수를 위해 계약을 모니터링하고 잠재적 위반 사항을 이해 관계자에게 경고할 수 있습니다.

결론

자동화된 계약 관리 워크플로우는 오늘날 세계화된 세계에서 프로세스를 간소화하고, 위험을 줄이고, 효율성을 개선하려는 기업에 필수적입니다. 계약 라이프사이클의 다양한 단계를 자동화함으로써 조직은 귀중한 시간을 확보하고, 비용을 절감하고, 협업을 강화할 수 있습니다. AI 및 ML 기술이 계속 발전함에 따라 계약 관리의 미래는 더욱 큰 자동화와 인텔리전스를 약속하여 기업이 더 나은 결정을 내리고 더 큰 성공을 거둘 수 있도록 지원합니다.

자동화를 수용하고 계약의 잠재력을 최대한 활용하여 정적 문서에서 비즈니스 성장의 동적인 동인으로 전환하십시오.