Szerződéskezelés: A siker egyszerűsítése automatizált munkafolyamatokkal

A mai rohanó globális üzleti környezetben a hatékony szerződéskezelés kiemelten fontos. A szerződések szinte minden üzleti tranzakció alapját képezik, meghatározzák a kötelezettségeket, csökkentik a kockázatokat és növelik a bevételt. A hagyományos, manuális szerződéskezelési folyamatok azonban gyakran időigényesek, hibalehetőségekkel terhesek, és nem rendelkeznek azzal a rugalmassággal, amely a dinamikus piacon való boldoguláshoz szükséges. Itt lépnek be az automatizált munkafolyamatok, amelyek a szerződéskezelést reaktív teherből proaktív, stratégiai előnnyé alakítják.

Mik azok az automatizált munkafolyamatok a szerződéskezelésben?

Az automatizált munkafolyamatok előre meghatározott műveletek sorozatai, amelyek automatikusan végrehajtásra kerülnek meghatározott triggerek és feltételek alapján. A szerződéskezelés vonatkozásában ez a szerződés életciklusának különböző szakaszainak automatizálását jelenti, a kezdeti kéréstől a végső végrehajtásig és megújításig. Gondoljon rá úgy, mint egy digitális futószalagra, amely minimális emberi beavatkozással vezeti végig az egyes szerződéseket a szükséges lépéseken.

Kulcsfontosságú szakaszok a szerződés életciklusában, ahol az automatizálás kiemelkedő:

• Szerződéskérés és kezdeményezés: A kezdeti kérés folyamatának automatizálása biztosítja, hogy minden szükséges információt előre összegyűjtsenek, megelőzve a késéseket és pontatlanságokat a későbbiekben. Ez magában foglalhat online űrlapokat, automatizált adatkivonást a meglévő rendszerekből (pl. CRM, ERP), és a megfelelő érdekelt felekhez való irányítást jóváhagyásra.
• Szerzői jog és együttműködés: Az automatizált sablonok és záradékkönyvtárak egyszerűsítik a szerződések szerkesztését, biztosítva a következetességet és a megfelelőséget. A verziókövetési funkciók megakadályozzák a zavart, és lehetővé teszik, hogy több érdekelt fél hatékonyan működjön együtt ugyanazon a dokumentumon, helyüktől függetlenül. Az integrált piros vonalazás és jóváhagyási munkafolyamatok garantálják a jogi és üzleti felügyeletet.
• Jóváhagyási munkafolyamat: A szerződések automatikus irányítása a kijelölt jóváhagyókhoz előre meghatározott szabályok alapján (pl. szerződés értéke, osztály, kockázati szint) kiküszöböli az akadályokat, és biztosítja, hogy a szerződéseket a megfelelő személyek időben felülvizsgálják és jóváhagyják. Az e-mailes értesítések és emlékeztetők folyamatosan mozgásban tartják a folyamatot.
• Tárgyalás: Az automatizálás megkönnyítheti a biztonságos dokumentummegosztást és a változások nyomon követését a tárgyalások során, biztosítva az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot. A valós idejű együttműködési eszközök segíthetnek felgyorsítani a tárgyalási folyamatot, különösen a különböző időzónákban.
• Végrehajtás és aláírás: Az elektronikus aláírás (eSignature) integráció egyszerűsíti az aláírási folyamatot, kiküszöbölve a fizikai dokumentumok nyomtatásának, szkennelésének és postázásának szükségességét. Ez időt takarít meg, csökkenti a költségeket és felgyorsítja az üzletkötést. A szerződések aláíráskor automatikusan feltölthetők a releváns adatokkal.
• Kötelezettségkezelés: A kulcsfontosságú szerződéses kötelezettségek (pl. fizetési határidők, szállítási dátumok, teljesítési mérföldkövek) nyomon követésének automatizálása segít biztosítani, hogy mindkét fél teljesítse kötelezettségeit. Az automatizált riasztások és emlékeztetők megakadályozzák a határidők elmulasztását és a potenciális szerződésszegéseket.
• Megújítási menedzsment: A szerződés lejáratának dátuma előtti automatikus emlékeztetők elegendő időt biztosítanak a szerződés felülvizsgálatára és annak eldöntésére, hogy megújítják, újratárgyalják vagy megszüntetik-e. Az automatizált megújítási folyamatok egyszerűsíthetik a kedvező feltételek meghosszabbítását.
• Jelentéskészítés és elemzés: Az automatizált adatgyűjtési és jelentéskészítési eszközök értékes betekintést nyújtanak a szerződések teljesítményébe, azonosítva a fejlesztendő területeket és lehetővé téve az adatokon alapuló döntéshozatalt.

A szerződéskezelési munkafolyamatok automatizálásának előnyei

A szerződéskezelési munkafolyamatok automatizálásának előnyei jelentősek és messzemenőek, és az üzleti élet különböző aspektusaira hatnak.

Nagyobb hatékonyság és termelékenység

Az automatizálás kiküszöböli a manuális feladatokat, csökkenti a hibákat és egyszerűsíti a folyamatokat, értékes időt szabadítva fel a jogi, beszerzési és értékesítési csapatok számára, hogy stratégiaibb kezdeményezésekre összpontosítsanak. Az olyan ismétlődő feladatok automatizálásával, mint az adatrögzítés, a jóváhagyások irányítása és a kötelezettségek nyomon követése, az alkalmazottak erőfeszítéseiket a kritikus gondolkodást, a problémamegoldást és a kapcsolatépítést igénylő tevékenységekre fordíthatják. Az IACCM tanulmánya szerint a szerződésautomatizálást megvalósító szervezeteknél 20-30%-kal csökkent a szerződéses ciklusidő.

Példa: Képzeljünk el egy multinacionális vállalatot, amelynek irodái vannak Európában, Ázsiában és Észak-Amerikában. Automatizálás nélkül egy egyszerű szerződés aláírása hetekig tarthat az időzóna eltérések, a kézi irányítás és a fizikai aláírások miatt. Automatizált munkafolyamattal a szerződést elektronikusan irányítják a megfelelő jóváhagyókhoz, helyüktől függetlenül, és órákon belül digitálisan aláírják.

Csökkentett kockázat és jobb megfelelőség

Az automatizált munkafolyamatok biztosítják, hogy a szerződések megfeleljenek a vonatkozó törvényeknek és előírásoknak, csökkentve a jogviták és szankciók kockázatát. A központosított szerződéstárolók és a verziókövetési funkciók minimalizálják az elavult vagy nem megfelelő szerződéssablonok használatának kockázatát. Az auditnyomok egyértelműen rögzítik az összes szerződéssel kapcsolatos tevékenységet, megkönnyítve a megfelelőségi auditokat. A szabványosított záradékok és sablonok érvényesítik a következetességet, enyhítve a hibákat és kihagyásokat.

Példa: Az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete (GDPR) konkrét záradékokat ír elő a személyes adatokat érintő szerződésekben. Az automatizált szerződéskezelési rendszerek biztosíthatják, hogy az összes releváns GDPR-záradék automatikusan bekerüljön az alkalmazandó szerződésekbe, csökkentve a meg nem felelés és a súlyos bírságok kockázatát.

Költségmegtakarítás

Az automatizálás csökkenti az adminisztratív költségeket, megszünteti a papíralapú folyamatokat, és minimalizálja a hibák és viták kockázatát, ami jelentős költségmegtakarításhoz vezet. A gyorsabb szerződéses ciklusidők gyorsabb bevételtermelést jelentenek. Az optimalizált erőforrás-elosztás javítja az általános hatékonyságot és csökkenti a működési költségeket.

Példa: Egy globális logisztikai vállalat, amely automatizált szerződéskezelést használ, 80%-kal csökkentette a papírfelhasználását, ami évente több ezer dollárt takarított meg a nyomtatási, tárolási és ártalmatlanítási költségeken. Jelentősen csökkentették a szerződések keresésére fordított időt is, értékes munkaerőt szabadítva fel.

Jobb láthatóság és ellenőrzés

A központosított szerződéstárolók egyetlen forrást biztosítanak az összes szerződéssel kapcsolatos információhoz, javítva a láthatóságot és az ellenőrzést a teljes szerződésportfólió felett. A valós idejű jelentéskészítés és elemzés értékes betekintést nyújt a szerződések teljesítményébe, lehetővé téve az adatokon alapuló döntéshozatalt. Az érdekelt felek könnyen hozzáférhetnek a szerződések állapotához és nyomon követhetik azokat, biztosítva az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot.

Példa: Egy nagy gyógyszeripari vállalat, amelynek több ezer szerződése volt a különböző osztályokon, nehezen tudta nyomon követni a kulcsfontosságú szerződéses feltételeket és kötelezettségeket. Az automatizált szerződéskezelési rendszer bevezetése központosított képet adott nekik az összes szerződésükről, lehetővé téve számukra a megújítások proaktív kezelését, a megfelelőség ellenőrzését és a potenciális kockázatok azonosítását.

Fokozott együttműködés és kommunikáció

Az automatizált munkafolyamatok megkönnyítik az együttműködést és a kommunikációt a belső csapatok és a külső érdekelt felek között. A biztonságos dokumentummegosztás és a verziókövetési funkciók biztosítják, hogy mindenki a legfrissebb információkkal dolgozzon. Az automatizált értesítések és emlékeztetők tájékoztatják az érintetteket a kulcsfontosságú mérföldkövekről és határidőkről. A szabványosított folyamatok és sablonok elősegítik a következetességet és a hatékonyságot.

Példa: Egy globális mérnöki cégnek, amelynek földrajzilag szétszórt csapatai voltak, jobb módszerre volt szüksége a komplex építési szerződésekkel való együttműködésre. Egy automatizált rendszer lehetővé tette számukra a dokumentumok biztonságos megosztását, a változások valós időben történő nyomon követését és a jóváhagyások hatékony kezelését, helyüktől függetlenül.

Nagyobb agilitás és skálázhatóság

Az automatizált munkafolyamatok biztosítják azt az agilitást és skálázhatóságot, amely a változó üzleti igényekhez való alkalmazkodáshoz szükséges. A szabványosított folyamatok és sablonok megkönnyítik az új szerződések bevezetését és a növekvő mennyiségek kezelését. A rendszer könnyen konfigurálható a különböző szerződéstípusok és üzleti folyamatok támogatására. Ez lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy gyorsan reagáljanak az új lehetőségekre és hatékonyan skálázzák tevékenységüket.

Példa: Egy gyorsan növekvő e-kereskedelmi vállalatnak olyan szerződéskezelési megoldásra volt szüksége, amely képes lépést tartani a bővülő üzleti tevékenységével. Egy automatizált rendszer lehetővé tette számukra, hogy gyorsan bevonjanak új beszállítókat, kezeljék az értékesítési szerződések növekvő mennyiségét, és alkalmazkodjanak a változó szabályozási követelményekhez anélkül, hogy jelentős létszámbővítésre lenne szükség.

Automatizált szerződéskezelési munkafolyamatok bevezetése: Lépésről lépésre

Az automatizált szerződéskezelési munkafolyamatok bevezetése gondos tervezést és végrehajtást igényel. Íme egy lépésről lépésre útmutató, amely segít az indulásban:

1. Értékelje a jelenlegi helyzetet

Kezdje a jelenlegi szerződéskezelési folyamatok értékelésével. Azonosítsa a fájdalmas pontokat, az akadályokat és a fejlesztendő területeket. Elemezze a kezelt szerződések típusait, az évente kezelt szerződések számát és a szerződés életciklusában részt vevő érdekelt feleket. Dokumentálja a meglévő munkafolyamatokat, és azonosítsa az automatizálási lehetőségeket. Készítsen interjúkat a kulcsfontosságú érdekelt felekkel, hogy összegyűjtse a véleményüket és megértse az igényeiket.

2. Határozza meg a célokat és a célkitűzéseket

Egyértelműen határozza meg a céljait és a célkitűzéseit az automatizált szerződéskezelési munkafolyamatok bevezetésével kapcsolatban. Mit remél elérni? Szeretné csökkenteni a szerződéses ciklusidőket, javítani a megfelelőséget, csökkenteni a költségeket vagy fokozni az együttműködést? Állítson be konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött (SMART) célokat a haladás nyomon követésére és a siker mérésére.

3. Válassza ki a megfelelő megoldást

Válasszon olyan szerződéskezelő szoftvermegoldást, amely megfelel az Ön egyedi igényeinek és követelményeinek. Vegye figyelembe az olyan tényezőket, mint a funkcionalitás, a skálázhatóság, az integrációs képességek, a biztonsági funkciók és a felhasználóbarátság. Értékelje a különböző szállítókat, és hasonlítsa össze az ajánlataikat. Kérjen bemutatókat és próbaverziókat, hogy tesztelje a szoftvert, és megnézze, hogyan működik a gyakorlatban. Olvasson véleményeket és esettanulmányokat, hogy betekintést nyerjen más felhasználóktól.

4. Tervezze meg a munkafolyamatokat

Tervezze meg automatizált munkafolyamatait az Ön egyedi üzleti folyamatai alapján. Térképezze fel a szerződés életciklusának minden szakaszát, és azonosítsa azokat a feladatokat, amelyek automatizálhatók. Határozza meg a triggereket és feltételeket, amelyek elindítják a munkafolyamat egyes lépéseit. Határozza meg az egyes érdekelt felek szerepeit és felelősségi körét. Hozzon létre sablonokat és záradékkönyvtárakat a szerződések szerkesztésének szabványosításához. Tervezzen jóváhagyási munkafolyamatokat annak biztosítására, hogy a szerződéseket a megfelelő személyek felülvizsgálják és jóváhagyják.

5. Konfigurálja a rendszert

Konfigurálja a szerződéskezelő szoftvermegoldást a tervezett munkafolyamatok tükrözésére. Állítson be felhasználói szerepeket és engedélyeket. Szabja testre a sablonokat és a záradékkönyvtárakat. Konfigurálja a jóváhagyási munkafolyamatokat és az értesítési szabályokat. Integrálja a rendszert más üzleti alkalmazásokkal, például CRM-, ERP- és könyvelő szoftverekkel. Győződjön meg arról, hogy a rendszer biztonságos és megfelel a vonatkozó előírásoknak.

6. Képezze ki a felhasználókat

Biztosítson átfogó képzést a felhasználóknak az új rendszer használatáról. Magyarázza el az automatizált munkafolyamatok előnyeit, és azt, hogy ezek hogyan javítják a hatékonyságukat és a termelékenységüket. Biztosítson gyakorlati képzést és támogatást, hogy a felhasználók megszokják a rendszert. Hozzon létre felhasználói útmutatókat és GYIK-eket a gyakori kérdések megválaszolására. Bátorítsa a felhasználókat, hogy adjanak visszajelzést és javaslatokat a fejlesztésre.

7. Tesztelje és telepítse

Alaposan tesztelje a rendszert, mielőtt a teljes szervezetében telepítené. Végezzen felhasználói elfogadási tesztelést (UAT) annak biztosítására, hogy a rendszer megfelel a követelményeknek, és a várt módon működik. Javítson ki minden hibát vagy problémát, amelyet a tesztelés során azonosítanak. Telepítse a rendszert szakaszosan, hogy minimalizálja az üzleti tevékenység megszakítását. Telepítés után szorosan figyelje a rendszert, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelően működik.

8. Figyelje és optimalizálja

Figyelje az automatizált szerződéskezelési munkafolyamatok teljesítményét, és azonosítsa az optimalizálandó területeket. Kövesse nyomon a kulcsfontosságú mutatókat, például a szerződéses ciklusidőket, a megfelelőségi arányokat és a költségmegtakarításokat. Gyűjtsön visszajelzéseket a felhasználóktól és az érdekelt felektől. Végezzen módosításokat a munkafolyamatokon és a konfigurációkon a hatékonyság és a hatékonyság javítása érdekében. Folyamatosan értékelje és frissítse a rendszert, hogy lépést tartson a változó üzleti igényekkel és szabályozási követelményekkel.

Bevált gyakorlatok az automatizált szerződéskezelési munkafolyamatok bevezetéséhez

Az automatizált szerződéskezelési munkafolyamatok sikeres bevezetése érdekében vegye figyelembe a következő bevált gyakorlatokat:

• Vonja be az érdekelt feleket korán: Szerezzen támogatást minden érdekelt féltől a folyamat korai szakaszában. Vonja be őket a munkafolyamatok tervezésébe és kialakításába. Kezelje az aggályaikat, és építse be a visszajelzéseiket.
• Kezdje kicsiben és fokozatosan bővítse: Ne próbáljon meg mindent egyszerre automatizálni. Kezdje egy kis kísérleti projekttel, és fokozatosan bővítse az automatizálás hatókörét.
• Fókuszáljon a felhasználói elfogadásra: Győződjön meg arról, hogy a felhasználók kényelmesen és magabiztosan használják az új rendszert. Biztosítson átfogó képzést és folyamatos támogatást.
• Válasszon rugalmas megoldást: Válasszon olyan szerződéskezelő szoftvermegoldást, amely rugalmas és testreszabható az Ön egyedi igényeinek megfelelően.
• Integrálja a meglévő rendszerekkel: Integrálja a szerződéskezelő rendszert más üzleti alkalmazásokkal az adatfolyam egyszerűsítése és a hatékonyság javítása érdekében.
• Állítson fel egyértelmű szerepeket és felelősségi köröket: Határozzon meg egyértelmű szerepeket és felelősségi köröket a szerződés életciklusában részt vevő minden érdekelt fél számára.
• Figyelje a teljesítményt és végezzen módosításokat: Folyamatosan figyelje az automatizált munkafolyamatok teljesítményét, és végezzen módosításokat a hatékonyság és a hatékonyság javítása érdekében.
• Elsőbbséget élvez a biztonság és a megfelelőség: Győződjön meg arról, hogy a szerződéskezelő rendszer biztonságos és megfelel a vonatkozó előírásoknak.
• Dokumentáljon mindent: Dokumentálja a munkafolyamatokat, a konfigurációkat és a képzési anyagokat. Ez megkönnyíti a rendszer karbantartását és frissítését a jövőben.
• Kérjen szakértői segítséget: Ha nincs belső szakértelme, fontolja meg szerződéskezelési tanácsadó vagy szoftverszállító segítségét.

Példák az automatizált szerződéskezelési munkafolyamatok működésére

Íme néhány példa arra, hogyan alkalmazhatók az automatizált szerződéskezelési munkafolyamatok különböző iparágakban és forgatókönyvekben:

• Beszerzés: A beszerzési szerződések folyamatának automatizálása, a kezdeti kéréstől a végső végrehajtásig, egyszerűsítheti a beszállítók bevonását, jobb feltételeket tárgyalhat ki, és biztosíthatja a beszerzési szabályzatok betartását.
• Értékesítés: Az értékesítési szerződések folyamatának automatizálása felgyorsíthatja az üzletkötést, javíthatja az értékesítési csapat hatékonyságát, és csökkentheti az értékesítési megállapodásokban előforduló hibákat.
• Jogi: A jogi szerződések felülvizsgálatának és jóváhagyásának automatizálása csökkentheti a kockázatot, biztosíthatja a megfelelést, és felszabadíthatja a jogi csapatokat, hogy stratégiaibb ügyekre összpontosítsanak.
• Emberi erőforrások: Az alkalmazottak beillesztési folyamatának automatizálása egyszerűsítheti a munkaszerződések létrehozását és kezelését, biztosítva a munkajogi szabályok betartását.
• Ingatlan: A bérleti szerződések folyamatának automatizálása egyszerűsítheti az ingatlan kezelését, javíthatja a bérlői kapcsolatokat, és biztosíthatja az ingatlanjogi szabályok betartását.

A szerződéskezelés jövője: AI és gépi tanulás

A szerződéskezelés jövőjét a mesterséges intelligencia (AI) és a gépi tanulás (ML) fejlődése alakítja. A mesterséges intelligenciával működő szerződéskezelő megoldások automatizálhatják az összetettebb feladatokat, például a szerződéses kockázatértékelést, a záradékkivonást és a megfelelőség figyelését. Az ML-algoritmusok hatalmas mennyiségű szerződéses adatot képesek elemezni a minták azonosítása, az eredmények előrejelzése és értékes betekintések nyújtása érdekében.

Íme néhány példa arra, hogyan alakítják át az AI és az ML a szerződéskezelést:

• AI-alapú kockázatértékelés: Az AI-algoritmusok képesek elemezni a szerződéseket a potenciális kockázatok azonosítása érdekében, például a kedvezőtlen záradékok, a hiányzó információk és a meg nem felelési problémák.
• Automatizált záradékkivonás: Az AI automatikusan kivonhatja a kulcsfontosságú záradékokat a szerződésekből, például a fizetési feltételeket, a felmondási záradékokat és a szellemi tulajdonjogokat.
• Prediktív elemzés: Az ML-algoritmusok képesek elemezni a szerződéses adatokat az eredmények előrejelzésére, például egy szerződéses vita valószínűségére vagy a költségmegtakarítás lehetőségére.
• Intelligens szerződésfelülvizsgálat: Az AI segítheti a jogi csapatokat a szerződések felülvizsgálatában a potenciális problémák kiemelésével és a fejlesztések javaslatával.
• Automatizált megfelelésfigyelés: Az AI figyelheti a szerződések megfelelőségét a vonatkozó törvényeknek és előírásoknak, figyelmeztetve az érdekelt feleket a potenciális jogsértésekre.

Következtetés

Az automatizált szerződéskezelési munkafolyamatok elengedhetetlenek azoknak a vállalkozásoknak, amelyek a mai globalizált világban egyszerűsíteni szeretnék folyamataikat, csökkenteni a kockázatokat és javítani a hatékonyságot. A szerződés életciklusának különböző szakaszainak automatizálásával a szervezetek értékes időt szabadíthatnak fel, csökkenthetik a költségeket és fokozhatják az együttműködést. Ahogy az AI és az ML technológiák tovább fejlődnek, a szerződéskezelés jövője még nagyobb automatizálást és intelligenciát ígér, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy jobb döntéseket hozzanak és nagyobb sikereket érjenek el.

Fogadja el az automatizálást, és aknázza ki szerződéseinek teljes potenciálját, alakítva azokat statikus dokumentumokból az üzleti növekedés dinamikus motorjaivá.