Snalaženje u globalnim provjerama prošlosti: Vodič za verifikacijske usluge

U današnjem povezanom svijetu, tvrtke sve više šire svoje poslovanje i radnu snagu preko granica. Ova globalizacija zahtijeva temeljito razumijevanje usluga provjere prošlosti, koje igraju ključnu ulogu u ublažavanju rizika, osiguravanju usklađenosti te poticanju sigurnog radnog okruženja. Ovaj sveobuhvatni vodič pruža pregled provjera prošlosti, istražujući njihove vrste, pravna pitanja, globalne razlike i najbolje prakse za poslodavce diljem svijeta.

Što su provjere prošlosti?

Provjera prošlosti, poznata i kao provjera pri zapošljavanju ili pred-zapošljavanje, proces je istraživanja prošlosti osobe kako bi se potvrdio njezin identitet, procijenila njezina prikladnost za određenu ulogu i identificirali potencijalni rizici. Ove provjere obično uključuju provjeru informacija koje je pojedinac pružio i prikupljanje podataka iz različitih izvora, uključujući javne evidencije, obrazovne ustanove i prethodne poslodavce. Opseg i dubina provjere prošlosti mogu varirati ovisno o industriji, zahtjevima radnog mjesta i primjenjivim zakonima.

Zašto su provjere prošlosti važne?

Provjere prošlosti su ključne za organizacije svih veličina i u različitim industrijama. Nude nekoliko ključnih prednosti:

• Ublažavanje rizika: Provjere prošlosti pomažu identificirati potencijalne rizike povezane sa zapošljavanjem pojedinca, kao što su povijest kriminalnih aktivnosti, prijevara ili nasilja. Ove informacije omogućuju poslodavcima donošenje informiranih odluka o zapošljavanju i zaštitu svojih zaposlenika, kupaca i imovine.
• Usklađenost: Mnoge industrije podliježu propisima koji zahtijevaju provjere prošlosti za određene pozicije. Nepoštivanje ovih propisa može rezultirati novčanim kaznama, penalima i pravnoj odgovornosti.
• Poboljšana sigurnost na radnom mjestu: Provjerom potencijalnih zaposlenika, poslodavci mogu stvoriti sigurnije radno okruženje. To je posebno važno u industrijama gdje zaposlenici dolaze u kontakt s ranjivim skupinama, kao što su djeca ili starije osobe.
• Poboljšan moral zaposlenika: Temeljit proces provjere prošlosti može uvjeriti postojeće zaposlenike da je organizacija predana održavanju sigurnog i etičnog radnog mjesta.
• Zaštita ugleda: Zapošljavanje nekvalificiranog ili nepoštenog zaposlenika može naštetiti ugledu organizacije i dovesti do financijskih gubitaka. Provjere prošlosti pomažu u zaštiti imidža i vjerodostojnosti brenda organizacije.

Vrste provjera prošlosti

Specifične vrste provjera prošlosti koje se provode ovisit će o ulozi, industriji i primjenjivim zakonskim zahtjevima. Uobičajene vrste provjera prošlosti uključuju:

Provjera kaznene evidencije

Provjere kaznene evidencije osmišljene su za identifikaciju pojedinaca s poviješću kriminalnih aktivnosti. Ove provjere obično uključuju pretraživanje lokalnih, nacionalnih i međunarodnih kaznenih baza podataka za evidencije o uhićenjima, osudama i otvorenim optužnicama. Dostupnost i pristupačnost kaznenih evidencija značajno se razlikuju među državama.

Primjer: U Sjedinjenim Američkim Državama, provjere kaznene evidencije mogu uključivati pretraživanje baza podataka koje održavaju državne i savezne agencije za provedbu zakona. U nekim europskim zemljama, pristup kaznenim evidencijama je ograničeniji i može zahtijevati posebno pravno odobrenje.

Provjera povijesti zaposlenja

Provjera povijesti zaposlenja uključuje kontaktiranje prethodnih poslodavaca kako bi se potvrdila točnost datuma zaposlenja, naziva radnih mjesta i odgovornosti kandidata. Također može uključivati upite o kandidatovom učinku i razlozima odlaska. Ova vrsta provjere pomaže u provjeri kvalifikacija kandidata i identificiranju bilo kakvih potencijalnih sumnjivih stavki.

Primjer: Prilikom zapošljavanja za višu menadžersku poziciju u Kanadi, poslodavac može kontaktirati prethodne tvrtke kandidata kako bi provjerio njihovo vodstveno iskustvo i menadžerske vještine. U nekim azijskim zemljama, kontaktiranje prethodnih poslodavaca može zahtijevati izričitu suglasnost kandidata.

Provjera obrazovanja

Provjera obrazovanja potvrđuje točnost obrazovnih vjerodajnica kandidata, kao što su diplome i certifikati. Ova provjera obično uključuje izravno kontaktiranje obrazovnih ustanova kako bi se provjerili datumi upisa, stečena diploma i datum diplomiranja kandidata. Točna provjera obrazovanja ključna je za uloge koje zahtijevaju specifične kvalifikacije.

Primjer: Prilikom zapošljavanja liječnika u Ujedinjenom Kraljevstvu, poslodavac bi provjerio medicinsku diplomu kandidata kod relevantnog medicinskog fakulteta i odbora za licenciranje.

Provjera identiteta

Provjera identiteta potvrđuje identitet kandidata provjerom njegovog imena, adrese, datuma rođenja i drugih osobnih podataka. Ova provjera obično uključuje usporedbu informacija koje je dao kandidat s vladinim identifikacijskim dokumentima i javnim evidencijama. Snažna provjera identiteta temelj je za sve ostale provjere prošlosti.

Primjer: Prilikom zapošljavanja radnika na daljinu iz Argentine, poslodavac može koristiti internetske usluge za provjeru identiteta kako bi potvrdio identitet kandidata putem provjere putovnice i validacije adrese.

Provjere kreditne sposobnosti

Provjere kreditne sposobnosti pružaju informacije o kreditnoj povijesti kandidata, uključujući povijest plaćanja, nepodmirene dugove i bankrote. Iako su kontroverzne, provjere kreditne sposobnosti ponekad se koriste za pozicije koje uključuju financijske odgovornosti ili pristup osjetljivim financijskim informacijama. Zakonitost provjera kreditne sposobnosti u svrhu zapošljavanja razlikuje se ovisno o jurisdikciji.

Primjer: U Sjedinjenim Američkim Državama, neke države imaju zakone koji ograničavaju upotrebu provjera kreditne sposobnosti u svrhu zapošljavanja. U nekim europskim zemljama, provjere kreditne sposobnosti općenito su zabranjene osim ako postoji legitimna poslovna potreba i suglasnost kandidata.

Provjera profesionalnih licenci

Provjera profesionalnih licenci potvrđuje da kandidat posjeduje potrebne licence i certifikate za obavljanje određenog posla. Ova provjera je posebno važna za regulirane profesije, kao što su liječnici, odvjetnici, inženjeri i računovođe. Uključuje kontaktiranje relevantnih odbora za licenciranje radi provjere kandidatovih vjerodajnica.

Primjer: Prilikom zapošljavanja odvjetnika u Australiji, poslodavac bi provjerio kandidatovu licencu za obavljanje odvjetničke prakse kod relevantne državne odvjetničke komore.

Provjera preporuka

Provjera preporuka uključuje kontaktiranje osoba koje mogu pružiti uvid u vještine, iskustvo i karakter kandidata. Ove preporuke obično daje kandidat i mogu uključivati bivše nadređene, kolege ili profesore. Provjere preporuka mogu pružiti vrijedne kvalitativne informacije o prikladnosti kandidata za poziciju.

Primjer: Prilikom zapošljavanja softverskog inženjera u Indiji, poslodavac može kontaktirati bivše voditelje projekata kandidata kako bi prikupio povratne informacije o njihovim tehničkim vještinama i sposobnostima timskog rada.

Provjera društvenih medija

Provjera društvenih medija uključuje pregledavanje profila kandidata na društvenim mrežama u potrazi za potencijalno problematičnim sadržajem, kao što su diskriminatorne izjave, nezakonite aktivnosti ili neprofesionalno ponašanje. Ova vrsta provjere postaje sve češća, ali također postavlja pitanja privatnosti. Poslodavci moraju osigurati da se provjera društvenih medija provodi na pošten i nediskriminirajući način.

Primjer: Poslodavci bi trebali imati jasne politike o tome kako će provoditi provjere društvenih medija. U nekim zemljama, poput Njemačke, to je strože regulirano i zahtijeva snažno opravdanje. Općenito pretraživanje društvenih medija obično nije dopušteno.

Pravna pitanja kod provjere prošlosti

Provjere prošlosti podliježu različitim pravnim propisima, koji se značajno razlikuju među državama. Poslodavci moraju biti svjesni tih propisa i osigurati da su njihove prakse provjere prošlosti usklađene. Ključna pravna pitanja uključuju:

Zakoni o zaštiti podataka

Zakoni o zaštiti podataka, kao što je Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) Europske unije, reguliraju prikupljanje, korištenje i pohranu osobnih podataka. Poslodavci moraju dobiti suglasnost kandidata prije provođenja provjere prošlosti i moraju osigurati da se podaci obrađuju sigurno i koriste samo u legitimne svrhe. GDPR se primjenjuje globalno ako imate klijente/zaposlenike u EU.

Primjer: Prema GDPR-u, poslodavci moraju kandidatima pružiti jasne i transparentne informacije o procesu provjere prošlosti, uključujući vrste podataka koje će se prikupljati, svrhe za koje će se podaci koristiti te prava kandidata na pristup, ispravak i brisanje njihovih podataka.

Zakoni protiv diskriminacije

Zakoni protiv diskriminacije zabranjuju poslodavcima diskriminaciju kandidata na temelju zaštićenih karakteristika, kao što su rasa, vjera, spol i nacionalno podrijetlo. Poslodavci moraju osigurati da njihove prakse provjere prošlosti nemaju nesrazmjeran utjecaj na zaštićene skupine.

Primjer: U Sjedinjenim Američkim Državama, Komisija za jednake mogućnosti zapošljavanja (EEOC) izdala je smjernice o korištenju provjera kaznene evidencije, naglašavajući da bi poslodavci trebali uzeti u obzir prirodu i težinu kaznenog djela, vrijeme koje je proteklo od djela i prirodu dotičnog posla.

Zakon o poštenom kreditnom izvještavanju (FCRA)

FCRA je američki zakon koji regulira korištenje potrošačkih izvješća, uključujući kreditna izvješća, u svrhu zapošljavanja. Poslodavci moraju dobiti suglasnost kandidata prije dobivanja potrošačkog izvješća i moraju kandidatu pružiti kopiju izvješća ako se ono koristi za donošenje negativne odluke o zapošljavanju.

Primjer: Ako poslodavac odbije kandidata za posao na temelju informacija iz njegovog kreditnog izvješća, poslodavac mu mora pružiti kopiju izvješća i sažetak njegovih prava prema FCRA-u.

Zakoni "Ban-the-Box"

Zakoni "Ban-the-box", poznati i kao zakoni o pravednoj prilici, ograničavaju poslodavce da pitaju o kaznenoj povijesti kandidata na početnom obrascu za prijavu. Cilj ovih zakona je dati kandidatima s kaznenom evidencijom pravednu priliku da budu razmotreni za zapošljavanje.

Primjer: Mnoge američke savezne države i gradovi usvojili su zakone "ban-the-box". Ovi zakoni obično dopuštaju poslodavcima da se raspitaju o kaznenoj povijesti kandidata tek nakon što je dana uvjetna ponuda za posao.

Međunarodni propisi

Prilikom provođenja međunarodnih provjera prošlosti, poslodavci moraju biti svjesni specifičnih pravnih propisa u svakoj zemlji. Ovi se propisi mogu značajno razlikovati i mogu uključivati ograničenja na vrste informacija koje se mogu prikupljati, postupak za dobivanje suglasnosti i korištenje informacija iz provjere prošlosti u odlukama o zapošljavanju.

Primjer: U nekim europskim zemljama, od poslodavaca se može zahtijevati da dobiju odobrenje radničkog vijeća ili tijela za zaštitu podataka prije provođenja provjera prošlosti. U drugim zemljama, pristup određenim vrstama informacija, kao što su kaznene evidencije, može biti ograničen.

Globalne razlike u praksama provjere prošlosti

Prakse provjere prošlosti značajno se razlikuju među državama zbog razlika u pravnim propisima, kulturnim normama i dostupnosti podataka. Poslodavci moraju biti svjesni ovih varijacija i prilagoditi svoje prakse provjere prošlosti u skladu s tim. Evo nekih ključnih razmatranja:

Dostupnost podataka

Dostupnost i pristupačnost podataka značajno se razlikuju među državama. U nekim su zemljama javne evidencije lako dostupne, dok je u drugima pristup informacijama ograničen.

Primjer: U Sjedinjenim Američkim Državama, kaznene evidencije su općenito javni podaci, iako pristup može varirati od države do države. U nekim europskim zemljama, pristup kaznenim evidencijama je ograničeniji i može zahtijevati posebno pravno odobrenje.

Kulturne norme

Kulturne norme također mogu utjecati na prakse provjere prošlosti. U nekim se kulturama smatra nametljivim pitati o osobnom životu kandidata, dok je u drugima to prihvatljivije.

Primjer: U nekim azijskim kulturama može se smatrati neprikladnim provoditi provjere kreditne sposobnosti ili provjere društvenih medija bez izričite suglasnosti kandidata.

Jezične barijere

Jezične barijere također mogu predstavljati izazov pri provođenju međunarodnih provjera prošlosti. Poslodavci moraju osigurati da imaju potrebne jezične vještine za učinkovitu komunikaciju s kandidatima, prethodnim poslodavcima i obrazovnim institucijama.

Primjer: Prilikom zapošljavanja kandidata iz Brazila, ako HR tim ne govori portugalski, morat će prevesti dokumente i eventualno pronaći stručnjake koji govore portugalski i koji mogu kontaktirati prethodne poslodavce.

Razmatranja troškova

Trošak provjera prošlosti također se može značajno razlikovati među državama. Poslodavci bi trebali uzeti u obzir troškove provjera prošlosti prilikom budžetiranja za međunarodno zapošljavanje.

Primjer: Provjere prošlosti u nekim europskim zemljama mogu biti skuplje nego u Sjedinjenim Američkim Državama zbog strožih propisa o zaštiti podataka i viših troškova rada.

Najbolje prakse za provođenje globalnih provjera prošlosti

Kako bi osigurali da se provjere prošlosti provode učinkovito i zakonito, poslodavci bi trebali slijediti ove najbolje prakse:

• Razvijte jasnu politiku: Razvijte pisanu politiku provjere prošlosti koja navodi vrste provjera koje će se provoditi, svrhe za koje će se informacije koristiti i postupak za dobivanje suglasnosti.
• Pribavite suglasnost: Pribavite pisanu suglasnost kandidata prije provođenja bilo kakvih provjera prošlosti. Osigurajte da je obrazac za suglasnost jasan, sažet i lako razumljiv.
• Koristite uglednog pružatelja usluga: Surađujte s uglednim pružateljem usluga provjere prošlosti koji ima iskustva u provođenju međunarodnih provjera i upoznat je s pravnim propisima u svakoj zemlji.
• Poštujte zakone o zaštiti podataka: Osigurajte da su sve prakse provjere prošlosti u skladu s primjenjivim zakonima o zaštiti podataka, kao što je GDPR.
• Izbjegavajte diskriminaciju: Osigurajte da prakse provjere prošlosti ne diskriminiraju kandidate na temelju zaštićenih karakteristika.
• Pružite obavijest i priliku za odgovor: Ako provjera prošlosti otkrije informacije koje bi mogle dovesti do negativne odluke o zapošljavanju, pružite kandidatu obavijest i priliku za odgovor.
• Održavajte povjerljivost: Održavajte povjerljivost informacija iz provjere prošlosti i zaštitite ih od neovlaštenog pristupa.
• Redovito pregledavajte i ažurirajte politike: Redovito pregledavajte i ažurirajte politike provjere prošlosti kako biste osigurali da su u skladu s primjenjivim zakonima i najboljim praksama.
• Sve dokumentirajte: Vodite pedantnu evidenciju svakog koraka u procesu, od dobivanja suglasnosti do donošenja odluka o zapošljavanju.

Odabir usluge za provjeru prošlosti

Odabir prave usluge za provjeru prošlosti ključan je za osiguravanje točnih, usklađenih i učinkovitih provjera. Razmotrite ove faktore pri odabiru pružatelja usluga:

Globalni doseg i stručnost

Odaberite pružatelja usluga s dokazanim iskustvom u provođenju međunarodnih provjera prošlosti i dubokim razumijevanjem pravnih i kulturnih nijansi različitih zemalja.

Usklađenost i sigurnost

Osigurajte da pružatelj usluga poštuje sve primjenjive zakone o zaštiti podataka i ima robusne sigurnosne mjere za zaštitu osjetljivih informacija.

Točnost i pouzdanost

Odaberite pružatelja usluga koji koristi pouzdane izvore podataka i primjenjuje stroge postupke kontrole kvalitete kako bi osigurao točnost svojih izvješća.

Vrijeme obrade

Uzmite u obzir vrijeme obrade koje pružatelj usluga nudi za dovršetak provjera prošlosti, posebno ako imate hitne potrebe za zapošljavanjem.

Korisnička podrška

Odaberite pružatelja usluga koji nudi izvrsnu korisničku podršku i odgovara na vaše upite.

Mogućnosti integracije

Ako je moguće, odaberite pružatelja usluga koji se može integrirati s vašim postojećim HR sustavima kako biste pojednostavili proces provjere prošlosti.

Trošak

Usporedite troškove različitih pružatelja usluga i odaberite onoga koji nudi konkurentne cijene bez žrtvovanja kvalitete.

Budućnost provjera prošlosti

Područje provjera prošlosti neprestano se razvija, potaknuto tehnološkim napretkom i promjenjivim pravnim okruženjima. Neki ključni trendovi koje treba pratiti uključuju:

• Povećana automatizacija: Automatizacija pojednostavljuje proces provjere prošlosti, čineći ga bržim i učinkovitijim.
• Korištenje umjetne inteligencije (AI): AI se koristi za analizu podataka i učinkovitije identificiranje potencijalnih rizika.
• Fokus na kontinuirano praćenje: Kontinuirano praćenje postaje sve popularnije, omogućujući poslodavcima da prate prošlost zaposlenika na stalnoj osnovi.
• Naglasak na privatnosti podataka: Privatnost podataka postaje sve važnija briga, a poslodavci moraju osigurati da su njihove prakse provjere prošlosti u skladu s primjenjivim zakonima o zaštiti podataka.
• Veća transparentnost: Raste potražnja za većom transparentnošću u procesu provjere prošlosti, pri čemu kandidati žele znati koje se informacije prikupljaju i kako se one koriste.

Zaključak

Usluge provjere prošlosti su ključan alat za organizacije koje žele ublažiti rizik, osigurati usklađenost i poticati sigurno radno okruženje. Razumijevanjem različitih vrsta provjera, pravnih pitanja, globalnih varijacija i najboljih praksi, poslodavci mogu razviti učinkovite programe provjere prošlosti koji zadovoljavaju njihove specifične potrebe i u skladu su s primjenjivim zakonima. Kako svijet postaje sve povezaniji, važnost provjera prošlosti će samo rasti, zbog čega je ključno da poslodavci ostanu informirani i prilagode svoje prakse u skladu s tim.

Pažljivim snalaženjem u složenostima globalnih provjera prošlosti, tvrtke mogu s povjerenjem širiti svoje poslovanje i graditi raznolike, talentirane i pouzdane timove diljem svijeta.