Creazione di sistemi di workflow efficienti: una guida globale

Nel panorama aziendale globale in rapida evoluzione di oggi, l'efficienza è fondamentale. Le organizzazioni sono costantemente alla ricerca di modi per ottimizzare i propri processi, ridurre i costi operativi e migliorare la produttività complessiva. Un sistema di workflow ben progettato è la chiave per raggiungere questi obiettivi. Questa guida completa fornisce un framework per la creazione di sistemi di workflow efficienti che possono essere adattati per soddisfare le esigenze specifiche di qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni o dalla posizione.

Cos'è un sistema di workflow?

Un sistema di workflow è una serie strutturata e ripetibile di attività o azioni intraprese per raggiungere uno specifico risultato aziendale. Definisce la sequenza di passaggi, gli individui o i team responsabili di ogni passaggio e le regole e i criteri che governano il flusso di lavoro. Un sistema di workflow può essere manuale, automatizzato o un ibrido di entrambi.

Pensalo come a una roadmap per come viene svolto il lavoro. Elimina l'ambiguità, garantisce la coerenza e promuove la responsabilità.

Componenti chiave di un sistema di workflow:

Attività: Le singole attività che compongono il workflow.
Attori: Gli individui o i team responsabili del completamento delle attività.
Sequenza: L'ordine in cui vengono eseguite le attività.
Regole: Le condizioni che determinano il flusso di lavoro (ad es. approvazioni, rifiuti, escalation).
Dati: Le informazioni che vengono passate tra le attività.
Strumenti: Il software e l'hardware utilizzati per gestire il workflow.

Perché creare un sistema di workflow?

L'implementazione di un sistema di workflow robusto offre numerosi vantaggi, tra cui:

Maggiore efficienza: La semplificazione dei processi riduce i colli di bottiglia e i tempi persi.
Migliore produttività: L'automazione e l'assegnazione chiara delle attività portano a una maggiore produzione.
Riduzione degli errori: I processi standardizzati riducono al minimo il rischio di errore umano.
Maggiore trasparenza: I sistemi di workflow forniscono visibilità sullo stato delle attività e dei progetti.
Migliore conformità: Garantire il rispetto dei requisiti normativi e delle politiche interne.
Risparmio sui costi: L'ottimizzazione dei processi riduce le spese operative.
Migliore soddisfazione del cliente: Tempi di consegna più rapidi e fornitura di servizi coerenti.

Ad esempio, considera una società multinazionale che elabora le fatture. Senza un sistema di workflow, le fatture potrebbero andare perse, subire ritardi o essere elaborate in modo errato, con conseguenti pagamenti in ritardo, rapporti tesi con i fornitori e potenziali sanzioni finanziarie. Un sistema di workflow automatizzerebbe l'instradamento delle fatture, garantirebbe le approvazioni corrette e monitorerebbe lo stato dei pagamenti, con conseguenti miglioramenti significativi in termini di efficienza e accuratezza.

Passaggi per la creazione di un sistema di workflow efficiente

La creazione di un sistema di workflow efficace richiede un approccio sistematico. Ecco una guida passo passo:

1. Identifica il processo da automatizzare

Inizia identificando i processi più critici per la tua attività e che hanno il maggiore potenziale di miglioramento. Cerca processi che siano:

Ripetitivi: Attività eseguite frequentemente e in modo coerente.
Manuali: Processi che si basano fortemente sull'impegno manuale e sulla documentazione cartacea.
Soggetti a errori: Processi suscettibili di errore umano.
Con colli di bottiglia: Processi che subiscono ritardi o colli di bottiglia.

Esempi di processi che sono spesso buoni candidati per l'automazione includono:

Elaborazione fatture
Gestione ordini di acquisto
Approvazioni note spese
Onboarding clienti
Onboarding dipendenti
Richieste di ferie
Richieste di supporto IT

2. Analizza il processo esistente

Una volta identificato un processo da automatizzare, è necessario analizzare a fondo il processo esistente. Mappa i passaggi coinvolti, gli individui o i team responsabili di ogni passaggio, i dati che vengono scambiati e gli eventuali punti critici o inefficienze esistenti.

Utilizza tecniche di mappatura dei processi, come diagrammi di flusso o diagrammi swimlane, per visualizzare il processo. Questo ti aiuterà a identificare le aree di miglioramento e le potenziali opportunità di automazione.

Domande chiave da porre durante l'analisi del processo:

Quali sono i punti di partenza e di arrivo del processo?
Quali sono i singoli passaggi coinvolti?
Chi è responsabile di ogni passaggio?
Quali dati sono necessari per ogni passaggio?
Quali sono i punti decisionali nel processo?
Quali sono i potenziali colli di bottiglia o ritardi?
Quali sono i punti critici esistenti?
Quanto tempo richiede in genere il processo?
Quali sono i costi associati al processo?

3. Progetta il nuovo workflow

In base all'analisi del processo esistente, progetta il nuovo workflow. Ciò implica la definizione della sequenza di attività, degli attori coinvolti, delle regole che governano il flusso di lavoro e dei dati che vengono scambiati.

Considera i seguenti principi quando progetti il tuo workflow:

Semplicità: Mantieni il workflow il più semplice possibile. Elimina passaggi e complessità non necessari.
Automazione: Automatizza il maggior numero possibile di attività. Utilizza la tecnologia per gestire attività ripetitive e l'immissione di dati.
Standardizzazione: Standardizza il processo il più possibile. Ciò ridurrà gli errori e migliorerà la coerenza.
Trasparenza: Rendi il workflow visibile a tutti gli stakeholder. Fornisci aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle attività e dei progetti.
Flessibilità: Progetta il workflow in modo che sia sufficientemente flessibile da gestire diversi scenari ed eccezioni.

Ad esempio, quando progetti un workflow di elaborazione delle fatture, potresti prendere in considerazione l'automazione delle seguenti attività:

Estrazione dei dati dalle fatture utilizzando la tecnologia Optical Character Recognition (OCR).
Corrispondenza delle fatture con gli ordini di acquisto.
Instradamento delle fatture ai responsabili delle approvazioni appropriati.
Invio di solleciti di pagamento ai fornitori.

4. Scegli la tecnologia giusta

Esistono molti strumenti di gestione del workflow diversi sul mercato. Scegli uno strumento che soddisfi le tue esigenze specifiche e il tuo budget. Considera i seguenti fattori quando selezioni uno strumento:

Funzionalità: Lo strumento offre le funzionalità necessarie per automatizzare i tuoi workflow?
Facilità d'uso: Lo strumento è facile da usare e intuitivo?
Integrazione: Lo strumento si integra con i tuoi sistemi esistenti?
Scalabilità: Lo strumento può essere scalato per soddisfare le tue crescenti esigenze?
Costo: Qual è il costo totale di proprietà dello strumento?

Alcuni strumenti di gestione del workflow popolari includono:

Zapier: Una piattaforma di automazione no-code che connette diverse app e servizi.
Microsoft Power Automate: Una piattaforma di automazione basata su cloud che fa parte di Microsoft Power Platform.
Asana: Uno strumento di gestione dei progetti con funzionalità di automazione del workflow.
Trello: Uno strumento di gestione dei progetti in stile kanban che può essere utilizzato per gestire workflow semplici.
Kissflow: Una piattaforma di automazione del workflow low-code.
Process Street: Uno strumento di gestione del workflow basato su checklist.

La scelta migliore per te dipenderà dalle tue esigenze specifiche e dalla tua competenza tecnica. Per i team globali, considera gli strumenti che offrono supporto multilingue e gestione del fuso orario.

5. Implementa il sistema di workflow

Una volta scelta una tecnologia, è il momento di implementare il sistema di workflow. Ciò implica la configurazione dello strumento, la definizione dei workflow e la formazione degli utenti.

Inizia con un progetto pilota per testare il workflow e identificare eventuali problemi prima di implementarlo nell'intera organizzazione. Questo ti aiuterà a mettere a punto il workflow e garantire che soddisfi le tue esigenze.

Suggerimenti per un'implementazione di successo:

Coinvolgi gli stakeholder: Coinvolgi gli stakeholder di tutti i reparti nel processo di implementazione.
Fornisci formazione: Fornisci una formazione completa agli utenti su come utilizzare il sistema di workflow.
Comunica efficacemente: Comunica i vantaggi del sistema di workflow a tutti gli stakeholder.
Fornisci supporto: Fornisci supporto continuo agli utenti.

6. Monitora e ottimizza il workflow

Una volta implementato il sistema di workflow, è importante monitorarne le prestazioni e identificare le aree di miglioramento. Tieni traccia delle metriche chiave, come:

Tempo di ciclo: Il tempo necessario per completare un'attività o un processo.
Tasso di errore: La percentuale di attività completate in modo errato.
Throughput: Il numero di attività completate per unità di tempo.
Soddisfazione del cliente: Il livello di soddisfazione dei clienti o degli utenti.

Rivedi regolarmente il workflow e apporta le modifiche necessarie. Questo ti aiuterà a garantire che il workflow rimanga efficiente ed efficace nel tempo.

Valuta la possibilità di utilizzare strumenti di analisi dei dati per identificare i colli di bottiglia e le aree di miglioramento. Questi strumenti possono fornire informazioni sulle prestazioni dei tuoi workflow e aiutarti a prendere decisioni basate sui dati.

Considerazioni globali per i sistemi di workflow

Quando progetti e implementi sistemi di workflow per organizzazioni globali, è fondamentale considerare diversi fattori:

Supporto linguistico: Il sistema di workflow dovrebbe supportare più lingue per accogliere gli utenti in diverse regioni.
Fusi orari: Il sistema dovrebbe essere in grado di gestire diversi fusi orari per garantire che le attività vengano assegnate e completate in tempo.
Differenze culturali: Sii consapevole delle differenze culturali che possono influire sul modo in cui le persone lavorano. Ad esempio, alcune culture potrebbero essere più gerarchiche di altre.
Normative di conformità: Assicurati che il sistema di workflow sia conforme a tutti i requisiti normativi pertinenti in ciascuna regione. Ad esempio, le normative sulla privacy dei dati variano da paese a paese.
Sicurezza dei dati: Implementa solide misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili.
Supporto valutario: Il sistema dovrebbe supportare più valute, soprattutto per i workflow relativi alla finanza.

Ad esempio, un team di marketing globale che lancia un nuovo prodotto ha bisogno di un workflow che tenga conto delle diverse strategie di marketing regionali, dei requisiti legali per la pubblicità in ciascun paese e delle esigenze di traduzione. Un sistema di workflow centralizzato consente la supervisione globale pur tenendo conto delle sfumature locali.

Best practice per la creazione di sistemi di workflow

Ecco alcune best practice da tenere a mente quando crei sistemi di workflow:

Inizia in piccolo: Non cercare di automatizzare troppo in una volta sola. Inizia con un processo piccolo e ben definito ed espandi gradualmente l'ambito dell'automazione.
Concentrati sull'esperienza utente: Progetta il sistema di workflow in modo che sia intuitivo e facile da usare. Una scarsa esperienza utente può portare a resistenza e sfide di adozione.
Ottieni feedback dagli utenti: Richiedi feedback agli utenti durante tutto il processo di progettazione e implementazione. Questo ti aiuterà a garantire che il sistema di workflow soddisfi le loro esigenze.
Documenta tutto: Documenta il processo di workflow, la configurazione del sistema e i materiali di formazione. Questo renderà più facile la manutenzione e l'aggiornamento del sistema nel tempo.
Abbraccia il miglioramento continuo: I sistemi di workflow non sono statici. Monitorali, analizzali e ottimizzali continuamente per garantire che rimangano efficienti ed efficaci.

Il futuro dei sistemi di workflow

I sistemi di workflow sono in continua evoluzione. Alcune delle principali tendenze che plasmano il futuro dei sistemi di workflow includono:

Intelligenza artificiale (IA): L'IA viene utilizzata per automatizzare attività più complesse, come il processo decisionale e l'analisi dei dati.
Automazione robotica dei processi (RPA): L'RPA viene utilizzata per automatizzare attività ripetitive che vengono in genere eseguite dagli esseri umani.
Piattaforme low-code/no-code: Le piattaforme low-code/no-code stanno rendendo più facile per gli utenti non tecnici creare e implementare sistemi di workflow.
Soluzioni basate su cloud: I sistemi di workflow basati su cloud stanno diventando sempre più popolari grazie alla loro scalabilità e flessibilità.
Accessibilità mobile: I sistemi di workflow stanno diventando sempre più accessibili sui dispositivi mobili, consentendo agli utenti di gestire le proprie attività da qualsiasi luogo.

Queste tendenze stanno rendendo i sistemi di workflow più potenti, accessibili e facili da usare che mai. Man mano che la tecnologia continua a evolversi, i sistemi di workflow svolgeranno un ruolo sempre più importante nell'aiutare le organizzazioni a migliorare l'efficienza e la produttività.

Conclusione

La creazione di sistemi di workflow efficienti è essenziale per le organizzazioni che desiderano prosperare nel mercato globale competitivo di oggi. Seguendo i passaggi descritti in questa guida e considerando i fattori globali discussi, puoi creare sistemi di workflow che semplifichino i tuoi processi, riducano i costi, migliorino la produttività e migliorino la soddisfazione del cliente. Abbraccia la potenza dell'automazione e del miglioramento continuo per sbloccare il pieno potenziale della tua organizzazione.